Introducción.

Elementos de Excel
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos
hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué
sirve una hoja de cálculo.
Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2010, la pantalla, las barras, etc, para
saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven.
También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando
conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

Iniciar Excel 2010

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2010.

- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la

esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor
y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al
colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece
otra lista con los programas que hay instalados en tu
ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta
con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre
Microsoft Excel, y se iniciará el programa.
- Desde el icono de Excel del escritorio.
Puedes iniciar Excel 2010 ahora para
ir probando todo lo que te
explicamos, para que puedas
seguir el curso mientras
practicas.

Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las

siguientes operaciones:
- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se
encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.
- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas
cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción

 Las funciones
Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo
está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie
de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es
fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para agilizar la creación
de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones,
herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Introducir funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores
y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la
fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después
de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma: Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":"
nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8,
así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la
fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay
funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de
base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo =.

Autosuma y funciones más frecuentes

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma que nos
permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha
de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable
de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede
ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx
(obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder
accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones....
Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en
que quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón.
 Insertar función
Para insertar cualquier otra función, también podemos
utilizar el asistente. Si queremos introducir una función
en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la
función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas
Elegir la opción Insertar función.
O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de
fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar
función:
Excel 2010 nos permite buscar la función que
necesitamos escribiendo una breve descripción de
la función necesitada en el recuadro Buscar una
función: y a continuación hacer clic sobre el botón

, de esta forma no es necesario conocer

cada una de las funciones que incorpora Excel ya que
el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una
función: las funciones que tienen que ver con la
descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa
podemos seleccionar previamente una categoría del
cuadro combinado O seleccionar una categoría:,esto
hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las
funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la
categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic
sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos
argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta
función para obtener una descripción más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los
argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso
se eligió la función SUMA ().
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango
de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y
podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas
como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón
sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la
tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que
existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande
automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la
celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá
automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos
celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después
ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2
respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma
podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo
=MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor
máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el
resultado de la suma y la celda B3.

Funciones de Fecha y Hora; Hoy; Ahora

Función AHORA()
Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y hora.
Ejemplo: =AHORA() devuelve 09/09/2004 11:50.

Función FECHA(año; mes; día)

Devuelve la fecha en formato fecha, esta función sirve sobre todo por si queremos que nos indique la
fecha completa utilizando celdas donde tengamos los datos del día, mes y año por separado.
Ejemplo: =FECHA(2004;2;15) devuelve 15/02/2004.

Función FECHA.MES(fecha_inicial; meses)

Suma el número de meses indicado a la fecha, devolviendo una fecha como resultado.
Ejemplo: =FECHA.MES("1/7/2010";99) devuelve 01/10/2018.

Función HORA(núm_de_serie)
Devuelve la hora como un número del 0 al 23.
Ejemplo: =HORA(0,15856) devuelve 3.

Función HOY()
Devuelve la fecha actual en formato de fecha.
Ejemplo: =HOY() devuelve 09/09/2004.
Función MAX()

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Ejemplo: =MAX(número1;número2; ...)
A
1 Datos
2 10
3 7
4 9
5 27
6 2
Fórmula Descripción (resultado)
=MAX(A2:A6) El mayor de los números anteriores (27)
Función MIN()

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Ejemplo: =MIN(número1;número2; ...)

A
1 Datos
2 10
3 7
4 9
5 27
6 2
Fórmula Descripción (resultado)
=MIN(A2:A6) El menor de los números anteriores (2)

Función CONTAR()

Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números incluidos dentro de la
lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de
un rango o de una matriz de números.
Ejemplo: =CONTAR(valor1;valor2; ...)

A
1 Datos
2 Ventas
3 12/08/2008
4
5 19
6 22,24
7 VERDADERO
8 #¡DIV/0!
Fórmula Descripción (resultado)
=CONTAR(A2:A8) Cuenta el número de celdas que contienen números en
la lista anterior (3)
 Función CONSULTAV
Busca un valor específico en la primera columna de una matriz de tabla y devuelve, en la misma
fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla. La V de CONSULTAV significa vertical.
Sintaxis
CONSULTAV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla.
Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los
valores de la primera columna de matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve al valor de error #N/A.
Matriz_buscar_en Dos o más columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de
rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca
valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y
minúsculas del texto son equivalentes.
Indicador_columnas Número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el
valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la
primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2,
devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si
indicador_columnas es:
 Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
 Si es superior al número de columnas de matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve el
valor de error #REF!
Ordenado Valor lógico que especifica si CONSULTAV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada:
 Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si
no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a
valor_buscado.
 Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados según
un criterio de ordenación ascendente; en caso contrario, es posible que CONSULTAV no
devuelva el valor correcto. Para obtener más información, vea Ordenar datos.
 Si es FALSO, CONSULTAV sólo buscará una coincidencia exacta. En este caso, no es
necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o
más valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizará el primer valor
encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error
#N/A.
Ejemplo:
A B C
1 Densidad Viscosidad Temperatura
2 0,457 3,55 500
3 0,525 3,25 400
4 0,616 2,93 300
5 0,675 2,75 250
6 0,746 2,57 200
7 0,835 2,38 150
8 0,946 2,17 100
9 1,09 1,95 50
10 1,29 1,71 0
Fórmula Descripción (resultado)
=CONSULTAV(1;A2:C10;2 Utilizando una coincidencia aproximada, busca el valor 1 en la
) columna A, busca el mayor de los valores que sea inferior o
 igual a 1 en la columna A, que es 0.946, y después devuelve el
valor de la columna B en la misma fila (2,17).
Función SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es
FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión
se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por
ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento
prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto".
Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco,
este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico
VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si
este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se
evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento
prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay
ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está
en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de
cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

A B
Gastos reales Gastos
1 previstos
2 1500 900
3 500 900
4 500 925
Fórmula Descripción (resultado)

Comprueba si la primera fila sobrepasa el

=SI(A2>B2;"Presupuesto excedido";"Aceptar")
presupuesto (Presupuesto excedido)

Comprueba si la segunda fila sobrepasa el

=SI(A3>B3;"Presupuesto excedido";"Aceptar")
presupuesto (Aceptar)
 Base de Datos
Tablas de Excel
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila
contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los
datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de
base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista
con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones
que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
- Ordenar la los registros.
- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos.
- Aplicar formatos a todos los datos.
En versiones más antiguas de Excel, las tablas se denominaban Listas de datos. Incluso es posible que
en algunos cuadros de diálogo, se refiera a las tablas como listas.
En este tema profundizaremos sobre este tipo de tablas.

Crear una tabla

Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.
- Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla
de verificación La lista tiene encabezados.
- Al final hacer clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño,
correspondiente a las Herramientas de tabla:
Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

Modificar los datos de una tabla

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores en
ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la
lista es muy grande.
Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amig@s.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad
una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté activa, y pulsar en
el icono Formulario .
Como esta opción no está directamente disponible en la Cinta
de opciones, vamos a añadirla a la Barra de acceso rápido.
Pulsando el menú Archivo > Opciones >
Personalizar Cinta, y Agregar el icono Formulario..., en la
sección de Comandos que no están en la cinta de
opciones.

Al crear el formulario, disponemos de

siguientes botones:
Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro
anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente
registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de
búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos

posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los
campos podemos utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los
cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un registro vacío,
sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente.
Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios
registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar
siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en el
botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similar al
formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios.
Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana en Nombre
y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro
de nombre Ana.

Modificar la estructura de la tabla

Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar
un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos
deben permanecer en la misma posición, así que sólo podremos
aumentar y disminuir filas.

Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la

tabla desde su esquina inferior derecha.
Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, sólo
tendremos que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecerá una fila nueva.
Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, podemos hacerlo desde el
botón Insertar, en la pestaña de Inicio. También desde el menú contextual de la tabla.

Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas o
Columnas de la tabla en el botón Eliminar, disponible en la pestaña de Inicio y en el menú contextual
de la tabla.

Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos seleccionados,
pero no la estructura de la tabla.
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si deseamos eliminar la
estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsamos en la
pestaña de Diseño de la tabla

Estilo de la tabla

Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de
los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar

o desmarcar otros aspectos, como que las
columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas,
o se muestre un resaltado especial en la primera
o última columna.
Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla.
Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que
a cualquier celda de la hoja de cálculo.

En está tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y Última columna.

Filtrar el contenido de la tabla

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar
aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
- Utilizando el Filtro (autofiltro).
- Utilizando filtros avanzados.
Utilizar el Filtro.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos
(podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos, marcando o desmarcando el botón Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un menú desplegable
como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel filtrará todos los
registros que tengan Moreno en el 1er apellido y las demás filas
'desaparecerán' de la lista.
Otra opción, es usar los Filtros de texto que veremos en ese
mismo menú, donde se despliegan una serie de opciones:

En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos

elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla
una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con el
texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila. Usaremos
el carácter? para determinar que en esa posición habrá un
carácter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo 1er Apellido tenga una o en el segundo
carácter y no contenga la letra z.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar Todo), reaparecerán
todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la
pestaña Datos.

Utilizar Filtros avanzados.

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más
compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado.
Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas
donde indicaremos los criterios del filtrado.
Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, pulsaremos en
en la sección Ordenar y filtrar de la pestaña Datos.
Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a
los que queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se
encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios).
También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción
Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán
el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los
mismos valores) desaparecerán.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro - Mostrar todo

Funciones de base de datos

En el tema de funciones omitimos el apartado de funciones dedicadas a bases de datos, pero ahora
vamos a explicar cada una de esas funciones ya que se aplican a tablas de datos.
Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna pero añadiendo
una condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir aplicando previamente un
filtro.
Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automóviles (ver figura más
abajo) y queremos saber cuánto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la función suma
porque sumaría todos los automóviles, en este caso lo podríamos conseguir con la función de base de
datos BDSUMA incluye la condición de filtrado automóvil="Ford"
Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la hoja:

En esta hoja tenemos una lista con los automóviles de la empresa, con los datos de plazas, años,
rentabilidad y beneficio obtenido.
Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.
Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas guardan la misma estructura:
FUNCION(datos; campo; criterios).
Función Descripción
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen un número
BDCONTARA Cuenta las celdas que contienen un valor
BDMAX Obtiene el valor máximo
BDMIN Obtiene el valor mínimo
BDPRODUCTO Obtiene el producto de los valores indicados
BDPROMEDIO Obtiene el promedio de los valores indicados
BDSUMA Obtiene la suma de los valores indicados
BDEXTRAER Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de selección
BDVAR Calcula la varianza sobre una muestra de valores
BDVARP Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo
BDDESVEST Calcula la desviación estándar sobre una muestra de valores
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar sobre todos los valores de un campo
SUBTOTALES
Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es más fácil crear una lista con
subtotales usando el comando Subtotales del grupo Esquema de la pestaña Datos de la aplicación
de escritorio de Excel. Una vez creada la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la fórmula
SUBTOTALES.
Sintaxis
SUBTOTALES(núm_función;ref1;[ref2];...])

Insertar subtotales
1. Asegúrese de que todas las columnas de un rango de datos para el que desea calcular los
subtotales tienen una etiqueta en la primera fila, contienen hechos similares y, asimismo, que el
rango no incluye filas o columnas en blanco.
2. Seleccione una celda del rango.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Insertar un nivel de subtotales
Puede insertar un nivel de subtotales para un grupo de datos, como se muestra en el ejemplo
siguiente.

En cada cambio en la columna Deporte...

…calcula el subtotal de la columna Ventas.
1. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha
columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o
en Ordenar de Z a A.
2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

3. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic

en la columna cuyos subtotales desee calcular.
Por ejemplo, en el ejemplo anterior
seleccionaría Deporte.
4. En el cuadro Usar función, haga clic en la
función de resumen que desee usar para
calcular los subtotales. Por ejemplo, en el
ejemplo anterior seleccionaría Suma.
5. En el cuadro Agregar subtotal a, active la
casilla correspondiente a cada columna que
contenga valores cuyos subtotales desee
calcular. Por ejemplo, en el ejemplo anterior
seleccionaría Ventas.
 6. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de
verificación Salto de página entre grupos.
7. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla
Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de
detalles, active la casilla Resumen debajo de los datos. Por ejemplo, en el ejemplo anterior
esta casilla se desactivaría.
8. O bien, puede utilizar de nuevo el comando Subtotales repitiendo los pasos del uno al siete
para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se
sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar
subtotales actuales

Eliminar subtotales
1. Seleccione una celda del rango que contiene los subtotales.
2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

3. En el cuadro de diálogo Subtotal, haga clic en Quitar todos.

Crear una tabla dinámica

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de
agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos
datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la
presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.
Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias
cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que
tenemos una colección de
datos de los artículos del
almacén con el número de
referencia y el mes de
compra, además
sabemos la cantidad
comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla
dinámica a partir de estos datos
para poder examinar mejor
las ventas de cada
artículo en cada mes.
Para ello vamos a la
pestaña Insertar y
hacemos clic en Tabla
dinámica (también
podemos desplegar el menú
haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar
donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos
ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a
Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las
celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir
Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.
Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a
, el campo MES a y
finalmente el campo IMPORTE a la sección .

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en los rótulos de fila tenemos las
referencias, en los rótulos de columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los
importes.
Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:

El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de
un zona arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados
sin casi esfuerzos.
Si arrastrásemos a la zona de datos los campos Cantidad y Total, obtendríamos la siguiente tabla, más
compleja pero con más información:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el
rótulo aparecerá en una las secciones de rótulos, si te aparece en Etiquetas de columna
despliega la lista asociada a él y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.
Eliminar una tabla dinámica.
Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y
presionar la tecla Supr
 Aplicar filtros a una tabla dinámica
Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente
los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de
datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de
una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo
Etiquetas de columna nos aparece una lista como vemos
en la imagen con los distintos meses disponibles en la
tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos
para indicar si los queremos ver o no, más una opción
para marcar todas las opciones en este caso todos los
meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los
otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se
pierden, en cualquier momento podemos
visualizarlos volviendo a desplegar la lista y
marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro guardando los cambios
debemos pulsar en Aceptar. Para cerrar sin
conservar las modificaciones pulsaremos
Cancelar.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar
condiciones de filtrado más complejas, por
ejemplo podemos seleccionar ver los artículos con
referencia 1236 de Abril.

Obtener promedios en una tabla dinámica

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede
interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el
promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en
cualquier celda de la zona que
queremos rectificar y hacer clic con el
botón derecho del ratón, nos
aparece un menú emergente con
diferentes opciones, debemos
escoger la opción Configuración de campo
de valor... y nos aparece un cuadro de
diálogo como el que vemos en la
imagen.
En este cuadro de diálogo podemos
escoger cómo queremos hacer el
resumen, mediante Suma, Cuenta,
Promedio, etc.
También podemos abrir el cuadro de diálogo
con el botón
de la
pestaña Opciones.
 Gráficos con tablas dinámicas
Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de
la pestaña Opciones.

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más
según los datos que tenemos.
Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico
que más nos convenga.
Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vió en el tema de gráficos.