WORD 2010

Es un procesador de textos, diseñado especialmente para utilizado bajo Windows. El Word 2010 tiene
como objetivo ayudarnos a diagrama, escribir, dar forma e imprimir los textos, en un mínimo de
tiempo y con facilidad. Una ves escrito el texto, bastará con seleccionar de los manuales las
características que deseamos darle o mucho mas rápidamente, pulsando los botones
correspondientes de la pantalla

Arrancar Word 2010

Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2010 es,
obviamente, arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias
formas:
Desde el menú Inicio.
Al menú Inicio se accede desde el botón situado, normalmente,
en la esquina inferior izquierda de la pantalla y desde él se
pueden arrancar prácticamente todos los programas que están
instalados en el ordenador.

Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú

parecido al que ves en la imagen. El aspecto puede cambiar
dependiendo de tu versión de Windows.
Pero sea como sea tu menú, verás la opción Todos los
programas que al desplegarse mostrará una lista con los
programas que hay instalados en tu ordenador. Frecuentemente
los programas se organizan en carpetas. La carpeta llamada
Microsoft Office contendrá la opción que buscamos: Microsoft
Office Word 2010.

Desde un acceso directo en el escritorio:

Si en tu escritorio se encuentra el icono de Word 2010, haz doble clic
sobre él para iniciar el programa.

Y si no dispones de acceso directo pero quieres crear uno, localiza el programa Word en el menú
Inicio como acabas de ver y, en vez de ejecutarlo, haz clic con el botón derecho del ratón sobre él. Se
desplegará el menú contextual. Sitúa el cursor sobre la opción Enviar a y selecciona Escritorio (como
acceso directo).

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 Elementos de la pantalla
Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:
1 2

7 6 5

Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.

1. La barra de herramientas de acceso rápido contiene, normalmente, las opciones que más
frecuentemente se utilizan. Éstas son Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción
realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho). Es importante que utilices
con soltura estas herramientas, ya que lo más frecuente cuando trabajamos, pese a todo, es
equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo.
Si quieres personalizar los botones que aparecen en la barra de acceso rápido.
2. La barra de título, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento abierto
que se está visualizando, además del nombre del programa. La acompañan en la zona derecha los
botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno
Windows.
3. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que
contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word. Se organiza en
pestañas que engloban categorías lógicas. La veremos en detalle más adelante.
4. Las barras de desplazamiento permiten la visualización del contenido que no cabe en la ventana.
Aunque en la imagen veamos únicamente la vertical, si la hoja fuese más ancha que la ventana,
también veríamos una barra de desplazamiento horizontal en la zona inferior.
5. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o
ver una vista general del resultado.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el tamaño
real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo.
6. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizará la hoja del documento. Por
defecto se suele mostrar en Vista de impresión. Esto significa que veremos el formato de la hoja
tal cual se imprimirá.
7. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número de páginas y
palabras, o el idioma en que se está redactando. Podremos modificar esta información si hacemos
clic sobre ella, ya que normalmente se trata de botones realmente

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 Crear un documento Nuevo
* Para crear un documento nuevo puedes utilizar el comando
Nuevo de la pestaña Archivo, o bien el icono de la barra
de acceso rápido.
* En el Panel de tareas Nuevo documento.
* Haga clic en el botón Documento en blanco y clic en Crear.

Eliminar o Borrar texto

Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin
seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:

Para borrar Presione las teclas

Un carácter a la izquierda Retroceso (BackSpace)
Una palabra a la izquierda Ctrl + Retroceso
Un carácter a la derecha Supr
Una palabra a la derecha Ctrl + Supr

Un truco: Para borrar una palabra errónea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla y
pulsar la primera letra de la palabra correcta, automáticamente se borrará la palabra
seleccionada y podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra correcta.

Revisar mientras se escribe

De forma predeterminada, Word irá subrayando con una línea ondulada las palabras que considere
que contienen errores ortográficos en rojo y las que considere que contienen errores gramaticales
en verde. Lo hará a medida que vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisión de forma
expresa.

Estas líneas son únicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el documento no se
imprimirán.
Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el botón
derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que nos permitirá elegir una de las
palabras sugeridas.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 3

En la imagen de la izquierda vemos que la palabra sugerida frente al error gramatical es Este. En la
de la derecha vemos que hay varias sugerencias: juguete, jubete y juguetee. Deberemos hacer clic
sobre la que nos interese.
Sabiendo esto ya estamos en disposición de poder corregir nuestros documentos sin problemas. Pero
vamos a ampliar el tema con las distintas formas de trabajar con el corrector y sus opciones.
Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual encontramos varias opciones
interesantes:
- Omitir: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estamos utilizando nombres
propios o marcas que no están incluidos en el diccionario. En tal caso, deberemos omitir el error.
Si queremos que no vuelva a identificar esta palabra como un error a lo largo del documento,
deberemos seleccionar Omitir todas. Los fallos gramaticales se basan en que la palabra en sí
no tiene ningún error, el error es producido por su dependencia con el contexto, por ese motivo,
no podremos omitir todas, sino que deberemos Omitir una vez.
- Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá
a mostrar subrayada. Podemos agregar palabras al diccionario si estamos seguros de su
existencia. Por ejemplo, términos científicos que no suelen estar contemplados.
O bien, por motivos prácticos. Si utilizamos constantemente el nombre de nuestra empresa
(Sinafocal) y siempre presenta problemas, lo más práctico es incluirlo en el diccionario, para no
tener que omitirlo en cada uno de los documentos.
- Autocorrección. La autocorrección permite que Word substituya automáticamente la palabra
errónea por otra de la lista de sugeridas mientras la escribimos. La veremos con detalle más
adelante.
- Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma.
- Ortografía... / Gramática... Si hacemos clic aquí aparecerá un el cuadro de diálogo que nos
ayuda a realizar la revisión de todo el documento sin necesidad de ir palabra por palabra.
Veremos este cuadro en el siguiente apartado.
- Buscar. Se trata de una nueva opción de Word 2010. Permite realizar una búsqueda de la
palabra en los distintos diccionarios instalados, así como en internet. Puede resultar útil si
pretendes utilizar palabras coloquiales no aceptadas por los diccionarios pero sí popularmente o
en determinadas jergas.
Tener activada la opción de revisar mientras se escribe puede causar que, en documentos
extensos, la carga del documento resulte lenta. Ésto se debe a que, al abrir el archivo, se revisará
automáticamente todo su contenido. Si utilizamos Word fundamentalmente en archivos extensos o
para revisar y visualizar lo que han escrito otras personas, no nos interesará tener activa la
corrección. En ese caso, te recomendamos que la desactives. Puedes ver cómo se hace en este
básico

Guardar y Guardar como un archivo

Para guardar un documento puedes utilizar los
comandos Guardar y Guardar como... de la
pestaña Archivo, o bien el icono de la barra de
acceso rápido.
- Al utilizar el comando Guardar como, Word
mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a
continuación que te permite cambiar el nombre
del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.
En definitiva, si el documento ya había sido
guardado, lo que harás será guardar las
modificaciones realizadas en él en un archivo
diferente. De este modo podrás conservar el
original y la copia modificada por separado.

- Al utilizar el comando Guardar (también

CTRL+G) o el icono no se abrirá ningún cuadro de diálogo, simplemente se guardarán los
cambios. A excepción de un documento que nunca ha sido guardado, en ese caso sí que se abrirá
el cuadro de diálogo para que elijas el nombre y ubicación que quieras darle.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 4

En función de la versión de Windows que utilices, la ventana será de una forma u otra. Aún así,
aunque la estética y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para guardar un archivo
debes tener en cuenta:
- Dónde se guarda
- El nombre del archivo
- El tipo del archivo
Veamos cómo elegir estos parámetros:
Dónde se guarda:
En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta en
que estamos situados, en este caso Ejemplos del curso. Ten en cuenta que, para guardar el
archivo en una carpeta determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su
contenido.
Lo habitual es que la carpeta que se muestre sea la que está destinada por defecto a guardar los
documentos. Pero también se puede cambiar la carpeta predeterminada.
La imagen de muestra está basada en el cuadro que se presentaría en un sistema Windows 7.
Desde el panel de la zona izquierda puedes elegir otra carpeta. O bien puedes ir explorando las
subcarpetas desde la zona central, haciendo doble clic sobre ellas para abrirlas y pulsando la tecla
RETROCESO para volver al nivel superior.
Otra forma de explorar carpetas es desde el título
superior, en la imagen Bibliotecas > Curso aula. Para
ello, deberías pulsar la flecha negra que separa cada
nivel de carpetas y elegir en el submenú en cuál te
quieres situar. O bien pulsar la flecha que señala hacia
abajo, a la derecha del todo de la dirección, para abrir los
sitios recientes.
Si quieres, puedes pulsar el botón Nueva carpeta para
crear una carpeta nueva donde guardar el archivo.
En Windows XP, por ejemplo, el sistema es algo distinto. En la zona superior, en vez de pulsar
sobre la flecha, deberás utilizar el desplegable Guardar en para elegir la carpeta.
Para crear una nueva carpeta deberías utilizar el siguiente icono .
El Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.
Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras
del contenido del documento.
El tipo de archivo se especifica en el desplegable
inferior.
Normalmente por defecto será Documento de Word,
pero desde el menú despegable podemos elegir otros
tipos, para, por ejemplo, guardar una copia el formato
PDF y así evitar que quien lo vaya a recibir lo pueda
editar.
Cuando ya existe un archivo con el nombre que
queremos guardar en la misma carpeta, aparece un
cuadro de diálogo avisándonos, ya que no es posible
que esto suceda. Se presentan tres opciones:
1. Reemplazar el archivo existente. El archivo
anterior desaparecerá y será sustituido por el
nuevo que estamos guardando.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrará de nuevo el cuadro de diálogo
Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando.
3. Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá el archivo que estamos guardando
al que ya existía, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.
Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma más rápida cuadro de diálogo Guardar como.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 5

 Cerrar un Archivo
Haga clic en la pestaña Archivo
Seleccione la opción Cerrar.

Salir de Word
Haga clic en la pestaña Archivo
Seleccione la opción Salir, o haga clic sobre el botón .

Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a
Word sobre qué parte de texto tiene que actuar; en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado
se identifica claramente porque el fondo del texto seleccionado se muestra coloreado (normalmente
en azul o negro).

Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado:

Ratón. Para seleccionar con el ratón hay dos métodos:
Arrastrando.
- Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar
el botón, mover el cursor hasta el final de la selección.
Haciendo clic y doble clic.
- Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic: la palabra completa quedará
seleccionada.
- Colocar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de forma y se
convierte en una flecha , hacer clic y la línea completa quedará seleccionada; si
hacemos doble clic, el párrafo completo quedará seleccionado.
- Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el gráfico
quedará enmarcado por un recuadro negro.

Abrir
Para comenzar a trabajar con un
documento hay que abrirlo con el
comando Abrir de la pestaña
Archivo. También podemos hacerlo
pulsando CTRL+A.
Normalmente lo único que
deberemos hacer es localizar el
documento que queremos abrir en la
lista que se nos muestra, y hacer
doble clic sobre él para abrirlo.
Búsqueda del archivo dentro de
una carpeta.
Este cuadro de diálogo es similar
al del comando Guardar. La
diferencia principal es que el
cuadro Nombre y el desplegable
de tipo de archivo actúan de forma distinta: nos ayudan a encontrar el archivo que queremos
abrir.
Obviamente, al abrir un archivo no deseamos
nombrarlo de ninguna forma, sino seleccionarlo.
De modo que el cuadro de Nombre de archivo
nos permite acotar la búsqueda en la carpeta en
que estemos situados. Si escribimos v, se

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 6

 desplegará una lista con los archivos que empiecen por v que te permitirá hacer clic en él
directamente. Esto es útil en carpetas que contienen gran cantidad de archivos.
Si conocemos el nombre exacto del documento bastará escribirlo en el campo Nombre del
archivo y hacer clic en el botón Abrir.
También el desplegable de tipo de archivo nos ayuda a encontrar un archivo determinado. Si
elegimos un tipo en concreto ocultará todos los archivos que no se correspondan con el elegido.
Por defecto se muestran Todos los documentos de Word, pero podríamos, por ejemplo, elegir
Documentos de Word 97-2003 para mostrar únicamente los que tengan el formato antiguo.

Copiar, cortar y pegar

Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando
hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden
utilizar varios métodos.
Mediante el ratón y los iconos en el grupo Portapapeles de la pestaña
Inicio:
1. Seleccionar el elemento (carácter, palabra, párrafo,..) a copiar o
cortar.
2. Hacer clic en el icono copiar o cortar, .
3. Colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el
icono pegar.
Mediante ratón:
Vamos a ver varios métodos:
1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho,
elegir copiar o cortar, en el menú contextual ir a la posición donde
vamos a copiar o pegar, presionar botón derecho y elegir pegar.
2) Rápido. Seleccionar con doble clic,
presionar el botón derecho, cuando aparezca
un pequeño cuadrado debajo del cursor, sin
soltar, ir a la posición donde vamos a copiar,
soltar el botón y aparecerá un menú: elegir la
opción copiar aquí.

Con el teclado:
Primero, seleccionar el texto: con MAY+flechas, seleccionamos
letras, (con MAY+Ctrl+flechas, seleccionamos palabras).
Segundo, copiar con Ctrl+C. Y por último, ir a la posición donde
vamos a pegar, pulsar Ctrl+V.
Es aconsejable practicar todos los métodos y elegir el que nos sea
más cómodo. Tener en cuenta que el método Sólo con el teclado, no
requiere coger el ratón y, aunque parece engorroso, para las
personas que teclean rápido, puede ser muy eficaz.
Cuando copiamos o cortamos, Word se lo guarda en el portapapeles,
de esta forma disponemos de las últimas 24 elementos que hemos
copiado y en cualquier momento podemos volver a copiar una de ellas.

Buscar texto
Mediante el botón Buscar podemos buscar texto en el documento.
Podemos ejecutarlo desde la pestaña Inicio > grupo Edición > opción Buscar o
con la combinación de teclas CTRL+B.
Se abrirá el panel de Navegación que ya hemos visto anteriormente en el
apartado Desplazarse por un documento. Este funcionamiento es algo distinto
del que estaba vigente en anteriores versiones de Word.
En el cuadro de búsqueda de la zona superior del panel debemos escribir el término que
queremos localizar y pulsar INTRO.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 7

 Ten muy presente que Word buscará
por defecto en todo el documento,
excepto si hay una selección
realizada. Si hay texto seleccionado
buscará únicamente en la selección.
También es importante que tengas en
cuenta que la búsqueda por defecto
no es sensible a mayúsculas y
minúsculas. Es decir, que si buscas el
término apartado, también
considerará como resultado válido
Apartado. Si quieres que tu búsqueda
sea textual, es decir, exactamente tal
y como lo has escrito en la caja de
búsqueda, deberás introducir el
término entre comillas, así:
"apartado". En el ejemplo de la
imagen no obtendríamos resultados, puesto que las 5 coincidencias están escritas con A
mayúscula.
En el documento, como puedes apreciar en la imagen, se resaltarán los términos encontrados con
un fondo amarillo. Además, Word nos situará en la página y posición donde se encuentre la
primera coincidencia. Lo distinguirás porque la palabra, además de encontrarse con fondo amarillo,
tendrá el fondo de selección azul. Es el caso de Apartado 1 en el ejemplo.
Puedes colocarte fácilmente en una de las coincidencias haciendo clic sobre ella en el
panel de Navegación del lateral izquierdo. O bien, utilizando las flechas arriba y abajo
para ir pasando de una coincidencia a otra, en orden de aparición.

Buscar y reemplazar texto

Si lo que queremos hacer es reemplazar una palabra por otra tenemos que utilizar el botón
Reemplazar.

Podemos ejecutarlo desde la pestaña Inicio > grupo Edición > opción Reemplazar, o con la
combinación de teclas CTRL+L.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar con

pondremos la palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada. Ahora podemos
elegir una de las tres acciones que nos permiten los tres botones disponibles:
- Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar.
- Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia.
- Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automáticamente, sin
preguntar cada vez. Al acabar nos informa del número de ocurrencias que ha reemplazado

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 8

 Ortografía y gramática
La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto.
Word 2010 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente
desde las primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber
que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error no quiere decir que,
necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen del
contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro
documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo
que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada
contexto.
Por ejemplo, si escribimos La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy basta y ¡Vasta
ya de gritar!. Word no detectará ningún error puesto que tanto "basta" como "vasta" son palabras
correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en
el segundo caso "basta".
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son erróneas y
la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo
"Los libros son buenas"; donde no concuerdan el género del sujeto y del adjetivo.
Obviamente Word realiza mejor la revisión ortográfica, porque únicamente debe contrastar con los
diccionarios. Por eso es importante que prestemos especial atención a los posibles fallos
gramaticales, que al depender del contexto, son más difíciles de identificar para el programa.

Forzar la revisión
Si no queremos ir cambiando cada una de las palabras manualmente, podemos recurrir
a forzar la revisión una vez hayamos terminado de escribir. Lo haremos desde la
pestaña Revisar > grupo Revisión > opción Ortografía y gramática, o bien pulsando la
tecla F7.
Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible error se detendrá y
lo mostrará en el cuadro de diálogo Ortografía y gramática que nos permitirá decidir qué hacer.
Este mismo cuadro de diálogo también se mostrará si elegimos las opciones Ortografía o Gramática
en el menú contextual del error resaltado mientras escribimos.
Veamos cómo funciona:
En la parte superior de la ventana,
en la barra de título, nos informa del
idioma que se está utilizando en la
corrección, en este caso, el
Español. Lo podemos cambiar
desde el desplegable Idioma del
diccionario que encontramos en la
parte inferior de la ventana.
El botón Opciones de la esquina
inferior izquierda abre el cuadro de
diálogo que hemos visto en un
básico anterior, donde aprendíamos
cómo desactivar la opción de
revisar mientras escribes.
En la zona titulada No se
encontró: aparece en color rojo la
palabra no encontrada en el diccionario (jugete) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra.
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras más
parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de
esta lista se encontrará la palabra correcta (juguete). En este caso el error era que faltaba la u.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 9

 Para cambiar la palabra errónea por la sugerida únicamente debemos cercionarnos de que esté
seleccionada la que deseamos aplicar y pulsar Cambiar. La mayoría de veces la primera opción
será la correcta, de modo que ni siquiera tendremos que molestarnos en seleccionar la palabra.
Si ninguna palabra sugerida se adapta a nuestras necesidades, podremos modificarla
directamente en el cuadro No se encontró.
Los botones disponibles dependerán del tipo de error.
- Para errores ortográficos, dispondremos de las opciones que ya hemos visto anteriormente en el
menú contextual: Omitir, Agregar al diccionario, Autocorrección...
- Para errores gramaticales podremos Omitir esta vez u Omitir regla, así como pulsar Explicar
para abrir un panel de ayuda con una explicación sobre por qué Word lo ha considerado un error.
Ten presente que estos errores sólo se mostrarán si está activada la casilla Revisar gramática
de la zona inferior.
Una vez finaliza la revisión de todo el documento, se
muestra un mensaje de aviso como el siguiente:
Si modificamos el documento podremos revisarlo de
nuevo y las omisiones realizadas se pasarán por alto y
volverán a identificarse como errores.
Ten presente que cada una de las correcciones
realizadas se asumen como una acción en Word, y por
lo tanto son susceptibles de ser deshechas con el botón Deshacer o las teclas CTRL+Z. Por ello, si te
equivocas en alguna corrección, no te preocupes, puedes cerrar el cuadro y deshacer la acción, para
luego proseguir con la revisión.

Formato a los caracteres

Cuando hablamos de fuente nos referimos a la forma en que se representan cada una de las
letras, números y signos de puntuación que se escriben como texto.
Como hemos visto se puede dar un estilo diferente a las fuentes del documento a través de los
temas y estilos. Pero en este apartado aprenderemos a realizar estos cambios de forma manual y
precisa, para poder, por ejemplo, aplicar un formato distinto a un texto en concreto.
En versiones más antiguas de Word se utilizaban estas herramientas de forma exclusiva para
formatear todo el texto. Ésto suponía mucho tiempo y esfuerzo para lograr un resultado profesional.
Afortunadamente con la posterior aparición de herramientas útiles que facilitan el trabajo, como los
estilos y los temas, éstas se pueden utilizar para perfeccionar y ajustar los estilos en casos más
concretos.
Podemos modificar la fuente desde la pestaña Inicio > grupo
Fuente.
También aparecen las herramientas de formato
automáticamente al seleccionar una palabra o frase.
Vamos a comentar las herramientas más importantes de
estos paneles.
Fuente
De forma común, al hablar de cambiar la fuente o
aplicar una fuente nos referiremos a elegir la
tipografía. En la imagen vemos que la tipografía
de fuente actual es Calibri. Haciendo clic sobre el
pequeño triángulo que hay a su derecha se
despliega el listado de fuentes disponibles en
nuestro equipo.
Observa que el propio nombre de la fuente está
representado en ese tipo de fuente, de forma que
podemos ver el aspecto que tiene antes de
aplicarlo.
La lista se divide en tres zonas: Fuentes del tema,
Fuentes utilizadas recientemente y Todas las fuentes. Esto es así para que el listado resulte
más práctico y, si estás utilizando una fuente la encuentres fácilmente entre las primeras
posiciones de la lista.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 10

 Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para
que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, también podemos desplazar el botón
central para movernos más rápidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.
Si conoces el nombre no será necesario que busques la fuente en la lista, puedes escribirlo
directamente en la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual, ya que se trata de
un cuadro editable. A medida que escribes el cuadro se va autorellenando con la fuente que cree
que buscas, de modo que es posible que al introducir únicamente dos o tres letras, ya se
muestre la que te interesa.

Tamaño de la fuente
De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente.
Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el
tamaño que deseemos, o escribirlo directamente en la caja de texto.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más
utilizados son 10 y 12 puntos.
Junto al desplegable de tamaño de fuente veremos dos botones en forma de A
que también nos permiten seleccionar el tamaño de fuente, pero esta vez de forma
relativa. Cada uno de ellos tiene una flecha triangular: el de la flecha hacia arriba
aumenta el tamaño, y el que apunta hacia abajo lo disminuye.
Efectos básicos
Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.

Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente. Al activarse la opción se

muestra el fondo anaranjado. Para desactivarlo se sigue el mismo proceso. Como puedes apreciar
en la imagen , se pueden activar varios a la vez: Ejemplo.
- Negrita (teclas CTRL+B): Aumenta el grosor de la línea que dibuja los caracteres.
- Cursiva (teclas CTRL+I): Inclina el texto ligeramente hacia la
derecha.
- Subrayado (teclas CTRL+U): Dibuja una línea simple bajo el
texto. Si pulsas la pequeña flecha triangular de su derecha se despliega
un menú que te permite cambiar el estilo de la línea, pudiendo elegir entre
líneas onduladas, discontinuas, dobles, gruesas, etc.
- Tachado: Dibuja una línea sobre el texto.
- Subíndice (teclas CTRL+ =): Reduce el tamaño del texto y lo sitúa
más abajo que el resto del texto.
- Superíndice (teclas CTRL+ +): Reduce el tamaño del texto y lo
sitúa más arriba que el resto del texto.
Subíndice y superíndice son los únicos estilos que no se pueden aplicar a la vez. Porque,
obviamente, el texto se posiciona arriba o abajo, pero no en ambos sitios a la vez.
En el apartado hemos visto las herramientas de fuente que hay visibles en la cinta, dentro de la
ficha Inicio. Pero existen otras herramientas que puedes utilizar en el cuadro de diálogo
Fuente. También puedes especificar qué fuente quieres que se utilice de forma
predeterminada en todos los nuevos documentos que crees.

Mayúsculas/minúsculas

En la pestaña Inicio > grupo Fuente > opción Cambiar a mayúsculas y minúsculas...
podemos desplegar un menú desde la pequeña flecha
triangular que nos permite cambiar el formato de mayúsculas
a minúsculas en el texto seleccionado. Las opciones son:
Tipo oración. La primera letra después de cada punto en
mayúsculas el resto en minúsculas. Todas las letras en
minúsculas.
MAYÚSCULAS. Todas las letras en mayúsculas.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 11

Poner en mayúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto de la
palabra en minúsculas.
Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa.
También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado presionando MAYÚS+F3, las
palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas: mayúsculas,
minúsculas y tipo oración.

Formato párrafo

Para cambiar las características de formato de un párrafo,

basta con seleccionarlo y modificar las características que
queramos.
Los párrafos son unidades dentro del documento Word que
tienen sus propias características de formato, pudiendo ser
diferentes de un párrafo a otro. Otras unidades más amplias
son las secciones, que veremos más adelante.
Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y la sangría, ambas
están disponibles en la pestaña Inicio.

Alineación.
Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de alineación:
Izquierda Centrada Derecha Justificada
Este párrafo tiene Este párrafo tiene Este párrafo tiene Este párrafo
establecida establecida la establecida tiene una
alineación alineación alineación alineación
izquierda. centrada. derecha. justificada.
Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos, normalmente, a su alineación respecto de
los márgenes de la página, pero también podemos alinear el texto respecto de los bordes de las
celdas si el texto se encuentra en una tabla. La forma de fijar los márgenes de la página se verá en
el capítulo correspondiente.
Otra forma de definir la alineación del párrafo que se va a escribir es Escribir al Vuelo. Esta
función permite escribir en cualquier parte de la página directamente sin tener que insertar líneas
en blanco.
Sangría.
Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o izquierda. Se
realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la pestaña
Inicio en el grupo Párrafo, según queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.
Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón, pero también se
puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cómo se hace, junto con otras opciones de
la pestaña Inicio, como la forma de variar el espacio que separa los párrafos, y el espacio que
separa las líneas o interlineado.
Relación entre saltos de página y párrafos.
Como sabes, al llegar al final de la página se produce un salto de página. Esto no supone ningún
problema, pero es posible que en un momento dado no quieras que un párrafo quede dividido en
dos páginas.
Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar líneas juntas que se encuentra en el
cuadro de diálogo Párrafo > pestaña Líneas y saltos de página.
En ocasiones nos interesará que Word divida una palabra en dos líneas, o bien que dos palabras
no sean separadas en distintas líneas. Por ello, haremos una especial mención las funciones de
guión y espacio de no separación en el siguiente avanzado.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 12

 Listas con viñetas y numeradas
En el grupo Párrafo de la pestaña Inicio también encontramos herramientas para crear listas.

Una lista no es más que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y precedidos por un
símbolo, dibujo o número. Utilizaremos una lista numerada o por viñetas dependiendo de si los
elementos guardan o no un orden secuencial. Para aplicarlas, podemos:
Pulsar el correspondiente botón y empezar a escribir cada uno de los elementos de la lista.
O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.
Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word la cree de forma
automática.
Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como - o *) Word entenderá que quieres
introducir una lista de viñetas.
Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o números también creará una lista, en
este caso numérica.
Ten presente que se inserta un número o viñeta por cada párrafo, es decir, a continuación de la tecla
INTRO. Si quieres que dos elementos estén en la misma viñeta, deberás separarlos por un salto de
línea, pulsando MAYÚS+INTRO en vez de INTRO.

El resultado será el siguiente:

Si quieres que un elemento de la
lista numérica no empiece por 1 o
no siga la secuencia, utiliza la
opción Establecer valor de
numeración del submenú que
despliega su correspondiente
flecha.

Una característica de los

elementos de una lista es que se
pueden ordenar alfabéticamente. Lo haremos seleccionándolos y pulsando el botón Ordenar
que se encuentra también en la pestaña Inicio, junto a los botones de lista. En el cuadro de diálogo lo
único que debemos hacer es escoger si queremos una ordenación ascendente o descendente y
aceptar.
Al pulsar TAB antes de introducir un nuevo elemento indicamos
que Este está un nivel inferior que el anterior, es decir, indicamos
una dependencia. Esto da lugar a las listas multinivel. Las listas
multinivel pueden ser tanto de viñetas como numéricas.

También encontrarás la opción Cambiar nivel de lista en cada

uno de los botones de lista , si despliegas su
submenú pulsando la flecha triangular que hay a la derecha de
cada uno de ellos.
Para elegir el estilo de lista, lo único que hay que hacer es
desplegar la flecha triangular situada a la derecha de cada uno de
los botones.
Podrás escoger entre varios modelos, pulsando directamente sobre la pequeña muestra del menú
que se despliega. También puedes crear un estilo de lista personalizado pulsando Definir nueva
viñeta, Definir nuevo formato de número o Definir nueva lista multinivel.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 13

 Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de
tabulación TAB.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy utiles las tabulaciones.
Word2010 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se
pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Además
podemos definir la alineación para cada tabulación.
Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener
en cuenta que las tabulaciones afectan solo al párrafo en el que se definen.
Para establecer cada tabulación repetir estos dos pasos:
Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que para activarla debes pulsar el botón que hay justo
sobre la barra de desplazamiento vertical.
1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineación de la
tabulación que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irán apareciendo rotativamente las
siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, barra de tabulaciones, sangría de
primera línea y sangría francesa.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posición en la que deseemos establecer la tabulación
y hacer clic, veremos cómo se inserta el icono con la tabulación seleccionada.
Si queremos modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono de esa
tabulación y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posición.

Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes tabulaciones:

Izquierda en la posición 2,5
Centrada en la posición 4,7
Derecha en la posición 6,7
Barra de tabulaciones en la posición 8,2
Decimal en la posición 9,2
También podemos hacer doble clic sobre una de
las marcas de tabulación de la regla horizontal
para que aparezca el cuadro de diálogo de
tabulaciones que vemos en la imagen de la
derecha donde podemos fijar todas las
tabulaciones de una vez o eliminarlas.
Teniendo en cuenta que la escala varia un poco
las proporciones quedarían una tabla parecida a
la que vemos en la imagen inferior.

Observar la alineación de cada tabulación: la columna de cítricos está alineada a la izquierda, la

de tipo al centro y la de origen a la derecha. Luego vemos la barra de tabulación vertical y la
alineación decimal.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 14

 Tablas
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se
puede insertar texto, números o gráficos.
Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar
operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una columna u
ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la
distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre
todo en la construcción de páginas Web para Internet.
Vemos pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las
tabulaciones u otros métodos.

Crear tablas
Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaña Insertar > grupo Tablas > botón
Tabla. Allí encontraremos las tres posibles formas de crear tablas:
1. Una de las formas es utilizar la cuadrícula que simula una tabla.
Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratón sobre ella se
coloreará en naranja la selección que realicemos. Al hacer clic
confirmamos que la selección se ha realizado y se inserta la tabla en el
documento. En el ejemplo de la imagen estaríamos creando una tabla de
3x3.

2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una

ventana que permite especificar el número de filas y columnas para la
tabla.

3. La tercera opción es usar el vínculo Dibujar Tabla. El cursor tomará forma de lápiz y simplemente
iremos dibujando las líneas que la formarán. Esta opción es más lenta, pero puede resultar muy útil
para crear tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes.

Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos

situarnos en ella. De este modo veremos que disponemos de una
pestaña de Herramientas de tabla. En su pestaña Diseño >
grupo Dibujar bordes, encontraremos las herramientas que nos
ayudarán a dar la distribución deseada a la tabla.
El modo correcto de proceder es elegir el estilo, grosor y color del borde y a continuación
pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar.
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiará el dibujo del
cursor y nos permitirá eliminar cualquier línea de la tabla simplemente haciendo clic sobre
ella.
Anidar tablas
Una característica de las tablas es que se pueden
anidar. Es decir, se puede crear una tabla dentro de otra.
De esta forma podremos configurar una de forma
independiente a la otra. Lo único que deberemos tener en

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 15

 cuenta es que, si eliminamos la tabla principal, también se eliminará su contenido, y esto incluye
las tablas anidadas que podamos haber creado.
¿Cómo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra
tabla.
Aplicar un estilo de tabla
Hasta ahora hemos visto cómo crear la distribución de celdas, pero existe otro aspecto importante:
el estilo de la tabla. Es decir, su formato.
Podemos aplicar estilos predefinidos con un sólo clic, eligiéndolos en la pestaña Diseño > grupo
Estilos de tabla.

Al pasar el ratón sobre ellos verás cómo cambia el formato de la tabla. Para
aplicarlo definitivamente haremos clic sobre él. Luego, podrás retocar el
resultado final, si lo deseas, con las herramientas de Sombreado y Bordes.
Además, los estilos se pueden ajustar según nuestra conveniencia en base a
distintas opciones que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir pues si nuestra tabla
tiene o no encabezados, filas de totales o las filas y columnas resaltadas en distintos colores que van
alternando. Para ello simplemente deberemos marcar o desmarcar cada una de las Opciones de
estilo de tabla.

Ajustar la tabla
Alineación.
Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que
tengamos en cuenta su alineación con respecto a la página y con respecto
al texto que la rodea.
Para hacerlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso
a las Herramientas de tabla. En la pestaña Presentación > grupo Tabla haremos clic en el botón
Propiedades.
O bien seleccionamos Propiedades de tabla... en el menú
contextual de la tabla.
Se abrirá la ventana que vemos en la imagen.
Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para
especificar un Ajuste de texto (Ninguno o Alrededor) y
una Alineación (Izquierda, Centro o Derecha).
Mover libremente una tabla:
Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una
tabla al contexto, es el de poder moverla. Al pasar el ratón
sobre la superficie de la tabla, veremos que aparece un
icono en la esquina superior izquierda. Si hacemos clic en
él y lo arrastramos lograremos mover la tabla.
Ajustar tamaño:
También al pasar el ratón sobre la superficie de la tabla,
apreciaremos un icono en la esquina inferior derecha. Si
hacemos clic en él y lo arrastramos podremos modificar de forma sencilla y visual el tamaño de
la tabla. Deberemos tener en cuenta que el sistema siempre modificará la altura del borde
inferior y la anchura del borde derecho. De esta forma su posición no variará, ya que el punto
que indica la posición de la tabla es la esquina superior izquierda

Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas

Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En términos
generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las tablas, se puede
poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden alinear de varias

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 16

formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de
movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal,
pero además, hay algunas formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas
que vamos a ver a continuación.
Desplazarse.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Para desplazarse Presione las teclas
Una celda a la izquierda MAYÚS + TAB
Una celda a la derecha TAB
Una celda arriba flecha arriba
Una celda abajo flecha abajo
Al principio de la fila Alt + Inicio
Al final de la fila Alt + Fin
Al principio de la columna Alt + RePág
Al final de la columna Alt + AvPág
Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.
Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el
cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se coloreará.

Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor
tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se
coloreará.

Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o
también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.

También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.

Borrar.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso
(Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda
Word nos preguntará sobre la forma de desplazar el resto de las columnas.

Combinar y dividir
En ocasiones no querremos insertar ni eliminar celdas, sino combinarlas de forma que, por ejemplo,
una fila contenga una única celda que ocupe lo mismo que las del resto de filas. O bien para
conseguir el efecto totalmente opuesto, que una celda se divida en dos o más celdas sin afectar al
resto.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 17

 Para conseguirlo, utilizamos las opciones de la pestaña Presentación > grupo Combinar.

- El botón Combinar celdas sólo estará activo si hay más de una celda seleccionada en la tabla.
Esto es así, obviamente, porque antes de nada debemos indicar cuáles queremos combinar.
- Dividir celdas mostrará una ventana donde especificar en cuántas secciones dividir la celda
seleccionada. El ejemplo anterior mostraba una división en dos columnas y una fila, pero
perfectamente podríamos haber realizado una división horizontal en dos filas y una columna.
- Por último, Dividir tabla separará la tabla en dos, siendo la primera fila de la segunda tabla
aquella que se encuentre seleccionada o con el punto de inserción.

Alineación y dirección del texto

Ya hablamos anteriormente de cómo alinear la tabla con respecto al texto que la rodeaba y a los
márgenes de la página. Nos queda ver la alineación interna de sus propios elementos, es decir, la
alineación del contenido de las celdas con respecto a éstas.
Lo haremos desde la pestaña Presentación > grupo Alineación.

- Los primeros nueve botones representan cada una de las alineaciones posibles, que son las
combinaciones de alineación horizontal (izquierda, centro y derecha) y vertical (superior, medio e
inferior). Lo único que hay que tener en cuenta, como siempre, es que las celdas a las que se
quiera aplicar la alineación estén seleccionadas con anterioridad.
Además de texto, las celdas admiten otro tipo de contenido, como imágenes, fotografías o formas.
Éstas también se pueden alinear y ajustar en la celda exactamente igual que se haría si estubiésen
fuera de la tabla. Si necesitas verlo con detalle puedes visitar la unidad de imágenes y gráficos
donde se explica cómo trabajar con estos objetos.
- Con el botón Dirección del texto, en cambio, lo que
hacemos es que el texto aparezca en la dirección que
señalen las flechas, que por defecto será horizontal hacia
la derecha (dirección de lectura occidental). Las
posibilidades son tres:
- Por último, comentar que desde el botón Márgenes de celda podremos asignar un margen fijo
a las celdas de toda la tabla, así como definir el espaciado entre celdas.

Tamaño de las celdas

Cuando creamos una tabla el tamaño que se establece a las celdas suele ser siempre el mismo.
Pero es posible que, al introducir contenido en
sus celdas, el tamaño se vaya ajustando y la
tabla se vaya deformando.
Desde la pestaña Presentación > grupo
Tamaño de celda, podemos controlar el
aspecto que tendrán las celdas.
- Para modificar el alto o el ancho de columna a un valor fijo, lo habitual suele ser pulsar sobre el
borde y arrastrarlo hasta que quede con el tamaño deseado. El único inconveniente es que esto lo
haríamos totalmente a ojo y para cada una de las filas o columnas. Si lo que queremos es

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 18

 modificarlo con valores exactos o sobre un conjunto previamente seleccionado, utilizaremos las

flechas que permiten ir cambiando el valor en cm.

- Las opciones de distribución también pueden resultar muy interesantes. Toman como
referencia el tamaño total de la tabla y lo dividen por el número de filas o columnas (según el tipo
de distribución que utilicemos). De esta forma conseguimos una distribución uniforme y exacta.
- La herramienta Autoajustar también puede ser muy útil, especialmente la opción de ajustar el
tamaño al contenido de la celda.

Tratamiento de datos
Si bien es cierto que es importante saber dar formato y estructura a una tabla, lo más importante de
las tablas, al final, son los datos que contienen. Por eso es tanto o
más importante saber sacarles provecho. Las herramientas que
veremos a continuación se encuentran en la pestaña Presentación
> grupo Datos.

Convertir texto a tablas.

Frecuentemente ocurre que ya disponemos de los datos y lo que queremos hacer es situarlos
dentro de una tabla. Word 2010 dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos
estructurados (por ejemplo mediante tabulaciones) a tablas. Si los datos están bien organizados la
facilidad para pasarlos a tabla es sorprendente.
También es posible realizar el proceso contrario. Es decir, pasar los datos contenidos en una tabla
a texto.
Fórmula.
En los casos de las tablas que contienen datos numéricos es muy frecuente el uso de filas o
columnas de totales. Word es capaz de calcular estos totales de forma automática, a través de una
fórmula. Lo único que deberemos hacer es colocar el cursor en la celda que queramos que

contenga el resultado y pulsar el botón . Se abrirá una ventana donde podremos configurar
algunos parámetros. Por defecto se utilizará la SUMA, pero en el desplegable Pegar función
podremos elegir otras fórmulas, al igual que también podremos
elegir qué formato utilizar para mostrar el resultado.
Es conveniente tener en cuenta algunas consideraciones:
- Podemos especificar qué celdas se calcularán, pudiendo
escoger entre las que se encuentren arriba (ABOVE), abajo
(BELOW), a la derecha (RIGHT) o a la izquierda (LEFT) de la
celda que contenga la fórmula. Por tanto, la sintaxis será
=FORMULA(POSICION)
- A la hora de calcular con valores numéricos el sistema suele
ignorar los encabezados de tabla de tipo texto. Sin embargo, si
utilizamos otras fórmulas como pueden ser COUNT (para contar) sobre valores de tipo texto, es
posible que sí que considere el encabezado como un valor más a contar. Debemos tener cuidado
con este comportamiento.
- El resultado de la fórmula no se recalcula si cambia alguno de los valores que se han incluido en
el cálculo. Deberemos volverla a ejecutar.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 19

 Insertar símbolos o Autoformatos
Insertar texto no tiene secreto, únicamente hay que escribirlo, pero ¿qué ocurre
si queremos insertar algún símbolo o un carácter especial? ¿O si queremos
insertar ecuaciones matemáticas?
En tal caso deberemos ir a la pestaña Insertar > grupo Símbolos.
El botón Ecuación nos permitirá acceder a una herramienta específica que
facilita la inserción de ecuaciones.
Desde el botón Símbolo, en cambio, accederemos a caracteres especiales
como símbolos monetarios, el símbolo del copyright o de registro, etc. Si no
encuentras el que necesitas en el submenú que se despliega, haz clic en Más
símbolos.... Se abrirá una ventana como la siguiente:
El funcionamiento es muy sencillo: al hacer doble clic
sobre un símbolo, o seleccionarlo y pulsar el botón
Insertar, se incluirá en el documento allí donde esté
situado el punto de inserción. La ventana no se cerrará
hasta que pulses Cancelar o Cerrar, de esta forma te
permitirá insertar varios símbolos sin tener que abrir
cada vez la ventana.
Los símbolos disponibles dependen del tipo de fuente
que se utilice, por ello podrás cambiar la fuente en el
desplegable Fuente de la parte superior. Luego,
podremos seleccionar en desplegable Subconjunto el
tipo de símbolo que buscamos, para filtrar el resultado.
Un truco: Si un símbolo lo utilizas con regularidad,
selecciónalo y observa las teclas que lo insertan automáticamente en la zona inferior. Así no
tendrás que recurrir cada vez al cuadro de diálogo. Por ejemplo, en la imagen hemos seleccionado
el símbolo del euro (€), las teclas son ALT+CTRL+E. Si te resulta compleja esa combinación, la
puedes cambiar por otra desde el botón Teclas...

Bordes y Sombreado
Haga clic en la pestaña Diseño de página > grupo Fondo de página > Bordes de página.
Bordes de página. Al pulsar esta opción se abre un
cuadro de diálogo como el siguiente:
La forma de aplicar el borde es ir escogiendo las
opciones de izquierda a derecha.
1. Primero selecciona el valor para el borde:
Ninguno, Cuadro, Sombra, 3D o
Personalizado. El cuadro seleccionado es el
que está enmarcado en azul.
2. Luego, selecciona el estilo de línea que quieres
aplicar.
Si eliges un Estilo de línea, podrás especificar
su color y ancho.
En cambio, si escoges un Arte, el borde será un
motivo realizado por una consecuencia de
dibujos. Por lo tanto sólo podrás establecer un ancho, y en algunos casos el
color (cuando el programa lo permita) porque el color y forma son
características propias del dibujo.
3. Por último, elige en la vista previa qué bordes quieres aplicar. De forma
predeterminada se muestran bordes en los cuatro lados, pero activando y
desactivando los botones que hay a su lado podrás decidir cuáles mostrar.
También podrás decidir qué ámbito de aplicación tendrán: todo el documento,
sólo la primera página, todas excepto la primera...
Estas tres opciones: marga de agua, color de fondo y
bordes, son compatibles. Podrás utilizar las tres a la vez en
un mismo documento, pero ten en cuenta que la marca de

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 20

 agua suele tener un color muy claro y es posible que no se aprecie con según qué colores de
fondo.
Combinar correspondencia

1- Ingresar en el menú Correspondencia.

2- Seleccionar la opción Seleccionar
destinatarios y, a continuación, haga clic en
Escribir nueva lista…
a) Donde aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo con los campos existente
predeterminado.
- Hacer clic en cada cuadro del campo
que se desea utilizar y llenarla con sus
respectivos contenidos.
- A continuación, haga clic sobre el botón Nueva entrada para ir agregado nuevos datos o
destinatarios. Luego de cargar la cantidad de datos deseados haga clic en el botón
Aceptar, y guardar la lista creada.
b) Para modificar y elegir solamente los campos
que se desea utilizar, haga clic sobre el botón
Personalizar columna.
- Haga clic sobre el nombre del campo
que no se desea utilizar, luego haga clic
sobre el botón Eliminar y a continuación
haga clic en Si, para ir quitando de la
lista los campos y dejar solamente los
campos que se va a utilizar.
- A continuación, haga clic sobre el botón
Aceptar.
c) Para borrar o eliminar un destinatario de la
lista haga clic sobre el nombre del
destinatario y luego haga clic sobre el botón Eliminar entrada, y a continuación haga clic en
Si para confirmar la eliminación.
- Una vez introducidos todos los destinatarios a utilizar, haremos clic en el botón Aceptar,
con lo que abrirá un cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba el nombre
que desee poner a la base de datos y el lugar donde guardarlo. Completaremos esta
información y guardaremos.
d) Luego se activarán automáticamente los botones que se encuentran en la barra de
herramienta Escribir e insertar campos y Vista previa de resultados.

- Para insertar el campo en posición que se desee en el documento, primeramente haga

clic en el lugar donde se quiere insertar el campo, luego haremos clic sobre el botón
, y elegiremos el campo que deseamos utilizar haciendo clic sobre el campo y luego
haga clic sobre el botón Insertar para agregar al documento, luego haga clic en el botón
Cerrar para salir del cuadro.
- Para visualizar los datos de los campos insertados haga clic sobre el botón
Vista previa de resultado

- Para cambiar la información del destinatario haga clic en los botones Primer registro,
Registro anterior Registro siguiente, Ultimo registro.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 21

 Seleccionar listas de Correspondencia existentes

1- Ingresar en el menú Correspondencia.

2- Seleccionar la opción Seleccionar destinatarios y, a continuación, haga clic en Usar lista
existente…, donde se aparecerá el cuadro de dialogo Seleccionar archivos de origen de
datos. A continuación haga clic sobre el nombre de la base de datos de la lista creada y haga
clic sobre el botón Abrir.

Crear Sobres

1- Ingresar en el menú Correspondencia.

2- Haga clic sobre el botó Crear.
3- Haga clic sobre la opción Sobre.
- En el cuadro Dirección, haga clic y escriba la dirección del destinatario.
- En el cuadro Remite: haga clic y escriba la dirección del remitente.
- A continuación, haremos clic en el botón
Opciones para ajustar algunos parámetros, como
el tipo de fuente para el destinatario o el remitente
y también para escoger el tipo de sobre que más
nos guste de la lista despegable en Tamaño de
sobre.
- En la solapa Opciones de impresión del mismo
cuadro de diálogo, en Método de alimentación,
indicaremos con un clic en la figura apropiada el
sentido en que introduciremos el sobre en la
impresora.
- Luego de completado todo el ajuste, hacemos clic
sobre el botón Aceptar y regresamos al cuadro
de diálogo Sobres y etiquetas.

4- Haremos clic sobre el botón Imprimir para su impresión en una hoja de sobre, o si queremos
modificar o hacer un arreglo al contenido antes de imprimir haga clic en el botón Agregar al
documento.

Crear Etiquetas

1- Ingresar en el menú Correspondencia.

2- Haga clic sobre el botó Crear.
3- Haga clic sobre la opción Etiquetas.
- En el cuadro Dirección, haga clic y escriba el texto que desee.
- Para cambiar el formato, seleccione el texto, haga clic con el botón
secundario del mouse (ratón) en el texto seleccionado y, a
continuación, haga clic en Fuente o en Párrafo en el menú contextual.
- Para seleccionar el tipo de etiquetas y otras opciones, haga clic en Opciones. En el cuadro
de diálogo Opciones para etiquetas haga su elección:
1- Tipo de impresora que va a utilizar para imprimir las etiquetas.
2- Fabricante de las hojas de etiquetas.
3- Número que corresponde al número de producto indicado en el paquete de hojas de
etiquetas.
4- Una vez seleccionadas las opciones que desea usar, haga clic en Aceptar.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 22

 - En el cuadro de Imprimir:
1- Haga clic Página entera con la misma etiqueta, para imprimir en una hoja completa.
2- Haga clic en Sólo una etiqueta. A
continuación, en los cuadros Fila y Columna,
escriba los números de fila y de columna de
la hoja de etiquetas correspondientes a la
etiqueta que desea imprimir.
- Luego de completado todo el ajuste, hacemos clic
sobre el botón Aceptar y regresamos al cuadro
de diálogo Sobres y etiquetas.

4- Haga clic en Imprimir, Para enviar las etiquetas

directamente a la impresora sin obtener una vista
previa de las mismas.
Para obtener una vista previa de las etiquetas de forma
que pueda editarlas y guardarlas en un documento que
se pueda utilizar posteriormente, haga clic en Nuevo
documento

Tablas de contenidos, de ilustraciones e índices

Conceptos básicos

Índice: Un índice es una lista de palabras y el número de página donde

se encuentra dicha palabra. El índice está ordenado alfabéticamente.
Como ya dijimos, Word llama a índice lo que normalmente nosotros
llamamos índice alfabético o glosario. Utilizaremos la misma
nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un libro
para encontrar términos importantes de manera rápida y sencilla. En la
imagen podemos ver parte de un índice.

Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y

contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos
puede contener o no el número de página y puede establecerse un enlace directo a los puntos
contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que
miramos cuando queremos saber qué temas tratará. Si hemos dado a los títulos del documento un
formato que incluya los niveles de esquema casi tendremos construida la tabla de contenido. En la
imagen podemos parte de una tabla de contenido.

Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas vistos anteriormente, pero si vamos a
imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que los esquemas no dejan
de ser una vista que está sólo disponible en la versión digital del documento.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 23

 Insertar marcas de índice
Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos
que posteriormente aparezcan en nuestro índice.
Existen dos formas de marcar las entradas del índice:
De forma automática:
Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos crear un nuevo documento
donde tendremos todas las marcas de índice.
El nuevo documento debe tener las siguientes características:
- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.
- En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el
índice. Las frases o palabras de las entradas deberán ser exactas, por ejemplo si el título en el
documento es Capítulo 2. Tipos de vehículos en la columna tendremos que escribir ese texto
idénticamente, si escribiéramos capitulo 2. Tipos de vehículos no sería correcto ya que la c está en
minúscula y la i no está acentuada y por tanto la tomaría como otra frase.
- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el índice.
- También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo podemos querer tener dentro del
Capítulo 2 una subentrada llamada Vehículos de motor entonces en la segunda columna pondremos
Capítulo 2. Tipos de vehículos: Vehículos de motor, los dos puntos ":" indican que es un subíndice de
Capítulo 2.
- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el índice.
- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos
utilizar la opción de la pestaña Vista > Ver en paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento
automáticamente.
- Abrimos el documento a marcar.
- Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice .
Aparece el diálogo de Índice.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 24

- Hacemos clic en el botón Automarcar...
Aparece un diálogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.
- Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.
El cuadro de diálogo se cerrará y observaremos cómo Word a incluido unas marcas en nuestro texto.
Una vez tenemos el texto marcado, sólo hace falte crear el índice como veremos en el siguiente
apartado
De forma manual:

Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a añadir
al índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una marca.
- Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada o presiona la combinación de
teclas Alt + Shift + X.
- Aparece el diálogo Marcar entrada de índice. Si habíamos seleccionado el texto aparecerá ya escrito
en el recuadro Entrada, en caso contrario debemos introducirlo ahora. Este recuadro Entrada es el
que posteriormente aparecerá en el índice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecerán debajo de la entrada
principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene
términos estrechamente relacionados con ella que también aparecen en el documento.
Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia cruzada (se
estudiará en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de páginas.
Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva.
Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que
deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en el
momento en que esté activo el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así con
todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 25

 Insertar índice

Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o automáticamente, podemos
crear el índice.
Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del
documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice, aparecerá un cuadro
de diálogo Índice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo. Con sangría, si queremos que aparezcan debajo de la
entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.

En formatos podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice.

Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y se generará el índice.
Un ejemplo de cómo sería un índice lo tenemos en la imagen de abajo.

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 Tablas de contenidos, de ilustraciones e índices

Desde el diálogo de Índice podemos acceder a modificar el estilo del índice presionando sobre el
botón Modificar. Nos aparece un diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos modificar
cada uno de los niveles.
Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el formato cada uno de
ellos seleccionándolo y presionando sobre Modificar....

Tabla de contenido

Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que está formada por los títulos de los
apartados que aparecen en el documento.
Al igual que ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:
1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que aparezcan en la
tabla de contenidos.
2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Veamos tres métodos para preparar una tabla de contenidos.
1. Mediante los estilos de títulos predefinidos por Word.
Vimos en la unidad de Esquemas que Word dispone de estilos de títulos predefinidos que incluyen
niveles de esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos estilos de títulos al crear la
tabla de contenidos Word se fija en estos títulos y crea la TDC a partir de ellos.

2. Crear el documento en vista esquema.

Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de
esquema de los títulos del documento. De este modo Word aplicará automáticamente el estilo de
título apropiado.
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaña Vista > Esquema.

3. Crear estilos de títulos personalizados.

Podemos crear estilos de títulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta
cuando generemos la TDC.

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Si hemos redactado un documento y le hemos
aplicado títulos personalizados una vez estemos en
la pestaña de Tabla de contenido en el diálogo
Tabla de contenido (que veremos a continuación)
debemos pulsar sobre el botón Opciones...
Nos aparece el diálogo como el que vemos en la
imagen, donde debemos seleccionar los estilos
personalizados que hayamos creado y asignarles
el Nivel de TDC. Por ejemplo si nos hemos creado
los estilos Título 1, Título 2 , etc. lo lógico es que le
asignemos a Título 1 el Nivel de TDC 1, a Título 2
el Nivel de TDC 2 y así sucesivamente.

Generar la tabla de contenido

Cuando tengamos preparado el documento en niveles según hemos visto anteriormente y por lo tanto
ya estén definidos los elementos que formarán la tabla de contenido sólo nos queda generar dicha
tabla.
Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (Normalmente una
tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaña Referencias, desplegar
el menú Tabla de contenido.

Word dispone de dos modelos de Tablas automáticas. Eligiendo uno de ellos se generará una tabla
de contenidos de forma instantánea, con el estilo que tiene predefinido.
Eligiendo Tabla manual, se generará una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir, pero
aprovechando la estructura que nos ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opción Insertar tabla de
contenido..., donde aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

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En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la
presentación que tendrá el estilo seleccionado.
Además podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar números de página, Alinear
números de página a la derecha y si queremos sustituir los números de página por hiperenlaces
marcaremos la opción Usar hipervínculos en lugar de número de página.

Si pulsamos sobre el botón Opciones... nos aparece un diálogo como el que vemos en la imagen
donde podemos establecer la relación entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto son
los que aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos
que nuestra TDC sólo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Título 3, Titulo 4, etc.
Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba podemos pulsar sobre
Restablecer.
Para generar la tabla, sólo nos queda pulsar en Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el menú Tabla de
contenido.

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Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminará; pero
pulsando en Guardar selección en galería de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de
nuestra tabla, y se añadirá al desplegable para que podamos elegirla en futuras ocasiones.

Esquemas
Un esquema es un resumen bien estructurado de un documento. Para poder aplicar un esquema el
documento debe estar organizado en niveles, es decir que el documento se pueda dividir en puntos y
que en el interior de esos puntos existan puntos secundarios, terciarios, etc. Un ejemplo claro y
sencillo es este curso; el curso esta dividido en unidades, cada unidad se va dividiendo en puntos
secundarios y algunos puntos se subdividen en puntos a tercer nivel. Cuanto más extenso sea un
documento más interesante es utilizar los esquemas.
Con un pequeño esfuerzo adicional nuestros documentos de Word quedarán perfectamente
estructurados.
Este es un ejemplo de un documento extendido, en vista normal.

Y este es el mismo documento en vista de esquema, más adelante veremos cómo crearlo.

Antes de ver cómo crear esquemas y trabajar con ellos vamos a definir algunos conceptos que
utilizaremos en el resto de la unidad.
Nivel de esquema. El nivel de esquema es una característica de formato que se puede asignar a
un párrafo. De forma similar a cómo asignamos una alineación a un párrafo, también podemos
asignarle un nivel de esquema. Hay nueve niveles disponibles (Nivel 1 a Nivel 9). La creación de
esquemas se basa en los niveles de esquema, es decir, para crear un esquema previamente
debemos asignar los niveles de esquema es las partes adecuadas del documento. Como iremos
viendo a lo largo de esta unidad, los niveles de esquema se pueden asignar directamente o por
medio de los Estilos de Título.
Estilo de título. Un estilo de título es un formato predefinido que se aplica normalmente a un título.
Word tiene nueve estilos de título diferentes: Título 1, Título 2, ... , Título 9. Cada estilo tiene sus
propias características de formato (fuente, tamaño de letra, etc.) y también tiene un nivel de
esquema definido. El estilo Título 1 tiene el nivel de esquema 1, el estilo Título 2 tiene el nivel de
esquema 2, y así sucesivamente. De esta forma, al aplicar un estilo de título también estamos
asignando el nivel de esquema correspondiente.

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 También es importante no confundir los esquemas con las tablas de contenidos o el mapa del
documento:
Mapa de documento. Si no nos hemos preocupado de asignar Niveles de esquema a nuestro
documento, Word dispone de otra forma de crear algo similar a un esquema. Se trata del Mapa del
documento que es un esquema más rudimentario creado por Word según unos criterios internos y
que no podemos modificar. Si el documento esta bien estructurado Word creará un Mapa de
documento bastante bien definido, pero si el documento no tiene una estructura clara el mapa de
documento creado por Word nos servirá más bien de poco. Lo apreciamos al mostrar el Panel de
navegación, haciendo clic en ésta opción de la pestaña Vista, y sirve básicamente para ayudarnos
a desplazarnos por el documento. Ya lo vimos en la unidad 3.
Tabla de contenidos. Una tabla de contenido también puede tener ciertas similitudes con un
esquema. Una tabla de contenidos es lo que en España solemos llamar un índice. Una tabla de
contenidos es una lista de los puntos de un documento con el número de página donde se
encuentra dicho punto. Además tiene la funcionalidad de poder acceder directamente al punto en
cuestión presionando la tecla CTRL y haciendo clic sobre el punto. También tiene la capacidad de
actualizarse de forma automática.

Crear un esquema
A la hora de plantearse crear un documento que va a contener un esquema disponemos de dos
estrategias:
1 - Crear el esquema antes de redactar el texto del documento.
Así podremos utilizar el esquema como guía e ir redactando el texto de cada punto en el orden
que deseemos.
Para aplicar este método:
- Creamos un documento nuevo y nos ponemos en visión esquema. Desde la pestaña Vista >
Esquema o desde botón Esquema de la barra de estado . Se abrirá la
pestaña Esquema, que veremos con detalle en el punto siguiente.
- Escribimos el primer título o punto de nuestro documento y veremos como Word le asigna Título
1 y Nivel de esquema 1. Seguimos redactando los siguientes títulos o puntos de nuestro
documento asignándoles el nivel de esquema que deseemos utilizando los botones de la
pestaña de la siguiente forma:
- Después de escribir un título pulsamos la tecla INTRO y podremos escribir el siguiente título con
el mismo nivel de esquema en el que estábamos, si queremos bajar un nivel pulsamos el botón
,y si queremos subir un nivel pulsamos el botón . También puedes utilizar el resto de los
botones de la pestaña Esquema que tienes explicados en el siguiente punto.
- Una vez está creado el esquema, para intruducir el texto normal del documento en el
desplegable Nivel de esquema , hay que seleccionar Texto independiente.
2 - Crear el esquema después de tener el documento redactado.
Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastará asignarles el nivel correspondiente (nivel
1, nivel 2...). Si no es así tendremos que ver cómo estructurar el documento distinguiendo los
puntos importantes para convertirlos en el nivel que les corresponda. Esta opción es la que
utilizaremos nosotros en los ejemplos de esta unidad.
Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres formas:
a) Utilizando los estilos de títulos predefinidos que nos ofrece Word, Titulo 1, Titulo 2... Título 9.
Estos estilos tienen la peculiaridad de que ya tienen un nivel asociado que se corresponde con el
número del título, es decir el Título 1 tiene el Nivel de esquema 1 y así sucesivamente.
Para aplicar un estilo de título debemos:
- Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el título.

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 31

 - Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el título que corresponda.
El inconveniente de utilizar los títulos predefinidos de Word es que tienen su propio formato, por
ejemplo el Titulo 1 es Cambria con tamaño 14 y en azul, y puede darse el caso que este formato no
se adapte a nuestro documento.
b) La segunda opción es definirnos nuestros
propios estilos de títulos y asignarles el
nivel de esquema que creamos
conveniente.
Para asignar un nivel de esquema al
estilo hay que situarse en el cuadro de
diálogo Nuevo estilo y pulsar en el botón de
la parte inferior izquierda llamado Formato.
Se abrirá un desplegable, elegimos Párrafo
y aparecerá un cuadro de diálogo como el
de la imagen.
En la parte superior del cuadro está la
opción Nivel de esquema, donde podemos
elegir el nivel que deseemos.
También podríamos aplicar un nivel de
esquema a un punto de nuestro documento
directamente, es decir, sin definir un estilo
nuevo. Bastaría seleccionar el texto y
aplicarle formato Párrafo para llegar a este
cuadro de diálogo y elegir el Nivel de
esquema deseado. Aunque lo más
aconsejable es definir un estilo nuevo y
aplicarlo cuando lo necesitemos.
c) La tercera opción para asignar niveles de
esquema, es utilizar los botones de la pestaña Esquema, de los que hemos hablado hace un
momento y que veremos en el punto siguiente

Pestaña de Esquema

Supongamos que hemos redactado el documento y

hemos aplicado a los títulos correspondientes los niveles adecuados. Para ver el esquema creado
debemos acceder a la pestaña Vista y cambiar la vista a Esquema. O en la parte inferior izquierda
de la pantalla donde tenemos los botones de vistas pulsar sobre el cuarto icono como vemos
marcado en la imagen.
Si lo hemos hecho bien veremos únicamente los títulos del documento con la sangría adecuada a
su nivel de esquema.
Además de ver el texto esquematizado nos aparece la pestaña Esquema que vemos en la imagen
de abajo.

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A continuación detallamos la funcionalidad de cada botón de la barra de esquema de forma
esquemática y en el punto siguiente explicaremos algunos botones más detalladamente:
Los botones modifican el nivel del texto seleccionado.

Subir y Bajar. Trasladan el título seleccionado y todo lo que él incluye una línea arriba o abajo
respectivamente. Estas funciones las veremos con más detalle.

Expandir y Contraer. Expande el texto contraído, o contrae el texto expandido. Es decir,

muestra u oculta el texto de un determinado nivel.

. Podemos elegir que niveles deseamos ver. Si seleccionamos

todos los niveles mostrará el documento al completo.

. Si tenemos el documento expandido completamente al pulsar sobre este

botón nos mostrará únicamente la primera línea de los párrafos.

. Por defecto está activada. Sirve para ver el texto con el formato que
tengamos definido.

. Muestra/oculta una serie de botones relacionados con los Documentos maestros, que
veremos en la siguiente unidad didáctica

Modificar niveles de esquema

En la barra de esquema disponemos de una serie de botones destinados a manipular los niveles
del texto.
Con el botón conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel 1
independientemente del nivel que tenía anteriormente.
Con el botón conseguimos aumentar un nivel el texto seleccionado, es decir si antes tenía un
nivel 2, al seleccionar el texto ( o simplemente colocar el cursor ) y pulsar este botón pasa a
tener nivel 1.
Este cuadro combinado nos muestra el nivel de esquema que tiene actualmente
el texto y presionando sobre el triángulo de la derecha podemos desplegar la lista de posibles
niveles y aplicárselo directamente al texto.
Con el botón conseguimos disminuir un nivel el texto seleccionado, es decir si antes tenía un
nivel 2 al pulsar sobre este botón el texto pasa a tener un nivel de esquema 3.
Con el botón conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel más bajo de todos
(Texto independiente) sea cual sea el nivel que tenía anteriormente. En realidad, el nivel "Texto
independiente" equivale a no tener ningún nivel asignado, es el nivel por defecto que tiene un
texto normal.

Desplazar, expandir y contraer texto

Desplazar texto utilizando los botones y :
Una vez tenemos el esquema creado y estando en vista esquema disponemos de la barra que
hemos visto en la página anterior y en ésta barra tenemos estos dos botones (el botón de subir
y el botón de bajar )

CAPACITARSE CON NOSOTROS = TRIUNFAR EN EL MUNDO LABORAL Pá gina 33

Si tenemos este esquema, vemos claramente que Unidad 3. Edición básica (I) es el primer punto y
seguramente sea de nivel 1, en su interior tiene un punto denominado Desplazarse por un documento
que tendrá un nivel inferior al del título principal y Este a su vez tiene tres puntos en su interior que
son Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla, Desplazamientos a lo largo de todo el
documento y Mediante las Barras de desplazamiento. Que serán del mismo nivel los tres pero
evidentemente un nivel inferior al título Desplazarse por un documento.

En un documento normal si queremos que el punto Mediante las Barras de desplazamiento vaya
antes que el punto Desplazamientos a lo largo de todo el documento tendríamos que seleccionar
todo el texto de ese punto "cortar" y situándonos encima del punto Desplazamientos a lo largo de
todo el documento "pegar" el texto.
Con la vista en esquema esto lo podemos hacer de una forma más fácil: simplemente seleccionado
el último punto (Mediante las Barras de desplazamiento) y presionando el botón de la barra de
esquema. Y con esto desplazamos el título y todo su contenido un lugar por encima de donde
estaba como podemos ver en la imagen.
Expandir y contraer el texto.
En las dos imágenes que podemos ver aquí tenemos el esquema únicamente con los puntos claves
del documento. Con la ayuda de los botones y podemos ampliar o reducir el contenido del
documento, es decir podemos ir introduciéndonos para ver el contenido del documento desde el nivel
1 hasta el nivel texto independiente. Veamos un ejemplo:
Este es el nivel mínimo que podemos tener en nuestro esquema, con el nivel 1 solo podemos ver el
título principal del documento.
Si a continuación pulsamos sobre el botón estando con el cursor sobre este título conseguimos
expandir el documento un nivel más, es decir tendremos el nivel 2 a la vista también.

Si volvemos a pulsar sobre el botón estando de nuevo sobre el primer título conseguimos
expandir un nivel más en el documento, con lo cual tendremos a la vista aquellos títulos con el nivel 3.

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 Y volviendo a hacer clic sobre el botón desde el título 1 del documento conseguiremos
expandir un nivel más sobre el documento, en nuestro caso ya no existen más niveles así que
despliega el documento en toda su extensión con el texto normal, como vemos en la siguiente
imagen.

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