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Administracion de Proyectos Modulo 3 Lectura 2

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LECTURA 2

LAS
COMUNICACIONES
DEL PROYECTO
LECTURA 2

LAS
COMUNICACIONE
S DEL
PROYECTO

ÍNDICE
3.2 Determinación de las comunicaciones con los
stakeholders
3.2 Determinación de las comunicaciones con los stakeholders
Planear la gestión de las comunicaciones del proyecto implica desarrollar un enfoque
adecuado sobre las bases y necesidades de los stakeholders, del proyecto y de los activos de
los procesos de la organización disponibles (PMI, 2013, p. 289, párr. 1).

El proceso de gestión de las comunicaciones se debe llevar a cabo de manera temprana


durante la planeación del proyecto dado que puede impactar tanto al costo como al cronograma.
Durante la elaboración del plan de comunicaciones se deben tener en cuenta y documentar los
procesos de almacenamiento, recuperación y diseminación de la información. Algunas
consideraciones importantes al respecto son:

▪ Necesidad de la información y autorización para acceder a ella

▪ Cuándo será necesaria y en dónde será almacenada la información

▪ En qué formato(s) se debe almacenar y cómo se puede acceder a ella (PMI, 2013,
p. 290, párrs.1-3)

Figura 1. Los procesos de comunicación durante la gestión del proyecto


pueden impactar de forma positiva o negativa en los costos y el
cronograma (Jcomp & Freepik, 2019).

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Las personas que dirigen un
proyecto emplean hasta un 80% de
su tiempo comunicándose con su
equipo y los stakeholders.

Para llevar a cabo el proceso de planeación de las comunicaciones será necesario


considerar algunos insumos o documentos como entradas de información, estos son: el registro
de interesados, los factores ambientales de la empresa y los activos de los procesos de la
organización (PMI, 2013, p. 291, párrs. 1-3).

El proceso se lleva a cabo mediante el uso de algunas técnicas y herramientas. Entre


ellas podemos destacar el análisis de requisitos de comunicación, mediante el cual se determinan
las necesidades de información desde y hacia las personas interesadas del proyecto. Es
importante identificar el posible número de canales de comunicación que se pudieran presentar
entre los stakeholders del proyecto. Para ello, hacemos uso de una fórmula simple que permite
identificarlos (PMI, 2013, pp. 291-292, párrs. 4,1-2

Donde n es igual al número de interesados.

Los activos de los procesos de la organización son una fuente necesaria para identificar
a las personas interesadas. Entre estos activos podemos mencionar: organigramas, políticas y
procedimientos, áreas involucradas en el proyecto, necesidades de información interna y externa,
requisitos de información de las personas interesadas (PMI, 2013, p. 292, párr. 2).

Otro punto de importancia a identificar son las tecnologías que se utilizarán para la
comunicación. En algunos casos, la organización establece políticas específicas para el uso de
ciertas tecnologías (como el correo electrónico o algún servicio de mensajería electrónico). En
otros casos, la organización establece lineamientos respecto al uso, por ejemplo, de información
escrita, reuniones, entrevistas u otras que deberán ser debidamente documentadas (PMI, 2013,
p. 292, párr. 3).

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Figura 2. Es muy importante que como parte del proceso de la gestión del
proyecto, las personas integrantes del equipo identifiquen los medios de
comunicación a través de los cuales se comunicarán (Jannoon028 &
Freepik, 2019).

Por otro lado, se deben identificar los métodos de comunicación para compartir la
información con los stakeholders. Esto es, si la comunicación deberá ser interactiva, si solo se
enviará a receptores específicos (push), o si se distribuirá a partir de algún repositorio para su
difusión a grandes números de interesados (pull) (PMI, 2013, pp. 294-295, párrs. 3 y 1).

Como resultado del proceso de planeación de las comunicaciones se obtiene un


documento que describe la forma en que se planifican, estructuran y monitorean las
comunicaciones del proyecto. Este incluye:

▪ Los requisitos de comunicación

▪ La información que debe ser comunicada y el motivo para comunicarla

▪ El plazo y frecuencia de distribución

▪ La persona responsable de comunicar y de autorizar la información

▪ Los destinatarios de la comunicación

▪ Los métodos y tecnologías para la difusión de la información

▪ Los recursos asignados para la comunicación

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▪ Y las restricciones en materia de comunicación, entre otros. (PMI, 2013, p. 296,
párr. 1)

Durante la fase de ejecución del proyecto será importante gestionar las comunicaciones,
no solo de la distribución de la información, sino considerar también la posibilidad de que los
stakeholders soliciten información adicional, aclaraciones, etcétera (PMI, 2013, p. 298, párr. 1).

Es adecuado durante esta fase contar con algún sistema de gestión de la información
para la gestión de documentos, de comunicaciones electrónicas y herramientas para la dirección
de proyectos. Existen muchas plataformas que permiten llevar a cabo este proceso, entre ellas
podemos destacar a Trello (www.trello.com), herramienta basada en web, además de contar con
una aplicación para PC o Mac y apps para Android y iOS.

Figura 3. Trello es una plataforma digital muy intuititva que facilita el


trabajo en la administración de un proyecto (Trello, 2019).

Será también importante llevar a cabo un adecuado monitoreo y control de las


comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, lo cual permitirá un flujo óptimo
de la información entre todos los stakeholders, beneficiando la consecución de los objetivos del
proyecto (PMI, 2013, p. 303, párr. 1).

Los sistemas de gestión del proyecto (como Trello) son un valioso apoyo durante esta
fase, al proveer herramientas estándar para que la persona que dirige el proyecto capture,
almacene y distribuya toda la información que requieran las personas interesadas, tanto internos
como externos a la organización (PMI, 2013, p. 306, párr. 2).

En conclusión, estos sistemas de gestión del proyecto se convertirán en un activo valioso


para la generación de informes del desempeño del trabajo y solicitudes de cambio en el proyecto
(al alcance, cronograma o costos).

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FUENTES DE CONSULTA
Imágenes
C Jannoon028 & Freepik. (2019). Hands with laptop virtual
world map [Fotografía]. Recuperada de
https://www.freepik.com/free-photo/hands-with-laptop-
virtual-world-
map_979060.htm#page=1&query=communications&p
osition=3 (imagen utilizada de acuerdo a
http://www.freepik.com/terms_of_use).
Jcomp & Freepik. (2019). Cityscape icon symbol web element
[Fotografía]. Recuperada de
https://www.freepik.com/free-photo/cityscape-icon-
symbol-web-
element_1150343.htm#page=1&query=communicatio
ns&position=4 (imagen utilizada de acuerdo a
http://www.freepik.com/terms_of_use).
Tello. (2019). Presentación [Diseño gráfico]. Recuperada de
www.trello.com.

Bibliografía
Project Management Institute [PMI], (2013). Guía de los
fundamentos para la dirección de proyectos. Disponible en
http://fcaenlinea.unam.mx/anexos/1728/Unidad_3/u3_act1.p
df.
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