DOCUMENTOS COMERCIALES
Documentos Comerciales
Es toda constancia escrita de una transacción mercantil o bien de cierto aspecto de ella, la cual se puede utilizar
para determinados fines.
Un documento comercial cumple con ciertos objetivos:
1. Certificar las anotaciones de la contabilidad
2. Probar un hecho desde el punto de vista legal
Clasificación
1. Documentos sencillos:
A. Vale
B. Recibo
C. Factura
D. Orden de Pedido
E. Orden de Compra
F. Planilla
G. Nota de Crédito
H. Nota de débito
2. Documentos complejos:
A. Pagaré
B. Letra de Cambio
C. Certificado de prenda
D. Cheque
E. Hipoteca
F. Certificado de depósitos
Documentos sencillos
a. Vale
Es un documento que se emplea en algunas oficinas con el propósito de adelantar sumas de dinero a sus
funcionarios, los cuales deben firmar el recibo de éste. El vale es una promesa futura de pago, el cual se hace
informalmente en cualquier clase de papel.
b. Recibo
Es el documento que se entrega a cambio de cierta cantidad de dinero que se recibe en pago de una obligación,
el recibo se emplea cuando se recibe dinero por cualquier concepto: pago de intereses, abono a cuentas, servicios,
alquileres, otros.
c. Factura
Es uno de los documentos comerciales m{as conocidos. Es un documento legal y contable que se emite a raíz de
un contrato de compra-venta, siendo título ejecutivo contra el comprador por la suma en descubierto, si está firmada por el
comprador, por su mandatario o por su encargado, debidamente por escrito ( orden de compra) siempre que se le agregue
el timbre fiscal correspondiente, al presentarla al cobro judicial.
Los principales requisitos de la factura son:
1. Nombre de casa comercial
2. Lugar y fecha
3. Nombre y dirección del comprador
4. Nombre y dirección del vendedor
5. Debe ( como constancia de que el comprador debe)
6. Columna o columnas donde se especificará la o las cantidades con el signo de medida o peso, el sistema
internacional.
7. Espacio central ancho, en donde se especificará todo el concepto, con la clase de mercadería: modelo, calidad,
serie y cualquier otro detalle necesario.
8. Columnas finales, a la derecha para colocar el precio unitario y precio total, se registrará el descuento y el impuesto
de venta, si los hay.
d. Orden de pedido
La orden de pedido o nota de pedido, recibe este nombre por ser de carácter externo, en otras palabras, para uso
de la importación de mercaderías. Este documento debe contar todos los detalles acordados con el cliente, con respecto
al tipo de mercancía y precio, fecha de entrega, vía de embarque, condiciones de pago.
Los precios de la orden de pedido estarán especificados en moneda del exterior y bajo el cumplimiento del comprador y
el vendedor, en cuanto a las condiciones establecidas en ella.
e. Orden de compra
Se emplea cuando se solicita mercancías o servicios internos. Este documento debe contener:
1. Cantidad y descripción del artículo
2. Precio de cada uno si es posible
3. Nombre del proveedor
4. Fecha
5. Firma autorizada
6. Sello de la compañía
f. Planilla
Es uno de los formularios de mayor tamaño, registra en forma individual y total, los salarios pagados y las
deducciones obligatorias y personales de los empleados, en un determinado período ya sea en forma diaria, semanal,
quincenal, o mensual.
La planilla cancelada consta de las siguientes secciones:
1. Nombre de la empresa
2. Tiempo del período de la planilla (día, semana, quincena o mes)
3. Columnas para el nombre del empleado y ocupación.
4. El monto del salario ordinario que gana cada empleado
5. El número de las horas extras trabajadas por el asalariado
6. Monto o valor de las horas extras trabajadas
7. Comisiones especiales o incentivos pagados
8. Monto total (bruto) que corresponde a cada empleado. Deducciones: son rebajas que hay que efectuarle al
trabajador de su salario bruto, unas son por ley y otras personales; las de ley son las de la C.C.S.S. y el Banco
Popular.
9. Rebajas por adelantado sobre sueldos, también puede ser por vale o préstamo a empleados.
10. Rebaja de 1% sobre el total del salario, para ahorro en el Banco Popular (ley)
11. Impuesto sobre la renta: esta deducción se le hará al empleado, siempre y cuando al llevar la fórmula de
manifestación para retenciones, le de un resultado líquido de renta imponible estimado.
12. Caja Costarricense del Seguro Social (C.C.S.S), enfermedad y maternidad (5.50%), Invalidez, Vejez y Muerte
(2.50%).
13. Embargos: esta rebaja se le hará al empleado por notificación judicial y de acuerdo con el cálculo de ley. Pólizas
de seguros: deducción si la hay, de la cuota correspondiente de seguro de vida personal. El INS envía
mensualmente a las empresas la nómina completa de los trabajadores a quienes hay que practicarles la deducción.
14. Neto: monto del sueldo neto a favor del trabajador o sea, lo que queda de sobrante, después de haber rebajado
las deducciones), se le cancela al empleado según norma de la empresa, en efectivo dentro de sobres de pago o
con cheque.
15. La última columna se destina para que el empleado firme
Nota importante
La planilla ocasiona al patrono una serie de impuestos obligatorios por ley, estos impuestos son los
siguientes:
1. Seguro de enfermedad y maternidad, y el seguro de invalidez, vejez y muerte (9.25% y 4.75% respectivamente)
2. Banco Popular y Desarrollo Comunal (1/2%), sobre cualquier monto del salario bruto
3. Instituto Nacional de Aprendizaje, 2% sobre cualquier monto de salario mensual
4. IMAS ( Instituto Mixto de Ayuda Social) ½% sobre cualquier monto de salario mensual
5. Dirección General de Asignaciones Familiares 5%
g. Nota de crédito
Es sencillamente una constancia donde se informa al cliente que, por una u otra causa, se ha recibido dinero o su
equivalente; por lo que se procede a abonar a su cuenta. Este documento se usa cuando:
1. El cliente encuentra que hace falta mercadería
2. Embarque dañado, el que es rechazado
3. Mala facturación
4. Descuento por pronto pago
h. Nota de débito
Es una constancia en la que se detallan los valores que se cargan a los clientes. Cargos originados normalmente,
por errores u omisiones en los precios de la mercadería o del servicio suministrado o en los cálculos correspondientes;
debido a la falta de observación y cuidado en los empleados, de control y revisión, lo que va en contra de los intereses de
la compañía para la cual labora.
DOCUMENTOS COMPLEJOS
El Pagaré
Definición
Es un documento de crédito mediante el cual la persona que lo suscribe promete incondicionalmente pagar a otra una
cierta cantidad de dinero dentro de un determinado plazo.
Las personas que intervienen en un pagaré son:
1. Deudor: Es el responsable del documento, el cual debe pagarlo
2. Acreedor: A favor de quien está el documento
3. Fiador o aval: Persona que voluntariamente adquiere el compromiso de pagar el documento, si el deudor no lo
hace.
Requisitos del pagaré
A. La mención de ser PAGARE, inserta en el testo del documento
B. La promesa, pura y simple, de pagar una cantidad de dinero determinada
C. Indicación del vencimiento
D. Lugar donde ha de efectuarse el pago
E. Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago
F. Lugar y fecha en que se ha firmado el pagaré
G. Los nombres y la firma de quien ha emitido el título y del fiador, cuando lo hubiese
En caso de que el vencimiento no esté indicado en el documento, se considerará pagadero a la vista. Debe ser auténtico,
para que tenga fuerza ejecutiva y legal, el pagaré es emitido a la orden y por lo tanto puede ser endosado.
Todo el pagaré o hipotecas deberán anotarse en el Departamento de Anotaciones de la Tributación Directa, en las oficinas
regionales o en las delegaciones cantorales. El interesado presentará el documento original y una copia.
El pagaré prescribirá a los cuatros años, contados desde su vencimiento.
Letra de cambio
Definición
La letra de cambio es el documento mercantil por excelencia y es universalmente usado como documento de crédito tanto
para las relaciones nacionales como internacionales
La letra de cambio es un documento en el que intervienen tres personas, en cuyo acto se compensan en sus deudas dos
de ellas, para ser cobradas por un beneficiario o sea una tercera persona
Requisitos
Está regulada por el Código de Comercio y para su validez legal tiene que tener los siguientes requisitos:
1. Lugar y fecha de emisión de la letra
2. Cantidad, en número y en letras
3. Tiempo y condiciones de vencimiento
4. A favor de quién se emite ( beneficiario)
5. Denominación de letra de cambio
6. Nombre y dirección completa del que pagará la letra ( librado)
7. Firma del que emite la letra ( librador)
8. Lugar, fecha y firma del que acepta la letra, o sea el que la pagará
La letra de cambio no puede tener tachaduras, borraduras o enmiendas ya que contribuyen a su invalidez.
Contrato de prenda
Definición
El contrato de Prenda o certificado de prenda es un documento que se emite para hacer constar el gravamen
sobre un objeto o bien mueble, que no ha sido pagado en su totalidad; por lo tanto, queda afectado en su disponibilidad
por el deudor hasta tanto lo cancele al acreedor. El Estado vende modelos originales de certificado de prenda. El papel
de tres colones es útil para toda cuantía
Este documento debe contener la siguiente información:
1. Nombre completo y dirección del deudor, así como sus cualidades e identificaciones
2. Nombre completo del acreedor con sus referencias correspondientes
3. Montante de la deuda
4. Base para pagar o condiciones
5. Lugar donde debe hacerse el pago
6. Descripción completa del objeto gravado o dado en prenda
7. Lugar donde se encontrará los bienes
8. Grado o prelación de la prenda
El contrato de prenda es conocido también como contrato de Reserva de Dominio. Todo aquel que posee o disfrute un
objeto gravado mediante certificado de prenda no podrá venderlo, gravarlo, enajenarlo, ni comprometerlo, tampoco
trasladarlo sin la anuencia del acreedor.
Requisitos para inscribir el Contrato de Prenda
Deberá inscribirse en el Registro únicamente en los casos en que la prenda esté en poder del deudor. El contrato
deberá contener:
1. Nombre y Apellidos, calidades
2. Domicilio del acreedor si se trata de una persona física
3. Razón social o denominación si se tratase de una persona jurídica
Deberá consignar una descripción exacta de los bienes dados en garantía, su responsabilidad, estimación para el
remate, en quien quedan depositados, seguros si lo hubiera, lugar del pago del capital si lo hubiere, fecha del vencimiento
y todos los datos indispensables para identificar los bienes dados en garantía y su responsabilidad.
El documento, en sí, lo mismo que su inscripción, deberán escribirse en letras, sin números o abreviaturas, salvo
cuando éstos formen parte de una marca o distintivo, los errores u omisiones deberán ser salvados por nota y los espacios
en blanco cubiertos con una línea. Lo escrito al dorso deberá estar respaldado por la firma de las personas que los
suscriben. Es requisito para la inscripción de la prenda, que se acompañe una copia literal del contrato, firmado por el
deudor.
Cheque
Definición:
Es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo,
el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual
se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
Hipoteca
Definición
La hipoteca es el derecho real que se constituye sobre un inmueble para garantizar el cumplimiento de una
obligación propia o ajena. Por bienes inmuebles entendemos aquellos que están adheridos a la tierra, como fincas,
terrenos, edificios, casa. La duración de una hipoteca siempre es a largo plazo. El importe del préstamo está relacionado
con el valor menos la depreciación, según su antigüedad o años de construida.
Ventajas de los documentos comerciales
1. Facilidad de constitución.
2. Es sencilla y rápida no presenta mayores trámites.
3. La documentación requerida es mínima.
4. Capacidad de decisión.
5. Pueden celebrar tratos mercantiles con la misma empresa.
6. Es práctica.
7. No necesito mucho espacio como un archivo.
8. Para mayor control y orden .
Desventajas de los documentos comerciales
1. Riesgo del alza del Tipo de cambio.
2. Aumenta los costos y precios.
3. Aumentan los costos de transportes y seguro.
4. Mayor riesgo de extravíos.
Trabajo Cotidiano: Documentos Comerciales Fecha:________________________
Estudiante:_______________________________________________________________-
1-Realizar el siguiente mapa conceptual.
DOCUMENTOS COMERCIALES
2-Anote las ventajas y desventajas de los documentos comerciales.
VENTAJAS DESVENTAJAS
1- 1-
2- 2-
3- 3-
4- 4-
5-
6-
7-
8-
3-Anotar a cada documento comercial palabras claves para identificarlo mejor.
Ejemplo
A. Vale: Adelanto sumas de dinero.
B. Recibo: I. Pagaré:
C. Factura: J. Letra de Cambio:
D. Orden de Pedido: K. Certificado de prenda:
E. Orden de Compra: L. Cheque:
F. Planilla: M. Hipoteca:
G. Nota de Crédito: N. Certificado de depósitos:
H. Nota de débito:
5. Brinde el concepto de cada uno de los documentos comerciales
