ÍNDICE

1. El archivo: finalidad y funciones...........................................................................................2

1.1. Tipos de archivos..........................................................................................................2
1.2. Naturaleza y finalidad de la función de archivo............................................................3
1.3. ¿Cómo desarrollar la labor de archivo?........................................................................3
2. Sistemas de clasificación de documentación........................................................................4
2.1. Sistema alfabético........................................................................................................4
2.2. Sistema numérico.........................................................................................................4
2.3. Sistema cronológico.....................................................................................................5
2.4. Sistema geográfico.......................................................................................................5
2.5. Sistema temático..........................................................................................................6
2.6. Sistema mixto...............................................................................................................6
3. Recepción y archivo de documentación...............................................................................7
3.1. Recepción y archivo en soporte papel..........................................................................7
3.1.1. Materiales de archivo en el soporte papel...........................................................7
3.2. Archivo en soporte informático....................................................................................9
3.2.1. Equipamiento informático para el archivo...........................................................9
4. Consulta y conservación de la documentación..................................................................10
4.1. Conservación y uso de documentos...........................................................................10
4.2. Gestión de datos en soporte informático...................................................................11
4.3. Purga y destrucción de documentos..........................................................................11
5. Tratamiento de la correspondencia empresarial................................................................11
5.1. Tratamiento de la correspondencia de entrada.........................................................12
5.2. Tratamiento de la correspondencia de salida.............................................................13
5.3. Servicios de correspondencia y paquetería................................................................14
6. Seguridad y confidencialidad de la información.................................................................15
6.1. La LOPDGDD y la aplicación........................................................................................16
6.2. Medidas para la protección de la información...........................................................17
6.3. La Agencia Española de Protección de Datos.............................................................17
6.3.1. Proceso de adaptación de la actividad empresarial a la LOPD............................17
6.4. Adaptación de la actividad empresarial a la LOPDGDD (Ejemplo de empresa real).. .17
7. Conclusión..........................................................................................................................18
8. Bibliografía.........................................................................................................................19

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1. El archivo: finalidad y funciones.
El funcionamiento diario de cualquier departamento, sección o área empresarial
está marcado por la necesidad con información de calidad sobre la cual apoyar la
toma de decisiones.
A diario se produce y recibe gran cantidad de documentos con multitud de
datos; por ello, deben ser correctamente tratados, ordenados y clasificados para que
puedan considerarse información válida para una correcta toma de decisiones. De
este modo, el archivo y la conservación de documentos es esencial para el correcto
funcionamiento de cualquier empresa.
1.1. Tipos de archivos
En función del soporte de archivo utilizado:

 Archivo convencional: En soporte papel. Se utilizan archivadores carpetas,

armarios, etc.
IMAGEN 1: El archivo convencional.

Fuente: Internet

 Archivo informático: En soporte informático. Su uso es muy habitual en el

entorno empresarial y reduce al mínimo el uso de papel. Facilita la búsqueda y
analizar datos.
IMAGEN 2: El archivo informático

FUENTE: Internet

En función de la frecuencia de uso de los documentos:

 Archivo activo: Archivo de oficina o de gestión. Contiene documentos de

mayor utilidad, por lo que debe estar en un lugar accesible.
 Archivo semiactivo: Archivo central. Contiene documentos menos utilizados,
pero son conservados, pero son conservados por razones legales.
 Archivo inactivo: Archivo pasivo, histórico o definitivo. Incluye archivos sin
utilidad operativa, son documentos que rara vez son consultados.

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En función de la localización física del archivo:

 Archivo de gestión centralizada: Guarda toda la documentación en mismo

lugar, por lo que solo existe un responsable de archivo.
 Archivo de gestión descentralizada: Utilizada distintos espacios de archivo
en cada departamento o sección empresarial.
 Archivo de gestión mixta: Existen archivos activos y semiactivos en los
departamentos, con un único archivo inactivo centralizado en la sede central de la
empresa.
1.2. Naturaleza y finalidad de la función de archivo.
Un archivo es un conjunto de documentos creados al realizar y desarrollar una
determinada función o actividad empresarial al servicio de una empresa para facilitar
su funcionamiento.
El archivo empresarial de documentos actúa como memoria colectiva de la
empresa y se considera un instrumento para generar información de calidad.
En el ámbito empresarial podemos referirnos al archivo como:

 Lugar físico en el que una persona, empresa o institución ordena, clasifica y

guarda documentos de una determinada actividad.
 Institución, organismo o departamento encargado de conservar documentos.
El archivo de documentos debe gestionarse de forma adecuada porque:

 Determinados documentos pueden servir como elemento probatorio ante un

tercero.
 Existe la obligación legal de conservar cierta documentación durante un tiempo
desde su elaboración.
El archivo de documentos actúa como memoria colectiva de la empresa y se considera
un instrumento para generar información de calidad. Por ello es necesario:
1- Guardar y conservar correctamente los documentos objeto de archivo
2- Localizar cualquier documento de una forma fácil y rápida
3- Establecer procedimientos que regulen cuándo un documento debe archivarse
y cuándo ha de destruirse
1.3. ¿Cómo desarrollar la labor de archivo?
Existen diez reglas para desarrollar la labor del archivo:
 Los documentos deben estar bien organizados para acceder a ellos fácilmente.
 Se registra todas las entradas y salidas en el documento
 No recopilar demasiados archivos y así evitar pérdidas
 Es preciso ser selectivos, diferenciando lo útil de lo poco relevante
 Antes de abrir el archivo, debemos asegurarnos de que no se haya abierto
previamente con un nombre diferente
 Para clasificar documentos se utiliza señales visuales para localizarlos
 Eliminar documentos inútiles
 Establecer medidas de seguridad
 Realizar copia de un documento que se utilice para respuesta
 Facilitar su visibilidad para buscarlos más rápidamente

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2. Sistemas de clasificación de documentación.
Existen diversos criterios para almacenar los documentos de un archivo. No
hay un sistema de clasificación más efectivo que otro; lo primordial es lograr una
buena operatividad del sistema.
Un buen sistema de clasificación para ser fácil de entender, resolutivo, sencillo
de aplicar y ser flexible, se deben cumplir una serie de requisitos:
IMAGEN 3: Buen sistema de clasificación.

Fuente: Elaboración propia.

2.1. Sistema alfabético.

El sistema alfabético se basa en la utilización del alfabeto y, por tanto, del uso
de la letra para clasificar.
Este método se basa en clasificar los distintos documentos en función del
orden que ocupan las letras dentro del alfabeto. Para ello, lo primero que se deberá
determinar será la palabra principal u ordenatriz, que será la que marque el criterio de
ordenación, por tanto, será necesario realizar una buena elección de ella con el fin de
evitar posibles dudas.
IMAGEN 4: El sistema alfabético.

Fuente: Tarjetas de archivo en una caja.

2.2. Sistema numérico.
Este sistema de clasificación consiste en la agrupación de documentos
asignando a estos un número correlativo.

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 Será necesario asignar una ficha informativa sobre el contenido del expediente
numerado, ya que por el número solamente resulta imposible saber el contenido del
documento clasificado.
La clasificación será las más efectiva si se utilizan colores distintos e índices
auxiliares que identifiquen el número de un expediente con su contenido o materia,
para ello, puede usarse un sistema de clasificación alfabética.
La principal ventaja reside en que este tipo de archivos son ilimitados y se
pueden aumentar siempre que se desee de una manera cómoda y sencilla, y como
principal inconveniente destacaremos la doble consulta que se debe realizar, ya que
primeramente se deberá consultar el índice auxiliar para conocer el número asignado
de aquello a lo que se pretende acceder.
IMAGEN 5: El sistema numérico

Fuente: Archivo numérico

2.3. Sistema cronológico.
Consiste en la clasificación de documentos atendiendo a la fecha de emisión o
expedición, estas fechas se colocarán en orden cronológico, un ejemplo de este
sistema es la clasificación de las facturas emitidas o recibidas en una empresa, pero,
además, se suelen clasificar las facturas en períodos de tiempo, por ejemplo, facturas
recibidas en el mes de enero.
IMAGEN 6: El sistema cronológico.

Fuente: Archivando con excelencia en la etapa de gestión.

2.4. Sistema geográfico.
Este sistema de clasificación consiste en la agrupación de documentos
atendiendo al lugar en el que se encuentren relacionados, por ejemplo, la agrupación
de facturas basándose en el lugar donde se encuentre el cliente (nación, autonomía,
provincias y poblaciones), manteniendo en cada agrupación una clasificación
alfabética.

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Los siguientes niveles de agrupamiento seguirán una estructura jerárquica según el
siguiente esquema:
IMAGEN 7: Niveles de agrupamiento de sistema geográfico.

Fuente: Elaboración propia.

Este sistema resulta especialmente útil para aquellos documentos que se
clasifiquen por zonas geográficas, por ejemplo, cuando una empresa cuenta con
varias zonas comerciales y cada una de ellas es atendida por un comercial
determinado, resultaría útil entonces disponer de toda la documentación agrupada
para su posterior consulta.
Como principal inconveniente cabe destacar que este sistema precisa recordar
las zonas en las que se encuentran los documentos, o las zonas en las que se
encuentran las empresas o personas que hay que localizar.
2.5. Sistema temático.
Esta clasificación consiste en organizar la documentación según la materia o
asunto al que se refiere. Después, se ordena cada uno por grupos siguiendo un criterio
alfabético, numérico o cronológico.
IMAGEN 8: El sistema temático

Fuente: Ordenación documental conceptos

2.6. Sistema mixto.
Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico
cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán
separables, siempre estarán asociados.

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3. Recepción y archivo de documentación.
Es un proceso fundamental en cualquier organización, ya que implica la gestión
y almacenamiento adecuado de toda la información relevante para el funcionamiento
de la misma.
3.1. Recepción y archivo en soporte papel.
No es posible guardar materialmente todos y cada uno de los documentos
escritos que se originan en la actividad empresarial. La labor de archivo debe tener
como fin permitir el tratamiento fluido de dicha documentación, conservando solo
aquella que sea verdaderamente útil en el presente y el futuro de la organización de la
organización.
3.1.1. Materiales de archivo en el soporte papel.
Existe una gran variedad de materiales de archivo, dependiendo del tipo de
información, la frecuencia de uso, el espacio disponible, tipo de empresa, etc.
Materiales de archivo más utilizados en la actividad empresarial son los siguientes:

 Cajas de archivo definitivo: Son de cartón o plástico. Pueden contener

carpetas simples de un asunto o un expediente. El contenido se anota en uno de sus
lados.
Uso: Documentos que no se utilizan con frecuencia.
IMAGEN 9: Caja de archivo definitivo.

Fuente: Equipos de archivo

 Archivadores: Son de cartón, con tapas rígidas y con anillas donde se

introducen los documentos previamente taladrados. Pueden abrirse o cerrarse
abriendo una palanca. El modelo más utilizado es el archivador A-Z.
Uso: Documentos que se consultan con frecuencia o cuando hay que intercalar
nuevos documentos entre los que ya están archivados.
IMAGEN 10: Archivador A-Z.

Fuente: Equipos de archivo

 Bandejas: Son de plástico o cartón

Uso: Documentos que se utilizan continuamente o aquellos que
esperan a ser archivados.

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IMAGEN 11: Bandeja para archivar documentación

Fuente: Archivar documentación en bandeja.

 Carpetas: Suelen ser cartulinas o de material de plástico. Pueden ser:

Uso: Documentos que se consultan con frecuencia y que se suelen
tener relación con un mismo expediente.

o Simples: Una cartulina doblada por la mitad o con un fuelle.

IMAGEN 12: Carpeta simple.

Fuente: Tipos de carpetas.

IMAGEN 13: Carpeta de fuelle.

Fuente: Tipos de carpetas.

o Con sujeción: Los documentos quedan fijos porque la carpeta tiene
gomas y a veces, solapadas.
IMAGEN 14: carpeta con sujeción

Fuente: Tipos de carpetas.

o Carpeta de suspensión: Tiene enganches laterales para poder colgar,
de unas guías, dentro de los armarios o cajones.
IMAGEN 15: Carpeta con suspensión.

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Fuente: Tipos de carpetas.
3.2. Archivo en soporte informático.
Se define archivo informático como el conjunto de datos almacenados en
soporte informático, que pueden ser aplicaciones, imágenes, documentos de texto,
bases de datos, archivos de audio o vídeo, presentaciones, etc.
3.2.1. Equipamiento informático para el archivo.
Adicionalmente al software, el archivo en soporte informático y la realización de copias
de seguridad se apoya en la utilización de distintas herramientas en hardware:

 Disco duro interno del equipo informático: Unidad interna de

almacenamiento donde el equipo informático guarda la información del sistema, las
aplicaciones u otros archivos.
IMAGEN 16: Disco duro.

Fuente: Almacenamiento externo e interno en un ordenador

 Disco duro extraíble: Su funcionamiento es similar al disco duro interno, pero

su reducido tamaño y peso permiten el transporte de información de un equipo a otro
mediante una conexión USB.
IMAGEN 17: Disco duro extraíble.

Fuente: Disco duro externo.

 CD, CD-RW, DVD y Blu-Ray disk: Se trata de discos ópticos que permiten el
almacenamiento de archivos. Se diferencian en función del espacio de
almacenamiento, la velocidad de acceso a su contenido o la posibilidad de sobrescribir
datos.
IMAGEN 18: DVD VLU RAY.

Fuente: Unidad de DVD BLU RAY Externa.

 Memorias USB y tarjetas de memoria: Utilizan una memoria flash para

almacenar datos. Se caracterizan por su resistencia al polvo y a los arañazos, así
como por su alta capacidad de almacenamiento reducido tamaño.

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IMAGEN 19: USB.

Fuente: Amazon USB stick.

 Almacenamiento en la nube: Es una red de servidores remotos que permite,

a través de internet, almacenar datos y archivos. Google Drive, Dropbox o icloud son
algunos ejemplos.
IMAGEN 20: Ejemplos de almacenamiento en la nube.

Fuente: ¿Qué es el Cloud o almacenamiento en la nube?

4. Consulta y conservación de la documentación.
Una de las mayores preocupaciones de cualquier responsable de archivo es
incrementar la eficiencia de los recursos invertidos. Por ello, las empresas aplican los
principios de las tres erres: reducir, reutilizar y reciclar.

 Reducir el uso de materiales de archivo a lo estrictamente necesario.

 Reutilizar al máximo todos los materiales posibles.
 Reciclar, para lo que se deben colocar papeleras de reciclaje en el archivo.

IMAGEN 21: Regla de las 3R.

Fuente: Ecologiahoy.
4.1. Conservación y uso de documentos.

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 La documentación escrita contenida en un archivo convencional debe ser
conservada hasta que se determine que ya no es útil para la actividad empresarial.
Para usar dicha documentación, es necesario seguir una serie de normas:

 Hay que dejar constancia en un registro auxiliar de la entrada o salida de un

documento previamente archivado. Así se conocerá la localización exacta y la persona
responsable.
 Cuando se utilice un documento ya archivado, es recomendable dar salida del
archivo al expediente completo donde esté contenido para conservar una
organización adecuada de la documentación.
 Una vez utilizado un documento, se recomienda devolverlo lo ante posible al
archivo. Ya que es el lugar más adecuado para la guarda y custodia para la
documentación.
4.2. Gestión de datos en soporte informático.
Un sistema gestor de bases de datos es un programa informático que obtiene
información regulando el acceso, la consulta y borrando de los datos almacenados.
Ventajas frente al tratamiento de la información conservada en soporte papel:

 Tiene un motor de búsqueda muy potente y es más fácil de recuperar y

encontrar información que los documentos tradicionales.
 No ocupa espacio físico como archivar documentos en papel. Esto ahorra a la
empresa espacio, costes y recursos.
 El sistema de control informatizado permite el acceso y la consulta en cualquier
momento y lugar.
 La durabilidad y conservación de los documentos en papel están sujetos al
deterioro con el tiempo debido a factores como la luz, la humedad y el desgaste físico,
mientras que los documentos digitales pueden conservarse indefinidamente con el
cuidado adecuado. Además, las copias de seguridad regulares pueden proteger contra
la pérdida de datos debido a fallos de hardware o desastres naturales.
4.3. Purga y destrucción de documentos.
La purga y eliminación periódica de documentación no útil evita la acumulación
innecesaria de documentación sin valor operativo o legal. Se realiza con frecuencia,
con métodos que eviten el acceso a estas. Para esto se utiliza maquinas destructoras
de documentación.
IMAGEN 22: Destrucción de datos, la mejor manera de protegerte.

Fuente: ValorData.
5. Tratamiento de la correspondencia empresarial.

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 Se trata de estudiar la mejor forma de proceder al envío de cartas, notas y
tarjetones, en definitiva, de la correspondencia de los altos ejecutivos y personal de la
empresa, la cual debe cuidarse al extremo, ya que en ellas de alguna manera viaja la
imagen externa. Una carta inadecuada es negativa para la empresa, y un documento
cuidado en su texto y formato contribuye al buen nombre y prestigio de la institución.
De esta manera, es preciso tener en cuenta una serie de parámetros que se
deben usar siempre dentro de la unidad de actuación de la empresa. Ya que las
cartas, sobres, etc. tendrán un mismo logo, color, etc. formando parte de la identidad
corporativa, se deberán de tener en cuenta los Márgenes, los tratamientos, los
saludos, la colocación de la dirección, etc.
La correspondencia es imprescindible para comunicarse con los clientes,
proveedores, empleados, la Administración pública, etc.
5.1. Tratamiento de la correspondencia de entrada.
La correspondencia de entrada es la que se recibe en la organización y para
tramitarla se realizan las tareas de recibirla, clasificarla y distribuirla a los
departamentos de la empresa.
Podemos señalar las siguientes fases:
 Recepción: La correspondencia se recibe por correo o por mensajería, pueden
ser cartas facturas, periódicos, revistas… Suele haber bandejas o estantes para
colocar la correspondencia que entra según tipo.
IMAGEN 23: Recepción.

Fuente: Internet.
En algunos casos junto con la correspondencia vendrá un albarán o un aviso
de recibo, que son documentos que sirven para dejar constancia de que se ha
entregado el envío al destinatario.
También se pueden recoger la correspondencia en una oficina de correos,
cuando tienes un apartado de correos, que es una caja o sección de una oficina de
correos con un número donde se depositan las cartas y paquetes enviados a un
destinatario, en espera de que sea recogido por el destinatario.
IMAGEN 24: Apartados de correos.

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Fuente: Grupo de 51 apartados de correo.
 Clasificación: La correspondencia se agrupará según sea urgente, ordinario,
certificado.
Hay correo que va a nombre de una persona o un servicio concreto. Ese correo
se clasifica en los casilleros correspondientes para ser repartido. En el caso que sea
urgente la entrega será inmediata a la persona o departamento correspondiente.
IMAGEN 25: La clasificación de correo.

Fuente: Internet.
 Distribución: La distribución de la correspondencia dependerá del tamaño del
centro de trabajo, de la distancia entre los diferentes departamentos, etc. Es
importante pensar en el recorrido antes de distribuir la correspondencia, en el caso de
correspondencia urgente se realizará la entrega en primer lugar. La entrega en
algunos centros especiales para dejar la correspondencia que llega diariamente.

IMAGEN 26: Entrega en primer lugar.

Fuente: Digitalización de la correspondencia.

5.2. Tratamiento de la correspondencia de salida.
La correspondencia de salida es la que se envía al exterior de la organización.
Para su trámite también se realizan una serie de tareas de comprobación, registro,
plegado y ensobrado, franqueo y envío.

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Para realizar los envíos de la misma se realizan las siguientes fases:
 Recogida de la correspondencia: La recogida dependerá del centro, es
importante hacer un recorrido diariamente en busca de la correspondencia a enviar.
En algunos centros se deposita en una bandeja para que sea recogida.
 Clasificación de la correspondencia: Se clasifica en función de si es urgente,
certificada, ordinaria y de cuál hay que registrar.
 Franqueo: La organización contrata el servicio de correos el franqueo, que
es el pago de la tasa (costo según tarifa) de un envío.

IMAGEN 27: Franqueo pagado de cartas

Fuente: Franqueo pagado

 Envío: El envío consiste en hacer llegar la correspondencia al servicio de
correos o a agencias de mensajería para que ellos se encarguen de hacerlo llegar a su
destinatario.
IMAGEN 28: El envío.

Fuente: Ilustración de camión de entrega.

5.3. Servicios de correspondencia y paquetería.
Los servicios de correspondencia son aquellos que facilitan la entrega de
mensajes y paquetes entre personas, empresas o entidades. Estos servicios pueden
abarcar desde el correo tradicional hasta soluciones más avanzadas como el
seguimiento de paquetes y la gestión de buzones virtuales.
Para enviar cualquier documento se necesita saber:

- El remitente: es la persona que manda el envío

- El destinatario: es la persona que recibe el envío
- El operador postal: es la empresa que se encarga de trasladar un envío
desde su lugar de origen hasta su lugar de destino.
Servicios de correspondencia:

- La carta ordinaria: Es la más utilizada. La carta es un envío cerrado cuyo

contenido no se indica y no puede conocerse. Es un mensaje que una persona envía a
otra.
IMAGEN 29: La carta ordinaria

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 Fuente: Carta ordinaria nacional e internacional

- La carta certificada: Se utiliza para envíos importantes que requieren

seguridad y garantía de que se entrega, para ello el destinatario o una persona
autorizada tiene que firmar a la entrega.
- La carta urgente: Es igual que la carta, pero con carácter urgente. Se realiza
cuando el envío es muy urgente y se entrega en el buzón del destinatario. Puede ir
también certificada.
IMAGEN 30: La carta urgente

Fuente: Apuntes de correos

- El paquete postal: El paquete postal es un envío que puede contener

cualquier objeto, sustancia o materia cuya circulación está permitida.
- Burofax: Es un servicio de mensajería urgente. Sirve para tener una prueba
del envío con validez legal. Con validez legal significa que puede usarse como prueba
en juicios o en otro tipo de negociaciones.
IMAGEN 31: Burofax

Fuente: Las bondades legales del Burofax

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6. Seguridad y confidencialidad de la información.
La confidencialidad de la información es el principio que garantiza que los datos
personales o la información sensible no sea divulgada a terceros; es decir, que solo
puede ser conocida por el emisor y el receptor.
El acuerdo de confidencialidad obliga a que dicho tipo de información sea
protegida para evitar que las personas no autorizadas puedan tener acceso a ella.
Este principio se aplica en las bases de datos de las empresas, las relaciones de las
compañías con sus empleados y clientes, los datos médicos, en el ámbito jurídico,
entre otros escenarios.
¿Qué información debe considerarse confidencial?
Existen diversos tipos de informaciones a las que solo pueden tener acceso
personas autorizadas por una compañía.

- Información personal: datos sobre la vida privada de una persona, familiar,

información bancaria o profesional.
- Acuerdos y negociaciones: la información abordada entre la empresa y los
clientes, las estrategias publicitarias, los secretos comerciales, la propiedad intelectual,
las estrategias financieras, las decisiones tomadas y los contratos firmados.
- Contratos laborales: La información específica de un empleo como el salario
y los beneficios, los datos sobre los clientes de la compañía, entre otros.
- Datos relacionados con la salud: información sobre la salud mental o física
de una persona.
Medidas para garantizar la seguridad de la información:
1) Restringir el acceso a la información confidencial: Establecer controles de
acceso para que la información confidencial no pueda ser vista o descargada por
terceras personas no autorizadas.
2) Implementar políticas de confidencialidad: Definir una serie de instrucciones
sobre cómo debe ser el manejo de la información por parte de los empleados para
garantizar la protección de datos personales o la propiedad de la información de la
compañía.
3) Actualizar las estrategias de ciberseguridad: Aprovechar las nuevas
tecnologías y los avances en materia de seguridad informática para minimizar el riesgo
de filtración de los datos confidenciales.
4) Elaborar acuerdos de confidencialidad: Es importante firmar acuerdos de no
divulgación de la información confidencial para que los empleados, inversores,
clientes…, no den a conocer datos a los que tuvieron acceso durante la relación
laboral o comercial.
5) Diseñar una política de retención de datos: Una política de retención de
datos dejará claro qué datos deberá guardar un empleado, por cuánto tiempo y cómo
deshacerse de forma segura de aquellos que están en línea y ya no son necesarios.
6) Apoyarse en expertos del área de ciberseguridad: Contratar a expertos en
ciberseguridad para que le proporcionen a la empresa las estrategias y herramientas
necesarias para la disponibilidad, integridad y protección de los datos confidenciales.
6.1. La LOPDGDD y la aplicación.
La protección de datos personales se rige por la Ley Orgánica 3/2018 de
protección y seguridad de datos y derechos digitales (LOPDGDD) y el Reglamento UE

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2016/679 sobre el tratamiento de sus datos personales y su libre circulación (RGPD).
Este estatuto tiene por objeto “garantizar y proteger los derechos y libertades de las
personas físicas, en particular su honor y su intimidad”.
La Ley Orgánica de protección de datos es aplicable a los datos de carácter
personal registrados en soporte informático o físico, que los hagan susceptibles de
tratamiento, y a todo uso posterior de estos datos por cualquier empresa pública o
privada y por cualquier profesional.

6.2. Medidas para la protección de la información.

 Instalación de antivirus, sistemas EDR, seguridad Endpoint, firewalls o

cualquier solución de seguridad que proteja los equipos y dispositivos y la red interna
de la empresa.
 Protección del correo electrónico, como protocolos contra el phishing.
 Gestión de actualizaciones para solucionar vulnerabilidades.
 Cifrado de ficheros, discos duros y memorias USB.
 Protocolos y políticas de copias de seguridad.
 Gestión del borrado y destrucción de archivos y unidades externas de memoria.
 Gestión centralizada de controles de acceso y contraseñas.
 Gestión de usuarios, roles y privilegios basados en una política de privilegios
mínimos y Zero trust.
6.3. La Agencia Española de Protección de Datos.
La Agencia Española de Protección de Datos es el órgano encargado de la aplicación
y cumplimiento de la ley, y el responsable de imponer las sanciones oportunas.
IMAGEN 32: La Agencia Española de Protección de Datos

Fuente: BOE
6.3.1. Proceso de adaptación de la actividad empresarial a la LOPD
1- Análisis inicial de la información.
2- Localización e identificación de los ficheros.
3- Clasificación y análisis legal de cada uno de los ficheros.
4- Establecimiento de nivel de seguridad a cada uno de los ficheros.
5- Confección del manual de seguridad del responsable del fichero.
6- Implantación del manual de seguridad y adaptarla a la empresa.
7- Inscripción y notificación de los ficheros en la AEPD.

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 8- Auditoría de las medidas de seguridad implantadas dos veces al año.
6.4. Adaptación de la actividad empresarial a la LOPDGDD (Ejemplo de
empresa real).
BBVA es una institución financiera que, está sujeta a la regulación de
protección de datos personales en las jurisdicciones. La protección de datos
personales en España está regida principalmente por la Ley Orgánica de Protección
de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), así como el
Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, que es
directamente aplicable en todos los estados miembros.

BBVA, al operar en España y en otros países, debe cumplir con la legislación

de protección de datos en cada una de esas jurisdicciones. En el caso de España, la
LOPDGDD establece las normas y principios para el tratamiento de datos personales,
así como las obligaciones de las entidades que manejan dichos datos.
Entre las actividades que BBVA realiza para cumplir con la normativa de
protección de datos se encuentran:

 Recopilación de datos personales de clientes: BBVA recopila datos

personales de sus clientes para llevar a cabo diversas operaciones financieras, como
apertura de cuentas, gestión de préstamos, emisión de tarjetas, entre otras.
 Protección y seguridad de datos: La entidad implementa medidas técnicas y
organizativas para proteger los datos personales de sus clientes contra el acceso no
autorizado, la divulgación o la destrucción.
 Consentimiento informado: BBVA obtiene el consentimiento informado de los
clientes antes de recopilar, procesar o compartir sus datos personales para fines
específicos.
 Derechos de los titulares de datos: BBVA garantiza los derechos de los
titulares de datos, como el acceso, rectificación, cancelación y oposición (derechos
ARCO), así como el derecho a la portabilidad de datos.
 Transferencias internacionales de datos: Cuando BBVA realiza
transferencias internacionales de datos personales a países fuera del Espacio
Económico Europeo, asegura que se cumplan las garantías adecuadas de protección
de datos.
7. Conclusión.
En conclusión, la protección de datos es muy importante en la sociedad, ya que
garantiza la privacidad, la seguridad y los derechos individuales de las personas. En el
caso contrario, puede ser utilizada de manera inapropiada por empresas y gobiernos.
La información personal puede ser utilizada para la discriminación, el acoso, el robo de
identidad y otros delitos cibernéticos.

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8. Bibliografía
www.studocu.com/es/document/universidad-comunicacion
LaSeguridadYLaConfidencialidadDeLaInformacionYLaLO-248364
file:///C:/Users/ikram/Downloads/9000001384568_muestra.pdf
https://www.canopina.com/web/files/productos/158_mu38-17-7o.pdf
https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-
challenges/
archivo google académico
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2021 9175
https://cursosmultimedia.es/tutoresformacion/metodos-de-clasificacion/.
Destrucción de datos imagen
Organización y archivo de la documentación
https://www.deltaprotect.com/blog/confidencialidad-de-la-informacion
https://atsgestion.net/conoce-los-tipos-de-archivos-que-existen
www.ayselucus.es%2Fnoticia%2Flas-bondades-legales-del-burofax
https://lopdencastellon.com/ambito-de-aplicacion-lopd/

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