EXÁMENES MÉDICOS PROCEDIMIENTO
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1. OBJETO
Establecer los lineamientos para la ejecución de los exámenes médicos ocupacionales para los
trabajadores de HeH Colombia S.A.S. y sus proyectos con el fin de hacer revisión y seguimiento de
las condiciones de salud de los trabajadores.
2. ALCANCE
Aplica para los trabajadores de HeH Colombia S.A.S. y sus proyectos, en las actividades de
programación, ejecución y seguimiento de los exámenes médicos ocupacionales (EMO) de ingreso,
periódicos, retiro, entre otros.
3. DEFINICIONES
• Examen Médico Ocupacional: Acto médico mediante el cual se interroga y examina a un
trabajador, con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo y determinar la existencia
de consecuencias en la persona por dicha exposición. Incluye anamnesis, examen físico
completo con énfasis en el órgano o sistema blanco, análisis de pruebas clínicas y paraclínicas,
tales como: de laboratorio, imágenes diagnósticas, electrocardiograma, y su correlación entre
ellos para emitir un el diagnóstico y las recomendaciones.
• Examen de Ingreso: Son aquellos que se realizan para determinar las condiciones de salud física,
mental y social del trabajador antes de su contratación, en función de las condiciones de trabajo
a las que estaría expuesto, acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del cargo.
• Examen Periódico: Se realizan con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo e
identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del
estado de salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente
de trabajo. Así mismo, para detectar enfermedades de origen común, con el fin de establecer
un manejo preventivo.
• Examen de Egreso (retiro): Aquellas que se deben realizar al trabajador cuando se termina la
relación laboral. Su objetivo es valorar y registrar las condiciones de salud en las que el
trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas.
• Evaluación médica por cambio de ocupación: se realiza cada vez que el trabajador cambie de
ocupación e implique cambio de medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposición a
nuevos o diferentes factores de riesgo, en los que detecte un incremento de su magnitud,
intensidad o frecuencia. El objetivo de esta evaluación es garantizar que el trabajador se
mantenga en condiciones de salud física, mental y social acorde con los requerimientos de las
nuevas tareas y sin que las nuevas condiciones de exposición afecten su salud.
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• Examen médico por reubicación: Este tipo de examen médico se practica a aquellos trabajadores
que sufren algún menoscabo de su condición de salud como consecuencia de una enfermedad
de origen laboral, de un accidente de trabajo o de una enfermedad general, la cual le impide
desempeñarse apropiadamente en el cargo u oficio que desempeñaba previamente. En este
examen, además de una muy buena evaluación médica, debe evaluarse apropiadamente las
condiciones de riesgo del oficio desempeñado y de otros oficios en los cuales el trabajador
pudiera laborar sin riesgo de agravar su estado de salud, con el fin de identificar el oficio más
apropiado a sus actuales condiciones físicas y psicológicas.
• Examen médico Pos incapacidad o de reintegro laboral: Examen que se realiza a los trabajadores
que por algún motivo han estado ausentes de su trabajo por un periodo prolongado (se sugiere
más de 30 días) a causa de un Accidente de Trabajo, Enfermedad Laboral, Accidente Común u
otros problemas relacionados con la salud y debe reintegrarse laboralmente, también se le
realizará al trabajador que independientemente del tiempo de incapacidad haya sido atendido
por eventos que requirieren hospitalizaciones o cirugías complejas.
• Historia clínica ocupacional: conjunto único de documentos privados, obligatorios y sometidos
a reserva, en donde se registran cronológicamente las condiciones de salud de una persona, los
actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en
su atención. Puede surgir como resultado de una o más evaluaciones médicas ocupacionales.
Contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposición a factores de riesgo que ha
presentado la persona en su vida laboral, así como resultados de mediciones ambientales y
eventos de origen laboral.
• Pruebas Complementarias: Conjunto de exámenes específicos de acuerdo a los factores de
riesgo, que ayudan a la detección temprana de las alteraciones de salud, contribuyendo a la
precisión del diagnóstico y al seguimiento.
• Perfil del Cargo: Es la información con que cuenta el empleador acerca de las capacidades y
condiciones físicas y mentales que debe tener un trabajador que va a desempeñar o se
encuentra desempeñando determinado cargo o labor, en relación con los factores de riesgo a
los que está o va a estar expuesto en el desarrollo de sus funciones y ambiente de trabajo.
• Reintegro Laboral: Consiste en la actividad de reincorporación del trabajador al desempeño de
una actividad laboral, con o sin modificaciones, en condiciones de competitividad, seguridad y
confort, después de una incapacidad temporal o ausentismo, así como también, actividades de
reubicación laboral temporal o definitiva o reconversión de mano de obra.
4. DESARROLLO
4.1. Responsabilidades
Es responsabilidad del Jefe del Sistema de Gestión Integrado de Hidalgo e Hidalgo Colombia S.A.S:
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• Mantener el presente documento debidamente actualizado.
• Socializar esta información con personal directo de Hidalgo e Hidalgo Colombia S.A.S. y sus
proyectos.
• Realizar auditoría, si aplica a las empresas que realicen los exámenes médicos ocupacionales.
• Coordinar junto con los responsables de SST la realización de exámenes médicos periódicos.
Es responsabilidad del Jefe de Gestión Humana:
• Coordinar con los responsables de Gestión Humana y SST la realización de los exámenes
médicos de ingreso, reubicación y de retiro.
• Archivar el Concepto de Aptitud Médica Laboral en la Hoja de Vida de cada trabajador.
• Comunicar a los trabajadores los resultados de los exámenes médicos ocupacionales.
• Realizar la descripción sociodemográfica y diagnóstico de las condiciones de salud de los
trabajadores en coordinación con los responsables de SST y Gestión Humana de los centros
de trabajo.
• Coordinar con los responsables de Gestión Humana y SST el seguimiento de los programas
de vigilancia epidemiológica establecidos con base en los diagnósticos de las condiciones de
salud y con los peligros / riesgos prioritarios.
Es responsabilidad del trabajador:
• Asistir a los exámenes médicos programados por la empresa.
• Seguir las indicaciones médicas en caso de existir recomendaciones médicas para el
desempeño de su labor.
Es responsabilidad del Proveedor de Servicios Médicos Ocupacionales:
• Cumplir lo estipulado en este documento
• Brindar un servicio de calidad y ajustado a los requerimientos de la empresa.
• Someterse a las auditorías que la empresa, establezca para garantizar la calidad del servicio
prestado.
• Mantener la confidencialidad de la información resultante de las evaluaciones médicas.
Mantener en custodia según lo previsto en la ley, las Historias Clínicas garantizando la
privacidad de la información contenida en las mismas.
• Suministrando exclusivamente al Especialista en SST o Salud Ocupacional de Hidalgo e
Hidalgo Colombia S.A.S., la información clínica que se origine de cada examen médico para
alimentar los diversos Programas de Vigilancia Epidemiológica de la empresa.
• Entregar informe de condiciones de salud
4.2. Periodicidad de realización de los exámenes medico ocupacionales.
Tipo de evaluación Tiempo de ejecución
medica
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Examen de Ingreso Antes de ingresar a laborar el trabajador
Examen de retiro Al terminar su relación laboral
Evaluaciones médicas Trabajadores Operativos: Anualmente
ocupacionales periódicas Trabajadores Administrativos: Cada dos años
Evaluación médica por Cada vez que este cambie de ocupación y ello implique cambio de
cambio de ocupación medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposición a nuevos
o mayores factores de riesgo, en los que detecte un incremento de
su magnitud, intensidad o frecuencia
Examen médico Pos Cada vez que a los trabajadores que por algún motivo han estado
incapacidad o de reintegro ausentes de su trabajo por un periodo prolongado (se sugiere más
laboral de 30 días) a causa de un Accidente de Trabajo, Enfermedad Laboral,
Accidente Común u otros problemas relacionados con la salud,
cirugías complejas.
Para el caso de personal que realice sustitución patronal, los exámenes a realizar se harán con los
siguientes lineamientos:
• Si el tiempo del último examen periódico es inferior a un año, no se requiere realizar examen
de ingreso siempre y cuando la actividad a realizar no cambie.
• Si por el contrario el último examen periódico es de fecha mayor a un año, al trabajador debe
hacerse un examen de ingreso.
4.3. Selección de proveedor de prestador de servicios en salud ocupacional
Para La selección del prestador de servicios de salud se debe seguir los lineamientos establecidos
en el documento P-004 Compras.
Una vez seleccionado el proveedor, el Jefe de Gestión Humana deberá informar al médico que
realice evaluaciones médicas sobre el documento (F- 072) profesiograma, documento que describe
en forma breve las tareas y el medio en el que se desarrolla la labor, especificando los factores de
riesgo a los que está o estará expuesto trabajador en razón a su oficio y los tipos de exámenes
médicos a realizar.
4.3 Descripción de actividades
FASE ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Cuando se elija al candidato (ver procedimiento
EXAMENES DE
P-005 reclutamiento, selección, contratación y
INGRESO
1. Programara
Analista Gestión desvinculación de personal), se debe Programar
exámenes
Humana por medio de la plataforma o solicitud al
médicos
proveedor los exámenes médicos de ingreso, de
acuerdo con el documento F-071 Profesiograma.
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2. Entregar El analista de Gestión Humana entrega la
autorización de Analista Gestión autorización de exámenes médicos a la persona
exámenes Humana seleccionada por medio de correo electrónico,
médicos con copia al responsable de SST.
3. Realizar Los exámenes ocupacionales serán realizados
Proveedor
examen médico por un Centro Médico que cuente con licencia en
Asignado
de ingreso salud ocupacional.
Una vez se realice los exámenes, el Analista de
Gestión Humana, descarga los resultados de los
exámenes.
4. Verificación de El encargado de SST revisa los resultados y emite
Analista Gestión
resultados el concepto de acuerdo con los resultados, si es
Humana/ SST
médicos el caso emite el documento Recomendaciones a
Trabajadores y lo entrega a Gestión Humana
para que se entregue al trabajador y que quede
copia de la entrega de recomendaciones en la
Hoja de Vida del trabajador.
Anualmente el Jefe SGI o quien este designe en
5. Identificar
los centros de trabajo, solicita lista actualizada
trabajadores Jefe SGI/
de persona a Gestión Humana con fecha de
que requieran Coordinador SGI/
ingreso.
exámenes Supervisores,
De acuerdo a la fecha de ingreso, identifica a
médicos Residente SISO
trabajadores que lleven un año o más en la
periódicos
ejecución de la actividad.
EXAMENES PERIODICOS
El responsable hace la programación de los
exámenes médicos con el proveedor e informa
a gestión humana y Jefes inmediatos la
Jefe SGI/ programación de los mismos.
Coordinador SGI/ La programación de los exámenes debe tener en
6. Programación
Supervisores, cuenta ubicación del proyecto, tiempos de
Residente SISO operación, traslado de trabajadores, etc.
El tipo de examen se realizará de acuerdo con lo
establecido en el documento (F-071)
Profesiograma
Jefe SGI/
7. Notificación a Se notificará por medio de carta / correo
Coordinador SGI/
trabajadores de electrónico la fecha establecida para el examen
Supervisores,
los exámenes médico a los trabajadores.
Residente SISO
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Jefe de Gestión Humana
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De acuerdo con los resultados de los exámenes
médicos, se deben realizar acciones que
Jefe SGI/ permitan orientar los programas de promoción y
8. Verificación de
Coordinador SGI/ prevención establecidos y creación de
resultados
Supervisores, programas nuevos.
médicos
Residente SISO Si existen alteraciones en las condiciones de
salud de un trabajador, se deberá remitir una
carta al trabajador para que consulte la EPS.
9. Entregar Si el trabajador se desvincula, el analista de
Analista Gestión
autorización de gestión Humana prepara la autorización de
Humana /
exámenes exámenes médicos y la entrega al trabajador
Auxiliar
médicos para que este se los realice voluntariamente.
10. Realizar Los exámenes ocupacionales serán realizados
Proveedor
EXAMENES DE RETIRO
examen médico por un Centro Médico que cuente con licencia en
Asignado
periódico salud ocupacional.
De los exámenes médicos realizados, se debe
verificar que los resultados no muestren
presunta enfermedad laboral o consecuencias
de eventos laborales.
Si se encuentra anomalías se debe enviar reporte
Jefe SGI/ a ARL, para determinar su origen.
11. Verificación de
Coordinador SGI/
resultados
Supervisores,
médicos
Residente SISO
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha de aprobación:
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Jefe de Gestión Humana
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Si el trabajador cambia de ocupación y ello
EVALUACIÓN MÉDICA POR CAMBIO DE OCUPACIÓN- EXAMEN MÉDICO POS INCAPACIDAD O DE REINTEGRO
implica cambio de medio ambiente laboral, de
funciones, tareas o exposición a nuevos o
mayores factores de riesgo el Analista de Gestión
Humana programa los exámenes médicos
ocupacionales.
Analista Gestión
Cada vez que a los trabajadores que por algún
12. Programación Humana /
motivo han estado ausentes de su trabajo por un
Auxiliar
periodo prolongado (se sugiere más de 30 días) a
causa de un Accidente de Trabajo, Enfermedad
Laboral, Accidente Común u otros problemas
relacionados con la salud, cirugías complejas, el
Analista de Gestión Humana junto con el Jefe de
Gestión Humana deciden si programan los
exámenes médicos ocupacionales.
LABORALINCAP
13. Entregar El analista de Gestión Humana entrega la
autorización Analista Gestión autorización de exámenes médicos al trabajador
de exámenes Humana seleccionada por medio de correo electrónico,
médicos con copia al responsable de SST.
14. Realizar Los exámenes ocupacionales serán realizados
Proveedor
examen por un Centro Médico que cuente con licencia en
Asignado
médico salud ocupacional.
Una vez se realice los exámenes, el Analista de
Gestión Humana , descarga los resultados de los
exámenes.
15. Verificación de El encargado de SST revisa los resultados y emite
Analista Gestión
resultados el concepto de acuerdo con los resultados, si es
Humana/ SST
médicos el caso emite el documento Recomendaciones a
Trabajadores y lo entrega a Gestión Humana
para que se entregue al trabajador y que quede
copia de la entrega de recomendaciones en la
Hoja de Vida del trabajador .
4.5. Informe de Diagnóstico general de salud
Como mínimo, anualmente el prestador del servicio, deberá entregar al Jefe de Gestión Humana y
Jefe de SGI un informe sobre el diagnóstico general de salud de la población trabajadora que valore.
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Este diagnóstico de salud debe comprender como mínimo lo siguiente, de acuerdo con la Resolución
2346 de 2007:
• Información sociodemográfica de la población trabajadora (sexo, grupos etáreos, composición
familiar, estrato socioeconómico)
• Información de antecedentes de exposición laboral a diferentes factores de riesgos ocupacionales
ergonómicos especialmente.
• Información de exposición laboral actual a riesgos ocupacionales según la manifestación de los
trabajadores y los resultados objetivos analizados durante la evaluación médica. Tal información
deberá estar diferenciada según áreas u oficios.
• Sintomatología reportada por los trabajadores.
•Resultados generales de las pruebas clínicas o paraclínicas complementarias a los exámenes físicos
realizados
• Impresiones diagnósticas encontradas en la población trabajadora.
• Análisis y conclusiones de la evaluación.
• Recomendaciones.
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Resolución 1918 de 2009: Por la cual se modifican los artículos 11 y 17 de la Resolución 2346 de
2007 y se dictan otras disposiciones respecto a las evaluaciones médicas ocupacionales y
pruebas complementarias.
• Resolución 2346 del 11 de Julio de 2007, que “regula la práctica de evaluaciones médicas
ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales”. Esta resolución
declara la obligatoriedad de todas las evaluaciones ocupacionales y da los lineamientos para su
realización y el reporte de sus resultados
• Código sustantivo del trabajo: En su artículo 57, numerales 7 y 65 declara la obligatoriedad del
empleador de ordenar la práctica de exámenes médicos pre ocupacionales o de admisión a
todos sus trabajadores.
• NTC ISO 9001:2015: Sistema de Gestión Calidad – Cláusula 5.3, 7.1.2 y 7.2
• NTC ISO 14001:2015: Sistemas de Gestión Ambiental – Cláusula 5.3 y 7.2
• NTC ISO 45001:2018 Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – Cláusula 5.3 y
7.2
• P-004 Compras
• F-072 Profesiograma
• P-005 Reclutamiento, selección, contratación y desvinculación de personal
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6. CONTROL DE CAMBIOS
No. FECHA DE
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
VERSION MODIFICACION
02 04/09/20 Se agrega actividades por tipo de examen médico, actualización de cargos.
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