Productividad personal como

fundamento de la productividad
profesional

Un viaje apasionante que no se

acaba nunca.
Antes de empezar…

2
Y ademas…

¿Y entonces?
3
Objetivos

4
Agenda

• Introducción

• Nivel 1: Técnicas de gestión del tiempo

5
¿Cómo plani car y organizar el tiempo?

6
fi
Plani ca siempre tu ocupación de tiempo real

- EJEMPLO : UNA REUNIÓN -

7
fi
Plani ca siempre tu ocupación de tiempo real

8
fi
Déjate una reserva para imprevistos

Plani ca tareas solo para 5h

El día a día se encargará de

añadirte trabajo para las 3h
restantes

9
fi
Hyperscheduling: plani ca tus
8h del día
(Sea cual sea la granularidad)

10 fi
¿Con qué granularidad plani car?

1hr
45 mins
30 mins
15 mins
10 mins
5 mins
¡¡1 minuto!!
11
fi
Batching: crea bloques de tiempo “homogéneos”

12
Empieza el día “Comiéndote el sapo”

“me como el sapo”

(tareas más impactantes,
aunque a lo mejor
desagradables)

Tiempo “libre” para otras tareas

13
Parecería que viene de…

"Trágate un sapo vivo a

prim a h a de la
mañana, así al menos
sabrás que no te va a
pas nada pe ese
día"
Proverbio Jamaicano

14
ar
er
or
or
Y sin, sorpresa…
Cada dia empiezo el trabajo con la actividad que más
me acercará a mis objetivos
50%

48%
40%

30%

20%

10% 12%

0%
Vendedores TOP productivos Resto vendedores
Fuente: “The Extreme Productivity Benchmark Report”, RAIN Group, 2019

15
Quema los navíos - rellena el día a partir de su nal

ME DOY LA OPORTUNIDAD DE
Tiempo “libre” HACER ALGO OTRO

Revisión KPI producción

Comida

Preparación reporting Alemania

Revisión propuesta YYY ESTO NO QUEDARÁ OTRO REMEDIO

QUE HACERLO SÍ O SÍ…
Reunión Avance Proyecto xxx

😵💫
16

fi
El milagro de la mañana

17
¿Cómo defender el tiempo?

18
 «No es que tengamos
poco tiempo, sino que
p demos mucho».

Seneca (4BC-65DC)

19
er
Antes de optimizar, tienes que saber
cuál es tu punto de partida

20
Mide cómo ocupas tu tiempo

21
Mediciones manuales… avanzadas /1

22
Mediciones manuales… avanzadas /2

23
Mi caso: 1 mes de seguimiento de cerca

PREPARACIÓN VENTA EJECUCIÓN

• Plani cación • Actividades Maestras • Proyectos
• Marketing • Venta cliente
• Preparación clases • Formación
• Preparación Capital
Intelectual

PERSONAL A REDUCIR
• Meditación • Administración
• Temas personales • Otras actividades
profesionales
• Distracciones

24
fi
De no poder medir “todo” tu tiempo…

Salga lo que salga, posiblemente

te des cuenta de que tienes que
defenderte de …

25
… los ladrones de tiempo!

26
Son in nitos…

• Participar en reuniones no relacionadas con tu

función
• Cruzarse llamadas telefónicas
• Gestionar/trabajar en documentos más de una vez
• Escribir la misma información varias veces
• Ir a una reunión que habría podido hacerse
virtualmente
• No haber de nido un proceso para tareas repetitivas, y
reinventar la rueda cada vez
•…

27
fi
fi
Reuniones - Principio clave

28
Ley de Parkinson

El trabajo acabará
ocupando todo el
tiempo disponible
para completarlo

29
¿Cómo utilizar la ley de Parkinson en las reuniones?

¡Reducir la duración de las reuniones

de un 30%!

(¿Quién ha dicho que las reuniones deben durar 30 mins o 1

hora?
¿Las preferencias estándar de Outlook?)

30
Emails: Inbox 0

• Lo hago YA NO ¿> 5 SI NO • Delego

¿YO?
• Archivo mins? • Archivo

SI

• Añado a tareas o
calendario
• Archivo el
mensaje

31
Inbox-0

Al nal del día:

• Todos los mensajes han sido

archivados (desaparecen del

Inbox)
• Todos los mensajes han sido

tratado o se ha reservado tiempo

para ello
32
fi
Crea tiempo

33
Tiempo y dinero en algo se parecen…

Generación de ingresos

Inversión
34
Tiempo y dinero en algo se parecen…

Liberación de tiempo para dedicar a otra cosa

Inversión de tiempo
35
Activos y deudas de tiempo: Mi caso personal

ACTIVOS DE TIEMPO DEUDAS DE TIEMPO

• Aprender a mecanogra ar • Haber tomado excesivos
• Aprender nuevas herramientas compromisos - incluso
• Aprender a explotar mejor varios algunos nada esenciales
paquetes de software • Haber empezado
• Re-estructurar material de documentos/ procesos sin
formación conseguir acabarlos
• Dedicar tiempo a formar • No tener/ saber utilizar
colaboradores externos para
algunas herramientas que
delegar tareas
me simpli carían la vida
• Productivizar propuestas
• …
• Estar al día en el sector
• …

36
fi
fi
Agenda

• Introducción

• Nivel 1: Técnicas de gestión del tiempo

• Nivel 2: Gestión de energía y atención

37
 De éndete de las distracciones…

38
fi
¿Porqué es tan fácil dejarse distraer?

e s …
ad
d
N ove
! !!!
OW Alg
o pl
W SU
ace
nter
PER o
!!!!

Amenazas STÁN?
! ¿D ÓNDE E
D O!!!!
CUIDA
39
El problema…

“Atención productiva”

Necesidad de atención en la actividad

TAREA

23,25 minutos

5 minutos

Tiempo

40
Distracciones externas…

41
Hay distracciones sobre las cuales tenemos poco control…

• Closed door policy

• Solo bajo cita
proponiendo una agenda
de reunión (calendario
especí co de
disponibilidades de
reunión)

42
fi
Y otras sobre las cuales sí tenemos algo de control /1

• Apagar el email
• Quitar noti caciones en tiempo real
• Chequear el email solo cuando
realmente se puede actuar sobre ello
• Cerrar el email y chequearlo solo:
• 3 veces al día
• bloqueando tiempo en el
calendario
• Política de empresa: remplazar el
mail por una llamada si es urgente
• …
43
fi
Y otras sobre las cuales sí tenemos algo de control /2

• Poner grupos en mute

• Quitar noti caciones
• Poner el teléfono pantalla abajo
• Quitar WS de la pantalla de inicio
•…

44
fi
… y distracciones internas

45
Puede ser muy e caz… ¡e incluso educativo!

46
fi
Por último…

1st
MULT
ITASK
ING

47
… está de moda…

48
… es un mito (se hace MENOS y PEOR)

Tiempo

MULTITAREA COMO UN CAMPEÓN

Contestar a emails
1st
MUL
ASKITIT
NG

Trabajar en la propuesta
Reuniones con clientes
Tareas variadas y pequeñas

MONOTAREA QUE VUELVE ANTES A CASA

Contestar Reuniones Tareas variadas

Trabajar en la propuesta
a emails con clientes y pequeñas

49
Nos habíamos organizados tan bien…

50
Revolucionario…

51
Pomodoro

25 MINS DE 25 MINS DE 25 MINS DE 25 MINS DE

5 5 5 15
TRABAJO TRABAJO TRABAJO TRABAJO

52
Otros pre eren “triggers” más musicales

53
fi
Incluso puede ser más so sticado…

54
fi
Agenda

• Introducción

• Nivel 1: Técnicas de gestión del tiempo

• Nivel 2: Gestión de energía y atención

• Nivel 3: Gestión de prioridades

55
“¿Qué tal vas?”…

“A tope,tío”
56
Una re exión que me ha hecho revalorar mi relación con la
noción de “ocupado”

“Estar ocupados es una

forma de pereza –
pensamiento perezoso y
acción indiscriminada.”
Tim Ferris, autor de "La semana laboral de 4 horas" …

57
fl
Es que…

1) es imposible hacerlo todo

2) Asumir demasiadas actividades, obligaciones,

situaciones genera agobio y procrastinación
…y deudas de tiempo, y clientes decepcionados, y…

3) no todas las actividades tienen el mismo impacto

en el resultado

58
Hay que priorizar, hay que decidir
qué es lo que vamos a hacer y lo
que dejamos para otro momento o
incluso dejamos sin hacer

59
Los resultados dependen menos
de cuánto tiempo trabajamos y
más de dónde decidimos invertir
el tiempo que tenemos

60
No es solo cuestión de importancia…

Lo que es importante
es raramente urgente,
Y lo que es urgente
es raramente
importante
Dwight Eisenhower

61
La matriz de Eisenhower

Urgente No urgente

2. IMPORTANTE
Importante

PERO NO
1. IMPORTANTE Y
URGENTE (POR LO
URGENTE
MENOS DE
MOMENTO)
No Importante

3. NO IMPORTANTE, 4. NO IMPORTANTE Y
PERO URGENTE TAMPOCO URGENTE

62
¿Qué hacer con ellas?

Urgente No urgente

2. IMPORTANTE PERO NO
1. IMPORTANTE Y
URGENTE (POR LO MENOS
Importante

URGENTE
DE MOMENTO)

HACER PRIORIZAR Y
PLANIFICAR

3. NO IMPORTANTE, 4. NO IMPORTANTE Y
No Importante

PERO URGENTE TAMPOCO URGENTE

REDUCIR ELIMINAR
DELEGAR CONGELAR

63
No todo pesa igual para alcanzar los objetivos…

¿Cuál es ESA
COSA que
puedes hacer de
manera que
haciéndola todo
el resto será más
fácil o incluso no
necesario?
64
Lo “Único”… ¡grazie Vilfredo!

Vilfredo Pareto,
65 1848-1923
 Pareto de Pareto de Pareto…

Resultados
• Esfuerzos
• Actividades
• Conversaciones
• Re exiones
• …

66
fl
El papel lo aguanta todo… conceptualmente:

80% * 80% * 80% = 51%

del resultado con…

20% * 20% * 20% = ¡menos de 1%

del esfuerzo!!!

67
¿Cómo cambiaría tu vida de
dar con ESA tarea?

68
Concepto bonito, pero…

¿Cómo interpretarlo y aplicarlo?

69
 Actividades maestras: pequeños esfuerzos constantes y
alineados con los resultados buscados llevan a grandes
revoluciones

Tiempo

Esfuerzo
constante …

Resultado

… …

70
 Pequeños esfuerzos constantes y alineados …

Fuente: “Domino chain reaction”, https://www.youtube.com/watch?v=y97rBdSYbkg

71
 Pequeños esfuerzos constantes y alineados …

Fuente: “Domino chain reaction”, https://www.youtube.com/watch?v=y97rBdSYbkg

72
 Ejemplos de pilares en el mundo de la venta

• Concertar 15 citas/ • 30 minutos de sesión de estrategia semanal - qué hay

semana de las cuales 12 que hacer (pilar estratégico)
con clientes de tipo A • Concertar 8 reuniones con clientes o con prospectos
• Enviar 5 clientes
mensajes no de venta • Concertar 15 citas/ • Participar a un evento
para mantener la relación semana (resultados social/ de networking
predecible) por semana
• Invertir 1h/ semana
mejorando las plantillas • Enviar 5 clientes • Concertar 2
de contacto o mensajes no de venta entrevistas telefónicas
produciendo un post a para mantener la relación
publicar online • Dedicar 2 horas a la
• Actualizar la pipeline de semana a mejorar sus
contactos y priorizar las habilidades leyendo
próximas llamadas (pilar libros de ventas/
estratégico) escuchando podcasts de
venta
• Ordenar el despacho
durante 20 minutos • 3 sesiones de ejercicios
físicos a la semana

73
Aún priorizando, nuestro día a día…

74
Si tienes 32 prioridades, …
es que no tienes ninguna

75
¿Cómo encontrar la motivación para decir que no?

¿Si dices que SÍ a esta tarea, a

qué otras tareas estás
diciendo que NO?

76
Decir que NO es clave para mantener el foco

“Las p s as
realmente itosas
dicen que no a casi
todo”

77
er
on
ex
Decir que NO es clave para mantener el foco

“¿Cuántas
veces has
dicho que
no h ?”

78
oy
 Decir que NO es clave para mantener el foco

“La esencia de la
es ategia es eleg
qué no hac ”
Michael Porter

79
tr
er
ir
Decir que NO es clave para mantener el foco

“Es ategia
significa dec
que no”
David Maister

80
tr
ir
¡Gracias a todos!

Enrico Nebbia
[email protected]
+34 677 865 764

81