INFORME DE APLICACIÓN AL PROYECTO SOBRE EL PROCESO

DE APROVISIONAMIENTO

POLITICA DE APROVISIONAMIENTO

FREDDY JAVIER PACHECO CARBONELL

C.C 1143162005

JEIMMY JIMÉNEZ
C.C 1073519888

LIANY YASNEY PATIÑO GARCIA

C.C 1007727518

INSTRUTOR
Milena del Carmen Quintero Perez

Coordinación de Procesos Logísticos

Ficha: 2879797

SENA

2024
Introducción

Una política de aprovisionamiento es un conjunto de directrices y procedimientos

establecidos por una empresa para guiar y regular el proceso de adquisición de bienes y
servicios necesarios para su correcto funcionamiento. Esta política proporciona una
estructura para la gestión de compras, desde la identificación de necesidades hasta la
selección de proveedores, la negociación de contratos y el seguimiento del desempeño.

Algunos elementos clave de una política de aprovisionamiento incluyen:

1. Objetivos y principios: Establece los objetivos generales que se buscan alcanzar a través
del proceso de aprovisionamiento y los principios rectores que guían la toma de decisiones
en este ámbito.

2. Responsabilidades: Define los roles y responsabilidades de los diferentes actores

involucrados en el proceso de aprovisionamiento, como el departamento de compras, los
gerentes de línea y los proveedores.

3. Criterios de selección de proveedores: Especifica los criterios que se utilizarán para

evaluar y seleccionar a los proveedores, como la calidad del producto o servicio, los
precios, la disponibilidad y la reputación del proveedor.

4. Procedimientos de compra: Detalla los pasos que deben seguirse para llevar a cabo una
compra, desde la identificación de necesidades hasta la emisión de órdenes de compra y la
recepción de bienes o servicios.

5. Evaluación del desempeño del proveedor: Establece los mecanismos para evaluar el
desempeño de los proveedores en términos de calidad, tiempo de entrega, servicio al
cliente, etc., y las acciones que se tomarán en caso de incumplimiento.

6. Cumplimiento legal y ético: Asegura que todas las actividades de aprovisionamiento se

lleven a cabo de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables, así como con los
estándares éticos y de responsabilidad social corporativa.
Estos son algunos de los elementos que componen una política de aprovisionamiento al
proporciona un marco estructurado podemos garantizar que las compras de una empresa se
realicen de manera eficiente, transparente y ética, por supuesto que contribuyan al logro de
los objetivos comerciales de la organización.
Teniendo en cuenta los criterios establecidos sobre el concepto de lo que es la política de
aprovisionamiento podemos diseñar una que pueda adaptarse a las necesidades y
características de cualquier empresa.
Nuestra propuesta para elaborar la política de aprovisionamiento consiste en distinguir las
siguientes características de la empresa;

 Objetivo.
 Responsabilidades.
 Criterios de selección de proveedores.
 Evaluación del desempeño del Proveedor.
 Acciones correctivas.
 Cumplimiento legal y ético.
 Revisiones y actualizaciones.

Para representar esta política de aprovisionamiento con estas características tomaremos el

nombre de empresa 'Nobody Company S.A.S'

Política de Aprovisionamiento de Nobody Company S.A.S

Objetivo:
La política de aprovisionamiento de 'Nobody Company S.A.S' tiene como objetivo asegurar
que los procesos de adquisición de bienes y servicios se lleven a cabo de manera eficiente,
transparente y ética, garantizando la calidad, el cumplimiento de los plazos y la satisfacción
del cliente.

Responsabilidades:
1. El departamento de compras será responsable de gestionar todas las actividades
relacionadas con el aprovisionamiento, incluida la selección de proveedores, negociación
de contratos y seguimiento del desempeño.
2. Todos los empleados que participen en el proceso de aprovisionamiento deben cumplir
con las políticas y procedimientos establecidos y actuar en el mejor interés de la empresa.

Criterios de Selección de Proveedores:

1. Calidad del producto o servicio.
2. Cumplimiento de plazos de entrega.
3. Capacidad para cumplir con los requisitos de cantidad y frecuencia de entrega.
4. Precios competitivos.
5. Historial de cumplimiento y ética empresarial.

Evaluación del Desempeño del Proveedor:

1. Se realizarán evaluaciones periódicas del desempeño de los proveedores utilizando
métricas como calidad, tiempo de entrega y servicio al cliente.
2. Los proveedores que no cumplan con los estándares establecidos serán sujetos a acciones
correctivas y podrían ser eliminados de la lista de proveedores si persisten las faltas graves.

Acciones Correctivas:
1. Se establecerán planes de acción correctiva con los proveedores que no cumplan con los
estándares establecidos.
2. Las medidas correctivas podrían incluir capacitación, cambios en los procesos o
penalizaciones contractuales.

Cumplimiento Legal y Ético:

1. Todos los procesos de aprovisionamiento deben cumplir con las leyes y regulaciones
aplicables, así como con los estándares éticos y de responsabilidad social corporativa.
2. Se dará preferencia a los proveedores que demuestren un compromiso con la
sostenibilidad y la responsabilidad social.

Revisiones y Actualizaciones: Esta política será revisada periódicamente para asegurar su

eficacia y relevancia, y se actualizará según sea necesario para reflejar cambios en las
necesidades del negocio y en el entorno operativo.
Habiendo plasmado y desarrollados los estándares a tomar en cuenta, diseñando una
correcta política de aprovisionamiento adaptable a cuál empresa relacionado la presentación
de un proveedor podemos responder a las siguientes preguntas:

¿Cuáles son los requisitos mínimos de los proveedores de la empresa en la que usted está
aportando?
Los requisitos mínimos que deben tener los proveedores de la empresa a la que yo estoy
aportando según Kottler, P. & Keller, K. (2016), son los siguientes:

 Primero: Que se haga una entrega oportuna del producto solicitado.

 Segundo: Que el servicio que presta el proveedor sea excelente.
 Tercero: Que el precio sea el que mejor se acomode a las necesidades de la empresa.
 Cuarto: Que se dé una garantía de devolución por si algún producto derivado de la
compra no está en óptimas condiciones.
 Quinto: Que la calidad de los productos sea la mejor.
Por otra parte, se deben tener en cuenta otros requisitos para escoger un proveedor como
son los siguientes:

 La calidad: Se debe tener en cuenta la normatividad de la empresa proveedora para

así asegurarse que si cumple con los estándares requeridos, se mira principalmente
normatividad internacional. De igual modo, si la empresa no está acogida a
estándares internacionales se debe fijar en que los productos sean de la misma
calidad y el precio que mejor se acomode a las necesidades de nuestra empresa, que
la oferta más barata no siempre es la más realista y que los aspectos que no estén
relacionados con el producto que se requieren también se deben mirar como
aspectos de calidad.
 La calidad del producto: Los productos deben ser vistos como un elemento integral
que debe incluir los siguientes parámetros:
 Características Técnicas: Es la información que el proveedor suministra al
comprador con relación a las características del producto. Estos pueden ser
equipos o maquinarias. Este requisito tiene como finalidad que le cliente
elija el recurso que mejor se adapte a las necesidades de su organización y
compararlo con otros proveedores.
 Garantía: Se enfoca en que la garantía de los productos sea la más larga
posible y que esta sea con el fabricante, así si se produce una falla en el
producto esta pueda ser resuelta con el mismo fabricante y saber esta
garantía hasta qué tiempo entra vigencia. Es decir puede ser de un 1 año a 10
años como en el caso de la maquinaria.
 Servicio posventa y supervisión técnica: Se refiere al tiempo después de la
compra del producto, el periodo dentro del cual el proveedor garantiza el
soporte, mantenimiento o reparación. Las condiciones económicas son las
 que deben tener mayor relevancia a la hora de escoger el proveedor ya que
los encargados de la parte logística revisan dicha elección.
 Precio por unidad: Se debe considerar un precio adecuado, que el precio sea
competitivo de acuerdo a la calidad del producto y solicitar un descuento al
proveedor por hacer una compra al por mayor. Se tiene en cuenta el precio
del producto, el descuento de la transacción, el pago de gastos imprevistos,
(como el envío, el embalaje, la descarga), el descuento de compra (invertido)
y el pago a lo largo del tiempo.
 Forma de pago: Se puede acreditar o cobrar dependiendo de las políticas de
la empresa.
 Descuento por pronto pago: Son descuentos por pagos de contado.
Otras condiciones a tener en cuenta:
 Periodo de validez de la oferta: Es donde se determina el tiempo de validez
de la oferta.
 Plazos de entrega: Acorde con el tiempo de entrega ajustado requerido por la
organización en función del tiempo de entrega de fabricación del producto.
 Experiencia: Experiencia comprobada de comercialización en diversas
empresas.
 Recomendaciones de otras empresas: Muestras, fotografías y cartas de
recomendación de trabajos anteriores (que proporcionan productos y
servicios de terceros).

¿Cómo se hace la recepción de la mercancía?

la recepción de mercancías en el proceso logístico es una tarea esencial para garantizar que
los productos lleguen a su destino final de forma eficiente y segura. A continuación se
detallan algunos pasos comunes que generalmente se siguen durante este proceso:
 Prepare el área de recepción: Antes de que llegue la mercancía, es importante
asegurarse de que el área de recepción esté limpia, organizada y lista para recibir el
producto. Esto puede incluir preparar un espacio de almacenamiento adecuado y
proporcionar el equipo necesario, como carretillas elevadoras o carretillas de mano.
 Organizar la entrega: Coordinar con los proveedores para organizar la entrega de los
productos en un momento conveniente y acordado previamente es fundamental.
Esto ayuda a evitar retrasos y congestiones en la zona de recepción.
 Inspección de Mercancía: Una vez recibida la mercancía, se debe realizar una
inspección preliminar para verificar que el producto cumpla con los requisitos y se
encuentre en buenas condiciones. Esto puede incluir contar los artículos recibidos,
verificar la calidad del producto y compararlos con los documentos
correspondientes, como órdenes de compra o facturas.
 Registros de Recepción: Es importante documentar adecuadamente el recibo de
mercancía. Esto puede implicar registrar información relevante en un sistema de
 gestión de inventario o en documentos físicos como recibos de entrega. Registrar
detalles como la cantidad recibida, la fecha de recepción, el estado de la mercancía
y cualquier problema o discrepancia descubierta es fundamental para mantener un
control de inventario preciso.
 Almacenamiento de mercancías: Después de la inspección y registro, las mercancías
deben almacenarse en áreas designadas. Es importante organizar su espacio de
almacenamiento para que pueda encontrar y encontrar cosas fácilmente cuando las
necesite.
 Comunicación de recepción: es muy importante informar a los departamentos
relevantes, como el departamento comercial, el departamento de ventas y el
departamento de contabilidad, sobre el estado de recepción del producto. Esto
asegura la comunicación dentro de la organización y ayuda a mantener registros y
cuentas.
 Gestión de devoluciones o reclamaciones: Si el producto recibido es defectuoso,
como dañado o incompatible con el pedido, se deberá presentar una devolución o
reembolso al proveedor correspondiente. Esto puede incluir manejar devoluciones
de mercancía incorrecta o defectuosa y garantizar que se tomen medidas para
corregir la mercancía con prontitud.

¿Cómo se hace el pago a los proveedores?

El pago a los proveedores en la coordinación de procesos logísticos es una parte
fundamental de la gestión de la cadena de suministro.
 Recepción de la factura: El primer paso es recibir la factura del proveedor por los
bienes o servicios suministrados. La factura debe ser revisada cuidadosamente para
asegurarse de que todos los detalles, como la cantidad, los precios unitarios y los
términos de pago, sean precisos y estén de acuerdo con los acuerdos previos.
 Verificación de factura: Una vez recibida una factura, se debe verificar su validez
comparándola con la orden de compra correspondiente y otros documentos, como
recibos de envío o acuerdos contractuales. Esta garantía asegura que los bienes o
servicios objeto del préstamo han sido recibidos conforme al acuerdo y que el pago
se ha realizado correctamente.
 Aprobación del pago: Antes de actuación con el pago, la factura endeudamiento
espécimen aprobada por el tipo responsable de refrendar los pagos en la
organización. Está bien llegada puede llamar la atención de varios departamentos,
como compras, aplauso de mercaderías y contabilidad, dependiendo de los
procedimientos internos de la empresa.
 Registro de Pago: Una vez aprobada la factura, se paga al cliente. El pago se puede
realizar mediante diferentes métodos, como transferencia bancaria, cheque o tarjeta
de crédito, según las condiciones previamente acordadas. Para mantener registros de
gastos y obligaciones financieras, es importante registrar con precisión los pagos en
sus cuentas comerciales.
  Comunicarse con los proveedores: Una vez realizado el pago, notificar al proveedor
que la factura ha sido cancelada. Esto puede implicar enviar un comprobante de
pago o confirmación de transferencia bancaria para garantizar una comunicación
clara y transparente entre ambas partes.
 Gestionar descuentos o pagos: En ocasiones, los clientes pueden ofrecer descuentos
para acelerar el pago, o establecer condiciones de pago que deben cumplir para
recibir beneficios adicionales. Es importante tener esto en cuenta al gestionar los
pagos a los proveedores y garantizar que se sigan los contratos estándar para
aumentar los ingresos y mejorar las relaciones comerciales.

¿Quién es el encargado de hablar con los proveedores?

El encargado de hablar con los proveedores puede variar dependiendo del tamaño y la
estructura de la empresa puesto a que algunas organizaciones, este rol puede recaer en el
departamento de compras o adquisiciones, donde los compradores o responsables de
adquisiciones son los encargados de establecer y mantener relaciones con los proveedores,
pero en otras empresas más pequeñas, esta responsabilidad puede recaer en el propietario
del negocio o en algún otro miembro del equipo directivo.

dicho esto el encargado de hablar con los proveedores suele ser alguien dentro de la
empresa con la responsabilidad específica de gestionar las relaciones con los proveedores y
de negociar términos, precios y condiciones de suministro.

¿Qué es una falta grave de un proveedor?

Una falta grave por parte de un proveedor se refiere a cualquier acción o situación que
afecte significativamente la capacidad del proveedor para cumplir con sus obligaciones
contractuales o que ponga en riesgo la relación comercial con la empresa cliente. Estas
faltas graves pueden incluir, pero no están limitadas a:

 Incumplimiento de los plazos de entrega acordados.

 Suministro de productos o servicios de calidad inferior a la especificada.
 Problemas de seguridad o de cumplimiento normativo.
 Falta de comunicación o transparencia en relación con cambios en la disponibilidad
de productos o condiciones contractuales.
 Problemas éticos, como prácticas laborales injustas o corrupción.
  Falta de capacidad para satisfacer la demanda o para mantener un suministro
constante.

por lo tanto, cualquier situación que ponga en peligro la capacidad de la empresa cliente
para satisfacer las necesidades de sus clientes o que cause pérdidas monetarias o
reputacionales puede considerarse una falta grave por parte del proveedor. En tales casos, la
empresa cliente puede tener que tomar medidas correctivas, como la terminación del
contrato, la búsqueda de nuevos proveedores o la imposición de penalizaciones
contractuales.

¿Cuántas faltas puede tener un proveedor como máximo antes de ser eliminado de la
lista de proveedores?

La cantidad de faltas que puede tolerar un proveedor antes de ser eliminado de la lista
depende de varios factores, incluyendo la gravedad de las faltas, la importancia estratégica
del proveedor, la disponibilidad de alternativas y las políticas internas de la empresa. Pues,
las empresas suelen establecer políticas y procedimientos para evaluar el desempeño de los
proveedores y tomar decisiones sobre su continuidad en función de criterios específicos.

Algunas empresas pueden tener un sistema de puntuación o evaluación del desempeño del
proveedor, donde se asignan puntajes según el cumplimiento de ciertos criterios, como
calidad, tiempo de entrega, servicio al cliente, etc. Si un proveedor acumula una cantidad
significativa de puntos negativos debido a faltas repetidas, podría ser eliminado de la lista
de proveedores.

Es importante señalar que la eliminación de un proveedor de la lista no siempre es la

primera medida que toma una empresa. En algunos casos, se pueden implementar acciones
correctivas o se pueden establecer planes de mejora con el proveedor para abordar las áreas
de preocupación antes de tomar decisiones más drásticas. La decisión final de eliminar a un
proveedor de la lista suele ser el resultado de un proceso de evaluación cuidadoso y
consideración de varios factores.

¿Cómo se le va informar informar al proveedor de sus aciertos y fallas?

Una persona con una técnica propia y acorde a su personalidad
Que debe resistir a los jaques su objetivo es claro que compren y ser útil sacar adelante
estudio o lanzarse al éxito. Inteligencia, tacto, formación, motivación compromiso y
diplomacia son algunas que debe poseer además tiene que ser un buen comunicador y tener
carisma.

¿QUE DEBE HACER?

 Crear un buen ambiente de entrada

 Ante un fracaso preguntarse en que ha fallado
 Informarse de quien es el cliente
 Movilizar el fichero de los clientes
 Revisar los ficheros y actualizarlos
 Hacer demostraciones
 Ocuparse de los clientes y mantener contactos periódicos
 Saber tomar decisiones
 Tener la capacidad de estimular el precio, según pedidos
 Tener preparados frases de ataque
 Manifestar sinceridad y mantener una mirada clara
 Provocar un dialogo distendido y saber escuchar

¿QUE NO DEBE HACER?

 Emplear la palabra competidor, o mejor colega

 Preguntar ¿Qué necesita? O ¿cuál es su problema?
 Hacer uso de palabras como caro u objeción
 Sentirse intimidado
 Utilizar como ´´yo quería hablarle de ‘o ´ ¿conoce mi empresa?
 Caer en tics nerviosos o sentarse antes que el cliente
 Imitar o copiar otras técnicas
 Tener una actitud negativa
 Hablar más de la cuenta (nunca más de un tercio de la conversación
 Utilizar un lenguaje muy técnico
 Exponer muchos argumentos a la vez
 Criticar a la competencia.
¿Cuantía mínima a contratar con un solo oferente?

La modalidad de selección de mínima cuantía es aplicable a todos los objetos de

contratación cuando el presupuesto oficial del contrato sea inferior o igual a la mínima
cuantía de la Entidad Estatal, sin importar la naturaleza del contrato.

¿Cómo se determina el valor de la mínima cuantía?

La mínima cuantía es el valor equivalente al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de
una Entidad Estatal. El procedimiento para establecer la menor cuantía está descrito en el
literal (b) del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 que sirve de guía para determinar la menor
y la mínima cuantía de una Entidad Estatal.

Documentos del Proceso de la modalidad de mínima cuantía

Los Documentos del Proceso de la fase de planeación del Proceso de

Contratación de mínima cuantía son:

 La descripción sucinta de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con

la contratación.

 La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del

Clasificador de Bienes y Servicios.

 Las condiciones técnicas exigidas. El valor estimado del contrato y su justificación.

El plazo de ejecución del contrato.

 El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación. De

haberse previsto, las garantías exigibles al contratista.

 Forma de pago, de haberse previsto un plazo por parte de la Entidad Estatal.

Invitación a participar:

La invitación a participar debe contener:

 La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del

Clasificador de Bienes y Servicios. Las condiciones técnicas exigidas.
 El valor estimado del contrato y su justificación.

 La forma de acreditar la capacidad jurídica.

 La forma de acreditar la experiencia mínima, de haberse exigido.

 La forma de acreditar el cumplimiento de las condiciones técnicas.

 La capacidad financiera mínima y forma de verificar su cumplimiento cuando no se

haga pago contra entrega de la obra, bien o servicio.

 El Cronograma.

 El plazo o condiciones del pago a cargo de la Entidad Estatal.

 La indicación del requerimiento de garantías, cuando estas son exigidas.

Acta de cierre del Proceso de Contratación

Es el documento elaborado por la Entidad Estatal para dejar constancia de la

presentación de las ofertas en el cual debe constar el nombre del oferente y la hora
de presentación de la oferta. La Entidad Estatal debe publicar en el SECOP el acta
de cierre en la oportunidad establecida para el efecto en el Cronograma del Proceso
de Contratación y si en este no se estableció la fecha correspondiente debe
publicarse a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de presentación de las
ofertas.

Solicitud para subsanar documentos

La Entidad Estatal puede solicitar a los proponentes subsanar inconsistencias o

errores, siempre y cuando la corrección de las inconsistencias o de los errores no
represente una reformulación de la oferta.

Informe de evaluación

El informe de evaluación debe indicar si el oferente cumplió con los requisitos

habilitantes o de otro tipo establecidos en la invitación a participar, el valor de su
oferta y la fecha y hora de presentación de la oferta.
Comunicación de aceptación de la oferta

La Entidad Estatal debe aceptar la oferta del oferente que haya cumplido con los
requisitos establecidos en la invitación y que haya ofrecido el precio más bajo,
mediante documento electrónico o físico. En el documento de aceptación, la
Entidad Estatal debe indicar el supervisor del contrato. Si hay empate, la Entidad
debe aceptar la oferta presentada primero en el tiempo.

Plazos del Proceso de Contratación de mínima cuantía

Los términos del Proceso de Contratación de mínima cuantía son más cortos que los
establecidos para las demás modalidades de selección. El término para presentar
ofertas es de por lo menos un día hábil contado a partir de la publicación de la
invitación y naturalmente la invitación debe estar publicada por lo menos durante un
día hábil.

Concurrencia de contratación directa y mínima cuantía

El principio de economía contenido en la Ley 80 de 1993 busca que en la selección

del contratista, la Entidad Estatal cumpla y establezca los procedimientos y etapas
estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más
favorable, con austeridad de tiempo, medios y gastos5 . En consecuencia, dado que
las causales de contratación directa son especiales y expresas frente a otras
modalidades de selección y que la contratación directa permite obtener una mayor
economía en el trámite del Proceso de Contratación, en caso de concurrencia de la
contratación directa y de la de mínima cuantía, la modalidad de selección aplicable
es la de contratación directa

Concurrencia de concurso de méritos y mínima cuantía

El principio de economía contenido en la Ley 80 de 1993 busca que, en la selección

del contratista, la Entidad Estatal cumpla y establezca los procedimientos y etapas
estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más
favorable, con austeridad de tiempo, medios y gastos. En consecuencia.