INSTRUCCIÓN PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL RÓTULOS DE CARPETA
La foliación de los documentos se debe hacer en la parte superior derecha con lápiz de mina negra, en el caso que ya
número y se sigue foliando debajo del número que se anulo, enumerar consecutivamente.
CODIGO: Se diligencia el código que aparece en las tablas de retención, si no aparecen en la tabla d
SERIE: En la tabla de retención aparece la serie que es el primer nombre de la carpeta y este se e
SUBSERIE: En la tabla de retención aparecen las subseries son aquellos nombres que aparecen debaj
UNIDAD DOCUMENTAL /
EXPEDIENTE Y/O Se digita el nombre exacto de la carpeta; en ocaciones este puede ser igual a la subserie
ASUNTO:
FECHA INICIAL: Se debe colocar la fecha del primer documento que se anexa a la carpeta (día, mes en let
FECHA FINAL: Se debe colocar la fecha del documento con el que se le da cierre a la carpeta al finalizar
NUMERO TOTAL DE Se escriben cuantos folios hay dentro de la carpeta. Y en la parte de abajo se especifica
FOLIOS:
NUMERO DE CAJA: Se coloca el número de caja según el número de las mismas que se vayan a utilizar.
NUMERO DE CARPETA: Se coloca el número de la carpeta, si por ejemplo de un solo tema hay 400 folios se debe
carpeta que sería de 201 folios a 400 se coloca 2 de 2 ya que esto nos muestra al momen
Para diligenciar en el rotulo se tiene que dirigir a las tablas de retención y al frente de los
ARCHIVO GESTION: en archivo de gestión y ese número que aparece hay son los años que debe durar en cada
encuentren en la tabla de retención se dejan la casilla en blanco.
Para llenar esta casilla del rotulo se tiene que dirigir a las tablas de retención y al frente d
permanecer en el archivo central y ese número que aparece son los años que debe durar e
ARCHIVO CENTRAL: que no se encuentren en la tabla de retención se deja la casilla en blanco.
Se debe colocar si dentro de la carpeta hay algún documento con daño físico, biológico u
OBSERVACIONES: DVD), si no se presenta nada se deja la casilla en blanco.
S DE CARPETA
ina negra, en el caso que ya estén foliados y está esté incorrecta se debe trazar una línea diagonal en lápiz encima del
n, si no aparecen en la tabla de retención no coloquen nada y la casilla queda en blanco.
mbre de la carpeta y este se encuentra en MAYÚSCULA
nombres que aparecen debajo de las series y están en minúscula.
puede ser igual a la subserie
a a la carpeta (día, mes en letra y año).
cierre a la carpeta al finalizar la vigencia fiscal (día, mes en letra y año).
parte de abajo se especifica de que folio a que folio.
que se vayan a utilizar.
tema hay 400 folios se deben abrir 2 carpetas, en la primera que es de 1 a 200 se coloca carpeta 1 de 2 y en la segunda
e esto nos muestra al momento de buscar una carpeta si hay solo una o si hay mas carpetas del mismo tema.
de retención y al frente de los nombres de las carpetas que ustedes generen les va a aparecer el tiempo que debe permanecer
años que debe durar en cada ciclo, ese número es el que se debe utilizar para completar el rotulo. Aquellas carpetas que no se
nco.
blas de retención y al frente de los nombres de las carpetas que ustedes generen les va a aparecer el tiempo que debe
son los años que debe durar en cada ciclo, ese número es el que se debe utilizar para completar el rotulo. Aquellas carpetas
la en blanco.
o con daño físico, biológico u otro, o alguna novedad que quieran hacer frente a un documento que este dentro de ella (CD-
República de Colombia
Departamento de Cundinamarca
Municipio de El Colegio - Archivo Municipal
Nit. 899.999.401-1
CÓDIGO POSTAL: 252630
ARCHIVO MUNICIPAL DE EL COLEGIO
CODIGO 1200-04-01
SERIE PROGRAMAS
SUBSERIE PROGRAMAS SOCIALES
UNIDAD
DOCUMENTAL / Mesa de Participación de Niños, Niñas y
EXPEDIENTE Y/O Adolescentes
ASUNTO
FECHA INICIAL 7 6 2024
FECHA FINAL DD MES AAAA
No. TOTAL DE FOLIOS
DEL FOLIO AL FOLIO
No. DE CAJA No. DE CARPETA
1 3
TIEMPO DE RETENCION
ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL
OBSERVACIONES :
INSTRUCCION DE COMO DILIGENCIAR EL RÓTULO DE CAJA
CODIGO: Se debe colocar
Se diligencia conelelcódigo
nombresegún
de la la dependencia
dependencia a la
a la que
que pertenezca
pertenezca el la oficina. (De
documento
Planeación y de las Tic´s, Secretaria de Infraestructura y Movilidad, Secretaria de De
DEPENDENCIA: Secretaria de Hacienda, Secretaria de Turismo Deporte y Cultura; no hay más depend
OFICINA: Se diligencia con el nombre de la oficina/area productora (Inspección de Policía, Co
VIGENCIA FISCAL: Año al cual pertenecen los documentos (Las vigencias no deben estar mezcladas).
NUMERO DE CAJA: Número de caja según las que se utilicen consecutivamente.
UBICACIÓN: NO se diligencia nada en este caso, esto se coloca ya cuando este en el archivo centra
Se debe registrar lo que reposa dentro de la caja, según el orden que le dan a las carp
que así mismo al momento de buscar una carpeta el rotulo principal de la caja nos mu
CONTENIDO: izquierda a derecha y con el lomo de la carpeta hacia abajo.
Todos los documentos deben ir perforados a tamaño oficio y foliados en su totalidad.
LO DE CAJA
ue pertenezca
pertenezca el la oficina. (Despacho Alcalde; Secretaria de Gobierno y Desarrollo Institucional; Secretaria de
documento
y Movilidad, Secretaria de Desarrollo Social, Secretaria de Desarrollo Agropecuario, Ambiental y Economico,
y Cultura; no hay más dependencias en la Alcaldía.
ora (Inspección de Policía, Comisaria de Familia, Banco de Proyectos, Sisben… entre otros).
no deben estar mezcladas).
ente.
uando este en el archivo central y se le dé la ubicación final correspondiente. La casilla queda en blanco.
el orden que le dan a las carpetas dentro de la caja, se debe colocar ese mismo orden en el rotulo de la caja, para
ulo principal de la caja nos muestre el orden y en ese mismo deben aparecer las carpetas, estas se deben colocar de
bajo.
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CÓDIGO POSTAL: 252630
ARCHIVO MUNICIPAL DE EL COLEGIO
CODIGO
DEPENDENCIA
OFICINA
VIGENCIA FISCAL
Nª DE CAJA
UBICACIÓN
CONTENIDO
1
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5
6
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8
9
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17
