Gestión del Tiempo
La Gestión del Tiempo es una competencia que consiste en el adecuado reparto del tiempo para
atender las actividades o tareas en cada una de las áreas de la vida.
Beneficios de administrar el tiempo:
- Logro de objetivos: Una adecuada organización del tiempo permite el cumplimiento de las
tareas establecidas.
- Disminuyen los niveles de estrés: Establecer prioridades y tiempos de entrega te ayuda a
enfocarte en tus actividades diarias. Evitando saturaciones de carga de trabajo lo que
reducirá notablemente los síntomas del estrés.
- Se obtiene un mayor rendimiento: Determinar las actividades que demandan una mayor
atención permite enfocar los esfuerzos en tareas específicas, facilitando el desarrollo de las
mismas.
- Se mejoran los procesos internos: Una eficiente administración del tiempo, recursos y
personal permite que los procedimientos dentro de la empresa se desarrollen
eficientemente.
- Mejora el ambiente de trabajo: Las relaciones en el trabajo son muy importantes, una
correcta administración del tiempo mejora la comunicación y las relaciones dentro del
equipo de trabajo, lo cual ayuda a crear un ambiente de trabajo positivo.
Inadecuada gestión del tiempo
La falta de tiempo o la inadecuada gestión del mismo provoca en nosotros estrés, malestar y
frustración, y en muchas ocasiones nos hace ser poco eficaces. Ser capaz de identificar como nos
organizamos, como priorizamos, como delegamos, es una tarea indispensable para gestionar de
manera eficiente, serena y productiva nuestra actividad diaria.
Causas de una inadecuada gestión del tiempo
Procrastinación
- Tendencia a la dilación y la postergación
- Falta de concentración
- Poca asertividad y dificultad para decir no
- Falta de habilidad para delegar las tareas
Conocimiento
- Insuficiente conocimiento de la tarea
- Información incompleta o tardía
- Necesidad de conocer toda la información
- Falta de recursos materiales
- Desconocimiento de herramientas informáticas
Problemas con la planificación
- Indefinición de metas y objetivos
- Falta de planificación
- El no establecimiento de prioridades
- Falta de conocimiento sobre cuánto tiempo necesitamos para una tarea
- Previsiones de tiempo poco realistas para organizar las tareas
Excesos
- Demasiadas actividades
- Hacer demasiado a la vez
- Realización de ciertas tareas, luego posponerlas para más tarde y empezar a hacer otras
- Ser perfeccionista a la hora de desarrollar la tarea, atender muchos detalles que nos
atrasan y no aportan valor.
- Numerosas e improductivas reuniones
Desorden e imputabilidad
- Desorganización en las rutinas diarias de carácter personal
- Desorden en el sitio de trabajo
- Desorden y/o sistema inadecuado para organizar los documentos
- El desorden en la agenda nos hace ser impuntuales
Estado de ánimo
- Prisa, nerviosismo
- Inseguridad al momento de tomar decisiones
- Falta de entusiasmo y motivación
- Falta de autodisciplina
- Pesimismo y falta de autoconfianza
Estrés
- El estrés puede ser tanto una causa como una consecuencia de la gestión del tiempo
inadecuada.
- Hacer muchas cosas al tiempo y no tener claras las prioridades puede causar el estrés,
tensión e insomnio. Estos estados pueden causar adicionales fallos en la organización y
planificación de nuestra agenda diaria y aumenta la falta de control y tiempo.
Ladrones de tiempo
Son actividades, situaciones que te llevan a invertir tu tiempo en lo que te distrae de tu rutina
diaria. Esto sucede porque tú has dado permiso para ello, aunque no seas del todo consciente. Tú,
de forma voluntaria, decides gastar tu tiempo en estas actividades.
- Constantes interrupciones
- Notificaciones
- Urgencias
- Uso constante de las redes sociales
- Excesivas o largas conversaciones telefónicas
- Tiempo dedicado a ver la televisión
Pautas y estrategias para gestionar de manera eficiente el tiempo
- Comience su día positivamente
- Detenga a los ladrones del tiempo
- Defina sus metas y objetivos
- Planifique por escrito
- Utilice una agenda de trabajo
- Utilice planes diarios
- Establezca prioridades
- Tenga en cuenta la curva de rendimiento
- Resérvese un "rato tranquilo “
- Deje tiempo para imprevistos
- Delegue
Matriz gestión del tiempo
La Matriz de Covey te permite ser más productivo y además ser más eficiente con tu tiempo. La
Matriz de Covey clasifica todas las tareas que vas a realizar en 4 cuadrantes diferentes y te indica
cuál deberías abordar en cada momento. Los cuadrantes son las secciones en que se dividen las
tareas pendientes, en función de su urgencia e importancia.
Algo es urgente cuando requiere una atención inmediata. Las cosas urgentes atrapan tu atención,
te presionan constantemente. La trampa está en que muchas de ellas son fáciles, o son divertidas,
o son populares, pero son poco importantes. En este espacio se ubican todas aquellas tareas que
no pueden, ni deben, ser pospuestas, bajo ninguna circunstancia. Es lo realmente prioritario,
aquello que tiene mayor relevancia que lo demás. Exige que sea atendido ahora mismo y que se
deje de lado cualquier otra actividad, hasta que esto no se resuelva.
Algo es Importante cuando contribuye a tus objetivos a medio y largo plazo, a tus metas y
propósitos. Aquellas tareas que no son de vida o muerte, pero sí resultan determinantes para la
calidad de vida o el bienestar. La primera de ellas es la salud. De la salud depende todo y es
importante cuidarla. Los efectos de no hacerlo solo se ven a largo plazo y pueden ser devastadores.
Algo urgente pero no importante son aquellas actividades superfluas que se llevan a cabo por
hábito o azar. Por ejemplo, encontrarse con alguien y parlotear un rato, sin saber exactamente por
qué.
Algo no urgente ni importante: ubican acciones completamente irrelevantes como mirar el correo
electrónico cada cinco minutos. O seguir una conversación por redes sociales en la que ni siquiera
hay nada interesante que decir. También ver televisión, conversar y cosas por el estilo.
