Funciones

Descripción y utilización de las funciones existentes en la hoja de cálculo Excel: introducción de

funciones, funciones sugeridas por Excel, funciones anidadas, así como insertar referencias en las
funciones.

Contenido:
1. Qué son las funciones.
2. Suma automática.
3. Insertar una función.
4. Insertar referencias.
5. Funciones anidadas.

1. QUÉ SON LAS FUNCIONES

Desde el punto de vista de Excel, podemos decir que una función es una fórmula que ya está
escrita y que se puede utilizar para hacer distintos tipos de operaciones.
A una función le damos unos valores, que son los que se utilizan para hacer los cálculos
y produce otro valor como resultado.
Estos valores que utiliza la función se llaman argumentos.
Las funciones nos ayudarán a la hora de hacer cálculos, ya que no tendremos que escribir
fórmulas para realizar las operaciones, sino que podremos utilizar las funciones disponibles.
Esto es útil sobre todo en operaciones largas o complicadas.
Las funciones deben estar dentro de una fórmula para que produzcan resultados.
Para utilizar las funciones, tenemos que escribir su nombre seguido de los argumentos entre
paréntesis.
Los distintos argumentos que están dentro del paréntesis se separan por punto y coma ( ; ).
Haz clic en la celda B8 y estudia la fórmula.
Esta fórmula suma las tres celdas que tiene por encima.
En este caso, esta fórmula es sencilla, pero imagínate que tuvieras que sumar 10 o más celdas: la
fórmula escrita así se haría muy larga.
Haz clic en la celda C8.

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Cuando escribas una función o una fórmula que utilice paréntesis, observa cómo Excel
resalta los paréntesis durante un momento, al cerrarlos. De esta forma puedes
comprobar que emparejas correctamente todos los paréntesis, para que no se produzca un
error en la fórmula.

Vamos a introducir en esta celda una función que sume los tres datos de las celdas de arriba.
Utilizaremos la función SUMA, que suma los números que le demos como argumentos.
Escribe =SUMA(C5:C7) y acepta desde el botón Introducir de la barra de fórmulas.

De esta forma, no importa el número de celdas que quieras incluir en el cálculo, ya que solo varía
el rango del argumento de la función.

A la hora de introducir funciones, ten en cuenta:

L o s paréntesis indican a Excel dónde empiezan y terminan los argumentos de la
función. Tienes que escribir los paréntesis sin dejar espacios antes o después de cada uno.
No utilices ningún símbolo como indicativo de miles en los números. Para indicar
cómo se tienen que mostrar los resultados, tendrás que poner en la celda el formato de
número adecuado.
L o s argumentos de una función pueden ser números, referencias a celdas, textos,
valores lógicos, constantes, fórmulas, matrices o valores de error.
El argumento de una función puede ser incluso otra función. En este caso, esta segunda
función se llama función anidada.
Si no quieres indicar un argumento en una función, escribe un punto y coma como
marcador de lugar.

Si al escribir una función aparece un mensaje de error, tienes que comprobar que todos los
paréntesis cuadren, que los argumentos de la función estén en la posición adecuada y que sean del
tipo correcto.

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2. SUMA AUTOMÁTICA
La función SUMA es una de las más utilizadas en las hojas de cálculo.
Además, con su uso se pueden simplificar o reducir bastante el tamaño de las fórmulas.
Excel facilita el uso de la función SUMA a través del botón Suma , que está en el grupo de
comandos Edición, y desde la barra de estado, como vamos a ver ahora.
Mientras estás haciendo la hoja de cálculo, a veces es normal utilizar fórmulas provisionales para
comprobar algún total, por ejemplo, la suma de un rango de datos u otros valores.
Excel facilita este trabajo, incorporando en su barra de estado unas determinadas funciones.
Selecciona con el ratón el rango de las celdas C5..C7.
En la barra de estado se muestran la suma de los valores de las celdas seleccionadas, su media o
promedio y el recuento o el número de celdas no vacías.
Evidentemente, la suma muestra el mismo valor que el que hay en la celda C8.

Aparte de esta información, puedes mostrar los resultados de otras funciones básicas relativas a
las celdas seleccionadas. Para esto, utiliza el menú contextual de la barra de estado.
Pulsa con el botón derecho del ratón sobre la barra de estado para mostrar su menú contextual.

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Desde este menú puedes activar o desactivar la información que quieres que aparezca en la barra
de estado.

En cuanto a las opciones que estamos viendo ahora, puedes ver que están activadas Promedio,
Recuento y Suma, que son los datos que aparecen en la barra de estado. Aparte de estas
funciones también puedes activar Mínima y Máxima, para obtener los valores mínimo y máximo
del rango de celdas, o Recuento numérico, que cuenta la cantidad de números que hay en la
selección.
Activa la opción Máxima.

Pulsa la tecla para cerrar el menú contextual.

Ahora en la barra de estado también aparece el valor máximo que hay en el rango de celdas
seleccionado.

Ten en cuenta que tiene sentido aplicar estas funciones sobre valores numéricos. Para
valores no numéricos solo tiene sentido la función Recuento porque cuenta el número de
celdas seleccionadas que tienen algún dato.

Para que aparezca toda esta información en la barra de estado, tienes que seleccionar más de una
celda con valores.

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En el grupo de comandos Edición de la pestaña Inicio de la Cinta de opciones tienes el botón

Suma , que te facilitará el crear fórmulas para sumar el contenido de las celdas.

Cuando se usa este botón, Excel escribe la función y hasta sugiere el rango que se va a añadir.
Para introducir fórmulas con este botón, selecciona una celda que esté debajo o a la derecha de
los datos a sumar y pulsa en el botón Suma .

Excel escribirá en la celda la fórmula con la función SUMA y resaltará el rango de celdas que se
sumarán.
Si la fórmula es correcta, acéptala para introducirla en la celda.
Haz clic en la celda D8 y pulsa el botón de Suma (no en su flecha).

Ahora Excel está esperando a que confirmes el rango que ha sugerido o que selecciones otro.
Cuando el rango que te propone Excel no es correcto o no es el que quieres, puedes cambiarlo
seleccionando con el ratón las celdas o el rango de celdas que quieras o teclearlo directamente en
la fórmula antes de aceptarla.
Pulsa el botón Introducir para introducir la fórmula en la celda.

Mediante este botón Suma también podemos introducir varias fórmulas a la vez.

Selecciona con el ratón el rango de celdas G5 a G7.

Pulsa en el botón Suma .

Pulsa sobre la celda G6 y comprueba el rango de valores del argumento de la función SUMA.
Otra forma de realizar sumas automáticas es seleccionando el rango de celdas a sumar. Ten en
cuenta que, en este caso, los resultados aparecerán automáticamente en las primeras celdas libres.
Para insertar sumas en las filas y en las columnas a la vez, tienes que seleccionar un rango de
celdas que incluya tanto las celdas de los valores a sumar como las celdas en blanco donde se
pondrán los resultados.

Pulsa Deshacer para deshacer la última acción.

Selecciona el rango de celdas B8..D8.

Pulsa para borrar las fórmulas de estas celdas.

Selecciona ahora las celdas B5..G8.

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Observa cómo el rango de celdas que hemos seleccionado incluye los valores que vamos a sumar
y una fila y una columna más, que contendrán los totales.
Pulsa en el botón Suma .

Al realizar la autosuma de esta forma, también se calcula el total general (en la celda
G8). Aunque es lo mismo sumar las filas que las columnas, Excel lo calcula sumando las
columnas.

El botón Suma tiene una lista desplegable, donde puedes elegir otras funciones, aparte de
SUMA.
Haz clic en la celda G9.
Despliega la lista del botón Suma pulsando en la flecha que hay a su derecha.

Seleccionando la función que quieras, se incluirá rápidamente esta función en el rango

correspondiente, de la misma manera que has visto con la SUMA.
Eligiendo la opción Más funciones, accederás al cuadro de diálogo Insertar función, que
veremos a continuación.
Elige la función Mín.

Acepta la función con .

Se ha introducido la función MIN, que devuelve el valor mínimo del rango de valores; en este
caso, el resultado es 42.

Otra forma de aplicar algunas de estas funciones es mediante el botón de Análisis rápido , que
aparece al seleccionar varias celdas.
He borrado las cifras de los totales. Vamos a ver cómo incluirlas con el Análisis rápido.
Selecciona las celdas B5..F7.

Si al seleccionar varias celdas no aparece el botón Análisis rápido , sitúa la flecha

del ratón por encima de las celdas seleccionadas.

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Mediante el botón Análisis rápido , que aparece al seleccionar varias celdas, podemos aplicar
varias funciones, formatos, gráficos, etc. Aplicaremos las funciones de la opción TOTALES.

Pulsa el botón Análisis rápido .

Selecciona el conjunto de funciones Totales.

Al seleccionar la opción Totales, se muestran varias funciones para obtener la suma, promedio,
recuento, etc.
El valor obtenido se situará en la celda inferior a la selección o en la celda de la derecha de la
selección, según la opción que pulsemos.

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Pulsa Sumar debajo para mostrar la suma de los valores de las columnas seleccionadas

en la celda inferior a la selección.

Pulsa el botón Análisis rápido , elige Totales y pulsa Sumar derecha para mostrar

la suma de los valores de las filas seleccionadas en las celdas situadas a la derecha de la
selección.
Ahora obtendremos la suma de los totales.
Selecciona las celdas G5..G7.

Pulsa el botón Análisis rápido , elige Totales y pulsa en la opción Sumar abajo .

Una función es una fórmula ya escrita, que hace ciertos cálculos con unos datos que le damos,
llamados argumentos, y devuelve unos resultados, dependiendo de estos argumentos.

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Los argumentos de una función se ponen entre paréntesis y separados por punto y coma ( ; ).
Las funciones deben estar dentro de fórmulas, para que Excel las reconozca y se calcule su
resultado.
Puedes utilizar el botón Suma para sumar y hacer otras operaciones con los datos de tu
hoja de cálculo de una forma rápida y sencilla.

También puedes utilizar el botón Análisis rápido , que aparece al seleccionar varias celdas,
para aplicar cambios en el formato, obtener totales, promedios, recuentos, etc.

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3. INSERTAR UNA FUNCIÓN

Excel te puede ayudar al introducir funciones, guiándote al introducir los argumentos, para que la
sintaxis de la función sea correcta.
Si conoces la sintaxis correcta de la función, podrás escribirla directamente en una celda.
Sin embargo, si no conoces exactamente su sintaxis, lo mejor es pedir información a Excel.
Haz clic en la celda G10. Pulsa en el botón Insertar función , que está en la barra de
fórmulas.
Cuando quieras incluir una función en una fórmula, una de las mejores maneras de hacerlo es a
través de este cuadro de diálogo.

Las funciones se clasifican en distintas categorías, para que sea más sencillo encontrar la función
que necesitas.
Despliega la lista de categorías y elige la categoría Matemáticas y trigonométricas.
En la parte inferior del cuadro de diálogo puedes ver una pequeña descripción de la función que
está seleccionada en la lista. Por lo tanto, si quieres saber qué hace una determinada función, solo
tienes que seleccionarla en esta lista.

Pulsa la tecla varias veces, hasta que aparezca en la lista la función POTENCIA.

Selecciona la función POTENCIA y acepta el cuadro de diálogo.

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La función POTENCIA eleva un número a una determinada potencia. ¿Qué significa

esto? Elevar un número a una potencia significa multiplicar este número por sí mismo las
veces que se indica en la potencia. Lo verás mejor con unos ejemplos:

4 elevado a 2 = 4 2 = 4*4 = 16
2 elevado a 3 = 2 3 = 2*2*2 = 8
Estas potencias son sencillas, pero con esta función puedes calcular potencias más
complejas, como:
4 elevado a 7 = POTENCIA(4;7) = 4*4*4*4*4*4*4 = 16384
2 elevado a 7/5 = POTENCIA(2;7/5) = 2,639...
4 elevado a 2,6 = POTENCIA(4;2,6) = 36,758...
También puedes utilizar el operador ^ para indicar una potencia. Por ejemplo:
POTENCIA(2;3) = 2^3 = 2*2*2 = 8

Una vez has seleccionado la función que vas a introducir, ha llegado el momento de indicar sus
argumentos.
Excel proporciona esta ventana para ayudarte en ello. Por ejemplo, ahora puedes ver que esta
función tiene dos argumentos, Número y Potencia.

Además, Excel también describe cuál es el significado de cada argumento. En este caso, te indica
que el argumento Número es la base, el número que vamos a elevar a la potencia.
Excel te dirige en la creación de la función: te indica lo que hace la función, el número de
argumentos, una pequeña descripción de los argumentos e incluso que estos argumentos son de
tipo numérico.

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Escribe 6 como primer argumento.

Sitúate en el campo para indicar el segundo argumento y escribe 4.
Al introducir los argumentos, Excel muestra tanto el valor de la función como el valor o
Resultado de la fórmula en la que está incluida, en la parte inferior del cuadro de diálogo.

Por ejemplo, podrías tener la fórmula =4+POTENCIA(6;4).

En este caso, al introducir la función POTENCIA, el resultado de la fórmula y el de la
función no sería igual.

Recuerda que una función puede estar incluida en una fórmula que utilice el resultado de esta
función.
En estos casos, el resultado de la fórmula no tiene por qué ser igual que el resultado de la función
que estamos introduciendo.
Acepta el cuadro de diálogo.
Excel ha introducido la fórmula =POTENCIA(6;4) en la celda G10.
Aunque la función que hemos visto es sencilla, el funcionamiento que has seguido es el mismo
que puedes utilizar para introducir funciones mucho más complicadas, en las que puedes
introducir referencias a celdas o incluso a nombres.
Recuerda que una función debe estar en una fórmula. Si no es así, Excel entenderá el nombre de
la función como texto y lo introducirá así en la celda.

Si introduces el signo = y seleccionas una función en esta lista, es lo mismo que si

pulsas el botón de Insertar función de la barra de fórmulas.

De hecho, cuando introduces el signo = al principio de una celda, Excel te muestra en el cuadro
de nombres una lista de funciones que puedes utilizar (pulsa en la flecha del cuadro de
nombres para desplegar esta lista).

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4. INSERTAR REFERENCIAS
A veces sabemos lo que queremos hacer, pero no sabemos si Excel tiene alguna función que nos
pueda ayudar. En estos casos, podemos hacer que el propio Excel nos sugiera una función o un
conjunto de funciones adecuadas.
En esta hoja tenemos el número de ventas realizadas por una serie de vendedores en varios
trimestres.
Nos interesaría saber la media de ventas de cada vendedor y colocar este resultado en las celdas
de la columna C.

Haz clic en la celda C5 y pulsa en el botón Insertar función .

Imagínate que no sabes cuál es la función que tienes que utilizar para calcular la media de las
ventas de cada vendedor.
Puedes describir lo que tiene que hacer la función con tus propias palabras en el cuadro de texto
de la parte de arriba de este cuadro de diálogo y que Excel busque si hay alguna que se ajusta a lo
que indicamos.
Escribe la siguiente descripción: Calcular la media aritmética de valores
Pulsa en el botón Ir.

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Aunque, a veces, el resultado de la búsqueda no siempre acierta con lo que estás

buscando, esta forma de buscar funciones puede ahorrarte mucho tiempo e incluso te
permite saber si realmente Excel tiene o no una función que te pueda servir para lo que
quieres hacer.

Excel ha realizado la búsqueda y nos indica un conjunto de funciones que pueden ser de utilidad.

Selecciona la función PROMEDIOA y fijáte en la descripción de esta función.

Acepta la función seleccionada.
Pasemos ahora a indicar los argumentos. En esta función vemos que podemos introducir hasta
255 argumentos (Valor1, Valor2, Valor3..., hasta Valor255).
Estos valores son los valores numéricos de los que vamos a obtener el valor promedio o la media.
Normalmente, los argumentos de una función están situados en celdas de la hoja de cálculo.
Excel te facilita la tarea de indicar las celdas que vas a utilizar como argumentos de la función.
Como verás, es tan fácil como hacer clic con el ratón en estas celdas o arrastrar sobre ellas.
Cuando estés en un cuadro de diálogo y necesites indicar la referencia de una celda o de un
conjunto de celdas, Excel colocará el botón Minimizar diálogo . Si lo pulsas, el cuadro de
diálogo disminuirá de tamaño, permitiéndote ver la hoja de cálculo.
Pulsa en el botón Minimizar diálogo del primer argumento.

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El cuadro de diálogo de funciones se ha reducido al mínimo. Ahora puedes trabajar

tranquilamente en la hoja de cálculo, indicando en qué celda o celdas está el argumento de la
función.

Para indicar una celda, solo tendríamos que hacer clic en ella; mientras que para indicar un rango
de celdas, podemos pulsar y arrastrar entre las celdas del rango.
Estamos calculando la media de ventas del vendedor Juan Martínez. Por lo tanto, selecciona el
rango de celdas C12..F12.
Ahora volveremos a la función. Para ello, el cuadro de diálogo que está minimizado dispone del
botón Maximizar diálogo , que en este caso sirve para maximizarlo y dejarlo como estaba
antes.
Pulsa en el botón Maximizar diálogo .

En las funciones puede haber argumentos opcionales, que no son necesarios para
calcular la función. Los argumentos que no son opcionales, es decir, que son obligatorios
para la función, aparecen en negrita en este cuadro de diálogo, mientras que los argumentos
opcionales no.

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Al utilizar el botón Minimizar diálogo , Excel espera que indiques la referencia de la celda o
celdas cuyo valor vaya a ser utilizado en el argumento en el que has pulsado el botón.
Es decir, si pulsas en el botón del primer argumento, estarás introduciendo este argumento y no
cualquiera de los otros.
Acepta la función tal como está.
Excel ha calculado la media de las ventas de los cuatro trimestres y ha colocado este valor en la
celda en la que nos encontrábamos.
En el resto de celdas de la media podrías introducir las funciones de la misma forma, pero
recuerda que también puedes utilizar las operaciones de copiar y pegar o el controlador de
relleno.
Arrastra el controlador de relleno de la celda C5 hasta la celda C9.
De esta manera hemos puesto la fórmula adecuada en cada una de las celdas.
Vamos a comprobarlo.
Haz clic en la celda C8.

Pulsa la tecla .

Observa cómo los argumentos de la celda son los adecuados para calcular la media de este
vendedor. El rango de argumentos está recuadrado en color azul, que es el color en el que
aparecen los argumentos en la fórmula.

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Pulsa la tecla para cancelar la edición de la celda.

Por último, indicarte que, al introducir una función, Excel puede incluir automáticamente
algunas referencias a celdas en los argumentos de la función (por ejemplo, si introduces una
función en la celda de debajo o en la de la derecha de una serie de datos).
Por ejemplo, en la hoja que tienes en pantalla, si seleccionas la celda G12 e introduces la función
PROMEDIOA, Excel sugeriría el rango de celdas C12..F12 como argumento, porque supone
que ese será el rango que querrás indicar.
De todas formas, siempre puedes cambiar el rango que te ponga automáticamente Excel.
Para utilizar una función en una celda, puedes hacerlo a través de la ventana que se abre al
pulsar el botón Insertar función , que está en la barra de fórmulas.

Puedes seleccionar la función que quieras utilizar, buscar la función según su categoría o
escribir lo que hace la función y dejar que Excel la busque.
Después de indicar la función que quieres utilizar, en el cuadro de diálogo que aparece puedes
introducir los argumentos de dicha función, además de ver una pequeña descripción de lo que
hace la función y de sus argumentos.

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5. FUNCIONES ANIDADAS
Una función anidada es una función que se utiliza como argumento de otra función. Al calcular
el resultado de la función, Excel calcula primero las funciones que actúan como argumentos (las
funciones anidadas) y después el resultado de la función exterior, teniendo en cuenta ya el
resultado de las funciones interiores.

La función RCUAD calcula la raíz cuadrada de un número. Esta función solo tiene un
argumento, que es el número del que quieres calcular su raíz cuadrada.
Raíz cuadrada de 16 es =RCUAD(16), cuyo resultado es 4.
Raíz cuadrada de 25 es =RCUAD(25), cuyo resultado es 5.
Raíz cuadrada de 13,6 es =RCUAD(13,6), cuyo resultado es 3,6878...
El número que le pasamos como argumento a la función RCUAD debe ser positivo; si el
argumento es un número negativo, la función dará un error.

Por ejemplo, si tenemos la función RCUAD(POTENCIA(10;2)), primero se calculará el

resultado de la función interior, es decir de POTENCIA(10;2), cuyo resultado es 100; y después
se calculará el resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado, es decir,
RCUAD(100), cuyo resultado es 10.

Al utilizar funciones anidadas, puedes llegar hasta 64 niveles de anidamiento. Es decir,

en el ejemplo que estamos viendo, los argumentos de la función POTENCIA podrían
ser otras funciones, y así hasta 64 niveles.

La función anidada (la que está dentro de la otra) tiene que devolver un resultado que sea el
adecuado para el argumento de la función que la contiene.
Por ejemplo, en el caso RCUAD(POTENCIA(10;2)), si la función POTENCIA devolviese un
valor no numérico o numérico pero negativo, la función RCUAD daría un error al intentar
calcularse.
Selecciona la celda E5. Escribe =PROMEDIO( en esta celda.
Ahora Excel está esperando los argumentos de la función PROMEDIO. Vamos a introducirle
dos argumentos de tipo numérico.
Escribe 10;20; como los dos primeros argumentos.
Ahora, como tercer argumento, introduciremos una función.
Observa cómo, en la parte izquierda de la barra de fórmulas, aparece una lista con funciones.

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 Funciones

Pulsa en la flecha de la derecha del cuadro de nombres y elige la opción Más funciones.

Vamos a seleccionar la función que introduciremos como argumento.

Elige la categoría Matemáticas y trigonométricas. Pulsa la tecla varias veces, hasta que
aparezca la función REDONDEAR. Selecciona la función REDONDEAR y acepta la
ventana.

La función REDONDEAR sirve para redondear un número con el número de

decimales que indiquemos. Por ejemplo, si redondeamos el número 1,234 con una
cifra decimal, el resultado será 1,2.
REDONDEAR(1,234;1) da como resultado 1,2
REDONDEAR(7,3262;0) da como resultado 7
REDONDEAR(7,3262;1) da como resultado 7,3
REDONDEAR(7,3262;3) da como resultado 7,326
REDONDEAR(4,282;1) da como resultado 4,3

Veamos cómo se va construyendo la fórmula en la barra de fórmulas. Ahora Excel está esperando
que se introduzcan los argumentos de la función REDONDEAR, que es uno de los argumentos
de la función PROMEDIO.
Introduce 6,29 como primer argumento y 0 como segundo argumento de la función. Lee el
significado de cada uno.

=La función PROMEDIO y PROMEDIOA obtiene la media entre los números que
indiquemos. Para ello suma el valor de los datos numéricos y al resultado lo divide por
el número de datos sumados. Por ejemplo, si redondeamos los números 142, 83, 153 y 78 el
resultado será 114.

Si quisieras poner más argumentos a la función PROMEDIO, tendrías que pulsar en el nombre
de la función, en la barra de fórmulas, para seguir introduciéndolos.
Finaliza la fórmula escribiendo un paréntesis de cierre ), que será el paréntesis de cierre de la
función PROMEDIO. Pulsa el botón Aceptar.
De la misma forma que puedes introducir referencias a celdas en una función como argumentos,
también puedes utilizar los nombres que hayas definido.

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 Funciones

Muestra la pestaña Fórmulas de la Cinta de opciones.

Desde el grupo de comandos Biblioteca de funciones de esta pestaña también puedes insertar
funciones.

El botón Inertar función de esta pestaña hace lo mismo que el botón Insertar

función de la barra de fórmulas. Además, desde aquí también puedes acceder a las sumas
automáticas .

Puedes pulsar los distintos botones para desplegar las funciones pertenecientes a cada una de las
categorías y seleccionarlas directamente desde ahí: funciones financieras ,
funciones de texto , matemáticas y trigonométricas , etc.

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