PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL

INTEGRAL FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE LUIS Y ASTRYD

 Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa

 Código del Programa de Formación:134101
 Nombre del Proyecto: Suministrar apoyo a los procedimientos en las unidades administrativas de
mipymes.
 Fase del Proyecto: Planeacion
 Actividad de Proyecto: Establecer las actividades y tareas procedimentales de cada una de las áreas
de la empresa, su importancia, ejecución y actividades propias de cada una de ellas, documentadas
mediante informe.

Competencias

 Elaborar documentos de acuerdo con normastécnicas

 Tramitar correspondencia de acuerdo con procesos técnicos ynormativa
 Reconocer recursos financieros de acuerdo con metodología ynormativa.

Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

 Elaborar documentos empresariales y de textos, teniendo en cuenta la redacción, las técnicas

de digitación y transcripción, la tecnología disponible, velocidad, precisión; normas de
seguridad y salud en el trabajo, normativa y políticas de laorganización.
 Comprobar que los documentos elaborados cumplan con la norma técnica, gramatical, y
políticas de laorganización.
 Corregir los textos y documentos redactados teniendo en cuenta las observaciones, las
normas gramaticales, técnicas y las políticas de laorganización.
 Reconocer el entorno de empresa y la relación de actividades administrativas, aplicadas al
trámite de los documentos de oficina de acuerdo con la normativa ypolítica
 Despachar los documentos físicos y/o electrónicos generados en las unidades administrativas,
teniendo en cuenta la normativa y políticasinstitucionales.
 Recibir los documentos físicos y/o electrónicos de acuerdo con la normativa y políticas
institucionales.

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  Interpretar las políticas de contabilidad y de información financiera, teniendo en cuenta la
normativa y las políticas institucionales
 Clasificar los documentos generados en los hechos económicos, teniendo en cuenta las
políticas de contabilidad, de información financiera y la normativa.
 Registrar la información contable y financiera de la empresa contenida en los documentos y
soportes contables, teniendo en cuenta la clasificación y las normas de la organización de
forma manual o sistematizada
 Duración de la Guía: 250 horas.

1. PRESENTACIÓN

Estimados aprendices, la formación por proyectos del SENA ofrece una base sólida de formación
académica y fortalece el conocimiento aplicado a situaciones reales que acontecen en el diario vivir
de las organizaciones, de manera que sean aplicadas de forma didáctica, pero en contextos reales y
apropiados, en particular en los momentos de verdad.

En nuestro proyecto formativo SUMINISTRAR APOYO A LOS PROCEDIMIENTOS EN LAS UNIDADES

ADMINISTRATIVAS DE MIPYMES se trabaja con la intención de acercar el ejercicio de las labores
propias del Asistente Administrativo en ambientes de aprendizaje simulados en los que se espera
que el aprendiz apropie sus conocimientos para la vida laboral y social.

Por esta razón, para empoderarse en su nuevo rol como aprendiz en la Formación por proyectos y
alcance el perfil requerido para el desempeño en su puesto de trabajo de acuerdo con su
especialidad, es necesario desarrollar la siguiente guía de aprendizaje.

2. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexióninicial. JHON JAIRO

En el ambiente de aprendizaje y con la orientación de su docente técnico, observe los videos

propuestos en los enlaces relacionados a continuación:

Video:8 pasos en la gestión documental https://www.youtube.com/watch?v=oZmI-

1s78AYVideo: Importancia de la gestión
documental: https://www.youtube.com/watch?v=FviyxedDBOY

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 En equipos de trabajo SENA y con base en los videos anteriores, responda a los siguientes
interrogantes. Cada equipo nombrará un representante para socializar en plenaria las
respuestas:

1. ¿Cuál es la importancia de la gestión documental en las organizaciones?

2. ¿Qué consecuencias podría tener una empresa si no cuenta con un sistema de gestión
documental?
3. ¿La gestión documental podría aplicarse a cualquier empresa independiente de su tamaño?
¿Por qué?
4. Según sus conocimientos, mencione cuál sería el ciclo de vida de un documento.

Ambiente dotado con escritorios, sillas y tablero con capacidad para 35 aprendices
Materiales: Computadores, Video beam, marcadores, tablero, lapicero, cinta adhesiva, hojas de
block.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para

el aprendizaje. JHON JAIRO

a. Identificación de los documentos organizacionales

Con el objetivo de reconocer los conceptos acerca de las comunicaciones empresariales, realice
la siguiente sopa de letras y defina con sus palabras cada uno de los términos.

❖ CARTAS
❖ MEMORANDOS
❖ CIRCULARES
❖ ACTA
❖ INFORME(SENA)
❖ CERTIFICADO
❖ CONSTANCIA
❖ HOJA DEVIDA
❖ SOBRECOMERCIAL
❖ MENSAJEELECTRONICO
❖ TARJETAPROTOCOLARIA

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Ambiente dotado con escritorios, sillas y tablero con capacidad para 35 aprendices
Materiales: Computadores, Video beam, marcadores, tablero, lapicero, cinta adhesiva, hojas de
block.

b. Identificar los documentos que se originan en las operaciones contables

en una organización

Dispuestos en los grupos de trabajo y con la orientación del docente técnico, participar de la
didáctica activa “Quién sabe más”, con la que se pretende identificar los conocimientos
adquiridos en tu proceso formativo sobre los documentos comerciales, contables y títulos
valores.

La actividad consiste en responder 20 preguntas asociadas al tema Conceptos contables. El

equipo que suma más puntos será el equipoganador.

Estas preguntas reposan en la caja del saber, cuando el docente lo indique, un equipo toma un
papel, lee la pregunta, consulta con su equipo y responde, si esta es errada, resta un punto. El
equipo contrario tiene la oportunidad de responder; si la respuesta es correcta suma
doblepunto.

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 Ambiente dotado con escritorios, sillas y tablero con capacidad para 35 aprendices
Materiales: Computadores, Video beam, marcadores, tablero, lapicero, cinta adhesiva, hojas de
block.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización yTeorización). JHON JAIRO

3.3.1 Utilizar las tecnologías de la información y la comunicación en la elaboración de los

documentos que se originan en los procesos administrativos, de acuerdo con las políticas
institucionales, normas de seguridad y salud en el trabajo.

Guías y Normas

Técnicas Redacción

de textos

La efectiva comunicación escrita es crucial para el éxito de toda organización. Un mensaje poco claro,
con errores sintácticos, ortográficos y gramaticales, no transmite correctamente el comunicado sino que
además deja una muy mala imagen de la organización en general. Por ello, es fundamental, revisar a
profundidad las diferentes normas y guías vigentes para la producción de textos en Colombia. En
especial, las cartas, los informes, las circulares, los correos electrónicos, los memorandos,etc.

Tomando como base la actividad anterior realizada con la norma GTC- 185, cada equipo de trabajo
Sena deberá presentar los siguientes documentos, teniendo en cuenta las siguientes
recomendaciones:

- Los documentos deben estar dirigidos y firmados con el nombre de alguno de los
aprendices del equipo (FIRMA EL LIDER DE CADA COMITÉ).
- Las empresas a las cuales podrán ser dirigidos los documentosson:

● Caja Social
● Bancolombia
● SENA(INFORME)
● Universidad Autónoma deOccidente
● HomeCenter
● Almacenes La14
● La casa del Deporte

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 Los documentos a elaborar son:

● 1Carta
● 1 Memorando
● 5 Circulares (2 externas y 3internas)
● 1Acta
● 3 Informes (1 ejecutivo, 1 corto, 1extenso)
● 1 Certificados y 4Constancias
● 1 Hoja de vida formato minerva y en Word (por cada aprendiz del equipoSena)
● 3 Sobres (de manila, sobre oficio y conventanilla)
● 1 MensajeElectrónico
● 1 Tarjeta protocolaria (utilizandoPublisher)

Una vez valorados los documentos por el docente técnico, deberán ser conservados de forma física
y digital para la actividad práctica de gestión documental en la fase de ejecución.

3.3.2. Digitar textos utilizando la tecnología disponible. JHON JAIRO

Los documentos tienen un ciclo de vida que inicia con la producción, por lo general los más
utilizados son los documentos escritos, para lo cual son muy útiles las herramientas tecnológicas. A
continuación, realice las siguientes actividades que le orientarán en el desarrollo de las destrezas y
habilidades en la elaboración de documentos administrativos haciendo uso de lasTIC.

a. Ortografía yredacción
Revise el siguiente video sobre la importancia de la ortografía:
● La ortografía:https://www.youtube.com/watch?v=T728QSR77SY

Ingrese al siguiente sitio web, donde encontrará un tutorial muy sencillo para el uso correcto
de la ortografía. Revise cada una de las lecciones que en él se encuentran:
http://www.aulafacil.com/OrtografEspa%F1ola/CursoOrtografia.htm

Teniendo en cuenta el video y tutorial anterior, escriba un breve correo electrónico a cinco de
sus compañeros (COMITÉS) describiendo un evento que le haya hecho reír a carcajadas, hágalo
teniendo en cuenta las normas ortográficas que ha revisado y recordado.
Usted recibirá mensajes de sus compañeros, revíselos e identifique los errores ortográficos y
responda el correo señalando dichos errores.

En la guía de comunicación, que usted tendrá la oportunidad de desarrollar durante esta fase,

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encontrará material adicional sobre la ortografía y la redacción de textos. Su docente técnico y
de comunicación le acompañará en el desarrollo de dichas actividades de apoyo.

b. Digitación
La digitación de textos exige toda una técnica. Para ayudar a las personas a digitar textos
velozmente y con precisión existen diversas herramientas. Una de las más sencillas, de fácil
acceso y gratuitas es el programa libre: Mecanet. En él, se encuentran una serie de ejercicios
que nos ayudan a mejorar nuestras habilidades de escritura de textos a través de un teclado.

Descargue el freeware (programa libre, gratuito) Mecanetdel siguiente enlace:

http://mecanet.uptodown.com/descargar

Si tiene dificultades con la descarga, puede realizar una búsqueda del programa a través de los
diversos motores de búsquedaexistentes.

Los ejercicios prácticos que se plantean a continuación, requieren de trabajo individual. Para lo
anterior, cada aprendiz debe realizar un cronograma de trabajo que incluya: verificación de los
avances y fechas con los resultados de las prácticas realizadas a través de prueba escrita, así:

□ Realizar las prácticas de la unidad del 1 al 5, las veces que sea necesario hasta adquirir la
habilidad que se requiere. Prepararse para presentar prueba de digitación, de acuerdo con
los criterios establecidos por el docente técnico en términos de velocidad, precisión y
número de errores de digitación.

□ Realizar las prácticas de la unidad del 6 al 10, las veces que sea necesario hasta adquirir la
habilidad que se requiere. Prepararse para presentar prueba dedigitación.

□ Realizar las prácticas de la unidad del 11 al 15, las veces que sea necesario hasta adquirir la
habilidad que se requiere. Prepararse para presentar prueba dedigitación.

□ Realizarlasprácticasdelaunidaddel16al20,lasvecesqueseanecesariohastaadquirirla
habilidad que se requiere. Prepararse para presentar prueba dedigitación.

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 Los acuerdos de las fechas se registran en la siguiente tabla:

Unidades Fecha fin de prácticas de la Fecha de presentación de

unidad prueba
1 -5 18 SEPTIEMBRE
6 -10 25 SEPTIEMBRE
11- 15 OCTUBRE 2
16 - 20 OCTUBRE 23
Luego de realizadas las prácticas, el docente organizará una olimpiada de digitación, en donde los
aprendices podrán concursar y demostrar las habilidades y destrezas adquiridas de digitación y
ortografía.

c. Prevención de riesgo biomecánico ASTRYD

Cuando se utilizan posturas inadecuadas al momento de digitar, a largo plazo, pueden
generarse enfermedades o trastornos en las articulaciones, en las manos, brazos, espalda,
cuello. Muchas de ellas, dejan secuelas para siempre, otras requerirán de operación y otros
tratamientos médicos. Para evitar que esto suceda, es fundamental adoptar una adecuada
postura.

Observe los siguientes videos que le enseñan la postura adecuada al momento de digitar textos:
● Riesgo biomecánico:https://www.youtube.com/watch?v=m4gBfORVGwc
● Prevención de Riesgos Musculo esqueléticos (DME)https://www.youtube.com/watch?v=GtJj68TLao0
● ¿Cómo sentarse bien en su puesto de trabajo?https://www.youtube.com/watch?v=x5BI-dPT8GI
● Postura frente al computador:https://www.youtube.com/watch?v=NihRZz_Axf0
● Adecuación del puesto de trabajo:https://www.youtube.com/watch?v=dYO1CAfDfog
● Pausas activas:https://www.youtube.com/watch?v=jaP5YOLXiuk

De acuerdo a lo observado en los videos anteriores, el docente técnico asignará a cada equipo
de trabajo SENA, uno de los siguientes temas que deberá exponer de manera lúdica a sus
demás compañeros.

● Grupo 1: Riesgobiomecánico
● Grupo 2: Túnel delCarpo
● Grupo 3: DolorLumbar
● Grupo 4: Tenosinovitis deQuervain
● Grupo 5: Dolor del ManguitoRotador
● Grupo 6: Ejercicios para la prevención de Desórdenes Musculo Esqueléticos (DME) en

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 miembros superiores.
● Grupo 7: Higiene Postural en laoficina
● Grupo 8: Adecuación del puesto de trabajo en laoficina
● Grupo 9: Pausas activas especiales para miembros superiores y espalda.

Cada grupo organiza la exposición a los compañeros teniendo en cuenta que ésta debe hacerse
lúdicamente, no es una exposición magistral. Se puede utilizar juegos, crucigramas,
dramatizaciones, concursos y demás. La intención es aprenden de manera lúdica y recreativa sobre
los cuidados preventivos de los riesgos laborales en nuestro puesto de trabajo; en especial, con
relación a la producción de textos utilizando el ordenador.

3.3.3. Gestionar los documentos originados en los procesos administrativos de la organización de

acuerdo con las normas de calidad, legislación vigente y políticas institucionales. JHON JAIRO

Como se ha mencionado anteriormente, la gestión documental es fundamental para el éxito

administrativo de una organización. Por ello, en esta guía se abordan y desarrollaran conocimientos
y habilidades para la recepción y despacho de documentos.

a. MarcoNormativo
Al año 2014, Colombia ha avanzado significativamente en cuanto a la legislación concerniente a
la gestión documental; en la actualidad encontramos las siguientes leyes, acuerdos y decretos
que nos documentan sobre los procesos documentales:

Ver Material de Apoyo: (Normatividad Archivística):

1.Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo 2.

Acuerdo 027 de 2006 – Glosario archivístico 3.
Acuerdo 060 de 2001 – Proceso de trámite 4.
Acuerdo 042 de 2002 – Archivos de Gestión
5.Decreto 2609 de 2012 – Actualización al proceso de Gestión Documental

De acuerdo con lo anterior, el docente técnico asignará una de las normas a cada equipo de
trabajo SENA, cada grupo debe revisar la norma asignada y presentar a sus compañeros la
siguiente tabla resumen:

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 ITEM DESCRIPCIÓN
Norma
Objeto
Estructura de la norma
Requisitos Fundamentales a cumplir
Aplicación de la Norma

A partir de los artículos asignados, con la orientación del docente técnico, cada grupo desarrollará
una dinámica con el fin de profundizar la temática.

Aunque la Ley es obligatoria sólo para entidades públicas, las organizaciones privadas pueden
tomarla como base para la organización de susarchivos.

Descargue de la web, la Ley 594 de 2000 y la NTC 4095 Descripción Archivística. Realice una lectura
de los documentos y desarrolle la siguiente actividad:

● Mencione y organice en la siguiente tabla, aquellos requisitos legales que pueden servir a
las organizaciones para su gestióndocumental:

Requisito Aplicación a la Instrumento que Recurso

(Citar la ley, norma o empresa privada debe elaborarse o (lo qe necesita la
decreto que aplica proceso a definir (o empresa para
crearse) cumplir el requisito)

Lea el manual de gestión documental del ejemplo de la contraloría (se encuentra en el material de apoyo),
realiza un mapa mental sobre los aspectos importantes que debe tener un manual de gestióndocumental
de la ley 594 del material de apoyo realiza un cuadro sinóptico con los conceptos de cada una de sus partes,
muy breve Su docente técnico acompañará el ejercicio y resolverá las inquietudes que surjan del mismo.

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3.3.4. Identificarlosdocumentosqueseoriginanenlasoperacionescontablesenunaorganización de
acuerdo con las políticas institucionales, normas de calidad y legislaciónvigente.
Documentos comerciales y títulos valores AURELINO

a. Organizados en grupos de trabajo, realizar la lectura del material de apoyo “Títulos valores”
tomado del Código de Comercio, en su Libro Tercero: De los bienes Mercantiles, Título III: De los
Títulos Valores. Puede complementar su lectura con la revisión del enlace:
titulosvaloresunilibre.blogspot.com y presentar por medio de un (1) cuadro sinóptico la
explicación de cada uno de ellos, de manera que dé cuenta de: responsabilidades, usos,
aplicaciones y/ofunciones.

b. Por grupos de trabajo, imprima una proforma o formato de cada uno de los siguientes
documentos: cheque, letra de cambio, pagaré, factura, acciones, certificado de depósito a
término CDT. Diligencie cada documento en la jornada de formación con el apoyo del
docentetécnico.

Al finalizar la actividad recuerde guardar la evidencia digital en el portafolio de

evidencias. Ambiente dotado con escritorios, sillas y tablero con capacidad para 35

aprendices
Materiales: Computadores, Video beam, marcadores, tablero, lapicero, cinta adhesiva, hojas de
block.

3.4 Actividades de transferencia delconocimiento. ASTRYD Y LUIS

Establecer los procesos y procedimientos que estructuran la gestión administrativa

Como aprendices del programa Técnico en Asistencia Administrativa, deben presentar la
estructura administrativa propuesta para la empresa planteada en la fase de análisis que
incluya, instructivo para legalización de la microempresa y portafolio de servicios a ofrecer el
cual debe contener:

● Slogan
● Logo
● Misión
● Visión
● Políticas institucionales

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 ● Valores corporativos
● Organigrama
● Servicios a ofrecer
● instructivo para legalización de la microempresa
● portafolio de servicios a ofrecer

A continuación, se describen los aspectos principales que deben tener en cuenta para el diseño de
la estructura administrativa en la empresa propuesta.

a. Constitución Legal: realice un instructivo para el proceso de legalización de la unidad de

negocio, en el cual describan las actividades ¿que se deben realizar para la constitución
legal, documentos que deben entregar, costos de trámites y todo lo referente para su
formalización, (matrícula mercantil, R.U.T. Sayco y Acinpro, Uso del Suelo, Certificado de
seguridad expedido por el cuerpo de bomberos).Presente cada uno de los formularios que
se deben diligenciar en cada entidad para cada trámite. Con el apoyo del docente técnico
consulte e identifique la importancia de cada documento. AURELINO

b. Estructura Organizacional: construya la misión, visión, valores corporativos, políticas

institucionales y organigrama para la unidad denegocio. ASTRYD

c. Realizados estos pasos, presente la estructura administrativa propuesta en la empresa

creada en un informe técnico elaborado en Word aplicando la Guía Técnica Colombiana –
GTC-185 ASTRYD Y LUIS
.
Nota: A continuación, se describe la estructura del informe administrativo para presentar al docente.

● INFORMEADMINISTRATIVO
CUBIERTA

● Título delinforme
● Nombre de quién(es) loelabora(n)
● Datos de la InstituciónEducativa

PORTADA

● Nombre de laEmpresa
● Nombre de las personas
quelo elaboran
● Docentes e instructores a
quiénse presenta eltrabajo
● Nombre de la InstituciónEducativa

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 ● Programa deformación
Fecha yCiudad

● Introducción ● Imágenes
● Abstract
● Manejo de Títulos connomenclatura ● Fotos de laEmpresa
● Cuerpo delinforme:
● Videos
o Portafolio de
servicios Slogan Tablas yGráficos
Logo
Misió
n
Visión
Políticas institucionales
Valores corporativos
Organigrama
Servicios a ofrecer
o Instructivo
paraConstitución Legal
o Conclusiones
o Glosario
● Bibliografía

● Nota:Incluirenlaintroducción“abstract”eninglés(debeserrevisadoyaprobadoporeldocented
e esteidioma,antesdellevarloainglésdebeserrevisadoporeldocentedeLenguaCastellana).

● Preparar lo necesario para la socialización del informetécnico

Una vez aprobada la evidencia por el docente técnico, se debe llevar al portafolio de evidencias
de cada aprendiz y subir a la plataforma Territorium, espacio EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE.

Ambiente Requerido
Ambiente con capacidad para 35 aprendices, con sillas y mesas o sillas tipo universitario,
con excelentes condiciones de iluminación, ventilación, conectividad a internet, conexiones
eléctricas, con señalización de ruta de evacuación, extintores especializados para equipos
tecnológicos.

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 Materiales:Computadores,Videobeam,marcadores,cartulinas,guantes,tapab

ocas Cofias.

4 ACTIVIDADES DEEVALUACIÓNTome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados

en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

de Evaluación
Evidencias de Conocimiento: -Redacta documentos empresariales y
textos haciendo uso de la norma técnica y
Cuestionario sobre conocimientos las normas gramaticales.
administrativos y contables Técnica: Batería de
- Digita documentos empresariales y preguntas
textos haciendo uso de la técnica, Instrumento: Cuestionario
velocidad y precisión.
-Transcribe documentos empresariales y
textos teniendo en cuenta las técnicas de
digitación.
- Utiliza la tecnología para la elaboración
Evidencias de Producto: de documentos de acuerdo con los
Técnica: Observación
recursosde
Instrumentos: Lista de
Presentación y exposición del la organización.
Chequeo
informe técnico que contenga la
estructura - Elabora documentos finales de acuerdo
administrativ a las normas técnicas. gramaticales, de
a propuesta en la unidad de redacción.
negociocreada.
-Aplica el proceso administrativo, la
estructura organizacional en el trámite de
los documentos, teniendo en cuenta la
normatividad y las políticas de la
institución.

GFPI-F-135 V01
 - Aplica el manual de funciones y
procedimiento en el trámite de los
documentos de oficina, teniendo en
cuenta la normatividad y las políticas de
la institución.
-Aplica en el proceso de recibo y
despacho de documento, las técnicas, la
normativa y las políticas institucionales.
- Aplica los principios contables en los
registros de transacciones comerciales y
financieras de acuerdo con las políticas
contables de la organización.

-Clasifica y archiva técnicamente los

documentos, de acuerdo con el tipo de
transacción realizada, las normas técnicas
y legales vigentes dearchivos.

-Registra en forma manual y

automatizada la información contable
teniendo en cuentay
documentos soportes.

1. GLOSARIO DETÉRMINOS

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede
entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y lacultura.

ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se

derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

GFPI-F-135 V01
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.

FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que
comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización yconservación.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales
empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
losdocumentos.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ENCABEZADO: Título de la comunicación que se realiza, línea de identificación para indicar la

continuidad del documento.

INTERLÍNEA: Distancia vertical entre los renglones.

INTERLÍNEA LIBRE: Renglón sin escritura.

LÍNEAS ESPECIALES: Líneas de anexos, copia e identificación del transcriptor.

LOGOTIPO: Símbolo que identifica a la organización.

MÁRGENES: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa.

GFPI-F-135 V01
MEMBRETE: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona
natural o jurídica.

MODELO: Esquema de distribución de zonas que le permite la organización la diagramación de su

papelería.

OBJETIVO: Describe la finalidad del informe corto.

PORTADA: Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la
identificación del documento.

RAZÓN SOCIAL: Nombre que identifica a una organización.

REDACTOR: Persona que genera y plasma ideas en una

comunicación. REMITENTE: Nombre, apellidos y cargo del

firmante.

SALUDO: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.

SIGLA: Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.

SOBRE: Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.

TRANSCRIPTOR: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.

6 REFERENTESBIBLIOGRÁFICOS

Rutas operativas_ Procesos:

Control estadístico de procesos http://www.youtube.com/watch?
v=v1lHUAvyUGghttp://www.youtube.c om/watch?v=I1n-
4itDadshttp://www.youtube.com/watch?v=tIcCjen7aUA
Gestión documental – almacenamiento digital http://www.youtube.com/watch?
v=TOk6N8Q1TsUTecnologías que apoyan Gestión Documental
http://www.youtube.com/watch?v=s0CTS9_qtqYESTRUCTURAS
ORGANIZACIONALES:

GFPI-F-135 V01
Planeación estratégica
http://www.youtube.com/watch?v=p7KL
Km24kEghttp://www.youtube.com/watch
?v=CDANQRXdkekGestión por procesos –
rutas operativas:
http://www.youtube.com/watch?v=1bYK
XghNAcohttp://www.youtube.com/watch
?v=WHG6e7sduachttp://www.youtube.co
m/watch?v=GXI-
kofmHNohttp://www.youtube.com/watc
h?v=p00QDblFhRsProcesos servicio al
cliente: http://www.youtube.com/watch?
v=e8Ge cS-69Y0Cadena de valor:
http://www.youtube.com/watch?v=0JXzp
Ex7DXchttp://www.youtube.com/watch?
v=u4ZV7EMsCxEOrganizacional:
http://www.youtube.com/watch?v=Dev
WxkCwUa0Matriz DOFA
http://www.youtube.com/watch?v=el7I3
Np4-
Aohttp://www.youtube.com/watch?v=8O
HytFwfeBgDivisión del trabajo –
organigramas:
http://www.youtube.com/watch?v=4u1t
1hDSn4Ehttp://www.youtube.com/watch
?v=q9YcjHANr88http://www.youtube.co
m/watch?v=uEeAXX439c4Delegación:
http://www.youtube.com/watch?v=5TnSI
tJd7DwLiderazgo
http://www.youtube.com/watch?v=VKda
32XqG3s
En qué consiste la Gestión Documental http://www.youtube.com/watch?
v=XgcyjWAoX-YProceso de organización de los archivos
http://www.youtube.com/watch?v=Sem9vpe8OmwTablas de valoración
documental http://www.youtube.com/watch?v=3fhZFYO6uTsConservación de
documentos http://www.youtube.com/watch?v=wNHx3ZLebFc
Radicación de correspondencia interna

GFPI-F-135 V01
http://www.youtube.com/watch?v=rXZzOh1xpQYUnidad de correspondencia
http://www.youtube.com/watch?v=mcKH_GyvPPY
Clasificación documentos internos y externos http://www.youtube.com/watch?
v=_6ljQ4vh0k0Gestión Administrativa: Imagen corporativa
http://www.youtube.com/watch?v=DpwPDX00mms
http://www.youtube.com/watch?v=6O9kpDHDTmshttp://www.youtube.com/watch?v=fk632P
rp08IPlaneación estratégica http://www.youtube.com/watch?v=FRYZvhE1aSI
http://www.youtube.com/watch?v=UMA1HMrnMgkhttp://www.youtube.com/watch?v=JDx2
xBxCs9I http://www.youtube.com/watch?v=CDANQRXdkekhttp://www.youtube.com/watch?
v=M_IlOl ywrywTalento humano http://www.youtube.com/watch?v=dQZpaLQw7co
http://www.youtube.com/watch?v=qid3fkjaVT4http://www.youtube.com/watch?v=5S4wPxp
dj7w http://www.youtube.com/watch?v=WLLh4XXhMvchttp://www.youtube.com/watch?
v=tsooPz eSqXYSalud ocupacional http://www.youtube.com/watch?
v=DqQUNGfGE2shttp://www.youtube.com/watch?v=CACuV 6kGhRg
Gestión Mercadeo http://www.youtube.com/watch?v=BFTz9F3K2bA
http://www.youtube.com/watch?v=r8B-
nLCYWQohttp://www.youtube.com/watch?v=UbUcz4l9YT0
Gestión Empresarial http://www.youtube.com/watch?v=w9VT-2XlH3o
http://www.youtube.com/watch?v=HGCFqKeJstQhttp://www.youtube.com/watch?v=vo
zGStltGZghttp://www.youtube.com/watch?v=EkezEX245Fo&list=PLE53AEA231733ABDA
http://www.youtube.com/watch?v=6Op1lm5- aXYhttp://www.youtube.com/watch?
v=0qyEJGgiDVc http://www.youtube.com/watch?
v=ciEpARsetYYhttp://www.youtube.com/watch?v=q6 mPdpY7iLc
http://www.youtube.com/watch?v=rXehzLUAsNshttp://www.youtube.com/watch?v=UD
KZ65w3iN4
https://www.youtube.com/watch?v=GtJj68TLao0

7 CONTROL DELDOCUMENTO

GFPI-F-135 V01
 Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor Katherine Duque, Instructores Centro de Abril de 2018

(es) Catalina Argote . Gestión
Noriega, Mario Alberto Tecnológica de
Henao. Servicios
Regional Valle.
Formadora de
Revisado: Eliana instructore
Carolina HleapBorrero s

8 CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a laguía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio
Autor Equipo de Instructore Centro de Ajuste de
(es) instructores Técnicos s de Gestión 04/02/2 formato guía de
del Programa Articulació Tecnológica de
Asistencia n con la 021 aprendizaje
Administrativa Servicios
Educación
Media

GFPI-F-135 V01