Código:

Política POPVN05
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03/08/2017

OBJETIVO

Establecer los lineamientos a seguir para mantener un control adecuado en la contratación y relación con los
transportistas tanto de flota primaria como secundaria, en términos de seguridad, fijación de tarifas de fletes
naviera, caletas, peajes y chalanas, fondo de contingencia para mercancía en tránsito, despachos, pagos por
el servicio brindado a la Empresa desde las diferentes plantas hasta su entrega en los Centros de Distribución,
Clientes o entre las propias Plantas y Centros de Distribución a nivel del territorio nacional.

ALCANCE

Está política es de aplicación y cumplimiento obligatorio por parte de todo el personal involucrado de la
Empresa.

ÁREA EMISORA

Dirección de Supply Chain

OBJETIVO DE CONTROL ASOCIADO

CAM82

CONTENIDO
I. Revisión del Documento
II. Control de Cambios del Documento
III. Definiciones
IV. Lineamientos
A. Contratación de Transportistas
B. Fondo de Contingencia para Mercancía en Tránsito
C. Tarifas de Fletes, Naviera, Caletas, Peajes y Chalanas
D. Despachos
E. Pagos
F. Seguridad Integral

Elaborado por: Gerencia Control Interno y Procesos

La información contentiva en este documento es estrictamente de “USO INTERNO” y pertenece a Molinos Nacionales Compañía Anónima
(MONACA), por lo cual no debe ser divulgada, ni transmitida a personas distintas a la empresa. Al consultar la versión impresa de este documento
asegúrese que sea la edición vigente.
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I. REVISIÓN DEL DOCUMENTO

Las siguientes personas firmaron en señal de conformidad por haber revisado el documento y
suministrado la información correspondiente a las funciones de su competencia, el cual fue actualizado por
la Gerencia de Control Interno y Procesos con base a la información consolidada con todas las áreas
involucradas:

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II. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

A continuación, se muestran los detalles de las modificaciones realizadas al documento en su edición
anterior y los detalles del cambio a la edición actual:

SOLICITANTE DEL
EDICIÓN FECHA DETALLES DE LA MODIFICACIÓN
CAMBIO
Yulimar Copeland
003 30/09/2015 Actualización del documento por vencimiento
Jefe de Procesos
Modificación de los lineamientos de:
 Tarifas de fletes, naviera, caletas, peajes y
chalanas. Luigi Iannone
 Fondo de contingencia para mercancía en Gerente de Logística
004
tránsito. de Transporte
 Seguridad Integral
 Contratación de Transportistas

III. DEFINICIONES
Flete de Traslado: Corresponden al servicio de transporte por el traslado de los productos desde el lugar
de fabricación (Planta) hasta los Centros de Distribución y/o entre las propias Plantas o Centros de
Distribución.
Flete de Distribución: Corresponden al servicio de transporte por el despacho de productos terminados a
los depósitos de los Clientes, el cual se puede originar desde los Centros de Distribución e inclusive, por
despachos directos desde las Plantas.
Pedidos de Servicio: Son todos aquellos gastos no imputables a las operaciones de producción o
comercialización incurridos por el traslado de equipos y mobiliario de Planta a Planta, de Planta a Centro
de Distribución, de Centros de Distribución a Plantas, de Plantas a Proveedores, de Centros de
Distribución a Proveedores, de Centros de Distribución a Centro de Distribución.
Pagos Adicionales y/o Complemento de Carga: Son todos aquellos pagos a Transportista para
compensar el traslado o distribución de productos que no cubren la capacidad total de carga del
transporte (Adicional por carga de transporte), desvíos de los transportes por problemas en las vías, o a
solicitud del cliente, asistencias a otros transportes por siniestros o averías de los vehículos, utilización
de transportes eventuales e incrementos por cumplimiento de objetivos de carga, caletas adicionales y
acuerdos de tarifas especiales.
Elementos para el Cálculo de las Tarifas: Los elementos tomados en consideración para el análisis
sondeos de mercado (Benchmarking), tiempo de entrega y kilometraje, dificultad de las rutas, desvíos y
caletas y peso.
Flota Primaria: vehículos contratados para fletes de traslados y/o distribución desde plantas.
Flota Secundaria: vehículos contratados para fletes de distribución desde Centros de Distribución.
Fondo de Contingencia para Mercancía en Tránsito: Será aplicado por MONACA, para mantener un
fondo único, bajo los términos y condiciones previamente autorizada por los transportistas, en cuyo caso
dicha autorización sustituye las garantías como pólizas de seguros de Transporte de Mercancía, que los
transportistas deben otorgar a MONACA como contraprestación del servicio de transporte.
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IV. LINEAMIENTOS
A. CONTRATACIÓN DE TRANSPORTISTAS
1. Todas las áreas involucradas deben cumplir con el Procedimiento “Contratación de Transportista”,
código AOPVN03.
2. El Gerente de Logística de Transporte para flota primaria y el Jefe de cada centro de distribución para
flota secundaria, seleccionarán empresas transportistas a través de un proceso de negociación con
las diferentes empresas que prestan el servicio, tomando en cuenta aquellas que ofrezcan las
mejores condiciones del mercado, tarifa y reúna todos los requisitos establecidos por la empresa para
su contratación final. Para el registro como proveedor debe cumplir con lo establecido en el
procedimiento AABVN14 Administración de Proveedores.
3. La Gerencia Corporativa de Seguridad Integral debe verificar y confirmar los datos suministrados por
los transportistas a fin de poder aprobar su ingreso como proveedor de MONACA y ser contratados
por la empresa.
4. Toda empresa transportista seleccionada debe consignar al Jefe de Centro de Distribución o Gerente
de Logística de Transporte obligatoriamente copia de los siguientes documentos:
 Registro Mercantil.
 Registro de Información fiscal (RIF) vigente y renovación a la fecha de término.
 Cédula de identidad de los Propietario y Conductores vigente y renovación a la fecha de término.
 Licencia de Conducir (5° Grado) del Propietario y Conductores vigente y renovación a la fecha de
término.
 Carnet de Circulación (Motriz (Chuto) y Batea o Remolque)
 Certificado médico del Propietario y Conductores vigente y renovación a la fecha de término.
 Permiso Sanitario de las unidades de transporte vigente y renovación a la fecha de término.
 Certificado de Salud de los conductores y ayudantes vigente y renovación a la fecha de término.
 Título de Propiedad de los Vehículo (Motriz (Chuto) y Batea o Remolque).
 Seguro de Responsabilidad Civil de las unidades de transporte (Motriz (Chuto) y Batea o
Remolque) vigente y renovación a la fecha de término.
 Tres (3) Referencias personales del Propietario y Conductores.
 Tres (3) Referencias comerciales de la empresa.
 Certificación Bancaria con los datos de la cuenta bancaria a nombre de la Empresa de Transporte.
 Dirección de ubicación y números telefónicos del Propietario y Conductores.
 Lista de sus conductores especificando nombre completo, número de cédula de identidad, fecha
de nacimiento y número de celular.
 Las facturas emitidas por la Empresa Transportista deben cumplir con los requisitos mínimos
establecidos en la Ley del IVA y con los requisitos generales de las facturas establecidos por el
SENIAT
 Copia del registro ROTC (registro de operación de transporte de carga) de la empresa y de los
vehículos (Motriz (Chuto) y Batea o Remolque).

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5. El Jefe de Producto Terminado de cada Planta y el Jefe de Centro de Distribución, solicitarán

anualmente la actualización de los siguientes documentos:
 Licencia de Conducir (5° Grado) de los Conductores vigente y renovación a la fecha de término.
 Certificado médico del Propietario y Conductores vigente y renovación a la fecha de término.
 Permiso Sanitario de las unidades de transporte vigente y renovación a la fecha de término.
 Certificado de Salud de los conductores y ayudantes, vigente y renovación a la fecha de término.
 Seguro de Responsabilidad Civil de las unidades de transporte (Motriz (Chuto) y Batea o
Remolque) vigente y renovación a la fecha de término.
B. FONDO DE CONTINGENCIA PARA MERCANCÍA EN TRÁNSITO
1. Queda establecido un fondo de contingencia único para transportistas de flota primaria y flota
secundaria, administrado por la Gerencia Corporativa de Riesgos y Seguro, a los cuales se les
aplicará una retención por concepto del fondo de contingencias de mercancía en tránsito de hasta un
porcentaje sugerido anualmente por dicha gerencia y asociado con el nivel de siniestralidad del año
anterior, éste porcentaje se aplicará sobre el costo de los fletes netos de impuestos, reflejado en el
original de la factura que por dicho concepto presente la Transportista a MONACA, o de cualquier
cantidad de dinero que MONACA adeude a la Transportista con motivo del servicio de transporte de
mercancía que le presta la Transportista a MONACA.
2. La Vicepresidencia de Finanzas determinará anualmente el porcentaje de retención, informando a la
Dirección de Supply Chain, tomando como base el porcentaje sugerido por la Gerencia Corporativa
de Riesgos y Seguros.
3. Para iniciar la deducción sobre el Fondo de Contingencias para Mercancías en Tránsito a pagar por
la empresa Transportista de Flota Primaria y Flota Secundaria, la Gerencia de Logística de
Transporte y Jefe de Centro de Distribución tendrán la responsabilidad según corresponda de:
 Realizar el registro del porcentaje de retención de contingencia ante la Gerencia Corporativa
de Compras, la cual lo realiza al momento de registrar el proveedor de transporte según lo
establecido en el procedimiento AABVN14 Administración de Proveedores.
 Entregar a los transportistas de Flota Primaria y Secundaria la “Autorización Carta Retención
de Contingencia” (Anexo 2), la cual deben llenar en cada localidad y entregar documento
original firmado con los requisitos allí exigidos a la Gerencia Corporativa de Riesgos y Seguros
para su resguardo.
4. Al final del ejercicio económico de la empresa, luego de deducido los gastos administrativos
correspondientes y dejar un saldo promedio para cubrir tres posibles eventos que se presenten en el
primer trimestre del año siguiente, se procederá al reintegro del monto neto disponible en el fondo, a
todas aquellas empresas de transporte sujetas a retención que no hayan incurrido en siniestros
durante ese período, hasta un límite máximo del monto que haya sido aportado individualmente. Se
tendrá un lapso de 30 días calendario para realizar éste reintegro.
5. Una vez realizado el reintegro a los transportistas según lo establecido en el lineamiento 4. La
Gerencia de Logística de Transporte y Jefe de Centro de Distribución, según corresponda, deben
enviar la “Autorización Carta Acuse de Recibo Retención de Contingencia” (Anexo 1) a los
transportistas de flota primaria y secundaria a fin de que sea firmado en señal de conformidad por lo
recibido y devolver documento original firmado a la Gerencia Corporativa de Riesgos y Seguros para
su resguardo.

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C. TARIFAS DE FLETES, NAVIERA, CALETAS, PEAJES Y CHALANAS

1. La Gerencia de Logística de Transporte y Gerencia Nacional de Centros de Distribución efectuarán
procesos de búsqueda de proveedores de transporte según sea requerido por el volumen de
movilización de la empresa y negociarán las tarifas a aplicar tomando en cuenta valores de mercado
y lineamientos de presupuesto, igualmente aplicarán la misma práctica ante solicitudes de cambio en
las tarifas por solicitud de proveedores activos. A excepción de Naviera, Caletas, Peajes, Chalanas
que son establecidos por el mercado.
2. Toda actualización de nuevas tarifas de fletes será aprobada por el Director de Supply Chain,
Vicepresidente de operaciones y Vicepresidente de Finanzas vía correo electrónico. Para casos de
inclusión de nuevos destinos en una base de tarifas aprobada, se utilizará el mecanismo de
interpolación considerando los elementos para el cálculo de las tarifas y será aprobado directamente
por las Gerencias de Logística de Transporte y Gerencia Nacional de Centros de Distribución.
3. La Gerencia de Logística de Transporte ejecutará toda creación, modificación o desincorporación de
tarifas de fletes, naviera, caletas, peajes, chalanas en el sistema SAP, mediante el Coordinador
Administrativo de Fletes.
4. El Coordinador Administrativo de Transporte deberá mantener informado vía correo electrónico a las
áreas involucradas sobre los cambios efectuados en las tarifas de fletes, Naviera, Caletas, Peajes,
Chalanas.
5. El Coordinador Administrativo de Transporte velará por la actualización oportuna en SAP de las
tarifas de naviera, caletas, peajes, chalanas, las cuales deben ser aprobada por el Gerente de
Logística de Transporte vía correo electrónico y registradas por el Coordinador Administrativo de
Fletes.
D. DESPACHOS
1. Toda transferencia de productos hacia los Centros de Distribución u otras Plantas se debe registrar
en el Sistema SAP bajo la condición de “Pedido de Traslado”, generándose la Salida de
Transferencia según lo indicado en el procedimiento AOPVN11 Despacho de Pedido de Traslado.
2. Toda Transferencia de Material de Empaque u otras materias Primas entre plantas debe regirse
según lo establecido en el procedimiento AOPVN16 Transferencia de Mat de Emp y Otras MP entre
Plantas.
3. Todo Traslado de Paletas debe cumplir con lo establecido en los procedimientos que se mencionan a
continuación, según el caso:
 AOPVN27 Consignación y Retorno de las Paletas en el Cliente
 AOPVN29 Solicitar Unidad de Transporte para el Retorno de las Paletas en Clientes
 AOPVN35 Pedido de Traslado Asociadas a las Paletas.
4. Todo despacho directo de Planta y/o Centro de Distribución hacia un Cliente se debe registrar en el
Sistema SAP, generándose una Factura Comercial y/o Guía de Despacho y/o Nota de Entrega,
cumpliendo con lo indicado en el procedimiento AOPVN26 Despacho Directo de Planta a Clientes.
5. El Jefe o Coordinador de Almacén de las plantas y Centro de Distribución verificará que el
transportista garantice la operatividad, buen funcionamiento y seguridad del vehículo (amarres,
encerados, batea limpia, cauchos, candados, cadenas, servicio general, dispositivos de seguridad,
etc.) antes de realizar la carga y traslado de mercancía en el mismo, ver procedimientos “Despacho
de Pedido de Traslado” código AOPVN11 y/o “Despacho Directo desde Planta a clientes, código
AOPVN26.

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6. La salida de transporte de las instalaciones de la empresa estará permitida durante las veinticuatro
(24) horas, siempre y cuando se cumplan requisitos mínimos de seguridad a ser definidos en común
acuerdo por la Dirección de Supply Chain y Gerencia Corporativa de Seguridad Integral.
7. La Gerencia Logística de Transporte y/o Gerencia Nacional de Centros de Distribución, deberán
asegurarse de la entrega oportuna de la mercancía en los centros de distribución, Planta y/o al
Cliente final, según cada caso.
E. PAGOS
1. Cumplir con el Procedimiento “Pago de Fletes “, código AOPVN22.
2. La Empresa de Transporte debidamente registrada como proveedor, debe consignar los siguientes
documentos para el proceso de pago de los servicios prestados:
 Factura (original) de la Empresa Transportista (No se procesarán pagos con fotocopias).
 Ticket de los peajes, ferry, chalana u otros. (en el caso de que existan)
 Copia de la Guía de Despacho (Distribución) o Salida de Transferencia (Traslados)
 Ticket de Romana (en el caso de salida de planta).
 Factura o Nota de Entrega con la cual realizó el despacho. Debidamente sellada y firmada por
personal autorizado del cliente.
 En casos de entrega a entes gubernamentales: Declaración Jurada y/o Acta de Recepción de
Mercancía y/o Informe de Recepción.
Nota: La omisión de cualquiera de los documentos anteriores es causa suficiente y obligatoria para la
suspensión del pago correspondiente, por ningún motivo se podrán procesar pagos sobre esos rubros
sin dichos soportes, los cuales, deben cumplir con todos los requisitos legales y fiscales establecidos.
3. Queda terminantemente prohibido generar pagos por pedidos de servicio para el pago de los fletes
de productos terminados (Traslado y/o Distribución), ni ser contabilizados en las cuentas contables
respectivas, siendo responsables del cumplimiento de este lineamiento el Gerente de Logística de
Transporte y los Jefes de Centro de Distribución.
4. El área responsable debe realizar la carga oportuna para asegurar la correcta provisión de los gastos
de fletes en el período correspondiente, cumpliendo con el Instructivo “Tratamiento de Gastos de
Transporte (Fletes de Distribución)”, código ISYVN88.
5. El Cajero (Caja Central) realizará el registro de la propuesta de pagos en el Sistema SAP, según el
cronograma de pago establecido en la Política Corporativa “Gestión de Pago”, código PFZVN17.
6. Toda mercancía producto de rechazo una vez que se determine que el daño es imputable al
transportista deberá ser penalizado al mismo, cumpliendo con lo establecido en el Procedimiento
“Tratamiento de Faltantes y Mercancía Dañada” código AOPVN12.
7. Los pagos adicionales de fletes tales como Naviera, Caletas, Peajes, Chalanas y Moras en el caso de
ocurrir debido a incrementos en las tarifas cargadas en SAP, serán autorizados por la Gerencia de
Logística y Transporte.
F. SEGURIDAD INTEGRAL
1. Cuando por impericia, imprudencia, negligencia, dolo e incumplimiento de normas legales de
seguridad por parte del transportista se ocasione pérdidas de mercancías en tránsito, será
responsabilidad de la empresa transportista y se les descontará el total del monto de la mercancía
perdida. La Gerencia Corporativa de Seguridad Integral, verificará, corroborará los hechos
acontecidos y determinará responsabilidades de la empresa transportista involucrada en dichas
pérdidas.

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2. A los efectos de reducir las pérdidas que se originan durante el tránsito de la mercancía vía terrestre,
se ha creado el fondo de contingencias aportado por los Transportistas, el cual será utilizado para
cubrir las pérdidas ocasionadas en este tránsito siempre que no se manifieste una conducta de
negligencia, dolosa, imprudencia o impericia por parte de la empresa transportistas.
3. Toda información será procesada de manera confidencial por la Gerencia Corporativa de Seguridad
Integral. Para ello se debe enviar por correo electrónico el Formato “Referencias – Seguridad” (Anexo
3), así como digitalmente el título del vehículo del transportista, cédula de identidad de la directiva,
personas claves y choferes de la empresa.

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V. ANEXOS
ANEXO 1
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ANEXO 2
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ANEXO 3
Formato Referencias - Seguridad

FORMATO DE REFERENCIAS TRANSPORTISTA

Fecha: Localidad:

Apellido(s) y Nombre(s) C.I. No. Fecha Nacimiento Chequeo ( F ) Cargo Transporte Lugar / Sede Ce Co a Cargar

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