DIRECTIVA N° XXX-2023-AGN/DDPA
LINEAMIENTOS PARA LA DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
DIGITALES
I. OBJETIVO
Disponer de lineamientos para realizar la descripción de documentos archivísticos
digitales en las entidades públicas que permita una adecuada gestión archivística digital.
II. FINALIDAD
Establecer las condiciones y pautas para la descripción de los documentos archivísticos
digitales mediante el uso de tecnologías y medios electrónicos, a fin de facilitar su
identificación, control, conservación y puesta a disposición, a fin de fortalecer la eficiencia
y eficacia en los procesos de las entidades públicas y contribuir en la mejora de la gestión
archivística digital.
III. BASE LEGAL
3.1 Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo. Ley N° 29158, Ley Orgánica del
Poder Ejecutivo.
3.2 Ley N° 25323, Ley de creación del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento,
aprobado con Decreto Supremo N° 008-92-JUS.
3.3 Ley N° 27658, Ley Marco de la Modernización de la Gestión Pública; su reglamento,
aprobado con Decreto Supremo N° 030-2002-PCM y sus modificatorias.
3.4 Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la
Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
3.5 Decreto Supremo N° 021-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la
Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, su
Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N° 072-2003-PCM, y sus
modificatorias.
3.6 Decreto Supremo N° 103-2022-PCM, que aprueba la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública al 2030.
3.7 Decreto Supremo N° 005-2018-MC, que aprueba el Reglamento de Organización y
Funciones del Archivo General de la Nación.
3.8 Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto
Legislativo N° 1412, que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y establece
disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios
electrónicos en el procedimiento administrativo.
IV. ALCANCE
Las disposiciones de la presente directiva son de obligatorio cumplimiento para las
entidades públicas señaladas en los numerales 1 al 7 del artículo 1 del Título Preliminar
del Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 del Procedimiento Administrativo General,
aprobado por Decreto Supremo N° 004-2019-JUS y sus modificatorias, y en concordancia
con el artículo 2 del Reglamento de la Ley N° 25323, que crea el Sistema Nacional de
Archivos, aprobado por Decreto Supremo N° 008-92-JUS.
V. RESPONSABILIDAD
5.1. El titular de la entidad pública es responsable del cumplimiento de las disposiciones
contenidas en la presente directiva.
Página 1 de 7
5.2. El titular o responsable de la unidad de organización y unidad funcional de la entidad
pública en coordinación con el Archivo Central y el área de Tecnologías de la
Información o quien haga sus veces en la entidad pública son responsables de
planificar, conducir y monitorear la descripción de los documentos archivísticos
digitales que se encuentren bajo su custodia.
5.3. El titular o responsable del Órgano de Administración de Archivos a través del
Archivo Central de la entidad pública en coordinación con el área de Tecnologías
de la Información son responsables de planificar, conducir y monitorear la
descripción de los documentos archivísticos digitales a nivel institucional.
VI. DEFINICIONES Y/O SIGLAS
6.1 Descripción archivística: Proceso archivístico mediante el cual se representa de
forma objetiva y estructurada la información contenida en cada pieza o sus
agrupaciones documentales para su localización, accesibilidad, recuperación y
control.
6.2 Documento archivístico digital: Documento electrónico que contiene información
en soporte o medio digital y es conservado de manera segura como evidencia y/o
activo de información, respetando su integridad documental. Es producido por una
persona natural, persona jurídica o una entidad pública, en el ejercicio de sus
actividades, procesos, funciones y/o competencias.
6.2.1. Documento digitalizado: Representación digital obtenida a partir de un
documento registrado en un medio o soporte físico, mediante un proceso
de digitalización. Se puede considerar como una forma de producción de
documentos electrónicos.
6.2.2. Documento nativo digital: Documentos que han sido producidos desde
un principio en medios electrónicos y que permanecen en estos durante su
ciclo vital.
6.3 Instrumentos de descripción: Representación de los documentos archivísticos
digitales y de las agrupaciones documentales mediante elementos de descripción.
Tienen por finalidad registrar y brindar información para el acceso, recuperación y
control del documento archivístico digital o agrupación documental (fondo, sección
y serie) al que pertenece.
6.4 Metadatos: Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura del
documento archivístico digital y su gestión a lo largo del tiempo. Cuando se asegura
la integridad de los metadatos, estos sirven como evidencia ante algún
requerimiento de información de los operadores de justicia, tribunales o autoridades
en sus procesos de supervisión, fiscalización e investigación.
6.5 Pieza documental: Información contenida en cualquier soporte (físico, digital,
electrónico u otro), producida y conservada como evidencia y como activo por una
organización o individuo, en el ejercicio de sus funciones o en el desarrollo de sus
actividades.
6.6 Programa de Descripción Archivística: Documento de gestión archivística que
planifica, aprueba y evalúa las actividades, los elementos y los instrumentos de
descripción.
6.7 Repositorio archivístico: Área o espacio físico o en la nube (cloud) especialmente
Página 2 de 7
equipado y adecuado para administrar los documentos archivísticos digitales,
garantizando su conservación y acceso durante su ciclo vital. A nivel institucional
es denominado Repositorio Archivístico Digital Institucional que es administrado y
regulado por el Archivo Central en la entidad pública, en coordinación con el área
de Tecnologías de la Información o quien haga sus veces.
6.8 Sistemas de información: Conjunto de elementos interrelacionados o que
interactúan en una organización con el fin de establecer políticas y objetivos, y los
procesos para alcanzarlos. Responsable de la custodia y acceso al documento
archivístico digital hasta su transferencia al repositorio archivístico digital
institucional de la entidad.
VII. DISPOSICIONES GENERALES
7.1 De la Descripción
7.1.1. La descripción permite registrar, controlar, poner a disposición y el uso los
documentos archivísticos digitales en la entidad pública, con el fin de
asegurar su búsqueda, consulta y uso.
7.1.2. Es necesario desarrollar instrumentos descriptivos que aseguren la
búsqueda, consulta y uso de los documentos archivísticos digitales de
valor histórico, científico, social e intelectual que se generan en las
diferentes entidades públicas.
7.2 Principios de la descripción
Son principios de la descripción de documentos archivísticos digitales, los
siguientes:
Principios Características
Asegurar que los documentos archivísticos
digitales se puedan localizar, recuperar,
Disponibilidad
presentar, interpretar y usar por el ciudadano en
el momento que lo requiera.
Asegurar que los documentos archivísticos
digitales se describan en los sistemas
Meta
informáticos y/o sistemas de información o
descripción
similares con rigurosidad de forma que permita
su localización y consulta en el tiempo.
VIII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
8.1 Descripción de documentos archivísticos digitales
8.1.1 Las entidades públicas establecen los lineamientos necesarios para la
descripción de documentos archivísticos digitales, debiendo considerar las
actividades en el Programa de Descripción Archivística.
8.1.2 La descripción de los documentos archivísticos digitales de valor histórico,
Página 3 de 7
científico, social e intelectual se efectúa de acuerdo a lo establecido por la
norma ISAD-G (Norma Internacional General de Descripción Archivística)
para interoperar con otros sistemas informáticos y/o sistemas de
información o similares.
8.1.3 Las entidades públicas deben identificar e incorporar las actividades de
descripción en los sistemas informáticos y/o sistemas de información o
similares destinados para la gestión de documentos archivísticos digitales.
8.1.4 Las actividades generadas en el proceso de descripción archivística deben
realizarse desde la creación del documento archivístico digital en el
respectivo sistema informático y/o sistemas de información o similar.
8.1.5 Los documentos archivísticos digitales descritos en los sistemas
informáticos y/o sistemas de información o similares deben incluirse en los
diferentes instrumentos de descripción requeridos para su control,
ubicación y acceso.
8.2 Gestión de metadatos
8.2.1 Las entidades públicas deben crear estrategias que permitan incorporar
metadatos mínimos asociados al documento archivístico digital. Asimismo,
deben establecer los metadatos mínimos en el marco del artículo 74 del
Reglamento del Decreto Legislativo N° 1412, para la identificación de las
actividades generadas en el proceso de descripción.
8.2.2 Las entidades públicas pueden establecer un esquema de metadatos. (ver
Anexo 01)
8.2.3 Las entidades públicas deben establecer los aspectos mínimos para la
administración del esquema de metadatos. (ver anexo 02)
8.2.4 Las entidades púbicas deben definir los roles y responsabilidades del
personal, asociados a la creación, administración y gestión de los
metadatos.
8.2.5 Las entidades públicas definen los metadatos necesarios para asegurar la
preservación a largo plazo de los documentos archivísticos digitales de
valor permanente y articularlos con los campos establecidos en la norma
ISAD-G.
IX. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES
PRIMERA. - La entidad pública debe otorgar los recursos idóneos para dar cumplimiento
a la presente directiva.
SEGUNDA. - Los Archivos Regionales deben dar cumplimiento a la presente directiva
contando con el apoyo del Gobierno Regional y las entidades públicas adscritas al ámbito
de su competencia.
X. ANEXOS
10.1 Anexo N° 01: Estructura del esquema de metadatos.
10.2 Anexo N° 02: Aspectos mínimos para la administración del esquema de metadatos.
Página 4 de 7
ANEXO N° 01
ESTRUCTURA DEL ESQUEMA DE METADATOS
El esquema de metadatos debe contar con la siguiente estructura mínima:
I. Alcance: Las entidades públicas deben definir los tipos de documentos archivísticos
digitales (textuales, audio, video, entre otros) a los cuales se le incorporan los metadatos.
A su vez deben definir el sistema informático y/o sistema de información o similar donde
administra el esquema y donde este debe interactuar.
II. Metodología: Existen diversas metodologías, normas o directrices para la estructuración
del esquema de metadatos; por ello, la entidad debe definir la metodología más adecuada
a sus necesidades y oportunidades.
III. Elementos que conforman el esquema de metadatos: Los esquemas de metadatos
se establecen bajo la estructura entidad-relación; por consiguiente, se deben determinar
las entidades y agrupaciones que conforman el esquema.
En el modelo entidad-relación establecida en la norma ISO 23081-21 se encuentran las
siguientes entidades y sus agrupaciones:
Entidad Agrupaciones
▪ Pieza documental
▪ Expediente
Documento ▪ Serie
▪ Sección
▪ Fondo
▪ Persona / Sistema de información
▪ Grupo de trabajo
Agente
▪ Órgano
▪ Institución / Organismo
▪ Operación o transacción
Actividades de ▪ Actividad o proceso
gestión ▪ Función
▪ Función macro
▪ Reglas de procedimiento
Regulación ▪ Políticas
▪ Legislación o regulaciones
IV. Relaciones entre los metadatos: Se debe identificar los elementos que, de acuerdo con
un evento específico, forman una secuencia lógica que otorga un significado al evento.
Ejemplo: Se requiere definir un conjunto de metadatos que describen un evento como la
creación del documento archivístico digital, para ello se define la secuencia lógica de
elementos entre los cuales se pueden encontrar la fecha de creación, actividad, persona,
sistema, entre otros.
V. Codificación: Para asegurar el control e interoperabilidad de los metadatos se requiere
implementar su codificación.
1
Organización Internacional de Normalización. ISO 23081-2. Information and documentation - Records management processes
- Metadata for records.
Página 5 de 7
VI. Reglas: Debido a la relación que puede existir entre los metadatos, se requiere definir
reglas, entre las cuales se encuentran:
a) Reglas sintácticas: Consiste en definir como se expresa el metadato. Ejemplo: un
metadato de fecha se puede expresar AAAA/MM/DD
b) Herencia: Son aquellos metadatos que pueden ser heredados u obtenidos de una
agrupación documental a otra. Ejemplo: un metadato de una serie documental puede
ser heredado por un documento archivístico digital.
c) Interdependencia: Son aquellos metadatos que necesitan de otros para poder
describir un evento.
d) Incidencia: Son aquellos metadatos que pueden repetirse dentro del esquema.
Ejemplo: el metadato de fecha.
e) Metadatos automáticos: Son aquellos que no requieren de la intervención de una
persona para asignarse.
f) Metadatos obligatorios: Son aquellos metadatos mínimos que permiten describir el
contenido, contexto y estructura de un documento archivístico digital y serie
documental.
VII. Esquema legible por sistemas informáticos y/o sistemas de información o
similares: Toda entidad pública debe coadyuvar a que el esquema de metadatos se
establezca en un lenguaje común de intercambio, de tal forma que pueda ser utilizado en
los diferentes sistemas informáticos y/o sistemas de información o similares que crean,
gestionan y administran documentos archivísticos digitales.
Página 6 de 7
ANEXO N° 02
ASPECTOS MÍNIMOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL ESQUEMA DE METADATOS
Todo esquema de metadatos debe ser administrado, contemplando los siguientes aspectos
mínimos:
I. Definición de políticas: Se deben establecer políticas que permitan definir la
administración y uso del esquema de metadatos, entre ellas se pueden definir políticas
de roles, responsabilidades, requisitos de fiabilidad y confiabilidad de los metadatos, entre
otros.
II. Creación e incorporación de metadatos: Se debe documentar los requisitos mínimos
para la creación e incorporación de metadatos nuevos dentro del esquema de metadatos.
III. Almacenamiento de metadatos: Se debe documentar y definir el sistema informático
y/o sistema de información, repositorio o similares en donde se almacenará el esquema
de metadatos y sus reglas para asegurar su adecuado tratamiento.
IV. Repositorio archivístico digital: Se deben documentar las reglas de seguridad, copias
de seguridad, perfiles de usuario y demás elementos que permitan administrar el
esquema de metadatos en el repositorio archivístico digital a nivel institucional.
V. Acceso a los metadatos: Se debe definir los roles y responsabilidades frente al acceso,
consulta, edición, incorporación y demás aspectos que aseguran la preservación de los
metadatos, debiendo reflejarse en el esquema.
VI. Valoración de metadatos: Los metadatos deben valorarse de la misma forma que los
documentos archivísticos digitales para que la entidad pública identifique cuales son los
metadatos mínimos que aseguren la autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y
usabilidad del documento archivístico digital.
VII. Preservación de metadatos: Se deben definir las reglas para asegurar la preservación
de los metadatos dentro del esquema; asimismo, definir las estrategias para hacer el
seguimiento del esquema de metadatos.
Página 7 de 7
