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Procedimiento Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo

PLAN PREVENTIVO
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PROCEDIMIENTO PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

1. OBJETIVO

Realizar el mantenimiento preventivo a todos los equipos informáticos de BPO Global


Services verificando su correcto funcionamiento y su funcionalidad.

1.1 Objetivos específicos

 Realizar mantenimiento preventivo y correctivos a los componentes


informáticos con el propósito de determinar las condiciones de
operación y funcionamiento de los mismos y disminuir posibles daños
ocasionados por factores de deterioro y vida útil de las partes.
 Ampliar la vida útil y mantener en óptimas condiciones de operatividad
los equipos de cómputo y así brindar soluciones oportunas para su
correcto funcionamiento.
 Disminución de costos ocultos o improvistos
 Mitigación en tiempos de solución y de entrega de los elementos de
cómputo al personal.
 Realizar y mantener actualizado el inventario de los equipos de
cómputo.

2. ALCANCE

Aplica desde el mantenimiento preventivo de todos los equipos de cómputo, hasta la


verificación del funcionamiento de los mismos.

3. DEFINICIONES
 Hardware: conjunto de componentes físicos de los que se compone un equipo
de cómputo.
 Periféricos/dispositivos: conjunto de elementos físicos informáticos
(hardware) externos que se adhieren a un equipo de cómputo.
 Software: programas y aplicaciones asociadas al funcionamiento de los
dispositivos y del equipo de cómputo. Y asociados a las actividades cotidianas.
4. DESCRIPCIÓN

4.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

N CICLO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
° PHVA
Realizar
cronograma de
ENTRADA
mantenimientos
preventivos.
Realizar
cronograma de
DESCRIPCIÓN actividades para la
ejecución del
mantenimiento.
Programación
del Fechas y horas de Tecnología de
1 P intervención de Información y
mantenimiento
preventivo. equipos Plan de comunicaciones
Mantenimiento
SALIDA
Preventivo., deben
ir en el registro o
en su defecto en
la plataforma de
gestión de T.I con
su respectivo
cronograma.

2 Envió de H Todos los usuarios Tecnología de


notificación del ENTRADA de BPO Global Información y
usuario. Services comunicaciones
DESCRIPCIÓN Según
programación, se
realiza envió
masivo de correos
electrónicos y
montaje en
plataforma de
soporte de la
programación para
generar
compromisos de
tiempo frente a los
usuarios de BPO
Global Services.

NOTA: En el caso
de los agentes de
servicio se debe
realizar la
programación con
Supervisor o
TeamLeader.
Correo electrónico
con notificación de
fecha y hora del
mantenimiento
preventivo y
SALIDA generación de
caso para
actividad
programada en
plataforma de
gestión T.I.
Si el usuario
acepto la
programación del
mantenimiento se
¿Usuario
procede con la
3 aprobó la V DESCRIPCIÓN Usuarios
actividad 4, de lo
programación?
contrario se
reprograma y se
envía a actividad
1.
4 Verificar H Equipo del Tecnología de
ENTRADA
garantías de usuario. Información y
los equipos y DESCRIPCIÓN Se debe realizar comunicaciones
estado. una verificación
del estado de la
garantía si aún la
tiene, con el fin de
actualizar fechas y
estado del
mismo.
Esto aplicaría
directamente para
equipos nuevos o
en renting.
Los equipos se
deben revisar
visualmente para
detectar
deterioros, golpes
o fallas físicas
para ser
informadas al
usuario.
Identificación del
tiempo garantía y
SALIDA
el estado físico del
equipo.
ENTRADA Equipo del usuario
Iniciar el proceso
de limpieza
eliminando
residuos de polvo
DESCRIPCIÓN de cada una de
las partes de los Tecnología de
Proceso de equipos de Información y
5 H
limpieza. cómputo y comunicaciones
periféricos.
Equipo con
mantenimiento
realizado y en
SALIDA
óptimas
condiciones
físicas.
Si se requiere
cambiar una parte
o componente
Tecnología de
¿Se requiere físico del equipo
6 H DESCRIPCIÓN Información y
compra? realizar la
comunicaciones
actividad 7, de lo
contrario ejecutar
la actividad 10.
7 Realizar H Necesidad de Tecnología de
proceso de compra de Información y
compra. hardware o comunicaciones
software / Área
identificada por Administrativa
Tecnología de
ENTRADA información y
comunicaciones
para brindar el
soporte y /o
solicitud de
compra realizada
por las áreas.
DESCRIPCIÓN Realizar al Área
Administrativa la
solicitud de la
parte averiada
para su
reemplazo,
haciendo claridad
de la prioridad,
urgencia y
sugiriendo los
posibles
proveedores para
adquirirlo más
ágilmente.
Requisición de
compras, con la
justificación y
proveedores
SALIDA sugeridos si así lo
amerita el detalle
técnico del
hardware o
software.
Equipo del
ENTRADA
usuario.
Dependiendo del
requerimiento:
configurar
Hardware
realizando la
descarga de los
controladores
desde la página
del fabricante y
ejecutar el
proceso
correspondiente, o
configurar
Software por
Configurar medio de la
Tecnología de
hardware, DESCRIPCIÓN instalación del
8 H Información y
software y asistente de
comunicaciones
periféricos instalación del
programa,
aplicativo y/o
periférico.

Nota: Si es el
caso de
instalación de
software free este
debe de ser
debidamente
justificado y/o
documentado para
su instalación.
Hardware o
SALIDA software
configurados.
Hardware,
software y/o
ENTRADA
periféricos
configurados.
Realizar pruebas
de funcionamiento
para verificar que
las acciones de
Tecnología de
Verificar soporte en
9 H Información y
funcionamiento DESCRIPCIÓN hardware o
comunicaciones
software fueron
apropiadas y el
equipo está
operando
correctamente.
Equipo
SALIDA funcionando
adecuadamente.
Equipo del
ENTRADA
usuario.
Comprobar el
estado del
Antivirus, instalar
y/o actualizarlo
con el
licenciamiento de
la Empresa.
Realizar la rutina
Verificar DESCRIPCIÓN Tecnología de
de vacunación
10 funcionalidad V Información y
desde la consola
de Antivirus comunicaciones
del antivirus
verificando que no
tenga virus o
infestación de
archivos
maliciosos.
Equipo
actualizado y
SALIDA
ejecutado del
antivirus.
11 Verificar V Equipo del Tecnología de
ENTRADA
licenciamiento usuario. Información y
de Software o DESCRIPCIÓN Desinstalar todo comunicaciones
de programas software que no
free. esté debidamente
licenciado por
BPO Global
Services y dejar
documento el
Software hallado
en el equipo.
Equipo
actualizado y sin
Software no
SALIDA
autorizado.

Culminación del
ENTRADA mantenimiento
preventivo.
Informar al usuario
los resultados
obtenidos del
mantenimiento.
Adicionalmente
como trazabilidad
Tecnología de
Información y
Informar al comunicaciones, Tecnología de
12 detalle el H DESCRIPCIÓN registra el Información y
reporte. procedimiento comunicaciones
realizado en la
plataforma de T.I
de acuerdo al
caso abierto en la
actividad 2. Con
esta actividad se
da por finalizado el
proceso.
Correo electrónico
SALIDA o notificación al
usuario.

5. RECOMENDACIONES

5.1 USUARIOS FINALES

Una vez terminada la parte técnica del mantenimiento, se realizarán a los


usuarios finales, unas recomendaciones mínimas del cuidado y uso que
contribuyen a la conservación del estado de los equipos:

 No ingerir alimentos y bebidas en el área donde utilice equipo de cómputo.


 No apagar el equipo, sin antes salir adecuadamente del sistema y
aplicaciones.
 Hacer buen uso de los recursos de cómputo y dispositivos externos
adheridos a este.
 Verificar el estado de la carga de batería en caso de los portátiles
para que no permanezcan continuamente conectados a la energía.
 Orientar sobre las buenas prácticas de guardado de los archivos y
documentos en las respectivas carpetas locales o del proceso.
 Consultar con el personal de Tecnología de Información y
comunicaciones cualquier duda o situación que se presente
relacionada con los equipos informáticos.
 Cuidar las condiciones físicas de limpieza donde se encuentre el
equipo.
 Ningún usuario puede instalar ningún tipo de software en los
equipos de propiedad de la Empresa, esta actividad es competencia
únicamente de Tecnología de Información y comunicaciones previa
verificación de la existencia del licenciamiento.

5.2 TIEMPO DE OPERACIÓN Y PROGRAMACIÓN

 Tiempo promedio por equipo: 120 minutos.


 Frecuencia del mantenimiento: Semestral (6 Meses).
 Programación: Bajo cronograma de mantenimiento y notificación al
usuario de agendamiento.
 Para el caso de los servidores y rack de comunicaciones serán
aplicados en tiempos muertos o programación acordada con usuarios
operantes.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

 Plan de Mantenimiento Preventivo.


 Requisición de compras.
 Informe de resultado

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