HERRAMIENTAS DE

LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
MANUEL ALEJANDRO ARDILA
 CARTA DE
CONVENIO
En respuesta a su apreciables solicitud para la
realización de una auditoría administrativa en la
empresa (nombre x ) nos permitimos informarle que
estamos en la mejor disposición de prestar
dicho Servicio bajo lo siguiente.
1) La idea de llevar a cabo la auditoría administrativa
es para verificar una hipótesis de ineficiencia 6) Que la información básica de orientación se
administrativa en el departamento de administración obtendrá del análisis del manual referido a cada
de materiales. problema
2) Desde el actual punto de vista en que Se ubica el 7)Que el personal de la empresa se encuentre en
problema. la mejor disposición de colaborar con el desarrollo.
4)Que el propósito de la auditoría es evaluar y 8)Que la empresa proporcione un cubículo de
rediseñar el problema. trabajo.
5)Que al respecto la firma constructora conoce 9)Que se pueda trabajar en la empresa dentro de
algunos sistemas estandarizados, que podrían ser las horas hábiles normales de la misma.
implementados en el caso.
 CUESTIONARIO PARA EL
DIAGNOSTICO
La forma y redacción que se de al cuestionario dependerá de los gustos y
preferencias del auditor de diagnostico.
Pero en cuanto al contenido deberá comprender las funciones del proceso
administrativo
No debe olvidarse que lo que se presente es tan Solo realizar un diagnostico
general, sobre como Se percibe y practica la administración como disciplina
formal si entrar en detalles.
 SOBRE LA
PLANEACION

1) Se utiliza el proceso 2) Existen objetivos definidos 3) Se encuentran clasificados

administrativo en el diseño y por escrito, en forma clara y sus objetivos de acuerdo con su
mantenimiento de los distintos precia para cada una de las ámbito de logro (sociales,
planes de la empresa. áreas y niveles de la empresa. económicos, funcionales)

4) Se encuentran jerarquizados
los objetivos de acuerdo con su 5) Se hace una revisión 6) Existen objetivos definidos a
trascendencia dentro de las periódica y sistemática de los corto mediano y
empresas (generales, objetivos por las personas que largo plazo.
departamentales, habrán de lograrlos.
Seccionales, personales).
 SOBRE LA
PLANEACION
8) Las políticas definidas se
9) Se encuentran jerarquizadas
7) Existen políticas definidas encuentran clasificadas de
las políticas de acuerdo con su
por escrito en forma clara y acuerdo con su ámbito de logro
trascendencia dentro de la
precisa en cada uno de los (finanzas, producción,
empresa (generales,
objetivos señalados. mercadotecnia, recursos
divisionales)
humanos).

10) Se practica la participación

de los
11) Se hace una revisión
Subordinados que habrían de
periódica y sistemática de las
usar las políticas en la
políticas por quienes las usan.
definición de las mismas.
 SOBRE LA
ORGANIZACION

1) Se utiliza el proceso 2) La estructura

3) La estructura
administrativo en el diseño y organizacional que existe fue
organizacional apoya con
mantenimiento de la definida formalmente con base
eficacia el logro de los
estructura organizacional. de las necesidades y
objetivos de la empresa
características propias de la
empresa.

4) En las relaciones de 5) Los jefes de cada grupo de 6) Los jefes de grupo cuentan
autoridad existentes, cada trabajo tiene bajo su mando un con Suficiente autoridad para
persona responde ante un solo número predefinido de tomar decisiones sin tener que
jefe. subordinados. consultar a sus supervisores
 SOBRE LA
ORGANIZACION

7) En las asignaciones de 8) Se usa la rotación de

trabajo se delimitan las tareas puestos técnica para evitar la 9) Se encuentra la organización
de tal manera que el rutina. demasiada burocratizada.
trabajador desarrolle un grado
de especialidad.

10) Existen límites de autoridad

definidas en donde quedan 11) Se cuida de equilibrar la 12) Están claramente definidas
comprendidos todos los autoridad y responsabilidad, en y documentadas las actividades
puestos. la delegación de las mismas. para cada puesto.
 SOBRE LA
DIRECCION

1) Se utiliza el proceso 2) Se utilizan distintos estilos 3) Las perSonas que ocupan

administrativo en el diseño y de liderazgo, dependiendo de los puestos directivos fueron
mantenimiento de la función de las características del grupo a designadas por su capacidad de
dirección. dirigir. dirigir.

5) Dan los dirigentes 6) Existe un sistema de

4) Usan los directivos oportunidad de participación a incentivos que motiva el mejor
comunicación directa con los sus subordinados en la toma de desempeño del personal.
subordinados y viceversa decisiones
 SOBRE LA
DIRECCION

7) La disciplina que priva 9) La Supervisión que se le da

dentro de la empresa es 8) En general se percibe una a los subordinados es
adecuada, y emana de las moral alta entre el facilitadora más que
buenas relaciones personal y la empresa. fiscalizadora.
interpersonales.

10) Se toma en cuenta y 11) Se aprovecha el surgimiento

aprovecha para beneficio de la de conflictos, para llevar acabo 12) Existen programas
empresa y los empleados la cambios importantes para la regalares de desarrollo de
organización informal. empresa. directivos
 SOBRE EL
CONTROL

3) Los sistemas de control los

1) Se utiliza el proceso 2) Existen sistemas de control operan quienes son
administrativo en el diseño y Sobre los elementos mas responsables por los resultados
mantenimiento de los sistemas importantes de planeación esperados.
de control.

4) Se toma en cuenta la 5) Se caracteriza a los 6) Cuenta todas las funciones

información emanada de los sistemas de control por contar de la empresa con número
sistemas de control para la con estándares fácilmente adecuado de sistemas de
toma de decisiones. medibles. control.
PROGRAMA
ESPECIFICO
 MODELO GENERAL
Ya que es básicamente panorámico y
señala pocos detalles en cuanto a las
actividades y la forma de llevarlas a
cabo.
1. Ubicación 2. Objetivo de la auditoría
3. Area especifica
La AA Se llevara administrativa El trabajo se llevara a
El objetivo de la empresa (x) cabo en el departamento
acabo en la empresa
será comprobar o rectificar (...) a la función de (...9 y
(x) que Se dedica a
una hipótesis de (....., con la especificamente a la fase
(Y).
idea de proponer algunas de (.....).
mejoras.
4. Fuentes de información: 5. Recursos
•⁠ ⁠P ersonal
•⁠ ⁠D atos de registro: Para llevar acabo este trabajo se
organigrama del empleara un auditor operativo y su
departamento, manual de correspondiente auditor jefe.
procedimientos, reglamento •⁠ ⁠I nstrumentos
interno y manual de políticas. Se diseñara un cuestionario para
aplicarse a los obreros.
•⁠ ⁠D atos de situación: se
Se diseñara una entrevista para
llevaran a cabo observaciones aplicarla al jefe del departamento.
del procedimiento (...). •Se diseñara un protocolo de
observación para la función que se
•⁠ ⁠D atos de recuerdo: se va a auditar.
entrevistara al jefe del •⁠ ⁠I nforme
departamento (...) así como El informe deberá presentarse al
al personal operativo gerente del departamento de
encargado de realizar la compras una semana después de
terminada la AA.
función.
 MODELO ANALITICO
Su diseño nos Señala con mayor lujo de detalle las actividades,
personas, y recursos que habrá que utilizarse.
1) Ubicación
2) Objetivo de la auditoría administrativa
3) Área especifica
4) Fuentes de información
Datos de registro
Datos de Situación
Datos de recuerdo
5) PerSonal
6) Instrumentos
7) Informe
TECNICA DE
OBSERVACION
Debe diseñarse una hoja de codificación donde Se
estipulen las categorías del objeto en estudio que
habrán de ser observadas
 1)Conocer el hecho o situación que
se analiza.

2)Describir el hecho o Situación.

3)Descomponerlo (el hecho o

EJEMPLO DE situación) con el fin de conocer

todos sus detalles y aspectos.

PROCESO DE
4)Comprender y examinar
críticamente cada elemento
(detalle o aspecto) o componente
del hecho en estudio.

ANALISIS 5)Ordenar cada elemento de

acuerdo con el criterio de
clasificación elegido, hacer
Comparaciones y buscar analogías
o discrepancias con otros hechos
.
Tiene como propósito ejemplificar minimamente 6)Definir las relaciones que operan
entre cada elemento, considerados
que es lo que puede implicar cada una de las etapas individualmente y en conjunto así
del proceso de análisis. como su relación con el medio.

7) Formular un diagnostico de la
situación.
GRACIAS
POR TU
ATENCIÓN