Planificación: Qué es
¿Qué es la planificación?
La planificación es la creación, asignación y distribución
temporal de unas tareas para conseguir un objetivo. La
planificación se convierte en una guía con los pasos a seguir
para llegar a la meta propuesta.
Puntos clave
La planificación es un proceso estructurado para alcanzar objetivos específicos,
minimizando riesgos y maximizando eficiencia.
Implica identificar problemas o metas, proponer estrategias y elegir las acciones más
eficientes.
Es aplicable en diversos ámbitos como empresas, familias y gobiernos.
Etapas
Dentro de la planificación podemos identificar tres etapas:
Identificación del problema a resolver y/o de los objetivos que se desean cumplir.
Proponer soluciones y estrategias que se deban seguir para resolver el problema
identificado o para cumplir con las metas planteadas.
Después de analizar todas las opciones, determinar cuáles son las acciones más
eficientes para cumplir con los objetivos propuestos, estructurando un plan.
Los tres niveles de planificación
Cómo realizar una planificación estratégica: 5 pasos clave
Cada tipo de negocio puede requerir abordar la planificación estratégica de una
forma u otra. No obstante, de forma general podemos resumir el proceso para
realizar un plan estratégico en estos cinco pasos.
1. Realizar un análisis interno y externo
El primer paso de una planificación estratégica comienza evaluando la
posición actual de la empresa tanto a nivel interno como externo,
valorando la industria, la competencia y el público objetivo. Para ello es
necesario llevar a cabo un análisis que ayude a identificar las fortalezas y
debilidades de la organización, así como las oportunidades y amenazas que
ofrece el mercado.
La matriz DAFO es la herramienta más indicada para este análisis. También es
recomendable recurrir a informes de la industria e incluso comentarios de
clientes para comprender sus necesidades y cuál es la mejor forma de
resolverlas.
Una vez que se realiza la evaluación externa e interna, la empresa debe definir
su misión, visión y valores para alinear sus acciones de acuerdo al mensaje
que pretende transmitir a los consumidores. En otras palabras, se trata de
identificar en qué punto está el negocio, a dónde quiere llegar, qué
experiencias desea ofrecer y cómo quiere influir en la vida de sus clientes
potenciales.
2. Establecer objetivos
Ahora la empresa ya sabe hacia dónde se dirige y a qué se enfrenta dentro de
su industria. Con este marco definido, es el momento de profundizar en los
objetivos de negocio que se pretenden alcanzar para hacer realidad la visión
detallada en el paso anterior.
Las metas representan los resultados específicos que la empresa quiere lograr.
Para resultar efectivos, los objetivos deben ser específicos, medibles,
realistas y alcanzables (SMART). Además, se deben desglosar en cuanto a
departamentos, fijando unos objetivos concretos para cada área de la empresa.
Aunque resulta tentador ser ambicioso en cuanto a los objetivos a alcanzar, lo
recomendable es priorizar aquellos que resultan más importantes, relevantes y
urgentes para el negocio.
Con las metas a la vista, la organización puede determinar las necesidades
de personal, presupuesto y recursos que necesita, además de la cronología
y las métricas de rendimiento que utilizará para valorar el alcance de cada
objetivo.
3. Desarrollar la estrategia
Llegados a este punto del proceso, el siguiente paso para realizar una
planificación estratégica es formular las acciones y tácticas necesarias para
alcanzar cada objetivo estratégico expresado con anterioridad.
Para facilitar la comprensión de la planificación estratégica se pueden emplear
diferentes herramientas y modelos de planificación como el mapa
estratégico, modelo PEST (similar al DAFO, pero enfocado en factores
externos), modelo de las 5 fuerzas de Porter, Business Model Canvas o el
análisis de capacidades VRIO (muy útil para identificar las ventajas
competitivas de los productos o servicios).
4. Implementación
Después de todo este proceso, es el momento de poner en marcha el plan. La
correcta ejecución de la planificación estratégica implica una comunicación
clara con toda la organización para asegurarse de que todos conocen sus
responsabilidades y que los procesos se ajustan a lo marcado.
Aquí es cuando cobra importancia la gestión estratégica de la empresa para
garantizar que se está siguiendo el plan. Llevar a cabo reuniones
periódicas con los jefes de cada departamento facilitará el seguimiento de los
KPIs.
5. Analizar y evaluar la planificación estratégica
Revisar el plan permite reevaluar las prioridades y corregir el rumbo en función
de los éxitos o fracasos obtenidos. En este análisis hay que tomar como
referencia los indicadores de rendimiento para determinar cuáles se han
cumplido y cómo se puede optimizar la estrategia. El cuadro de mando
integral es una herramienta de control de gestión que resulta efectivo para
llevar a cabo este seguimiento de forma trimestral, semestral o anual.
Resulta preciso entender que un plan estratégico no es un documento estático
ni definitivo, sino que se debe actualizar si la empresa decide cambiar de
dirección o realizar nuevas inversiones en función de las oportunidades que
puedan surgir.
Una planificación estratégica adecuada puede tener un enorme impacto sobre
la empresa. De ahí la importancia de conocer el concepto y saber llevar a cabo
el proceso de forma adecuada.
Errores más comunes
Independientemente del nivel abordado, existen algunos
mitos cuando se trata de planificación estratégica. Por lo
tanto, es esencial conocer los errores más comunes y
evitarlos para garantizar la eficiencia del concepto en su
aplicación. ¡Confirme!
1. Planeamiento estratégico estático: uno de los mitos más
comunes es considerar la planificación estratégica como
un evento único e inmutable. Por el contrario, es un
proceso continuo que requiere revisión y adaptaciones
constantes a los cambios en el entorno empresarial. Por
lo tanto, lo más recomendable es estar siempre listo
para ajustar las estrategias a medida que surjan nuevas
oportunidades o amenazas.
2. Planeamiento estratégico exclusivo para la gestión: la
planificación estratégica no es responsabilidad exclusiva
del liderazgo. Debe involucrar la colaboración de
diferentes niveles jerárquicos y áreas de la empresa.
Después de todo, todos pueden contribuir con ideas
valiosas para las estrategias de la organización.
3. Falta de alineación entre los niveles: un error muy
común es la falta de alineación entre la planificación
táctica y la estratégica. Sin esta sintonía, la empresa
puede enfrentar falta de coordinación en sus acciones,
desperdicio de recursos y falta de enfoque.
4. Falta de comunicación y compartir información: la
comunicación inadecuada entre los equipos puede
generar fallas en la implementación de la planificación
táctica. Por lo tanto, es esencial comunicar los objetivos
de manera clara a todos los involucrados. Además,
compartir información relevante es fundamental para
garantizar una implementación eficiente y eficaz.
5. Falta de monitoreo y control: el nivel operativo necesita
control para garantizar que las actividades diarias se
realicen correctamente. Después de todo, sin un
seguimiento constante es más difícil identificar
desviaciones, corregir problemas y garantizar la calidad
de las operaciones. Los indicadores clave pueden ser
excelentes mecanismos para resolver este problema.
6. Falta de flexibilidad y adaptación: otro error común es no
dejar el planeamiento operativo lo suficientemente
flexible para enfrentar imprevistos y cambios. Esta falta
de adaptación puede generar retrasos, problemas de
calidad y pérdida de oportunidades. Por lo tanto, las
empresas deben estar preparadas para ajustar sus
operaciones según las demandas y condiciones del
mercado.
