UT 4: Gestión de correos y la agenda electrónica

Contenido
1. Introducción ................................................................................................................. 2
1.1. Proveedores de correo ......................................................................................... 2
1.2. Cliente de correo ................................................................................................... 3
1.3. Problemas ............................................................................................................. 4
1.4. Cómo usar el email ............................................................................................... 4
2. Gmail ............................................................................................................................ 5
2.1. Cómo crear una cuenta de Gmail ......................................................................... 5
2.2. La interfaz de Gmail .............................................................................................. 7
2.3. Enviar correos desde Gmail .................................................................................. 8
2.4. Programar emails en Gmail .................................................................................. 9
2.5. Ver correos recibidos y sus opciones ................................................................. 10
2.5.1. Otras opciones de correos recibidos ........................................................... 11
2.6. Cómo revisar la bandeja de spam en Gmail ...................................................... 11
2.7. Añadir contactos a Gmail ................................................................................... 11
2.8. Buscar correos en Gmail ..................................................................................... 12
2.9. Crear firma en Gmail con imagen, texto y enlaces ................................................ 12
2.9.1. Edita tu firma en el documento de Google ................................................. 13
2.9.3. Añadir enlaces a las imágenes de tu firma ................................................. 13
2.9.4. Copia tu diseño en tu caja de firma ............................................................ 13
2.9.4. Automatiza tu firma en Gmail ..................................................................... 13
2.10. Organizar los correos con etiquetas................................................................. 14
2.11. Crear filtros para una mejor organización ....................................................... 14
2.12. Compartir nuestra cuenta de Gmail con otra persona.................................... 14
2.13. Cómo activar y desactivar el modo confidencialidad ...................................... 14
3. Google Calendar ......................................................................................................... 15

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1. Introducción
El correo electrónico (e-mail), es un servicio de red que permite a los usuarios y
usuarias enviar y recibir mensajes (también denominados mensajes electrónicos) y
archivos rápidamente, mediante sistemas de comunicación electrónicos.

Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras que identifican a una

persona que puede enviar y recibir correo. Cada dirección es única y pertenece
siempre a la misma persona.

Una dirección se reconoce fácilmente porque siempre tiene la @, donde la @ significa

"pertenece a..."; en cambio, una dirección de página web no. Por ejemplo, mientras
que http://www.servicio.com/ puede ser una página web en donde hay información
(como en un libro), [email protected] es la dirección de un correo: un buzón a
donde se puede escribir. Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el
nombre del proveedor que da el correo y por tanto es algo que el usuario y usuaria no
puede cambiar. Por otro lado, lo que hay a la izquierda depende normalmente de la
elección del usuario y usuaria, y es un identificador cualquiera, que puede tener letras,
números, y algunos signos.

Para poder enviar y recibir correo electrónico, generalmente hay que estar registrado
en alguna empresa que ofrezca este servicio (gratuito o de pago). El registro permite
tener una dirección de correo personal única y duradera, a la que se puede acceder
mediante un nombre de usuario y una contraseña.
1.1. Proveedores de correo
Hay varios tipos de proveedores de correo, que se diferencian sobre todo por la
calidad del servicio que ofrecen. Básicamente, se pueden dividir en dos tipos: los
correos gratuitos y los de pago.

Los correos gratuitos son los más usados, aunque incluyen algo de publicidad: unos,
incrustada en cada mensaje, y otros, en la interfaz que se usa para leer el correo.

Los principales proveedores de servicios de correo electrónico gratuito son:

G-mail, Hotmail (ahora Outlook), Yahoo!... en

conexión POP y/o IMAP, con/sin publicidad.

IMAP y POP son dos métodos para acceder al correo electrónico.

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IMAP es el método recomendado cuando se necesita comprobar los correos electrónicos
desde distintos dispositivos, como un teléfono, portátiles y Tablet PC porque no se descargan
en dichas unidades, ya que se pueden consultar desde cualquier lugar teniendo conexión.
Sin embargo, el método POP descarga los correos en el equipo deseado y ya no estarán
disponible en el servicio de correo electrónico, sino en el equipo, por lo que no estarán
disponibles en otras unidades, pero se podrán consultar sin conexión a Internet…
Mencionar también que hay varias versiones de ambos, IMAP4 y POP3…

POP = Post Office Protocol (Protocolo de Oficina de Correos)

IMAP = Internet Message Access Protocol (Protocolo de Acceso a Mensajes de

Internet)

Los correos de pago, normalmente, ofrecen todos los servicios disponibles. Es el tipo
de correo que un proveedor de Internet da cuando se contrata la conexión.

1.2. Cliente de correo

Un cliente de correo electrónico es un software ejecutado por un ordenador que se

encarga de recibir y enviar mensajes de correo electrónico. Estos clientes funcionan
como interfaces entre el servidor de correo y el usuario. Su principal ventaja radica en
que es posible almacenar los correos de manera local y poder acceder a ello aún sin
conexión a internet. De la misma manera pueden ser redactados correos en modo
fuera de línea y estos ser enviados una vez se establezca la conexión.

Se encarga, por tanto, de comunicarse con el servidor de correo, recoger los mensajes
que han llegado al buzón electrónico y mostrarlos de una forma ordenada para que se
puedan leer con comodidad. Igualmente, permite escribir nuevos mensajes y se
encarga también de entregarlos al servidor de correo para que este los canalice hacia
su destino.

Actualmente los clientes de correo no son solo usados para el envío de mensajes de
texto, además podemos enviar cualquier tipo de archivo. Ya sean imágenes, videos,
documentos o comprimidos.

Hay muchos clientes de correo electrónico que podemos usar, por ejemplo, Microsoft
Outlook.
Outlook es un cliente de correo electrónico que se puede vincular a cuentas de Outlook,
Gmail, Yahoo o de otros dominios.

Aunque hay versiones antiguas gratis, Microsoft Outlook solo está disponible si
tenemos suscripción a Office 365.
Permite agrupar y trabajar de forma organizada correo electrónico, calendario,
contactos, tareas y prácticamente cualquier cosa que se nos ocurra. La seguridad es un
aspecto muy trabajado en Outlook.

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Además, la integración con Office te permite compartir adjuntos desde OneDrive,
acceder a tus contactos y ver perfiles de LinkedIn. Además, añade automáticamente al
calendario pagos, facturas o planificaciones de viajes o eventos. Incluso podemos
planificar y coordinar programaciones al compartir calendarios y ver cuándo están
disponibles tus compañeros de trabajo.
1.3. Problemas
El principal problema actual es el correo no deseado, que se refiere a la recepción de
correos no solicitados (SPAM), normalmente de publicidad engañosa.
Además del correo no deseado, existen otros problemas que afectan a la seguridad y
veracidad de este medio de comunicación (virus, suplantación de identidad, hoaxes =
bulos o fraudes, etc.)
Como precauciones a adoptar, se recomiendan las siguientes:
Cuando recibamos un mensaje de correo electrónico que hable de algo que
desconocemos (aunque nos lo haya mandado alguien que conocemos) conviene
consultar su veracidad (por ejemplo, a partir de buscadores de la web, tratando de
consultar en el sitio web de la supuesta fuente de la información o en webs serias,
fiables y especializadas en el tipo de información en cuestión). Cuando el mensaje
recibido lleve uno o varios ficheros adjuntos tendremos cuidado, especialmente si el
mensaje nos lo manda alguien que no conocemos. Hay peligro de que los archivos
contengan virus (u otro tipo de malware). Solo los abriremos si estamos seguros de su
procedencia e inocuidad.
Solo si estamos seguros de que lo que dice el mensaje es cierto e importante de ser
conocido por nuestros contactos lo reenviaremos, teniendo cuidado de poner las
direcciones de correo electrónico de los destinatarios en la casilla CCO (puede ser
necesario poner solo nuestra dirección de correo electrónico en la casilla Para) y
borrando del cuerpo del mensaje encabezados previos con direcciones de correo
electrónico.
Cuando en un mensaje sospechoso se nos ofrezca darnos de baja de futura recepción
de mensajes o de un boletín no haremos caso, es decir, no responderemos el mensaje,
ni escribiremos a ninguna dirección supuestamente creada para tal fin (del tipo
[email protected] o [email protected]), ni pincharemos sobre un enlace para
ello. Si hiciéramos algo de lo citado confirmaríamos a los remitentes de correo basura
que nuestra cuenta de correo electrónico existe y está activa y, en adelante,
recibiríamos más mensajes no deseados.
Si nuestro proveedor de correo lo ofrece podemos pinchar en "Es spam" o "Correo no
deseado" o "Marcar como spam". Así ayudaremos a combatir el correo basura.
1.4. Cómo usar el email
Normalmente, los programas de correos ofrecen opciones como:
- Enviar: remitir el mensaje, una vez redactado (creación de mensajes) a uno o a varios
destinatarios (opción PARA). Puede usarse la opción CC (cuando hay uno o varios
destinatarios

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principales y quiere enviarse una copia del mensaje a personas distintas del
destinatario principal), o la opción CCO (cuando el remitente no desea que el
destinatario principal del mensaje sepa a quienes envía también dicho mensaje).
- Recibir: descargar los mensajes del servidor, en caso de que estos no hayan sido
descargados automáticamente por el programa o correo web.
- Responder: escribir un mensaje a la persona que ha mandado el correo (que es sólo
una). Existe la variante Responder a todos, que pone como destinatarios tanto al que lo
envía como a quienes estaban en el campo CC.
- Reenviar (o remitir): pasar este correo a una tercera persona, que verá quién era el
origen y destinatario original, junto con el cuerpo del mensaje. Opcionalmente se le
puede añadir más texto al mensaje o borrar los encabezados e incluso el cuerpo (o
parte de él) de anteriores envíos del mensaje.
Además, existen también las siguientes opciones:
- Marcar como spam: separar el correo y esconderlo para que no moleste, de paso
instruyendo al programa para que intente detectar mejor mensajes parecidos a éste.
Se usa para evitar la publicidad no solicitada (spam).
- Archivar: guardar el mensaje en el ordenador, pero sin borrarlo, de forma que se
pueda
consultar más adelante. Esta opción no está en forma explícita, ya que estos
programas guardan los mensajes automáticamente.
- Borrar: Se envía el mensaje a una carpeta Elementos eliminados que puede ser
vaciada posteriormente.
- Mover a carpeta o Añadir etiquetas: algunos sistemas permiten catalogar los
mensajes en distintos apartados según el tema del que traten.

Videotutorial: Cómo usar el email

2. Gmail
Gmail es el servicio de correo electrónico que Google ofrece de manera gratuita a
todos los usuarios que tengan una cuenta de correo con dominio gmail.
Al crear una cuenta gmail, el servicio de correo electrónico es tan solo uno de los
múltiples servicios a los que puedes acceder dentro del contexto de Google. El correo
Gmail seguramente sea el más utilizado en el mundo y, junto con él, se añaden
servicios como Google Meet (videollamadas masivas), Drive (almacenamiento en la
nube), Calendar (gestión de tareas y recordatorios), Documentos (para leer y editar
archivos online) y muchos más.
2.1. Cómo crear una cuenta de Gmail
1. Entramos en www.gmail.com.
Si ya tenemos una cuenta abierta tendremos que cerrar sesión, pulsar en continuar, y
seleccionar Usar otra cuenta.

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Seleccionamos Crear cuenta y seguidamente Para mí para empezar a crear tu nueva
cuenta de Gmail.

2. Rellenamos los datos Nombre, Apellidos, ahora seleccionamos un Nombre de

usuario que sea válido, ya que no puede haber dos correos electrónicos iguales,
e introducimos la contraseña por duplicado para asegurarnos que es correcta.
3. Ahora opcionalmente, pero muy recomendado, introducimos el número de teléfono
que nos servirá en caso de querer recuperar la contraseña, además debemos
introducir una dirección de correo de recuperación, si no tenemos otra podemos
introducir la de alguien de confianza. Nos queda completar nuestra fecha de
nacimiento y el sexo.
4.Seleccionamos el tipo de personalización, en este caso
seleccionamos Personalización Rápida, ya que los ajustes se pueden realizar después.
5. En el siguiente paso nos hablará acerca de las cookies y qué datos se usan, además
de que se pueden personalizar más tarde. Pulsamos en Confirmar para continuar.
6. En la siguiente pantalla nos hablará acerca de la privacidad sobre la cuenta de Gmail,
pulsamos en Acepto.
7. Al pulsar en acepto nos abrirá nuestra interfaz de la cuenta de Gmail donde nos
encontraremos con un correo electrónico de bienvenida.
Una vez creada nuestra cuenta de Gmail podemos usar esta misma para los otros
servicios que nos ofrece Google.

Videotutorial

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2.2. La interfaz de Gmail

• Los correos recibidos se visualizarán en la parte central.

En la esquina superior derecha encontrarás las opciones de Ayuda, Configuración y
otras aplicaciones de Google.
• Emails leídos y no leídos
Puedes diferenciar entre email leídos y no leídos fácilmente. Observa en tu bandeja de
entrada cómo los emails leídos se muestran con fondo y texto gris.
En cambio, los emails no leídos se muestran con fondo blanco y texto color negro en
negrita.
• Destacar email o marcarlo como importante

En la bandeja de entrada, a la izquierda de cada email aparecen 3 iconos.

Clicando sobre el primer recuadro se habilitan otras opciones para ese email.
El siguiente icono es una estrella que te permite destacar el email. Utiliza la estrella
cuando quieras encontrar ese email fácilmente. Todos los emails destacados se

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almacenan en la carpeta Destacados. Siguen estando en tu bandeja de entrada, pero
también se mostrarán en su carpeta Destacados.

El tercer icono te permite marcar un email como importante. Si marcas un email como
importante, los siguientes emails que recibas de ese usuario se marcarán como
importantes también. Del mismo modo, si desmarcas un email como importante, los
siguientes emails de ese contacto no se marcarán como importantes.
2.3. Enviar correos desde Gmail
Para comenzar a redactar un correo debes clicar en el botón Redactar de la parte
superior izquierda.
En la parte inferior derecha se abre una ventana para redactar tu nuevo mensaje.
Los campos que aparecen en el email son:
“Para”; aquí debes introducir el/los destinatario/s del correo.
“Asunto”; introduce en una línea de qué trata el email (no es obligatorio incluir un
asunto)
En el cuerpo debes escribir tu email.
En la parte inferior tienes una serie de opciones que te permiten personalizar el texto
de tu email. Son las opciones básicas de un editor de texto; cambiar color de texto,
negrita, cursiva, subrayar, viñetado …etc.

Justo debajo tienes otra serie de opciones relativas al email:

- El primer icono (A con línea debajo) sirve para mostrar/ocultar las opciones de
edición de textos.
- Segundo icono, el clip, sirve para adjuntar archivos en tu correo electrónico.
- El tercer icono sirve para insertar enlaces en un texto.
- La cuarta opción sirve para insertar emojis.
- Insertar archivos de Google Drive.
- La sexta opciones es para insertar imágenes.
- Activar o desactivar el modo confidencial.
- Insertar firmas.

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En la parte inferior izquierda tienes el botón de enviar, que debes pulsar cuando
quieras enviar el email. Pero si quieres puedes programar el email para que se envíe en
otro momento.
Cuando enviamos un email, a lo mejor, nos hemos olvidado de adjuntar un archivo, o
nos hemos arrepentido y queremos enviarlo más tarde o añadir algún destinatario
más.

Cuando pulsamos en "Enviar", en la parte inferior izquierda aparece un pequeño

cuadro de diálogo donde aparece la opción "Cancelar". Esa opción solo está ahí quizás
unos 3 segundos, pero después aparecen otras opciones como "Deshacer" y "Ver el
mensaje".

El envío de ese correo se cancela o se deshace, siempre y cuando aparezca abajo la

confirmación, de lo contrario, el envío sigue su curso con normalidad.

2.4. Programar emails en Gmail

Fíjate que el botón de enviar tiene un pequeño botón desplegable a su derecha. Si
pulsas sobre él, aparecerá la opción de “Programar envío”.
Al pulsar sobre esta opción se abre una ventana que muestra algunas opciones
predefinidas para programar el envío. Si te sirve alguna de estas opciones solo tienes
que seleccionarla y tu email quedará programado.

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Pero también puedes personalizar la fecha y hora a la que quieres que se envíe el
correo. En ese caso clica en la opción Elegir fecha y hora, se abrirá una ventana con un
calendario donde puedes establecer la fecha y hora de envío.
Una vez fijado, pulsa el botón Programar envío y tu email quedará programado.

Puedes ver tus emails programados desde la carpeta Programados. También puedes
ver los emails enviados desde la carpeta Enviados.
Algunos usuarios que saben cómo usar Gmail desconocen esta opción tan interesante.
Para ampliar el tiempo que permanece activa la opción de cancelar el envío de un
correo, debemos pulsar en el engranaje y después en "Configuración". Hacemos scroll
hasta ver la opción "Periodo cancelación envío".

En la pestaña elegimos 5, 10, 20 o 30 segundos. Por último, guardamos los cambios.

2.5. Ver correos recibidos y sus opciones

Para abrir un correo solo tienes que clicar una vez sobre él. Se abrirá en la parte
central.
En los correos recibidos tenemos otra serie de opciones.
Justo en la parte inferior tenemos la opción de Responder y Reenviar.
Al clicar sobre el botón reenviar se abre una ventana que contiene el email que has
recibido. Debes introducir el correo del destinatario, puedes incluir texto o
simplemente reenviarlo.

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Si optas por la opción Responder se abrirá una ventana en la que ya aparece el
destinatario. Solo tienes que incluir tu texto.
Observa que no se muestra el Asunto, para modificarlo pulsa en la flecha justo delante
del destinatario y elige la opción Editar asunto.
También es posible responder a un email desde la flecha que apunta hacia la izquierda,
que está situada en la parte superior derecha.
2.5.1. Otras opciones de correos recibidos
En la parte superior del email abierto aparecen otras opciones que vemos a
continuación:

• Archivar. Esta opción archiva el correo, dejarás de visualizarlo en la bandeja de

entrada, pero no se borrará de tu cuenta.
• Marcar como spam. El correo se enviará a la carpeta de spam.
• Eliminar. Al eliminar un correo, éste va a la Papelera y permanece allí durante
30 días, antes de ser eliminado definitivamente.
• Marcar como no leído.
• Posponer. Esta opción es muy similar a la de programar emails, solo que en
este caso con correos recibidos. Al posponer un email, desaparece de la
bandeja de entrada y vuelve a aparecer como recibido el día y hora al que lo
pospusiste.
• Añadir tareas.
• Mover a. Para mover ese email a otra carpeta.
• Etiquetas.
2.6. Cómo revisar la bandeja de spam en Gmail
Es posible que algunos emails lleguen a la bandeja de spam. Para revisar esta
bandeja despliega en el botón Más para ver el resto de carpetas de Gmail y busca la
carpeta de Spam.
Todos los correos que sean marcados por Gmail como spam se almacenarán en esa
carpeta.
2.7. Añadir contactos a Gmail
Si quieres aprender cómo usar Gmail, debes saber cómo añadir contactos, aunque
esta opción es un poco confusa para algunos usuarios. Ya que Contactos se muestra
como otra aplicación de Google. Puedes acceder a los contactos desde las aplicaciones

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que se muestran en la parte derecha o bien desde el icono de 9 puntitos puedes
desplegar y elegir la aplicación Contactos.
Se abrirá en una nueva ventana, elige la opción Crear contacto en el menú izquierdo e
introduce el nombre y dirección de email para crear un nuevo contacto.
Una vez guardado el contacto, cuando redactes un email, en el apartado “Para”
comienza a escribir el nombre y te aparecerán los contactos coincidentes.
2.8. Buscar correos en Gmail
Esta opción es realmente útil y en muchos casos no se le presta la atención que
merece.
En la parte superior de tu correo tienes una barra de búsqueda que te permite realizar
búsquedas de emails. Solo tienes que comenzar a escribir el correo y
automáticamente te mostrará solo los correos de ese remitente.

Videotutorial

2.9. Crear firma en Gmail con imagen, texto y enlaces

Crear una firma en Gmail solo te llevará un par de minutos y ya no tendrás que volver a
escribir o pegar tu firma cada vez que envíes o respondas un correo electrónico.
Además, los correos que tienen firmas con texto, imágenes y enlaces se ven más
profesionales.
En primer lugar, accede a tu cuenta de Gmail. Clica sobre el icono del engranaje de la
esquina superior derecha y selecciona la opción Ver todos los ajustes.
En la pestaña General, haz scroll con el ratón hasta llegar al apartado de firma.
Para crear tu primera firma clica en el botón Crear. Primeramente, debes introducir el
nombre para la firma que vas a crear. De esta forma puedes identificarla, ya que
puedes crear varias firmas en una misma cuenta de Gmail.

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Automáticamente, aparecerá un recuadro donde puedes introducir el texto o
imágenes de tu firma. Observa que en la parte inferior tienes herramientas para
cambiar el tipo de fuente, alineación, añadir imágenes, enlaces etc. con un máximo de
10.000 caracteres.

2.9.1. Edita tu firma en el documento de Google

El editor de documentos de Google es muy sencillo y parecido a Word. En el recuadro
de la izquierda inserta la imagen del logotipo o la imagen que quieres que aparezca.
Puedes reducir el tamaño del recuadro colocando el ratón sobre la línea divisoria y
arrastrando.
En el cuadro de la derecha introduce tu nombre, puesto y la información de contacto
que quieres que aparezca.
También puedes añadir los iconos de tus redes sociales con enlaces que lleven a ellas.
Para descargar imágenes en PNG puedes usar la página www.pngwing.com, allí
encontrarás multitud de imágenes .png de buena calidad y listas para descargar.
2.9.3. Añadir enlaces a las imágenes de tu firma
Añade enlaces a tus iconos e imágenes para que cualquiera que clique en ellas vaya
directamente a la red social o a tu página web.
Selecciona la imagen a la que quieres incluir el enlace, busca la opción de Insertar
enlace en la barra superior o bien pulsa el atajo de teclado CTRL+K. A continuación, en
la ventana emergente puedes buscar o pegar el enlace.
En el vídeo verás que ya teníamos copiados todos los enlaces en el Portapapeles de
Windows.
2.9.4. Copia tu diseño en tu caja de firma
Para llevarte este diseño a Gmail es tan sencillo como seleccionar todo con el ratón,
pulsa CTRL+C para copiarlo. Ve a la pestaña de Gmail y en el recuadro para la firma
coloca el cursor del ratón y a continuación pulsa CTRL+V para pegarla.
2.9.4. Automatiza tu firma en Gmail
Por último, puedes hacer que tu firma se añada de forma automática cada vez que
envíes o respondas un correo.

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Justo debajo del cuadro de firma tienes la opción Valores predeterminados de firma y
ahí puedes elegir que se añada automáticamente para correos nuevos y/o para
respuestas/reenvíos.
2.10. Organizar los correos con etiquetas
Para organizar nuestros correos con etiquetas, debemos seguir estos pasos.
Pulsamos sobre el engranaje y pinchamos en "Configuración", después en
"Etiquetas".
Aquí veremos las etiquetas predefinidas por Gmail, pero abajo nos das la opción de
crear nuevas etiquetas.

2.11. Crear filtros para una mejor organización

En este caso, los pasos a seguir son los siguientes.
• Clicamos en el engranaje y entramos en "Configuración".
• Pulsamos en la pestaña "Filtros y direcciones bloqueadas".
• Pinchamos en "Crear un filtro".
• Rellenamos los pasos y pulsamos en "Crear filtro".
2.12. Compartir nuestra cuenta de Gmail con otra persona
No se trata de ceder nuestras credenciales de Google, lo cual es muy grave, sino de
pedir a Google la opción de compartir nuestro correo de Gmail con alguien de
confianza.
Aquí se explica paso a paso cómo compartir nuestra cuenta de Gmail.
2.13. Cómo activar y desactivar el modo confidencialidad

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 Videotutorial

3. Google Calendar
Obtener Google Calendar
Accede a Google Calendar en tu ordenador.
Si tienes una cuenta de Google, inicia sesión. Si todavía no tienes una, haz clic
en Crear cuenta.
Después de iniciar sesión, accederás a Google Calendar.

Si quieres cambiar algún ajuste, haz clic en la rueda dentada (arriba a la derecha).
Navegadores que funcionan con Calendar
Google Calendar es compatible con las versiones actuales y las principales versiones
anteriores de estos navegadores:
Google Chrome
Microsoft Edge
Firefox
Safari
Consejos
- Incorpora a tu calendario los eventos de Gmail de forma automática.
- Comparte tu calendario con otros usuarios.
- Recibe notificaciones de tus próximos eventos.

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