TEMA 8.
TRATAMIENTO DE CORRESPONDENCIA: DEPÓSITO, ENTREGAN RECOGIDA Y
DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA.
Introducción.
Tendrás que utilizar los medios y seguir los criterios establecidos por la Administración. Es importante hacerlo de
forma rápida y eficiente y entregarlo a la persona que corresponda. Tienes una gran responsabilidad.
Para ello deberás conocer las diferentes áreas de trabajo, departamentos y las personas que trabajan allí. Deberás
ayudar a gestionar la correspondencia siguiendo las diferentes fases. Tendrás que cumplimentar los documentos
tanto internos como externos al recibir el correo.
Es importante clasificar el correo según su importancia, habrá correos urgentes que deberás entregar
inmediatamente.
También tendrás que conocer cómo preparar un envío de correspondencia, tanto normal como urgente, los diferentes
materiales que se necesitan, etc.
Es muy importante responsabilizarte de la correspondencia, no extraviarla y mantenerla limpia y ordenada.
Tu actitud ante esta tarea es importante, te relacionarás con empleados de la Administración, deberás seguir las
normas de protocolo y de cortesía adecuadas para cada persona o cargo.
La correspondencia.
Diferencia entre correspondencia y correo.
Correspondencia es el conjunto de cartas que se envían o se reciben.
Oficina de correos es el edificio donde se recibe y entrega la correspondencia.
En los organismos públicos hay un departamento o sección que se ocupa de todas las tareas relacionada con la
correspondencia: el franqueo, depósito, registro, entrega, recogida y distribución.
La correspondencia de entrada y de salida.
La correspondencia de entrada es la que se recibe en la organización y para tramitarla se realizan las de
tareas de recepción, registro, clasificación y distribución.
La correspondencia de salida, es la que se envía al exterior de la organización. Para su trámite también se
realizan una serie de tareas de comprobación, registro, plegado y ensobrado, franqueo y envío.
Técnicas básicas de recepción y envío.
En este apartado vas a conocer los conceptos básicos referentes a la recepción, registro, clasificación y distribución
de la correspondencia que entra y la comprobación, registro, plegado y ensobrado, franqueo y envío de la
correspondencia de salida. Estos conceptos se van a utilizar diariamente en el trabajo y tienes que estar familiarizado
con ellos.
Correspondencia de entrada o recibida.
Podemos señalar las siguientes fases:
o Recepción:
La correspondencia se recibe por correo o mensajería, pueden ser cartas, facturas, periódicos,
revistas, catálogos, paquetes…
Suele haber bandejas o estantes para colocar la correspondencia que entra según el tipo.
En algunos casos junto con la correspondencia vendrá un albarán o un aviso de recibo, que son
documentos que sirven para dejar constancia de que se ha entregado el envío al destinatario. Este
albarán o acuse de recibo deberá ser firmado a la entrega.
También se puede recoger la correspondencia en una oficina de correos, cuando tienes un apartado
de correos. (Un apartado de correos es una caja o sección de una oficina de correos con un número
donde se depositan las cartas y paquetes enviados a un destinatario, en espera de que sean
recogidos por él)
o Registro:
La correspondencia se registrará en un documento de entradas según el procedimiento del lugar de
trabajo. Generalmente serán registradas las entradas de escritos y comunicación dirigidas a un
órgano administrativo. No todos los escritos tienen que registrarse, por ejemplo la documentación
complementaria que acompaña a un escrito o comunicación que es objeto de registro, los
documentos publicitarios, comerciales o informativos, ni la correspondencia personal que sólo puede
ser abierta por la persona a la que va dirigida.
El registro consiste en estampar un sello en cada documento, escribir un número ordenado según las
entradas y poner la fecha
.
Hay que verificar que la correspondencia tenga los datos completos de a qué área o persona va
dirigida.
El correo que llega certificado o certificado con acuse de recibo debe de registrarse antes de pasar a
su clasificación y distribución.
o Clasificación:
La correspondencia se agrupará según sea urgente, ordinario, certificado.
Hay correo que va a nombre de una persona o un servicio concreto del organismo. Ese correo se
clasifica en los casilleros correspondientes para ser repartido. En el caso de que sea “Urgente”, la
entrega será inmediata a la persona o departamento que corresponda.
Hay correo que va dirigido a un organismo, sin especificar la persona o departamento, suele ser
publicidad, catálogos, facturas, etc.
Si la correspondencia no se encuentra identificada correctamente, es decir los datos del destinatario
son insuficientes o erróneos, se aparta para aclarar su posible identificación.
Hay casos en que ha habido un error y llega a un organismo un correo donde no existe el
destinatario, en ese caso se clasifica en el casillero para remitirlo de nuevo a la oficina de correos
correspondiente.
o Distribución:
La distribución de la correspondencia dependerá de la Administración pública si es muy grande o
pequeña, de la distancia entre los diferentes departamentos, etc. Es importante pensar en el recorrido
antes de distribuir la correspondencia, en el caso de correspondencia urgente se realizará la entrega
en primer lugar. La entrega en algunos organismos no se hace en mano, sino que hay bandejas
especiales para dejar la correspondencia que llega diariamente.
Correspondencia de salida o envío.
En los distintos departamentos de una Administración Pública manejan diferente correspondencia que envían
diariamente.
Para realizar los envíos de la misma se realizan las siguientes fases:
o Recogida de la correspondencia:
Al igual que la distribución de la correspondencia, la recogida dependerá de la Administración
Pública, es importante hacer un recorrido diariamente en busca de la correspondencia a enviar. En
algunos organismos se deposita en una bandeja para que sea recogida.
o Clasificación de la correspondencia:
Se clasifica la correspondencia en función de si es urgente, certificada, ordinaria y de cuál hay que
registrar.
o Plegado y ensobrado:
Se pliega y se introduce en sobres, teniendo cuidado de no dejar fuera ningún documento anexo. Los
datos del destinatario se pueden imprimir en el sobre, escribirlo a mano, con etiquetas adhesivas o
disponer de sobres con ventanilla.
El franqueo se puede realizar a través del sello postal
Algunos organismos contratan con el servicio de correos el franqueo, se le llama franqueo pagado.
Se identifica mediante esta impresión que se coloca en la esquina superior derecha del sobre en el
lugar del sello postal.
o Envío:
El envío consiste en hacer llegar la correspondencia al servicio de correos o a agencias de
mensajería para que ellos se encarguen de hacerlo llegar a su destinatario.
La seguridad y confidencialidad en la manipulación de la correspondencia.
Todos los organismos deben cumplir la normativa en materia de seguridad y confidencialidad en la
manipulación de la correspondencia y paquetería.
La Ley orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal nos dice que tenemos el deber de mantener
en secreto la información recibida y de destruir los documentos confidenciales cuando ya no se necesiten.
El manipular correspondencia te hace responsable de su seguridad, cuidado y confidencialidad. Es
importante que nunca abras la correspondencia y que tengas cuidado de no perderla y de entregarla a otra
persona que no sea la destinataria.
El servicio de correos.
El servicio de correos también se llama servicio postal, es un organismo que distribuye documentos
escritos y otros paquetes de tamaño pequeño por todo el mundo.
En la Administración se utilizan los servicios postales para enviar, principalmente documentos.
Para enviar cualquier documento se necesita saber.
El remitente: es la persona que manda el envío.
El destinatario: es la persona que recibe el envío.
El operador postal: es la empresa que se encarga de trasladar un envío desde su lugar de origen hasta su
lugar de destino.
Es importante conocer los siguientes conceptos para que comprendas el trabajo que vas a realizar.
Los envíos postales.
Hay diferentes tipos de envíos postales, vamos a ver: las cartas (ordinarias, certificadas y urgentes), los
paquetes postales, los envíos de publicidad directa, los libros, los catálogos y las publicaciones periódicas.
o La carta ordinaria:
Es la más utilizada. La carta es un envío cerrado cuyo contenido no se indica y no puede conocerse.
Es un mensaje que una persona envía a otra.
o La carta certificada:
Se utiliza para envíos importantes que requieren seguridad y garantía de que se entrega, para ello el
destinatario o una persona autorizada tiene que firmar a la entrega.
En el sobre se coloca una pegatina para la firma del destinatario.
La carta certificada puede ir con acuse de recibo. El acuse de recibo es un aviso de que ha llegado.
Se utiliza cuando queremos asegurarnos de que el correo llega a manos del interesado, quien lo
firmará en el momento en que le sea entregado. El funcionario devolverá el acuse de recibo firmado y
devuelto al departamento correspondiente.
o La carta urgente:
Es igual que la carta, pero con carácter urgente. Se realiza cuando el envío es muy urgente y se
entrega en el buzón del destinatario. Puede ir también certificada.
o Paquete postal:
El paquete postal es un envío que puede contener cualquier objeto, sustancia o materia cuya
circulación está permitida.
o Los libros, catálogos y publicaciones periódicas:
Los libros también se pueden enviar por correo.
Los catálogos se envían envueltos en plástico transparente o en un sobre abierto para saber que es
un catálogo. Cuando recogemos un catálogo en el sobre o etiqueta aparece la palabra catálogo.
Las publicaciones periódicas son revistas, boletines o periódicos que se publican cada determinado
tiempo, por ejemplo cada mes, semana o cada día.
Los envíos postales especiales.
Estos son los siguientes:
o Correo digital:
Si queremos, podemos enviar a Correos los documentos que queremos mandar a otra persona por
internet. Correos se encarga de imprimir los documentos, de meterlos en un sobre y de franquearlos.
Esto es lo que llamamos el servicio de correo digital.
o Telegrama:
Es un servicio de mensajería urgente. El remitente dice a Correos el mensaje por teléfono, por
internet o en persona. Correos lo envía en el mismo día.
El precio del telegrama depende de la cantidad de palabras del mensaje. Por eso, se suele usar para
mensajes pequeños.
o Burofax:
También es un servicio de mensajería urgente.
Sirve para tener una prueba del envío con validez legal (con validez legal significa que puede usarse
como prueba en juicios o en otro tipo de negociaciones)
o Cecograma:
Es un envío especial, está escrito en Braille (el Braille es una manera de escribir con puntos con
relieve. Lo usan las personas invidentes para leer)
Este servicio sólo lo pueden usar las personas invidentes. No tiene tarifas ni franqueo.
Servicios de mensajería
Son como el servicio de correos pero empresas privadas, también se dedican a recoger y repartir por todo el mundo
mensajería y paquetería.
Tienen diferentes opciones como envío en oficina, en mano, urgente…
Funcionan recogiendo el envío en el lugar que se le indica. Para ello se rellena un albarán de recogida, del cual el
cliente se queda una copia.
Entregan el envío en la dirección acordada junto con el albarán de entrega. El precio depende del tipo de envío, local,
nacional o internacional, el peso, el tamaño, la urgencia…
Para tramitar el envío rellenan un documento que se llama albarán.
El albarán de recogida sirve para dejar constancia de que se ha recogido el envío en la dirección del cliente.
El albarán de entrega sirve para dejar constancia de que se ha entregado el envío al destinatario.
