FECHA DE APROBACIÓN: 07-01-2022

Código
IO-OPS-0028
Versión
1 INSTRUCTIVO OPERATIVO
Estado
V
GESTIÓN DE CITAS
Revisó: Coordinador de Entradas y Aprobó: Vicepresidencia de Operaciones
Salidas

TABLA DE CONTENIDO
1. Objetivo ..................................................................................................................................... 2
2. Acceso al portal de negocios. ............................................................................................ 2
3. Oferta de Citas. ....................................................................................................................... 2
4. Gestión de citas ...................................................................................................................... 4
5. Contenedores de Exportación ............................................................................................ 7
5.1 Estados de la cita: ............................................................................................................... 9
6. Contenedores de importación .......................................................................................... 10
6.1 Estados de la cita: ............................................................................................................. 12
7. Carga General ....................................................................................................................... 13
7.1 Carga general, café y azúcar. ......................................................................................... 15
7.2 Estados de la cita .............................................................................................................. 17
8. Carga general importación. ........................................................................................... 19
8.1 Estados de la cita: .................................................................................................... 20
9. Lista de posibles mensajes de error. .......................................................................... 21
9.1 Cierre Cutoff. ................................................................................................................. 21
9.2 Camión o conductor con una visita activa en el terminal. ................................ 22
9.3 Manifiesto de Carga Electrónico. ............................................................................. 23
9.4 Manifiesto Electrónico de Carga Cumplido. ......................................................... 23
9.5 Conductor o camión con citas activas. .................................................................. 24

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1. Objetivo

Definir las actividades para la gestión de citas desde el momento que se ofertan.

El siguiente instructivo da alcance a gestión de citas desde nuestro portal de negocios para
los diferentes usuarios.

2. Acceso al portal de negocios.

▪ Paso 1. Ingrese a la página: http://portaln4.sprbun.com/portal/.

▪ Paso 2. Registre su usuario y contraseña.

3. Oferta de Citas.

a. Contenedores.

El área de patios contenedores oferta diariamente citas para el día siguiente (Promedio dos
días adelante), la oferta se realiza para todos los módulos en las 24hrs del día.

b. Carga General

El Analista de Planeación de Carga General oferta diariamente citas para el día siguiente,
esta oferta se realiza para todos los módulos en las 24hrs del día.

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c. Graneles.

Para el caso de la carga granel, los operadores notifican las operaciones de despacho que
tienen programados y el supervisor de puertas coordina con las zonas de enturnamientos
definidas por el cliente el envío de camiones con destino a la instalación portuaria.

Nota 1: El envío de los camiones que estén sujeto a:

1. La movilidad en zonas externas e internas.

2. Rendimiento en la operación de cargue.

Nota 2: Para los eventos donde el factor climatológico no sea favorable para la
operación, el envío de camiones queda sujeto a:

1. Disponibilidad de cargas en inventario (Bodegas o Silos).

2. Cantidad de camiones al costado del buque para reiniciar operaciones una vez cese
la lluvia.

Nota 3: Es importante tener en cuenta que una vez los camiones son despachados de la
zona de Enturnamiento y durante su tránsito a las instalaciones portuarias se presente cese
de operaciones al interior del terminal por temas logísticos o condiciones climatológicas que
afecten el normal desarrollo de la operación, el terminal permitirá el ingreso de los camiones
y notifica a las zonas de Enturnamiento para no enviar más camiones hasta tanto no se
reinicie la operación de despacho; los único caso que no se permitirá el ingreso de camiones
a las instalaciones portuarias es:

1. Cuando el camión o conductor no cumpla con los protocolos de seguridad y salud en el

trabajo.
2. Camiones no enturnados previamente al ingreso de las instalaciones.
3. Cuando el terminal haya notificado a las zonas de Enturnamiento el cese actividades y
aún así la zona de Enturnamiento lo haya despachado.

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4. Gestión de citas

▪ Paso 1. Despliegue la lista de opciones realizando clic en botón .

Nota: Cuando el usuario ingresa por primera vez se muestra un mensaje de error 403, una
vez haga uso del portal va a mostrar predeterminadamente la opción más frecuente de uso.

▪ Paso 2. Seleccione del menú la opción CITAS.

▪ Paso 3. Una vez se realice el paso 2 se listarán los diferentes tipos de carga
disponibles para gestionar las citas.

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▪ Paso 4. Agotado el paso 3 se listará todas las unidades en la cual han sido
nominadas por parte del agente de aduanas.

▪ Paso 5. El usuario debe seleccionar el ítem correspondiente a la unidad para la cual

se va a programar el retiro o ingreso de la carga al terminal realizando un clic en el
check box y luego le da clic en el botón NUEVA CITA .

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Nota: El botón nueva cita solo se habilitará cuando seleccione el ítem de carga.

▪ Paso 6. Se muestra un formulario para que el usuario registre la información de

acuerdo con el tipo de carga seleccionado en el paso 3:

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5. Contenedores de Exportación

Para las citas de contenedores de exportación el formulario a diligenciar es el siguiente:

DATA 1: Registre el número de aceptación del Manifiesto Electrónico de Carga (MEC).

DATA 2: Selecciones este campo si el movimiento de ingreso es modalidad urbano.
DATA 3: Registre el número del cedula del conductor
DATA 4: Registre la placa del camión
DATA 5: Hacer clic en el botón validar, se realiza una consulta en el sistema operativo N4
el estado del conductor (Licencia de conducción activa y vigente, verificación de cursos de
transporte de mercancías peligrosas si va a transportar carga peligrosa, posibles
amonestaciones por infracciones viales), de igual forma se valida que el camión se
encuentre inscrito y con documentación vigente (SOAT, Técnico mecánica)
DATA 6: Seleccione la fecha en el cual se va a programar el ingreso del camión.
DATA 7: Seleccione la hora en el cual se va a programar el ingreso camión.
DATA 8: Realizados correctamente los pasos del 1 al 7 se habilitará el botón “nueva cita”,
hacer click en este botón para que el sistema realice la validación de la vigencia de la
seguridad social, curso de PBIP, posibles amonestaciones por incumplimiento a los
protocolos de seguridad y salud en el trabajo.

Procesado la validación de data 8 el sistema muestra un mensaje confirmando la

generación de la cita de ingreso así:

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Si el usuario desea consultar la cita creada, realiza un click en el botón visualizar el cual
despliega una información detallada de la cita:

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5.1 Estados de la cita:

Sin Cita: Item disponible para programar cita.

Con Cita: Item no disponible, cuenta con una cita activa.
Recordinado: Item no disponible con cita activa, se registra como recordinado porque
anteriormente presentó una cancelación de una cita.
Cancelado: Item disponible, se gestionó una cita y posteriormente se cancela.

Si el usuario desea cancelar la cita creada, realiza un click en el botón visualizar el cual
despliega una información detallada de la cita e indica el motivo y da click en el botón
cancelar cita.

Nota: Aplica para contenedores llenos y vacíos.

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6. Contenedores de importación

Para las citas de contenedores de importación el formulario a diligenciar es el siguiente:

DATA 1: Registre el código de seguridad PIN y de click en el botón validar.

DATA 2: Registre el número de aceptación del Manifiesto Electrónico de Carga (MEC).
DATA 3: Selecciones este campo si el movimiento de ingreso es modalidad urbano.
DATA 4: Registre el número del cedula del conductor
DATA 5: Registre la placa del camión
DATA 6: Hacer clic en el botón validar, se realiza una consulta en el sistema operativo N4
el estado del conductor (Licencia de conducción activa y vigente, verificación de cursos de
transporte de mercancías peligrosas si va a transportar carga peligrosa, posibles
amonestaciones por infracciones viales), de igual forma se valida que el camión se
encuentre inscrito y con documentación vigente (SOAT, Técnico mecánica)
DATA 7: Seleccione la fecha en el cual se va a programar el ingreso del camión.
DATA 8: Seleccione la hora en el cual se va a programar el ingreso camión.
DATA 9: Realizados correctamente los pasos del 1 al 8 se habilitará el botón “nueva cita”,
hacer click en este botón para que el sistema realice la validación de la vigencia de la
seguridad social, curso de PBIP, posibles amonestaciones por incumplimiento a los
protocolos de seguridad y salud en el trabajo.

Procesado la validación de data 8 el sistema muestra un mensaje confirmando la

generación de la cita de ingreso así:

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Si el usuario desea consultar la cita creada, realiza un click en el botón visualizar el cual
despliega una información detallada de la cita:

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6.1 Estados de la cita:

Sin Cita: Item disponible para programar cita.

Con Cita: Item no disponible, cuenta con una cita activa.
Recordinado: Item no disponible con cita activa, se registra como recordinado porque
anteriormente presentó una cancelación de una cita.
Cancelado: Item disponible, se gestionó una cita y posteriormente se cancela.

Si el usuario desea cancelar la cita creada, realiza un click en el botón visualizar el cual
despliega una información detallada de la cita e indica el motivo y da click en el botón
cancelar cita.

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7. Carga General

▪ Paso 1. Despliegue la lista de opciones realizando clic en botón .

Nota: Cuando el usuario ingresa por primera vez se muestra un mensaje de error 403,
una vez haga uso del portal va a mostrar predeterminadamente la opción más frecuente
de uso.

▪ Paso 2. Seleccione del menú la opción CITAS.

▪ Paso 3. Una vez se realice el paso 2 se listarán los diferentes tipos de carga
disponibles para gestionar las citas.

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▪ Paso 4. Agotado el paso 3 se listará todos los BL´s en el cual ha sido nominado por
parte del agente de aduanas.

▪ Paso 5. El usuario debe seleccionar el ítem correspondiente al BL para la cual se

va a programar el retiro o ingreso de la carga al terminal realizando un clic en el
check box y luego le da clic en el botón NUEVA CITA .

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▪ Paso 6. Se muestra un formulario para que el usuario registre la información de

acuerdo con el tipo de carga seleccionado en el paso 3:

7.1 Carga general, café y azúcar.

Para las citas de Carga General de exportación el formulario a diligenciar es el siguiente:

DATA 1: Registre el número del cedula del conductor

DATA 2: Registre la placa del camión

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DATA 3: Hacer clic en el botón validar, se realiza una consulta en el sistema operativo N4
el estado del conductor (Licencia de conducción activa y vigente, verificación de cursos de
transporte de mercancías peligrosas si va a transportar carga peligrosa, posibles
amonestaciones por infracciones viales), de igual forma se valida que el camión se
encuentre inscrito y con documentación vigente (SOAT, Técnico mecánica)
DATA 4: Registre la cantidad a descargar
DATA 5: Registre el número de aceptación del Manifiesto Electrónico de Carga (MEC).
DATA 6: Selecciones este campo si el movimiento de ingreso es modalidad urbano.
DATA 7: Seleccione la fecha en el cual se va a programar el ingreso del camión.
DATA 8: Seleccione la hora en el cual se va a programar el ingreso camión.
DATA 9: Realizados correctamente los pasos del 1 al 8 se habilitará el botón “nueva cita”,
hacer click en este botón para que el sistema realice la validación de la vigencia de la
seguridad social, curso de PBIP, posibles amonestaciones por incumplimiento a los
protocolos de seguridad y salud en el trabajo.

Procesado la validación de data 8 el sistema muestra un mensaje confirmando la

generación de la cita de ingreso así:

Si el usuario desea consultar la cita creada, realiza un click en el botón visualizar el cual
despliega una información detallada de la cita:

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FECHA DE APROBACIÓN: 07-01-2022

7.2 Estados de la cita

Sin Cita: Item disponible para programar cita.

Con Cita: Item no disponible, cuenta con una cita activa.
Recordinado: Item no disponible con cita activa, se registra como recordinado porque
anteriormente presentó una cancelación de una cita.
Cancelado: Item disponible, se gestionó una cita y posteriormente se cancela.

Si el usuario desea cancelar la cita creada, realiza un click en el botón visualizar el cual
despliega una información detallada de la cita e indica el motivo y da click en el botón
cancelar cita.

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8. Carga general importación.

Para las citas de Carga General de importación el formulario a diligenciar es el siguiente:

DATA 1: Registre el número del cedula del conductor

DATA 2: Registre la placa del camión
DATA 3: Hacer clic en el botón validar, se realiza una consulta en el sistema operativo N4
el estado del conductor (Licencia de conducción activa y vigente, verificación de cursos de
transporte de mercancías peligrosas si va a transportar carga peligrosa, posibles
amonestaciones por infracciones viales), de igual forma se valida que el camión se
encuentre inscrito y con documentación vigente (SOAT, Técnico mecánica)
DATA 4: Sector de almacenamiento / Módulo y cantidad.
DATA 5: Registre la cantidad a cargar
DATA 6: Registre el número de aceptación del Manifiesto Electrónico de Carga (MEC).
DATA 7: Selecciones este campo si el movimiento de ingreso es modalidad urbano.
DATA 8: Seleccione la fecha en el cual se va a programar el ingreso del camión.
DATA 9: Seleccione la hora en el cual se va a programar el ingreso camión.

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FECHA DE APROBACIÓN: 07-01-2022
DATA 10: Realizados correctamente los pasos del 1 al 9 se habilitará el botón “nueva
cita”, hacer click en este botón para que el sistema realice la validación de la vigencia de la
seguridad social, curso de PBIP, posibles amonestaciones por incumplimiento a los
protocolos de seguridad y salud en el trabajo.

Procesado la validación de data 10 el sistema muestra un mensaje confirmando la

generación de la cita de ingreso así:

Si el usuario desea consultar la cita creada, realiza un click en el botón visualizar el

cual despliega una información detallada de la cita:

8.1 Estados de la cita:

Sin Cita: Item disponible para programar cita.

Con Cita: Item no disponible, cuenta con una cita activa.
Recordinado: Item no disponible con cita activa, se registra como recordinado porque
anteriormente presentó una cancelación de una cita.
Cancelado: Item disponible, se gestionó una cita y posteriormente se cancela.

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Si el usuario desea cancelar la cita creada, realiza un click en el botón visualizar el cual
despliega una información detallada de la cita e indica el motivo y da click en el botón
cancelar cita.

9. Lista de posibles mensajes de error.

9.1 Cierre Cutoff.

Este mensaje indica que la fecha y hora seleccionada en la cita para ingreso del camión
esta por fuera del tiempo de cierra documental, es decir, por fuera del Cierre Cut Off. Para
estos casos el transportador debe notificar al Agente de Aduanas para que gestione con la
naviera otra reserva o solicite un ingreso post cutoff el cual tiene un costo y no garantiza
que la unidad se embarque en la motonave anunciada.

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9.2 Camión o conductor con una visita activa en el terminal.

Este mensaje terminado (3) indica que el conductor o camión presentan una transacción
activa en el terminal; para este caso deben dirigir solicitud por correo a
[email protected] y [email protected] enviando información
referente a la placa, camión y carga (Contenedor – BL).

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9.3 Manifiesto de Carga Electrónico.

Este mensaje indica que el usuario no registró el número de aceptación del manifiesto
electronico de carga.

9.4 Manifiesto Electrónico de Carga Cumplido.

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Al momento de registrar una aceptación MEC que ya se encuentra en estado
cumplido el portal le muestra un mensaje del error y no permite la creación de la cita
– Para este caso la empresa de transporte debe registrar una Aceptación MEC valida
y si la registrada es valida debe revisar con el Ministerio de Transporte la novedad.

9.5 Conductor o camión con citas activas.

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