PROGRAMA DE ORDEN, ALMACENAMIENTO Y ASEO
CÓDIGO:
VERSIÓN: 01
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1. INTRODUCCIÓN
El Programa de Orden, Almacenamiento y Aseo en THE BOY SAS, se encuentra
dentro del marco de gestión de seguridad del Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo, y se constituye como un mecanismo clave de control
administrativo para minimizar riesgos dentro de las instalaciones del restaurante.
Su principal objetivo es prevenir la ocurrencia de incidentes y accidentes en el lugar
de trabajo, promoviendo prácticas que garanticen condiciones óptimas de
almacenamiento, limpieza, organización y seguridad en todas las áreas del
restaurante.
La metodología de las 5S, originada en Japón en 1960, sirve de base para este
programa. Esta filosofía, que se basa en cinco principios esenciales, busca mejorar
la calidad y la eficiencia en cualquier tipo de ambiente laboral, y ha sido adaptada
para el contexto de la cadena de restaurantes THE BOY. Los cinco principios de la
filosofía 5S son:
1. Seiri (Clasificar): Identificar y eliminar lo que no es necesario en el
restaurante. Esto incluye utensilios, ingredientes o herramientas que no se
utilicen regularmente, ayudando a optimizar el espacio y los recursos.
2. Seiso (Limpiar): Mantener todas las áreas limpias y en buen estado. Esto
incluye la limpieza constante de las cocinas, las áreas de almacenamiento,
los baños, y el salón de atención al cliente, eliminando cualquier tipo de
suciedad o posible fuente de contaminación.
3. Seiton (Ordenar): Organizar todo de manera lógica y accesible. Cada
elemento debe tener un lugar específico, desde los utensilios de cocina
hasta los ingredientes, garantizando que todo esté en su sitio para facilitar el
trabajo del equipo.
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4. Seiketsu (Bienestar Personal): Promover la higiene personal y el cuidado del
entorno de trabajo. Los colaboradores deben mantener altos estándares de
limpieza personal y asegurarse de que sus estaciones de trabajo estén
siempre presentables y seguras.
5. Shitsuke (Disciplina): Fomentar la disciplina y el hábito de seguir los
procedimientos establecidos de forma continua. Esto implica que todo el
equipo del restaurante se adhiera a los principios del orden y aseo,
promoviendo una cultura organizacional comprometida con la mejora
constante.
Con el paso del tiempo, esta filosofía fue ampliada con cuatro nuevos principios
que buscan incentivar a cada miembro del equipo a adoptar buenas prácticas
como una costumbre diaria, sin necesidad de recordatorios constantes. Estos
principios adicionales son:
1. Shikari (Seguir una línea de acción): Mantener un enfoque claro y
organizado para cumplir con las metas de calidad y seguridad.
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2. Shitsukoku (Ser perseverante): Cultivar la constancia en la implementación
de las buenas prácticas, superando desafíos y mejorando continuamente.
3. Seishoo (Saber coordinar): Fomentar la colaboración y el trabajo en equipo
entre todos los miembros del restaurante para garantizar un ambiente
laboral armonioso y eficiente.
4. Seido (Estandarizar las normas): Asegurarse de que los procedimientos de
orden, limpieza y almacenamiento sean consistentes y se apliquen de
manera uniforme en todas las áreas del restaurante.
Los nueve principios de las 9S han sido incorporados en sistemas de gestión de
calidad a nivel mundial, como la Norma ISO 9001, que establece los
lineamientos necesarios para gestionar la calidad de cualquier organización. En
THE BOY, estos principios forman la base para mejorar no solo la calidad del
ambiente de trabajo, sino también la experiencia del cliente.
El movimiento de las 5S está directamente relacionado con el concepto de
calidad total, impulsado por la mejora continua y el compromiso de cada
miembro del equipo con la excelencia. Por ello, la participación activa de todos
los colaboradores es esencial para la correcta implementación del programa.
Las áreas de seguridad, higiene y salud ocupacional en THE BOY han trabajado
de manera constante para mejorar las condiciones laborales, con un enfoque
claro en reducir los riesgos y mejorar la seguridad en el lugar de trabajo. La
aplicación de las 9S ayuda a optimizar estos esfuerzos, promoviendo un
ambiente laboral seguro y saludable.
En la actualidad, es crucial integrar medidas que prevengan accidentes de
trabajo y enfermedades ocupacionales. El Programa de Orden,
Almacenamiento y Aseo es una herramienta fundamental para lograr estos
objetivos, ya que no solo contribuye a la seguridad, sino que también mejora la
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eficiencia operativa del restaurante, reduciendo el tiempo perdido,
minimizando accidentes y promoviendo una mayor satisfacción tanto para los
empleados como para los clientes.
2. OBJETIVO
Contribuir a mejorar las condiciones de orden, almacenamiento y aseo en los
restaurantes de la cadena THE BOY SAS, mediante la divulgación, implementación
y continuidad de la metodología de las 9'S. Esto se logrará creando un ambiente
de trabajo adecuado, enfocado en la optimización de los procesos operativos,
garantizando la calidad y seguridad de los productos y servicios, al mismo tiempo
que se promueve un entorno laboral saludable y seguro para todo el personal,
favoreciendo la eficiencia y la satisfacción del cliente.
2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
➢ Identificar las áreas críticas dentro de cada restaurante de la cadena THE
BOY SAS, para establecer estrategias de intervención y mantenimiento del
programa de orden, almacenamiento y aseo.
➢ Mejorar y mantener las condiciones de organización, almacenamiento,
aseo y limpieza en todas las áreas de trabajo de los restaurantes,
garantizando un entorno óptimo para la preparación y servicio de los
alimentos.
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➢ Realizar campañas de sensibilización y capacitación periódicas para
promover la importancia de un espacio de trabajo limpio, ordenado y
seguro, enfocado en el bienestar del personal y la satisfacción del cliente.
➢ Prevenir incidentes y accidentes laborales en las diferentes áreas de trabajo
mediante el cumplimiento adecuado de los protocolos de orden y aseo,
minimizando los riesgos asociados a la manipulación de alimentos y equipos.
➢ Hacer un seguimiento continuo y periódico a la implementación del
programa de orden, almacenamiento y aseo con el fin de medir su impacto,
asegurar su efectividad y garantizar su mantenimiento a largo plazo,
contribuyendo a la reducción de riesgos laborales en la cadena THE BOY
SAS.
3. ALCANCE
El alcance del programa abarca la explicación detallada de la metodología de
las 9’S, su origen y los principios fundamentales de cada una de las S, adaptados al
contexto específico de la cadena de restaurantes THE BOY SAS.
Esta metodología será implementada en todas las áreas operativas de los
restaurantes, desde la cocina hasta el área de atención al cliente, con el objetivo
de establecer estándares de orden, almacenamiento y aseo. El proceso incluirá
capacitaciones y sensibilización del personal, para que comprendan la
importancia de aplicar estos principios en su labor diaria.
Finalmente, se realizará una medición periódica del impacto del programa,
evaluando su efectividad y asegurando la continuidad y el mantenimiento de las
prácticas establecidas a lo largo del tiempo, para garantizar un ambiente de
trabajo seguro y eficiente en todos los restaurantes de THE BOY SAS.
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4. DEFINICIONES
Accidente de trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que
sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador
una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte. Es
también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de
órdenes del empleador, o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad,
aun fuera del lugar y horas de trabajo. Ley 1562 de 2012.
Almacenamiento: Conjunto de actividades que permiten ubicar y organizar
elementos en un lugar determinado para tal fin. Resolución 2400 de 1979.
Aseo: Conjunto de actividades que permite mantener las áreas de trabajo libres de
residuos orgánicos e inorgánicos, los cuales pueden afectar la salud y el bienestar
de los trabajadores asociados además de las condiciones ambientales.
Orden: Conjunto de actividades que permiten ubicar los elementos de un área o
puesto de trabajo en el lugar que le corresponde o que fue diseñado para tal fin.
Colocación con determinado criterio de organización en el lugar apropiado o en
el que corresponde.
Lugar de Trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades
relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización (NTC-OHSAS 18001).
Actos Inseguros: Comprende las practicas inseguras de las personas, las cuales son
generadas por actitudes negativas frente a la seguridad actitudes negativas frente
a la seguridad. Resolución 1401 de 2007.
Limpieza: Es la eliminación por acción mecánica, con o sin uso de detergentes, de
la materia orgánica y suciedad de superficies, objetos o ambiente. Se refiere tanto
a que un objeto, lugar o persona esté limpio, como el hecho de no ensuciar. Se
relaciona con la higiene, el óptimo estado de las superficies en donde no hay
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suciedad o sustancias que modifiquen en forma negativa sus propiedades y
puedan generar accidentes. (Resolución 2400 de 1979).
Inspecciones de Seguridad: Es una técnica utilizada internamente como parte de
la prevención de accidentes e incidentes y consiste en el análisis detallado de las
condiciones de trabajo a fin de detectar los peligros existentes debido a
condiciones inseguras. Resolución 2400 de 1979.
Estándar de Orden y Aseo: Es un conjunto de enunciados positivos que expresan las
mejores condiciones de orden y aseo.
Reciclaje: Sometimiento de desperdicios o de materiales usados a un proceso que
los haga nuevamente utilizables. (Decreto 1713 de 2002).
5. METODOLOGÍA JAPONESA DE ORDEN Y ASEO - 9S
La metodología de las 9’S es un sistema estructurado que originalmente contenía
las 5 “S” y que, para mejorar la efectividad en las organizaciones, se amplió con 4
nuevas "S".
Su objetivo principal es entender, implantar y mantener un sistema de orden y
limpieza en las operaciones diarias de los restaurantes, lo que promueve mejores
condiciones de calidad, seguridad, medio ambiente y mejora continua. Esta
metodología tiene sus raíces en la filosofía Kaizen, la cual se enfoca en la mejora
continua y se caracteriza por los siguientes principios:
➢ Participación de todos los colaboradores: La implicación del equipo es clave
para el éxito del programa.
➢ Mejorar en pequeños pasos: Los cambios se implementan de manera
gradual para facilitar su adaptación.
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➢ Actuar rápidamente: Las mejoras se deben implementar en el menor tiempo
posible.
➢ Eliminar o reducir desperdicios: Minimizar los recursos innecesarios para
optimizar el espacio y los tiempos de trabajo.
Aplicar las 9'S en la cadena de restaurantes THE BOY SAS, permitirá crear un
ambiente de trabajo seguro, saludable y eficiente, que impacte positivamente
tanto en la calidad de los productos y servicios como en el bienestar del personal.
Además, fortalecerá la cultura de mejora continua, asegurando la limpieza y el
orden no solo en las instalaciones, sino también en la actitud de todos los
colaboradores.
LAS 9'S ADAPTADAS A THE BOY SAS
1. SEIRI (Clasificación): Mantener solo lo necesario. En el restaurante, se
clasificará y eliminará todo aquello que no sea esencial para las
operaciones, desde utensilios hasta ingredientes que no se utilicen con
frecuencia. Esto optimiza el espacio y mejora la seguridad y la eficiencia en
las cocinas y demás áreas operativas.
2. SEITON (Orden): Mantener todo en orden. Los materiales y herramientas
necesarias para la preparación y el servicio de alimentos serán organizados
de manera eficiente, asegurando que cada elemento tenga su lugar
específico. Esto facilita el acceso y reduce tiempos de búsqueda,
mejorando la eficiencia y reduciendo accidentes.
3. SEISO (Limpieza): Mantener todo limpio. Se llevará a cabo una limpieza
regular de todas las áreas, no solo las visibles, sino también aquellas que
suelen pasarse por alto, como los equipos de cocina, los baños y las áreas
de almacenamiento. Esto mejorará la imagen de los restaurantes,
prolongará la vida útil del equipo y ayudará a mantener un ambiente
saludable.
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4. SEIKETSU (Estandarización): Formar un hábito, estandarizar y controlar
visualmente. Se implementarán procedimientos estandarizados para la
limpieza, el orden y la clasificación. Esto facilitará la sostenibilidad de las tres
primeras "S", asegurando que el equipo y los procesos mantengan un nivel
constante de calidad y eficiencia.
5. SHITSUKE (Disciplina): Mantener un comportamiento fiable. A través de una
formación continua y la participación activa de todos los colaboradores, se
fomentará la disciplina para aplicar consistentemente las 9 “S” en las
operaciones diarias del restaurante, promoviendo un ambiente de trabajo
organizado y limpio.
6. SHIKARI (Constancia): Perseverar en los buenos hábitos. El compromiso con
la mejora continua será clave para asegurar que los hábitos de orden y
limpieza se mantengan a largo plazo, evitando retrocesos y garantizando
que los esfuerzos iniciales no se pierdan.
7. SHITSUKOKU (Compromiso): Cumplir con las tareas hasta el final. Cada
colaborador en THE BOY estará comprometido con la implementación de
las 9 “S”, cumpliendo con las responsabilidades y asegurando que las
actividades diarias se realicen con eficacia y eficiencia.
8. SEISHOO (Coordinación): Actuar en equipo. La coordinación y el trabajo en
equipo serán esenciales para asegurar que todos los colaboradores,
independientemente de su área, trabajen al mismo ritmo y hacia un objetivo
común: mantener un ambiente de trabajo seguro y eficiente.
9. SEIDO (Estandarización): Unificar el trabajo a través de estándares. Se
implementarán procedimientos, políticas y normas claras para garantizar
que todas las tareas se realicen de forma consistente en todas las sucursales
de THE BOY. Esto incluye la limpieza, el orden y la organización de los recursos
en cada área de trabajo.
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BENEFICIOS PARA LA CADENA THE BOY SAS AL IMPLEMENTAR LAS 9'S:
➢ Disminución de accidentes de trabajo: Al mejorar la organización y la
limpieza, se reducen los riesgos de accidentes.
➢ Mejora en la calidad de vida laboral: Un ambiente limpio y ordenado
promueve el bienestar del personal.
➢ Optimización de recursos: Se maximiza el espacio de trabajo, minimizando
los movimientos innecesarios y mejorando la eficiencia.
➢ Mejor imagen ante clientes y proveedores: Un restaurante ordenado y limpio
genera una mejor impresión y confianza en los visitantes.
➢ Mejora continua: El compromiso con la mejora constante garantizará un
entorno de trabajo sostenible y eficiente.
La metodología de las 9’S aplicada a THE BOY SAS transformará las prácticas
diarias de los colaboradores, creando un entorno más seguro, saludable y
eficiente, lo que a su vez redundará en una mejor experiencia para los
clientes y un incremento en la productividad general de la cadena de
restaurantes.
6. IMPLEMENTACIÓN
Una vez se inicie el desarrollo de la metodología de las 9’S en THE BOY SAS, es
esencial conservar todos los documentos y registros fotográficos necesarios
para evidenciar el avance de la implementación en cada restaurante. Estos
registros deben ser actualizados periódicamente, no solo durante la fase de
diagnóstico inicial, sino también durante y al finalizar cada etapa o estrategia
implementada, de manera que se pueda monitorear el progreso y los logros
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alcanzados en tiempo real. Se recomienda desarrollar una jornada semestral
conforme a lo estipulado en el plan de trabajo anual de la cadena de
restaurantes, que esté alineada con el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo de THE BOY SAS. Durante estas jornadas, se tomará registro
fotográfico del estado de las instalaciones antes, durante y después de cada
implementación de las 9’S, asegurando que cada área del restaurante esté
adecuadamente organizada, limpia y segura para los colaboradores y clientes.
Es fundamental asegurar el compromiso de la alta dirección de THE BOY SAS, en
especial de la Gerencia General y las áreas responsables de Recursos Humanos
y Seguridad y Salud en el Trabajo, para apoyar el programa de Orden y Aseo.
La implementación exitosa de las 9’S dependerá del involucramiento activo de
todos los niveles de la organización, promoviendo un liderazgo visible y
constante en las actividades relacionadas con el orden, almacenamiento y
aseo.
➢ La sensibilización: de los colaboradores es una de las fases clave en la
implementación exitosa de la metodología de las 9’S en THE BOY SAS, ya que
el compromiso de cada miembro del equipo es fundamental para lograr los
objetivos del programa. Para ello, desde el área de Recursos Humanos y el
responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, se
debe realizar una difusión masiva sobre las recomendaciones básicas para
mantener el orden y el aseo dentro de los restaurantes. Esta difusión debe
tener un enfoque claro en la importancia de implementar las 9’S, no solo
como una mejora en el bienestar de los colaboradores, sino también para
optimizar la eficiencia en las tareas diarias de trabajo.
Se organizarán jornadas de sensibilización conforme al plan de trabajo anual
del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST),
utilizando los medios de comunicación establecidos dentro de la cadena,
tales como correos electrónicos, carteleras, boletines semanales y pantallas
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digitales en los restaurantes. Estas campañas deben destacar cómo la
metodología de las 9’S contribuye a crear un entorno de trabajo más seguro,
limpio y eficiente.
➢ Diagnóstico Inicial: El primer paso en la implementación será llevar a cabo
un diagnóstico exhaustivo de las áreas críticas de los restaurantes de THE BOY
SAS. Esto se logrará mediante inspecciones regulares por parte del personal
de Seguridad y Salud en el Trabajo, el equipo de mantenimiento y otros
colaboradores clave. Las áreas a inspeccionar incluyen la cocina,
almacenes, baños, pasillos y otras zonas críticas de los restaurantes. Durante
las inspecciones, se debe realizar un registro fotográfico que permita
comparar el estado de los espacios antes y después de aplicar las
estrategias de las 9’S. Tras identificar las áreas críticas, se establecerá un plan
de intervención para las jornadas de orden y aseo, priorizando las zonas que
más lo necesiten.
➢ Campaña de Expectativa: Para generar interés y conciencia en todo el
personal, se llevará a cabo una campaña de expectativa en torno a la
implementación del programa. Esta campaña se realizará según lo
estipulado en el plan de trabajo anual del SG-SST y será promovida por el
equipo de Talento Humano y el responsable del SG-SST. A través de
estrategias de comunicación como fondos de escritorio en las
computadoras, carteles en las paredes, correos internos y otros medios, se
informará al personal sobre las fechas de las jornadas de orden y aseo y se
detallarán las actividades que se llevarán a cabo. El objetivo es mantener a
todos los colaboradores involucrados y motivados para participar
activamente en el proceso.
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➢ Ejecución de las Jornadas de Orden y Aseo: Las actividades de las jornadas
de orden y aseo serán realizadas por todos los colaboradores, con la
supervisión de personal especializado como el COPASST, brigadistas y
profesionales del SG-SST. Durante estas jornadas se llevarán a cabo las
siguientes tareas:
1. Clasificación y Eliminación: Identificar, clasificar y eliminar todos los
materiales innecesarios en cada área de trabajo, conservando solo aquellos
que son necesarios para realizar las tareas diarias.
2. Orden: Organizar los materiales necesarios de forma que se pueda acceder
a ellos rápidamente y en condiciones de seguridad.
3. Limpieza: Eliminar las fuentes de suciedad y asegurarse de que todos los
equipos y espacios estén en perfecto estado para su uso.
4. Clasificación de Documentos: Seguir las pautas para la clasificación de
documentos de archivo, respetando la normativa de retención documental.
5. Reconocimiento: Entregar incentivos o reconocimientos a los equipos o
restaurantes que realicen satisfactoriamente las actividades de orden y
aseo.
6. Manejo Ecológico: Implementar puntos ecológicos para la clasificación de
residuos y promover el reciclaje dentro de las instalaciones.
➢ Verificación de las Condiciones de Orden y Aseo: Después de cada jornada
de orden y aseo, el equipo del SG-SST, COPASST y brigadistas realizará una
revisión exhaustiva de las condiciones de las áreas intervenidas. Este proceso
se registrará en un formato estándar, que incluirá un reporte con las acciones
realizadas, observaciones de los colaboradores y el nivel de participación.
Además, se tomarán fotos del antes y después para evaluar el impacto de
la jornada.
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Los resultados de las jornadas se divulgarán entre los colaboradores,
destacando los logros alcanzados y motivando a todos a mantener el orden
y la limpieza en sus áreas de trabajo.
➢ Concientización y Generación de Hábitos: Para garantizar que los hábitos
de orden y aseo se mantengan a largo plazo. THE BOY SAS, implementará
estrategias de concientización y formación continua. Estas actividades
incluirán:
➢ Jornadas de Orden y Aseo Semestrales: Realizar al menos dos jornadas de
orden y aseo al año, siguiendo la planificación establecida en el plan de
trabajo anual del SG-SST.
➢ Tiempo de Organización Diario: Destinar 30 minutos al inicio o final de cada
jornada laboral para organizar el puesto de trabajo y las áreas comunes.
➢ Actividades de Socialización: Realizar al menos dos actividades de
socialización cada año para mantener el enfoque en la importancia del
orden y la limpieza, como talleres, actividades lúdicas o representaciones
teatrales.
CON ESTAS ACCIONES, EN THE BOY SAS NO SOLO MEJORARÁ EL AMBIENTE
LABORAL Y LA EFICIENCIA OPERATIVA, SINO QUE TAMBIÉN FOMENTARÁ UNA
CULTURA ORGANIZACIONAL QUE VALORE LA SEGURIDAD, LA SALUD Y EL BIENESTAR
DE TODOS SUS COLABORADORES.
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7. EVALUACIÓN
La evaluación del Programa de Orden, Almacenamiento y Aseo se realizará
anualmente a través de la medición del cumplimiento de las actividades
planeadas y ejecutadas del Programa, como se evidencia a continuación:
8. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES: Gerentes, Coordinadores y jefes
de Restaurante.
• Autorizar y velar por la participación activa de los colaboradores en todas
las actividades relacionadas con el programa de orden y aseo,
asegurándose de que todos los empleados estén presentes en las jornadas
correspondientes.
• Informar oportunamente sobre cualquier modificación en la infraestructura,
el orden de las instalaciones o los puestos de trabajo que pueda afectar la
seguridad y la organización dentro de los restaurantes.
• Ser un modelo a seguir para los colaboradores en la implementación de las
fases del programa, demostrando compromiso con el orden, la limpieza y
el cumplimiento de las normas.
• Reportar de inmediato cualquier incidente o accidente laboral relacionado
con condiciones inseguras en el área de trabajo, siguiendo los
procedimientos establecidos por el equipo de seguridad laboral y
asegurando la pronta atención de las situaciones.
Este enfoque asegura que los líderes en cada nivel de la cadena de
restaurantes THE BOY asuman un rol activo en la gestión de la seguridad y
el orden dentro de sus espacios de trabajo, fomentando una cultura
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organizacional de responsabilidad compartida entre todos los
colaboradores.
8.1. RESPONSABLE DEL SG-SST PROFESIONAL DE APOYO DEL SG-SST
➢ Planear y ejecutar las actividades programadas en el plan de trabajo
anual del SG-SST.
➢ Hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades estipuladas en el
Programa de Orden y Aseo.
➢ Divulgar a todos los colaboradores objetividad del programa de orden y
aseo.
➢ Evaluar el desarrollo del programa e informar a la alta dirección sobre el
funcionamiento y sus resultados.
8.2. BRIGADISTAS Y COPASST.
➢ Apoyar el cumplimiento por parte de los colaboradores de las medidas
preventivas, correctivas y de control.
➢ Participar en las actividades del programa, principalmente en las
inspecciones de las áreas de trabajo.
8.3. ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES ARL
➢ Asesorar en actividades de promoción y prevención y en la aplicación del
programa de orden y aseo.
8.4. COLABORADORES
➢ Conocer la importancia del programa de orden y aseo.
➢ Velar por el orden y aseo de las instalaciones o puestos de trabajo.
➢ Reportar las condiciones inadecuadas de orden y aseo en las instalaciones
o puestos de trabajo.
➢ Participar proactivamente en las actividades del programa, desarrollando
acciones que lleven a condiciones adecuadas de orden y aseo
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9. ANEXOS
➢ Formato de inspección
