UA1 Gestión de archivos públicos y privados.

2.1.Finalidad y objetivos
• Función del archivo: también posee como función, el ser un centro activo de información y
esto se lleva a cabo cuando se relacionan los nuevos documentos con los ya archivados
• Fin principal del archivo: radica en la conservación de documentos, bien ordenado y
clasificados, garantizando así la eficacia de una búsqueda rápida.
• Organización de archivos: el archivo de una empresa ha de estar organizado de tal forma
que no se mezclen unos documentos con otros.
El archivo sirve como elemento probatorio, cuando el organismo o entidad pretender demostrar la
realización de un acto o la forma de hacerlo.

2.2.Sistema de clasificación y ordenación

Cada empresa genera una documentación e información que hay que conservar y transmitir,
pudiéndose agrupar en los siguientes bloques:
• Documento e información de utilidad para la gestión empresarial: son aquellos
documentos relativos al desempeño de la función que realiza la empresa.
• Documentación a conservar por imperativo legal: hace referencia a toda la
documentación que, por motivos legales, la empresa debe conservar en su poder, durante un
tiempo ya establecido.
• Documentación e información de carácter histórico para la empresa: son aquellos
documentos en los que figuran los inicios de la empresa.
El archivo se clasificará de las siguientes forma:

• Archivo activo contiene los documentos que son de utilidad y consulta necesaria para el
desarrollo de las actividades diarias de la empresa, por ello, debe estar a disposición para su
uso. Es el archivo mas importante.
• Archivo semiactivo este archivo forman los documentos que la empresa ya no requiere
necesariamente para su funcionamiento diario y pasan nivel de consulta poco frecuente (a
titulo informativo) hasta ser trasladado definitivamente al archivo inactivo.
• Archivo inactivo en él se conservan los documentos que no son de actualidad, cuya
consulta es nula, no siendo necesarios para el desarrollo del trabajo diario de la empresa
• Archivo informático cuando se habla de archivo, no solo se hace referencia al soporte
donde está la documentación ( archivo físico), sino la existencia de gran cantidad de
información que se maneja bajo un soporte informático, dando lugar al archivo informático.
Todo los archivos tanto el activo, como el semiactivo y el inactivo puede ser archivos
informáticos.
• Archivo centralizado
-En grandes y medianas empresas suelen ser activo, ya que están divididas en departamentos. En
estas empresas suele haber tanto archivos activos como departamentos haya.
-En pequeñas empresas, es habitual tener juntos los tres tipos de archivos
• Archivo descentralizado estos archivos se encuentran distribuidos por los distinto
departamentos que tenga la empresa.

Clasificación y codificación
Se puede definir clasificación como la distribución de documentación escrita de interés para la
empresa, suministrando a cada una un orden específico de acuerdo a sus características.
Los principales sistemas de clasificación se pueden agrupar en dos: alfabético y numérico.
Sistema alfabético.
Se denomina alfabético, porque se fundamenta en la utilización del abecedario para establecer una
clasificación. Es uno de los más conocidos y se ajusta a casi todos los negocios.
La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y
nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.

Sistema numérico
En él se utiliza los números y su natural seriación progresiva, para clasificar los distintos tipos de
sistemas numéricos: consecutivo, simple, de dígitos terminales, dígitos centrales.
Entre sus ventajas destacan la facilidad para asignar a cada documento un número y como
inconvenientes está la complejidad en la numeración.

Clasificación alfanumérica.
Es un sistema de clasificación que asigna números y letras a cada elemento a ordenar.

Clasificación cronológica
Clasifica los elementos atendiendo a la fecha que aparece en ellos.
Basta con ordenar los años, dentro de estos, los meses, y por último, los días.
El inconveniente que se puede dar en esta clasificación, es que hay que saber con exactitud la fecha
del documento.

Clasificación temática o por materias

Consiste en clasificar una serie de elementos de acuerdo con la naturaleza de los mismos.

Clasificación geográfica
Es el sistema de clasificación, mediante el cual, la información se ordena atendiendo a la
localización geográfica de la misma.
Hay que tener en cuenta que al optar por un sistema determinado de clasificación, no se puede
valorar con exactitud cuál es el mejor y más aconsejable en cada momento.

2.4 Aplicación de manuales de ayuda.

Una vez realizadas las series y subdivisiones relativas a la ordenación de la documentación a

consultar, se elaborará un manual de ayuda que se difundirá a todos los empleados de archivo y del
servicio en general,sobre la manera de acceder a la citada información.
El manual deberá ser revisado y actualizado asiduamente para incluir o eliminar aquellas técnicas o
procedimientos que ya no se utilicen en la gestión documental.
• Utilidad: Es un instrumento que sirve de guía para todos aquellos que desarrollan su trabajo
en el proceso de documentos.
• Contenido: Conjunto de procedimientos y directrices propias.
• Objetivo: Definir y detallar las técnicas y prácticas, que se han de utilizar en el área de
documentación.

3.1 Identificación de soportes, mobiliarios, útiles, elementos de archivo y contenedores.

Los locales o espacios de la empresa que están destinados a desarrollar todas las tareas catalogadas
en la actividad de archivar, es a lo que se llama propiamente como archivo. La distribución de los
documentos a archivar, dependiendo del mobiliario que exista en la empresa, se realiza de 3 formas:
• Horizontal: Carpetas donde se guardan los documentos, se apoyan sobre su superficie mayor, una
encima de otras.
• Vertical: Se trata de ordenar los documentos o carpetas apoyados sobre los lados de menor super-
ficie.
• Lateral: Es la que actualmente se da en las carpetas colgantes, los métodos mas utilizados en las
secretarías.

Mobiliario

Los diversos tipos de mobiliarios del archivo y las características de los mismos:
• Estanterías: baldas regulables y cuya zona frontal queda abierta.
• Armarios: Es un mobiliario similar a las estanterías, aunque poseen puertas que no permiten ver
el contenido.
• Muebles mixtos: Son muebles formados por combinaciones de armarios y estanterías.
• Ficheros: Son muebles destinados a conservar ordenadamente las fichas.
• Carros móviles: Son muebles por lo general, metálicos, que están rodados de ruedas, están pro-
vistos de un bastidor para colocar carpetas colgantes.

Accesorios de soporte y conservación

En el archivo documental, los accesorios más habituales son los siguientes:

• Subcarpetas
• Carpetas colgantes suspendidas
• Carpetas A-Z
• Cajas A-Z

6.1 Niveles de protección: determinación.

-Datos básicos: Se consideran como datos básicos, todos aquellos que puedan identificar a una per-
sona física, que no estén incluidos dentro de una categoría especial y que no sean relativos a conde-
nas e infracciones penales.

-Datos especiales: Se incluyen en esta categoría los datos del origen étnico o racial; las opiniones
políticas, convicciones religiosas o filosóficas; la afiliación sindical; los datos genéticos y los bio-
métricos utilizados para identificar de forma precisa a una persona física; los datos relativos la
salud; y los relacionados con la vida sexual o la orientación sexual de una persona física. Con carác-
ter general, el tratamiento de estos datos esta prohibidos.

-Datos relacionados con condenas e infracciones penales: Estos datos solo podrán ser tratados
bajo la supervisión de las autoridades públicas. Estas podrán llevar un registro completo de conde-
nas penales.
 U.A.2 OPTIMIZACIÓN BÁSICA DE UN SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO

2.1 Elementos de hardware: unidad central de proceso y almacenamiento, equipos periféricos,

componentes físicos de redes locales y supervisión de conexiones.

• Hardware: Esta compuesto por todos los elementos físicos que componen el ordenador: lector
CD y DVD, tarjeta gráfica.
• Software: Es todo programa e instrucciones necesarias para que funcione el ordenador: sistema
operativo, procesador de textos… Estas instrucciones hacen que los elementos de hardware fun-
cionen.

Componentes del PC

La torre denominada unidad central.

• Placa base: Es el elemento sobre el cual se conectan varios dispositivos.
• Microprocesador: Es el cerebro del ordenador. Se encarga de realizar los cálculos matemáticos ne-
cesarios para el funcionamiento de los programas. Su velocidad se mide en Gigahercio(GHz)

Memoria RAM o memoria principal

Es utilizada para obtener un buen rendimiento de los programas. Cuánto mayor sea el número de
Gigabytes de RAM más programas podrán funcionar simultáneamente.
• Ranuras de expansión: En ellas se podrán ir insertando elementos de hardware en forma de tarjeta.
• Disco duro: Se puede considerar elementos almacén del ordenador. La fuente de alimentación le
proporciona la energía eléctrica necesaria para su funcionamiento.
• Dispositivos de entrada y salida: Son los que facilitan la transmisión de la información a la unidad
central (de entrada) o bien a la unidad central hacia el exterior ( salida).
• Dispositivos de almacenamiento: Estos dispositivos guardan la información que se introduzca,
discos duros, pendrive, CD-ROM, DVD-ROM…
• Comunicaciones: permite realizar consultas a través de una red e incluso a través de internet.

Todas las tarjetas controladoras están alojadas y conectadas a la placa base mediante contactos me-
tálicos llamados slots o ranuras.

Periféricos.

Los periféricos son elementos independientes un van conectados a la unidad central.

• Elementos de vídeo: Para poder ver imágenes en el ordenador, ya sea un gráfico o un vídeo, se ne-
cesita una tarjeta gráfica y un monitor. El microprocesador es el que se encarga de enviar los datos
recibidos a la tarjeta gráfica y esta convierte esos datos en imágenes que son reproducidas por el
monitor.
- Tarjeta gráfica: Puede venir integrada en la placa base o en una ranura de expansión y es la
responsable de enviar las imágenes al monitor.

• Elementos de audio:
- Tarjetas de sonido: puede venir integrada a la placa base o bien conectada a una ranura de
expansión. Se encarga de procesar los sonidos y enviarlos a los altavoces.
- Altavoces: se conectan a la tarjeta de sonido y permiten oír musica y cualquier sonido.
- Micrófono: permite grabar la voz.

Están la tableta digitalizadora, que puede servir de ratón y con la que se pueden realizar dibujos, y
el joystick que básicamente se utiliza de control de videojuegos.
• Elementos para publicar documentos: Los dispositivos utilizados se emplean básicamente para
producir copias permanentes de texto o gráficos. También pueden ser empleados Para trasladar
una imagen desde un documento y convertirla en gráfico digital.
- Impresora: Más utilizadas son la de chorro de tinta y láser. Las primeras son más económi-
cas y de calidad aceptable, las segundas son más caras y de calidad superior.
- Escáner

• Elementos para la comunicación: Se incluyen aquellos dispositivos que permiten establecer redes
y vínculos entre los ordenadores. Gracias a estos pueden realizarse consultas a través de internet.
- Módem: Se conecta a la línea telefónica y es el responsable de que el ordenador tenga inter-
net.
- Tarjeta Ethernet: Sirve para conectarse a una red de ordenadores. A través de la tarjeta de red
se comparte la salida a internet a través de un router.
- Tarjeta de Red Wireless: Es exactamente igual que la tarjeta de red, con la diferencia de que
no utiliza cables.

• Elementos para el almacenamiento: estos dispositivos se encargan de guardar la información.

- Disco duro: El disco duro es el sistema que tiene mas capacidad de almacenamiento.
- Unidad ZIP: Es una unidad de almacenamiento muy similar a los míticos disquetes, pero
mas gruesos.

3.Optimización de sistemas operativos.

El software es el conjunto de componentes lógicos necesarios para el funcionamiento del terminal

informático.
-Software de sistema: Facilita al programador interfaces de alto nivel, controladores herramientas
y utilidades de apoyo. Por ejemplo Windows.
• Sistema operativo monousuario: Son aquellos que solo pueden atender a un usuario a la vez
(ordenador personal)
• Sistema operativo multiusuario: Es todo lo contrario al anterior, bien sea por varios
terminales conectados al ordenador, o por el acceso mediante sesiones remotas en red (cajas
de supermercados)
-Software de aplicación: Es aquel que permite al usuario llevar a cabo una o varias tareas
concretas.

3.2 Herramientas básicas del sistema operativo

Entre las herramientas básicas del sistema operativo se encuentran las herramientas de
optimización. Son aquellas que permiten la modificación del software para que funcione de forma
más eficiente y así utilizar menos recursos.
• Desfragmentador del disco duro.
• Limpieza de los archivos temporales: estos archivos se van generando como consecuencia
de la utilización del ordenador.
• Liberar y optimizar la memoria: Con la herramienta Liberador de espacio en disco se puede
disminuir el número de archivos innecesarios. La eliminación de los programas espías
(Spyware) y la desistalación de programas innecesarios.
4.1Configuración básica de un sistema de red.

Una red de área local (LAN, local area netwoek) es un grupo de equipos conectados dentro de un
área geográfica pequeña a través de una red, generalmente con la misma tecnología. La más usual
es Ethernet.
-Ventajas e inconvenientes:
-Ventajas: Es una red fácilmente configurable.
-Inconvenientes: No permite el almacenamiento centralizado ni la administración de usuarios.
• Adaptadores de red: Tarjetas Ethernet de 10/100 Mbps.
• Su punto de conexión central: Router.
• Cables

7. Técnicas de protección de accesos públicos y privados en archivos informáticos

(7.1) Una de las técnicas de protección sería la configuración de los atributos de carpetas y archivos.
Otra técnica de protección sería el establecimiento de contraseñas y la creación de cuentas de
usuario. El tipo de usuario de cada cuenta puede ser:
• Administrador: tendrá acceso total al equipo, pudiendo crear otros usuarios y cambiar sus
privilegios.
• Estándar: solo puede hacer cambios en su usuario, accede solo a su parte del equipo y no
puede instalar programas.

(7.2) Los ficheros que se crean con determinados programas (word, writer, excel...) permiten que se
guarden con una contraseña para evitar un acceso no autorizado. También se pueden controlar los
accesos que se hacen al servidor de archivos. Otro control que hay que hacer es sobre el acceso a
nivel del recinto en el que se encuentra la red.

8. Aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información. Copias de

seguridad.
El backup es el proceso en el que se realizan copias de seguridad de la información.
Si lo que verdaderamente se pretende es tener una copia de seguridad del archivo, nunca se debe
sobrescribir la última copia con la nueva que se vaya a realizar.

10. Normas vigente en materia de protección de datos y confidencialidad electrónica.

La normativa de protección de datos establece unas medidas de seguridad, para garantizar que la
información esté totalmente protegida de posibles incidencias, tales como, acceso no autorizado,
alteración o pérdida de los mismos.
Según el artículo 28 de la Ley Orgánica corresponde a los responsables y encargados del
tratamiento de los datos, determinar las medidas técnicas y organizativas adecuadas que garanticen
que el tratamiento se está realizando conforme a la normativa de protección e datos

10.2 Confidencialidad electrónica

Los responsables, los encargados del tratamiento y el personal implicado, tendrán que atender al
deber de confidencialidad. Esta obligación será complementaria de los deberes de secreto
profesional según la normativa aplicable.

Una vez finalizada la relación del interesado con el responsable o el encargado del tratamiento, el
secreto profesional y el deber de confidencialidad se mantendrán.

Todos los implicados en el tratamiento de los datos es conveniente que firmen una cláusula de
confidencialidad. Por ello, se debe informar al personal de las normas de seguridad y consecuencias
de su incumplimiento.
Las recomendaciones de seguridad relativas al uso del servicio de correo electrónico son las
siguientes:
• Acceso a cuenta: su código de usuario utilice una contraseña adecuada.
• Opción guardar contraseña: no utilice esta opción.
• Publicidad de la dirección
• Listas de distribución: los datos que se proporcionan son susceptibles de utilizarse in
conocimiento para fines distintos a los iniciales.
• CCO: “con copia oculta” para que ninguno de los receptores pueda acceder a ellos.
• Nivel seguridad: configurar el correo en el nivel de seguridad máximo.
• Programa actualizado.
• Mensajes dudosos: no abrir los mensajes dudosos.
• Correo no deseado: activar los filtros de correo no deseado.
• Uso personal de la cuenta: procurar no utilizar para usos personales la dirección de correo
electrónico que le haya sido proporcionada en el marco de su relación laboral.
• Cadenas: evitar reenviar cadenas de mensajes.
• Mensajes cifrados: cifrar el contenido de documentos privados.

➢ Normas de clasificación alfabética

Ordenaremos por orden alfabético con la siguiente prelación:
1. Primer apellido
2. Segundo apellido
3. Nombre
4. Ordenación geográfica
Las normas a tener en cuenta son:
• No tendremos en cuenta títulos nobiliarios, militares, académicos...Por ejemplo:
◦ Dra. Ana Perez, Capitán Pablo Alarcón, Monseñor Julio Torres → Alarcón Pablo (Capitán),
Perez Ana (Dra.), Torres Julio (Monseñor).
• No se considerarán preposiciones, contracciones o artículos. Por ejemplo: Ana de las Torres Díaz
• Los apellidos compuestos separados por un guión, se considerarán un un solo apellido. Por ejemplo:
Jesús Garcia-Pardo Prieto, Luís Garcia Hernan.
• En nombres extranjeros tendremos en cuenta todas las partículas que puedan llevar. Por ejemplo:
◦ Leonardo Di Caprio, Vincent Van Gohg→ Di Caprio Leonardo, Van Gohg Vincent.
➢ Normas de clasificación empresas
• Ordenaremos las empresas alfabéticamente sin tener en cuenta su actividad. Por ejemplo:
◦ Cafetería Duna, Pizzería Roma, Centro de estética Neus. → Duna Cafetería, Neus Centro de
estética, Roma Pizzería.
• Si el nombre de la empresa contiene las partículas “Hijos de”, “Viuda de”, “Herederos de”,
prescindiremos de ellos. Por ejemplo:
◦ Hijos de Antonio Ruiz, Viuda de José Cortés. → Antonio Ruiz Hijos de, José Cortés Viuda de
• Si la empresa se conoce por sus siglas o acrónimos, tomaremos estas para su clasificación. Por
ejemplo:
◦ IFEF, RENFE, BBVA→BBVA, IFEF, RENFE
• Si el nombre de la empresas contiene artículos, preposiciones o contracciones, sí las tendremos en
cuenta. Por ejemplo:
◦ Bar La Plaza, Restaurante El Cortijo, Arquitectos El Escultor→El Cortijo Restaurante, El
Escultor Arquitectos, La Plaza Bar.
• Si el nombre de la empresa es extranjero, tomaremos la primera palabra del mismo como ordenatriz.
Por ejemplo:
◦ Pizza Hut, British Airways, Yves Rocher→ British Airways, Pizza Hut, Yves Rocher