ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO

DIRIGIDA
AL INCREMENTO DE LA
PRODUCTIVIDAD

SAFE PARK CAPACITACION

PRESENTA:
LIC. MIGUEL ANGEL CAMPOS
RECURSOS HUMANOS Y CAPACITACIÓN

Los hombres se lamentan del mal uso que han hecho del tiempo ya vivido, sin
emplear mejor el que les resta. La Bruyere.
 IMPORTANCIA
❖ Cada semana, todos contamos con 168 horas. Pero depende
de cada quien aprovecharlas al máximo. Tanto en el trabajo,
como en el hogar, todos podemos beneficiarnos de hacer uso
del tiempo, el recurso más preciado, en forma eficiente.

❖ La administración del tiempo se refiere a analizar nuestro uso

de este recurso en forma regular, para comprender la forma
más adecuada de usarlo en forma efectiva.

❖ Manejar tu tiempo te obligará a ser explícito en cuanto al valor

que le das a tu vida personal y profesional, y te permitirá dirigir
tus esfuerzos en concordancia. Controlar tu tiempo te ayudará
a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las
cuales estás sometido, facilitandote entonces el logro de tus
objetivos, y evitando el estrés y el cansancio.
 TEMARIO
I. OBJETIVO GENERAL.

II. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

III. INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

✔ Conceptos Básicos de Administración del Tiempo
✔ Análisis del Impacto del Pensamiento
✔ Desarrollo de la Visión
✔ Desarrollo del Poder del Pensamiento
✔ Planeación

IV. DESARROLLO DEL PLAN PERSONAL DE VIDA

✔ Identificación de las Áreas de la Vida
✔ Desarrollo de Valores
✔ Metas a Largo Plazo
 TEMARIO
✔ Metas a Mediano Plazo
✔ Metas a Corto Plazo
✔ Desperdiciadores del Tiempo
✔ Sistemas de Planeación y Organización del Tiempo

VI. MANEJO DE AGENDA

✔ Diario
✔ Semanal
✔ Mensual
✔ Anual

VII. CONTROL DE TAREAS

✔ Aplicación entre lo Vital y lo Urgente
✔ Desarrollo de Prioridades
 TEMARIO
VII. DESARROLLO Y CONTROL DE IDEAS Y PROYECTOS
✔ Administración y Organización de Ideas
✔ Control de Seguimientos
✔ Manejo de Contactos y Bases de Datos

VIII. CONTROL MAESTRO DE ADMINISTRACIÓN DEL

TIEMPO
✔ Desarrollo del Panel de Control Maestro
✔ Desarrollo de Controles Diarios, Semanales y Mensuales
✔ Estrategias para Mejorar el Uso del Tiempo
 OBJETIVO
GENERAL
❖ Los participantes obtienen los elementos para
planear y desarrollar estrategias que les permitan
organizar y distribuir el trabajo de manera más
efectiva, lo que les permite coordinar y programar
mejor sus actividades, con el objeto de evitar
interferencias y retrasos, y en consecuencia,
aumentar la productividad en las diferentes áreas.
 OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
❖ Conocer las técnicas de mayor impacto en la administración
de actividades que nos permitan tener ahorro del tiempo.
❖ Identificar actividades y situaciones que gastan demasiado
tiempo y establecer acciones que corrijan desviaciones y
pérdidas de tiempos.
❖ Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que
implican riesgo de mal uso del tiempo.
❖ Identificar con precisión las causas particulares de
desperdicio del recurso.
❖ Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción.
❖ Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia
entre acciones importantes y acciones urgentes.
❖ Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para
emprender las acciones correctivas necesarias.
INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
EFECTIVA DEL TIEMPO

El valor del tiempo depende de la utilidad que le damos como un recurso para
satisfacer nuestras necesidades o lograr nuestras metas.
 INTRODUCCIÓN A LA
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

¿QUE ES EL TIEMPO?
❖ Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las
sociedades.
❖ Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la
administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en
todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga
al tiempo.
❖ El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente
tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa
cuánto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir
el tiempo. La solución a esta paradoja, entonces, es enfocarse
primero en las cosas más importantes, en la seguridad de que
siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que realmente es
necesario hacer.
 ¿QUÉ ES EL TIEMPO
PARA EL SER HUMANO?

❖ Es el “espacio” en el que ocurren todos los sucesos de su

vida.
❖ El periodo en el que toma todas las decisiones; las que lo
acercan a su autorrealización o le generan frustración
existencial.
❖ Es vida biológica insustituible… no renovable ni
recuperable; que camina sin detenerse jamás.
 Representa nuestra visión, nuestros
valores, nuestros principios, nuestra
misión, nuestra orientación: todo lo
BRÚJULA que es importante y el modo cómo
dirigimos nuestra vida.

Representa los compromisos, las

citas, los horarios, las metas, las
RELOJ
actividades, lo que hacemos con el
tiempo y cómo lo administramos.
 A menudo hay una brecha entre el modo
CUESTIÓN en que decidimos y lo que consideramos
DE DECISIÓN importante en nuestra vida, lo que nos
llena de vacío y frustración.

Nos auto realizamos y vivimos menor

frustración existencial en la medida
que vivimos en armonía con nuestros CUESTIÓN DE
principios y con las necesidades y PRINCIPIOS
capacidades humanas fundamentales.
 ¿Que hay en tu brújula?
Piensa que es lo que te dirige como
persona en los siguientes aspectos. Si no ¿Qué hay en
lo tienes claro, es un buen tiempo para
tu brújula?
que lo reflexiones: tu visión personal, tu
misión personal y tus principales valores.
 Los Hábitos
»Los hábitos son pautas
coherentes de comportamiento, a
menudo inconscientes, que
expresan de manera constante
nuestro carácter, produciendo
nuestra efectividad... e
inefectividad.
»El hábito es la intersección de
tres aspectos: conocimiento,
habilidad y deseo.

» El conocimiento es el paradigma teórico, el "qué hacer" y

"por qué". La habilidad es el "cómo hacer". El deseo es la
motivación; "el querer hacer".
 ¿QUÉ SIGNIFICA SABER
ADMINISTRAR EL TIEMPO?

❑ TENER UN CONTROL DE LOS EVENTOS DE

NUESTRA VIDA.

¿PORQUÉ ES IMPORTANTE REALIZAR UN ADECUADO

MANEJO DEL TIEMPO?.

1. PARA OBTENER MAYOR PRODUCTIVIDAD.

2. PARA LOGRAR PAZ CON UNO MISMO.

LA PIRÁMIDE DE LA
PRODUCTIVIDAD

Actuar

Planificar

Construir
Descubrir
¿QUÉ DEBO DESCUBRIR /
CONSTRUIR?

• Mis Valores

• Mis Roles

• Mi Misión Personal

• Mi Visión Personal
 MIS VALORES

Son mis más Altas Prioridades.

• Identificarlos
• Priorizarlos
• Clarificarlos
 MIS ROLES

•Constituyen los “lugares” que ocupo en función

de mis relaciones claves y las responsabilidades
inherentes a las mismas.

•Identificarlos es el paso previo a saber cómo voy a

emplear mi tiempo.

•Para cada rol establezco objetivos que estarán en

función de mis valores.
 MI MISIÓN PERSONAL

•Es un enunciado que expresa mi sentido de propósito

en la vida.
•Rige la elección de mis conductas y evalúa mis
decisiones.
•Se asienta en mis valores.
•Contribuye a que podamos liderar nuestra propia vida.
 MI VISIÓN PERSONAL
• La vida es como un viaje y todo viaje tiene un destino.
Su visión personal es el destino al que quiere llegar.
• Usted no crea su visión, esta ya existe dentro de
usted.
• La clave para iniciar con el fin en mente es redactar su
visión personal.
• Haga una lista de las cosas que no desea en su vida.
• Elabore otra lista, escribiendo las cosas que si quiere
en su vida.
 MITOS

❖ El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más

eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad... para no
llegar a ninguna parte.
❖ El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se
manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se
pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”:
invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando
motivaciones.
❖ El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones
hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no
se decide a tiempo, o no se decide.
❖ El mito del indispensable: “Los resultados son directamente
proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo
15 hrs. diarias”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de
trabajar mejor.
 MITOS
❖ El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de
soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe
emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de
modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.

❖ El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al ejecutivo:

se le echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en
estorbo y objeto de justificaciones.

Desperdiciador de Tiempo (DDT): Es cualquier cosa que impida que

una persona alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible.

Desperdiciadores de Tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se

dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si
son provocados por nosotros mismos.
 ANÁLISIS DEL IMPACTO
DEL PENSAMIENTO
❖ La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar el
tiempo están orientados por una lógica de corto plazo. Estos enfoques
generan hábitos de comportamiento cortoplacistas, influenciados por
la vigencia que estos paradigmas tienen en nuestras culturas
familiares, escolares, empresariales y comunitarias. Sus métodos
terminan provocando los males y desequilibrios que pretendemos
evitar. Veamos algunas de sus principales premisas y limitaciones:
❖ EFICIENCIA: La eficiencia consiste en "hacer más en menos tiempo".
Pero el supuesto subyacente es que la "cantidad" y la "velocidad" son lo
mejor.
❖ CONTROL: Propone la idea de que planificar y programar es
indispensable para controlar las acciones de los demás.
❖ CHRONOS: La administración tradicional del tiempo se ocupa del
tiempo chronos, vocablo griego que define al tiempo cronológico, lineal
y secuencial.
 ANÁLISIS DEL
IMPACTO DEL
PENSAMIENTO
❖ VALORES: Valorar significa atribuirle a algo un valor relativo
mayor que a otras cosas que también nos rodean.
❖ ADMINISTRACIÓN: El modelo tradicional se ocupa de la
administración, no del liderazgo. La administración es útil
cuando no debemos salirnos del camino trazado. Pero
muchas veces los problemas no son de administración, sino
de liderazgo y no es suficiente con mantener firme el rumbo.
❖ MÉTODOS: El modelo habitual de manejar el tiempo, nos
provee métodos. Nos dice como hacer "bien" las cosas.

"Muchas veces en vez de tener paradigmas, los paradigmas nos

tienen a nosotros". A esto último, lo llamamos el “Efecto
Paradigma". Sobretodo si se trata de un paradigma exitoso, es
probable que nos enamoremos de la solución que nos
proporcionó.
 DESARROLLO DEL PODER DEL
PENSAMIENTO ESTRATÉGICO
La estrategia es lo que hace que una empresa logre su objetivo, se basa en
ignorar a la competencia hasta hacerla irrelevante.
Obsesionarse con sus competidores sólo lleva a una estrategia de imitación,
que generalmente desemboca en el error de permitir que sea otro quien
establezca las reglas. Quien pone las reglas gana, y el que imita pierde.

▪ La imitación no es la respuesta, sino la INNOVACIÓN

▪ ¿CÓMO LA ENTIENDEN Y LA APLICAN EN FTE?.(Full Time Equivalent)

▪ Es necesario cambiar las reglas del juego.
▪ Toda organización debe conocer:
▪ CUÁL ES SU FUERZA MOTORA.
▪ Toda organización debe enfocarse en desarrollar sus áreas de
excelencia
(HAY QUE HACER QUE LA COMPETENCIA SE VUELVA IRRELEVANTE).
 PLANEACIÓN

¿QUÉ ES?
▪Es predeterminar el curso de los eventos.
▪Decidir con anticipación las acciones y sus
circunstancias.

¿PARA QUÉ SIRVE?

▪Hace más Eficiente el Proceso.
▪Corrobora su Viabilidad.
¿CÓMO PLANIFICAR?
 OTROS BENEFICIOS DE LA
PLANIFICACIÓN:

▪ Anticipa y reduce el impacto de una crisis.

▪ Genera la Emergencia de Alternativas y Planes de
Contingencia.
▪ Ahorra Recursos.
▪ Hace que lo imprevisto no lo sea tanto.
▪ Alivia Tensiones.
▪ Invertir en Planificación es Ahorrar en Ejecución.
 El Principio de Pareto
La regla del 80/20

“ Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen una

minoría”

Tiempo Resultados
El principio de Pareto,
20% también conocido como la
regla 80/20, sugiere que
80% aproximadamente el 80% de
los efectos provienen del 20%
de las causas. En otras
80% palabras, una pequeña
cantidad de causas suele ser
20% responsable de la mayor parte
de los resultados
El principio de Pareto se puede aplicar de manera efectiva en la gestión del tiempo para
maximizar la productividad y enfocarse en las tareas más importantes. Aquí te dejo algunos
pasos clave para aplicarlo:

1. Identificar Tareas Clave: Haz una lista de todas las tareas y proyectos que tienes en tu
agenda. Luego, identifica cuáles son las tareas que generan el mayor impacto o los
resultados más significativos.
2. Priorizar el 20%: Enfócate en el 20% de las tareas que producen el 80% de los
resultados. Estas son las tareas que debes priorizar y dedicarles más tiempo y esfuerzo.
3. Eliminar o Delegar: Revisa el 80% de las tareas restantes que generan solo el 20% de
los resultados. Considera eliminar, simplificar o delegar estas tareas para liberar tiempo y
recursos.
4. Evaluar y Ajustar: Regularmente evalúa tu lista de tareas y ajusta tus prioridades según
sea necesario. El principio de Pareto es dinámico, por lo que es importante adaptarse a
las circunstancias cambiantes.
5. Establecer Metas Claras: Define metas específicas y alcanzables para las tareas
prioritarias. Esto te ayudará a mantener el enfoque y a medir el progreso de manera
efectiva.
6. Bloques de Tiempo: Reserva bloques de tiempo dedicados exclusivamente a las tareas
del 20%. Evita distracciones durante estos bloques para maximizar tu productividad.
 EFECTO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO:
LOS 7 HÁBITOS DE LA GENTE ALTAMENTE
EFECTIVA
1. Ser Proactivo
» Una persona proactiva es
consciente de que sus
decisiones lo han llevado a
donde está, no culpa a los
demás por lo que le está
pasando.
» Tiene el poder para decir
"estoy aquí por las decisiones
que tomé, pero mañana
quiero estar allá".
1. Ser Proactivo

a. La proactividad se basa
en guiarnos por nuestros
valores, en
b. No entregar a otros el
control sobre nuestras
decisiones y en
c. Trabajar continuamente
en nuestro desarrollo
buscando influenciar a
quienes se encuentran en
nuestro entorno cercano.
1. Sé Proactivo
Círculo de Preocupación y
Círculo de Influencia
2. Empezar con un Fin en Mente
1. Para desarrollar este hábito una herramienta
fundamental es la misión personal, que es una
declaración basada en nuestros principio y valores,
de manera que nos permita
tomar decisiones derivadas de
ellos.
2. Antes de determinar nuestra
misión personal debemos
encontrar nuestro centro,
el cual está dado por la forma
en que miramos el mundo.
2. Empezar con un Fin en Mente
3. Nuestro centro es nuestra fuente de mayor
seguridad y es una guía para nuestras
decisiones.
4. Para desarrollar el segundo debemos
encontrar el centro más adecuado,
aquel basado en principios que no
cambian con el tiempo ni bajo
otras circunstancias.
3. Poner Primero lo Primero
1. Casi toda la gente está en la búsqueda de organizar el
tiempo, pero casi nadie se preocupa por organizar sus
prioridades, lo cual resulta siempre más efectivo.
2. La cuestión es que para ser realmente efectivo, se
debe poner lo verdaderamente importante por encima
de lo urgente, ya que lo urgente sólo es importante
para otros.

3. Logrando desarrollar este

hábito se aplica el
principio de implementar
nuestros planes de acción
para lograr propósitos
significativos
4. Pensar Ganar - Ganar
4. La cultura en la que vivimos
está enmarcada en el concepto
de yo gano-tu pierdes. En la
cabeza tenemos instalado el
chip de la competencia en lugar
del chip de la colaboración.

5. Para ser realmente efectivos

debemos pensar GANAR/GANAR
en todas nuestras relaciones
interpersonales, "hay suficiente
para todos".
4. Pensar Ganar - Ganar

6. La victoria de uno
no siempre es la
derrota del otro,
desarrollar el
cuarto hábito
quiere decir que
ambas partes en
cualquier acuerdo
siempre saldrán
beneficiadas.
5. Comprender antes de
buscar ser comprendido
1. Es difícil interactuar con otros, dialogar o
convivir sin tener problemas, si buscamos
encontraremos que en la raíz de estos
problemas está la dificultad de comprendernos
unos a otros.
5. Comprender antes de
buscar ser comprendido
2. El quinto hábito consiste en aprender a escuchar, en
entender a los demás desde su propia perspectiva, si
logramos desarrollar este hábito podremos no sólo
evitar problemas interpersonales, sino adelantar con
más agilidad los procesos con soluciones ganar/ganar.
6. Sinergizar
1. El todo es más que la suma de sus partes, eso significa
la sinergia.
2. La creación de este hábito requiere del trabajo en
equipo, el cual, cuando se basa en la confianza y en los
principios genera creatividad, innovación y efectividad.
7. Afilar la Sierra
1. El desarrollo de este
hábito se da cuando
somos capaces de hacer
mantenimientos e
innovaciones benéficas
a los demás hábitos.
2. Afilar la sierra significa
que si nos dedicamos
solamente a aserrar, sin
mantener la sierra, sin
afilarla, seguramente
llegará el momento en
que ya no podamos
aserrar más.
 La Matriz del Tiempo de
Actividades
URGENTE NO URGENTE
1. Crisis 1. Prevención, Actividades
2. Problemas apremiantes Varias
IMPORTANTE 3. Proyectos cuyas fechas 2. Construir relaciones
vencen 3. Reconocer nuevas
4. Imprevistos oportunidades
4. Planificación, Recreación
1. Interrupciones, llamadas 1. Trivialidades, ajetreo inútil
2. Correo, algunos informes 2. Algunas cartas
NO 3. Reuniones 3. Algunas llamadas
IMPORTANTE 4. Cuestiones inmediatas y telefónicas
acuciantes 4. Pérdidas de tiempo
5. Actividades populares 5. Actividades agradables

Si la “urgencia” determina nuestra elección de las cosas que debemos hacer, volviéndose el factor
dominante en nuestra vida, dejamos de ver lo importante para resolver sólo lo urgente.
 Se trata de una actividad de gran
influencia que se puede realizar en
unos treinta minutos cada semana. La
PARADIGMA DE organización semanal proporciona Un
LA IMPORTANCIA contexto más amplio, las actividades
diarias comienzan a tomar
dimensiones más adecuadas, cuando
se visualizan en un contexto de la
semana.
 BITÁCORA DEL TIEMPO (AGENDA)
SEMANA______________________________
 LA
ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO, EL
LIDERAZGO, EL
TRABAJO, LOS
RESULTADOS, ETC…
!! SON HUMANOS !!
PARA QUÉ SIRVEN LAS JUNTAS Y
COMO HACERLAS
PRODUCTIVAS

Las Juntas deben ser para reportar resultados de los compromisos

contraídos en juntas previas y establecer nuevos objetivos.
 Juntas Productivas
1. ANTES DE LA JUNTA
1.1.- Antes de convocar, analice si es la mejor forma de cumplir el
objetivo. Considere las alternativas:
Enviar e-mail, Escribir un memo, Llamada Telefónica, Vídeo conferencia,
Presentación, etc.
1.2.- Exprese qué objetivo debe lograrse en la junta para considerarla
exitosa. Puede ser:
Decisiones, Ideas, Consenso, Compromiso, etc.
1.3.- Redacte la agenda de la junta, es decir, la secuencia de temas que debe
tratar para lograr el objetivo. Asegúrese que todos los participantes
reciban la agenda detallada. (Antes de la junta o al inicio de la junta)
1.4.- Para cada tema a tratar, defina la forma en que lo hará. Puede ser:
Discusión, Presentación, Tormenta de ideas, etc.
Asigne el tiempo necesario para cada uno.
1.5.- Decida quiénes deben participar en la junta. Debe ser el mínimo
necesario de personas con los que se pueda cumplir el objetivo a cabalidad.
Juntas Productivas
1.6.- Avise del lugar dónde se llevará a cabo la junta. Piense en la comodidad de
los participantes y en las posibles interferencias externas.
1.7.- Decida cuándo se llevará a cabo la junta y el tiempo máximo de la misma.
1.8.- Confirme asistencia de todos los participantes. Asegúrese que entienden la
agenda, y que están preparados para trabajar.
2.- DURANTE LA JUNTA.
2.1.- Llegue temprano. Así podrá seleccionar el mejor puesto, y preparar su
material
2.2.- Comience a tiempo.
2.3.- Presente cada tema de la agenda indicando la forma en que se tratará
cada uno, y el tiempo que se le dedicará.
2.4.- A 5 minutos del límite de tiempo de cada tema, alerte a los participantes.
2.5.- Tome notas. Mantenga una pizarra donde escriba los temas no terminados,
las ideas que surjan, etc.
2.6.- Al finalizar, resume, concluye y verifica los compromisos de los
participantes, así como las fechas en que cumplirán dichos compromisos.
2.7.- Agradezca a los participantes.
Juntas Productivas
3.- DESPUÉS DE LA JUNTA.
3.1.- Prepare un resumen corto y claro de la junta, con énfasis en las
decisiones y compromisos alcanzados. Distribuya este resumen entre los
participantes, y aquellos que no participaron pero están involucrados.
3.2.- Evalúe si se cumplieron los objetivos.
3.3.- Contacte a aquellos participantes que hicieron algún compromiso
durante la junta, y asegúrese que cumplan lo prometido.
3.4.-Agradezca nuevamente a aquellos participantes que hayan hecho
contribuciones extraordinarias durante la junta.
3.5.- Hable y estimule a aquellos participantes que permanecieron
callados, o que expresaron alguna reserva con los resultados de la junta.
 Ejercicio Práctico – Individual.

“Encuentro fascinante que la mayoría de las personas planifican sus vacaciones con mucho más cuidado
que con el que planifican sus vidas. Quizás eso se debe a que escapar es más fácil que cambiar”. Jim Rohn
 Ejercicio Práctico –
Individual:

1. Realizar el diagnóstico del uso actual de tu tiempo de

trabajo de una semana. Llevar registro de una semana
e identificar desequilibrios y ladrones del tiempo.

2. Formular tus objetivos gerenciales con sus metas.

(mínimo 3 objetivos).

3. Organizar un programa semanal de actividades en

donde se especifique las acciones diarias a realizar
para cumplir con los objetivos y metas planteados.

4. Anotar las actividades del próximo mes para lograr tus

objetivos y metas.
Diagnóstico.
1. A qué áreas del trabajo dedicas más tiempo.

2. A cual dedicas menos tiempo.

3. Que vas a hacer para resolverlo.

Anota los ladrones de tiempo que Que vas a hacer para eliminarlos.
identificaste.
Formulación de Objetivos y Metas.
Actividad: Objetivo: Metas:
Programación Semanal de Acciones.

LUNES MARTES MIERC. JUEVES VIERNES SABADO DOM.

Programación Mensual de Acciones.
MARZO-ABRIL 2025
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1 2

3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16

17 18 19 20 21 22 23

Día
Festivo

24 25 26 27 28 29 30

31 1 2 3 4 5 6
MANEJO DE AGENDA

Siendo el tiempo tan precioso y la vida tan corta,

es necesario no perder un solo momento. Chesterfield
 MANEJO DE AGENDA

▪ La investigación ha demostrado que la eficiente administración

de tiempo en el trabajo es un factor importante de éxito. El
tiempo es muy difícil de controlar, porque es fácil desperdiciarlo
en múltiples actividades sin propósito. A continuación se
presentan una serie de reflexiones sobre las formas en que sería
posible organizar el tiempo de vida.

▪ A la mayoría de los ejecutivos se les dificulta organizar su tiempo

de trabajo y vida; viven constantemente con la sensación de que
el tiempo no les alcanza, y por contradictorio que pudiera
parecer, también es frecuente la sensación de desperdiciar
mucho tiempo. Finalmente tienen que enfrentar diversos
contratiempos, que por carecer de una eficiente administración
de tiempo, no logran cumplir sus metas tal y como desean.
 MANEJO DE AGENDA

▪ El primer paso para organizar mejor el tiempo es fijarse un plan

de trabajo, que garantice sensatamente la consecución de las
metas propuestas. Un plan prevé contratiempos y asigna el
tiempo suficiente para cada actividad, de tal manera que se
pueda tener un control el tiempo utilizado en la vida. Un
programa de vida distribuido de manera apropiada, ayuda a
tener la seguridad de contar con las condiciones necesarias en
los tiempos en que tienen que estar listas.

▪ La administración del tiempo implica un diagnóstico, planeación,

ejecución, evaluación y un rediseño. Para el primer punto
tendrás que diagnosticar a QUÉ dedicas el tiempo. Para ello, es
conveniente realizar una minuta (bitácora o diario), donde
anotes con mayor detalle el tiempo que inviertes en las
actividades básicas de tu vida.
 MANEJO DE AGENDA

▪ Una vez que has anotado el tiempo de tus actividades es

importante clasificarlas, para realizar un primer balance.
Puedes agruparlas según las siguientes categorías o bien incluir
otras categorías según las necesites:
✔ Sueño (S)
✔ Cuidado personal (bañarse, vestirse, comer) (CP)
✔ Compromisos Fijos (Trabajo) (CF)
✔ Capacitación (C)
✔ Diversión, descanso, convivencia con la familia (D)
✔ Tiempo muerto (se refiere al tiempo que se desperdicia
sin hacer algo en particular) (TM)

▪ Una vez definidas las categorías a utilizar, registra los tiempos

para cada categoría. Esto te permitirá graficar los resultados y
poder comparar con otro balance posterior.
 MANEJO DE AGENDA

▪ A continuación se presenta un esquema que puede ser de

utilidad. La agenda deberá realizarse por un periodo de tiempo
en el que constituye rutina, generalmente tenemos rutinas por
semanas, por lo que estima lo que realizas de lunes a domingo.
No lo hagas calculando tiempos aproximados, es importante se
registren durante una semana los tiempos reales que se
consumen en tus actividades. Al final se te presenta un formato
para que registres tu minuta.
 Recomendaciones para llevar una
Agenda
El manejo de una agenda nos permitirá organizar mejor nuestra
vida y actividades, nos permite:

1. Controlar el cuándo y el cómo de nuestras actividades.

2. Llevar un registro de nuestras llamadas telefónicas y apuntes al
respecto de ellas.
3. No olvidar nunca una fecha importante,
un aniversario, cumpleaños o evento.
4. Poder tener detalles para con los demás,
apuntando sus preferencias.
5. Manejar gastos y pagos pendientes.
6. Controlar vencimientos de tarjetas,
seguros, etc.
7. Ganarle tiempo a cada día en nuestras
actividades al organizarnos.
 DESARROLLO DEL PLAN PERSONAL
DE VIDA

Distribuir efectivamente el tiempo significa utilizar conscientemente cada

minuto de tu tiempo para el logro de tus objetivos, metas y propósitos.
 DESARROLLO DEL PLAN
PERSONAL DE VIDA

¿Cómo desarrollar un Plan de Vida y Carrera para

enfrentar los nuevos retos?

A) La persona tiene que tener un fin en su mente.

B) Debe sentirse impulsada para realizar grandes

contribuciones.

C) Debe estar motivada por sus sueños.

D) Debe Creer Plenamente Que Nada, Ni Nadie….. Lo

Detiene Para Alcanzar Su Objetivo.
Desarrollo del Plan Personal de
Vida
• Debemos invertir el tiempo de tal modo que sea
coherente con nuestros objetivos vitales y
empresariales.
• Pero puede ser peor perseguir un objetivo,
alcanzarlo y entonces darse cuenta de que no
sirve para nada....

“No hay nada más frustrante en la vida que fijarse un objetivo,

que pase el tiempo y no alcanzarlo”
(Henry Kissinger)
Identificación de las Áreas de la Vida
¿Para qué me necesita el Mundo?

Liderazgo
• Misión Personal Personal
• Misión Familiar
• Misión Profesional
• Misión Social

Somos una Única Persona

Misión Personal
• Descubrir la Misión Personal
• ¿Para qué sirvo?
• Puntos fuertes:
• ¿Para qué puedo servir?
• ¿Qué tengo que desarrollar para conseguirlo?
• ¿Dónde soy insustituible?
 REFLEXIÓN DE LA VIDA:
Equilibrio Laboral – Familiar
Misión Familiar Interna
sociedad

EMPRESA
FAMILIA

YO
DESARROLLO DE VALORES:
– La Dignidad, La Libertad, la Autoestima y la
Seguridad en uno mismo,
– Capacidad para enfrentar los problemas,
– Honestidad y comprensión de normas,
– Analizar, Planificar, Tomar Decisiones, Actuar y
Revisar lo hecho para comparar,
– Tener cualidades como:
– Autonomía
– Perseverancia
– Responsabilidad
– Autocrítica
– Iniciativa y
– Creatividad
 ¿QUÉ ES PLANEAR TU VIDA?
P
• Es hacer algo a favor de tu autorrealización.-
L
Y Es un proceso continuo para realizar el
A
potencial de todas tus capacidades.
N
C
A • Es definir tus objetivos centrales.-
D
R Es usar tu tiempo para lograr tus objetivos
E
R específicos de:
E
▪ SALUD Y VIDA. ▪ FAMILIARES.
VI R
D A ▪ PROFESIONALES. ▪ SOCIALES.
A ▪ INTELECTUALES. ▪ ECONOMICOS.

▪ ESPIRITUALES. (Que además impulsen tu

crecimiento y desarrollo).
 ¿QUÉ ES PLANEAR TU CARRERA?
P
Es tener claro quien eres. (Es aclarar tu
L
Y 1 auto - concepto).
A
N
C Es definir para qué estás y quién quieres
A ser. (Dirigir tu experiencia y
D
E
R 2 conocimiento hacia lo que quieres
R conseguir).
E
• ¿Que quiero Ser, Tener o Hacer?
VI R
DA • ¿Como podré lograrlo?
A
• ¿Qué recursos necesito para ello?
 ¿QUÉ ES PLANEAR TU CARRERA?
P
Es definir tus objetivos de carrera en
L
Y relación con tu plan de vida. (Tomar
A
C 3 decisiones congruentes con tus
N
A valores, capacidades y ambiciones).
D
R
E
R
E Es aprovechar las nuevas
V R oportunidades de crecimiento y
I R desarrollo a que te retan los objetivos
D A 4 de tu carrera. (Es darte la
A oportunidad de mejorar tu calidad y
cantidad de vida).
Dinámica: El Gerente de Marca
 ¿Qué Podemos
Hacer?

1. Reconocer que los Obstáculos Existen.

2. Identificarlos.
3. Emplear Estrategias para Eliminarlos.
 Establecer Metas

• Específicas
• Medibles
 Establecer Metas

• Específicas
• Medibles
• Alcanzables
• Realistas
• Basadas en el
Tiempo
 Priorizar

• Hacer
• Delegar
• Demorar
• Eliminar
 Priorizar

• Hacer lo Urgente
• Cumplir con los que
se puede,
DE INMEDIATO
• Fijar Fechas Límite
para las cosas que se
pueden demorar
Organizar
 Aprende Cuándo
decir “NO”
• Tu NO puedes hacer
todo
• No aceptes cosas que
no puedes realizar y
completar
• Permanece en forma
consistente
cumpliendo tus Metas
 Usa tu “Tiempo de
Espera”

• En el Transporte Público
• En el Consultorio del
Doctor
• Esperando por el
Transporte
• En espera de alguien
• Cuándo llega Temprano
 Use su “Tiempo de
Espera”

Correspondencia

Mails o Memos

Libros o CDs
 Concéntrese en la
Tarea Inmediata

• Enfóquese en su Meta
• Elimine las
Interrupciones
 Considere su
Momento más
Productivo

• ¿Las Mañanas?
• ¿Las Tardes?
• ¿Por la Noche?
 Beneficios del Control
de la Administración
Efectiva del Tiempo

• Eficiencia
• Éxito
• Salud
 Obstáculos para una
Efectiva Administración
del Tiempo

Objetivos No Claros

Desorganización

Falta de Asertividad
para decir: “NO”
 Obstáculos para una
Efectiva Administración
del Tiempo

Interrupciones

Más Interrupciones

Periodos de Inactividad
 Obstáculos para una
Efectiva Administración
del Tiempo

Muchas Cosas a la Vez

Estrés y Fatiga

Solo Trabajo y No
Diversión
 Desperdiciadores (Ladrones) del
Tiempo
CAUSAS DE SU PÉRDIDA

Ï Falta de información

Ï Comunicaciones lentas y absurdas T

Ï Interrupciones constantes

Ï Desorganización de los colaboradores más próximos

Ï Exceso de urgencias

Ï Llamadas telefónicas
 Desperdiciadores (Ladrones) del
Tiempo
CAUSAS DE SU PÉRDIDA

Ï Exceso de burocracia
Ï Errores de terceros T

Ï Visitas al exterior y salidas para resolver problemas

Ï Exceso de reuniones

Ï Incompetencia de los jefes

 Otras Causas: Yo
Ï Falta de organización personal

Ï Confusión de las prioridades

Ï Escasa delegación en los colaboradores

Ï Exceso de optimismo al apreciar las propias habilidades y potencial de

trabajo

Ï Intentar abarcar un campo de actividad demasiado amplio

Ï Poca puntualidad y control del horario

Ï Dilación de las decisiones importantes

Ï Precipitación en las decisiones

¿Qué podemos hacer para comenzar a
administrar nuestro tiempo de manera
eficiente?
 Paso 1. Diagnóstico.
1. Analiza el uso actual de tu tiempo. Haz una lista de las actividades que
realizas diariamente durante una semana común y cuanto tiempo les
dedicas.
2. Durante una semana trata de llevar un registro exacto de lo que hacer cada
día.(precisando horas y minutos que dedicas a cada actividad.
3. Al finalizar la semana, analizar cuánto tiempo en horas a la semana, le
dedicas cada una de las esferas de tu vida: Familiar, laboral, bienestar
personal, pareja, social, aprendizaje, doméstico, espiritual, cultural.
4. Identificar los desequilibrios.
5. ¿Hay esferas a las que les dedicas mucho más tiempo que a otras? ¿Hay
esferas que tienes abandonadas? ¿tienes problemas ocasionados por estos
desequilibrios? ¿Te sientes satisfecho con el uso de mi tiempo?
 Paso 2. Formular Objetivos y Metas
Integrales y Equilibrados.
ACTIVIDAD: OBJETIVO: METAS:

FAMILIAR Mejorar la comunicación y convivencia Realizar actividades recreativas familiares una vez a
familiar para tener un desarrollo familiar la semana.
equilibrado. Hacer en familia por lo menos una comida al día.

LABORAL

ESPIRITUAL

BIENESTAR Mantener un estado físico saludable, Comer en un horario fijo, alimentos equilibrados y
PERSONAL evitando riesgos para la salud . sanos todos los días.
Caminar durante media hora tres veces a la semana.

APRENDIZAJE

DOMÉSTICO

PAREJA

CULTURAL

SOCIAL
Objetivos

• Medibles
• Alcanzables
• Relevantes
• Específicos
• Seguibles
 Ejemplos de Objetivos
Gerenciales
Actividad Objetivo: Metas:
Solución y Eficientar el desahogo de 1. Resolver, turnar, y/o archivar la
seguimiento a asuntos turnados por correspondencia el mismo día.
correspondencia correspondencia. 2. Establecer sistema de organización de
documentos en un mes.
Supervisión. Sistematizar la 1. Organizar sistema de supervisión en dos
supervisión de Normas, y meses (guías de supervisión, bitácoras,
Guías Clínicas. programas)
2. Supervisar por lo menos 1 caso por semana (
método de rastreo)
Integración del Mantener una 1. Realizar una reunión de información y
Equipo. comunicación efectiva y acuerdos por quincena.
clara con el equipo de
trabajo.
Documentación. Mantener organizados, 1. Establecer un sistema de organización
asequibles y actualizados documental en un mes.
los documentos del 2. Dedicar cada día media hora para la revisión,
servicio. organización y archivo de documentos.
3. Leer y analizar un norma, o documento por
semana, con todo el equipo.
 Paso 3. Identificar ladrones del
tiempo, que están interfiriendo en
lograr tus metas y establece
acciones para eliminarlos:

¿ Eres víctima de ¿Que puedes hacer para eliminarlos?

estos ladrones del
tiempo?
No planear Trabaja por proyectos, cada actividad que realizas
planéala con anticipación por escrito. Antes de hacer
algo siempre define: QUÉ, PARA QUÉ, CÓMO, QUIÉNES,
CON QUÉ, CUÁNDO.
No Jerarquizar. Siempre haz una lista de tus pendientes, identifica cual
es más importante, numéralos y dale prioridad y
tiempos a cada uno.
No saber decir NO. Sé asertivo. Piensa que no tienes obligación de cumplir
los deseos de los demás, confía en que puedes hablar
con claridad con las personas y ellos entenderán tus
razones.
No delegar o aceptar Trabaja en equipo, identifica tareas que puedas delegar
ayuda a otros, capacita a las personas para compartir el
trabajo.
 Paso 3. Identificar ladrones del
tiempo, que están interfiriendo
en lograr tus metas y establece
acciones para eliminarlos:
Objetivo: Mantener un estado físico saludable, evitando riesgos para la
salud
¿Qué debo de Comer, por lo menos tres veces al día, respetando horarios
hacer diario ? y un menú equilibrado, completo y en un ambiente relajado
y tranquilo. (asignar horarios en tu plan diario de
actividades para comer, y si es necesario preparar y
comprar comida)
¿Que debo de Caminar durante 30 minutos, cuatro veces por semana.
hacer a la
semana ?
¿Qué debo de Realizar alguna actividad relajante por lo menos una vez al
hacer al mes? mes. ( programar actividad en agenda)

¿Qué debo de Visitar a mi dentista cada 6 meses, hacerme chequeo

hacer al año? médico anual. ( anotar en agenda, días en que hay que
hace la cita)
 Paso 4. Elabora una lista de las actividades que debes
hacer para cumplir con c/u de tus objetivos y metas y
asígnales tiempos:

Apóyate en Libretas de seguimiento, programadores anuales, mensuales,

semanales, agendas, etc. Ejemplo:

Objetivo:
Eficientar el desahogo de asuntos turnados por correspondencia.

¿Qué debo de hacer Asignar 15 minutos diarios, para revisión de correspondencia.

diario ? Decidir en ese momento qué hacer con ella, registrar la
correspondencia.

¿Que debo de hacer Asignar un día 30 minutos para archivar la correspondencia

a la semana ? resuelta.

Objetivo: Mantener una comunicación efectiva y clara con el equipo de trabajo.

¿Qué debo de Agendar o hacer cronograma de reuniones, especificando los

hacer? temas, comunicar cronograma.

¿Que debo de hacer Asignar 1 hora en la agenda para la realización de la agenda, y 1

a la semana ? hora para el seguimiento de los asuntos tratados.
 Paso 5. Ejecuta y da seguimiento
a tus planes.

1. Trata de dar seguimiento a tus planes, revisa

si es posible realizarlos como los planeaste.
2. Haz ajustes si es necesario.
3. Revisa y reformula tus objetivos y metas
cada 6 meses.
 CONTROL DE TAREAS

El Uso adecuado del Tiempo es un Recurso No Renovable…….. Lo No hecho

se quedó atrás……… Pero el Futuro está en tus Manos. Augusto Hernández
 CONTROL DE TAREAS

Llamaremos visión de futuro a nuestra aptitud para ver más

allá de la realidad actual y convertirnos en algo que todavía
no somos. La existencia de una visión de futuro es un
elemento indispensable para que exista la posibilidad de
superación personal y colectiva. Nadie puede encontrar
motivación para superarse teniendo en cuenta sólo su
situación actual. Por lo tanto, sin visión de futuro no hay
motivación y sin motivación tampoco hay nadie que pueda
mejorar su manejo del tiempo. Por lo que si no existe una
visión de futuro o ni siquiera un modelo aproximado que nos
impulse a imitar es indispensable crearlo.
Cómo ser dueños de nuestro
destino
• Priorizar muestra qué es importante para
nosotros
• Coherencia con los objetivos vitales
• Desorganización personal: producto de la
confusión de prioridades
• “Tiempo para mí”: el motor
• El peligro del activismo
• Pro-actividad vs. reactividad
• Carpe diem (aprovecha el día), no lo malgastes
vs. Vivir en el Presente
• Pasado, Presente y Futuro
Curva de Estrés Personal
CARGA DE TRABAJO

NIVEL DE
RESISTENCIA

TIEMPO

RI
P
❑ EL PESIMISTA SE QUEJA DEL
VIENTO.
❑ EL OPTIMISTA ESPERA QUE
CAMBIE.
❑ EL REALISTA AJUSTA LAS
VELAS.
W. G. Ward
 Dinámica y Reflexión: Uso de Mi Tiempo y
La Magia del Tiempo y las Acciones

El Libre Albedrío me permite usar MI TIEMPO en lo que quiero y deseo…………………. CLARO….. Sin
arrepentirme. Augusto Hernández.
DESARROLLO Y CONTROL
DE IDEAS Y PROYECTOS

ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE IDEAS

CONTROL DE SEGUIMIENTOS
MANEJO DE CONTACTOS Y BASES DE DATOS
Preparar Acciones y Definir Metas y
Objetivos con Base en Prioridades

Responsable/ Acciones
Fecha/ secundarias
Indicador

Medio /
Acción 1

Responsable/ Acciones
Fecha/ secundarias
Indicador

Objetivo Medio /
Prioritario Acción 2

Responsable/
Fecha/
Indicador

Medio /
Acción 3
 EL CICLO DEL PROYECTO

PLANIFICACIÓN

OBJETIVOS

EVALUACIÓN EJECUCIÓN
 Dinámica y Reflexión: El Naúfrago
“Nos dejamos arrastrar por tantas cosas sin valor, perecederas, que es bien cierto que lo
que realmente vivimos es breve”
Control Maestro de la
Administración
Efectiva del Tiempo
 REVISIÓN
• Establece Metas
• Prioriza
• Organiza
• Aprende Cuándo decir:“NO”
• Usa tu Tiempo de Espera
• Concéntrate en una Tarea a la Vez
• Considera tu Momento más
Productivo
• Celebra tus Éxitos
 Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:

▪ Ahora vamos a analizar las

características de personas
eficientes.
▪ Analizaremos algunos
elementos que son
fundamentales y que todo
buen profesional debe tomar
en consideración en su
trabajo.
 Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:

▪ El 80% de los asuntos que

llegan al escritorio los
manejan en forma
inmediata, los eliminan si no
tiene ninguna utilidad, los
delegan si es el caso y los
toman bajo su control si lo
consideran necesario.
 Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:

▪ Recopilan toda la
información existente
sobre el tema en
cuestión, e invitan a una
mesa de trabajo a los
involucrados y expertos
en la materia de la
empresa.
 Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:

▪ Delegan con claridad y

precisión para asegurarse
que se ha comprendido lo
asignado.
 Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:

▪ Establecen los
objetivos de las
decisiones que se
tomen.
 Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:

▪ Establecen los posibles

cursos de acción que
permitan alcanzar los
objetivos en el tiempo
más corto.
 Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:

▪ Definen alternativas de
acción y previenen posibles
consecuencias positivas y
negativas.
 Características de los ejecutivos que
administran eficientemente el tiempo:

▪ Analizan y eligen la que

parece la mejor opción en
cada caso.
 Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:

▪ Llevan un control de lo
delegado, mediante
informes sobre lo
realizado, para
asegurase que se están
logrando los resultados
planeados.
 Características de quienes
administran eficientemente el tiempo:

▪ Dan seguimiento diario a

la lista de pendientes
importantes.
 Recuerda que:

▪ La administración del tiempo

es esencialmente un esfuerzo
de grupo que requiere la
coordinación de actividades,
el ayudarse unos a otros, la
sincronización conjunta de
esfuerzos para asegurar los
resultados esperados.
 Recuerda que:

▪ Administrar el tiempo
eficazmente, es un “don”, que
se puede desarrollar por la
mayoría de las personas que se
lo propongan.
¡¡¡Celebra tus
Éxitos!!!