COMPRUEBA TU APRENDIZAJE Ud 5 Tratamiento clasificación y archivo de la
documentación empresarial
Describir las técnicas para organizar la documentación, su utilidad, ventajas e inconvenientes.
1. Define qué es un archivo. ¿Por qué es importante para la empresa guardar cierta documentación?
Cuando utilizamos la palabra archivo, podemos referirnos a los siguientes conceptos:
Al conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de unas
funciones o actividades concretas.
Al lugar donde se ordenan, clasifican y guardan los documentos de interés para una
persona, empresa o institución.
A la institución, organismo o departamento encargado de conservar documentos de interés
público o privado.
Una correcta ordenación, clasificación y posterior archivo y conservación de los mismos es
esencial para el buen funcionamiento de la empresa.
La gestión adecuada y el análisis de los documentos puede reportar
ventajas comparativas y beneficios empresariales, provocando un incremento de la
productividad, del rendimiento, de la eficacia y de la competitividad de la empresa.
2. Mediante un ejemplo, explica qué diferencia hay entre un archivo activo y uno inactivo o semi
activo.
Archivo activo. Los archivadores De facturas pendientes de contabilizar.
Archivo semiactivo. Archivadores Con facturas correspondientes al año 2012.
Archivo inactivo. Cuentas anuales Del año 2.000.
3. ¿Crees que la gestión centralizada del archivo hace menos operativo el funcionamiento diario de
una empresa? Justifica tu respuesta.
Sí, aunque El archivo centralizado de documentos supone un ahorro en espacios y recursos,
Logrando un mayor control sobre la documentación. Y reduciendo las posibilidades De extravíos, el
establecimiento de rigurosos controles de acceso dificulta la Localización rápida de documentación,
siendo en ocasiones excesivamente Burocrático y poco operativo.
4. Explica la relación existente entre datos, documentación e información.
• Datos: conjunto discreto de factores objetivos sobre un hecho real. Un dato no decide nada sobre
el porqué de las cosas, y por sí mismo tiene poca o ninguna relevancia o propósito.
• Documentación: es la materia prima del archivo y la información es una pieza clave, para poder
dar el curso adecuado a la gestión del documento y su ubicación.
• Información: es capaz de cambiar la forma en que el receptor percibe algo, es capaz de impactar
sobre sus juicios de valor y comportamientos.
Determinar el sistema de clasificación apropiado a cada tipo de documento.
Mónica Martínez
5. Ordena alfabéticamente las fichas personales de los siguientes trabajadores: Miguel de las Cuevas
Martín, José Luis Alcaide Montáñez, Marcos van Dyck Jurado, Ana Alcaide Alcaide, Carlos Martínez
de Alba Jurado, Francisco López de la Calle Díaz, Luisa Sainz de Santamaría Arrainz, Lucía Torres
Camacho, Juan Francisco González Mellado, Carla Martínez Andreu.
1 Alcaide Alcaide, Ana.
2 Alcaide Montáñez, José Luis.
3 Cuevas (De las) Martín, Miguel.
4 González Mellado, Juan Francisco.
5 López de la Calle Díaz, Francisco.
6 Martínez Andreu, Carla.
7 Martínez de Escobar Jurado, Carlos.
8 Torres Camacho, Lucía.
9 Sainz de Santamaría Arrainz.
10 Van Dyck Jurado, Marco.
6. Ordena alfabéticamente los expedientes de los siguientes proveedores de DFC, S. L., empresa de
distribución de artículos de decoración: La Marítima Decoración, S. L.; Decoraciones La Rosa, S. A.;
Dibersis, S. L.; Mercadecora, S. A.; Espejos José Miguel, S. L.; Suministros DKora, S. L.; Decuadros, S.
A.; Distribuciones La Mata, S. L.; Mobiliario Siglo XXI, S. A.
1) Decoraciones La Rosa, S. A.
2) Decuadros, S.A.
3) Dibersis, S.L.
4) Distribuciones La Mata, S. L.
5) Espejos José Miguel, S. L.
6) La Marítima Decoración, S.L.
7) Mercadecora, S. A.
8) Mobiliario Siglo XXI, S. A.
9) Suministros Dkora, S.
7. Elabora un cuadro resumen en el que reflejes el sistema de ordenación preferible para archivar los
principales documentos de gestión empresarial (facturas, nóminas, seguros sociales, etc.).
8. Elabora un esquema en el cual se refleje el procedimiento por el que determinar la palabra ordenatriz en
el caso de que esta sea el nombre de una persona, de una empresa o una dirección.
Nombres de Persona:
Se sigue el orden del alfabeto español. Las consonantes dobles como “ch”, “ll” y “rr” se consideran como
dos letras aisladas. La ordenación alfabética se realiza palabra por palabra y letra por letra. Los apellidos
preceden al nombre. Se pospone la preposición “de” que precede a algunos apellidos, excepto cuando va
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acompañada de los artículos “los”, “los”, “los” o “los”. La preposición “de” no se considera para la
alfabetización cuando está intercalada entre apellidos. El artículo sin preposición que precede al apellido
siempre alfabetiza. Sin embargo, el artículo se ignora a partir del primer apellido. La conjunción “y” que une
apellidos también se alfabetiza.
Denominación Social de Empresas:
La palabra ordenatriz es la primera palabra de la denominación social. Los artículos y preposiciones no se
consideran para fijar la palabra clave. Si la denominación social es el nombre y apellidos de una persona, se
aplican las mismas indicaciones que para los nombres de persona. Las expresiones del tipo “hijos de” o
“herederos de” no se utilizan como palabra ordenatriz. Empresas conocidas por sus siglas se ordenan según
estas.
Dirección:
Los artículos y preposiciones, así como el tipo de vía (calle, avenida, plaza, etc.), no se tienen en cuenta
para determinar la ordenatriz. Al ordenar denominaciones que comienzan por un número, se considera
como si este se hubiera expresado en letras
Identificar los medios, los procedimientos y los criterios más adecuados para recibir y registrar
comunicaciones escritas.
9. Explica las fases por las que pasa un documento desde que llega a un departamento y se archiva hasta
que es destruido debido a su escaso valor operativo o legal.
Creación: La fase de creación de un documento está relacionada con el borrador que se crea, donde se
establece la estructura predeterminada que va a tener el documento final. Hasta su organización y
clasificación, el documento pasa por diferentes departamentos de tu empresa, donde tienen que respetar
tanto la estructura como las normas de redacción del mismo, para que sea entendible para todos tus
empleados.
Organización y clasificación: Una vez que el documento ha sido creado, hay que organizarlo y clasificarlo.
Para ello, hay que etiquetarlo utilizando diferentes metadatos, que te ofrecen el contexto, la descripción e
información adicional relacionada con el contenido de un documento determinado. Almacenamiento: Una
vez que el documento ha sido organizado y clasificado, se almacena en un lugar seguro, donde se puede
acceder a él en cualquier momento. El almacenamiento puede ser físico o digital, dependiendo del tipo de
documento.
Retención: La retención es el período de tiempo durante el cual el documento se mantiene en el archivo.
Este período de tiempo en algunas ocasiones está marcado por la normativa vigente, para controlar el buen
funcionamiento de las empresas y para evitar fraudes a las instituciones públicas.
Eliminación: Cuando el documento ya no es necesario, se elimina. La eliminación puede ser física o digital,
dependiendo del tipo de documento. En algunos casos, los documentos se eliminan debido a su escaso
valor operativo o legal.
10. Expón, ayudándote de un ejemplo, qué ventaja tiene realizar un envío con una compañía privada de
mensajería.
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11. Señala qué se debe comprobar en la correspondencia una vez abierta.
Una vez que la correspondencia ha sido abierta, es necesario comprobar el contenido del sobre
o paquete. Hay que verificar que esté toda la documentación a la que hace referencia la correspondencia.
Cuando se adjuntan documentos, suele indicarse al pie del escrito.
12. Indica si son verdaderos o falsos los siguientes puntos:
a) El servicio de apartado de Correos permite recoger la correspondencia en la oficina postal. VERDADERO
b) Hay que destruir el correo que no viene dirigido a la empresa. FALSO
c) Es obligatorio llevar un registro de entradas y salidas de la correspondencia. FALSO
Describir cómo catalogar, archivar, consultar y conservar la documentación empresarial.
13. Explica brevemente las fases por las que pasa un expediente desde que se decide archivarlo hasta que
ya no es necesaria su custodia y es destruido.
Creación: El expediente se crea como resultado de una actividad o transacción. En esta fase, se establecen
los metadatos del expediente, como el título, la fecha, el autor, el número de identificación, etc.
Mantenimiento: El expediente se mantiene en un lugar seguro y accesible para su uso futuro. Durante esta
fase, se pueden realizar actividades como la clasificación, la indexación, la digitalización, la organización y la
conservación del expediente.
Uso: El expediente se utiliza para fines específicos, como la toma de decisiones, la investigación, la
auditoría, la revisión, etc.
Archivo: El expediente se archiva cuando ya no se necesita para su uso diario. En esta fase, se traslada el
expediente a un lugar de almacenamiento a largo plazo, como un archivo físico o digital.
Retención: El expediente se retiene durante un período de tiempo específico, según las políticas y
regulaciones de la empresa. Durante esta fase, se pueden aplicar restricciones de acceso y se pueden
realizar actividades como la revisión, la auditoría y la eliminación selectiva.
Eliminación: El expediente se elimina cuando ya no es necesario para su retención. En esta fase, se pueden
aplicar técnicas de eliminación, como la destrucción física o la eliminación digital.
14. ¿Cómo podrías aplicar los principios de las tres erres (reducir, reutilizar y reciclar) a la gestión que haces
de tus apuntes y notas de clase?
Reducir: Una forma de reducir el impacto ambiental de mis apuntes y notas de clase es reducir la cantidad
de papel que utilizo. Puedo hacer esto tomando notas en un dispositivo electrónico, como una tableta o un
ordenador portátil. También puedo imprimir en ambas caras del papel para reducir la cantidad de papel
que utilizo.
Reutilizar: Otra forma de reducir el impacto ambiental de mis apuntes y notas de clase es reutilizar el papel
que ya he utilizado. Puedo hacer esto utilizando el papel que ya he utilizado como papel de borrador o para
tomar notas menos importantes. También puedo utilizar carpetas y separadores reutilizables para
organizar mis apuntes y notas de clase.
Reciclar: Una forma de reducir el impacto ambiental de mis apuntes y notas de clase es reciclar el papel
que ya no necesito. Puedo hacer esto depositando el papel en un contenedor de reciclaje en la escuela o en
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mi comunidad. También puedo buscar programas de reciclaje de papel en mi área que acepten papel de
oficina.
15. Completa en tu cuaderno las siguientes afirmaciones acerca de las reglas básicas para desarrollar la
función de archivo:
a) La organización de documentos en expedientes facilita su localización.
B) Señales visuales como etiquetas de colores, separadores o adhesivos facilitan la localización de
documentación.
c) Ser selectivos en la labor de archivo permite que el archivo sea operativo. Para ello distinguiremos la
información útil de poco relevante.
d) Es necesario registrar cualquier entrada o salida de documentación en un registro auxiliar.
e) Es muy recomendable utilizar cualquier tipo de señales visuales al clasificar la documentación.
f) En documentos con respuesta es bueno adjuntar una copia. del original.
g) Al abrir un nuevo expediente es necesario asegurar que no ha sido abierto con anterioridad.
h) Es interesante colocar la documentación más reciente al inicio del conjunto de los documentos.
16. Justifica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas:
a) Es necesario un celo extremo al guardar cualquier documento importante, incluso si este está siendo
utilizado por un empleado. FALSO
b) Es interesante hacer copias de seguridad de toda la documentación archivada. VERDADERO
c) Para facilitar la operatividad del archivo se recomienda realizar periódicamente procesos de purga y
destrucción de documentos. VERDADERO
d) Todo documento empresarial debe conservarse durante exactamente seis años desde su elaboración.
FALSO
Identificar los soportes de archivo más habituales.
17. ¿Qué diferencia existe entre un escáner y un equipo multifunción?
A primera vista, los equipos multifunción y los escáneres parecen bastante similares. Cada uno tiene una
ranura para introducir papel en la máquina y una serie de controles para elegir cómo se quieren procesar
los documentos. Ambos crean duplicados de los documentos que se insertan.
La diferencia crítica radica en el tipo de duplicados que produce cada dispositivo.
¿Y entre una carpeta clasificadora y una colgante?
las carpetas colgantes permiten almacenar documentos sin problemas, mientras que las clasificadoras son
útiles para organizar información de una empresa, aunque ocupan más espacio que las colgantes.
18. ¿Qué ventajas presenta un archivo de datos informático frente a un archivo tradicional en soporte
papel? ¿Es lo mismo digitalizar documentos escritos que almacenarlos en un fichero informático?
Accesibilidad, ahorro de espacio, facilidad de búsqueda, seguridad.
Digitalizar documentos escritos no es lo mismo que almacenarlos en un fichero informático. La
digitalización implica convertir documentos en papel en formato digital para su almacenamiento y gestión
en un sistema informático. Almacenar documentos en un fichero informático implica guardar documentos
digitales en un formato específico en un dispositivo de almacenamiento, como un disco duro o una unidad
flash USB. Ambos procesos son importantes para la gestión de documentos, pero tienen objetivos y
resultados diferentes.
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Aplicar los niveles de protección, seguridad y acceso a la información.
19. Elabora un esquema en el cual reflejes los distintos tipos de datos personales según su nivel de
protección, así como las medidas de seguridad que se han de aplicar con cada uno de ellos.
Niveles de Protección de Datos:
Los datos personales se clasifican en tres niveles:
Básico: Datos de menor sensibilidad, como nombre, dirección, teléfono.
Medio: Datos más sensibles, como historial médico, situación financiera.
Alto: Datos altamente sensibles, como datos biométricos o número de Seguridad Social.
Medidas de Seguridad.
Nivel Básico:
Anonimización: Ocultar o eliminar información identificable.
Encriptación y Cifrado: Proteger datos mediante algoritmos seguros.
Nivel Medio:
Control de Acceso: Restringir acceso solo a personas autorizadas.
Registro de Auditoría: Registrar actividades de acceso y modificación.
Nivel Alto:
Seguridad Física: Proteger físicamente los servidores y dispositivos.
Control de Identidad: Verificar identidad antes de acceder a datos.
Evaluación de Impacto: Evaluar riesgos y aplicar medidas específicas.
20. Justifica la veracidad o falsedad de las siguientes afirmaciones:
a) Toda empresa ha de elaborar un plan de actuación ante incendios o inundaciones. VERDADERO
b) Un trabajador puede usar la información empresarial a la que tenga acceso según crea necesario. FALSO
c) Se deben establecer niveles de acceso a la información distintos en función del usuario. VERDADERO
d) El cifrado y la encriptación evitan la intrusión y la lectura de datos por usuarios no autorizados.
VERDADERO
e) Las empresas que utilicen información personal están obligadas a desarrollar una auditoría de seguridad
de datos con una periodicidad no superior a dos años. VERDADERO
21. Enumera las medidas de seguridad que se tienen que implantar en los siguientes casos:
a) Fichas de clientes de una constructora.
Para documentos con datos identificativos de personas o empresas se suelen utilizar sistemas de archivo
con mecanismos que dificulten el acceso a los mismos por personal no autorizado.
b) Sanciones urbanísticas de un ayuntamiento.
Se nombra un responsable de seguridad, el cual desarrolla una auditoría de seguridad con periodicidad no
superior a dos años.
c) Historial clínico de un paciente en un hospital.
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Se establece, además de las medidas anteriores, un acceso restringido con llave al archivo por personal
autorizado y controles en la reproducción y distribución de documentos.
d) Direcciones y números de teléfono de los alumnos de una academia de idiomas.
Se suele utilizar sistemas de archivo con mecanismos que dificulten el acceso a los mismos por personal no
autorizado.
22.Justifica si estas afirmaciones son verdaderas o falsas:
a) Una inadecuada manipulación de la correspondencia recibida puede generar sanciones e infracciones
para la empresa receptora debido al incumplimiento de la LOPD. VERDADERO
b) La normativa en materia de seguridad y confidencialidad en la manipulación de la correspondencia solo
es aplicable a empresas privadas. FALSO
Interpretar la legislación aplicable sobre protección de datos.
23. Miguel trabaja como técnico administrativo en un bufete de abogados. Durante cinco años su jefa fue
Ana Márquez, una prometedora abogada que ahora se dedica a la política. Hace una semana, al salir del
despacho, Miguel observó que algunos operarios bajaban escombros y mobiliario a la calle del edificio en el
que está su bufete. Se acercó y se fijó en cuatro archivadores que estaban entre el material desechado.
Tres de las carpetas incluían actas de reuniones y uno llevaba por título «Correspondencia particular de Ana
Márquez». Miguel lo abrió y observó que contenía correspondencia personal de su anterior jefa.
Consciente de la confidencialidad de ese archivador, decidió intentar contactar con ella y devolverle esta
documentación.
a) ¿Crees que es adecuado el tratamiento que este bufete está dando a la documentación?
No, porque la documentación que ya no es útil debe destruirse.
b) ¿Qué están haciendo mal? ¿Cómo deberían actuar?
La empresa no ha destruido la documentación con una cierta frecuencia, tampoco ha utilizado ningún
método para evitar el acceso a la información contenida en ella por cualquier persona no autorizada, y por
lo tanto no ha evitado un posible uso indebido.
Debería actuar destruyendo la documentación y para ello se suelen utilizar, en el caso de documentación
escrita, equipos especializados en dicha labor, como máquinas destructoras de documentación, las cuales
convierten los documentos en finas tiras de papel de las que es prácticamente imposible rescatar cualquier
información.
c) ¿Cuál es la normativa que regula la protección de datos y la conservación de documentos de carácter
personal? ¿Qué establece al respecto?
La ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), fue una
ley orgánica española que tenía por objetivo garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de
los datos personales, las libertades públicas y también los derechos fundamentales de las personas físicas, y
especialmente de su honor, intimidad, privacidad personal y familiar.
Fue aprobada por las Cortes Generales el 13 de diciembre de 1999 y derrogada con la entrada en vigor, el 6
de diciembre de 2018, de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los
derechos digitales, que adapta la legislación española al Reglamento General de Protección de Datos de la
unión europea.
Mónica Martínez
Tras haber concluido esta unidad, llega el momento de corroborar en una situación real de trabajo si tu grado
de desempeño en las competencias adquiridas es satisfactorio.
Ahora deberías estar preparado para realizar las actividades del ejercicio de simulación correspondientes a
la Unidad 5 (página 233).
• Escribe dos ideas que tengas claras y que te parezcan fundamentales de esta unidad. ¿Qué te ayudó a
comprenderlas?
La información sobre el tratamiento de la información y el orden para su almacenamiento adecuado.
• Formula dos preguntas sobre aspectos que no te hayan quedado claros de la unidad.
• Escribe dos cuestiones sobre las que te gustaría profundizar en esta unidad.
Mónica Martínez
