POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE ASISTENCIA
(PONCHE DE NÓMINA)
Versión 1.0 – Vigente a partir de [fecha de aprobación]
1. PROPÓSITO
Establecer lineamientos claros para el registro de asistencia (ponche), su control, documentación,
validación y autorización, a fin de garantizar la integridad de la información que impacta
directamente en la nómina, reducir riesgos financieros, y fortalecer la transparencia del proceso.
2. ALCANCE
Aplica a todos los colaboradores de Top Choice Apparel Corp., tanto nacionales haitianos como
dominicanos, en las plantas de Codevi sin distinción de puesto o departamento.
3. POLÍTICA GENERAL
• El registro diario de entrada y salida es responsabilidad exclusiva de cada colaborador.
• Recursos Humanos no debe intervenir en los registros de ponche, salvo en casos
debidamente justificados, documentados y autorizados.
• Toda intervención manual será considerada excepcional, documentada y sometida a
revisión y aprobación semanal de la Gerencia de Planta.
• Las correcciones manuales sin documentación ni validación serán consideradas una
violación al procedimiento.
4. RIESGOS DETECTADOS Y CONTROLES CORRECTIVOS ESTABLECIDOS
Como resultado de la auditoría de nómina 2024, se detectaron las siguientes debilidades:
• Intervención excesiva de RRHH en registros de ponche.
• Falta de documentación y autorización para correcciones manuales.
• Ausencia de disciplina correctiva para reincidencia.
Por tanto, se establecen los siguientes controles y medidas:
5. PROCEDIMIENTO OPERATIVO
5.1 REGISTRO DIARIO OBLIGATORIO
• Cada empleado debe registrar dos ponches por día: entrada y salida.
• No se permite delegar el registro a otro colaborador.
• RRHH no gestionará ponches si no hay reporte previo o constancia del intento.
5.2 MANEJO DE PONCHES FALTANTES O IRREGULARES
• Si un empleado no completa su ponche de forma intencional, y no reporta la situación,
no se procesará el pago del día correspondiente en la nómina siguiente. Este será ajustado
en la nómina posterior (primer paso disciplinario).
• Si el empleado no tiene culpa comprobada (falla técnica, intento visible, aviso oportuno),
RRHH podrá hacer la corrección manual y documentará el caso.
• Si no hay registro de asistencia, ni notificación ni prueba de trabajo ese día, no se
procesará el pago.
5.3 DOCUMENTACIÓN Y APROBACIÓN
• RRHH mantendrá un listado diario de todos los ponches manuales realizados, el cual
será consolidado semanalmente.
• Este listado será enviado a la Gerencia de Planta para su revisión y firma, validando que
los ajustes fueron legítimos.
• Una vez firmado, el reporte será enviado al equipo de Nómina con copia a Reina
Hernández y Milagros Chevalier
5.4 DISCIPLINA PARA REINCIDENTES
• Colaboradores con reincidencia frecuente en fallas de ponche recibirán una amonestación
escrita, como segundo paso disciplinario.
• Si, aun habiendo sido amonestado, el colaborador continúa incurriendo en esta práctica, el
caso será presentado ante Asuntos Sociales, autoridad competente en Haití, para que se
tomen las acciones definitivas correspondientes, conforme al marco legal vigente.
6. RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidades
Colaborador Registrar sus ponches a tiempo. Reportar fallas inmediatamente.
Supervisor Dar seguimiento a registros, validar ausencias o fallas de sistema.
Recursos Documentar y controlar ponches manuales, consolidar reportes y asegurar
Humanos firma gerencial semanal.
Gerencia de Revisar y aprobar los listados semanales de ponches editados.
Planta
Nómina Procesar pagos según los registros validados y aprobados.
“Este procedimiento se aplica en cumplimiento con los principios establecidos en el Código
de Trabajo de Haití en materia de control de jornada laboral y gestión de nómina.”
