Paraninfo

Unidad 7.
Documentación
empresarial
Paraninfo 7. Documentación empresarial

CONTENIDOS

7.1. Fedatarios públicos

7.2. Registros oficiales de las Administraciones Públicas
7.3. Documentación de constitución y modificación de las empresas
7.4. La formalización de la documentación contable
7.5. Las empresas y la Administración electrónica
7.6. Trámites de constitución de las empresas
 Paraninfo 7. Documentación empresarial

7.1. Fedetarios públicos

Fe pública es el poder
Notario u otro que se otorga por parte
FEDETARIO funcionario que del Estado para autorizar
da fe pública o legalizar actos o
acuerdos

Fe pública Documentos públicos otorgados con la

notarial intervención del notario

Corresponde a los letrados de la

Fe pública Administración de Justicia respecto a los
FE PÚBLICA judicial documentos que expiden en el proceso
judicial

Corresponde a los asientos extendidos en los

Fe pública
Registro Públicos, y a las certificaciones
registral
extendidas por los registradores
Paraninfo 7. Documentación empresarial

Letrados de la Administración de
Justicia

TIPOS Notario

Registradores
FEDETARIOS
PÚBLICOS
Redactar el instrumento público
conforme a la voluntad común de los
otorgantes, que deberá tener un estilo
claro, puro, preciso
FUNCIONES

Autorización o intervención del

instrumento público
 Paraninfo 7. Documentación empresarial

7.2. Registros oficiales de las Administraciones Públicas

Al frente de cada uno hay un registrador, que es a la vez
funcionario público y profesional del Derecho

Controlar la legalidad de los

documentos autorizados por los
Función del
notarios, expedidos por los jueces y
registrador
las autoridades administrativas o
REGISTROS suscritos por los particulares
OFICIALES DE LAS
ADMINISTRACIONES Función del registro Proporcionar seguridad jurídica
PÚBLICAS

Registro Mercantil

Registros más útiles Registro de la Propiedad

para la gestión
empresarial Registro de Bienes Muebles

Registro de la Propiedad Industrial

 Paraninfo 7. Documentación empresarial
REGISTRO MERCANTIL
• Aquel en el que se inscriben los hechos y actos relativos a los empresarios
individuales y a las sociedades mercantiles, con el fin de dar publicidad a los mismos
de forma que puedan ser conocidos por las personas que contraten con ellos

• Integrado por los Registros Mercantiles territoriales y por el Registro Mercantil

Central, bajo la dependencia del Ministerio de Justicia
• Objeto: inscripción de los empresarios, legalización de los libros, centralización y
publicación de la información registral y de la información de resoluciones
concursales
• La inscripción tiene carácter OBLIGATORIO y se practicará en virtud de DOCUMENTO
PÚBLICO
• El Registro Mercantil es público, se realizará la publicidad mediante certificación o
por medio de nota informativa de todos o alguno de los datos contenidos en el
asiento
• Practicados los asientos en el Registro Mercantil, se comunicarán sus datos
esenciales al Registro Central, en cuyo boletín serán objeto de publicación
• El Registro Mercantil se llevará por el sistema de folio personal, lo que quiere decir
que se abre a cada sujeto inscrito una hoja registral en la cual se anotan todos los
hechos y actos que configuran su historial jurídico
 Paraninfo 7. Documentación empresarial
REGISTRO DE LA PROPIEDAD

• Objeto: inscripción o anotación de los actos y contratos relativos al dominio y demás

derechos reales sobre bienes inmuebles de su circunscripción y de los derechos que
recaen sobre los mismos ya sean estos de titularidad pública o privada

• Inscripción:
 Por el que adquiere el derecho
 Por el que lo transmite
 Por quien tenga interés en asegurar el derecho que se deba inscribir
 Por quien tenga la representación de cualquiera de ellos

• Se exige que sea documento público y excepcionalmente se admiten documentos

privados

• Aunque la inscripción es VOLUNTARIA, nos proporciona SEGURIDAD JURÍDICA

• El Registro de la Propiedad hace públicos, a través de una nota simple o de una

certificación, los hechos, actos y derechos inscritos únicamente para quienes tengan
legítimo interés en conocerlos, al estar los asientos registrales protegidos por la Ley
de Protección de Datos
 Paraninfo 7. Documentación empresarial

REGISTRO DE BIENES MUEBLES

• Registro en el que se inscriben la PROPIEDAD y los GRAVÁMENES SOBRE BIENES
MUEBLES y determinados hechos, actos, contratos o resoluciones judiciales o
administrativas relativos a los mismos, en el se inscriben la propiedad y los
gravámenes sobre bienes muebles
REGISTRO DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL

• Gracias a la propiedad industrial se obtienen unos derechos de exclusiva sobre

determinadas creaciones inmateriales que se protegen como verdaderos derechos de
propiedad

• Tipos de derechos de propiedad industrial:

 Diseños industriales
 Marcas y nombres comerciales
 Patentes y modelos de utilidad
 Topografías de semiconductores

• Los derechos de propiedad industrial permiten a quien los ostenta decidir quién
puede usarlos y cómo puede usarlos
 Paraninfo 7. Documentación empresarial

7.3. Documentación de constitución y modificación de las empresas

Otorgada por todos los miembros fundadores de la empresa

Identidad del socio/s, voluntad y elección del

tipo social, aportaciones, estatutos, datos
CONTENIDO personales de administradores y
representantes y cuantía total de gastos de
constitución

ESCRITURAS DE Obligatoriamente ante notario

CONSTITUCIÓN

Certificación negativa del nombre de la

DOCUMENTOS A sociedad, DNI de los socios fundadores,
PRESENTAR certificado bancario, estatutos sociales
y cualquier otro dato relativo a la empresa

Con la inscripción, la sociedad adquirirá la personalidad jurídica que

corresponda al tipo social elegido
 Paraninfo 7. Documentación empresarial

ESTATUTOS

• Paso previo a la constitución de la sociedad

• Contenido mínimo:
 La denominación de la sociedad
 El objeto social, determinando las actividades que lo integran
 El domicilio social
 La duración de la sociedad
 El capital social, las participaciones o las acciones en que se divida, su valor nominal y
su numeración correlativa
 El modo o los modos de organizar la administración de la sociedad, el número de
administradores o, al menos, el número máximo y el mínimo, así como el plazo de
duración del cargo y el sistema de retribución, si la tuvieren
 El modo de deliberar y adoptar sus acuerdos los órganos colegiados de la sociedad

• Las operaciones sociales darán comienzo en la fecha de otorgamiento de la escritura

de constitución
Paraninfo 7. Documentación empresarial

La sociedad podrá llevar un solo libro de actas para todos los órganos
colegiados o un libro de actas para cada uno de ellos

Fecha y lugar de la reunión

Fecha y modo de efectuar la

LIBRO DE convocatoria
ACTAS
Contenido de la convocatoria

Número de socios asistentes con

EN EL LIBRO DE ACTAS derecho a voto
FIGURARÁ
Resumen de lo tratado y de
las intervenciones

Acuerdos adoptados

Resultado de las votaciones

Aprobación del acta

Paraninfo 7. Documentación empresarial

LIBRO REGISTRO DE ACCIONES LIBRO REGISTRO DE SOCIOS

NOMINATIVAS

La sociedad limitada llevará un

En las sociedades anónimas y en libro registro de socios
las comanditarias por acciones,
las acciones nominativas
figurarán en un libro registro Se harán constar la titularidad
que llevará la sociedad originaria y las sucesivas
transmisiones, voluntarias o
forzosas, de las participaciones
Se inscribirán las sucesivas sociales, así como la
transferencias de las acciones, constitución de derechos reales
con expresión del nombre, y otros gravámenes sobre las
apellidos, razón o mismas
denominación social, en su
caso, nacionalidad y domicilio
de los sucesivos titulares, así
como la constitución de La sociedad solo considerará
derechos reales y otros socio a quien se halle inscrito en
gravámenes sobre aquellas dicho libro
Paraninfo 7. Documentación empresarial

LIBRO REGISTRO DE CONTRATOS

En las sociedades unipersonales, los

contratos celebrados entre el socio
único y la sociedad “deberán constar
por escrito o en la forma documental
que exija la ley de acuerdo con su
naturaleza”

Se transcribirán a un libro registro de la

sociedad que habrá de ser legalizado
conforme a lo dispuesto para los libros
de actas de las sociedades

En la memoria anual se hará referencia

expresa e individualizada a estos
contratos, con indicación de su
naturaleza y condiciones
 Paraninfo 7. Documentación empresarial

7.4. La formalización de la documentación contable

El Plan General de Contabilidad (PGC) es el desarrollo reglamentario en materia de

cuentas anuales individuales de la legislación mercantil. Para llevar la contabilidad
existen unos libros obligatorios y otros voluntarios

LIBROS OBLIGATORIOS Y SUSCEPTIBLES DE OBLIGACIÓN

• El libro de inventarios y cuentas anuales

• El libro diario
• El libro registro de socios y de acciones nominativas
• El libro de actas de las juntas y de los órganos colegiados de la sociedad
• El libro de registro de contratos en el caso de sociedad unipersonal

• Cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad

(artículo 329 del Reglamento del Registro Mercantil)
 Paraninfo 7. Documentación empresarial

Cumplimentación en soporte electrónico y presentación en el Registro

Mercantil provincial correspondiente donde la entidad tenga su
domicilio social, por vía telemática, dentro de los 4 meses siguientes
al cierre del ejercicio social

Certificados electrónicos

PRESENTACIÓN Abonarse como usuario de la página del

EMPRESARIOS Colegio de Registradores
Y LIBROS TELEMÁTICA
OBLIGATORIOS
Los libros se generan con el programa
LEGALIA

Acreditación telemática de presentación

El empresario deberá conservar una copia informática, de idéntico

contenido y formato, de los ficheros correspondientes a los libros
presentados para su legalización
 Paraninfo 7. Documentación empresarial

Verificar las cuentas anuales para determinar si

expresan la imagen fiel del patrimonio, de la
situación financiera y de los resultados de la
empresa
AUDITORÍA DE
CUENTAS
Realizado por el Independientes
auditor de cuentas
o una sociedad de
auditoría Supervisados por el ICAC
PROCESOS DE
FISCALIZACIÓN Y
DEPÓSITO DE Cierre del ejercicio contable
CUENTAS
Legalización de los libros contables

Aprobación de las cuentas anuales

PRESENTAR LAS
CUENTAS
ANUALES Estar abonado a los servicios interactivos del
Colegio de Registradores y disponer de un
certificado de firma electrónica

Generar los ficheros necesarios para el envío

telemático de las cuentas anuales
 Paraninfo 7. Documentación empresarial

7.5. Las empresas y la Administración electrónica

Incorporación de las NTIC en las Administraciones Públicas

Ahorro de costes

Ahorro de tiempo

Mayor flexibilidad y comodidad

VENTAJAS Mayor productividad y competitividad

LA e-
ADMINISTRACIÓN
Mayor facilidad de tramitación

Acercamiento entre Administración y empresas

Seguimiento de los trámites

No siempre es fácil el acceso a los servicios

DESVENTAJAS Desconocimiento de los servicios

Desconfianza por la seguridad en el medio

 Paraninfo 7. Documentación empresarial
Ente de Derecho público con personalidad jurídica propia y
Agencia
plena capacidad jurídica y privada
española de
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER

protección de Actúa con independencia de la Administración Pública en el

datos (AEPD) ejercicio de sus funciones

LO 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos (LOPD)

Los ficheros con datos de carácter personal se deberán inscribir en el Registro general
de protección de datos
PERSONAL

El tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento

inequívoco del afectado, salvo que la ley disponga otra cosa

Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica

RD 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el esquema

Marco legal nacional de seguridad en el ámbito de la e- Administración
relativo a la
Administración Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las NTIC en la
electrónica Administración de Justicia

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento

Administrativo Común de las Administraciones Públicas
 Paraninfo 7. Documentación empresarial

7.6. Trámites de
constitución de las
empresas

PROCESO DE
CONSTITUCIÓN Y
TRÁMITES A SEGUIR PARA
LA PUESTA EN MARCHA DE
UNA EMPRESA