GERENCIA DE LA CONSTRUCCIÓN

Paola Montoya Ortiz

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 Inicio Planificación Ejecución Control Cierre
Des a rrol l o * Di ri gi r proyecto *Control a r tra ba jo
Cerra r
Integración Acta Des a rrol l a r Pl a n de Proyecto * Ges tiona r * Control a r
Proyectos
Cons tituci ón conoci mi ento ca mbi os

* Pl a ni fi ca r Al ca nce
* Va l i da r Al ca nce
*Recopi l a r requi s i tos
Alcance * Defi ni r Al ca nce
* Control a r
a l ca nce
* Crea r EDT

* Pl a ni fi ca r cronogra ma
*Defi ni r a ctivi da des
Controlar
Cronograma * Secuenci a r a ctivi da des
* Es tima r dura ci ones cronograma
* Des a rrol l a r cronogra ma
*Planificar
Costos
Controlar
Costos *Estimar Costos
*Determinar costos
Presupuesto
Controlar
Planificar calidad Gestionar calidad
Calidad calidad
*Planificar
*Adquirir Recursos
Recursos Controlar
Recursos *Estimar
*Desarrollar Equipo
recursos
*Dirigir Equipo
Recursos
Gestionar Monitorear
Comunicaciones Planificar comunicaciones comunicaciones comunicaciones
*Pl a ni fi ca r Ri es gos
*Identifi ca r Ri es gos
Implementar Monitorear
Riesgos *An. Cua l i tativo Ri es gos
*An. Cua ntitat. Ri es gos respuestas riesgos riesgos
*Pl a n Res pues ta Ri es gos
Controlar
Adquisiciones Planificar Adquisiciones Efectuar adquisiciones adquisiciones
Identificar Monitorear
Interesados interesados Planificar interesados Gestionar interesados interesados
 GESTIÓN DE COMUNICACIONES
• Para una compañía es importante tener un buen sistema de comunicaciones y para proyecto lo es aún

mas, los informes deben llegar a los interesados adecuados y en el tiempo adecuado.

• Un cambio debe ser dirigido al responsable de ejecutarlo

• Un llamado de atención debe hacerse de la forma indicada, por esto es importante que se establezcan las

reglas de juego de la comunicación del proyecto.

• En esta gestión se realizan todos los procesos para garantizar que la generación, recopilación, el

almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y

oportunos.
 GESTIÓN DE COMUNICACIONES
INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Planificar comunicaciones Gestionar Monitorear
comunicaciones comunicaciones

Los tres procesos de la gestión de las comunicaciones son:

1. Planificar la gestión de las comunicaciones: determinar cuáles serán las necesidades de
información del proyecto e interesados, para definir cómo se van a gestionar y monitorear
esas comunicaciones.
2. Gestionar las comunicaciones: recolectar, elaborar y distribuir la información a los
interesados. También incluye acciones de almacenamiento y recuperación de la
información.
3. Monitorear las comunicaciones: asegurar que se cumplan las necesidades de
información del proyecto e interesados.
 PLANIFICAR COMUNICACIONES
Proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto,
documentando la manera en que el proyecto demostrará el cumplimiento con los mismos.

ENTRADA PROCESO SALIDA

Contrato firmado
• Plan de Gestión de
Acta de inicio Comunicaciones
Herramientas y Técnicas • Matriz de comunicaciones
Organigrama

 Análisis requisitos de comunicaciones

 Tecnología de las comunicaciones
 Métodos de comunicaciones
 PLANIFICAR COMUNICACIONES
Herramientas & Técnicas
• Análisis de los requisitos de la comunicación: identificar las necesidades de información de los
interesados para definir el tipo y formato de información. Los requisitos de la comunicación podrán provenir
de diferentes fuentes tales como:
• Interesados internos al proyecto (patrocinador, equipo, etc.)
• Interesados externos al proyecto (gobierno, medios de prensa, etc.)
• Requisitos legales
• Canales de comunicación (uno a uno, uno a varios, varios con varios)

Canales de comunicación
 PLANIFICAR COMUNICACIONES
Herramientas & Técnicas
Tecnologías de las Comunicaciones: Planificar qué tipo de tecnología se utilizará para distribuir y gestionar
la información. Por ejemplo: intranet, redes sociales, email, celular, etc. Le tecnología a utilizar dependerá de
factores tales como:
 Urgencia
 Disponibilidad actual de tecnología
 Competencias del personal y facilidad de uso de la tecnología
 Cambios tecnológicos
 Entorno de trabajo: ¿físico o virtual?
 Sensibilidad y confidencialidad de la información
 PLANIFICAR COMUNICACIONES
Herramientas & Técnicas  Oficial: notas de prensa, versiones finales aprobadas, etc.
 No oficial: información preliminar, confidencial, etc.
Métodos de Comunicaciones: Distintas alternativas para compartir la
 No verbal: lenguaje corporal, tono de voz, acciones, etc.
información entre los interesados. Por ejemplo, realizar una reunión
Enfoques de la comunicación:
interactiva o bi-direccional en tiempo real, enviar un e-mail unilateral
Interpersonal: cara a cara (ej. reunión)
(push), desarrollar una intranet (pull), etc.
Grupos pequeños: 3-6 personas (ej. grupos focales)
Al momento de planificar los métodos de comunicación, el DP debe
Pública: 1 emisor y varios receptores (ej. conferencia)
considerar las dimensiones y enfoques de la comunicación.
Masiva: poca comunicación entre emisor y receptores (ej. prensa)
Dimensiones de la comunicación:
Redes sociales: varios emisores y receptores (ej. blogs)
 Interna: entre las personas que forman parte del proyecto
 Externa: hacia los interesados externos del proyecto
 Vertical: entre jefe-empleado y viceversa
 Horizontal: entre colegas del proyecto
 Escrita formal: planes, solicitud, etc.
 Escrita informal: memos, e-mails, notas
 Oral formal: presentaciones
 Oral informal: reuniones, conversaciones
 PLANIFICAR COMUNICACIONES
Salida
Matriz de Comunicaciones: Contiene una descripción de toda la información que se debe comunicar a los distintos stakeholders del
proyecto.
El propósito de la matriz de comunicaciones es definir los requerimientos de comunicación para el proyecto y cómo serán distribuidos. Una
buena matriz define los siguientes aspectos:
 Los requerimientos de comunicación basados en los roles del proyecto.
 Que información será comunicada.
 Cómo la información será comunicada.
 Cuándo será distribuida la información
 Quien lleva a cabo la comunicación
 Quien recibe la información
 GESTIONAR COMUNICACIONES
• Se debe promover los espacios necesarios para que las comunicaciones planificadas sean ejecutadas tal y
como se estableció en la matriz de comunicaciones
• Es importante que las reuniones planificadas tanto con el equipo del proyecto como con los contratistas del
mismo se lleven a cabo con la periodicidad establecida; ya que es allí donde se tratan temas como el
Desempeño de Trabajo donde se realiza una análisis del comportamiento de cada contratista durante la
ejecución del proyecto, establecer sus desviaciones con respecto a la planificación en alcance, tiempo,
costo y realidad y establecer las acciones correctivas o preventivas para conseguir alinear nuevamente el
proyecto.
• También es importante que se establezca la información que se puede salir de la compañía como por
ejemplo la información que es enviada a la entidad que realiza la financiación del proyecto, la información
que es enviada a los clientes y a las entidades gubernamentales; ya que para cada una de ellas se deben
utilizar un lenguaje apropiado y un medio de envío de información diferente.
 MONITOREAR COMUNICACIONES
• Durante el proceso de monitorear las comunicaciones se asegura que los interesados reciban sus
requisitos de información en tiempo y forma con el objetivo de que sigan apoyando al proyecto.
• El DP necesita tener un diálogo fluido con su equipo para discutir sobre la mejor manera de actualizar la
información a los interesados del proyecto
• Se debe monitorear las comunicaciones con la comunidad, público, medios de prensa, equipos virtuales,
etc.
GESTION DE RIESGOS
 GESTIÓN DE RIESGOS
INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Planificar Riesgos Implementar Monitorear Riesgos
Identificar respuesta riesgos
Análisis cualitativo
Análisis cuantitativo
Plan Respuesta Riesgos

• Planificar la gestión de riesgos: cómo se llevarán a cabo las actividades de identificación, análisis, respuesta y
monitoreo de riesgos.
• Identificar los riesgos: qué riesgos individuales y causas de riesgo general podrían afectar al proyecto.
• Realizar análisis cualitativo de riesgos: estimar de manera cualitativa (ej. alto, medio, bajo) la probabilidad y el
impacto de cada riesgo para priorizarlos.
• Realizar análisis cuantitativo de riesgos: estimar numéricamente la probabilidad (ej. 5%) y el impacto (ej. $10.000)
para priorizar los riesgos con mayor precisión. Además, evaluar el riesgo general del proyecto (ej. probabilidad de perder
dinero).
• Planificar la respuesta a los riesgos: planificar las acciones que se llevarán a cabo para mejorar las oportunidades y
reducir las amenazas.
• Implementar las respuestas a los riesgos: ejecutar las acciones del plan de respuesta si ocurren los riesgos
identificados.
• Monitorear los riesgos: seguimiento de los riesgos identificados, respuestas implementadas y efectividad de los
procesos de gestión de riesgos. Además, identificar nuevos riesgos del proyecto.
 GESTIÓN DE RIESGOS
1. Mediante reunión de planificación el equipo de trabajo planea la forma de enfrentar los riesgos y realiza una identificación

por cada gestión (Costos, calidad, tiempo) y un cronograma de gestión, evaluación y monitoreo de los riesgos con sus

respuestas

2. Se realiza análisis cuantitativo y cualitativo de los efectos del riesgo

3. Se determinan opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto

4. Se elabora plan de monitoreo para los efectos más importantes (los que afectan el objetivo).

5. Se definen las técnicas de análisis de los riesgos

6. Planificación de respuesta al riesgo, tanto negativos o amenazas como positivos u oportunidades

 GESTIÓN DE RIESGOS
Una vez realizado el plan de gestión de riesgos, es necesario
comenzar con la identificación de los eventos riesgosos que, si
ocurriesen, afectarían el resultado del proyecto ya sea para bien o
para mal.
La identificación de riesgos es un proceso iterativo que se lleva a cabo
a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Probabilidad
Nivel Impacto
Análisis Cualitativo 5 Muy alto
4 Alto
Una vez identificados los riesgos existentes en el proyecto, se deben 3 Moderado
priorizar combinando la probabilidad de ocurrencia con el impacto 2 Bajo
1 Muy bajo
sobre los objetivos del proyecto si dichos riesgos llegase a
presentarse. Impacto

Matriz de probabilidad e impacto: Es una matriz que especifica las

combinaciones de probabilidad e impacto que llevan a calificar los
riesgos con un determinado nivel de prioridad: baja, media, alta.
 GESTIÓN DE RIESGOS
Matriz de probabilidad e impacto

• El analista de riesgo puede fijar una escala para categorizar y priorizar los riesgos.
• Por ejemplo, siguiendo con los puntajes el analista podría definir que aquellos riesgos cuyo puntaje está entre 0-9 son de
“baja prioridad”, los que se encuentren entre 10-19 tienen “prioridad media”, y aquellos cuyo puntaje supere los 19 puntos
son de “alta prioridad”.
• No existe un formato único para establecer el puntaje de la probabilidad, el impacto y las escalas para priorización de
riesgos
GESTIÓN DE ADQUISICIONES
 GESTIÓN DE ADQUISICIONES
INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Planificar Adquisiciones Efectuar Controlar
adquisiciones adquisiciones

• Planificar la gestión de las adquisiciones: ¿Qué comprar?, ¿Cuándo comprar?, ¿Cómo será el proceso para adquirir
bienes y servicios?, ¿Cómo se realizará el seguimiento de los contratos? Documentar los requisitos de la adquisición e
identificar a los vendedores potenciales.

• Efectuar las adquisiciones: contactarse con los vendedores para obtener propuestas y presupuestos, revisar las
propuestas, seleccionar los vendedores, negociar y adjudicar los contratos.

• Controlar las adquisiciones: gestionar las relaciones con los proveedores, monitorear los contratos, gestionar los
cambios y cerrar las contrataciones.
 GESTIÓN DE ADQUISICIONES
1. Documentar las decisiones de compra para el Aspectos Claves
proyecto, indicando proceso de selección de
• Revisión de los valores cotizados con lo
proveedores y responsable de la autorización
presupuestado siempre debe ser menor o igual
de compra
• Elaborar calendario de adquisiciones
2. Revisión de especificaciones a los insumos
importantes para prever tiempos de entrega
críticos
• Realizar recepción de los insumos de acuerdo a
3. Elaboración de contratos de grandes
lo indicado en las especificaciones técnicas
negocios
4. Elaboración de listado de proveedores de
insumos pequeños (ferreterías, madera,
repuestos)
5. Selección del proveedor
6. Ordenes de compras
7. Proceso de recepción
8. Control de inventario
GESTIÓN DE INTERESADOS
 GESTIÓN DE INTERESADOS
INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Identificar Planificar interesados Gestionar Monitorear
interesados involucramiento

Identificar a los interesados: realizar un listado de todas las personas u organizaciones que de alguna manera se verán
afectadas por el proyecto o afectarán con su accionar al proyecto.

Planificar el involucramiento de los interesados: en función de las necesidades y expectativas de cada grupo de
interesados, se desarrolla la estrategia para comprometerlos con el proyecto y mitigar de esa forma posibles impactos
negativos.

Gestionar el involucramiento de los interesados: comunicarse de manera frecuente y proactiva con los interesados para
involucrarlos con el proyecto y satisfacer sus necesidades y expectativas. Además, se gestionan los conflictos entre los
interesados en tiempo y forma.

Monitorear el involucramiento de los interesados: realizar un seguimiento de las relaciones y comportamiento de los
interesados a lo largo de todo el proyecto. Ajustar la estrategia de gestión cuando sea necesario, para mantener el
compromiso de los grupos de interés con el proyecto.
 INICIO Identificar Interesados

• La satisfacción de los interesados se debe considerar El contenido del documento de información detallada
de los interesados está constituido por la siguiente
como un objetivo clave del proyecto información:
• Para iniciar el proceso de identificación de los • Nombre del interesado
• Razón social del interesado
interesados, el DP debe contar con un equipo para • Cargo del interesado
realizar una efectiva identificación de los interesados • Requerimientos
• Ubicación
del proyecto tanto los que son beneficiados como • Rol en el proyecto
quienes se ven afectados con el mismo, cual es su • Información del contacto: identificar porque medio
se puede tener comunicación con el y los datos
interés, el impacto que puede tener el proyecto con su para hacer llegar dichas comunicaciones
participación y la influencia, que puede tener para el • Expectativas

éxito del proyecto

 INICIO Identificar Interesados
• Vecinos: Por un lado se encuentran los vecinos del proyecto a quienes se les debe dar a conocer el
proyecto en caso que estos tengan objeción del mismos y además se debe realizar un levantamiento del
estado de sus inmuebles con el fin de futuras reparaciones en caso que estas lleguen a existir
• Curaduría y Planeación: Estos entes gubernamentales son los encargados de verificar que todas las
normas constructivas se cumplan según lo estipulado e imponer sanciones adecuadas si es necesario.
• Proveedores: Es importante contar con proveedores competentes para el buen y fluido desarrollo del
proyecto.
• Junta Directiva: Este grupo es uno de los interesados mas importantes ya que son los patrocinadores del
proyecto y por lo tanto se deben mantener informados constantemente garantizando cumplir todos sus
requisitos y expectativas
• Entidad financiera: Dependiendo si el proyecto necesite o no de apalancamiento financiero el interesado
formará parte o no del proyecto. En ocasiones la entidad financiera establece unos requisitos específicos
para el proyecto como condición de financiamiento del mismo.
 INICIO Identificar Interesados
• Contratistas: El interés de este grupo es alto en el proyecto ya que tienen la intención de participar en el
para lograr el crecimiento de sus empresas y obtener una mayor experiencia en su trabajo, su poder podría
ser bajo, aunque dependiendo de las condiciones del proyecto podrían llegar a tener un poder alto por lo
que es necesario realizar una buena gestión sobre ellos.
• Empleados: Son quienes participan de manera mas directa en la ejecución del proyecto. Estos interesados
esperan recibir una estabilidad económica por parte de la empresa, buen trato de sus patronos, los recursos
necesarios para poder cumplir con sus tareas, etc
• Clientes: Para el caso de un proyecto de vivienda, el cliente es el usuario final ya que este es el propietario
de un inmueble por lo que la expectativa de estos interesados es muy alta lo que los posiciona con un alto
interés.
• Vendedores: Conociendo ya las expectativas de los interesados, es muy importante que el DP con su
equipo de trabajo determine la capacidad de influencia para el éxito o el no éxito del proyecto de cada uno
de los interesados, clasificándolos, utilizando la matriz de interés/poder
 INICIO Identificar Interesados
Matriz Poder/Interés
Formato de Registro de Interesados
• Información de identificación: Se trata de
información básica que ha sido obtenida por cada
proceso de la compañía como el nombre, el cargo, una
dirección y teléfono de contacto y el papel o rol en el
proyecto.
• Información de evaluación: es el grupo mas
importante de la información de los interesados ya que
aquí se consignan los requerimientos, las expectativas
y la influencia en el proyecto que tiene cada uno de los
interesados que han sido identificados y de esta forma
poder realizar seguimiento al cumplimiento de esta
información
• Clasificación de los interesados: una información
fina que le permite al DP si el interesado es interno o
externo y si es neutral o no al proyecto
INICIO Identificar Interesados

Formato: Registro de Interesados