Ing.

Mónica Patricia Quintero Gallego

4.INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

Marzo 27 de 2020

Resolución 0312 de 2019 Estándares Mínimos del SGSST.

Las nuevas normas ISO como puede ser la ISO 9001 2015, la ISO 14001 2015 y la ISO 45001, ha llevado a
las empresas a que su implantación se encuentre orientada a conseguir integrar sistemas de gestión.

El paso inicial es que las empresas lleven a cabo un análisis del contexto en el que se encuentra
operando, considerando aspectos relacionados como pueden ser:

• Madurez: es la capacidad para la gestión por procesos.

• Complejidad: las necesidades y expectativas del cliente y otras partes interesadas.
• Alcance: extensión de todos los sistemas de gestión.
• Riesgo: es el nivel de riesgo debido al incumplimiento legal o los fallos asociados en el proceso de
integrar sistemas de gestión.
Una vez efectuado este análisis, la empresa se encuentra a disposición de la selección del método de
integrar sistemas de gestión de una manera apropiada.

Es importante destacar la máxima eficiencia del análisis del contexto se consigue cuando es posible
involucrar a todas las partes interesadas.

Se puede considerar una herramienta de gestión para realizar el análisis de la situación del contexto,
como por ejemplo realizar un análisis FODA.

Selección del método para integrar sistemas de gestión

La aplicación de la gestión por procesos requiere cambios en el organigrama de la empresa, la

definición de las responsabilidades, etc. se deriva de la necesidad de dotar a los propietarios de
procesos de la responsabilidad, autoridad y capacidad necesaria para la gestión unificada de los
requisitos y factores de los diferentes sistemas que se encuentran en cada proceso.

Los mayores niveles de gestión por procesos requieren mayores niveles de madurez y viceversa. La
gestión por procesos se puede aplicar de forma paulatina limitando su aplicación a ciertos procesos,
áreas o sistemas, además se debe aplicar a la totalidad de los procesos de la empresa.

Como consecuencia de esto, se recomiendan tres métodos de integración cuya aplicación se

encuentra ligada al nivel de madurez.

Los tres métodos se encuentran escalonados y son complementarios, además de la aplicación

progresiva que supone una mayor capacidad y calidad de la gestión de la empresa.
 Los posibles métodos para integrar sistemas de gestión se utilizan según el nivel de madurez de la
gestión por procesos son los siguientes:

Método básico

Es el método más rentable, ya que requiere de una pequeña inversión y se obtienen resultados a corto
plazo, debido a la optimización de los recursos destinados a la gestión de la documentación y a la
gestión integrada de algunos procesos.

Este método no requiere experiencia en la gestión por procesos, y es abordable por todo tipo de
empresas.

Entre las acciones que pueden llevarse a cabo en este método se encuentran las siguientes:

• Integrar las políticas de cada sistema de gestión siendo una única política del sistema de gestión
integrado.
• Integrar en un único manual de gestión la documentación de los sistemas de gestión que se aplican.
• Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos críticos para la
gestión de todos los aspectos que cubre el sistema integrado de gestión.
• Se debe integrar la gestión de algunos procesos organizativos de los sistemas teniendo en cuenta
todos los requisitos de cada uno.
• Integrar de forma documentada todos los procesos.

Método avanzando

Este método supone la continuación natural del método básico. Su rentabilidad se consigue a medio
plazo, ya que se requiere de experiencia para implementar de forma eficaz la gestión por procesos.

Para aplicar el método se necesite un nivel de madurez en la gestión por procesos. Se debe aplicar
este método sin tener experiencia en la gestión por procesos puede suponer la aparición de
problemas durante la integración.

Las acciones que pueden ser abordadas en este estadio son las siguientes:

• Desarrollo de un mapa de procesos que integre los diferentes sistemas de gestión, los procesos de
gestión, los procesos operativos y los procesos de soporte.
• Se deberá definir y gestionar los procesos que contemplan entre otros siguientes factores.
• Presentar el servicio y, mantener los equipos de seguimiento y medición.
• Revisar y mejorar de forma sistemática todos los procesos teniendo en cuenta los requisitos de cada
sistema.
 Método experto

Este método supone la continuación natural del método avanzado. Un método muy rentable, ya que
supone extender la integración a corto plazo del sistema de gestión por procesos existente a otras
áreas o aspectos no contemplados hasta ahora. No es necesario realizar una inversión adicional. Se
pueden conseguir grandes resultados si se alinean todos los procesos con las estrategias.

Se requiere una gran experiencia en la gestión por procesos para aplicar este método. Las acciones
que, pueden ser abordadas en este estadio son las siguientes:

• Establecer objetivos y metas e indicadores integrados. Se deben desplegar los objetivos e indicadores
a los procesos.
• Incluir al cliente, a los proveedores y otras partes interesadas en el diseño de todos los procesos.
• Extender la gestión por procesos a las actividades administrativas y económicas.
• Involucrar a los proveedores en la mejora de los procesos.
MODELO DE INTEGRACIÓN
Estructura establecida por ISO para Sistemas de Gestión:
1. Objeto y campo de aplicación
2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones
4. Contexto de la organización
5. Liderazgo
6. Planificación
7. Apoyo
8. Operación
9. Evaluación del desempeño
10. Mejora

Contexto de la organización
Cuestiones externas e internas. Se puede utilizar la misma sistemática para determinar las cuestiones
externas e internas de la organización. Por ejemplo, un informe de análisis del contexto donde se
incorporen las diferentes perspectivas.

Partes interesadas. Utilizar un método único para conocer las necesidades y expectativas de las partes
interesadas y documentarlas. Por ejemplo, mediante encuestas, reuniones, grupos de consumidores y
realizando informes sobre las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Alcance del sistema integrado de gestión. El alcance debe ser el mismo e incluir las actividades y centros
de la organización. Se puede documentar en el manual integrado del sistema de gestión.

El sistema integrado de gestión. Hay que establecer los procesos necesarios y sus interacciones. Se
puede realizar un mapa donde se integren todos los procesos de la organización tanto de calidad,
medio ambiente y la SST.
Elementos específicos: Como elemento específico de ISO 9001, hay que especificar, para los procesos
de la organización, las entradas y salidas esperadas, criterios y métodos para la operación eficaz y el
control, los recursos necesarios, las responsabilidades y autoridades, los riesgos y oportunidades,
evaluación y mejora de los mismo.

Liderazgo
Compromiso y liderazgo. La alta dirección asume el compromiso y liderazgo con los sistemas
implantados asumiendo la rendición de cuentas del sistema integrado.

Política integrada. Se debe formular una política de gestión integrada que contenga los compromisos
específicos mínimos citados en las normas de referencia.
Roles, responsabilidades y autoridades en la organización. La alta dirección define y comunica los roles,
responsabilidades y autoridades pertinentes para el funcionamiento del sistema implantado a través
de fichas de puestos de trabajo, manuales de funciones, procedimientos e instrucciones técnicas.

Elementos específicos: De manera específica, en ISO 45001 la organización tiene que establecer los
procesos necesarios para la consulta y la participación de todos los trabajadores y, cuando existan, de
los representantes de los trabajadores. Se puede sistematizar la celebración de reuniones donde se
reflejen los acuerdos alcanzados en actas o la emisión de informes periódicos con la información
necesaria relativa a la seguridad y salud.

Planificación
Acciones para abordar riesgos y oportunidades. Hay que aplicar una misma sistemática para determinar
los riesgos y las oportunidades relacionados con el contexto de la organización y definir acciones para
abordarlos. Por ejemplo, un análisis DAFO con las conclusiones y la definición de un plan estratégico.

Objetivos y planificación para lograrlos. Es conveniente establecer un programa de objetivos conjunto

para calidad, medio ambiente y SST.

Elementos específicos: La Norma ISO 14001 requiere que se identifiquen y evalúen los aspectos e
impactos ambientales asociados de la organización desde una perspectiva del ciclo de vida. Para el
sistema de gestión de la SST, hay que identificar los peligros, y evaluar los riesgos y oportunidades
laborales, así como determinar requisitos legales y otros requisitos de aplicación en materia de medio
ambiente, seguridad y salud laboral.
La organización debe planificar acciones para abordar los riesgos y oportunidades identificados en los
aspectos ambientales en medio ambiente; riesgos laborales en SST; requisitos legales en medio
ambiente y SST; y procesos de la organización en calidad.
 Apoyo
Recursos. La optimización de recursos se consigue a través de la integración en los procesos de
negocio, los ambientales y de seguridad y salud. Por ejemplo, en el área de producción, se puede
fabricar o prestar el servicio controlando los consumos de recursos y la generación de residuos,
emisiones o vertidos así como aplicando las medidas de seguridad establecidas.

Competencia. Para los puestos de trabajo de la organización, definir requisitos de competencia

necesarios para el funcionamiento del sistema integrado de gestión. Se debe aplicar la misma
sistemática para determinar las acciones necesarias para adquirir la competencia, proporcionarla y
evaluar la eficacia de dichas acciones. Por ejemplo, se puede disponer de fichas de perfiles de puesto
de trabajo con requisitos de competencia para calidad, medio ambiente y SST y planes de formación
conjuntos.

Elementos específicos: Para los procesos de calidad, la organización debe identificar la infraestructura
necesaria y mantenerla, así como determinar el ambiente para la operación de los procesos. En calidad
constituye un requisito identificar los conocimientos necesarios para la operación de los procesos de
la organización.

Toma de conciencia. Las campañas de concienciación relativas al sistema integrado de gestión pueden
ser conjuntas utilizando redes de comunicación internas, convocatorias de premios a través de
concursos,etc
Comunicación. Los canales habilitados por la organización serán los mismos para las comunicaciones
internas y externas. Algunos métodos utilizados habitualmente incluyen reuniones presenciales, el
correo electrónico, la intranet, tablones de anuncios, buzones de sugerencias y, para comunicar
externamente información, la página web.

Información documentada. La organización dispondrá de un sistema documental único e integrado con

documentos comunes aplicables a las tres normas y documentos específicos según requieran los
procesos de la organización. Manual integrado del sistema (no requerido en las normas, pero de gran
utilidad), procedimientos comunes de identificación de riesgos y oportunidades, formación y toma de
conciencia, comunicación, control de la información documentada, auditorías internas, revisión por la
dirección, no conformidades y acciones correctivas son ejemplos de documentos comunes. Por su
parte, constituyen ejemplos de documentos específicos el procedimiento de identificación y
evaluación de aspectos ambientales, riesgos laborales, identificación y evaluación de requisitos
legales, satisfacción del cliente, determinación de los requisitos para los productos y servicios, etc.
Operación
Planificación y control operacional. El gran reto de las organizaciones es la integración del control
operacional. Por ejemplo, en los procesos de contratación, ventas o en la publicidad de las
prestaciones del producto o servicio, se puede incorporar información sobre los impactos potenciales
del producto para los clientes o usuarios, así como disposiciones de seguridad que se deban tener en
cuenta. En el proceso de diseño es recomendable incorporar requisitos ambientales del producto o
servicio diseñado, así como las condiciones para minimizar los riesgos para la seguridad y salud de los
trabajadores. En las compras, incorporar requisitos ambientales para la adquisición de productos o
servicios así como los requisitos de seguridad asociados. Y en la fabricación o prestación del servicio
considerar los consumos, vertidos, residuos o emisiones, y los riesgos específicos del puesto de
trabajo.

Elementos específicos: La organización puede establecer medidas conjuntas para prepararse para
posibles situaciones de emergencia en materia de seguridad laboral y medio ambiente y definir pautas
de actuación en caso de que se produzcan. Habitualmente se disponen de planes de emergencia
conjuntos.

En calidad hay muchos requisitos específicos que hay que considerar cuando se implemente el sistema
de gestión. No obstante, y como se ha comentado anteriormente, una de las claves principales para
conseguir un nivel elevado de integración de los sistemas de gestión, consiste en incorporar los
requisitos de control operacional relativos al medio ambiente y a la seguridad y salud en los siguientes
elementos específicos de ISO 9001: la comunicación con el cliente; determinación, revisión y cambios
de los requisitos para los productos y servicios; diseño y desarrollo; la información para los
proveedores y el control de procesos contratados externamente; la identificación y trazabilidad de los
productos o servicios, cuando sea requerida; la propiedad perteneciente a los clientes o proveedores
externos; las condiciones de preservación de las salidas del producto o servicio; las actividades
posteriores a la entrega; requisitos para la liberación de productos o servicios y el control de salidas
no conformes.
Evaluación del desempeño
Seguimiento, medición, análisis y evaluación. Se trata de requisitos plenamente integrables donde se
puede utilizar una sistemática conjunta. Por ejemplo, una vez definidos indicadores de seguimiento
para calidad, medio ambiente y SST, se pueden establecer reuniones periódicas donde analizar la
información, evaluar la evolución y tomar las acciones oportunas.

Auditoría interna. Igualmente se trata de un proceso plenamente integrable. Los auditores y la

auditoría se pueden realizar de manera conjunta donde se obtenga como resultado un informe
conjunto de la auditoría interna.

Revisión por la dirección. La organización puede realizar la revisión por la dirección integrada
incorporando los requisitos de las tres normas de referencia generando una única acta o informe de
revisión.

Elementos específicos: Evaluación del desempeño. Para los requisitos legales de medio ambiente y SST,
se establece una sistemática conjunta para evaluar el cumplimiento de los requisitos de aplicación. Es
habitual disponer de un único procedimiento para la identificación y evaluación de requisitos legales.
Específicamente en calidad, hay que establecer sistemáticas para la evaluación de la satisfacción del
cliente.

Mejora
No conformidad y acción correctiva. La misma sistemática (procedimiento) para detectar no
conformidades y definir acciones correctivas es aplicable a los tres sistemas. Este requisito es
plenamente integrable. Igualmente, se puede establecer un formato para el registro de no
conformidades y acciones correctivas.
Mejora continua. La mejora continua es uno de los principales resultados previstos del sistema
integrado de gestión.

Elementos específicos: La organización debe establecer un proceso para informar, investigar y tomar
acciones para gestionar los incidentes en materia de seguridad.

La ISO 9001 en su versión 2015 es mas rigurosa en el tema de DISEÑO Y DESARROLLO.