SOFTWARE PARA EL CONTROL Y ALMACENAMIENTO DE REPUESTOS

NUEVOS Y USADOS

Estudiante(s)

Miguel Arturo Polania Machao

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

ANALISIS Y DESARROLLO DE SOFTWARE

COLOMBIA 2024

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SOFTWARE PARA EL CONTROL Y ALMACENAMIENTO DE REPUESTOS
NUEVOS Y USADOS

FASE DE ANÁLISIS
Presentado a:
Erwing Jesid Dávila García
William Fernando Muñoz Muñoz

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

ANALISIS Y DESARROLLO DE SOFTWARE

COLOMBIA 2024

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NOTA DE ACEPTACIÓN

PRESIDENTE DEL JURADO

JURADO

JURADO

Colombia, 2024

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 DEDICATORIA

Se dedica este proyecto a todas las personas que están en pro de la búsqueda de
conocimientos y de aprender a utilizar esos conocimientos para el bien común.

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 EXCLUSIÓN DE RESPONSABILIDADES

A todos los interesados;

Con la presente, el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA es excluida de

responsabilidad por los comentarios y/o escritos que en este trabajo se realicen,

por conceptos de derechos de autor, ya que son de plena responsabilidad los

autores de el mismo.

Esto no afectará en lo absoluto la calidad y prestancia en nuestro trabajo, así como

tampoco implica un descuido en la realización de nuestras labores y de sus

intereses.

Agradecemos en forma insistente la comprensión y preferencia que ante todo

siguen teniendo para con nuestros proyectos.

5
 AGRADECIMIENTOS

Dedico este proyecto a Dios por ser el inspirador para cada uno de nuestros

pasos dados en la vida, a nuestros padres por ser los guías en el sendero de cada

acto que realizo hoy, mañana y siempre; y en general a toda mi familia, por ser el

apoyo que siempre está ahí para continuar con proyecto de vida.

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 TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1 CAPITULO UNO IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS ORGANIZACIONALES GA1-

220501092-AA1-EV02 ___________________________________________________ 11
1.1 Teoría ______________________________________________________________ 11
1.1.1 Elementos del sistema ______________________________________________________ 11
1.1.2 Tipos _____________________________________________________________________ 11
1.1.3 Características _____________________________________________________________ 11
1.1.4 Actores responsables y relaciones _____________________________________________ 12

2 CAPITULO DOS CASO DE ESTUDIO (SOFTWARE A CONSTRUIR) _______________ 13

2.1 Formulación del problema______________________________________________ 13

3 CAPITULO TRES JUSTIFICACIÓN ________________________________________ 14

4 CAPITULO CUATRO PROCESOS ORGANIZACIONALES _______________________ 15
4.1 Identificación de procesos y variables utilizados actualmente _________________ 15
4.1.1 Entradas __________________________________________________________________ 15
4.1.2 Procedimiento _____________________________________________________________ 15
4.1.3 Salidas ___________________________________________________________________ 16
4.1.4 Controles _________________________________________________________________ 17
4.1.5 Aplicaciones _______________________________________________________________ 17
4.1.6 Datos ____________________________________________________________________ 17

4.2 Análisis de los procesos ________________________________________________ 18

5 CAPITULO CINCO WEBGRAFÍA _________________________________________ 20

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 INTRODUCCIÓN

Desde el momento en que la industria se tomó el mundo entero, se han presentado

efectos nocivos para el medio ambiente, la alta contaminación por el ser humano
en su afán de avanzar tecnológicamente de una manera desmedida, sin tener en
cuenta los efectos secundarios que dañan el planeta.
Por ende, el área de mantenimiento año tras año toma más relevancia en las
empresas, debido a que una de sus funciones es preservar y lograr una
mantenibilidad de los equipos e infraestructuras que componen la organización;
para lograr su objetivo se hace necesario contar con stocks de repuestos nuevos
y usados, e igualmente la disposición de un lugar para su correcto
almacenamiento; por ello en ocasiones se hace difícil llevar un control optimo al
no contar con programas de recepción, almacenamiento y disposiciones finales,
generando malos manejos de dichos elementos, mermas, contaminación,
demoras en la realización de los mantenimientos, fallas en las instalaciones, etc.

Por esta razón, este proyecto está enfocado en la creación de un software para la
administración de repuestos para el área de mantenimiento, estableciendo
programas para el correcto almacenamiento, movimiento interno y dispoción final
en caso de que sea requerido.

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 RESUMEN

Con el proyecto se quiere a crear un software exclusivo para el manejó óptimo de

repuestos en la empresa Procaps Funtrition. que ingresan al área de
mantenimiento para llevar acabo un control real de:

• Quien, y cuando se solicitó, para evitar solicitar el mismo repuesto o insumo

varias veces y por ende se aumente el stock de forma innecesaria.
• Que se tiene a dispoción en tiempo real, con el fin de poder ejecutar las
actividades de mantenimiento en el menor tiempo posible al tener todos los
elementos disponibles.
• Crear indicadores de rotación, es decir; lo que más se usa.
• Tener indicadores de alertas de vida útil, de mantenimientos a realizar y
dispoción final, con la finalidad de darle su mayor uso y llevar a cabo su
cambio cuando allá culminado sus horas de trabajo evitando su avería por
exceso de uso y por lo tanto paradas innecesarias.
• Crear estándares y preferencias de repuestos para reducir
• Lograr a futuro crear un codificado en fisico sea por código QR o de barras,
para marcar los elementos que ingresan al almacén de mantenimiento.

Para poder lograr el objetivo planteado, este proyecto es apoyado y justificado, por
los datos recolectados manejados en cuentas y enfoques de trabajo. Las técnicas
necesarias para el desarrollo de este proyecto son de tipo investigación
tecnológica, teniendo como fundamento la tecnología incorporada en máquinas
(Hardware).

Conceptos claves: Software, stock, indicadores, vida útil, maquina, investigación

tecnológica, hardware

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 ABSTRACT

With the project we want to get to know the possibility of creating exclusive software
for the optimal management of spare parts in the company Procaps Funtrition. that
enter the maintenance area to carry out a real control of:

• Who, and when it was requested, to avoid requesting the same spare
part or input several times and therefore increasing the stock
unnecessarily.
• That it is available in real time, in order to be able to carry out
maintenance activities in the shortest time possible by having all the
elements available.
• Create rotation indicators, ie; what is most used.
• Have useful life alert indicators, maintenance to be carried out and final
disposal, in order to give it its greatest use and carry out its change when
its working hours are over, avoiding its breakdown due to excessive use
and therefore stops. unnecessary.
• Achieving in the future the creation of a physical code, either by QR code
or barcode, to mark the elements that enter the maintenance warehouse.

In order to achieve the stated objective, this project is supported and justified by
the collected data managed in accounts and work approaches. The techniques
necessary for the development of this project are of a technological research type,
based on the technology incorporated in machines (Hardware).

Key concepts: Software, stock, indicators, useful life, machine, technological

research, hardware.

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 1 CAPITULO UNO
IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS ORGANIZACIONALES
GA1-220501092-AA1-EV02

1.1 Teoría

La identificación de procesos organizacionales con base en la observación y

análisis de funciones, tiene el propósito de determinar y abstraer los pasos lógicos
secuenciales con el que se va llevar a cabo una actividad, permitiendo generar
mecanismos de control de vigilancia y seguimiento unido a una gestión
documental, para principalmente optimizar la utilización de recursos materiales
como no materiales; ordenando la toma de decisiones, es decir, delegando
responsabilidades, formación del personal y generar un buen ambiente de trabajo;
como resultado la satisfacción de sus usuarios en la generación de valor de la
organización.

1.1.1 Elementos del sistema

Requerimientos: Son las funciones del sistema o el comportamiento del software
que ejecuta de manera satisfactoria.

Entradas: Toda energía o información que recibe el sistema.

Procesos: Conjunto de etapas, fases u operaciones ya preestablecidas,

transformando la energía o información suministrada como entrada.

Salidas: Es resultado, ganancia o fruto que se ha obtenido en el procesamiento de

la energía o información suministrada como entrada.

Retroalimentación: Porción de la salida del sistema que retorna como entrada con
el fin controlar u optimizar a su comportamiento.

1.1.2 Tipos
1. Los sistemas existen dentro de otros sistemas. (niveles de complejidad)
• Sistema • Suprasistema • Subsistema
2. Las funciones del sistema dependen de su estructura.
• Cerrados y • Reales o • Artificiales o
abiertos abstractos mixtos

1.1.3 Características
1. Totalidad: El sistema transciende las características individuales de sus
miembros.

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 2. Sinergia: Todo cambio en alguna de las partes afecta a todas las demás.
3. Entropía: Los sistemas conservan su identidad.
4. Equifinalidad: Solo existe en los sistemas abiertos, de alcanzar un mismo
estado final partiendo de distintas condiciones iniciales y recurriendo a
diferentes caminos.
5. Equipotencialidad: Permite a partes existentes asumir funciones de partes
extinguidas.
6. Finalidad: Los sistemas comparten metas comunes.

1.1.4 Actores responsables y relaciones

Las personas que participan en la creación, uso y mantenimiento del software a
desarrollar los cuales pueden ser:

Usuarios: Dan uso al aplicativo de software, son el cliente final.

Administradores: Personas con conocimiento en la creación del software o

relacionados a la informática que mantienen en funcionamiento el programa.

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 2 CAPITULO DOS
CASO DE ESTUDIO (SOFTWARE A CONSTRUIR)

Actualmente el sistema que se maneja internamente en el área de mantenimiento

en la empresa Funtrition es realizando por medio de la tabulación de datos de
forma manual en formatos de Excel por parte de los técnicos que se encuentran
en turno, dichas actividades de recepción de materiales, insumos y repuestos son
recibidos, revisados, almacenados y se procede a informar por medio del grupo de
WhatsApp para información general del personal que trabaja en el área de
mantenimiento.

Por tal motivo la información que es suministrada por medio de mensajería

instantánea, rara vez es retroalimentada lo que conlleva a que se desconozca
cantidades reales de los elementos que se encuentran almacenados en
mantenimiento; adicionalmente la falta de estándares, de procedimientos, de
rutinas, de controles reales etc, acarrea un manejo deficiente con lo almacenado
debido a que dicha información no se encuentra centralizada.

Un segundo inconveniente surge con los elementos que aún se pueden reusar ya
que al ser elementos que no fueron adquiridos como nuevos su trazabilidad y
almacenamiento es diferente, en el sentido de que se cuenta con un porcentaje
mayor de duda si sea aún elemento viable para su reutilización y por ende se esté
generando un beneficio económico al almacenarlo para su posterior reutilización
en otros procesos cuando se requiera; lo que ha ocasionado en la acumulación de
elementos dañados con repuestos aun útiles o en el peor de los casos con
elementos nuevos, generando un problema de obstaculización, mal manejo de
residuos, contaminación y daños en cubiertas donde se han usado como
almacenamiento por falta de espacio.

2.1 Formulación del problema

Según la problemática expuesta se plantea la siguiente pregunta:

¿Qué tan viable es crear un software o aplicativo ofimático para el control de

repuestos para el área de mantenimiento de la empresa Funtrition?

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 3 CAPITULO TRES
JUSTIFICACIÓN

El objeto de este proyecto busca primordialmente dar solución a una problemática

que se presenta a menudo en las empresas con la dependencia de mantenimiento,
donde se delega parte o el total del almacenamiento de repuestos y materiales a
dicha área debido al alto grado de premura que maneja con el fin de evitar al
máximo, las paradas por avería.

Por lo tanto, se puede concluir que la dependencia mantenimiento se comporta,

tanto como un sistema independiente que actúa principalmente en función a un
cliente y a los requerimientos de este (paradas de producción por averías); y a la
vez está supeditado como un subsistema al ser parte fundamental de la compañía,
estando sujeto a otras dependencias (Gerencia, proyectos, rh, compras, almacén,
etc.); por lo que su grado de dependencia hacia otras áreas, es menor al poder
controlar muchas de sus actividades de forma propia. Para lograr tal grado de
independencia en el área de mantenimiento, se requiere un capital humano
considerable; poca rotación de personal y un manejo óptimo de la información,
para su correcta transferencia y transmisión hacia sus participantes; pero en la
práctica es poco frecuente encontrar tal independencia debido a la falta de
controles internos dentro del área (mínima retroalimentación).

Por lo tanto, al presentarse una falla intervienen 2 procesos cognitivos, la primera

fase es saber que ocurrió y donde se presentó la falla, superada esta fase, es decir,
se sabe que paso, viene la segunda fase de cómo se va a solucionar; por ende, si
no se cuenta con un inventario actualizado, un stock de repuestos, insumos y
herramientas optimas, será una tarea que conlleve más tiempo solventar o en el
peor de los casos imposible de solucionar; lo que genera un aumento significativo
en los costos por paradas y adicionalmente en la contratación de personal externo
para lograr su solución.

En consecuencia, a lo descrito anteriormente, el alcance del proyecto encuentra

otros objetivos como, la gestión de documentación técnica, la creación de un
sistema de alertas (mínimos y máximos), un control de registro de actividades y a
realizar.

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 4 CAPITULO CUATRO
PROCESOS ORGANIZACIONALES

4.1 Identificación de procesos y variables utilizados actualmente

Por medio de la observación se realiza un análisis para identificar los procesos

organizaciones con los que se cuenta actualmente, en el pedido de insumos y
repuestos para el área de mantenimiento de la empresa Funtrition.

4.1.1 Entradas
Solicitud por medio de correo eléctrico, llenado formato Excel con las
especificaciones y características del elemento a pedir.

Mensaje via WhatsApp por medio de informando la llegada de material a logística.

4.1.2 Procedimiento
Informar via WhatsApp de la recepción del material, firma del documento por la
persona de mantenimiento que recibe y su disposición del elemento en el almacén.

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4.1.3 Salidas
Uso de repuestos en mantenimientos e informando las actividades realizadas en
grupo el grupo de WhatsApp.

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4.1.4 Controles
Tablas de Excel actualizaciones de forma manual y llenado de bitácora en Excel.

4.1.5 Aplicaciones
Aplicativos de Office 365.

4.1.6 Datos
Almacenamiento de la documentación en servidores de la compañía con copia
de respaldo en OneDrive.

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4.2 Análisis de los procesos

De acuerdo a la información recopilada se realiza la tabulación de los procesos

dentro de la organización para la solicitud de repuestos y las actividades
ejecutadas por cada uno de lo roles que intervienen.

SUBPROCESO O
Roles ENTRADAS SALIDA
ACTIVIDADES
• Crear formato
• Registrar solicitud en Confirmación de
Enviar formato archivo “solicitudes de recepción vía e-mail
con la solicitud mantenimiento”. (Aceptación, en
vía e-mail. • Corregir solicitud. proceso o rechazado)
• Consultar estado de
Técnicos de orden y actualizarla.
mtto. • Desplazarse hacia
almacén. Informar vía
Solicitud de • Revisar unidades WhatsApp de
recogida de físicas vs factura / recogida o si se
material. orden. presenta novedad
• Llevar y almacenar alguna con la orden.
repuesto en estantería.
• Revisar presupuesto de
mantenimiento.
• Aprobar, rechazar,
posponer o devolver
solicitud para
corrección.
Recepción de
• Contactar con Enviar solicitud a
solicitud vía e-
proveedores. compras.
Director mail.
• Revisar y comparar
/Coordinador
cotizaciones.
/ analista de
mtto • Solicitar creación de
proveedores.
• Consultar estado de
ordenes ya aprobadas.
Solicitud de
almacén vía • Informar, llamar a • Cerrar solicitud o
WhatsApp de técnico para la recogida revisar la novedad
recoger material presentada.
material.

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 • Revisar y aprobar
presupuestos.
Director / Recepción de
• Revisar y comparar Enviar ordenes de
Analista de solicitud vía e-
cotizaciones. compras aprobadas.
compras mail.
• Crear proveedores.
• posponer solicitud.
• Revisar unidades
físicas vs factura /
Informar vía
orden.
WhatsApp o por
• Aceptar, rechazar o
Almacenista llamada a directivos
Llegada de recibir parcialmente
/ Analista de de mantenimiento
material mercancía.
almacén para su recogida o si
• Almacenar se presenta novedad
provisionalmente alguna con la orden.
mercancía.

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 5 CAPITULO CINCO
WEBGRAFÍA

Identificación De Procesos Organizacionales

https://zajuna.sena.edu.co/Repositorio/Titulada/institution/SENA/Tecnologia/2281
18/Contenido/OVA/CF1/index.html#/curso/tema4

https://www.collegesidekick.com/study-docs/4228234

https://www.calameo.com/read/00048217240ba9fd3a4d8

https://pdfcoffee.com/ga1-220501092-aa1-ev02-identificacion-de-procesos-
organizacionales-5-pdf-free.html

Requerimientos funcionales

https://www.pmoinformatica.com/2017/02/requerimientos-funcionales-
ejemplos.html

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