Información general

Los tres componentes principales de la

interfaz de usuario de Access son:
 La cinta de opciones es la franja
de pestañas en la parte superior de la
ventana del programa que contiene
grupos de comandos.
 Vista Backstage es la colección de
comandos que ve en
la pestaña Archivo de la cinta de
opciones.
 El panel de navegación es el
panel en el lado izquierdo de la
ventana del programa Access que le
permite trabajar con objetos de base
de datos.
Estos tres elementos proporcionan el
entorno en el que se crean y usan bases de
datos.

La cinta
La cinta de opciones es el reemplazo
principal de menús y barras de
herramientas. Se compone principalmente
de pestañas que tienen grupos de botones.
La cinta de opciones tiene pestañas
principales que agrupan comandos de uso
común relacionados, pestañas contextuales
que solo aparecen cuando se pueden usar y
la Barra de herramientas de acceso rápido,
una pequeña barra de herramientas que
puede personalizar con sus comandos
favoritos.
En las pestañas de la cinta, algunos de los
botones le proporcionan una galería de
opciones, mientras que otros inician un
comando.

Vista Backstage
La vista Backstage contiene comandos e
información que se aplican a toda una base
de datos, como Compactar y Reparar,así
como comandos que estaban en el menú
Archivo en versiones anteriores,
como Imprimir.

El panel de navegación
El panel de navegación le ayuda a organizar
los objetos de la base de datos y es el
principal medio para abrir o cambiar el
diseño de un objeto de base de datos.
El panel de navegación está organizado por
categorías y grupos. Puede elegir entre una
variedad de opciones organizativas y
también puede crear su propio esquema de
organización personalizado en el panel de
navegación. De forma predeterminada, una
nueva base de datos usa la categoría Tipo
de objeto, que tiene grupos que
corresponden a los distintos tipos de objeto
de base de datos. La categoría Tipo de
objeto organiza los objetos de base de
datos de forma similar a la presentación
predeterminada de la ventana de base de
datos de versiones anteriores.
Puede minimizar el panel de navegación y
también puede ocultarlo, pero no ocultar el
panel de navegación abriendo objetos de
base de datos delante de él.

Vista Backstage
La vista Backstage ocupa
la pestaña Archivo de la cinta de opciones
y contiene muchos comandos. La vista
Backstage también contiene otros
comandos que se aplican a un archivo de
base de datos completo. Cuando abre
Access pero no abre una base de datos (por
ejemplo, abre Access desde el menú Inicio
de Windows), verá la vista Backstage.
En la vista Backstage, puede crear una
nueva base de datos, abrir una base de
datos existente y realizar muchas tareas de
mantenimiento de archivos y bases de
datos.

Crear una nueva base de

datos en blanco
1. Inicie Access desde el menú
Inicio o desde un acceso directo.
Aparecerá la vista Backstage.
2. Siga uno de estos procedimientos:
 Crear una nueva base de datos

web
i. En Plantillas
disponibles,haga clic en
Base de datos web en
blanco.
ii. A la derecha, en Base de
datos weben blanco ,
escriba un nombre para el
archivo de base de datos en
el cuadro Nombre de
archivo o use el que se le
proporciona.
 iii. Haga clic en Crear.
Se crea la nueva base de
datos y se abre una nueva
tabla en la vista Hoja de
datos.
 Crear una nueva base de datos
de escritorio
i. En Plantillas
disponibles,haga clic en
Base de datos en blanco.
ii. A la derecha, en Base
dedatos en blanco , escriba
un nombre para el archivo
de base de datos en el
cuadro Nombre de archivo o
use el que se le
proporciona.
iii. Haga clic en Crear.
Se crea la nueva base de
datos y se abre una nueva
tabla en la vista Hoja de
datos.
Access proporciona una serie de plantillas
con el producto y puede descargar más
desde Office.com. Una plantilla de Access
es una base de datos prediseñada con
tablas, formularios e informes diseñados
profesionalmente. Las plantillas le dan un
gran comienzo al crear una nueva base de
datos.

Crear una base de datos

nueva a partir de una
plantilla de ejemplo
1. Inicie Access desde el menú
Inicio o desde un acceso directo.
Aparecerá la vista Backstage.
2. Haga clic en Plantillas deejemplo
y, a continuación, examine las
plantillas disponibles.
3. Cuando encuentre la plantilla que
desea usar, haga clic en esa plantilla.
4. A la derecha, en el cuadro Nombre
de archivo, escriba un nombre de
archivo o use el que se le
proporciona.
5. Haga clic en Crear.
Access crea la nueva base de datos a
partir de la plantilla y la abre.
Puede descargar plantillas de Access
adicionales office.com directamente desde
la vista Backstage.
Crear una nueva base de
datos a partir de Office.com
plantilla
1. Inicie Access desde el menú
Inicio o desde un acceso directo.
Aparecerá la vista Backstage.
2. En Office.com de plantillas, haga
clic en una categoría y, cuando
aparezcan las plantillas de esa
categoría, haga clic en una plantilla.
Nota: También puede buscar una plantilla mediante el cuadro de
búsqueda proporcionado.

3. En el cuadro Nombre de archivo,

escriba un nombre de archivo o use el
que se le proporciona.
4. Haga clic en Descargar.
Access descarga automáticamente la
plantilla, crea una nueva base de
datos basada en esa plantilla, la
almacena en la carpeta documentos
(por ejemplo, la carpeta Mis
documentos) y abre la base de datos.
Al abrir (o crear y abrir) una base de datos,
Access agrega el nombre de archivo y la
ubicación de la base de datos a una lista
interna de los documentos usados más
recientemente. Esta lista se muestra en
la pestaña Recientes de la vista Backstage
para que pueda abrir fácilmente las bases
de datos usadas recientemente.

Abrir una base de datos

usada recientemente
1. Inicie Access.
2. En la vista Backstage, haga clic en
Recientesy, a continuación, haga clic
en la base de datos que desea abrir.
Access abre la base de datos.

Abrir una base de datos

desde la vista Backstage
1. Inicie Access.
2. Haga clic en la pestaña Archivo y, a
continuación, haga clic en
Abrir. Cuando aparezca el cuadro
de diálogo Abrir, examine y
seleccione un archivo y, a
continuación, haga clic en Abrir.
Se abrirá la base de datos.
Volver al principio
La cinta
La cinta de opciones es el reemplazo
principal de menús y barras de
herramientas y proporciona la interfaz de
comandos principal en Access. Una de las
principales ventajas de la cinta de opciones
es que consolida, en un solo lugar, esas
tareas o puntos de entrada que se usaban
para requerir que se mostraran menús,
barras de herramientas, paneles de tareas y
otros componentes de la interfaz de
usuario. De esta forma, tiene un lugar en el
que buscar comandos, en lugar de una
multitud de lugares.
Al abrir una base de datos, la cinta de
opciones aparece en la parte superior de la
ventana principal de Access, donde se
muestran los comandos en la pestaña de
comandos activa.

La cinta contiene una serie de pestañas de

comandos que contienen comandos. En
Access, las pestañas de comandos
principales
son Archivo,Inicio,Crear, Datos
externosy Herramientas de base de
datos. Cada pestaña contiene grupos de
comandos relacionados y estos grupos
presentan algunos de los nuevos elementos
de la interfaz de usuario adicionales, como
la galería, que es un nuevo tipo de control
que presenta opciones visualmente.
Los comandos que están disponibles en la
cinta también reflejan el objeto activo
actualmente. Por ejemplo, si tiene una tabla
abierta en la vista Hoja de datos y hace clic
en Formulario en la pestaña Crear, en el
grupo Formularios, Access crea el
formulario, basándose en la tabla activa. Es
decir, el nombre de la tabla activa se
introduce en la propiedad RecordSource
del nuevo formulario. Además, algunas
pestañas de la cinta solo aparecen en
determinados contextos. Por ejemplo,
la pestaña Diseño solo aparece cuando
tiene un objeto abierto en la vista Diseño.
Puede usar métodos abreviados de teclado
con la cinta de opciones. Todos los métodos
abreviados de teclado de una versión
anterior de Access siguen funcionando. El
sistema de acceso con teclado reemplaza
los aceleradores de menús de versiones
anteriores de Access. Este sistema usa
pequeños indicadores con una sola letra o
una combinación de letras que aparecen en
la cinta al presionar la tecla ALT. Estos
indicadores muestran qué método
abreviado de teclado activa el control
debajo.
Cuando haya seleccionado una pestaña de
comando, puede examinar los comandos
disponibles en esa pestaña.

Seleccionar una pestaña de

comando
1. Inicie Access.
2. Haga clic en la pestaña que desee.
-o bien-
1. Inicie Access.
2. Presione y suelte la tecla ALT.
Aparecen las sugerencias del teclado.
3. Presione la tecla o las teclas que se
muestran en la sugerencia del teclado
en o más cerca de la pestaña de
comandos que desee.
Puede ejecutar un comando de varias
maneras diferentes. La ruta más rápida y
directa es usar el método abreviado de
teclado asociado al comando.
Para obtener más información sobre los
métodos abreviados de teclado,
vea Métodos abreviados de teclado para
Access.

Ejecutar un comando
1. Inicie Access.
2. Haga clic en la pestaña
correspondiente para el comando. En
la tabla siguiente se muestra un
muestreo representativo de las
pestañas y los comandos disponibles
en cada pestaña. Las pestañas y los
comandos disponibles cambian en
función de lo que haga.

Pestaña Cosas comunes que puede hace

Comando
Inicio Seleccione una vista diferente.
Copie y pegue desde el Portapapel
Establezca las características de fu
actuales.
Establezca la alineación de fuente
actual.
Aplicar formato de texto enriquecid
un campo de memo.
Trabaje con registros (Actualizar,
Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales,
Ortografía, Más).
Ordenar y filtrar registros.
Pestaña Cosas comunes que puede hace
Comando
Buscar registros.
Crear Crear una nueva tabla en blanco.
Cree una tabla nueva con una plan
de tabla.
Cree una lista en un sitio de ShareP
y una tabla en la base de datos act
que se vincula a la lista recién crea
Crear una nueva tabla en blanco en
vista Diseño.
Cree un nuevo formulario basado e
tabla o consulta activa.
Crear una tabla dinámica o un gráf
Cree un nuevo informe basado en
tabla o consulta activa.
Cree una nueva consulta, macro,
módulo o módulo de clase.
Datos externos Importar o Vincular a datos externo
Exportar datos.
Recopilar y actualizar datos por co
electrónico.
Cree importaciones guardadas y
exportaciones guardadas.
Ejecute el Administrador de tablas
vinculadas.
Herramientas Mover algunas o todas las partes d
Pestaña Cosas comunes que puede hace
Comando
de base de base de datos a un sitio de SharePo
datos nuevo o existente.
Inicie el Visual Basic o ejecute una
macro.
Crear y ver relaciones de tabla.
Mostrar u ocultar dependencias de
objetos.
Ejecute el Documentador de bases
datos o analice el rendimiento.
Mueva datos a Microsoft SQL Serve
una base de datos de Access (solo
tablas).
Administrar complementos de Acce
Cree o edite un Visual Basic para
Aplicaciones (VBA).

1. Haga clic en el control que

representa el comando. Como
alternativa, si conoce el método
abreviado de teclado para el
comando de una versión anterior de
Access, escriba el método abreviado
de teclado con el teclado.
-o bien-
Presione y suelte la tecla ALT.
 Aparecerán las teclas de acceso.
Presione la tecla o teclas que se
muestran en la sugerencia del teclado
asociada con el comando que desee.

Pestañas de comandos
contextuales
Además de las pestañas de comandos
estándar, Access también tiene pestañas de
comandos contextuales. Según el contexto
(es decir, con qué objeto está trabajando y
qué está haciendo), es posible que aparezca
una o varias pestañas de comandos
contextuales junto a las pestañas de
comandos estándar.

Activar una pestaña de

comando contextual
 Haga clic en la pestaña de comando
contextual.
-o bien-
1. Presione y suelte la tecla ALT.
Aparecerán las teclas de acceso.
 2. Presione la tecla o teclas que se
muestran en la tecla de acceso que
aparece en o más cerca de la pestaña
de comando contextual.
Las pestañas de comandos contextuales
contienen comandos y características que
necesita para trabajar en un contexto
específico. Por ejemplo, al abrir una tabla
en la vista Diseño, las pestañas
contextuales contienen comandos que solo
se aplican cuando se trabaja con una tabla
en esa vista. Como otro ejemplo, al abrir
una tabla en la vista Diseño, aparece una
pestaña de comando contextual
denominada Diseño junto a la pestaña
Herramientas avanzadas. Al hacer clic en
la pestaña Diseño, la cinta de opciones
muestra los comandos disponibles solo
cuando el objeto está en la vista Diseño.
Galerías
La cinta también usa un tipo de control
denominado galería. El control de galería
está diseñado para centrar la atención en
obtener los resultados que desee. En lugar
de mostrar simplemente comandos, el
control de galería muestra el resultado de
usar esos comandos. La idea es
proporcionar una forma visual de examinar
y ver qué puede hacer Access 2010, con un
foco en los resultados, en lugar de
centrarse únicamente en los propios
comandos.

Las galerías tienen diferentes formas y

tamaños. Hay un diseño de cuadrícula, una
representación de menú que se desplome e
incluso un diseño en la cinta de opciones
que coloca el contenido de la galería en sí
en la cinta de opciones.

Ocultar la cinta de opciones

A veces, es posible que necesite un poco
más de espacio para dedicarlo a su área de
trabajo. Por ese motivo, la cinta de opciones
se puede contraer para que solo
permanezca la barra con las pestañas de
comandos. Para ocultar la cinta de
opciones, haga doble clic en la pestaña de
comando activo. Para volver a mostrarlo,
haga doble clic en la pestaña de comando
activo de nuevo.

Ocultar y restaurar la cinta de

opciones
 1. Haga doble clic en la pestaña de
comando activa (la pestaña activa es
la pestaña resaltada).
2. Vuelva a hacer doble clic en la
pestaña de comando activo para
restaurar la cinta de opciones.

Barra de herramientas de
acceso rápido (QAT)
La barra de herramientas de acceso rápido
es una barra de herramientas adyacente a
la cinta de opciones que permite el acceso
de un solo clic a los comandos. El conjunto
de comandos predeterminado
incluye Guardar,Deshacer y Rehacery
puede personalizar la barra de
herramientas de acceso rápido para incluir
otros comandos que use a menudo.
También puede modificar la ubicación de la
barra de herramientas y cambiarla del
tamaño pequeño predeterminado al tamaño
grande. La pequeña barra de herramientas
aparece junto a las pestañas de comandos
de la cinta de opciones. Al cambiar al
tamaño grande, la barra de herramientas
aparece debajo de la cinta de opciones y
extiende su ancho completo.
Personalizar la barra de herramientas
de acceso rápido
1. Haga clic en la flecha desplegable
situada más a la derecha en la barra
de herramientas.
2. En Personalizar barra de
herramientas de acceso rápido,haga
clic en el comando que desea agregar
y ya ha terminado.
O bien, si el comando no aparece en
la lista, haga clic en Más comandosy
continúe con el siguiente paso de
este procedimiento.
3. En el cuadro de diálogo Opciones
de Access, seleccione el comando o
comandos que desea agregar y, a
continuación, haga clic en Agregar.
4. Para quitar un comando, resaltelo en
la lista de la derecha y, a
continuación, haga clic en Quitar.
Como alternativa, haga doble clic en
el comando de la lista.
5. Cuando haya terminado, haga clic
en Aceptar.
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Panel de navegación
Al abrir una base de datos o crear una
nueva, los nombres de los objetos de base
de datos aparecen en el panel de
navegación. Los objetos de base de datos
incluyen tablas, formularios, informes,
páginas, macros y módulos.

Para abrir un objeto de base de datos o

aplicar un comando a un objeto de base de
datos, haga clic con el botón derecho en el
objeto y seleccione un elemento de menú
en el menú contextual. Los comandos del
menú contextual varían según el tipo de
objeto.

Abrir un objeto de base de

datos, como una tabla, un
formulario o un informe
 En el panel de navegación, haga
doble clic en el objeto.
-o bien-
En el panel de navegación, seleccione
el objeto y, después, presione
ENTRAR.
-o bien-
 En el panel de navegación, haga clic
con el botón derecho en un objeto y,
a continuación, haga clic en Abrir.
Tenga en cuenta que puede establecer una
opción para abrir objetos con un solo clic en
el cuadro de diálogo Opciones
de navegación.
El panel de navegación divide los objetos de
la base de datos en categorías y estas
categorías contienen grupos. Algunas
categorías están predefinidas para usted y
también puede crear sus propios grupos
personalizados.
De forma predeterminada, el panel de
navegación aparece al abrir una base de
datos, incluidas las bases de datos creadas
en versiones anteriores de Access. Puede
evitar que el panel de navegación aparezca
de forma predeterminada estableciendo
una opción de programa. En el siguiente
conjunto de pasos se explica cómo realizar
cada acción.
Para mostrar u ocultar el panel de
navegación
 Haga clic en el botón de la esquina
superior derecha del panel de
navegación ( ) o presione F11.

Impedir que el panel de

navegación aparezca de
forma predeterminada
1. Haga clic en la pestaña Archivo y
en Opciones.
Se mostrará el cuadro de
diálogo Opciones de Access.
 2. En el panel izquierdo, haga clic
en Base de datos actual.
3. En Navegación,desactive la
casilla Mostrar panel de
navegación y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Para obtener más información sobre el
panel de navegación, vea el artículo Ver y
administrar objetos mediante el panel de
navegación.
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Documentos con
pestañas
Para el uso interactivo diario, es posible que
prefiera la interfaz de documento en
pestañas. Puede habilitar o deshabilitar
documentos en pestañas estableciendo las
Opciones de Access (vea Mostrar u
ocultar pestañas dedocumento, más
adelante en este artículo). Sin embargo, si
cambia la configuración del documento en
pestañas, debe cerrar y volver a abrir la
base de datos para que la nueva
configuración suba a efecto.
Mostrar u ocultar pestañas
de documento
1. Haga clic en la pestaña Archivo y
en Opciones.
Se mostrará el cuadro de
diálogo Opciones de Access.
2. En el panel izquierdo, haga clic
en Base de datos actual.
3. En la sección Opciones de
la aplicación, en Opciones de ventana
del documento,seleccione Docume
ntos en pestañas.
4. Active o desactive la casilla Mostrar
pestañas de documento. Al
desactivar la casilla, se desactivan las
pestañas del documento.
5. Haga clic en Aceptar.
Notas:

 La configuración Mostrar pestañas de documento es

una configuración por base de datos. Debe establecer
esto de forma independiente para cada base de datos.
 Después de cambiar la configuración Mostrar pestañas
de documento, debe cerrar y volver a abrir la base de
datos para que el cambio suba a efecto.
 Las nuevas bases de datos creadas mediante Las
pestañas de documento de Access se muestran de forma
predeterminada.
  Las bases de datos creadas mediante una versión
anterior de Access usan ventanas superpuestas de forma
predeterminada.

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Barra de estado
Puede mostrar una barra de estado en la
parte inferior de la ventana. Este elemento
de interfaz de usuario estándar sigue siendo
el lugar para buscar mensajes de estado,
sugerencias de propiedades, indicadores de
progreso, y así sucesivamente. La barra de
estado también tiene dos funciones
estándar que también verá en la barra de
estado de otros programas de Office:
Vista/Cambio de ventana y Zoom.
Puede cambiar rápidamente la ventana
activa entre una de las vistas disponibles
con los controles disponibles en la barra de
estado. Si está viendo un objeto compatible
con zoom variable, puede ajustar el nivel de
zoom para acercar o alejar usando el
control deslizante de la barra de estado.
La barra de estado se puede habilitar o
deshabilitar en el cuadro de diálogo
Opciones de Access.
Mostrar u ocultar la barra de
estado
1. Haga clic en la pestaña Archivo y
en Opciones.
Se mostrará el cuadro de
diálogo Opciones de Access.
2. En el panel izquierdo, haga clic
en Base de datos actual.
3. En Opciones de laaplicación, active
o desactive la casilla Mostrar
barra de estado. Al desactivar la
casilla, se desactiva la visualización
de la barra de estado.
4. Haga clic en Aceptar.
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Minibarra de
herramientas
Puede dar formato al texto más fácilmente
con la minibara de herramientas. Al
seleccionar texto para aplicar formato, la
minibarra de herramientas aparece
automáticamente encima del texto
seleccionado. Si mueve el puntero del
mouse más cerca de la minibarra de
herramientas, la minibarra de herramientas
se desvanece y puede usarla para aplicar
negrita, cursiva, tamaño de fuente, color, y
así sucesivamente. Al alejar el puntero de la
minibara de herramientas, la minibara de
herramientas se desvanece. Si no desea
usar la minibarra de herramientas para
aplicar formato de texto a una selección,
simplemente mueva el puntero unos píxeles
y desaparezca la minibarra de
herramientas.

Dar formato al texto con la

minibara de herramientas
1. Seleccione el texto al que quiera dar
formato.
La minibara de herramientas aparece
transparentemente encima del texto.
2. Aplique formato con la minibarra de
herramientas.