Bogotá, D.C.
, 07 de julio de 2025
Doctor
GREGORIO ELJACH PACHECO
Procurador General de la Nación.
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La ciudad.
Referencia. Posibles escenarios para garantizar la prestación del servicio de
pasaportes.
Respetado Sr. Procurador
En atención a lo informado en diligencia de vigilancia preventiva que se adelantó hoy
en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores en relación con la
implementación del nuevo modelo de expedición de libretas de pasaportes y
documentos de viaje, desde esta cartera nos permitimos presentar las gestiones
realizadas durante los últimos cinco (5) meses, así como los tres (3) posibles
escenarios los cuales se podrían desarrollar para garantizar la continuidad de la
prestación del servicio.
I. ANTECEDENTES
Desde el 2024 se inició la implementación de un nuevo modelo de expedición de
pasaporte, en donde en una primera etapa se buscó garantizar la prestación continua
del servicio mientras se estructuraba un nuevo esquema institucional que fortaleciera
las capacidades estatales en materia tecnológica, operativa e informática, con miras
a tener autonomía por parte de las entidades competentes en el Gobierno nacional
en este trámite que responde a un servicio esencial.
En ese mismo año se dio continuidad en la planificación del nuevo modelo con el fin
de garantizar su legalidad, viabilidad y sostenibilidad, y durante esta etapa se
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adelantó un proceso de selección a partir de la presentación de ofertas de varios
gobiernos, encontrando que la oferta de Portugal – Casa de la Moneda era la más
viable por sus condiciones técnicas y logísticas, por ende, el 2 de octubre de 2024
se firmó un Memorando de Entendimiento con el Gobierno de Portugal, para
desarrollar una alianza técnica y de cooperación que permitiera la producción y
personalización de libretas de pasaportes, documentos de viaje y etiquetas de visa.
Este acuerdo contemplaba la transferencia de forma escalonada de conocimientos, de
capacidades técnicas y de infraestructura física a través de la maquinaria y equipo
requerida en todas las fases del proceso con el acompañamiento durante un periodo
de diez (10) años.
Si bien, la aprobación formal por parte del Gobierno de Portugal estaba prevista para
diciembre de 2024, esta fue otorgada apenas el 28 de febrero de 2025, lo que impacto
los tiempos estimados de las fases planteadas en el proyecto de acuerdo comercial
con la casa de la moneda de Portugal, limitando la posibilidad de estructurar
oportunamente un proceso contractual en el que se incluyera a la Imprenta Nacional
de Colombia
Ante esta situación, el Ministerio conformó un equipo institucional para reactivar la
estructuración del nuevo modelo, el cual culminó con la creación del Comité Operativo
para la Estructuración del Proceso de Contratación (COEP), mediante la Resolución
3534 del 25 de marzo de 2025. Este comité, de carácter multidisciplinario, asumió la
responsabilidad de coordinar y asesorar los aspectos técnicos, jurídicos y
presupuestales de las etapas precontractual y contractual para el nuevo modelo.
Entre los meses de abril y junio de 2025, el COEP sesionó en seis (6) oportunidades
con el propósito de revisar, validar y ajustar el nuevo modelo. A partir de dichas
sesiones, se concluyó que no existían condiciones materiales ni financieras que
permitieran adelantar una licitación pública dentro del plazo disponible, sin poner en
riesgo la continuidad del servicio de expedición de pasaportes, considerado un servicio
esencial para la garantía de derechos fundamentales como la identificación, la
movilidad y la reunificación familiar, entre otros.
Adicionalmente, en los meses de mayo y junio se desarrollaron sesiones de trabajo
en dos mesas (técnica y jurídica) entre la CASA DE LA MOEDA S.A, la Imprenta
Nacional de Colombia, Unidad Administrativa de Migración Colombia y esta Cancillería
para superar y definir los aspectos legales y operativos necesarios para definir la
implementación del nuevo modelo. Así mismo, se adelantaron mesas de trabajo para
precisar la estructura de costos del nuevo modelo y su mecanismo de financiación en
el marco de la normatividad presupuestal vigente para un horizonte de 10 años, para
lo cual se vinculo en estas mesas al Departamento Nacional de Planeación y al
Ministerio de Relaciones Exteriores
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Ministerio de Hacienda y Crédito Público. A continuación, se realiza un resumen de
las principales gestiones adelantadas en orden cronológico:
FECHA EVENTO
Convenio Interadministrativo Marco 006 suscrito entre
17 de mayo de el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones
2024 Exteriores y la Imprenta Nacional de Colombia.
Memorando de entendimiento suscrito entre Colombia
2 de octubre de y Portugal para cooperación en producción y
2024 personalización de documentos de viaje.
Ministerio de Relaciones Exteriores asume la etapa de
formalización de las libretas de pasaportes a través de
3 de octubre de la contratación de personas naturales para desarrollar
2024 esta actividad
Contrato 368 de 2024 suscrito con la UT: Inicia
ejecución como resultado de la urgencia manifiesta
declarada por la Resolución 0943F de 2024. El nuevo
3 de octubre de contrato no contempló la formalización de las libretas
2024 de pasaportes.
El Director de Asuntos Migratorios, Consulares y
Servicio al Ciudadano remite a la Encargada de las
funciones del Despacho de Secretaría General el
Memorando I-DIMCS-25-002843 con observaciones del
nuevo modelo y el I-DIMCS-25-0022842 con
14/02/2025 observaciones sobre los estudios previos de la OACI
Se realizó una reunión convocada por SG con el fin de
hablar del tema de pasaportes con el titulo de
18/02/2025 "Presentación Secretaria General"
El Director de Asuntos Migratorios, Consulares y
Servicio al Ciudadano Encargado sostiene una reunión
con la Encargada de las funciones del Despacho de
Secretaría General y con Luis Leguizamón (persona que
tenía a su cargo el proceso), producto de la cual se
remiten unos comentarios frente a lo dicho por el Sr.
19/02/2025 Leguizamón
Se realizó una reunión convocada por SG con el fin de
realizar una revisión de los procesos de pasaportes, a
esta reunión acude pasaporte sede centro en ella se
explica las etapas del proceso, el modelo actual y la
27/02/2025 prestación del servicio
Ministerio de Relaciones Exteriores
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FECHA EVENTO
Solicitud de MRE de acompañamiento al Procurador
05/03/2025 General de la Nación
Reunión con la Ministra de Relaciones Exteriores,
06/03/2025 Portugal y la INC sobre el nuevo modelo de pasaportes
07/03/2025 Reunión interna sobre el nuevo modelo
07/03/2025 Reunión con Portugal sobre el nuevo modelo
07/03/2025 Reunión en Secretaría General sobre nuevo modelo
13/03/2025 Reunión en Secretaría General sobre nuevo modelo
17/03/2025 Reunión en Secretaría General sobre nuevo modelo
Se remite a Portugal Nota Verbal-S-DIMCS-GAJR-25-
000227, mediante la cual se remite oficio 100202210-
0924 del 11 de marzo, expedido por la Dirección de
21/03/2025 Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN.
Se remite oficio S-DIMCS-GAJR-25-000229 con
21/03/2025 consultas de la Dirección a la Imprenta
Se remite oficio S-DIMCS-GAJR-25-0002765 a la UT
2025 consultando sobre la ejecución del contrato
25/03/2025 368/2024
La Ministra de Relaciones Exteriores expide la
Resolución 3534 del 25 de marzo de 2025 mediante la
25/03/2025 cual se crea el COEP
La INC remite respuesta al documento de
27/03/2025 observaciones
MRE realiza la solicitud de acompañamiento a la OACI
28/03/2025 - S-DIMCS-GAJR-25-002769
03/04/2025 Reunión previa a la primera sesión COEP
Reunión en las instalaciones del Ministerio de Hacienda
07/04/2025 y Crédito Público
09/04/2025 Primera sesión del COEP
10/04/2025 Reunión I- subcomité financiero
11/04/2025 I reunión del Subcomité Jurídico - COEP
10/04/2025 Portugal remite respuesta del tema de la DIAN
14/04/2025 Respuesta de la UT sobre alcance en estimaciones
Se remite desde DIMCS a la DIAN la respuesta dada
21/04/2025 por Portugal
Ministerio de Relaciones Exteriores
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FECHA EVENTO
24/04/2025 Segunda sesión del COEP
Se cita a Portugal a reunión NV S-DIMCS-GAJR-25-
25/04/2025 011413
28/04/2025 Tercera sesión del COEP
Se remitió al Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
solicitud de concepto sobre la viabilidad de
recomposición del gasto del presupuesto del Fondo
30/04/2025 Rotatorio
30/04/2025 Reunión con Portugal sobre observaciones
06/05/2025 Reunión MRE (miembros del COEP), INC y INMC
06/05/2025 Cuarta sesión del COEP
13/05/2025 Primera-Mesa técnica pasaportes
Reunión derivada-Primera mesa técnica Pasaportes [En
14/05/2025 persona]
Se gestionó una mesa técnica con el DNP para
contextualizar sobre el nuevo modelo y las alternativas
16/05/2025 presupuestales
19/05/2025 Definición temas-Pasaportes
19/05/2025 Mesa de trabajo tecnica-UT Documentos de Viaje 2025
20/05/2025 Quinta sesión del COEP
Reunión Reunión libretas de pasaportes, documentos
21/05/2025 de viaje OAJI
Segunda mesa con DNP- Se definieron observaciones y
26/05/2025 compromisos para continuar análisis.
Se realizó segunda mesa técnica con DNP en la cual se
28/05/2025 dieron las observaciones y se definieron compromisos.
Se presentó en comité de Marco de Gestión de Mediano
Plazo del Sector, con el DNP y MHCP, la propuesta de
recomposición de presupuesto con base en los cálculos
31/05/2025 proyectados con el nuevo modelo.
Se tenía programada mesa técnica que fue aplazada
por cambios imprevistos en la agenda de la Directora
10/06/2025 de Presupuesto de MHCP. Fue posteriormente aplazada
otras 2 veces por cambios en MHCP a corte del 27 de
junio se encuentra programada para desarrollarse el 3
de julio.
Ministerio de Relaciones Exteriores
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FECHA EVENTO
29/05/2025 Portugal-Nota Verbal No. 126
Se remitió al DNP – Dirección de Derechos Humanos y
Paz el perfil de proyecto denominado “Fortalecimiento
de la capacidad institucional del Ministerio de
Relaciones Exteriores para la gobernanza y
17/06/2025
administración integral del trámite para la expedición y
entrega de libretas de pasaportes, documentos de viaje
y/o etiquetas de visa” con un horizonte de 10 años para
la revisión técnica del DNP
Reunión- desayuno en Casa Privado MIN. Interior,
18/06/2025
Portugal y MRE
Definición de alternativa oficial- Presidencia – Comité
de Gobierno- Se definió como alternativa: uso de
19/06/2025
vigencias futuras de funcionamiento hasta julio 2026 y
transferencia del modelo a MRE a partir de sept. 2025.
Reunión convocada por la jefatura de gabinete de la
Presidencia de la República para evaluar las opciones y
contar con la alternativa seleccionada desde la
20/06/2025 Presidencia de la República
20/06/2025 Sexta sesión del COEP
Remisión de los documentos relacionados con los
aspectos jurídicos, técnicos y presupuestales a la
25/06/2025 Imprenta Nacional de Colombia
Oficio S-DSG-25-021099 dirigido a la Procuraduría
25/06/2025 General de la Nación
Oficio S-DGS-25-022933 a jefe de despacho de
01/07/2025 presidencia
01/07/2025 Oficio S-DGS-25-022934 a la Imprenta Nacional
Reunión con Contraloría - instalación de mesa de
02/07/2025 seguimiento
Oficio S-DGS-25-023133 alcance al oficio S-DGS-25-
02/07/2025 022933 a jefe de despacho de presidencia
Alcance a oficio S-DSG-25-021099 dirigido a la
03/07/2025 Procuraduría General de la Nación
Ministerio de Relaciones Exteriores
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FECHA EVENTO
Respuesta Nota Verbal N° -137-2025 con radicado S-
04/07/2025 DSG-25-023529
Comunicación de la UT Documentos de Viaje 2025 con
07/07/2025 relación al stock de libretas de pasaportes
Comunicación S-DIMCS-GAJR-25-015427 de la
Dirección de Asuntos Consulares a la Procuraduría
07/07/2025 General de la Nación.
07/07/2025 Comunicación a la Procuraduría General de la Nación.
Adicionalmente, es importante señalar que ha sido una instrucción del señor
Presidente de la República como suprema autoridad administrativa, encargado de
dirigir la ejecución de la ley y formular políticas públicas como lo establece la
Constitución Política de Colombia, el de incluir a la Imprenta Nacional de Colombia
como el operador que se fortalece institucionalmente para implementar el nuevo
modelo de expedición de libretas de pasaportes, documentos de viaje y etiquetas de
visa.
Para nosotros, y bajo el entendido que los ministros actúan bajo directrices
presidenciales, desde la Cancillería dimos continuidad al modelo propuesto y a las
decisiones adoptadas, entre otras, en el Memorando de Entendimiento.
II. POSIBLES ESCENARIOS PARA DESARROLLAR.
1. Convenio Especifico Imprenta Nacional de Colombia– Ministerio de
Relaciones Exteriores (Convenio Marco 006-2024).
Bajo esta línea se contempla continuar avanzando en las gestiones para materializar
la suscripción de un Convenio Específico entre la Imprenta Nacional de Colombia
y el Ministerio de Relaciones Exteriores-Fondo Rotatorio, cuyo objeto es “Aunar
esfuerzos administrativos y técnicos, para la implementación del nuevo modelo del
servicio de pasaporte en lo que respecta al suministro y personalización de libretas
de pasaporte y etiquetas de visa colombiana con zona de lectura mecánica,
incluyendo la custodia y entrega del documento final en las sedes designadas por el
Ministerio de Relaciones Exteriores
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Ministerio de Relaciones Exteriores, siendo el ejecutor la Imprenta Nacional de
Colombia”, en el marco del Convenio Interadministrativo No.006 de 2024.
Este convenio fue enviado por la Cancillería a la Imprenta en un primer proyecto de
minuta el día 2 de julio de 2025 para revisión jurídica de esa entidad como futura
proveedora de las libretas de pasaportes bajo el “nuevo modelo” y hoy 7 de julio
fueron allegadas las observaciones correspondientes para revisión de la Cancillería.
Este convenio tendría vigencia siempre y cuando la Imprenta Nacional de Colombia
logre asociarse con la Casa de la MOEDA de Portugal, en donde se defina un
cronograma de implementación del nuevo modelo, y donde se aclaren los aspectos
presupuestales y técnicos en donde la prestación del servicio no se vea desmejorada.
2. Declaratoria de Urgencia Manifiesta – Contrato Unión Temporal
Thomas Greg & Sons de Colombia.
Esta ruta contempla el avance en la suscripción de una Urgencia Manifiesta como
medida excepcional para suscribir un contrato con la Unión Temporal de la que forma
parte Thomas Greg y Sons por un periodo entre nueve (9) y once (11) meses, de
modo que en ese tiempo se siga preparando el “nuevo modelo” y los actores
involucrados como la Imprenta Nacional de Colombia y la Casa de la MOEDA de
Portugal, se preparen técnicamente para asumir la operación de manera integral.
Tanto el texto del acto administrativo que declara la Urgencia Manifiesta como los
documentos precontractuales del nuevo contrato a suscribirse con Thomas Greg, se
vienen desarrollando para garantizar con la continuidad del servicio.
3. Proceso de Licitación Pública - Estructuración de documentos
precontractuales.
Esta ruta contempla la publicación de un nuevo proceso de selección bajo la
modalidad de Licitación Pública (2025-2026), en el cual se establezca la
obligatoriedad de que el oferente que sea adjudicatario fortalezca las capacidades de
la imprenta y transfiera el conocimiento de la operación, a efectos de que, a su
finalización, la entidad pública se encuentre preparada para asumir la operación en
su integralidad. Los documentos precontractuales del nuevo proceso se dejarían
adelantados para su publicación en caso de que esta línea de acción sea autorizada.
Finalmente, anexamos comunicación de la Unión Temporal 2025, en donde señala
que el actual stock que se deriva del contrato será usado para poder cumplir las
Ministerio de Relaciones Exteriores
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obligaciones hasta el próximo 31 de agosto de 2025, es decir, no se cuenta con un
stock que garantice una posterior personalización con otro operador y a partir del 01
de septiembre de 2025.
Cordial saludo,
LAURA CAMILA SARABIA TORRES
Ministra de Relaciones Exteriores.
Anexamos comunicación de la UT Documentos de Viaje 2025