DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
LIC. GROVER
ASTOHUAYHUA PACHECO
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EL
EL OFICIO
OFICIO
Es un documento de carcter oficial que se utiliza para
establecer comunicacin entre las instituciones
estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en
especial a las autoridades de ms alta jerarqua.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar
acciones, invitar, pedir informacin, contestar, remitir
documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de
trabajos administrativos.
OFICIO
OFICIO 2
FINALIDAD - DIFUSIN
Informar,
Invitar,
Pedir,
Remitir.
El oficio se define en dos niveles: Nivel Externo, es decir,
fuera de una institucin; y Nivel Interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicacin con personas
ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que
ocupan cargos directivos.
A nivel interno, enlazan a los que desempea funciones de
direccin dentro de una entidad o institucin.
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FACULTAD - FIRMA
Los oficios de circulacin externa, son firmadas
solamente por la mxima autoridad de la institucin o
por quien hace sus veces. Sin embargo en caso de
existir la necesidad de enviar oficios fuera de la
institucin, ahondando asuntos especficos del
trabajo, pueden hacerlo los que dirigen los rganos
internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos,
pero, sin comprometer la responsabilidad de la
referente autoridad.
Los oficios de circulacin interna, firmados por quien
desempean cargos directivos en la institucin.
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PARTES DEL OFICIO
Membrete: Nombre de la institucin.
Lugar y fecha
Numero del oficio
Datos del destinatario: Tratamiento o cargo
Vocativo
Asunto
Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje
ser directo, sencillo y se evitara el tuteo.
Despedida
Firma y cargo del que remite el oficio
Complementos:
Nombre del ao ( obligatorio nicamente en los casos de
circulacin externa)
Referencia
Anexo 5
EL MEMORANDO
. Es un documento de comunicacin donde la autoridad
superior hace alguna advertencia, da rdenes y tambin
rememora hechos que se deben tener en cuenta.
Es un documento simplificado de uso muy difundido en los
organismos dependientes del estado y en las entidades del
sector privado. Es flexible y prctico, breve y directo.
Se difunde en todos los niveles o escalones de la
administracin.
Los documentos ms usados en la administracin pblica son
el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han
delimitado el rea de difusin de estos documentos: emplean
el oficio para su comunicacin externa y el memorando para
su comunicacin interna. Lo mismo que muchas empresas,
usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo
segundo. 6
DIFUSIN - FIRMA
El memorando es un documento de carcter
interno, porque solamente se difunde dentro de una
institucin o empresa.
Establece comunicacin entre todos los
trabajadores de una institucin o empresa, al margen
de su nivel o jerarqua, por la aplicacin de los
principios de simplificacin administrativa y
racionalizacin de recursos. Por ejemplo, entre el
gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director
de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o
entre gerentes o jefes del mismo nivel.
La firma la tienen todos los trabajadores o
miembros de una institucin o empresa, sin distincin
alguna. 7
PARTES DEL MEMORANDO
El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
Lugar y fecha
Cdigo
Destinatario
Asunto
Cuerpo
Despedida o antefirma
Firma y posfirma
"con copia"
Pie de pgina.
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REDACCIN DEL TEXTO
El texto del memorando comprende dos secciones:
Frmula de apertura: que viene a ser una frase directa,
concisa con la que se inicia la redaccin del texto del
memorando. Por ejemplo, la frase "srvase..."
"Srvase comunicar a esta direccin el record de... "
Existen muchas formulas de apertura. Los
memorandos dirigidos al subalterno generalmente
empiezan la redaccin del texto con las formulas:
"srvase..." (como en el caso anterior) y "comunico a Ud.
..." como en el siguiente:
"Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por
conveniente disponer..."
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REDACCIN DEL TEXTO
Mientras que los memorandos que se envan al
superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con
las frases:
"Por el presente..."
"Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle
permiso..."
"Me dirijo a Ud. ..."
"Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... "
Exposicin: que se desarrolla el asunto que motiva el
memorando en forma breve, precisa y directa, sin
eufemismos ni rodeos.
IMPORTANTE:
El texto del memorando no tiene "prrafo de cierre"
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CLASES
Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y
Mltiple
Memorando simple
Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir,
pedir o transcribir documentos; dar a conocer la
realizacin de actividades o la ejecucin de tareas y,
en general, para informar asuntos diversos de trabajo a
un solo destinatario.
Caractersticas
Comparte las mismas caractersticas con el oficio
simple, pero con la diferencia que en el cdigo lleva la
palabra "memorando" como nombre del documento.
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MEMORANDO MLTIPLE
Se usa para hacer conocer disposiciones o
cualquier otra informacin, en forma simultanea, a
varios destinatarios.
Caractersticas
Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio
mltiple, con la diferencia que emplea "memorando
mltiple" como nombre del documento. En algunas
entidades lo conocen como el nombre de
"memorando circular".
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LA SOLICITUD
Es un documento por medio del cual se pide el
goce de un derecho, beneficio o servicio que se
considera que puedes ser atendido.
El derecho de peticin de los peruanos esta
amparado por el Art. 2 inc. 20 de la actual
constitucin poltica que manifiesta que toda persona
tiene derecho a formular peticiones individual o
colectivamente, por escrito ante la autoridad
competente, lo que esta obligado que el interesado de
una respuesta tambin por escrito dentro del plazo
legal, bajo responsabilidad.
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PARTES DE LA SOLICITUD
La Sumilla.
Texto.
Lugar y fecha.
Firma y Posfirma.
Complementarios:
Anexo.
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GRACIAS
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