ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN
ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN
El archivo:
Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latín archivium , presenta dos conceptos
distintos de acuerdo con el Diccionario de la Real Academia de la
Lengua Española.:
- Local en el que se custodian documentos públicos o
particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo
oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares);
- conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen
(carpetas, guías, etc., donde se colocan).
ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN
Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles,
haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior
localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario
Funciones del archivo
La principal función del archivo consiste en la conservación de
documentos, estableciendo unos plazos mínimos de conservación,
durante los cuales puede ser requerida su presentación.
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Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y
clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el
funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será
eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de
información que permite relacionar los nuevos documentos con los
ya archivados. Además sirve como medio de consulta cuando se
pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo
sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad
pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
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Clases de archivos
1) Según el grado o frecuencia de utilización:
- Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién
entregados o de consulta frecuente.
- Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos
activos y que han sido consultados de forma menos frecuente.
- Inactivos (pasivos): recoge los documentos que habiendo
perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor
histórico, político, o documental y no se recurre a ellos.
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2) Según el lugar de emplazamiento (de uso):
- Generales o centralizados: documentos que se conservan en el
mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
- Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas
dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:
• Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de
acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.
• Por Área: Para que pueda tener acceso el personal del área.
Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se
complementan entre sí.
ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN
Conservación de la documentación
Es adoptar la metodología adecuada y los medios necesarios para
custodiar y mantener la documentación en las mejores condiciones y
orden, con el fin que la información que contiene perdure sin
alteraciones.
La conservación de la documentación se fundamenta en dos
principios básicos:
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Conservación de la documentación
1) Adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad de la
información y del medio donde se encuentra.
Esto se logra a través de:
• Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo,
(estado de edificios, instalaciones eléctricas, estanterías, etc.)
• Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro,
destrucción o desaparición de los documentos: control de
humedad, incendio, robo, etc.
• Restauración de documentos deteriorados.
• Reproducción de la documentación más representativa.
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Conservación de la documentación
2) Aplicación de los criterios y métodos de organización documental.
Es decir métodos de clasificación y ordenamiento. Solo existe
archivo cuando hay una organización, de otro modo se trata de un
conjunto de papeles almacenado
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LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO
1) Físico (manual)
La organización del archivo de forma física, es decir no
automatizadas o digitalizadas, conlleva una serie de tareas
concatenadas que podemos definir en tres apartados:
1. Clasificar
2. Ordenar
3. Elaborar esquema de clasificación
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LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO
1. Clasificar:
Consiste en establecer diversas clases de documentos en función
del autor, área, disciplina o finalidad.
2. Ordenar:
Implica dar ubicar a cada documento dentro de cada clase. Este
ordenamiento puede ser por numeración, orden alfabético, fecha
u otro.
3. Elaborar un esquema de clasificación:
Es decir establecer un cuadro que indique la estructuración dada a
la organización de documentos, es decir que muestre como están
clasificado los documentos.
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LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO
2) Electrónico (digitalizado o automatizado)
La principal estructura que se utiliza para almacenar los datos en
dispositivos de almacenamiento son las carpetas digitales, en los
cuales se incluirán los archivos con la documentación del Sistema de
Gestión de Calidad.
Estas carpetas son organizadas usualmente de acuerdo a un mismo
tema de tal manera que pueda facilitar el acceso.
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LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO
Algunas ventajas del uso de medios electrónicos son las siguientes:
a) el personal apropiado tiene acceso a la misma información
actualizada en todo momento;
b) el acceso y los cambios son fácilmente realizados y controlados;
e) la distribución es inmediata y fácilmente controlada con la opción
de imprimir copias en papel;
d) existe acceso a los documentos desde ubicaciones remotas;
e) retirar documentos obsoletos es fácil y eficaz
Tipos de Medios de Archivo Electrónico
• Base de datos en Servidores
• Intranet
• Programas de Gestión de documentos
