Equipo 2
David Gregorio Montiel Guerrero
Diego Armando López Medrano
7IMIG2
Gabriel Guerrero Quiroz
Gaddi Gabriel García Aurelio
Mitos y enemigos del tiempo.
Mitos.
Todas las actividades diarias pueden ser planificadas. Aunque no es necesario
respetar ciegamente esta planificación si luego surge una actividad alternativa
de mayor prioridad.
Todos nos declaramos puntuales, sin embargo, a la hora de demostrar la
competencia de la puntualidad, la maquinaria empieza a rechinar. Cuando se
entrevista a un candidato, pasa la primera prueba si llega a tiempo, pero si se
le solicita que describa lo que es la puntualidad, empiezan los tragos gordos.
México es el país en el que se cita media hora antes a los compromisos
sociales para que la gente llegue a tiempo. Sin embargo, el mundo
globalizado exige precisión.
Los franceses tienen una expresión inmejorable: pil a l`heure, que significa,
justo en el momento.
El tiempo del día y del año transcurre a un ritmo matemáticamente uniforme y
parejo: a nadie se le echa encima, y nunca vuela ni tiraniza a la gente.
Tampoco se recupera. Si un piloto sale de París a Nueva York con una hora
de retraso, podría recorrer ese trecho en menos tiempo del acostumbrado,
pero tendrá que pagar un precio adicional: mayor esfuerzo en las máquinas,
mayor gasto de combustible, mayor tensión de los operadores y mayor riesgo
para todos.
La tan cacareada escasez de tiempo es un engaño que nace de administrarlo
mal, confundiendo prioridades, ignorando objetivos, obsesionándose por
hacer más cosas de las razonablemente posibles y que se nutre de la
incapacidad de decir “no” a las distracciones y a las solicitaciones extrañas.
En general, dado que no solemos saber en qué empleamos nuestro tiempo y
cuáles son las causas que hacen que lo perdamos a veces caemos en
trampas y espejismos que nos llevan a perder el tiempo. Creemos que los
individuos más atareados y activos son los que obtienen mejores resultados y
eso no es necesariamente cierto.
Manejar bien el tiempo no supone trabajar como un robot. La libertad se
preserva con la elección deliberada del empleo de nuestro tiempo, y no
dejándonos arrastrar por las circunstancias. Las personas de mayor
responsabilidad ni deben trabajar más tiempo para dar ejemplo ni la
responsabilidad, la dificultad o calidad del trabajo no se manifiestan por un
mayor número de horas trabajadas.
Enemigos.
Desorganización
Sucede en los momentos cuando se va a realizar una tarea surgen las preguntas
cómo, ¿A quién va dirigido el resultado? ¿Quién la solicitó? ¿Bajo qué
especificaciones fue solicitada dicha tarea? No hay claridad o respuesta las
preguntas anteriores.
Investigar sobre las características de la tarea, quién la solicita, si se trata de una
queja de cliente, se convierten en enemigos del tiempo y de la efectividad.
Procedimientos y soporte para realizar tareas
Los procedimientos sobre cada proceso, así como la documentación y flujo de
tareas son importantes.
No sólo en el aspecto de cómo administrar mejor el tiempo por tener claridad en
las tareas, por ser más eficientes como individuo.
ejemplo,
Tener registro del ingreso de una orden de cliente; conocer las especificaciones
de producto o servicio, fechas compromiso de entrega.
El seguimiento, en que status se encuentra la tarea, responsable en cada etapa
de elaboración.
Falta de planeación de tareas
Tareas duplicadas, falta de definición de prioridades, secuencia de realización de las
mismas, son características de la falta de planeación.
¿Qué es lo que provoca?
Demoras, quejas, reprocesos, esfuerzos duplicados, incumplimientos, resultados no
deseados.
Un plan de acción
Mientras el plan de acción está en construcción, no se iniciarán las tareas, sin embargo,
proporcionará claridad y orden a las tareas.
Cuál es la secuencia de realización de actividades, quienes intervienen en cada una,
relación de insumos y recursos, fechas de inicio y conclusión, seguimiento a cada tarea.
Los pretextos también son distractores del tiempo
En ocasiones, se depende de otras personas para realizar una actividad, por
ejemplo, cuando se es parte de una cadena productiva. Por lo que, si en algún
proceso previo se presenta una demora, afecta a los siguientes.
Existen otros factores. Cuando se trabaja en ambientes externos, las inclemencias
del tiempo, pueden ocasionar retrasos en las tareas.
Sin embargo, hay que cuidar que no se forme un hábito con este tipo de
argumentos, pues se convierten en excusas y son enemigos del tiempo y la
productividad.
Largas jornadas de trabajo
En ocasiones es la alternativa más viable para cumplir con una tarea o
proyecto, dedicar horas extras al día, pues los resultados compensarán en
beneficios, los esfuerzos dedicados.
Pero cuando se convierte en una costumbre las jornadas extensas se
convierten en enemigos del tiempo en el trabajo.
El desánimo, la fatiga, los errores, ¿Qué se puede hacer para ser
productivo?
Gestión del tiempo en el trabajo
Para esas largas jornadas, ¿existirá un área de oportunidad en cuanto a la
gestión del tiempo?
¿Qué es prioritario?
¿Qué se puede delegar?
¿La tarea no es relevante?
Quizá sea momento de revisar la importancia que merece cada tarea y se
pueda identificar enemigos del tiempo y cómo hacer más eficiente el día.
Planeación del tiempo y sus herramientas.
La planificación del tiempo consiste en organizar tus tareas en orden de
prioridades, saber que cuentas con un determinado tiempo para cumplirlas,
establecer metas y objetivos y, finalmente, crear un plan de acción para
lograrlas.
Sin embargo, no es tan sencillo. Cómo planificar el tiempo es, sin duda, unas
de las tareas más arduas y difíciles del desarrollo de tareas o proyectos.
Técnicas y herramientas.
Matriz de Eisenhower
Es una de las técnicas para organizarse más recomendada por excelencia. La matriz de
Eisenhower te permite evaluar la urgencia y la importancia de las tareas y, así, gestionar
el tiempo dedicado a ellas.
Funciona como guía para una mejor planificación del tiempo. De manera simultánea, te
puede ayudar a cumplir con todas las actividades laborales, sociales, familiares e
incluso hobbys que hacen parte de tu vida. Contribuyen con la planificación del
tiempo de una manera inteligente, estableciendo prioridades y aumentando tu
productividad.
¿Cómo aplicarla?
Tendrás que tomar tus asignaciones pendientes y ubicarlas en algunos de los siguientes
cuadrantes:
Tareas importantes y urgentes
Tareas importantes pero no urgentes.
Tareas no importantes pero urgentes
Tareas no importantes y no urgentes
Matriz de administración del tiempo
esta herramienta ya no se trata solo de gestionar el tiempo, sino de manejar la
atención que se le pone a cada actividad. El gráfico se desarrolla con cuatro
cuadrantes:
1. Importante y urgente. El criterio a considerar aquí es la crisis o lo inmediato.
Se toman en cuenta las tareas que se han vuelto críticas a consecuencia del
plazo que se tiene para desarrollarlas.
Por ejemplo, se tiene una situación empresarial en la cual un supervisor entrega
un proyecto a un colaborador, con una fecha límite muy cercana. Si no se
otorga toda la atención a esta actividad o si deja para la última hora, el resultado
será el incumplimiento adecuado de la misma en el tiempo brindado. Además,
se sufrirán factores como el estrés, la desorganización y el fracaso.
2. Importante y no urgente. Son aquellas tareas que, si bien son importantes, se
desarrollan a largo plazo y no poseen una fecha crítica para cumplirlas. Esto se
determina gracias a la organización y la inversión de tiempo que se les ha
brindado. Por ejemplo, el desarrollo personal a largo plazo basado en los
estudios, dedicándoles el tiempo suficiente para cumplirlos.
3. No importante y urgente. Aquí se establecen aquellas actividades rutinarias
que son urgentes, pero que no tienen un nivel de trascendencia mayor a través
del tiempo. Por ejemplo, las reuniones en el trabajo a última hora, las llamadas
sin previo aviso, las acciones inmediatas, etc. Solo se aplican cuando se tiene
un enfoque a corto plazo; son tareas que no tienen una planificación previa.
4. No importante y no urgente. Los únicos criterios a evaluar aquí están
relacionados al ocio y al entretiempo. Aquí se aplican las actividades que se
refieren a, por ejemplo, revisar las redes sociales, distraerse con algún video
intrascendente y más. Son necesarias para encontrar un balance entre el
entretenimiento y los objetivos de vida que se compartan.
Agenda Ejecutiva.
Es un documento de planeación y programación de actividades basadas en la
administración del tiempo. Denota principalmente las “acciones a ser
acometidas”. Es también un registro de prioridades enfocadas, por lo general,
hacia la realización de objetivos, tareas, juntas.
los puntos en una agenda pueden ser:
- Bienvenida y apertura de la agenda.
- Comentarios a los puntos de la agenda.
- Revisión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión anterior.
- Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores.
- Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es el
cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo.
- Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atención
- Arreglos y anuncios para la próxima reunión.
- La agenda es un medio por el cual una persona la ocupa para anotar
reuniones, fechas, transacciones, apuntes, datos de reunión anterior, entrega de
documentos de trabajo, etc.
Cuestionario
1. Menciona tres distracciones para la perdida de tiempo.
2. ¿Cuál serían los criterios fundamentales de una matriz de
administración del tiempo?
3. ¿Cuál serian las causas de una mala administración del tiempo?
