COMO ORGANIZAR
UN ARCHIVO
¿CÓMO SE ORGANIZA UN ARCHIVO?
Los archivos históricos se integran por los documentos inactivos que
mantienen sus valores secundarios, los cuales permiten dar testimonio,
evidencia e información acerca de la evolución y desarrollo del sujeto
obligado y se constituyen así en patrimonio cultural.
¿CÓMO SE DEBE ORGANIZAR EL ARCHIVO?
• Archivar sobre la marcha.
• Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.
• Usar separadores.
• Colocar información reciente en la parte delantera de las
carpetas.
• Sujetar los papeles con grapas.
• Unir las copias de las respuestas.
¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS
DOCUMENTOS EN ARCHIVO HISTÓRICO?
Normalmente se suelen clasificar en dos grandes grupos: las
fuentes primarias y las fuentes secundarias. No obstante, las
segundas, provienen de las primeras. Se trata de escritos que
hablan del pasado, pero que se elaboraron tiempo o mucho
tiempo después de los acontecimientos de los que tratan.
¿CÓMO ARCHIVAR DOCUMENTOS?
• Los archivos deben ser organizados de manera numérica o alfabética. De esta forma se
establece en la oficina o empresa un sistema de archivo para implementar en el futuro.
• Cada carpeta debe ser rotulada con la información que nos permita identificar su
contenido. Por ejemplo, el nombre del cliente, caso o número de expediente. Esto agiliza
la búsqueda de documentos de manera eficaz.
• Pueden utilizarse carpetas de colores, o bien etiquetas de color. Esto nos permitirá en
todo momento identificar a simple vista una categoría de expediente.
• Para archivos muy grandes, con gran cantidad de expedientes, nuestra recomendación es
implementar un sistema de código de barras o de radio frecuencia, lo que dará una
trazabilidad más rápida y segura a los documentos.
¿QUÉ SE HACE EN UN ARCHIVO
HISTÓRICO?
En el Archivo Histórico se desarrollan actividades de organización,
conservación, descripción y difusión, del acervo documental, que se
realizan con base a normas y técnicas archivísticas internacionales,
esto garantiza una buena clasificación, descripción y permanencia de
los mismos.
¿CUÁL ES EL ORDEN DE
UN ARCHIVO?
Ordena alfabéticamente por el tipo de archivo.
Los archivos del mismo tipo se agrupan, a continuación,
ordenados por nombre. Ordena por la fecha y hora en las
que se modificó un archivo por última vez. Ordena de la más
antigua a la más reciente de manera predeterminada.
BENEFICIOS DE TENER INVENTARIADO
NUESTRO ARCHIVO:
¿CÓMO LO HACEMOS?
Simplemente lo que vamos a hacer es crear una base de datos. Podéis utilizar el
programa que mas os guste, con una base de datos en Access e incluso con una hoja
de calculo en Excel nos puede servir.
Los campos que podemos incluir son:
• Número de registro: se trata de poner un número correlativo a cada uno de
nuestros registros (1,2, 3…). Nos va a servir para identificar de forma inequívoca a
nuestros registros y para controlar, ya que nos puede ayudar a detectar registros
duplicados.
• Tipologia: pondremos que tipo de documento es: facturas, albaranes, proyectos,
expedientes, etc.
• Código de clasificación: es la numeración que le corresponde atendiendo al cuadro de
clasificación de nuestra empresa. Si aun no contamos con cuadro de clasificación no pasa
nada, no ponemos este campo o lo dejamos en blanco. Si queréis saber que es y como
elaborar un cuadro de clasificación podéis consultar el siguiente post.
• Fecha del documento: Si es un expediente ponemos el intervalo de fechas, es decir, la
fecha de inicio y la fecha final de los documentos que contiene.
• Titulo descriptivo: del documento o de la serie documental. Algo que sea
breve y que nos ayude a identificar el documento.
• Ubicación: dónde podemos localizar el documento, en que oficina,
armario, cajonera, etc.
• Procedencia: también es un campo opcional. Puede ser útil cuando la documentación se
ha trasladado de otra oficina y no queremos perder esa referencia.
