La administración del tiempo se refiere a analizar nuestro

uso de este recurso en forma regular, para comprender la

forma más adecuada de usarlo en forma efectiva. El tiempo
se considera como el recurso más importante.

La administración del tiempo está relacionada con la productividad y la

eficiencia; es hacer más y mejor.
Existen técnicas que nos ayudan a la organización de las tareas, las cuales
transforman la vida de las personas, y esto se refleja en la vida personal y
profesional.
 3. Diariamente hago una lista de asuntos pendientes, los
1. Cada día dedico un tiempo a planificar mi trabajo: jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en
ese mismo orden:
(1) CASI NUNCA
(2) A VECES (1) CASI NUNCA
(3) FRECUENTEMENTE (2) A VECES
(4) CASI SIEMPRE (3) FRECUENTEMENTE
(4) CASI SIEMPRE

2. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por

escrito: 4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y
no lo dedico a cosas utópicas o improductivas:
(5) CASI NUNCA
(6) A VECES (5) CASI NUNCA
(7) FRECUENTEMENTE (6) A VECES
(8) CASI SIEMPRE (7) FRECUENTEMENTE
(8) CASI SIEMPRE
 7. Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega,
5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de
analizándola de inmediato y decidiendo sobre ella:
manejar problemas, así como algo inesperado:
(1) CASI NUNCA
(1) CASI NUNCA
(2) A VECES
(2) A VECES
(3) FRECUENTEMENTE
(3) FRECUENTEMENTE
(4) CASI SIEMPRE
(4) CASI SIEMPRE

6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis

8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las
actividades:
interrupciones:
(5) CASI NUNCA
(5) CASI NUNCA
(6) A VECES
(6) A VECES
(7) FRECUENTEMENTE
(7) FRECUENTEMENTE
(8) CASI SIEMPRE
(8) CASI SIEMPRE
 11. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de
9. Soy capaz de decir “NO” cuando se me requiere en
semana:
cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos
pendientes:
(1) CASI NUNCA
(1) CASI NUNCA
(2) A VECES
(2) A VECES
(3) FRECUENTEMENTE
(3) FRECUENTEMENTE
(4) CASI SIEMPRE
(4) CASI SIEMPRE

10. En forma habitual practico la relajación para reducir

12. Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o
tensiones:
desagradables de mi trabajo:
(5) CASI NUNCA
(5) CASI NUNCA
(6) A VECES
(6) A VECES
(7) FRECUENTEMENTE
(7) FRECUENTEMENTE
(8) CASI SIEMPRE
(8) CASI SIEMPRE
13. Siento que tengo un buen control sobre la forma en que utilizo el tiempo:

(1) CASI NUNCA

(2) A VECES
(3) FRECUENTEMENTE
(4) CASI SIEMPRE

Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado será el
siguiente:

Entre 13 y 28: Mal, tienes serios problemas con el tiempo.

Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.
Entre 37 y 44:Muy bien.
Entre 45 y 52:Excelente.
Es común relacionar la administración del tiempo con el
trabajo, también es muy importante en la vida personal. Al
igual que en el entorno empresarial, tenemos compromisos
en casa, con nuestros amigos y familiares.

Cuando se pone en práctica la administración del tiempo

en el trabajo, se perciben muchas ventajas, como la
reducción de la insatisfacción, el estrés y la sobrecarga.
En las empresas, la búsqueda de la productividad es
grande y hay muchos beneficios que se pueden notar
con la práctica de la administración del tiempo, la
eliminación de procesos innecesarios, una mayor
eficiencia en las actividades, la mejora del clima
organizativo y la firmeza en el cumplimiento de los
objetivos son algunos de ellos.
La primera D consiste en tener un
La cuarta D es la más importante
apasionado e intenso deseo de
para el éxito en la vida. Consiste en
conseguir y controlar el tiempo
disciplinarte para hacer la gestión
con la finalidad de lograr la
del tiempo una práctica permanente.
máxima eficacia.

PARA LA EFECTIVIDAD

La tercera D se tiene que estar

La segunda D consiste en tomar la
dispuesto a persistir frente a las
decisión de practicar buenas técnicas de tentaciones, hasta que la persona se
gestión del tiempo hasta que se haya convertido en un gestor eficaz
del tiempo. Para ello, el deseo
conviertan en un hábito.
reforzará la determinación.
 Puede ser un enemigo a vencer
o un aliado si lo logramos
organizar

Puede ser un recurso escaso si

no se controla en función de las
prioridades que se le asignen.

No se puede comprar,
atrapar detener o regresar

Es lo más valioso que tienen las

personas por lo que hay que
utilizarlo con el máximo grado
de efectividad.
 Mayor número de actividades efectuadas y tareas terminadas más rápido

La concentración incide en el cumplimiento de lo planificado en menor tiempo.

Más tiempo para el descanso.

Realizar tareas dentro de los tiempos programados, representan logros.

Mayor motivación.

Más seguridad en sí mismo.

TAREAS URGENTES E
IMPORTANTES

TAREAS
URGENTES Y NO
IMPORTANTES
TAREAS NO
URGENTES E
IMPORTANTES
TAREAS NO
URGENTES Y NO
IMPORTANTES
MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO -
TAREAS URGENTE NO URGENTE
I ACTIVIDADES II ACTIVIDADES
IMPORTANTE
 Prevención de crisis
 Crisis  Preparación
 Problemas apremiantes  Construir relaciones
 Proyectos cuyas fechas vencen  Reconocer nuevas oportunidades
 Planificación
NO IMPORTANTE

III ACTIVIDADES IV ACTIVIDADES

 Trivialidades, ajetreo inútil

 Interrupciones, algunas llamadas
 Algunas cartas
 Correos, algunos informes
 Algunas llamadas telefónicas
 Algunas reuniones
 Pérdidas de tiempo
 Cuestiones inmediatas
 Actividades de escape.
MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO -
RESULTADOS URGENTE NO URGENTE
I RESULTADOS II RESULTADOS
IMPORTANTE
 Visión, perspectiva
 Equilibrio
 Estrés
 Disciplina
 Agotamiento
 Control
 Administración de Crisis
 Pocas crisis
NO IMPORTANTE

III RESULTADOS IV RESULTADOS

 Concentración en plazos cortos

 Considera que las metas y planes no valen  Irresponsabilidad.
la pena.  Dependiendo de otros.
 Se siente impotente, excluido del control.  Gobernado por apremios básicos.
 Relaciones muy frágiles o rotas.
Consiste en traer el futuro al presente, para tomar las
proyecciones necesarias y planificar adecuadamente
el tiempo; es decir definir qué hacer.

Consiste en el cuándo y que recursos se emplearán

para desarrollar actividades a través de una óptima
administración del tiempo.
 Sirve para: Sirve para:
• Disminuir las incertidumbres  Evitar urgencias y crisis
que presenta el futuro
 Abarcar sólo las tareas posibles
• Establecer previsiones para
alcanzar los objetivos  Trabajar sobre lo significativo
deseados
 Mantener el control de las acciones y
• Anticiparse a los problemas
del entorno inmediato
 Listar actividades a
realizar

Priorizar por importancia

Preparar programa
semanal

Revisar programación
diaria
Pedro es un estudiante de la Carrera de Administración de la Universidad
Nacional “San Luis Gonzaga” de Ica, le gusta leer, jugar futbol, hacer sus tareas,
ayudar en las labores domésticas, lavar su ropa, ve películas y toca la guitarra;
pero sin embargo a veces no se da el tiempo necesario para realizar sus
actividades, es por ello que aplicará la Planificación y Programación para darle
una mejor administración de su tiempo. A continuación, el realiza una Hoja de
Planificación y Programación con las actividades más importantes de la semana.
 HOJA DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN SEMANAL
OBJETIVO:
Lograr administrar el tiempo de las actividades que le gusta hacer a Pedro de acuerdo a
la prioridad, tiempo estimado y día asignado de la semana
PRIORIDAD TIEMPO
ACTIVIDADES DÍA ASIGNADO
A/B/C ESTIMADO
Realizar lecturas A 2 horas Lunes
Tocar Guitarra C 1 hora Martes
Hacer tareas A 3 horas Miércoles
Jugar Futbol B 2 horas Jueves
Lavar ropa A 3 horas Viernes
Ayudar en labores domésticas B 2 horas Sábado
Ver películas B 2 horas Domingo
AGENDA Forma correcta de su
uso:
Es una herramienta muy útil
para realizar anotaciones de ҉ Tener solamente una agenda
҉ Anotar solo horas reservadas
nuestras actividades y darle un
҉ Reservar para citas importantes
tiempo adecuado para realizarlas
҉ Contemplar los tiempos de preparación y
síntesis
҉ Reagrupar citas al comienzo o final de la
jornada
 PRINCIPIO
S

asertividad ҉ Escuchar activamente lo que se dice, asegurar que se

comprende perfectamente lo que se está pidiendo,
mostrando a la otra persona que se le presta atención y
se la atiende
Es de mucha utilidad en la planeación de vida,
҉ Decir no cortésmente, pero firmemente
por ende en la Administración del Tiempo, ya ҉ Dar razones, es decir explicar sobre algo siempre que
que promueve y desarrolla conceptos y sea necesario
҉ Ofrecer alternativas
habilidades muy importantes en la consecución
de las metas, deseos y necesidades personales
ASERTIVIDA AGRESIVIDA
tanto para la vida personal y laboral. PASIVIDAD
D D
 Son las interrupciones que se le denominan visitas,
pueden ser internas y externas; estos ladrones del
tiempo son los siguientes:

Evitar los ҉
҉
Llamadas telefónicas
Reuniones mal preparadas
҉ E-mails y redes sociales

ladrones de
҉ Interrupciones
҉ Sonidos y ambientes hostiles

tiempo
Acciones para evitar los ladrones del tiempo
•Trabajar en otro lugar para lograr una mayor concentración
•Interceptar a la visita fuera del sitio de trabajo
•Lenguaje no verbal, haciendo uso de la comunicación no verbal, se puede
transmitir prisa, nerviosismo, ansias por acabar la visita
•Organizar bien las reuniones
•Establecer un filtro de llamadas en horas de trabajo, salvo sea de suma urgencia
•Utilizar las redes sociales con responsabilidad y solamente un tiempo prudente
 CONTENIDO:

delegación  Precisar los objetivos a alcanzar

 Definir el alcance de la responsabilidad
 Delimitar la autoridad y las atribuciones
 Facilitar los medios necesarios
 Comunicarlo a terceros relacionados con el proceso.
 Establecer los seguimientos oportunos
 Conocer el derecho a error
PRINCIPIO ¿QUÉ ES?

҉ La regla del 80/20, establece que, para la

DE PARETO mayoría de los eventos, el 80% de los efectos

se derivan del 20% de las causas.
҉ Este principio nos ayuda a identificar las
acciones más relevantes de un proceso, para
enfocarnos con más determinación, eficacia y
claridad, esto optimizará los tiempos.
La productividad es el resultado de un sistema inteligente que
permite a las personas en un centro de trabajo, optimizar la
aportación de todos los recursos materiales, financieros y
tecnológicos que concurren en la empresa, para producir bienes
y/o servicios con objeto de promover la competitividad de la
economía nacional.
La producción obtenida de una cantidad dada de insumos de entrada es la
productividad de esos insumos. La productividad de una empresa, por lo tanto, indica
el grado de utilidad de sus recursos (insumos de entrada). Al aumentar su
productividad, mejora el rendimiento de la empresa y, por lo tanto, aumenta sus
ganancias.
Dentro de una empresa es extremadamente importante,
ya que sin esta, dicha empresa no podría avanzar en
ningún aspecto y se posicionaría en las peores empresas.

Significa menores costos y una alta participación en el mercado

internacional. Y para las naciones esto significa altos estándares
de vida, menos inflación mejor balanza de pagos y una más
fuerte moneda
 Su gestión nos permite fijar plazos
La gestión del tiempo es el para ejecutar las distintas tareas y
elemento que más influencia obligaciones que nos corresponden,
tiene cuando se trata de medir es de gran importancia en la
la productividad. productividad porque el tiempo es
un recurso importante que no se
vuelve a recuperar.
 TEORÍA SOCIAL DE LA TEORÍA DE LA
MARX CALIDAD

El grado social de productividad del La correlación entre resultados

trabajo se expresa en el volumen de logrados y tiempo utilizado, es decir
la magnitud relativa de los medios cuanto menor sea el tiempo que lleve
de producción de un obrero, durante obtener el resultado deseado
un tiempo dado y la fuerza de (eficiencia - eficacia) más productivo
trabajo, transformada en producto. es el proceso.
 MEJORA Se trata de trabajar de forma inteligente, es decir, emplear conocimientos
CONTINUA adecuados para garantizar un servicio y trabajo de calidad.

MANEJO DE LOS
RECURSOS El sistema laboral está en constante revisión ya que de ello se genera la
producción de manera efectiva
HUMANOS
 Relación entre la cantidad de recursos
EFICIENCIA utilizados y la cantidad de recursos estimados o
programados.

Relación entre los resultados logrados y los

EFECTIVIDAD resultados propuestos.

Relacionada con el logro de los objetivos y

resultados propuestos, es decir con la realización
EFICACIA de actividades que permitan alcanzar las metas
establecidas.
El desarrollo de la productividad es un plan de
gestión que está fomentado al cumplimiento de los
procesos hasta alcanzar la meta deseada, con ello la
organización cumple el proceso de aseguramiento
de la calidad, así como del cumplimiento de los
compromisos alcanzados con los clientes y los
futuros clientes.
El mejoramiento de la productividad es el
motor que está detrás del progreso
económico, de las utilidades de cualquier
corporación, empresa o entidad, y del
incremento de los salarios y el ingreso
personal, ya que un país que no mejora su
productividad pronto reducirá su estándar
de vida.
El índice de productividad no es más que el valor numérico con que se designa o denomina
a la productividad, resulta evidente que mejor será la situación del objeto en análisis.
Con el fin medir el progreso de la productividad, generalmente se emplea el Índice de Productividad (P) como punto de
comparación:
✗ El término procrastinación proviene del latín procrastinare, que literalmente

significa "dejar para mañana" y se ha definido como la tendencia a aplazar el

inicio y/o finalización de actividades que deben hacerse en un plazo de

tiempo determinado.
Es posponer una tarea de poco interés que genera malestar, aquí el procrastinador:

SABE LO QUE QUIERE HACER, PERO EN REALIDAD NO

LO HACE
Y demora en realizar las tareas que deben ser completadas en un periodo de tiempo.

Estos prefieren abarcar su tiempo en actividades sociales,

teniendo como consecuencia son altos niveles de ansiedad y
preocupación, pero no necesariamente trae consecuencias
negativas ya que finalmente se llegan a cumplir
 Relajado

Ocupado
Perfeccionista

Ferrari
clasifica
Desafiante a 7 tipos: Soñador

Generador de
crisis Preocupado
Es la tendencia a dejar de lado las
actividades hasta una futura fecha,
generalmente este problema se presenta
en estudiantes teniendo como
consecuencia un bajo rendimiento
académico.
Mide el nivel cómo los estudiantes Mide el grado en que los estudiantes
regulan y controlan sus pensamientos, posponen las tareas académicas,
motivaciones y conductas, a través de sustituidas por otras más agradables que
respuestas, dirigidas a la consecución de no demanden mucho esfuerzo, y por lo
metas en el aprendizaje general origina una insatisfacción o
malestar.
Por evasión Por activación

Por indecisión Adrenalínicos

 POR EVASIÓN POR ACTIVACIÓN

Retrasan constantemente alguna Postergan una tarea que ya no tiene

tarea que les desagradable remedio de realizarla.
 POR INDECISIÓN ADRENALÍNICOS

Piensan en hacer la tarea, pero se Trabajan bajo presión

pierden en el proceso de pensar y
tomar una decisión.
CONDUCTAS DILATORIAS

INDECISIÓN

FALTA DE PUNTUALIDAD

FALTA DE PLANIFICACIÓN
Hace referencia a que la procrastinación
proviene desde la infancia; ya que, en
esta etapa se juega un rol muy
importante en el desarrollo de la
personalidad del adulto y la influencia
de los procesos mentales inconscientes y
conflictos internos en la conducta
 MODELO MODELO
MOTIVACIONAL CONDUCTUAL
Menciona que la conducta se
Es un modelo que incita al conserva cuando es repetitiva, y
éxito, donde se cambia un permanece por sus efectos de
conjunto de recompensa; por tanto, desde este
comportamientos para lograr modelo, la procrastinación es la
el triunfo en diferentes práctica que hace el sujeto al
aspectos de su vida ejecutar tareas que impliquen
satisfacción a corto plazo
El método pomodoro es un
método de administración del
tiempo creado por Francesco
Cirilo en los años 80’. Este
personaje creo esta técnica para
ayudarle a aumentar su
productividad mientras
estudiaba en la universidad.
El método pomodoro es
usado principalmente para
incrementar la
productividad en el
trabajo, y su objetivo es
establecer un horario fijo
de determinados periodos
de tiempo para el trabajo y
el descanso.
 Maneja la distracción y
controla el tiempo
 Incrementa la
responsabilidad
 Mejora la planificación
semanal y trimestral
 Disminuye el dolor de
espalda y la fatiga
mental
 Mantiene la motivación
 UNA HOJA PARA TAREAS
QUE SE TE OCURRAN EN
EL CAMINO

UN MÉTODO UNA HOJA DE

CRONOMETRO TAREAS
POMODORO
 TRABAJAR LA
DIVVIDIR LAS TAREA HASTA
TAREAS QUE QUE TERMINE CADA 4
DEBEMOS PROGRAMAR EL PERIODO POMODOROS
REALIZAR UN DE 25 O PERIODOS
TEMPORIZAD MINUTOS DE 25
OR EN MINUTOS
PERIODOS DE TOMAR UN
25 MINUTOS Y DESCANSAR DESCANSO
ORDENAS LA 5 MINUTOS ENTRE 15 A 20
DURANTE EL
LISTA POR MINUTOS.
PERIODO DE 5
PRIORIDADES
MINUTOS
 BE
TOMATES FOREST
FOCUSED
• La administración del tiempo es una competencia que aplica a todo tipo de profesionales
sin importar las funciones de su puesto. Si el tiempo no es bien utilizado, se pierde un
recurso que además de valioso, no se puede recuperar.
• En las empresas, la búsqueda de la productividad es grande y hay muchos beneficios que
se pueden notar con la práctica de la administración del tiempo, la eliminación de
procesos innecesarios, una mayor eficiencia en las actividades, la mejora del clima
organizativo y la firmeza en el cumplimiento de los objetivos son algunos de ellos.
• La procrastinación en el campo laboral se ha dado como algo normal, y si bien sabemos
que todos en su momento hemos llegado a procrastinar ocasionalmente, se debe a que
hasta las personas mas organizadas suelen dejar las cosas más difíciles para después y
empezar por lo más fácil.
• Para experimentar la Técnica Pomodoro se necesita saber las actividades que se debe
llevar a cabo (priorizándolas según su importancia) y tener a mano un cronómetro que
divida tu tiempo de estudios en bloques de 25 minutos (pomodoros) separados por cinco
minutos de descanso.
• Tomar en cuenta la administración del tiempo tanto en tu vida personal como laboral.
Para que puedas desarrollar de manera eficaz y más rápida las actividades que tienes
pendientes.
• Estandarizar los procesos y tiempos que se deben cumplir en las operaciones cotidianas
de la empresa, haciendo más productivo el tiempo de los trabajadores.
• Ser cuidadoso en la toma de los tiempos y establecer de forma clara las actividades a
desarrollarse, siendo muy específico.
• Ser más conscientes de los momentos en que se está procrastinando y postergando las
actividades, clasificarlas según el cuadro de importancia y urgencia, de esta forma
cumplirá con sus objetivos de forma oportuna.