CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS Y ETAPAS DE LOS
DOCUMENTO
DOCUMENTOS
Características:
1.Servir de soporte a la información en él contenida.
2.Ayudar a la labor de la institución o empresa, dejando
constancia del trabajo realizado.
3. Ayudar a la consecución de los fines propuestos y a
probar hechos o sucesos.
EL CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO
TIPOS DOCUMENTALES
¿CLASES DE ARCHIVOS?
❖ Archivos Públicos: Tienen bajo su custodia la
documentación producida en todos los organismos
pertenecientes al Estado.
❖ Archivos Privados: Los archivos privados son
aquellos que desde el punto de vista del derecho
privado, custodian y administran los documentos
producidos por organizaciones de carácter privado.
❖ Archivos Particulares: Son aquellos que han sido
conformados por un individuo o familia producto de
transacciones.
Concepto de Documento
“El testimonio de la actividad del hombre, fijada en un
soporte perdurable que contiene información. Es pues
un objeto que conserva la huella de la actividad
humana, que sirve para dar noticia de un hecho,
quedando esta noticia fijada en el objeto”.
Etapas de los Documentos y
Tipos de Archivos
Primera Etapa: Archivos de Gestión
De conformidad con la legislación vigente en Costa
Rica, el primer período lo constituye aquel
comprendido entre uno y cinco años, contados a partir
de la producción del documento.
Segunda Etapa: Archivo Central
En este período, al igual que el anterior, varía en
cuanto a su duración, pero se ubica entre los seis y los
treinta años, y es conocida como la etapa del archivo
central.
Etapas de los Documentos y
Tipos de Archivos
Tercera Etapa: Archivos Intermedios
Es la etapa donde se administran aquellos documentos
que ya cumplieron su vigencia en el Archivo Central,
pero que aún no deben ser trasladados a la etapa de
archivo final o histórico. .
Cuarta Etapa: Archivos Finales o Históricos
En esta etapa los documentos han adquirido valor para
la ciencia y la cultura, por lo general, cuando éstos ha
cumplido treinta años de producidos. Esta etapa se
conoce como etapa histórica.
MATERIALES, MOBILIARIO Y EQUIPO
UTILIZADOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS
MATERIALES
Carpetas: Confeccionadas en cartulina original manila,
con capacidad aproximada para conservar 100 folios o
piezas documentales.
MATERIALES
Carpetas colgantes: Confeccionadas en cartulina de
manila u otro material resistente, con un gancho de
metal, el cual la sostiene cuando se coloca en el
archivador y cuelga del marco de la gaveta.
MATERIALES
Pestaña: Es la parte que sobresale en la carpeta de
manila o colgante. Sirve para identificar la carpeta y su
contenido en los sistemas de archivo.
MATERIALES
Marbete: Son tiras de cartulina o cinta de papel
engomado que se adhieren a las pestañas para titular
las carpetas.
MATERIALES
Guías: Son cartulinas o cartones usados para separar distintos
grupos de documentos dentro de una gaveta, donde se pueden
establecer diferentes tipos de guías como las siguientes:
❖Principales: Dividen el contenido de las gavetas en secciones.
❖Secundarias: Subdividen el contenido de las secciones.
EL MOBILIARIO
Archivadores utilizados a través de la historia
Gancho o Espigón
Lo forma un clavo y una base de
metal o de madera. Puede ser de
pared o de escritorio.
EL MOBILIARIO
Acordeón Entre sus características encontramos
una muy importante, es el primer
sistema de archivar en posición vertical y
es utilizado por los cobradores para
guardar facturas, fichas o recibos.
EL MOBILIARIO
Tabla Shannon Es una tabla con una prensa que
sostiene los documentos en la parte
superior. Al igual que el acordeón, se
empezó a utilizar durante el año 1860.
EL MOBILIARIO
Archivador Horizontal Mueble generalmente cerrado destinado
a la confección del cuadro de
clasificación en forma horizontal. El
mueble se cierra con una o varias
gavetas.
EL MOBILIARIO
Archivador Vertical Es el mobiliario más adecuado para
resguardar los documentos textuales y
se utiliza desde 1892.
LA CLASIFICACIÓN
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN: ORFUAS
Un sistema es un conjunto de elementos en interrelación,
donde cada uno tiene una estructura y función específica la
cual sería imposible llevar a cabo en forma individual.
LA CLASIFICACIÓN POR
ESCTRUCTURA ORGÁNICA
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN: ORFUAS
LA CLASIFICACIÓN POR
FUNCIONES O ACCIONES
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN: ORFUAS
LA CLASIFICACIÓN POR
ASUNTO
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN: ORFUAS
DIVISIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL
DE UNA ORGANIZACIÓN
Primer ámbito: La oficina
gestora o productora
Segundo ámbito: Organización a la que
pertenece la oficina gestora o productora
Tercer ámbito: La administración pública
Cuarto ámbito: Las organizaciones privadas
Quinto ámbito: Los particulares
Sexto ámbito: Organismos internacionales
DIVISIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL
DE UNA ORGANIZACIÓN
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
Método de Ordenación Alfabético
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
Método de Ordenación Onomástica o nominativa
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
Método de Ordenación Toponímica
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
Método de Ordenación Numérico
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