02- Organización por
departamentos y la
comunicación en la empresa
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Unidad 2
1. Introducción
La organización, el trabajo en equipo, la comunicación (tanto interna como externa a la empresa) y la
organización de la información y el archivo son aspectos muy importantes para cualquier empresa.
En esta unidad vamos a recordar estos temas, que ya has estudiado en otros módulos, pues los vas a
necesitar para el desarrollo de la simulación de la empresa en el aula a partir de nuestro modelo de
Simulación de Marmingo Luz, SL.
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2. Conceptos básicos
A. La organización de la empresa
El organigrama es una representación de la organización de una empresa que refleja:
a) La estructura de la empresa con sus diferentes departamentos.
b) El orden jerárquico y el establecimiento de las relaciones entre los diferentes escalones que lo configuran.
c) Los canales de comunicación.
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A. Organización de la empresa
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B. ¿Qué es el trabajo en equipo?
El trabajo en equipo implica un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejecución de un
proyecto. Cada miembro del equipo es responsable de un cometido y solo si todos ellos cumplen su función
será posible sacar el proyecto adelante.
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3. El departamento de recepción
Las principales funciones de este departamento son:
• Atender a cualquier visita, saludándola, dándole la bienvenida, informándola y anunciándola de forma
adecuada.
• Responder, registrar y hacer pasar a quien corresponda y devolver las llamadas de teléfono.
• Recibir y responder diariamente el correo, los e-mails, las redes sociales, los avisos o los certificados.
• Gestionar la agenda de citas y reuniones.
• Otras tareas de oficina, como son: realizar fotocopias, escanear documentos, tratamiento de textos,
archivo y apoyo a dirección o a otros departamentos.
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4. La responsabilidad social corporativa y el departamento de
recepción
Nuestra empresa simulada quiere desarrollar su plan de acción de RSC comenzando en el área de recepción
y administración. Con ello, consigue algunas ventajas:
- Mejora de la competitividad debido al avance en los procesos y los productos y al aumento de la
satisfacción de la clientela.
- Mejora del clima laboral generando mayor motivación en la plantilla y aumentando la productividad.
- Mejora de la imagen y el prestigio de la empresa en la sociedad.
- Ahorro de costes por el uso más eficaz y eficiente de los recursos, tanto humanos como naturales.
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Materiales necesarios
Para llevar a cabo las actividades que se proponen en esta unidad, será necesario contar con
sistemas de organización de la información y el archivo, tales como equipos informáticos, mobiliario
y diverso material de archivo y clasificación, como se detalla en Primeros pasos resueltos 6 para la
empresa Marmingo Luz, SL.
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Simulación de la estructura, organización y
comunicación de la empresa Marmingo Luz, SL
1. Estructura y organización de la empresa
Paso 1. Diseño del organigrama
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Paso 2. Definición de puestos de trabajo y tareas
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Paso 3. Proceso de acogida, integración y formación
Los trabajadores que se incorporan por primera vez a un puesto de trabajo en una empresa
necesitan integrarse y adaptarse a ella.
Es necesaria una etapa de formación inicial en la que la persona vaya conociendo el funcionamiento
concreto de la empresa y de su puesto de trabajo.
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2. Trabajo en equipo
Paso 1. Formación de equipos y grupos de trabajo cooperativos.
Paso 2. Rotación de los grupos de trabajo por los diversos departamentos.
Paso 3. Nombramiento de un jefe o jefa de equipo en cada grupo.
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3. Comunicación y transmisión de la información
A.Transmisión de la información interna de la empresa
Es la que se produce dentro de la propia empresa. Una buena comunicación contribuye a
mejorar el clima laboral y facilita la detección de posibles deficiencias dentro de la
organización. Una buena red de comunicación interna ayuda también a agilizar el
trabajo.
B. Transmisión de la información externa de la empresa
Dada su importancia, la comunicación de la empresa con el entorno exterior merece una
atención especial, principalmente en lo que respecta a la atención al cliente, que puede
llegar a ser un elemento promocional para aumentar las ventas tan poderoso como la
publicidad o los descuentos.
C. Comunicación oral
El más importante de todos los medios orales de comunicación en la empresa es el teléfono.
Este sistema nos permite comunicarnos con el exterior: clientela, servicios proveedores,
entidades bancarias, etc.
Además, podemos contar con la videoconferencia, que es la comunicación a tiempo real entre
dos o más personas que se encuentran en distintos espacios físicos y que se comunican
a través de Internet utilizando audio y también vídeo.
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D. Comunicación escrita
La carta comercial es el modo de comunicación tradicional más importante en una
empresa, aunque actualmente se han impuesto las formas de comunicación a través de
las nuevas tecnologías (correo electrónico, webs, blogs, redes sociales o dispositivos
móviles).
E. Las nuevas tecnologías en la comunicación
Las TIC (tecnologías de la información y la comunicación) son actualmente un elemento
fundamental en la comunicación, tanto interna como externa, o de cualquier otro tipo de
intercambio de información. Se encuentran en continuo proceso de cambio y las
empresas deben adaptarse si quieren mantenerse actualizadas.
En la actualidad, hay numerosas empresas que ofrecen herramientas y software avanzados que
se adaptan a las necesidades de cada empresa..
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4. Organización y archivo de la información
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