AUDITORIA Y
CONTROL INTERNO
Carlos Pizarro Ovando
Contador Auditor
Profesor de Auditoria y Contabilidad
Objetivo:
El alumno identifica las bases necesarias para el buen funcionamiento del
control interno en la empresa.
1.1 La empresa.
1.2 Manual de procedimientos.
1.3 Políticas y normas.
1.4 Diagrama de flujo.
1.5 Los organigramas.
1.6 La función del contralor.
1.1 La empresa.
La empresa es un sistema social, con una estructura determinada
integrada por recursos humanos, financieros y capital, que tiene la
participación interrelacionada de clientes, proveedores,
competidores gobierno, entre otros, que busca la consecución de
sus objetivos para los que fue creada.
Para alcanzar estos objetivos requieren de un buen sistema de
control interno que de un seguimiento periódico a las actividades a
través de evaluaciones a cada una de estas.
Tipos de empresas:
Empresa privada, es aquella que está formada por particulares, se rige
por el sistema de pérdidas y ganancias y sus finalidades son maximizar
sus beneficios.
Empresa estatal, con el fin de que haya un uso más racional y justo de
los medios de producción debe ser el estado el único y principal
empresario, en las empresas estatales el gobierno debe participa con el
51% o más y nombrar cargos mayores (consejo de administración, junta
directiva gerente, presidente o director).
Empresas transnacionales, son aquellas cuyos centros de producción y
venta se encuentran en varios países, pero su control y dirección
provienen básicamente de uno.
Las empresas en todo el proceso de diseñar e
implementar el sistema de control interno, tienen
que preparar los procedimientos integrales de la
organización, los cuales son los que forman el
pilar para poder desarrollar adecuadamente sus
actividades, estableciendo responsabilidades a
los encargados de todas las áreas, generando
información útil y necesaria, estableciendo
medidas de seguridad, control y autocontrol y
objetivos que participen en el cumplimiento con
la función empresarial.
1.2 Manual de procedimientos.
El manual de procedimientos es un documento que reúne la
información que se utiliza dentro de un área, departamento, dirección,
gerencia u organización, que permita administrar y controlar los
procesos a la calidad del producto o servicio ofrecido, incluyendo la
determinación de las necesidades del cliente hasta la entrega del
producto o realización del servicio. Es conveniente que cada área
tenga su propio manual, el cual contendrá información detallada
referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura
orgánica, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad,
así como canales de comunicación y descripción de puestos.
Un Manual de Procedimientos debe
contener:
Identificación y logotipo de la
organización.
Hoja de autorización del área.
Objetivo(s) del manual.
Procedimientos.
Formatos.
Anexos.
Unidades responsables de su elaboración,
revisión y autorización.
1.3 Políticas y normas.
Toda organización para que pueda funcionar de la forma correcta debe
tener una serie de políticas y normas por las cuales se rijan sus
miembros. Es por ello de suma importancia que entendamos que es una
norma y una política empresarial.
NORMA : Es una regla, disposición o criterio que establece una autoridad
para regular acciones de los distintos agentes económicos, o bien para
regular los procedimientos que se deben seguir para la realización de las
tareas asignadas.
Las normas son reglas de conductas que nos imponen un determinado
modo de
obrar o de abstenernos.
Por ejemplo:
− Portar el uniforme todos los días.
− No fumar dentro de las instalaciones.
Política
La política de una organización es una declaración de principios
generales que la empresa u organización se compromete a
cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas
acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija
las bases sobre cómo realizar las actividades de la empresa.
Suponen un compromiso de la empresa; al desplegarla a través
de los niveles jerárquicos de la empresa, se refuerza el
compromiso y la participación del personal.
Por ejemplo:
− Realizar todo trabajo con cuidado y esmero.
− Ofrecer productos de calidad
1.4 Diagrama de flujo.
Los diagramas de flujo o también llamados flujogramas, nos
proporcionan una visión detallada de un proceso. Para que un proceso
sea estandarizable (es decir pueda ser reflejado en un flujograma)
debe ser repetitivo, es decir que se pueda aplicar a muchos supuestos
diferentes.
Simbología para los diagramas de flujo
Si bien es cierto que esta varía de un autor a otro, los símbolos más
usuales por lo general se conservar iguales, a continuación se
muestran algunos de ellos:
Aspectos a considerar en los diagramas:
Debe de indicar claramente dónde inicia y dónde
termina.
Cualquier camino debe de llevarte siempre a la
terminal de fin.
Organizar los símbolos de tal forma que siga
visualmente el flujo de arriba
hacia abajo y de izquierda a derecha.
Construir el diagrama de flujo en orden cronológico.
Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca
diagonales.
1.5 Los organigramas.
Los organigramas son la representación gráfica de la estructura
orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma
esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles
jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.
Los organigramas pueden ser:
Verticales
Horizontales
Circulares
Escalares
Organigrama vertical
En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se
representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas
que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De
cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la
comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que
dependen de él y así sucesivamente.
Ventajas:
Son los más usados y, por lo mismo, fácilmente comprendidos.
Indican en forma objetiva las jerarquías del personal.
Desventajas:
Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de
dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que
se requeriría hacerse organigramas muy alargados
Organigrama horizontal
Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la
misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la
izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la
derecha.
Ventajas:
Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.
Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad
formal.
Desventajas:
Son poco usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse
uno solo
de toda la organización, los nombres de los jefes resultan demasiado
largos, por lo tanto, se vuelven poco claros.
Organigramas circulares
Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad
máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos
concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de
organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes
inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de
autoridad y responsabilidad.
Ventajas:
Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles
jerárquicos.
Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más
bajo.
Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.
Desventajas:
Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con
facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan
demasiado los niveles.
Organigramas escalares
Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos
niveles
jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.
Ventajas:
Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.
Desventajas:
Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan
muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que
encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo
adecuadamente.
1.6 La función del contralor.
El contralor participa activamente en la
administración y dirección de la entidad, así como
en la toma de decisiones genérica.
El contralor debe ser el vigilante o comisario de
que las operaciones se desarrollen como se
previeron en el Sistema de Control
Presupuestario.
La responsabilidad del contralor está en la revisión de la
contabilidad administrativa y financiera, dicha información debe ser
veraz, clara y confiable.
Debe asegurarse de que cualquier cambio en la organización quede bien
entendida por todos los implicados y que éstos reciban capacitación e
información de los nuevos métodos a aplicar, su función es estratégica en
cualquier organización ya que en la medida en que exista un control
interno eficiente, se dará una mejor calificación de transparencia
administrativa.
Una de las principales funciones del contralor es mantener actualizada la
normatividad contable aplicable a su empresa, así como, ejercer una
labor de salvaguarda y vigilancia sobre los bienes de la empresa
mediante la implantación
de un control interno efectivo.
Su objetivo es eliminar, hasta donde sea posible, las pérdidas por
errores y fraudes que merman en una u otra forma los resultados y
el patrimonio de la institución.
Tipos de contralor
En cierta forma las responsabilidades de este puesto están en función del
tipo de
contralor de que se trate, existen las siguientes modalidades y variantes:
Asesor o corporativo. Este tipo de contralor se da en corporaciones
integradas por la controladora y subsidiaria, asociadas y afiliadas o, en
empresas de grandes magnitudes; desarrolla una postura de asesor,
donde cada una de las subsidiarias tendría un contralor operativo.
Operativo. Es el contralor común, es el ejecutivo que está en el campo
de la toma de decisiones, en la operación, en línea de trabajo.
En el sector público existe el puesto de contralor interno como sinónimo
de órgano interno de control, su enfoque es hacia la auditoría interna.
El contralor de gestión. Es la persona encargada de diseñar y
desarrollar el sistema de control de gestión
