Unidad 6.
Archivo y clasificación
de documentos
© McGraw Hill
General
Archivo en la empresa
Un archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de una actividad
empresarial, al servicio de esta y con el fin de facilitar su actividad.
Funciones del archivo
© McGraw Hill
General
Archivo en la empresa
Objetivos del archivo
• Guardar y conservar correctamente los documentos para evitar la pérdida o el extravío de
información.
• Localizar de manera rápida y ágil todo documento guardado en él. Si los documentos se archivan sin
criterio, en el momento en que se necesiten no se encontrarán, lo que generará los mismos efectos
que si no estuvieran.
• Controlar la documentación que entra y sale de la empresa. Por ello, la compañía no debe permitir
que puedan perderse o extraviarse determinados documentos sensibles, que deben ser custodiados y
protegidos de amenazas externas.
© McGraw Hill
General
Archivo en la empresa
Objetivos del archivo
Reglas del archivo
• El archivo ha de permitir una rápida localización de cualquier documento.
• Hay que dejar constancia de cualquier entrada o salida de documentación.
• Es importante que la documentación quede visible para una búsqueda posterior.
• No conviene acumular excesiva documentación pendiente de archivo.
• Se debe procurar que los documentos estén seguros y no sufran modificaciones.
• La labor de archivo tiene que ser selectiva, diferenciando lo útil de lo poco relevante.
• Se recomienda utilizar señales visuales para la localización de la documentación.
• Hay que evitar duplicidades en documentos y expedientes.
© McGraw Hill
General
Tipos de archivos empresariales
Tipos de archivos según la
frecuencia de uso de la
documentación
© McGraw Hill
General
Tipos de archivos empresariales
Tipos de archivos según su localización física
© McGraw Hill
General
Sistemas de clasificación
de documentos
Barreras de la comunicación
© McGraw Hill
General
Sistemas de clasificación
de documentos
Barreras de la comunicación
© McGraw Hill
General
Archivo documental en papel
Entrada de la documentación en el archivo
© McGraw Hill
General
Archivo documental en papel
Conservación y utilización de la documentación
Purga y destrucción de documentos
La destrucción de documentación debe desarrollarse con una frecuencia prefijada y utilizando
métodos que impidan el acceso a ella de personal no autorizado, lo que evitará un posible uso indebido.
© McGraw Hill
General
Archivo informático de datos
Ventajas de los archivos informáticos
• Sus motores de búsqueda localizan información con mucha más rapidez.
• A través de Internet, se puede consultar en todo momento y lugar.
• Como ocupa menos espacio, ahorra costes y recursos. Como consecuencia, es respetuoso con el
medioambiente.
© McGraw Hill
General
Archivo informático de datos
Archivo informático de documentos
Estructura de un archivo de datos
• Archivo informático tiene una ruta y un nombre identificativo mediante los cuales el ordenador lo localiza
entre los distintos directorios o subdirectorios alojados en su disco duro.
• Al organizar y ordenar los archivos, se suelen utilizar carpetas o directorios que, a su vez, pueden contener
todos los archivos o carpetas que se requieran.
• Las carpetas o los directorios tienen información sobre la fecha en la que se creó el archivo, se modificó o se
consultó por última vez.
• El sistema de carpetas y directorios sigue una ordenación jerárquica en forma de árbol, por lo que dos
archivos nunca pueden compartir una misma ruta de acceso.
© McGraw Hill
General
Soportes y materiales de archivo
Materiales para el archivo de la documentación en papel
© McGraw Hill
General
Soportes y materiales de archivo
Sistemas de almacenamiento en soporte informático
© McGraw Hill
General
Soportes y materiales de archivo
Sistema de almacenamiento en la nube
© McGraw Hill
General
Protección de la información:
La LOPDPGDD
Medidas para la protección de la información
© McGraw Hill
General
Protección de la información:
La LOPDPGDD
Medidas para la información confidencial
© McGraw Hill
General
Protección de la información:
La LOPDPGDD
Ley de protección de datos (LOPDPGDD)
© McGraw Hill
