HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN ADVA.pdf

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INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO
“JOSE MARÍA ARGUEDAS” SICAYA ¡Intégrate a la excelencia educativa!
Principios de
Administración
Guía Informativa N° 16
Herramientas para la
Gestión admva
Mg. Betty Borja Peinado

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Contenido de la Semana 15
Herramientas para la Gestión Administrativa
EMPOWERMENT
Concepto.
Empowerment significa crear un ambiente en el cual los empleados de todos los niveles sientan que tienen una
influencia real sobre los estándares de calidad, servicio y eficiencia del negocio dentro de sus áreas de
responsabilidad. Esto genera un involucramiento por parte de los trabajadores para alcanzar metas de la
organización con un sentido de compromiso y autocontrol y por otra parte, los administradores están dispuestos
a renunciar a parte de su autoridad decisional y entregarla a trabajadores y equipos.
Empleados, administrativos o equipos de trabajo poseen el poder para la toma de decisiones en sus respectivos
ámbitos, esto implica aceptación de responsabilidad por sus acciones y tareas.
Fundamento:
Según Koontz y Weichrich, funciona así:
Poder = Responsabilidad (P=R)
Si Poder > Responsabilidad (P >R). El resultado sería una conducta autocrática por parte del superior, a quien
no se hace responsable pos sus acciones.
Si Responsabilidad > Poder (R >P). El resultado sería la frustración por parte de los subordinados, ya que
carecen del poder necesario para desempeñar las actividades de las que son responsable.
¿Qué es el empowerment empresarial?
El empowerment empresarial es una estrategia de gestión laboral basada en ofrecer autonomía a los empleados
con el objetivo de generar un mayor compromiso, motivación e implicación en la empresa.
Se trata de un nuevo modo de entender la gestión de personas, y la implicación del personal dentro de la
empresa. Con ello, se ofrece a los empleados la posibilidad de tomar decisiones, ser parte activa de los procesos
y procedimientos, así como ofrecerles una mayor autonomía que con otros modelos de gestión tenían.
Por tanto, se trata de un modelo contrapuesto a lo que tradicionalmente se conoce como jerarquía piramidal en
el que la empresa funciona basado en una estructura organizativa de arriba a abajo en un flujo casi
unidireccional.
Características:
• Los trabajadores se sienten responsables no sólo por su tarea, sino por hacer que la organización funcione
mejor.
• El individuo se transforma en un agente activo de solución de sus problemas.
• El trabajador toma decisiones en lugar de ser un simple duplicador de órdenes.
• Las organizaciones se diseñan y rediseñan para facilitar la tarea de sus integrantes.
PROGRAMA DE ESTUDIOS Administración de Empresas
UNIDAD DIDÁCTICA Principios de Administración
SEMESTRE I -A, B
ELEMENTO DE LA CAPACIDAD
INDICADOR DE EVALUACIÓN
DOCENTE Dra. Betty Borja Peinado

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Acciones a seguir:
1. Definir los elementos claves de cada trabajo.
2. Establecer y revisar periódicamente los indicadores.
3. Describir claramente los objetivos y resultados esperados.
4. Potenciar, enseñar, retro-alimentar.
Resultados:
• Mejora el desempeño de los equipos de trabajo.
• Genera mayor nivel de productividad y producción de iniciativas sobre hechos concretos.
• Incrementa la satisfacción de los clientes.
• Se logra un mejor desempeño frente a la competencia.
• Trata de corregir excesiva centralización de los poderes en las empresas.
• Promueve la colaboración y participación activa de los integrantes de la empresa.
• Potencia el trabajo en equipo y la toma de decisiones inmediatas ante cambios en el medio ambiente de la
empresa.
• Favorece la rápida toma de decisiones.
• Involucra al personal para ofrecer calidad al cliente.
• Mejora los servicios.
• Faculta al empleado para tomar decisiones.
• Motiva al personal a sentirse tomado en cuenta y que es parte importante en las actividades.
Desarrollando una actitud de Empowerment:
• De los errores se aprende.
• Las personas son personas. Tienen autoestima, quieren ser escuchados, tienen opinión, quieren ser
responsables.
• La delegación exitosa. Establezca misiones y confíe.
• Redefina su poder. Establezca un mix de: competencia, empatía, jerarquía, etc.....
• Lidere: monitoree, oriente, decida, guíe, refuerce.
Principios del empowerment
Existen cuatro puntos principales o ejes, fundamentales para conseguir el empoderamiento dentro de una
organización:
1. Poder:
Para que esta filosofía funcione, la clave reside en dar poder, es decir, delegar responsabilidades y
autoridad en los diferentes niveles de la empresa. Es imprescindible confiar en las personas y darles total
libertad para la toma de decisiones.
2. Motivación:
La motivación es el segundo punto. Se trata de reconocer el trabajo bien realizado, celebrar el alcance de
las metas y propósitos, así como recompensar los resultados. Esto provoca un incremento en la autoestima
y, como consecuencia, mayor productividad.
3. Desarrollo:
El tercer eje es el desarrollo, que hace referencia a la capacitación permanente que deben recibir los
colaboradores para mejorar sus competencias. En otras palabras, se hace hincapié en la importancia de
formarse contínuamente para mejorar su desempeño dentro de la organización.
4. Liderazgo:
Finalmente encontramos el liderazgo, un aspecto esencial en las empresas para conseguir el éxito. Se
necesitan buenos líderes que sean capaces de tener una visión 360 y tomar decisiones asertivas, entre las
que se encuentra la de delegar responsabilidades a los trabajadores en momentos específicos.

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Ventajas del empowerment
Cada vez son más las empresas que optan por esta filosofía, algo que no es de extrañar si tenemos en cuenta
todas sus ventajas, como veremos a continuación:
Motivación de los empleados
La potenciación de los empleados mediante una mayor autonomía se ha relacionado directamente con el
aumento de la motivación de los mismos. Los expertos coinciden en que los empleados que tienen más control
sobre cómo, cuándo y dónde hacen su trabajo, trabajarán más y encontrarán su trabajo más atractivo. Y si tienen
la oportunidad de demostrar lo que saben hacer, los empleados darán lo mejor de sí mismos y se sentirán más
satisfechos al final del día. Recuerda: cuando los empleados se sienten partícipes de la empresa y están
motivados, el éxito empresarial está asegurado.
Mayor confianza en el liderazgo
Aquellos líderes que dan poder a sus empleados, es decir, que saben delegar responsabilidades, tienen más
probabilidades de que estos confíen en ellos en comparación con los líderes que no lo hacen. Esto no quiere
decir que empoderar a los empleados implique imponer a los subordinados el trabajo que los directivos no tienen
ganas de hacer ellos mismos. Los líderes que dan poder a sus empleados actúan como entrenadores,
empujando a sus empleados a hacer su mejor trabajo y apoyándolos en el camino.
Mejora de la creatividad
No es de extrañar que los líderes que permiten a sus empleados pensar por sí mismos y colaborar entre equipos
generan más ideas novedosas. Y no sólo eso, los trabajadores que se sienten capacitados son más propensos
a ofrecerse como voluntarios para tareas adicionales y a apoyar a sus organizaciones fuera de su función laboral
cotidiana.
Incremento de los beneficios
Finalmente, otra de las ventajas que aporta el empowerment es el aumento del beneficio de las organizaciones.
Como hemos indicado, aquellos empleados que se sienten altamente motivados, son mucho más rentables y
ayudan a crear una cultura empresarial basada en la continuidad. Esto, a su vez, se traduce en una empresa
resistente frente a los numerosos retos y desafíos que puedan venir.
Cómo aplicar el empowerment en tu organización
Empoderar a los empleados de una organización comporta grandes beneficios para la misma, pero su
implantación dentro de la cultura empresarial no siempre es tan simple como parece. Lo mejor que puedes hacer
es seguir los siguientes pasos para conseguirlo con éxito:
1. Demuestra a los empleados que su opinión te importa:
Muchas empresas distribuyen encuestas anuales de compromiso, pero muy pocas se toman el tiempo
de leer los comentarios de los empleados, y mucho menos de actuar sobre ellos. La fatiga de las
encuestas es el resultado directo de que los directivos no tomen medidas inmediatas sobre los
comentarios.
Animar a los empleados a que proporcionen con frecuencia una opinión sincera y cambiar activamente
su organización para que se adapte a sus necesidades capacita a los empleados al darles una voz real
en el funcionamiento de la organización.
2. Reconocer para empoderar:
El reconocimiento tiene un gran alcance. Los empleados que son reconocidos por un trabajo excepcional
se sienten más capacitados para dar lo mejor de sí mismos, y el reconocimiento se ha relacionado
directamente con una mayor capacitación. Para empoderar a los empleados a través del reconocimiento,

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dales palabras de apoyo, ánimo y elogio. Reconoce sus logros para que sepan que inviertes en su éxito
y confía en ellos.
3. Proporciona oportunidades de crecimiento profesional:
El crecimiento profesional y la capacitación de los empleados están muy interconectados. Todas las
empresas deben invertir en aprendizaje y desarrollo. Instar a los empleados a compartir sus
conocimientos, asumir nuevas responsabilidades y asistir a conferencias o eventos del sector les da el
poder de aprender y mejorar sus habilidades. Y si se permites que se hagan cargo de sus propios
proyectos y agudicen su pensamiento crítico, se garantiza que estarán preparados para las nuevas
oportunidades.
4. Haz que el empowerment forme parte de la cultura y visión de tu organización:
Reformar la cultura de su empresa para centrarse en el empoderamiento de los trabajadores no es una
tarea fácil; requiere tiempo y un esfuerzo dedicado. Escuchar y reconocer a los empleados es un buen
comienzo, pero hay que ponerlo en práctica a diario para provocar un cambio en toda la empresa. Todos
los niveles de la empresa deben sentirse empoderados, incluidos los recursos humanos, los directivos,
los altos cargos y los empleados, ya que todos los miembros del equipo deben estar preparados para el
éxito.
KANBAN
Concepto:
KANBAN es una herramienta basada en la forma en que funcionan los supermercados. En japonés significa
"etiqueta de instrucción".
La etiqueta KANBAN contiene información que sirve como orden de trabajo. Es un dispositivo de dirección
automático que proporciona información acerca de lo se va a producir, en que cantidades, con que medios y
como transportarlos. Generalmente se le asocia al JIT, pero no es exactamente lo mismo
Funciones del KANBAN:
Control de la producción: Integración los diferentes procesos y el desarrollo de un sistema JIT en la cual los
materiales llegaran en el tiempo y cantidad requerida en las diferentes etapas de la fabrica y si es posible
incluyendo a los proveedores.
• Mejora de procesos: Reducción y eliminación de desperdicios, organización del área de trabajo, reducción de
set-up, utilización de maquinaria vs. utilización en base a demanda, manejo de multiprocesos, mecanismos a
prueba de error, mantenimiento preventivo, mantenimiento productivo total, reducción de los niveles de
inventario....
• Permite: Comenzar cualquier operación estándar en cualquier momento.
• Permite: Otorgar instrucciones basadas en las condiciones actuales del área de trabajo.
• Permite: Prevenir agregación de trabajo innecesario a aquellas ordenes ya empezadas.
• Permite: Prevenir el exceso de papeleo.
Como la etiqueta KANBAN se debe mover junto con el material se pueden lograr los siguientes
aspectos:
• Eliminación de la sobreproducción.
• Prioridad en la producción, el KANBAN con mas importancia se pone primero que los demás.
• Se facilita el control del material.
Fases de implementación del KANBAN:
1. Entrenamiento de todo el personal en los principios del KANBAN, y sus beneficios.
2. Implementar KANBAN en aquellos componentes más problemáticos para facilitar su producción y para
detectar los problemas escondidos. El entrenamiento con el personal continua en la línea de producción.
3. Implementar KANBAN en el resto de los componentes. Esto no debe ser problema ya que para esto los
operarios ya han sido entrenados en las ventajas del KANBAN. Es preciso tener en cuenta las opiniones de los
operadores puesto que ellos son los que mejor conocen la operación.
4. Revisión del sistema KANBAN, los puntos de re-orden y los niveles de re-orden.
Recomendaciones para un adecuado funcionamiento del KANBAN:
a) Ningún trabajo debe ser hecho fuera de secuencia.
b) Si se detecta algún problema notificar inmediatamente al supervisor.

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Algunas reglas del KANBAN:
Regla 1: No se debe despachar ningún producto defectuoso al proceso siguiente.
Regla 2: Los procesos posteriores requerirán sólo lo necesario.
Regla 3: Producción de la cantidad exacta requerida para el proceso siguiente.
Regla 4: Balanceo de la Producción.
Regla 5: Kanban es algo que evita las especulaciones.
Regla 6: Estabilizar y racionalizar procesos.
Contenido de la etiqueta del KANBAN:
1. Número de parte del componente y su descripción.
2. Nombre / Número del producto.
3. Cantidad requerida.
4. Tipo de manejo de material requerido.
5. Donde debe ser almacenado cuando sea terminado.
6. Punto de re-orden.
7. Secuencia de ensamble / producción del producto.
Algunas ventajas del uso sistemas JIT y KANBAN:
1. Reducción en los costos y niveles de inventario.
2. Reducción Work In Process.
3. Reducción de tiempos muertos.
4. Flexibilidad en la programación y calendarización de la producción y la producción misma.
5.Trabajo en equipo, círculos de calidad y autonomía del trabajador para detener la línea.
6. Limpieza y mantenimiento (housekeeping).
7. Provee información rápida y precisa.
8. Evita sobreproducción.
9 Minimiza desperdicios.
CALIDAD TOTAL
Concepto:
La calidad total implica la participación continua de todos los trabajadores de una organización en la mejoría del
desarrollo, diseño, fabricación y mantenimiento de los productos y servicios que ofrece una organización. De
igual manera esta participación debe verse reflejada en las actividades que se realizan dentro de la misma.
Este concepto va mucho más allá del enfoque tradicional de la calidad solamente basada en normas, que
atribuye importancia sólo al cumplimiento de ciertos requisitos y características de los productos o servicios. Su
interés apunta a una idea estratégica que implica una permanente atención a las necesidades del cliente y a
una comunicación continua con el mercado para el desarrollo de una lealtad y preferencia de los clientes o
usuarios.
Introductores (Gurúes):
Deming, Ishikawa, Crosby, Juran, etc...
Algunos elementos de un programa de Calidad Total:
• Convencimiento de la necesidad de adaptarse a los cambios.
• Visión de largo plazo.
• Compromiso total de la Alta Dirección.
• Administración participativa y trabajo en equipo.
• Mejora continua de todos los procesos de la empresa.
• Programa de capacitación en todos los niveles de al empresa.
• Adecuado uso de herramientas estadísticas en la toma de decisiones.
Para lograr mejores niveles de calidad y competitividad se necesita un planteamiento de mejora continua, bien
definido y bien ejecutado, que deberá implantarse en todas las operaciones y todas las actividades de las
unidades de trabajo. Las mejoras deben orientarse a lograr un valor agregado percibido por el cliente.
Al dar una respuesta rápida y eficiente y proporcionar de manera consistente un valor superior a los clientes o
usuarios, se logran ventajas adicionales en el mercado. Para lograr dichos objetivos, el proceso de mejora
continua debe incluir ciclos regulares de planeación, ejecución y evaluación.
Factores claves en la Calidad Total (Deming):
• Atención al cliente. Tanto al cliente interno como al externo.
• Dedicación total. Todos los miembros de la empresa girando en torno a la calidad.

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• Evaluación. Establecer puntos de partida, formas de evaluar procesos y resultados, puntos críticos, indicadores
de costos...
• Apoyo sistemático. Liderar el proceso, comunicaciones, sistemas gerenciales.
• Mejora continua. Prevenir e innovar, anticipar necesidades del cliente, reducción de ciclos
Requerimientos:
• Todo integrante de la empresa debe estar informado y comprometido en el logro de un buen
desempeño.
• Participación creativa y eficaz en la consecución de los propósitos planteados.
• Capacitar y entrenar continuamente en filosofías y técnicas de calidad.
• Comprender y solucionar problemas y decisiones que afecten a los clientes.
• Inmediata respuesta y reducción de los ciclos en los procesos de trabajo.
• Diseño de procesos con calidad.
• Reducción de desperdicios, problemas y costos.
Herramientas Básicas:
K. Ishikawa, estableció siete herramientas básicas (seis estadísticas y una de análisis) de la calidad:
1. El diagrama causa–efecto.
2. Las hojas de verificación y recopilación de datos.
3. Histograma.
4. Diagrama de Pareto.
5. Estratificación.
6. Diagrama de dispersión.
7. Gráficas de control.
14 principios de Deming:
• Crear constancia en el propósito de mejorar el producto y el servicio.
• Adaptar la nueva filosofía (de administración).
• No depender más de la inspección masiva (integrar la calidad al producto desde el primer
momento).
• Terminar con los contratos de compra basados sólo en el precio (relación de largo plazo con los
proveedores).
• Mejora continua y por siempre del sistema de producción y servicios.
• Instituir la capacitación en el trabajo.
• Instituir el liderazgo.
• Desterrar el temor (lograr clima de confianza).
• Derribar barreras existentes entre las áreas de staff (trabajar en equipo más que funcionalmente).
• Eliminación de slogans, exhortaciones y metas para la fuerza laboral (evitar relaciones adversarias).
• Eliminación de cuotas numéricas (para evitar sólo tomar en cuenta los números y no los métodos y la calidad).
• Derribar barreras que impiden el orgullo de hacer bien el trabajo.
• Instituir un programa riguroso de educación y re-entrenamiento.
• Tomar medidas para lograr la transformación (compromiso de la Alta Dirección).
• La filosofía de la calidad total tiene una visión a largo plazo. Asimismo, es indispensable
retroalimentar todo el proceso de mejoramiento continuo con resultados a corto plazo.
La calidad total debe fortalecerse con otras actividades de carácter estratégico como el Benchmarking para
obtener información comparativa de las mejores prácticas de trabajo.
Ciclo Shewhart (P: H: V: A:) = Planificar, Hacer, Verificar, Actuar.
• Planificar: Visión de futuro, compromiso gerencial actual y futuro.
• Hacer: Conocer los procesos, rediseñarlos, aprender de los errores, ponerse las pilas.
• Verificar: Detección de los puntos fuera de los límites prefijados y correcciones.
• Actuar: Acción participativa y trabajo en equipo tanto al interior (gerencia, empleados, trabajadores.) como al
exterior de la empresa (clientes, proveedores, distribuidores...)
Ideas sustentadoras de la Administración de la Calidad Total:
• Enfoque de sistemas.
• Herramientas de la Administración de Calidad Total.
• Dirigida al cliente.
• Compromiso de la Dirección

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• Participación de empleados.
ESPIRITU EMPRENDEDOR
Conceptos:
Un emprendedor es alguien que se ocupa de llevar adelante un emprendimiento, o sea realizar un proceso de
iniciar una aventura empresarial, organizar los recursos necesarios y el asumir los riesgos y recompensas
asociados. Su ámbito de acción puede ser externo cuando se trata de iniciar una nueva empresa o una
organización nueva para una empresa ya existente.
El espíritu emprendedor se hace presente en una persona cuando esta busca la excelencia de su desempeño,
trata de innovar y establecer metas a largo plazo. Se puede decir que es una actitud que se traduce en
creatividad y una disposición para asumir riesgos para iniciar o administrar un nuevo emprendimiento o negocio.
El ámbito de acción del emprendedor es amplio y no necesariamente se limita a crear un nuevo negocio
(empresario) sino que además puede utilizar sus talentos y habilidades para desarrollar nuevas formas de hacer
en una empresa ya establecida.
Algunas características y atributos de los emprendedores:
Mucho se ha tratado de modelar respecto de lo que define a algún emprendedor y a un no emprendedor; la
eterna pregunta de si nace o se hace ha tratado de ser respondida de diferentes maneras, pero se ha llegado a
establecer algunas características básicas que definirían o distinguirían a una persona emprendedora.
Estas serían:
1.Una buena dosis de autodisciplina que le permita ser su propio jefe, poseer un alto dinamismo que
permita enfrentar el trabajo duro.
2. Una capacidad de liderazgo para trabajar con su equipo, confianza en si mismo, entusiasmo, convicción.
3. Una alta sensibilidad frente a los cambios del entorno y además de ser creativo y soñador.
4. Nunca dejar de estar orientado a la acción.
Que se resume en:
• Nivel de autorrealización alto.
• Búsqueda constante de la “mejor forma”.
• Características humanas integrales.
• Creatividad e innovación.
• Visión de futuro.
• Pasión.
• Voluntad.
• Confianza en sus fortalezas.
• Mentalidad positiva.
• Ganador.
• Determinado.
• Soñador.
Algunos obstáculos para emprender (Karl Vesper. Entrepreneurship an National Policy):
• Carencia de un proyecto viable.
• Escaso conocimiento del mercado.
• Falta de habilidades técnicas.
• Falta de capital inicial.
• Carencia de conocimientos empresariales.
• Estigma social. Tendencia a percibir socialmente al empresario como alguien no profesional.
• Complacencia, falta de motivación.
• Candados en el empleo. Tendencia a quedarse seguro en el empleo y no asumir un riesgo de emprender.
• Presiones de tiempo, distracciones.
• Limitantes jurídicas, burocracia.
• Proteccionismos, monopolios, barreras de entrada.
• Patentes.
Características importantes:
• Esfuerzo y persistencia.
• Ven oportunidades donde otros no las ven.
• Capacidad de trabajar en varios frentes.
• Temprana aparición del deseo de logro.

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• Aceptación del riesgo.
• Con iniciativa.
• Visión positiva y proactiva del cambio.
• Aprende y saca ventaja de sus errores.
Desarrollo del espíritu emprendedor:
Para dar inicio a una carrera emprendedora, diversos autores, coinciden en que la elección del negocio a asumir
debe tener reales posibilidades de éxito. Asimismo, el plan de negocios a redactar también ha de ser realista.
Hay que permanecer atento a las condiciones del mercado y por sobre todo tener una orientación al cliente. Aún
cuando puedas idear algo nuevo, la posibilidad de aplicar Benchmarking puede también ser un buen punto de
partida.
Se recomienda además una adecuada identificación de los propios puntos fuertes y débiles, de la generación
de una credibilidad a toda prueba, de un atributo que diferencie, de un adecuado aprendizaje de los errores, de
dejar de mirar hacia atrás y mirar más hacia adelante, etc.
Demás está señalar que la acción del emprendedor debe contar con un adecuado “clima para emprender”, es
decir un marco de referencia en el que emprendedores, empresas, instituciones educacionales y estado son
parte de un sistema, en el que todos interactúan integrados entre sí y resultan mutuamente dependientes y
mutuamente beneficiados.
Otro actor importante dentro de este esquema viene dado por la existencia de incubadoras de empresas, en las
cuales una nueva idea de empresa puede alojarse y tener acceso a herramientas, relaciones y recursos
necesarios para fortalecer su crecimiento y desarrollar su capacidad para sobrevivir en mercados competitivos.
Emprendedores exitosos:
A raíz de varios estudios relativos al emprendimiento, se concluyó que en la mayoría de los emprendedores
exitosos se hacen presentes las siguientes ideas:
• Producían estados de ánimo positivos en sus seguidores e interlocutores favoreciendo el alcance de las metas.
• La personalidad de los emprendedores (factores del perfil psicológico), los impulsa a iniciar procesos creadores
aún con riesgos.
• Es posible entrenar ciertas conductas asociadas al perfil psicológico, de tal manera de influenciar los niveles
de eficacia y eficiencia.
• Es posible además desarrollar y reforzar habilidades relacionadas con el saber, la emoción y lo social. El
adecuado mix de atributos, características, habilidades, conocimientos y otros de los señalados pueden
desarrollar la destreza emprendedora, entendida como la sumatoria sinérgica de habilidades naturales,
conocimientos, técnicas y entrenamientos sistemáticos.
“AHORA QUE YA COMPRENDI PUEDO HACER”

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