Proceso, actividades y tareas

Proceso, Actividades y Tareas
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gerenciadelogistica@hotmail.com
Autor:
Econ. FE. Riera Leal
Maracaibo, Venezuela, 2.016
Genrecia de Logística

Proceso,
Actividades y Tareas
Introducción:
Es muy común el uso indistinto que se hace de los términos PROCESO y ACTIVIDAD.
Con mucha facilidad, autores de monografías sobre el tema, emplean estos dos términos
como sinónimos.
Este error circula por la web y se expande de forma inadvertida a través de una gran
cantidad de documentos con apariencia académica, donde sus autores asignan a estos dos
términos el mismo significado.
Un aspecto crucial para la comprensión correcta del alcance de estos conceptos, es crearles
un contexto de aplicación, el cual para nuestro caso, corresponde al de operaciones de
producción de bienes y servicios.
Aquí se exponen conceptos y enfoques que darán a usted un mejor nivel de comprensión
para manejar y aplicar correctamente los principios del modelo de la cadena de valor.
Econ. FE. Riera Leal
Genrecia de Logística

Definiciones
Genrecia de Logística Proceso,

1. Definición de “Proceso” de producción:
Conjunto de actividades repetitivas de agregación de valor, mutuamente relacionadas
y/o que interactúan, transformando elementos de entrada en un producto que va al
cliente final.
PROVEEDORES
PROCESO DE PRODUCCIÓN
O REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
CLIENTESORGANIZACIÓN/EMPRESA
INSUMOS
Y SERVICIOS
PRODUCTO
ENTRADA SALIDA
ELEMENTO 1 ELEMENTO 2 ELEMENTO 3
VISIÓN INTEGRAL DE PROCESO
Contexto: Proceso de producción de bienes y servicios.

1.1. Características del “Proceso” de Producción:
 Es un concepto integral que abarca tres elementos básicos:
 Un primer elemento llamado “Entrada Inicial” que son las “materias primas”, un
segundo elemento de agregación de valor llamado “Proceso de Producción” o
realización del producto, donde se desarrollan actividades, operaciones, tareas o
ejecución de trabajos, donde la materia prima pasa por varias etapas o fases sucesivas
de transformación, y un tercer elemento al final de la cadena conocido como “Salida”
que viene siendo el “Producto Final”.
 La organización de la empresa como un todo se encarga de realizar el “proceso” de
producción.
 El “proceso” de producción es uno solo. No hay procesos dentro de un proceso, no hay
sub procesos y mucho menos macro proceso. Dentro de un proceso hay ACTIVIDADES
y TAREAS.
 El “proceso” describe lo que sucede dentro de la organización para construir
productos que se ajustan a las normas de la empresa y necesidades de los clientes.

 El proceso de producción es la organización de las actividades y tareas.
 Según el Modelo de Cadena de Valor propuesto por Michael Porter (1.985), basado
en el concepto de costo, valor y margen, el “proceso de producción” es un todo, el
cual permite representar de manera sistemática las ACTIVIDADES de cualquier
Unidad de Negocios.
 La Cadena de Valor está conformada por una serie de etapas de agregación de
valor a las cuales M. Porter las denomina como ACTIVIDADES.
 Las Actividades de la Cadena de Valor según Porter, se clasifican en Primarias
(Costos directos), y de Apoyo o de Soporte (Costos indirectos).
 Las actividades del proceso de producción son los “Departamentos” dentro de la
organización.

 El “proceso” de producción está asociado a la organización como un todo, a la
empresa y a un producto final.
 La salida de un proceso de producción se llama “producto”.
 La salida de una actividad se llama “resultado”.
 Todas las salidas son medibles (resultados y producto final).
 El enfoque de proceso aplicado a la producción de bienes y servicios implica
que se emplearán controles estadísticos de calidad para cada etapa o fase del
proceso de producción.
 El organigrama de la organización por proceso debe representar el flujo de
entradas y salidas.

El modelo “Cadena de Valor” es claro y conciso al esquematizar el proceso de
producción dividiéndolo en “actividades”, Este modelo permite ratificar el enfoque
planteado en este trabajo.
Este modelo permite identificar fortalezas y debilidades del proceso de producción.
Así mismo, representa de manera sistemática las actividades de cualquier unidad
estratégica de negocios, con base en los conceptos de costo, valor y margen.
1.2. Cadena de Valor de Michael Porter

En este diagrama representativo
del proceso de producción de una
Unidad Estratégica de Negocios, el
autor Michael Porter denomina a cada
fase o etapa como ACTIVIDAD, y las
clasifica en Actividades de Soporte y
Actividades Primarias. Estas ultimas
son las encargadas de la realización del
producto y por tanto son costos
directos. Toda la organización debe
contribuir con su aporte de valor al
producto final para aumentar el
margen, base de sustentación de la
organización.
Son ACTIVIDADES, no son procesos
1.2. Cadena de Valor de Michael Porter
DIRECCIÓN
FINANZAS
RECURSOS HUMANOS
TECNOLOGÍA
APROVISIONAMIENTO(PROCURA)
LOGÍSTICA
DE
ENTRADA
OPERACIONES DISTRIBUCIÓN
Y LOGÍSTICA
DE SALIDA
MERCADEO
Y VENTAS
SERVICIO
POST
VENTASACTIVIDADES
DESOPORTE
ACTIVIDADES
PRIMARIAS

2. Definición de “Actividad” del Proceso de Producción:
Es una fase o etapa que agrupa a un conjunto de trabajos o tareas repetitivas sobre su
elemento de entrada con el fin de transformarlo, y entregar un resultado con valor
añadido a la siguiente fase o actividad, hasta conseguir un producto para un cliente
final.
Actividades del Proceso de Producción
esquematizado según el modelo de la cadena
de valor de Porter.
Organización de la empresa estructurada por
“actividades” para llevar adelante el proceso
de producción.
ACTIVIDADES
DE SOPORTE
APOYO O STAFF
ACTIVIDADES
PRIMARIAS
O DE LINEA

2.1. Clasificación de las actividades, según el modelo Cadena de Valor de Michael Porter
 Se clasifican en primarias y de soporte o apoyo.
 En una estructura organizacional, se denomina actividades de línea a las
actividades primarias, y de staff a las de apoyo.
 Las actividades primarias se encuentran en la línea de agregación de valor ya
que son las que transforman el flujo primario de materias primas y servicios.
 Las actividades de soporte alimentan a las actividades de la línea primaria.
 Las actividades de soporte son las que representan a la empresa a lo externo.

2.2. Lista de Actividades Primarias Según Michael Porter
(Costos Directos)
LOGÍSTICA DE ENTRADA OPERACIONES DISTRIBUCIÓN MERCADEO Y VENTAS SERVICIOS
• Recepción y
almacenamiento de
materias primas y en
etapa de transformación.
• Manejo de materiales y
programación de transporte.
• Almacenamiento y control de
inventarios.
• Devoluciones a proveedores.
TRANSFORMACIÓN DE
INSUMOS EN PRODUCTOS
FINALES
RECEPCIÓN,
ALMACENAMIENTO,
INVENTARIO Y MANEJO DE
MATERIALES
• Maquinado, ensamblaje y
empacado.
• Pruebas control de calidad.
• Mantenimiento de planta.
• Programación de la
producción.
DISTRIBUCIÓN DE
PRODUCTOS TERMINADOS
INDUCIR LA ADQUISICIÓN
DE PRODUCTOS A TRAVÉS
DE ESTUDIOS DE MERCADO
LA PROMOCIÓN Y VENTA
SERVICIOS POST-VENTA
A COMPRADORES
DEL PRODUCTO
• Almacenamiento productos
terminados
• Programación de transporte.
• Transporte de productos.
• Manejo de materiales y prog.
operaciones de despacho.
• Procesamiento de ordenes.
• Publicidad.
• Fuerza de ventas.
• Estudios de mercado.
• Fijación de precios.
• Selección y manejo canales
de distribución.
• Garantías y mantenimiento.
• Reparación y repuestos.
• Instalación y adiestramiento.
DEPARTAMENTOS (Cada Departamento representa una Actividad)

2.3. Lista de Actividades de Soporte, Apoyo o Staff, Según Michael Porter
(Costos indirectos)
DIRECCIÓN FINANZAS RECURSOS HUMANOS TECNOLOGÍA APROVISIONAMIENTO
CAJA, TESORERIA,
COBRANZAS,
CONTABILIDAD
PRESUPUESTO.
GERENCIA GENERAL
PLANIFICACIÓN,
ASUNTOS LEGALES,
SISTEMAS,
PROCEDIMIENTOS, RRPP.
SELECCIÓN, PROMOCIÓN,
REMUNERACIÓN,
PLANES DE CARRERA,
INCENTIVOS,
PLANES DE PREVISIÓN,
SEGUROS,
ADIESTRAMIENTO,
ORGANIZACIÓN.
INVESTIGACIÓN,
DESARROLLO
TECNOLÓGICO,
SISTEMAS OPERATIVOS
EQUIPAMIENTO,
PROGRAMACIÓN,
TELECOMUNICACIONES,
REDES,
SEGURIDAD INFORMATICA,
ALMACENAMIENTO DE DATOS
AUTOMATIZACIÓN.
COMPRA DE MATERIA PRIMA,
CONSUMIBLES, REPUESTOS,
ALIANZAS, CONVENIOS,
GESTIÓN DE PROVEEDORES,
GESTIÓN CADENA DE
SUMINISTROS.
DEPARTAMENTOS (Cada Departamento representa una Actividad)

2.4. Características de las Actividades
 Una Actividad representa un todo en sí misma, abarcando uno o varios trabajos.
 Son fases o etapas de un proceso de producción.
 Las Actividades deben realizarse en forma sucesiva.
 Cada fase es planificable y por tanto es medible.
 Una Actividad se descompone en “paquetes de trabajo".
 Los “paquetes de trabajo” son el medio de implementación y ejecución de la
planificación de la producción por fases y contienen estaciones o “puestos de trabajo”.

 Cada “paquete de trabajo” se agrupa bajo una unidad en el organigrama. Puede
ser una sección o una sub sección.
 Dentro de cada “paquete de trabajo” hay puestos o “estaciones de trabajo”, en el
cual se realizan las “Tareas”, cuyo método de ejecución se describe en un boletín
de procedimientos donde se especifica el paso a paso conforme a unos requisitos
de calidad.
 La salida de una actividad se llama “resultado” y constituye directamente el
elemento de entrada de la siguiente actividad.
 Este resultado o salida no es un sub producto. Todo sub producto es en si un
producto que va a un cliente final.
 Por tanto, no hay sub proceso, no hay sub producto, no hay macro proceso.

 Permite establecer divisiones internas dentro de la organización que pueden
llamarse Departamentos, Superintendencias, Secciones o Unidades , con un
responsable.
 A cada actividad, fase o etapa se le asigna un nombre que permita identificar la
operación y las tareas que ahí se realizan. (Finanzas, Ventas, Planificación, Logística,
Compras, Ensamblaje, Empaque, Almacén).
 La Actividad está asociada a un resultado parcial.
 Cada departamento que realiza una operación de línea agrega valor.
 Las personas en las estaciones de trabajo realiza una “tarea” que junto a otras
realizan una operación, y todos conforman una actividad que arroja un resultado
parcial que va a otra actividad de línea.

3. Definición de “Tarea” dentro de un proceso de producción.
Trabajo predominantemente manual y repetitivo que debe hacerse en un tiempo limitado
para completar la operación dentro de una actividad.
3.1 Características:
 Una “Tarea” es la acción que se toma para iniciar y completar un trabajo. Esta
gobernada por la voluntad, el conocimiento y el raciocinio.
 Las “Tareas” se deben realizar conforme a un método, el cual se describe en
“instructivos” que especifican el paso a paso de las operaciones.
 Las “Tareas”, a diferencia del Proceso y las Actividades no se pueden descomponer ya
que es la unidad más elemental del proceso de la organización.
 Según la complejidad de la “Tarea” y nivel de experticia requerido para su
desempeño y ejecución, será necesario la exigencia de cierto nivel de conocimiento y
dominio de la especialidad, cuando esta es realizada por personas, para asegurar
resultados mínimos esperados .

DIAGRAMA N° 1
ORGANIZACIÓN POR PROCESO
SI LA ORGANIZACIÓN ESTA BASADA EN EL ENFOQUE DE PROCESO, ENTONCES LA LÍNEA QUE
CONECTA A LAS SECCIONES DEBE SER PARA INDICAR EL FLUJO QUE SIGUE EL PROCESO Y
TAMBIÉN PARA INDICAR LA RELACIÓN DE DEPENDENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS.
PROCESO
CONJUNTO DE ACTIVIDADES PARA REALIZAR
OPERACIONES Y TAREAS CON EL FIN DE
OBTENER UN RESULTADO (CADA ACTIVIDAD
UN DEPARTAMENTO).
PROCESO
ACTIVIDADES
PAQUETES DE TRABAJO AGRUPADOS EN
SECCIONES PARA TRANSFORMAR
ENTRADAS EN RESULTADOS MEDIANTE LA
ACCIÓN DE TAREAS Y OPERACIONES.
TAREAS POR PAQUETES DE TRABAJO
Y ESTACIONES DE TRABAJO.
(ACCIÓN – TRABAJO – OPERACIÓN).
TAREAS
DEPARTAMENTO
ACTIVIDAD 1
DEPARTAMENTO
ACTIVIDAD 3
TAREAS 1A TAREAS 3ATAREAS 2A
DIRECCIÓN
UEN
DEPARTAMENTO
ACTIVIDAD 2
TAREAS 1B TAREAS 3BTAREAS 2B
RELACIÓN DE DEPENDENCIA
FLUJO DEL PROCESO
SECCIÓN 1A
SECCIÓN 1B
SECCIÓN 3ASECCIÓN 2A
SECCIÓN 2B SECCIÓN 3B
ENTRADAS
PRODUCTO
FINAL

DIAGRAMA N° 1
ORGANIZACIÓN POR PROCESO

Bibliografía
• Porter Michael. “Competitive Adventage”. NY.USA. 1.985. The Free Press
• Francés Antonio. “Estrategia para la empresa en América Latina”. Ediciones IESA. Caracas 2.001
• Riera Freddy. “Diferencia entre Proceso y Actividad”. Venezuela, 2.016

División Logística de Abastecimiento
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 G.D.Irwin
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Freddy E. Riera L.
Gabriel D. Irwin A.
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SGC
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Diagnóstico de almacenes
Diagnóstico de Organización
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Gerencia de materiales, las mejores prácticas
Gerencia de Almacenes, una visión estratégica (Avanzado)
Gestión de almacenes (Básico)
Guía para el proceso de procura estratégico
Planificación y Gestión de Inventarios
Aseguramiento de la calidad, factor clave de éxito en la gestión de compras
Conteo de existencias. Método para eliminar discrepancias.
Metodología 5S
Principios de la Calidad

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