LECTURA-2

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El papel que desempeñan los sistemas de información dentro de los
procesos de planeación y control.
DEFINICIÓN DE DATOS
Se refiere fundamentalmente a cualquier hecho, cifra, carta, palabra,
símbolo o graficas que representan una idea, objetivo, condición o
situación.
Así como los datos pueden incluir cosas tan diversas como boletas
electorales, cifras de inventarios, lecturas de medidores de gas,
registro de asistencia escolar, estadísticas medicas, informe de
resultados técnicos y cifras de producción.
Antecedente necesario para conocer una cosa o deducir las
consecuencias de un hecho.
Antecedente documento, cifra estática
DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN
Con frecuencia se establece una distinción entre datos e información;
a saber, los datos son la materia prima de la cual se deriva la
información, es decir, es una composición de datos que proporciona
conocimiento, permitiendo así lograr algún objetivo.
Aunque cualquier colección de datos puede tener valor potencial de
información para un individuo en un caso especifico, puede carecer
de significado para otro.
En términos específicos, la información consiste en datos
seleccionados y organizados con respecto al usuario, problema,
tiempo, lugar y función.
CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTOS DE DATOS
Además del mero volumen de los datos no podemos preguntar
porque el procesamiento de datos consume tanto tiempo y esfuerzo
crea tal necesidad de dispositivos mecánicos y electrónicos.
En realidad, desde que se origina hasta el momento en que se
adquiere una forma definitiva y además útil, los datos pasan a través
de una serie de datos operacionales.
Estos pasos son los siguientes:
1. Origen de datos

2. Registro de los datos
3. Preparación de los datos
4. Preparación de los reportes o documentos
5. Comunicación de los datos
6. Almacenamiento de los datos.
1.- ORIGEN DE LOS DATOS.
Para el procesamiento de los datos, se originan en diferentes formas
mercantiles, que se llaman comúnmente documentos fuente. Estos
datos originales pueden estar escritos a mano, mecanografiados o
preparados en gran cantidad de formas.
Ejemplo: en documentos fuente incluye órdenes de venta, ordenes de
compra, facturas y requerimientos de material.
La importancia de documentos originales:
Permite verificar todas las transiciones.
Son base de todas las acciones subsecuentes.
2.- REGISTRO DE DATOS.
Significa la anotación a mano en algún tipo de registro o libro, el
escribir o imprimir datos. Los datos pueden registrar o trasmitir
directamente a un sistema de procesamiento de datos.
Las etapas en la función del registro de datos son los siguientes:
EDICIÓN. Es el proceso de seleccionar los datos significativos y
eliminar los que no se necesitan registrar para un procesamiento
futuro.
CODIFICACIÓN.- Con el propósito de reducir a un mas la cantidad
de los datos que se van a registrar y procesar, con frecuencia se usan
códigos abreviados los cuales expresan los datos en forma
condensada.
CLASIFICACIÓN.- Es el proceso de identificar una o mas
características comunes que se utilizan como medios para agrupar
sistemáticamente los datos por categorías.
Las teorías podrían abarcar tipo de producto, localización,
departamento rango de precio.
Es un proceso inicial que precede al reacomodo de los datos por
ejemplo, en os registros personales se deben introducir clasificaciones
tales como número de departamento, grupo de edad, sexo, aun
cuando se archive alfabéticamente.

Gracias a dichos datos de clasificación, es más fácil reacomodar los
registros en cualquier instante, para fines estadísticos o para
cualquier otro.
Los códigos se usan ampliamente como medio de identificar diferente
clase de datos.
CONVERSIÓN-. La conversión se usa para transformar los datos de
un tipo de registro a otro. Dicha conversión cambia la forma de
registro de datos, pero no la naturaleza de los mismos. Disminución
de información respetando la esencia del concepto.
COPIA Y DUPLICACIÓN-. Estos procesos permiten obtener
facsímiles de los datos, que se pueden preparar para distribuirlos a
más de un usuario o para usarlos en diferentes pasos del ciclo de
procesamiento.
VERIFICACIÓN-. Esta operación esencial nos asegura que todas las
partes del proceso de registro se realizan sin error y que se
introduzcan datos precisos en el sistema de procesamiento.
MULTIPLICACIÓN DE DATOS-. Si la forma de los datos fuera
adecuada para todos los fines, se necesitaría menos procesamiento.
1. El orden o el rango
2. Alguna característica común.
El reacomodo, de acuerdo con el orden o el rango, se conoce como
reacomodo en consecuencia y consiste en ordenar los datos en una
secuencia numérica o alfabética
COMPARACIÓN Y ANÁLISIS-. Mediante estos procesos
determinados factores tales como la naturaleza, proporción, relación,
orden, similitud o valor relativo de los datos.
CALCULO-. El cálculo se refiere al procesamiento aritmético de la
multiplicación, división, adición o sustracción, que son necesarias
para convertir los datos a una forma más significativa.

SUMARIO Y PREPARACIÓN DE REPORTES
SUMARIO-. Sumario en el proceso de condensar los datos de
manera que se destaquen los puntos principales. El sumario implica
generalmente listar o tubular los datos y calcular los totales de cada
lista, preparar una lista en una maquina sumadora, es una forma de
hacer sumarios.
El sumario o resumen se relaciona en el reacomodo ya que el arreglo
delos datos en categorías usualmente es parte del proceso de
resumen ejemplo, las ventas diarias de una tienda se pueden listar
por departamentos y con esta operación se logra una distribución de
datos de venta.
PREPARACIÓN DE REPORTES- La información procesada que se
obtiene del ciclo de procesamiento de datos se conoce como salida,
este puede consistir documentos tales como cheques de nomina,
declaraciones de contabilidad, reportes completos (por ejemplo,
análisis de venta), distribución de gastos, inventarios o nomina
semanal.
COMUNICACIÓN DE DATOS- La comunicación de datos es el
proceso de transferir datos de un punto a otro, durante el ciclo de
procesamiento, o de proporcionar al usuario los resultados finales.
ALMACENAMIENTOS DE DATOS- Una vez que se completa el ciclo
de procesamiento o posiblemente durante el mismo en un punto en
los datos, de tal manera que se puedan recuperar rápidamente.
En algunas organizaciones el almacenamiento de datos en un asunto
de proporciones monumentales.
MÉTODOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS
Proceso de datos el término aplicado generalmente a los
procedimientos para manipular el inevitable papeleo requerido para
producir y distribuir bienes y servicios. Durante muchos años
solamente se disponía para estos fines de los métodos manuales y de
simples máquinas de oficina entonces las maquinas de fichas
perforadas encontraron su aplicación en este campo.
PROCESOS ACTUALES
1. Procesos de datos
2. Integración
3. Automación
4. proceso electrónico de datos.

PROCESO DE DATOS-. Se refiere a la ejecución de ciertas funciones
de oficina sobre un determinado cuerpo de información están
involucradas las cuatro funciones básicas de oficina, ya sean
realizadas manualmente o mecánicamente.
Estas funciones son entrada o la introducción de los datos en bruto en
el sistema, manipulación o la disposición de los datos en el modelo
deseado, cálculo, mediante el cual se realizan operaciones aritméticas
con los datos y salida o la presentación de los resultados de la
manipulación y el cálculo en la forma requerida.
PROCESO DE DATOS INTEGRADOS-. Puede definirse como un todo
que permite utilizar los datos una vez registrados para todo lo que se
les quiera con la frecuencia que sea necesaria sin copias manuales.
Un sistema integrado puede ser manual, mecanizado o una
combinación de ambos, por ejemplo, el uso del papel carbón entre las
copias múltiples de un formulario (es un ejemplo de integración
manual).
AUTOMACIÓN-. Significa la situación del trabajo humano por el de
la máquina.
ELECTRÓNICO-. Es el que utiliza las válvulas de vacío o sus
equivalentes y por tanto, el fijo de electrones para ayudar al
funcionamiento de la maquina.
SISTEMA DE INFORMACIÓN
SISTEMA- Es un conjunto de partes entre si para alcanzar
determinado objetivo.
SISTEMA EMPRESARIAL-. Son los hombres y las maquinas que
realizan las operaciones y los procedimientos que definen las
operaciones.
DEFINICIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN-. Se define como la
forma de proporcionar información oportuna, pertinente y precisa,
relativa a las operaciones internas y ala inteligencia externa a
cualquier miembro de una organización como ayuda de la toma de
decisiones o para el desempeño de la actividad de trabajo asignada.

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