Tecnicas de archivo

JORGE A. VARELA R.
T. P. ARCHIVISTICA SENA
P. CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN U. QUINDIO
INSTRUCTOR SENA – GESTIÓN DOCUMENTAL
jorgevarela314@hotmail.com / jorgevarela314@gmail.com Tel: 311 281 32 96
CURSO BASICO
TECNICAS DE ARCHIVO
FICHA 349195
“Conocimiento y emprendimiento para
todos los colombianos”

250601029
ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON
NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO APLICANDO LOS PRINCIPIOS
ARCHIVÍSTICOS, NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL,
NORMAS Y TÉCNICAS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL,
Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
APLICAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TENIENDO EN CUENTA
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, NORMAS INSTITUCIONALES Y LA LEGISLACIÓN
VIGENTE
ORDENAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON EL SISTEMA
ESTABLECIDO POR LA ORGANIZACIÓN, LA NORMATIVIDAD VIGENTE, Y EL
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS TENIENDO EN CUENTA LAS TABLAS DE
RETENCIÓN Y DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, LOS PRINCIPIOS
ARCHIVÍSTICOS, LAS NORMAS TÉCNICAS Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

1. FUNDAMENTOS
CONCEPTOS BASICOS
LEGISLACION Y NTC
RECOMENDACIONES DE SALUD OCUPACIONAL
2. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
CLASIFICACION
DESCRIPCION
ORDENACION
4. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

FUNDAMENTOS
CONCEPTOS BASICOS
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación AGN
PROGRAMA DE
GESTION
DOCUMENTAL
Datos que poseen significado NTC ISO 9000
INFORMACION
Información y su medio de soporte NTC ISO 9000
DOCUMENTO
Registro de Información producida o recibida por una entidad publica
o privada en razón de sus actividades o funciones. NTC ISO 15489-1
DOCUMENTO DE
ARCHIVO
Documento que presenta resultados obtenidos o proporcionada
evidencia de actividades desempeñadas . NTC ISO 9000
REGISTRO

FUNDAMENTOS
CONCEPTOS BASICOS
¿QUE ES UN ARCHIVO?

FUNDAMENTOS
CONCEPTOS BASICOS
¿QUE ES UN ARCHIVO?
¿PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN?
CORRESPONDENCIA DESPACHADA
VARIOS
MISCELANIOS
CARPETA 1
DOCUMENTOS 1999

FUNDAMENTOS
CONCEPTOS BASICOS
ARCHIVO: Conjunto de
documentos, sea cual fuere
su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un
proceso natural por una
persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de
su gestión, conservados
respetando aquel orden para
servir como testimonio e
información a la persona o
institución que los produce y
a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia.

ARCHIVO HISTORICO
Es aquel al que se transfieren
desde el archivo central los
documentos de archivo de
conservación permanente.
VALORES PRIMARIOS
TRANSFERENCIA
PRIMARIA
VALORES
SECUNDARIOS
TRANSFERENCIA
SECUNDARIA
ARCHIVO DE GESTIÓN
El Archivo de Gestión o de
Oficina es aquel en donde se
reúne la documentación en
trámite, en busca de solución a
los asuntos iniciados, la cual es
sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las
mismas oficinas u otras que las
soliciten.
ARCHIVO CENTRAL
Unidad administrativa donde se
agrupan documentos
transferidos trasladados por los
distintos archivos de gestión de
la entidad, una vez finalizado su
tramite, que siguen siendo
vigentes y objeto de consulta
por las propias oficinas y los
particulares en general.
CICLO VITAL DOCUMENTAL

VALORES DE LOS DOCUMENTOS
FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS
1.Valor Administrativo: trámite o asunto que motivó su creación.
2.ValorJurídico:deriva derechos u obligaciones.
3.Valor Legal: Sirven de testimonio ante la ley.
4.Valor Fiscal: Utilidad para el Tesoro o Hacienda Pública.
5.Valor Contable: registros de ingresos y egresos.
6.Valor Técnico: utilidad de la información específica de una función.
VALORES PRIMARIOS

HISTORICOS
CIENTIFICOS
CULTURALES
1.Sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de
cualquier actividad de la administración.
2.Sirven como fuente primaria para la historia.
3.Como testimonio de la memoria colectiva.
4.Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó
y los utiliza.
VALORES SECUNDARIOS

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Conservación de los
documentos dentro del fondo
documental al que pertenecen.
Los documentos producidos
por una institución, organismo,
dependencia no deben
mezclarse con los de otros.
Un lugar para cada cosa,
cada cosa en su lugar.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Ordenación interna de un
fondo documental manteniendo
la estructura que tuvo durante
el servicio activo.
Mantener la unidad y
dependencia del fondo, su
integridad y el carácter seriado
de sus documentos, el tramite
documental.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
10 / 08 / 2000
09 / 08 / 2000
02 / 08 / 2000
29 / 07 / 2000

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO
Totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o
persona en el desarrollo de sus funciones o Actividades.
CLASES FONDO
FONDO ABIERTO Alcaldía del Guamo
FONDO CERRADO
Fondo Banco Central Hipotecario
Fondo Banco Cafetero
Fondo Banco del Estado
FONDO MIXTO
Presidencia de la República
Ministerio de Hacienda
Ministerio del Trabajo y
Seguridad Social

SECCION
En la estructura archivística, unidad administrativa productora de
documentos.
SECCIÓN SUBSECCION
DIVISIÓN ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
1.Grupo de Talento Humano
2.Grupo de Tesorería y Pagaduría
3.Grupo de Contabilidad
4.Grupo de Presupuesto
5.Grupo de Servicios Generales

SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas..
SERIE SUBSERIES
ACTAS
1.Actas de Junta Directiva
2.Actas de Comisión de Personal
3.Actas de Comité de Archivo
CONTRATOS
1.Contratos de Arrendamiento
2.Contratos de Consultoría
3.Contratos de Compraventa
4.Contratos de Prestación de Servicios
PROYECTOS
1.Proyecto de Saneamiento Básico
2.Proyectos de Intercambio Cultural
3.Proyectos de Desarrollo Municipal

TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple, que reúne todas las características necesarias
para ser considerada como documento.
TIPOS DOCUMENTALES
-Factura
-Resolución
-Acuerdo
-Circular
-Memorando
-Póliza
-Acta de Inicio

LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA
Constitución Política de Colombia.
Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las
riquezas culturales y naturales de la Nación”.
Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y
familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos
respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar
las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y
en archivos de entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la
libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son
inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden
judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de
expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar
y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios
masivos de comunicación”.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza
el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No
habrá censura”.
Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a
los documentos públicos salvo los casos que establezca la
ley”.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
ACUERDOS
CIRCULARES

SALUD OCUPACIONAL – EN LA
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
La administración de un Archivo requiere una serie
de medidas de control que con lleven a evitar la
pérdida de documentos y a garantizar la seguridad.
El mayor denominador encontrado en los archivos
son las condiciones desfavorables a las que están
expuestos, tanto los documentos como las personas
que allí laboran, lo cual, en muchos casos, se
derivan situaciones de riesgos

Dentro de todas las
CLASIFICACIÓN DE
PELIGROS
PELIGROS EJEMPLOS DE FUENTES
QUÍMICO
Material particulado (polvo, neblinas,
fibras, humos).
Archivadores, cajas, legajos
Deficiencia de oxígeno Espacios confinados
BIOLÓGICO
Microrganismos
Virus, bacterias, hongos, parásitos.
Depósitos de archivos
Macro organismos Animales roedores, reptiles.
ERGONÓMICO
Carga estática en cuello:
Postura forzada con flexión, flexión
lateral, extensión o rotación de
cabeza
Altura y / o ubicación inadecuada
Altura y ubicación de textos para lectura.
Uso prolongado del teléfono y digitación
simultanea
Sobre esfuerzo en muñeca:
Movimientos repetitivos con postura
forzada de flexión o extensión de
mano y/o compresión de tejidos
Altura inadecuada de la superficie de
trabajo (muy alta o muy baja)
Ausencia de apoyo para muñeca
Carga Dinámica con esfuerzo en
región dorso lumbar.
Sobrecarga y esfuerzos al realizar
desplazamientos con cargas, al levantar
cargas, al dejar cargas.
Manejo inadecuado de mecánica corporal.

Dentro de todas las
CLASIFICACIÓN DE
PELIGROS
PELIGROS EJEMPLOS DE FUENTES
MECÁNICO Golpe (contra, por) Uso de herramientas Manipulación de cargas
Objetos en movimiento Instalaciones
inadecuadas Partículas proyectadas: Falta de
orden y aseo
ELÉCTRICO Contacto con
corriente eléctrica
SICOSOCIAL Rutina y monotonía Trabajo repetitivo o en cadena, ambigüedad
del rol
Sobrecarga de
trabajo
Organización inadecuada del tiempo Trabajo
en tiempo extra
FISICOQUÍMICO Incendio y/o
Explosión
Sustancias inflamables
Trabajo con llama abierta en áreas con gases
inflamables
Almacenamiento y transporte de Materiales
combustibles
Equipos presurizados
Materiales explosivos

PRINCIPLES RECOMENDACIONES
• El personal que tiene acceso al depósito de archivo debe
contar permanentemente con elementos de protección
mínimos, tales como tapabocas o mascarillas, guantes,
gorros, gafas y batas.
• La solución de problemas ergonómicos en los archivos
pueden resultar de técnicas como un apoyo para los pies a
una silla del escritorio, un sistema adecuado de archivo
rodante, sillas ajustables, manejar altura adecuada en la
estantería, etc.
• La correcta colocación de los elementos que configuran
una oficina da lugar a un entorno de trabajo ordenado,
cómodo y agradable, que a la vez se traduce también en
una reducción de los riesgos laborales potenciales.
• Lavado Frecuente de manos

DEFINICION
Las Tablas de Retención Documental
corresponde al listado de series y subseries con
sus respectivos tipos documentales a los cuales
se les asignan los tiempos de retención de
acuerdo con lo establecido por la ley y a las
políticas de la entidad, y se determina la
disposición final de los archivos.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el
nombre de la unidad administrativa que
conserva la documentación tramitada en
ejercicio de sus funciones.
CODIGO: Sistema convencional
que identifica las unidades
productoras de documentos como
su serie respectivas.
SERIE: la serie esta constituida por unidades
documentales que bien pueden ser simples (un
solo tipo documental) o complejas (tipos
documentales diferentes). Las series
inventariadas son la base para verificar y
controlar las transferencias documentales. Así
mismo, las series constituye la unidad básica de
valoración porque reflejan Las actividades
desarrolladas por la oficina productora en virtud
de las funciones asignadas.

Disposición final: Hace referencia a
la tercera etapa del ciclo vital,
resultado de la valoración con miras a
su conservación permanente, a su
eliminación, selección por muestreo
y/o microfilmación.
CONSERVACION TOTAL CT: Etapas sucesivas por las
que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción en la oficina y su conservación temporal,
hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente.
Se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposición
legal o los que por su contenido informan sobre el
origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas
de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio
de su actividad y trascendencia. Así mismo, son
patrimonio documental de la sociedad que los produce,
utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la
cultura.
ELIMINACION: Es la
destrucción de los documentos
que han perdido su
administrativo, jurídico, legal,
fiscal o contable y que no
tienen valor histórico o que
carecen de relevancia para la
ciencia y la tecnología.

MICROFILMACION M: Técnica que
permite, fotografiar documentos y
obtener
pequeñas imágenes en película. En
esta columna también se indican otros
soportes electrónicos o magnéticos.
SELECCIÓN S: Es el proceso
mediante el cual se determina la
conservación parcial de la
documentación por medio del
muestreo.
PROCEDIMIENTO: En esta
columna deben consignarse los
procesos aplicados en la
modalidad de muestreo,
microfilmación y eliminación.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de
acciones orientadas
a la clasificación,
ordenación y
descripción de los
documentos de una
institución, como
parte integral de los
procesos
archivísticos

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administración:
Gestión y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia,
la investigación
y la cultura

La Clasificación: Es
la labor intelectual y
física que consiste en
separar la
documentación de
acuerdo con unos
criterios
predeterminados.
CLASIFICACIÓN
Fase del tratamiento
archivístico destinada
a la elaboración de
los instrumentos de
consulta para facilitar
el conocimiento y
consulta de los
fondos documentales
y colecciones de los
archivos.
DESCRIPCION
Operación archivística
realizada dentro del
proceso de
organización, que
consiste en establecer,
secuencias naturales
cronológicas y/o
alfabéticas, dentro de
las categorías y
grupos definidos en la
clasificación
ORDENACIÓN

PROCEDENCIA
FUNCIONES
ORDEN ORIGINALIDENTIFICARCLASIFICACIÓN

APERTURA DE SERIES Y SUBSERIES
La documentación producida y recibida por las
oficinas se clasifica y ordena, identificando la
Serie y/o Subserie que le corresponda en las
TRD; se ubica de izquierda a derecha en la
carpeta respectiva en forma ascendente
atendiendo al orden natural en que fueron
elaborados o recibidos los documentos.

CARACTERISTICAS
INTERNAS:
TEMA: SERIE:
CONCEPTOS
SUBTEMA:
SUBSERIE:
Conceptos Técnicos
1. Empiece a clasificar y agrupar
la documentación que se refiere a un
mismo asunto.(por ejemplo: ACTAS,
CONCEPTOS, CONTRATOS,
INFORMES etcétera) e identifique
cada uno de los grupos encontrados
sin olvidar el nombre al que
corresponde.

Los documentos sobrantes que no fueron
clasificados en cada serie documental
(tema) y son generados por otras
dependencias, son considerados
documentos de apoyo y NO se
deben transferir al archivo central (por
ejemplo, normas, informes de otras
dependencias..),pueden ser eliminados
cuando pierdan su utilidad o vigencia,
dejando constancia en Acta suscrita por el
respectivo jefe de dependencia.
2. IDENTIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS DE APOYO
Ley 594
Copia Manual
BOLETIN

3. Ordenación Documental
La Ordenación de los expedientes
debe realizarse por carpetas, en
forma de libro; es decir, al abrir la
carpeta debe encontrarse el primer
documento que generó el trámite y
al final de la carpeta la última
actuación del expediente, de forma
tal que se evidencie el desarrollo
de los trámites.

28 de marzo de 2010
Documento
mas reciente
3 de marzo de 2010
Tapa portada – cara frontal
Tapa portada – cara interna
Tapa contraportada – interna
FONDO
SECCION
SUBSECCION
SERIE
SUBSERIE
CODIGO
EXPEDIENTE
FECHA INICIAL
FECHA FINAL
N FOLIOS
N CAJA
13 de enero de 2010
Documento mas antiguo
FONDO
SECCION
SUBSECCION
SERIE
SUBSERIE
CODIGO
EXPEDIENTE
FECHA INICIAL
FECHA FINAL
N FOLIOS
N CAJA
CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES

4. Descarte documental y Retiro de
material metálico
Consiste en retirar de las carpetas, todos
aquellos documentos que no son de archivo
como por ejemplo: documentos en blanco,
fotocopias, duplicados, tarjetas de invitación
o felicitación, entre otros.
La documentación deberá estar libre de
material metálico, como: ganchos de
cosedora, clips, entre otros

5. Foliación
La foliación se realizara en el momento en que se
prepare la documentación para ser transferida de tal
manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los
trámites.
La foliación es el acto de enumerar los folios solo por
su cara recta, cuya numeración se aplica solamente a
esta.
Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la
hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en
forma legible y sin enmendaduras.
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir,
sin omitir ni repetir números.
En la Cara RECTA, escribir el número en la esquina
superior derecha, en el mismo sentido del texto.
1
2
4
3

Si existen errores en la
foliación, ésta se anulará con
una línea oblicua, evitando
tachones
1
2
4
3
4
5

FOLIAR CON NUMERADOR
Foliar las pastas ni las hojas
guarda en blanco y foliar
fotografías por su cara recta
Foliar sobre texto
Foliar utilizando números con
el suplemento A, B, C, ó bis.
5B

ARCHIVADOR VERTICAL
SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL
CODIGO SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL
NOMBRE DEL EXPEDIENTE
HISTORIA LABORAL DOCENTES
40-070-020
RAMIREZ CUARTAS DANIEL
C.C. 5’826,369
HISTORIA LABORAL DOCENTES
40-070-020
C.C. 5’826,369
EXPEDIENTE
CARPETA COLGANTE
HISTORIA LABORAL
40-070-020
C.C. 5’826,369
Identificación de la Celuguia
o Marbete
SECCION: TALENTO HUMANO
SERIES O SUBSERIES DOCUMENTALES:
HISTORIA LABORAL
CODIGO: 40-70-000
Identificación de Gabinetes
SECCION: DIRECCION ADMINISTRATIVA
SERIES O SUBSERIES DOCUMENTALES:
PROVEEDORES
A - C

02
Informes de Actividades 2001
Transferencias Primarias 2000
01
Actas de Comité de Archivo 2000
Actas de Comité de Archivo 2001
Informe de Actividades 2000

ARCHIVADOR HORIZONTALHISTORIALABORALDOCENTES
40-070-020
RAMIREZCUARTASDANIEL
C.C.5’826,369
Ordenación Alfabética , cronológica o consecutiva
de Izquierda a Derecha y de arriba hacia abajo

El orden del rotulo de la
caja debe coincidir con el
de la caja de izquierda a
derecha

TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y clasificado de
los documentos que cumplen su tiempo de retención (estipulado en la TRD),
previo diligenciamiento del formato de inventario de documentos, según
calendario de transferencias previamente programado.
CLASIFICACIÓN Y
ORDENACIÓN POR
SERIES SEGÚN TRD
UBICACIÓN FISICA EN EL
ARCHIVO CENTRAL
INVENTARIO
DOCUMENTAL
TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL

INICIO
Revisar el Cronograma de
Transferencias Documentales
Identifica las series y subseries
de acuerdo a la TRD
Identifica las carpetas y revisa
que los datos este completos
Limpia las carpetas y
documentos
Realiza la Foliación
Diligencia el Formato de
Inventario Documental
Realiza la Transferencia
DEPENDENCIAS Y FUNCIONARIOS
ARCHIVO CENTRAL
Carpetas Inventario Documental
Realiza el Cotejo de los documentos
Archiva y organiza los expediente de acuerdo
al procedimiento establecido por la entidad
Fin
Recibe la transferencia
1
1

JORGE A. VARELA R.
T. P. ARCHIVISTICA SENA
P. CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
U. QUINDIO
INSTRUCTOR SENA – GESTIÓN DOCUMENTAL
jorgevarela314@hotmail.com / jorgevarela314@gmail.com
Tel: 311 281 32 96

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