Preservación y conservación de documentos

8Preservación y conservación
de documentos
Imagen sacada de Flickr

 Definición de archivo desde el punto de vista arquitectónico:
“ARCHIVO = edificio o conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los
depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios”.
 Emplazamiento del archivoEmplazamiento del archivo: entran muchos elementos en juego.
 Se deben ubicar tan cerca como sea posible de sus usuarios (administraciones,
estudiantes y profesores e investigadores no universitarios).
 Deben buscar la seguridad, por tanto deben huir de zonas peligrosas por
razones estratégicasrazones estratégicas (objetivos militares o nudos ferroviarios), por razonesrazones
geográficasgeográficas (terrenos húmedos, infestados, …) o por razones ambientalesrazones ambientales
(contaminación atmosférica, acústica,…).
 Deben considerar tanto el coste como la disponibilidad de suelo en cantidad
suficiente.
 Errores que deben evitarseErrores que deben evitarse:
 Los focos de contaminación industrial.
 Los terrenos exiguos de los cascos históricos de las ciudades.
 Los emplazamientos demasiados alejados de los centros urbanos o mal
comunicados.
EDIFICIO

 Situación idealSituación ideal:
 Un emplazamiento suburbano:
 Mayor cantidad de suelo disponible.
 Mejor precio.
 Un desdoblamiento en varios centros:
 Archivo principal, orientado al público en un lugar céntricolugar céntrico.
 Los anexos destinados principalmente para el almacenamiento masivo de
los fondos menos consultados en la periferiaperiferia.
 Edificios antiguosEdificios antiguos vs edificios modernos:edificios modernos:
 Lo ideal es construir un edificio exclusivamente para el archivo. Los archivos no
se acomodan a locales edificados con otros fines por muchas razones.
 Ahora bien, muchas veces los responsables últimos prefieren aprovechar
edificios de carácter históricos (iglesias, conventos, palacios, etc.).
 Esta opción sería válida si se nos permite remodelar todo el edificio en su
interior, manteniendo solo los muros principales y la fachada.

 A la hora de construir un edificio nuevo para albergar un archivo, la relación archivero
– arquitecto es fundamental. El primero debe desarrollar una memoria donde se
recoja todas las necesidades del servicio y las características que debe reunir. Y
estar pendiente en todo momento del proyecto hasta la finalización del mismo.
 Características arquitectónicasCaracterísticas arquitectónicas:
 Estructura preferiblemente de hormigón armado, en casos excepcionales de
acero laminado.
 En edificios adaptados que tengan elementos de madera no sustituibles, éstos
serán consolidados y tratados con productos ignífugos e insecticidas.
 Los cerramientos al exterior serán con preferencia de piedra natural o artificial,
de ladrillo visto u otro material de fácil conservación.
 Las cubiertas serán inclinadas, dejando cámara de aire, con elementos
impermeabilizantes.
 Las bajantes se colocarán en el exterior, por fachadas o patios.
 Se tendrán en cuenta la eliminación de las barreras arquitectónicas que impidan
el acceso a los minusválidos.

 Se trata del espacio mas importante dentro del archivo, en este espacio es donde se
encuentran los documentos.
 Razón por la cual, dedicaremos una buena parte del presupuesto anual para
mantenerlo en condiciones ambientales y de entorno estables y de
conservación.
 UbicaciónUbicación:
 Debe ocupar el sitio más adecuado del edificio.
 No debe situarse en plantas altas bajo las cubiertas del techo; así evitaremos el
efecto de la acción directa del sol:
 Fluctuaciones de temperatura.
 Condensaciones que se provocan de forma natural en el ciclo día/noche.
 Tampoco debe situarse en los sótanos:
 Aquí el riesgo de inundaciones y de humedades por capilaridad es mucho
mayor.
 Ubicación idealUbicación ideal: situado en una primera planta, aislado del suelo y alejado de las
cubiertas del edificio.
EL DEPÓSITO

 Dimensiones de los depósitosDimensiones de los depósitos:
 Por término medio los depósitos ocupan el 60 % de la superficie construida.
 No deben ser muy grandes para no dificultar los controles que deben llevarse a cabo, tanto
ambientales como de seguridad y antiincendio.
 Las medidas, según las recomendaciones internacionales de seguridad, deberán estar
entre 200 y 250 metros cuadrados, que con estanterías fijas podrían albergar unos 1500
metros de documentación.
 Ahora bien si necesitamos más espacios, podemos tener varios depósitos contiguos de las
mismas medidas; y separados por muros y puertas cortafuegos.
 La altura máxima de estos locales no debe rebasar los 2’50 metros, evitándose así las
grandes masas de aire que facilitan la combustión.
 RecomendacionesRecomendaciones:
 Se situarán aislados del resto de dependencias.
 Los ascensores, montacargas y montalibros no tendrán acceso directo, sino a través de un
vestíbulo cortafuegos.
 Estos locales deben tener una fuerte resistencia mecánica, dada las cargas que soportará
la estructura bajo el peso de la documentación:
 Con un sistema de estanterías fijas debe resistir 750 kg/m2
.
 En caso de almacenamiento compacto con estanterías móviles será de 1250 kg/m2
.

 Debe estar provisto de muros, suelos y techos resistentes al fuego durante dos horas.
 También debe estar provisto de puertas metálicas cortafuegos, con cerraduras antipánico,
que resistan al menos una hora antes de deformarse.
 Los muros exteriores deben contar con medidas de aislamiento térmico e higrométrico, y
para ello se debería emplear muros dobles con cámara de aire, fibras aislantes, etc.
 Los suelos deben ser:
 de hormigón (mejor calidad),
 resistente e ignífugo,
 cubiertos con revestimientos resistentes al desgaste provocado por el uso y cualquier
agente agresivo.
 Los huecos de las ventanas se abrirán preferiblemente hacia las fachadas de menor
insolación e incidencia de vientos portadores de agentes contaminantes o humedad.
 La carpintería de las ventanas será de aluminio anonizado o lacado, con elementos
practicables y el máximo hermetismo.
 El acristalamiento de vidrio con las siguientes características:
 Inastillable.
 Absorbente de radiaciones (rayos UV).
 Aislante térmico y acústico.
 Por último, para prevenir inundaciones, las instalaciones de fontanería no deben atravesar
estos locales bajo ningún concepto.
 Sólo en el caso de las instalaciones de acondicionamiento o las de protección contra
incendios; en cuyo caso contarán con elementos protectores.

 Factores que hay que tener en cuenta para una correcta conservación de
los documentos en el depósito:
Los factores climáticos: humedad, temperatura y luz solar.
El polvo y la contaminación.
El fuego.
Los factores biológicos.
La instalación eléctrica y de seguridad
CONDICIONES AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD

 El exceso de humedad es uno de los principales problemas que causan la
destrucción de gran parte del patrimonio documental.
 Por esta razón, para evitar este hecho, es necesario controlar la humedad ambiente:
 Mediante la instalación de un sistema de aire acondicionado.
 Mediante aparatos deshumificadores.
 Nivel de humedad adecuado: 45/65 % de humedad45/65 % de humedad y de 17/18 ºC de temperatura17/18 ºC de temperatura.
Como extremo, nunca inferior al 15% ni superior a 21ºC.
Soporte Temperatura (ºC) Humedad (%)
Fotografía blanco
y negro
15-20 30-35
Fotografía color 10-18 25-35
Film blanco y
negro
12-20 30-40
Film color 10-20 25-35
Magnético 14-18 40-50
Óptico 16-20 35-45
Microformas 18-20 30-40
Los factores climáticos: humedad, temperatura y luz solar

 La luz solarluz solar también se convierte en otro de los principales problemas
ambientales: los rayos ultravioleta atacan al papel y a las tintas mediante
procesos destructivos de oxidación.
 ¿Cómo prevenir esto?
 El depósito de archivo debe evitar
 grandes ventanales abiertos al exterior y
 que la luz incida directamente sobre la documentación o sus
contenedores.
 La orientación sur es la menos indicada para abrir las ventanas.
 La ventanas no deben superar el 10% de la superficie del muro.

 Existen diversos procedimientos para reducir la presencia del polvo en los
depósitos.
 Éstos se dirigen en varios sentidos:
 Evitar su entrada desde el exterior mediante un sistema de aire
acondicionado.
 Aplicar revestimientos sintéticos a las paredes y techos para impedir
que su desgaste genere polvo.
 Recubrir los suelos con materiales apropiados para que no se acumule
el polvo (baldosas, losa, revestimientos sintéticos,...)
 Y por último, verificar regularmente la limpieza del depósito.
 En cuanto a la contaminación atmosférica, vuelve a ser el aire
acondicionado la mejor solución para evitarla.
El polvo y la contaminación

 La primera medida en la prevención de fuegos debe adoptarse a la hora de
seleccionar los materiales de construcción y el mobiliario, ambos deben ser
incombustibles.
 Algunas medidas para evitar un incendio:
 Evitar el paso de conducciones eléctricas sobre el recinto del edificio.
 Que las puertas metálicas cuenten con holgura suficiente para que en
caso de incendio la dilatación no las bloquee.
 Que las vías de evacuación están perfectamente señaladas.
 Instalar sistemas de detección automática de humos en depósitos,
servicios generales y locales de trabajo especializado, salas de
consulta, etc.
 Instalar sistemas de extinción de fuegos en todas las plantas, con
bocas de incendio y extintores portátiles. En los depósitos
documentales los sistemas de extinción serán automáticos y de
espuma seca.
 Proteger contra descargas eléctricas atmosféricas: pararrayos no
radiactivo.
El fuego

 Insectos, roedores y microorganismos.
 Los insectos más perjudiciales son los xilófagos:
 Lepisma o pececillo de plata, se alimenta de colas y almidón.
 Carcoma, se alimenta de papel de buena calidad, del que contiene mas celulosa. Cava
galerías.
 Termita, insecto fotófobo, devora toda clase de celulosa (madera, papel, cartón, tejido) y
cava profundas galerías apenas perceptibles desde el exterior.
 Los microorganismos (hongos y bacterias) se desarrollan en condiciones de calor y humedad
elevados.
 ¿Cómo se evita la presencia de estos factores?
 Limpiar regularmente los depósitos.
 Desinfectar y desinsectar los documentos cuando ingresan
 Controlar la humedad y la temperatura.
 Existencia de hermetismo en los accesos con exclusión de orificios, rendijas, etc. por donde
puedan entrar roedores.
 Desinfectar con productos insecticidas los terrenos de alrededor del edificio.
Los factores biológicos

 La iluminación debe ser suficiente pero sin excesos.
 En los depósitos, un punto de luz de 60w cada dos metros en los pasillos entre estanterías y de
75w cada cuatro o cinco metros en los pasillos centrales son suficientes. Ahora bien, en el techo
para evitar zonas de sombra.
 Debe existir un interruptor general en la entrada, así como varios más parciales en pasillos y
paredes.
 También deben existir tomas de electricidad con cubiertas de seguridad.
 Sistemas de protección contra el robo y el vandalismoSistemas de protección contra el robo y el vandalismo. Debe desempeñar las siguientes
funciones:
 Detectar la presencia de intrusos.
 Impedir o denunciar la entrada mediante un acto de violencia (fractura o escalo).
 Vigilar el interior durante las horas de apertura.
 Lo más difícil de evitar son los robos en la sala de lectura. Algunas recomendaciones:
 colocar el mostrador de control en una zona elevada de total visibilidad, que la sala no
cuente ni con obstáculos ni recovecos, disponer de un solo acceso por delante del
mostrador, instalar cámaras de televisión en circuito cerrado con monitores en los puntos
de control, utilizar cerramientos acristalados que faciliten la visión desde las dependencias
contiguas, etc.
La instalación eléctrica y de seguridad

 Sea cual sea el mobiliario que adoptemos para nuestro archivo, tendrá que cumplir
unas determinadas características para la buena conservación de los documentos:
 SOLIDEZSOLIDEZ: el mobiliario debe ser sólido, ya que la documentación llega a sumar muchos
kilos de peso. En caso contrario los estantes empiezan a curvarse con el peso.
 BUEN ACABADO FÍSICOBUEN ACABADO FÍSICO: se ha de procurar que no tengan ni clavos ni ángulos metálicos,
ni cualquier otro tipo de elemento que pueda producir agresiones a los documentos.
 BUEN ACABADO QUÍMICOBUEN ACABADO QUÍMICO: lo ideal es que el mobiliario esté pintado con pintura
anticorrosivo, repelente de insectos y resistente al fuego. Hoy se recomienda el acero
cromado para las estanterías. Y en caso de que sean de madera (que no es recomendable
por que son fácilmente atacables por los insectos xilófagos) tendremos que aplicarle algún
tipo de producto sellador para evitar los problemas derivados de las pinturas y los barnices
que llevan, y además le daremos un tratamiento contra los insectos.
 BUENA VENTILACIÓNBUENA VENTILACIÓN: es fundamental que el mobiliario tenga buena ventilación para
evitar la condensación del aire en su interior. Para ello, procuraremos que en cajoneras y
armarios existan pequeños orificios para dejar pasar el aire, pero procurando siempre que
éstos queden cubiertos por un filtro muy fino que deje pasar el aire pero impida la entrada
de insectos y roedores. Las estanterías fijas acostumbran a estar abiertas, y en el caso de
los compactus deberemos exigir un modelo que tenga aberturas para facilitar la ventilación.
 COMODIDADCOMODIDAD: ha de ser cómodo y de fácil acceso.
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CONDICIONES AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD

 El mobiliario que podemos encontrar más habitualmente lo podemos dividir en tres
sistemas, según la posición de los documentos:
 El más conocido son las cajonerascajoneras. Las cajoneras que se suelen encontrar en el
mercado suelen tener los cajones demasiado altos y se cargan en exceso de
documentación. En realidad no se deberían colocar más de 10 o 15 documentos en
cada cajón.
 Lo más aconsejable es emplear cajoneras hechas a medida, con muchos cajones,
en los cuales no cupiesen mas de 2 o 3 documentos.
 O bien con cajones consulta, que contienen un solo documento y pueden
desmontarse y transportarse a la sala de consulta, de forma que no es necesario que
el investigador toque el documento. INCONVENIENTE: alto coste, por eso se
debería reservar solo para documentos muy especiales.
Mobiliario horizontal
Mobiliario vertical
Mobiliario para documentos enrollados
Mobiliario horizontal

 El sistema vertical más conocido son las estanterías o los compactos; en ambos caso la finalidad
es que en ellas se depositen los volúmenes o cajas que contienen la documentación.
 Estanterías fijasEstanterías fijas: Son las más recomendables por diferentes razones:
 Por tener el peso de los documentos bien repartido en toda la superficie del depósito.
 Por ser abiertas, permitiendo una buena ventilación de los materiales depositados.
 INCONVENIENTES:
 Ocupan mucho espacio, por tanto en depósitos pequeños no es aconsejable.
 No ofrecen ninguna protección a los documentos en caso de incendio.
 Su altura no es conveniente que supere el 1’80m, ya que resultan más incomodas a la hora de
buscar los documentos, haciendo falta en muchas ocasiones el uso de una escalera de mano.
 Las baldas deben medir aproximadamente 1 X 0,40 X 0,50 (longitud, profundidad y distancia
entre baldas).
 Y la última balda que esté pegando con el suelo debe estar a una distancia de éste del 15 cm,
para proteger a la documentación de la humedad y de posibles inundaciones.
Mobiliario vertical

 CompactusCompactus: se trata del tipo de estantería más habitual en archivos actualmente.
 Son estanterías móviles, montadas sobre unos raíles y accionadas por un volante o bien por un
sistema electrónico.
 Las accionadas por un sistema eléctrico son menos aconsejables por los continuos paros que
sufren como consecuencia de la falta de corriente o fallos del propio sistema. Lo que provoca
que en muchas ocasiones el documento no pueda ser servirse al usuario.
 Por tanto, el sistema mas recomendable es el mixto, es decir, que fuesen accionadas por un
sistema eléctrico pero al mismo tiempo se pudiesen abrir manualmente en caso de fallo.
 VENTAJAS:
 Ocupan muy poco espacio y permiten almacenar gran cantidad de documentación.
 Al ser cerradas, en caso de incendio, durante cierto tiempo, protegen a la documentación que albergan.
 INCOVENIENTES:
 Gran concentración de peso en poco espacio; por tanto, en muchas ocasiones tendremos que reforzar el
suelo de los depósitos.
 La gran mayoría cerradas y no permiten una buena ventilación (poco favorable para la conservación de los
documentos).

 Archivadores verticalesArchivadores verticales: dentro de los archivos existe documentación que por su
tamaño no se adaptan al mobiliario tradicional de estanterías o de cajoneras.
 En este caso, está resultando útil una serie de muebles que están pensados para piezas de
dimensiones medianas tales como grabados, planos, etc.
 Tienen medidas parecidas a las cajoneras, pero en forma de caja.
 Dentro de los archivadores verticales hay dos tipos de sistemas para guardar la documentación:
 Sistema de toroSistema de toro: consiste en dos barras metálicas paralelas en las cuales se cuelga el
documento por el extremos superior, que lleva unas tiras de tela o papel enganchadas y
perforadas.
 Se trata de un sistema muy utilizado, aunque acarrea graves problemas para e documento
a causa de los adhesivos del sistema de sujeción.
 Sistema de perchaSistema de percha: consiste en una barra central móvil en la cual se cuelga el documentos,
previamente depositado dentro de unas bolsas transparentes, acabadas con una percha en
la parte superior.
 Es un sistema mucho mejor que el anterior, ya que el sistema de sujeción no está en
contacto directo con el documento.
 El problema en este caso viene dado por las bolsas, que suelen resultar poco grandes al
documento, con lo que este tiende a caerse y arrugarse.

 Mamparas mútiplesMamparas mútiples: Son muy adecuadas para documentos de grandes
dimensiones que no caben en el mobiliario que podemos encontrar
habitualmente en el mercado.
 El sistema es muy parecido al de los expositores de alfombras o tapices.
 Los documentos están protegidos dentro de armarios y quedan sujetos por
presión encima de grandes plafones que corren sobre guías para poder
desplazarse y ser consultados sin necesidad de desmontarlos.
 Este tipo de muebles sería el más adecuado para los formatos superiores a
2m., que son muy difíciles de manipulación y consulta.
 También podemos encontrarnos con portaplanos horizontalesportaplanos horizontales: donde los
documentos son guardados en cajoneras de grandes dimensiones para
evitar dobleces.

 Dependerán del espacio del que dispongamos, del mobiliario, y sobre todo, del
presupuesto que tengamos.
 Aunque también dependerán de las características del documento (manuscrito,
impreso, tipo de papel, etc.), del estado de conservación del mismo y de las
alteraciones que padezca.
 EnrolladoEnrollado: es un método aconsejable para la conservación y el posterior
almacenaje de los documentos de gran formato cuando no se disponga de mobiliario
horizontal adecuado.
 El sistema más recomendado es el de tambor o alma, en el cual el documento se
enrolla sobre un cilindro compacto de material inerte.
 Partes del cilindro: alma o tambor, lámina, sujeción y protección externa.
 Este sistema de enrollado tiene el problema de la manipulación, ya que el enrollado y
el desenrollado aumenta el riesgo de agresiones a los documentos.
 Es un sistema recomendable para documentos de grandes dimensiones, y si lo
aplicamos de forma correcta da buenos resultados.
 Es aconsejable, siempre que sea posible, hacer reproducciones fieles de los
documentos que sean más consultados.
UNIDADES DE INSTALACIÓN / SISTEMAS DE PROTECCIÓN INDIVIDUAL

 CarpetasCarpetas: es el sistema de protección clásico, muy válido para la conservación de
los documentos pero muy incomodo par ala consulta de los mismos.
 El problema es que en muchos archivos se guardan demasiados documentos dentro
de cada carpeta, y esto hace que sean mas difíciles de manipular a causa del peso.
 Por esta razón, se recomienda no almacenar más de diez documentos en cada
carpeta.
 Carpetas con ventana-paspartúCarpetas con ventana-paspartú: están especialmente indicadas para
documentos de pequeño y medio formato, y son muy recomendables para los
documentos que se han de exponer frecuentemente, ya que la misma carpeta puede
enmarcarse.
 La carpeta está protegida con dos hojas de cartón cuya parte superior tiene una
ventana que deja ver el documento protegido por una hoja transparente.
 LegajoLegajo: es el sistema utilizado durante siglos, consiste en dos tapas de cartón
duras y una cinta que las une, y la documentación se deposita dentro.
 Se trata de un buen sistema de conservación parcial, la documentación tiene una
buena ventilación y las tapas al ser duras resisten muy bien los golpes.
 Ahora bien, al ser un sistema abierto, el polvo penetra y los documentos están
expuestos a roturas en las partes que están al aire.
 En caso de que nuestro archivo tenga este sistema, tendríamos que empezar a
sustituirlo poco a poco por otro alternativo como podrían ser las cajas.

 Sobres y camisasSobres y camisas: a menudo algunos documentos bien por su tamaño
extremadamente pequeño o bien por su estado de conservación, deben ser
guardados con una protección individual tipo sobre o simplemente una
camisa que los proteja.
 Cajas de protección para libros y documentosCajas de protección para libros y documentos: los libros con una
encuadernación extremadamente rica en materiales y en trabajo artesanal
es conveniente que se protejan en cajas de conservación.
 A veces nos encontramos en un archivo con pequeños folletos de
propaganda, cartas, etc. que por su tamaño y temática deben mantener una
unidad de almacenaje; en este caso lo mejor es meterlos en sobres de
conservación y éstos a su vez en cajas.
 Las cajas deben ser fáciles de abrir y poder guardarse en posición vertical y
horizontal.
 Las dimensiones deben ser superiores a los documentos y libros, pero no
demasiado para evitar el movimiento.

Ejemplos de empresas de
mobiliario para archivos
EYPAR: estudios y proyectos de archivo
EUN grupo: innovación en sistemas de archivo y
almacenaje
PERMAR: sistemas de almacenaje
Alcom: sistemas de clasificación, archivo y almacenaje
Gama

Presentación realizada por David Gómez Domínguez compartida bajo una
Licencia Creative Commons
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