Rc 072 98 cg normas control interno obras públicas

JULIO 1998 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO
ÍNDICE
Página
RESOLUCION DE CONTRALORIA Nº 072-98-CG
INTRODUCCIÓN
Definición. 01
Objetivos. 01
Ámbito de aplicación. 02
Emisión y actualización. 02
Estructura. 02
Características. 03
Áreas de las Normas de Control Interno. 03
Implementación de las Normas de Control Interno. 05
MARCO GENERAL DE LA ESTRUCTURA DE
CONTROL INTERNO
Definición de control interno. 06
Estructura del control interno. 08
Responsabilidad de la dirección en el control interno. 10
Limitaciones de la efectividad del control interno. 13
100 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
100-01 Objetivos del control interno.
100-02 Integridad y valores éticos.
100-03 Estructura orgánica.
100-04 Asignación de autoridad y responsabilidad.
100-05 Segregación de funciones.
100-06 Monitoreo de controles internos.
100-07 Sistema de autorización y ejecución de operaciones.
100-08 Integración de las operaciones de administración
financiera gubernamental.

JULIO 1998 RMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO
100-09 Respondabilidad (Accountability).
100-10 Auditoría anual en las entidades públicas.
100-11 Control de calidad sobre los servicios brindados.
100-12 Función de Auditoría Interna en las entidades.
200 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
GUBERNAMENTAL
210 Normas de Control Interno para el Área de Presupuesto.
210-01 Control del marco presupuestario de cada entidad.
210-02 Controles para la programación de la ejecución presupuestaria.
210-03 Control previo de los compromisos presupuestales.
210-04 Control de la evaluación del presupuesto.
230 Normas de Control Interno para el Área de Tesorería.
230-01 Unidad de caja en la Tesorería.
230-02 Utilización del flujo de caja en la programación financiera.
230-03 Conciliaciones bancarias.
230-04 Garantía para responsables del manejo o custodia de fondos o valores.
230-05 Medidas de seguridad para cheques, fondos o valores.
230-06 Control y custodia de cartas-fianza.
230-07 Uso de formularios pre-numerados y membretados para el movimiento
de fondos.
230-08 Uso de sello restrictivo para los documentos pagados por la Tesorería.
230-09 Transferencia de fondos por medios electrónicos.
230-10 Uso del fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.
230-11 Depósitos oportuno en cuentas bancarias.
230-12 Arqueos de fondos y valores.
230-13 Requerimiento de comprobantes de pago.
250 Normas de Control Interno para el Área de Endeudamiento Público
250-01 Organización de la información sobre endeudamiento y procedimientos
de control de sus operaciones.
250-02 Contabilidad de la deuda pública.
250-03 Conciliación de desembolsos de préstamos y de operaciones por
servicio de la deuda.

280 Normas de Control Interno para el Área de Contabilidad Pública.
280-01 Aplicación de los principios y normas de contabilidad gubernamental.
280-02 Organización del sistema contable.
280-03 Conciliación de saldos.
280-04 Control de saldos pendientes de rendición y/o devolución.
280-05 Integración contable de las operaciones financieras.
280-06 Documentación sustentatoria.
280-07 Oportunidad en el registro y presentación de información financiera.
300 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO Y
ACTIVOS FIJOS
300-01 Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de
servicios.
300-02 Unidad de almacén.
300-03 Toma de inventario físico.
300-04 Baja de bienes de activo fijo.
300-05 Mantenimiento de bienes de activo fijo.
300-06 Acceso, uso y custodia de bienes.
300-07 Control sobre vehículos oficiales del Estado.
300-08 Protección de bienes de activo fijo.
400 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE ADMINISTR ACIÓN DE
PERSONAL
400-01 Descripción y análisis de cargos.
400-02 Incorporación de personal.
400-03 Control y evaluación del rendimiento del personal.
400-04 Capacitación y entrenamiento permanente.
400-05 Desplazamiento de servidores.
400-06 Mantenimiento del orden, moral y disciplina.
400-07 Información actualizada del personal.
400-08 Aplicación de la Tercerización en las entidades.
400-09 Asistencia y permanencia del personal.
400-10 Compensación por becas de estudios otorgadas al personal.
400-11 Prohibición de recibir regalos u otros beneficios.
distintos a la remuneración.

500 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA SISTEMAS COMPUTARIZADOS
500-01 Organización del Área de Informática.
500-02 Plan de sistemas de información.
500-03 Controles de datos fuente, de operación y de salida.
500-04 Mantenimiento de equipos de computación.
500-05 Seguridad de programas de datos y equipos de cómputo.
500-06 Plan de contingencias.
500-07 Aplicación de técnicas de INTRANET.
500-08 Gestión óptima de software adquirido a medida por entidades públicas.
600 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE OBRAS PUBLICAS
600-01 Del expediente técnico.
600-02 Contenido de las Especificaciones Técnicas
600-03 Sustentación de metrados.
600-04 Absolución de consultas u observaciones sobre documentos que
conforman el Expediente Técnico de la Licitación.
600-05 Detalle de los anexos del contrato.
600-06 Modificaciones y subsanación de errores u omisiones en el expediente
técnico.
600-07 Aplicación de controles de calidad en obras y reportes.
600-08 Oportunidad en el procesamiento de presupuestos adicionales de obras.
600-09 Sustentación de presupuestos adicionales en contratos a precios unitarios.
600-10 Sustentación de presupuestos adicionales, en contrato de precios suma
alzada.
600-11 Las resoluciones aprobatorias de presupuestos adicionales deben precisar
la causal.
600-12 Aprobación de reducciones de obras.
600-13 Cumplimiento del plazo contractual.
600-14 Elaboración de metrados post-construcción.
600-15 Participación de los miembros designados para la recepción de obra.
600-16 Registro de garantías en la etapa de operación y mantenimiento.
600-17 Mantenimiento de las obras.
GLOSARIO

RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA N° 072-98-CG (*)
APRUEBAN NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO
PARA EL SECTOR PÚBLICO
Lima, 6 de junio de 1998
Vistos el Memorándum N° 001-98-CG de 10. FEB.98 de la Comisión de Apoyo al
Comité del Proyecto USAID N° 527-0356, en la formulación de la propuesta de Normas
Técnicas de Control Interno para el Sector Público;
CONSIDERANDO:
Que, conforme al Decreto ley N° 26162, es atribución de la Contraloría General de La
República, como ente rector del Sistema Nacional de Control, formular procedimientos y
operaciones a ser empleados por la entidades públicas en sus accionar, a fin de optimizar sus
sistemas administrativos de gestión y de control interno;
Que, dentro de la política de modernización del Estado, corresponde establecer pautas
básicas homogéneas que orienten el accionar de las entidades del Sector Público, hacia la
búsqueda de la efectividad , eficiencia y economía en sus operaciones, en el marco de una
adecuada estructura del Control Interno y probidad administrativa.
Que, las funciones inherentes a los sistemas administrativos de personal, racionalización y
abastecimiento a cargo del INAP, fueron traslados a cada entidad del sector Público, otorgándose
en tales aspectos mayor flexibilidad al manejo gerencial ;
Que, en tal sentido, en el marco de flexibilidad señalado , resulta necesario proporcionar a
la s Entidades Públicas normas técnicas de control gerencial, que coadyuven a una adecuada
orientación y unificación de sus controles internos, favoreciendo un funcionamiento orgánico y
uniforme de la gestión publica y utilización de los recursos públicos, en un ambiente satisfactorio
de control interno y probidad;
Que, conforme al documento de vistos, la Comisión de Apoyo al Comité Técnico del
Proyecto USAID N° 527-0356, ha otorgado opinión favorable a la propuesta de Normas
Técnicas de Control Interno para el Sector Publico, resultando necesaria su aprobación;
En uso de las facultades conferidas en los Arts. 16° y 24° del Decreto ley N° 23162, ley
del sistema Nacional de Control;
(*) Publicado en el diario oficial El Peruano el día 2 de julio de 1998

SE RESUELVE:
Artículo Primero.- Aprobar las “Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Publico”, que forman parte integrante de la presente resolución y consta de una introducción,
marco General de la Estructura de Control Interno, Glosario de Términos y Normas Técnicas
codificadas ene las áreas siguientes:
100 Normas Generales de Control Interno. (Normas 100-01 al 100-12).
200 Normas técnicas de Control Interno para la Administración Financiera Gubernamental. (
Normas 210-01 al 210-04; 230-01 al 230-13; 250-01 al 250-03; 280-01 al 280-07).
300 Normas Técnicas de Control Interno para el Area de Abastecimiento Y activos Fijos.
(Normas 300-01 al 300-08).
400 Normas Técnicas de Control Interno para el Area de Administración de Personal. (
Norma 400-01 al 400-11).
500 Normas Técnicas de Control Interno para Sistemas Computarizados. (Norma 500- 01 al
500-08).
600 Normas Técnicas de Control Interno para el Area de obras Publicas. (Norma 600- 01 al
600-17).
Artículo Segundo: Las normas Técnicas de Control Interno son de aplicación en las
entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, conforme al Art. 3° del Decreto Ley N° 26162,
bajo la supervisión de los titulares de las entidades y de los jefes de la administración
gubernamental o de los funcionarios que hagan sus veces.
Artículo Tercero: Encárguese a la Escuela Nacional de Control la difusión de las
presentes Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, entre las autoridades,
funcionarios y servidores de las entidades comprendidas en su alcance.
Regístrese y comuníquese.
VÍCTOR ENRIQUE CASO LAY.
Contralor General de al república

JULIO 1998 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PUBLICO 1
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA
EL SECTOR PUBLICO
INTRODUCCION
1. En esta sección se describen los aspectos generales de las normas de control interno para el
Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República. Se define los conceptos
más importantes, objetivos, ámbito de aplicación, características y en general aquellos criterios
que serán necesarios utilizar para su emisión e implantación a cargo de las entidades públicas
sujetas al Sistema Nacional de Control.
Definición
2. Las Normas de Control Interno para el Sector Público son guías generales dictadas por la
Contraloría General de la República, con el objeto de promover una sana administración de los
recursos públicos en las entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno.
Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del sector
público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones.
3. Los titulares de cada entidad son responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar la
estructura de control interno, que debe estar en función a la naturaleza de sus actividades y
volumen de operaciones, considerando en todo momento el costo-beneficio de los controles y
procedimientos implantados.
4. Las normas de control interno se fundamentan en principios y prácticas de aceptación general,
así como en aquellos criterios y fundamentos que con mayor amplitud se describen en el marco
general de la estructura de control interno para el sector público que forma parte de este
documento.
Objetivos
5. Las Normas de Control Interno para el Sector Público tienen los objetivos siguientes:
• servir de marco de referencia en materia de control interno para las prácticas y
procedimientos administrativos y financieros;
• orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento de los procesos de
gestión e información gerencial en las entidades públicas;
• proteger y conservar los recursos de la entidad, asegurando que las operaciones se efectúen
apropiadamente;

• controlar la efectividad y eficiencia de las operaciones realizadas y que éstas se encuentren
dentro de los programas y presupuestos autorizados;
• permitir la evaluación posterior de la efectividad, eficiencia y economía de las operaciones, a
través de la auditoría interna o externa, reforzando el proceso de respondabilidad
institucional; y,
• orientar y unificar la aplicación del control interno en las entidades públicas.
Ámbito de aplicación
6. Las Normas de Control Interno para el Sector Público se aplican en todas las entidades
comprendidas dentro del ámbito de competencia del Sistema Nacional de Control, bajo la
supervisión de los titulares de las entidades y de los jefes responsables de la administración
gubernamental o de los funcionarios que hagan sus veces.
7. En caso que éstas normas no sean aplicables en determinadas situaciones, será mencionado
específicamente en el rubro limitaciones al alcance de cada norma. La Contraloría General de la
República establecerá los procedimientos para determinar las excepciones a que hubiere lugar.
8. Las Normas de Control Interno para el Sector Público no interfieren con las disposiciones
establecidas por la legislación, ni limitan las normas dictadas por los sistemas administrativos,
así como otras normas que se encuentren vigentes. La aplicación de éstas normas contribuye al
fortalecimiento de la estructura de control interno establecida en las entidades.
9. Emisión y actualización - es competencia de la Contraloría General de la República, en su
calidad de organismo rector del Sistema Nacional de Control la emisión y/o modificación de las
normas de control interno aplicables a las entidades del sector publico sujetas a su ámbito.
10. Estructura - las Normas de Control Interno para el Sector Público tienen la siguiente
estructura:
• Código: contiene cinco dígitos: los tres primeros indican el área/sub-áreas y, los dos
últimos, la numeración correlativa
• Título: es la denominación breve de la norma.
• Sumilla: Es la parte dispositiva de la norma o el enunciado que debe implementarse en cada
entidad.
• Comentarios: Es la explicación sintetizada de la norma que describe aquellos criterios que
faciliten su implantación en las entidades publicas.

• Limitaciones al alcance: Precisa en los casos que sean aplicables a aquellas entidades
eximidas de su cumplimiento, por factores específicos.
11. Características - las normas de control interno para el Sector Público tienen las características
siguientes:
• Concordantes con el marco legal vigente, directivas y normas emitidas por los sistemas de
presupuesto, tesoro, endeudamiento público y contabilidad gubernamental, así como con
otras disposiciones relacionadas con el control interno.
• Compatibles con los principios del control interno, principios de administración y las normas
de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República.
• Sencillas y claras en su presentación y referidas a un asunto específico.
• Flexibles, permiten su adaptación y actualización periódica de acuerdo con las
circunstancias, según los avances en la modernización de la administración gubernamental.
Areas de las Normas de Control Interno.
Las normas de control interno para el Sector Público se encuentran agrupadas por áreas y sub-
áreas. Las áreas de trabajo constituyen zonas donde se agrupan un conjunto de normas
relacionadas con criterios afines. Las áreas previstas son las siguientes:
• Normas generales de control interno
• Normas de control interno para la administración financiera gubernamental.
• Normas de control interno para el área de abastecimiento y activos fijos.
• Normas de control interno para el área de administración de personal
• Normas de control interno para sistemas computarizados.
• Normas de control interno para el área de obras públicas.
12. Normas Generales de Cont rol Interno. Comprenden las normas que promueven la existencia
de un control interno sólido y efectivo en las entidades públicas, cuya implementación
constituye responsabilidad de los niveles de dirección y gerencia en éstas. La combinación de
éstas normas establecen el contexto requerido para un control interno apropiado en cada
entidad pública.
13. Normas de Control Interno para la Administración Financiera Gubernamental
• Normas de control interno para el área de presupuesto.
• Normas de control interno para el área de tesorería.
• Normas de control interno para el área de endeudamiento público.
• Normas de control interno para el área de contabilidad.

14. Normas de Control Interno para el Área de Presupuesto - Regulan los aspectos claves del
control interno relacionado con el sistema de gestión presupuestaria. Consideran como marco
de referencia, la legislación en materia presupuestaria y las directivas emitidas por el órgano
rector del sistema.
15. Normas de Control Interno para el Área de Tesorería - Están orientadas a identificar los
controles básicos en el proceso de tesorería, a fin de que su aplicación proporcione a la
administración financiera gubernamental, seguridad razonable sobre el buen manejo de fondos
y valores, asegurando la eficiencia en el logro de objetivos institucionales y minimizando los
riesgos en la gestión.
16. Normas de Control Interno para el Área de Endeudamiento Público- Se orientan,
básicamente, a cautelar la validez y confiabilidad de la información que administra el
endeudamiento público, buscando el procesamiento coordinado de operaciones y acciones
administrativas efectuadas en sus diferentes etapas.
17. Normas de Control Interno para el Área de Contabilidad - Están orientadas a lograr que la
información financiera sea válida y confiable y elaborada con oportunidad. Tales normas
buscan que la contabilidad sea un elemento integrador de las operaciones propias de
administración financiera, produciendo reportes y estados financieros apropiados y útiles, tanto
para la gerencia, como para otros usuarios.
18. Normas de Control para el Área de Abastecimiento y Activos Fijos - Regulan los
aspectos relativos al proceso de abastecimiento, así como respecto a los mecanismos de
protección y conservación de activos fijos.
19. Normas de Control para el Área de Administración de Personal -Están referidas a los
mecanismos que utilizan las entidades gubernamentales para la administración integral de los
recursos humanos, a efecto de lograr eficiencia y productividad en el desempeño funcional de
sus servidores.
20. Normas de Control Interno para sistemas computarizados -Se dirigen a promover la
eficiencia en la organización, mantenimiento y seguridad de los sistemas computarizados que
procesan la información, que requieren las entidades para el desarrollo de sus actividades.
21. Normas de Control Interno para el Área de Obras Públicas -Se refieren a los aspectos
relacionados con la ejecución de obras públicas, las mismas que se orientan a promover la
eficiencia en las actividades propias del proceso de contratación, ejecución, recepción y
liquidación de obras y control de las obras por administración directa.
Implementación de las Normas de Control Interno para el Sector Público
22. Corresponde al Sistema Nacional de Control formular recomendaciones para mejorar la
eficiencia de las entidades en la toma de decisiones y en el manejo de sus recursos, así como los

procedimientos y operaciones que utilizan en su accionar, con el fin de optimizar sus sistemas
administrativos, de gestión y de control interno.
23. Todas las normas internas y procedimientos administrativos que se dicten en el sector público,
deben estar en concordancia con las normas de control interno emitidas por la Contraloría
General de la República conforme a lo dispuesto en el artículo 16º, inciso b) del Decreto Ley
26162, Ley del Sistema Nacional de Control.
24. El titular de cada entidad debe adoptar las acciones orientadas a la implementación progresiva
de las normas de control interno, mediante la aprobación de procedimientos y cualquier otro
instrumento normativo.
25. La Contraloría General de la República, Organos de Auditoría Interna de las entidades públicas
y los auditores externos deben, evaluar el cumplimiento de las normas de control interno para
el sector público como parte de su examen, independientemente, de la auto-evaluación que
cada entidad debe practicar con determinada periodicidad para identificar aquellas áreas
susceptibles de ser mejoradas.
Glosario
26. Al final de este documento se incluye un glosario con los términos utilizados en el desarrollo
de las Normas de Control Interno para el sector público.

MARCO GENERAL DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL
INTERNO PARA EL SECTOR PUBL ICO
01. El Marco general de la estructura de control interno define los conceptos básicos, tanto de la
estructura de control interno, como de sus componentes que se encuentran integrados en el
proceso administrativo en las entidades públicas. También determina la responsabilidad de los
niveles de dirección y gerencia, incluyendo la actitud de la alta dirección, para el
establecimiento, mantenimiento y evaluación continua del control interno institucional. La
combinación de estos conceptos determinan el ámbito necesario para un efectivo sistema de
control interno en cada entidad que incrementará su efectividad y eficiencia. El marco general
de la estructura de control interno comprende:
• Definición de control interno.
• Estructura del control interno.
• Responsabilidad de la dirección en la implementación del control interno.
• Limitaciones de la efectividad del control interno.
DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO
02. Con la finalidad de asegurar una adecuada comprensión de la naturaleza y alcance del Control
Interno, en el sector público se establece su definición:
DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO
Es un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y, el personal de la entidad;
para proporcionar seguridad razonable, respecto a sí están lográndose los objetivos
siguientes:
• promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los
servicios que debe brindar cada entidad pública;
• proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal;
• cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,
• elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.

03. Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y l a calidad en los
servicios que debe brindar cada entidad pública . Este objetivo se refiere a los controles
internos que adopta la administración para asegurar que se ejecuten las operaciones, de
acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y economía. Tales controles comprenden los
procesos de planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones en los
programas, así como los sistemas de medición de rendimiento y monitoreo de las actividades
ejecutadas.
04. La efectividad tiene relación directa con el logro de los objetivos y metas programadas; la
eficiencia se refiere a la relación existente entre los bienes o servicios producidos y los recursos
utilizados para producirlos; en tanto que, la economía, se refiere a los términos y condiciones
bajo los cuales se adquieren recursos físicos, financieros y humanos, en cantidad y calidad
apropiada y al menor costo posible.
05. El control de calidad en el sector público debe permitir promover mejoras en las actividades
que desarrollan las entidades y proporcionar mayor satisfacción en el público, menos defectos
y desperdicios, mayor productividad y menores costos en los servicios.
06. Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal . Este objetivo está relacionado con las medidas
adoptadas por la administración para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no
autorizado a recursos o, apropiaciones indebidas que podrían resultar en pérdidas significativas
para la entidad, incluyendo los casos de despilfarro, irregularidad o uso ilegal de recursos.
07. Los controles para la protección de activos no están diseñados para cautelar las pérdidas
derivadas de actos de ineficiencia gerencial, como por ejemplo, adquirir equipos innecesarios o
insatisfactorios.
08. Cumplimiento de leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales . Este objetivo se
refiere a que los administradores gubernamentales, mediante el dictado de políticas y
procedimientos específicos, aseguran que el uso de los recursos públicos sea consistente con
las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos, y concordante con las normas
relacionadas con la gestión gubernamental.
09. Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad. Este
objetivo tiene relación con las políticas, métodos y procedimientos dispuestos por la
administración para asegurar que la información financiera elaborada por la entidad es válida y
confiable, al igual que sea revelada razonablemente en los informes. Una información es válida
porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que tiene las condiciones
necesarias para ser considerada como tal; en tanto que una información confiable es aquella
que brinda confianza a quien la utiliza.

ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
10. Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, métodos, procedimientos y
otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad
razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno. El concepto
moderno del control interno discurre por cinco componentes y diversos elementos, los que se
integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia.
11. Esto permite que los directores de las entidades se ubiquen en el nivel de supervisores de los
sistemas de control, en tanto que los gerentes que son los verdaderos ejecutivos, se posicionen
como los responsables del sistema de control interno, a fin de fortalecerlo y dirigir los esfuerzos
hacia el logro de sus objetivos.
12. Para operar la estructura de control interno se requiere la implementación de sus
componentes, que se encuentran interrelacionados e integrados al proceso administrativo. Los
componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir
el control interno y determinar su efectividad, los que se describen a continuación:
• Ambiente de Control Interno
• Evaluación del Riesgo
• Actividades de Control Gerencial
• Sistema de información y comunicaciones
• Actividades de Monitoreo
Ambiente de Control Interno
13. Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas de las personas
con respecto al control de sus actividades. Como el personal resulta ser la esencia de cualquier
entidad, sus atributos constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa.
14. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las
operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos. Igualmente, tiene relación con el
comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo. Son
elementos del ambiente de control, entre otros, integridad y valores éticos, estructura orgánica,
asignación de autoridad y responsabilidad y políticas para la administración de personal.

Evaluación del riesgo
15. El riesgo se define como la probabilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la
entidad. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos relacionados
con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del
control interno en la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias internas o
externas que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información financiera, así
como las representaciones de la gerencia en los estados financieros. Son elementos de la
evaluación del riesgo, entre otros, cambios en el ambiente operativo del trabajo, ingreso de
nuevo personal, implementación de sistemas de información nuevos y reorganización en la
entidad.
16. La evaluación de riesgos debe ser responsabilidad de todos los niveles gerenciales
involucrados en el logro de objetivos. Esta actividad de auto-evaluación que practica la
dirección debe ser revisada por los auditores internos para asegurar que los objetivos, enfoque,
alcance y procedimientos han sido apropiadamente realizados. También esta auto-evaluación
debe ser revisado por los auditores externos en su examen anual.
Actividades de control gerencial
17. Se refieren a las acciones que realiza la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir
diariamente con las funciones asignadas. Son importantes porque en sí mismas implican la
forma correcta de hacer las cosas, así como también porque el dictado de políticas y
procedimientos y la evaluación de su cumplimiento, constituyen medios idóneos para asegurar
el logro de objetivos de la entidad. Son elementos de las actividades de control gerencial, entre
otros, las revisiones del desempeño, el procesamiento de información computarizada, los
controles relativos a la protección y conservación de los activos, así como la división de
funciones y responsabilidades.
Sistema de Información y Comunicación
18. Está constituido por los métodos y procedimientos establecidos para registrar, procesar,
resumir e informar sobre las operaciones financieras de una entidad. La calidad de la
información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones
adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad.
19. En el sector público el sistema integrado de información financiera debe propender al uso de
una base de datos central y única, soportada por tecnología informática y telecomunicaciones,
accesible para todos los usuarios de las áreas de presupuesto, tesorería, endeudamiento público
y contabilidad gubernamental, en el nivel central y en el nivel operativo y, para los
administradores gubernamentales.

20. La comunicación implica proporcionar un apropiado entendimiento sobre los roles y
responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la información financiera
dentro de una entidad.
Actividades de Monitoreo
21. Representan al proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo y permite al
sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Se
orienta a la identificación de controles débiles, insuficientes o innecesarios y, promueve su
reforzamiento.
22. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: (a) durante la realización de actividades diarias en
los distintos niveles de la entidad; (b) de manera separada por personal que no es el responsable
directo de la ejecución de las actividades, incluidas las de control; y, (c) mediante la
combinación de ambas modalidades.
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN EN LA IMPLEMENTACION DEL CONTROL
INTERNO
23. El control interno es efectuado por diversos niveles, cada uno de ellos con responsabilidades
importantes. Los directivos, la gerencia y los auditores internos y otros funcionarios de menor
nivel contribuyen para que el sistema de control interno funcione con efectividad, eficiencia y
economía.
24. Una estructura sólida del control interno es fundamental para promover el logro de sus
objetivos y la eficiencia y economía en las operaciones de cada entidad. Por ello, la dirección
es responsable de la aplicación y supervisión del control interno.
25. La legislación puede establecer la definición del control interno y sus objetivos, así como
prescribir las políticas que se deben aplicar para supervisar la estructura de control interno e
informar sobre su idoneidad.
26. La dirección de una entidad gubernamental debe adoptar una actitud positiva frente a los
controles internos, que le permita tener una seguridad razonable, en cuanto a que los objetivos
del control interno han sido logrados. Para contribuir al fortalecimiento del control interno en el
sector público, la dirección debe asumir el compromiso de implementar los criterios que se
enumeran a continuación:
• Apoyo institucional a los controles internos;
• Respondabilidad sobre la gestión;
• Clima de confianza en el trabajo;
• Transparencia en la gestión gubernamental; y,
• Seguridad razonable sobre el logro de los objetivos del control interno.

Apoyo Institucional a los Controles Internos
27. Los directivos y todo el personal de la entidad deben mostrar y mantener una actitud positiva y
de apoyo a los controles internos. La actitud es una característica de la alta dirección de cada
entidad y se refleja en todos los aspectos relativos a su actuación. Su participación y apoyo
favorece la existencia de una actitud positiva.
28. Esta actitud puede lograrse mediante el compromiso de la dirección por implementar controles
internos apropiados en la entidad y asignarles la debida prioridad. Los directivos deben
demostrar su apoyo a los controles internos efectivos, destacando la importancia de una
auditoría interna objetiva e independiente, que identifica las áreas en que puede mejorarse el
rendimiento y, reaccionando favorablemente ante la información que incluye sus informes.
29. Los funcionarios y empleados de la entidad deben aplicar los controles internos y adoptar
medidas que promuevan su efectividad. El respaldo de la alta dirección sobre los controles
internos repercute sobre el nivel de rendimiento y favorece la calidad de éstos.
Respondabilidad
30. Respondabilidad (accountability), se entiende como el deber de los funcionarios o empleados
de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los fondos o bienes públicos
a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado. Este proceso se sub-divide en
respondabilidad financiera y respondabilidad gerencial.
31. La respondabilidad financiera, es aquella obligación que asume una persona que maneja fondos
o bienes públicos de responder ante su superior y públicamente ante otros, sobre la manera
como desempeñó sus funciones. La respondabilidad gerencial, se refiere a las acciones de
informar que realizan los funcionarios y empleados sobre como gastaron los fondos o
manejaron lo bienes públicos, sí lograron los objetivos previstos y, si éstos, fueron cumplidos
con eficiencia y economía.
32. Corresponde a la dirección de cada entidad promover el proceso de respondabilidad
institucional. Para su implementación se requiere de la existencia de una administración
financiera moderna, acompañada de una estructura de control interno sólida.
Clima de confianza en el trabajo
33. La dirección y gerencia deben fomentar un apropiado clima de confianza que asegure el
adecuado flujo de información entre los empleados de la entidad. La confianza tiene su base en
la seguridad en otras personas y en su integridad y competencia, cuyo entorno las anima a
conocer los aspectos propios de su responsabilidad.

34. La confianza mutua entre empleados crea las condiciones para que exista un buen control
interno. La confianza apoya el flujo de información que los empleados necesitan para tomar
decisiones, así como también la cooperación y la delegación de funciones contribuyen al logro
efectivo de los objetivos de la entidad.
35. La comunicación abierta depende del nivel de confianza existente dentro de la entidad. Un alto
nivel de confianza anima a las personas a tener la seguridad de conocer todo lo que sea de su
competencia. Compartir tales informaciones refuerza el control, al reducir la dependencia y la
presencia continuada, respecto de una persona con buen juicio y habilidad.
36. La fluidez de las comunicaciones entre los servidores y la voluntad para delegar funciones son
indicadores del nivel de confianza existente entre ellos. Los cambios en la entidad tales como su
reorganización indefinida o reducción de personal en forma periódica, puede impactar sobre
una atmósfera de confianza, particularmente, si tales cambios son implementados de manera
inconsistente con los valores de la organización.
37. Corresponde a la dirección y gerencia de cada entidad establecer los mecanismos que fomenten
un clima de confianza que asegure el adecuado flujo de información entre las unidades y los
servidores de su entidad.
Transparencia en la Gestión Gubernamental
38. La demanda de mayor información sobre el funcionamiento de las entidades, programas,
proyectos y otros servicios gubernamentales es cada vez más notoria. Tanto los legisladores,
como los gerentes gubernamentales y el público en general, tienen interés en conocer si los
fondos fiscales se administran correctamente, de acuerdo a ley y, si los fines para los cuales
fueron autorizados los recursos se están cumpliendo.
39. La transparencia en la gestión de los recursos del Estado comprende, de un lado, la obligación
de la entidad pública de divulgar información sobre las actividades ejecutadas relacionadas con
el cumplimiento de sus fines y, de otro lado, la facultad del público de acceder sin restricciones
a tal información, para conocer y evaluar en su integridad, el desempeño y la forma de
conducción de la gestión gubernamental.
40. Corresponde a la dirección de cada entidad establecer políticas generales para promover la
transparencia en la gestión de los recursos públicos y permitir el acceso del público a las
informaciones que genere. Igualmente, corresponde a los órganos del Sistema Nacional de
Control examinar e informar sobre la calidad de la información que las entidades públicas
brindan al público.

Seguridad razonable sobre el logro de los Objetivos del Control Interno
41. La estructura de control interno debe proporcionar seguridad razonable de que los objetivos
del control interno han sido logrados. La seguridad razonable se refiere a que el costo del
control interno, no debe exceder el beneficio que se espera obtener de él. La dirección de cada
entidad debe identificar los riesgos que implican las operaciones y, estimar el margen de riesgo
aceptable en términos cuantitativos y cualitativos, de acuerdo con las circunstancias.
42. Establecer controles internos rentables que permitan minimizar el riesgo, requiere de una
adecuada comprensión por parte de la dirección de los objetivos que desea lograr, en vista que
podrían diseñarse sistemas con controles excesivos en áreas concretas, con el consecuente
efecto negativo sobre otras operaciones.
LIMITACIONES DE LA EFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO
43. Ninguna estructura de control interno, por muy óptima que sea, puede garantizar por si misma,
una gestión efectiva y eficiente, así como registros e información financiera integra, exacta y
confiable, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes, especialmente, cuando
aquellas tareas competen a cargos de confianza. Los controles internos que dependen de la
segregación de funciones, podrían resultar no efectivos si existiera colusión entre los
empleados. Los controles de autorización podrían ser objeto de abuso por la misma persona
que adopta la decisión de implementarlos o mantenerlos.
44. Como en ciertos casos, la propia dirección podría no observar los controles internos que ella
misma ha establecido, mantener una estructura de control interno que elimine cualquier riesgo
de pérdida, error, irregularidad o fraude, resultaría un objetivo imposible y, es probable que,
más costoso que los beneficios que se esperan obtener.
45. Cualquier estructura de control interno depende del factor humano y, consecuentemente,
puede verse afectada por un error de concepción, criterio o interpretación, negligencia o
distracción.
46. Aunque pueda controlarse la competencia e integridad del personal que concibe y opera el
control interno mediante una adecuado proceso de selección y entrenamiento; éstas cualidades
pueden ceder a presiones externas o internas dentro de la entidad. Es más, si el personal que
realiza el control interno no entiende cual es su función en el proceso o decide ignorarlo, el
control interno resultará ineficaz.
47. Los cambios en la entidad y en la dirección pueden tener impacto sobre la efectividad del
control interno y sobre el personal que opera los controles. Por esta razón, la dirección debe
evaluar periódicamente los controles internos, informar al personal de los cambios que se
implementen y, dar un buen ejemplo a todos respetándolos.

100 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
En esta sección se presentan las normas de control interno que conjuntamente con el marco general dela estructura de control interno para el sector público, constituyen los criterios y las guías que debenutilizar las entidades del sector público para implantar y fortalecer la estructura de control interno ensus diferentes actividades. Las normas generales han sido redactadas teniendo en cuenta los conceptosmodernos que sobre control interno han publicado diversos organismos profesionales y, recogenfundamentalmente, aquellos principios y prácticas sanas de control interno de aplicación generalutilizadas para promover la administración eficiente de los recursos públicos.
CONTENIDO
100-01 Objetivos generales del control interno.
100-02 Integridad y Valores éticos.
100-03 Estructura orgánica de la entidad.
100-04 Asignación de autoridad y responsabilidad,
100-05 Segregación de funciones,
100-06 Sistema de autorización y ejecución de operaciones,
100-07 Integración de las operaciones de administración financiera gubernamental.
100-08 Monitoreo de controles internos.
100-09 Auditoría anual en las entidades públicas,
100-10 Respondabilidad (Accountability).
100-11 Control de la calidad del servicios brindados.
100-12 Función de auditoría interna en las entidades.

100-01 OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
La dirección debe establecer, aprobar y divulgar los objetivos del control interno
para las distintas actividades que desarrolla la entidad.
Comentario:
01. Corresponde a la alta dirección determinar, aprobar y divulgar los objetivos del control interno,
los que deben ser apropiados, completos, razonables y estar integrados con los objetivos
generales de la entidad. Los objetivos constituyen los puntos finales que la dirección intenta
lograr y deben adecuarse a la naturaleza de sus operaciones.
02. Los objetivos del control interno son los siguientes:
• promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, calidad en los servicios
que debe brindar cada entidad;
• proteger y conservar los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal;
• cumplir las leyes, reglamentos y normas gubernamentales; y,
03. La identificación de los objetivos específicos del control interno en cada entidad, incluye a
todas las operaciones que pueden agruparse en las categorías siguientes: a) actividades de
gestión: comprenden la política general y las funciones de planeamiento, organización,
dirección y auditoría interna; b) actividades operacionales: relacionadas con el cumplimiento
de los fines propios de la entidad; c) actividades financieras: comprenden las áreas de control
tales como: presupuesto, tesorería y contabilidad; y, d) actividades administrativas: son
aquellas que respaldan las tareas principales de la entidad.

100-02 INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS
La dirección debe promover la adopción de políticas que fomenten la integridad
y los valores éticos en los funcionarios y empleados que contribuyan al
desempeño eficaz de las funciones asignadas.
Comentario:
01. La integridad constituye una calidad de la persona que mantiene principios morales sólidos y
vive en un marco de valores. La ética está conformada por valores morales que permiten a la
persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le
corresponde cumplir en la entidad.
02. Las políticas son guías generales de acción adoptadas por los niveles de dirección y gerencia
para orientar el trabajo de los empleados. La dirección de la entidad debe dictar políticas que
minimicen la ocurrencia de comportamientos no esperados en el uso de los recursos públicos.
Los servidores pueden comprometerse en actos irregulares o ilegales, si sus propias entidades
les otorgan incentivos o tentaciones que facilitan su realización, en perjuicio del interés público.
La actitud vigilante, la revisión de controles y el análisis de desviaciones a las políticas son una
barrera de contención para la ocurrencia de tales actos.
03. Uno de los caminos más efectivos para transmitir un mensaje de comportamiento ético en la
entidad es el buen ejemplo que deben brindar los responsables de la dirección. Otro camino es
estableciendo un código de conducta para los servidores. Este código debe regular aspectos
diversos tales como: integridad, conflicto de intereses, pagos inapropiados, aceptación de
obsequios o beneficios no autorizados, divulgación de información confidencial, y, el pago o
recepción de comisiones o, cualquier otro acto de corrupción.
04. Las tentaciones que viabilizan la participación de servidores en actos irregulares o ilegales
pueden ser de diversa naturaleza; dentro de ellas pueden referirse: a) controles existentes que
ofrecen una deficiente segregación de funciones en áreas sensitivas relacionadas con el manejo
de recursos, o simplemente, los controles no existen, son débiles o no funcionan, b)
desconcentración de decisiones que deja a la alta gerencia sin conocimiento de las acciones
adoptadas por los niveles intermedios; y, c) sanciones disciplinarias benignas por
comportamientos impropios, las cuales pierden su valor disuasivo.

100-03 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD
Cada entidad debe diseñar su organización en base al criterio de racionalidad, de
acuerdo a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones.
Comentario:
01. Se denomina organización a la estructura formalizada mediante la cual se identifican y grafican
actividades y funciones, se determinan los cargos y las correspondientes líneas de autoridad,
responsabilidad y coordinación. El organigrama describe la estructura formal de la entidad.
02. La organización de una entidad proporciona el armazón que define las actividades que serán
planeadas, ejecutadas, controladas y monitoreadas. Involucra aspectos tales como: a)
determinación de funciones y actividades fundamentales para cumplir con los fines de la
entidad; b) integración de las funciones y actividades en unidades orgánicas; c) la
jerarquización de la autoridad, de manera que los grupos o individuos separados por la división
de funciones en el trabajo, actúen coordinadamente y enmarcados en claras líneas de
responsabilidad; y, d) identificación de áreas clave y líneas de información.
03. Dentro de los factores a tener en cuenta al diseñar la organización se encuentran:
• La organización debe ser flexible como para permitir sincronizar los cambios en su
estructura, resultantes de modificaciones en los objetivos, planes y políticas.
• la estructura de la organización debe ser lo más simple posible. El establecer una división,
demasiado precisa de los deberes y obligaciones, puede generar un atraso en el
procesamiento de las operaciones.
• Las unidades orgánicas deben diseñarse con el fin de obtener el máximo de efectividad con
el menor costo posible.
04. Corresponde a cada entidad pública organizarse internamente de acuerdo con sus fines, las
disposiciones legales y administrativas existentes y los principios generales de organización;
todo lo cual debe materializarse en el Reglamento de Organización y Funciones y el
organigrama estructural correspondiente.

100-04 ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
La dirección de cada entidad debe definir con claridad las líneas de autoridad y
responsabilidad funcional de los servidores que presten servicios en ella.
Comentario:
01. Autoridad es la relación existente en cargos organizacionales donde un a persona-administrador-
tiene responsabilidad de las actividades que efectúan otras personas-subordinadas). La autoridad es
inherente al cargo funcional y ejerce discrecionalidad al adoptar decisiones que afecten a los
servidores bajo su mando. Ello implica el ejercicio de un tipo de poder legítimo, pero circunscrito
al ámbito de una organización.
02. El titular de la entidad debe fijar con claridad las distintas líneas de autoridad, así como los
distintos niveles de mando y responsabilidad funcional. Los funcionarios ejecutivos de nivel
superior deben delegar autoridad necesaria a los niveles inferiores para que puedan adoptar
decisiones en los procesos de operación y cumplir con las responsabilidades asignadas.
03. En toda entidad debe establecerse en forma clara y por escrito, para cada nivel, las
correspondientes funciones y responsabilidades del personal y unidades orgánicas dependientes, las
que son presentadas en los manuales de organización y funciones que deben ser aprobados por su
titular.
04. Algunos factores a considerar en la asignación de autoridad y responsabilidad son los siguientes:
• Cada funcionario debe estar autorizado para adoptar decisiones oportunas y necesarias, de lo
contrario existirán fricciones, demoras o inercia en la entidad.
• Si las responsabilidades se encuentran claramente definidas, no existe el riesgo de que pueda ser
evadida o excedida por algún funcionario o empleado. Su definición evita culpar a otros por
fallas en la acción o por acciones inapropiadas.
• Si se delega autoridad a los empleados el funcionario debe tener un medio efectivo de control,
para establecer el cumplimiento de las tareas asignadas. Por su parte, todo empleado debe estar
obligado a informar a su superior sobre las tareas ejecutadas y los resultados obtenidos, en
función a lo que espera lograr.
• Debe evitarse la duplicación o conflicto de labores al asignar funciones y responsabilidades.
05. Ninguna persona debe ejercer autoridad dentro de una organización pública, sin haber sido
designado previamente en un cargo funcional, de conformidad con las disposiciones establecidas
por ley, ni desempeñar funciones que no le han sido confiadas oficialmente.
06. La dirección y gerencia de cada entidad son responsables de cautelar a través de los niveles
funcionales correspondientes que se cumpla la asignación de atribuciones y responsabilidades,
establecidas en los Manuales de Organización y Funciones.

100-05 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES
La dirección de las entidades deben limitar las tareas de sus unidades y
servidores, de modo que exista independencia y separación entre funciones
incompatibles.
Comentario:
01. El titular de la entidad debe tener cuidado en definir las tareas de las unidades y sus servidores,
de manera que exista independencia y separación de funciones incompatibles que, entre otras,
son: autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes y, control de las
operaciones. Debe promoverse y exigirse también el período vacacional anual de los
servidores para ayudar a reducir riesgos, especialmente, en el caso del personal que maneja
fondos o valores.
02. Por lo tanto, es conveniente evitar que todos los aspectos fundamentales de una transacción u
operación se concentren en manos de una sola persona o unidad operativa, dado que por
tratarse de funciones incompatibles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse en errores,
despilfarros, actos irregulares o ilícitos.
03. Las funciones y responsabilidades deben distribuirse sistemáticamente a varias personas para
asegurar un equilibrio eficaz entre los poderes y facultades delegadas. Entre las funciones clave
figuran la autorización y el registro de las transacciones, la emisión de planillas y documentos
de remuneraciones. Sin embargo, la colusión puede reducir o eliminar la efectividad de esta
práctica de control interno.
04. Una entidad pequeña puede que no tenga suficiente personal empleado para aplicar la
segregación de funciones plenamente. En tal caso, la dirección debe ser consciente del riesgo
que ello implica y compensar el defecto con otros controles. La rotación del personal
contribuye a que los aspectos centrales de las transacciones o hechos contables, no se
concentren en una sola persona por un espacio de tiempo prolongado.

100-06 SISTEMA DE AUTORIZACION Y EJECUCION DE OPERACIONES
Las operaciones y actos administrativos deben ser autorizados y ejecutados por
aquellas personas que actúen dentro de su campo de competencia funcional.
Comentario:
01. La autorización es la forma de asegurar que sólo se efectúan operaciones y actos
administrativos válidos, y de acuerdo con lo previsto por la dirección. La autorización debe
estar documentada y ser comunicada directamente a los funcionarios y empleados
involucrados, incluyendo los términos y condiciones, bajo las cuales se concede la autorización.
02. La conformidad con los términos y condiciones de una autorización implica que las tareas que
deben desarrollar los empleados y que le han sido asignadas dentro de sus respectivas
competencias, se adecuen a las disposiciones emanadas por la dirección en concordancia con el
marco legal vigente.
03. El acceso a los fondos y registros contables debe limitarse a las personas autorizadas, quienes
están obligadas a rendir cuenta de la custodia y su utilización. La restricción del acceso a los
recursos permite reducir el riesgo de una utilización no autorizada o pérdida, contribuyendo al
cumplimiento de las políticas dictadas por la dirección. El acceso a documentos vulnerables y
las responsabilidades inherentes, como en el caso de los cheques en blanco, puede restringirse
mediante políticas que obliguen a mantener los fondos o valores en una caja fuerte, pre-
numerando los documentos o encargando su custodia a personas responsables.
04. La dirección es responsable de adoptar las decisiones que conducen a la transferencia,
asignación y utilización de fondos para atender actividades específicas de la entidad que están
relacionadas con el cumplimiento de las metas programadas.

100-07 INTEGRACIÓN DE LAS OPERACIONES DE ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA GUBERNAMENTAL
La dirección debe promover que las operaciones relativas a la administración
financiera gubernamental se integren en una base de datos común y de uso
compartido por los usuarios, que fortalezca el sistema de control interno en la
entidad.
Comentario:
01. El sistema integrado de administración financiera engloba la totalidad de los ingresos y gastos
de una entidad pública. Esta conformado por las áreas de presupuesto, tesorería,
endeudamiento público y contabilidad, las que se encargan de procesar e informar sobre la
gestión de los recursos financieros, así como proporcionar el flujo de información
correspondiente.
02. El sistema tiene como objetivos: a) descentralizar la información sobre la ejecución financiera y
presupuestaria para las entidades del sector público; b) tratar a la información con un enfoque
gerencial; y, c) liberar a los usuarios de las limitaciones creadas por el sistema de administración
de fondos existente.
03. El sistema integrado de administración financiera comprende una base de datos única,
soportada por tecnología informática que permite procesar el ingreso y salida de información,
así como el control del flujo del gasto en tiempo real, lo que permite llevar la contabilidad en
línea. Esta base de datos centralizada es compartida por todos los usuarios, de manera que una
transacción o evento ingresa una sola vez al sistema desde su punto de origen. El eje del
sistema de información financiera debe ser la contabilidad.
04. La implementación del sistema integrado de administración financiera tiene, entre otras ventajas
las siguientes: realizar un control en línea del proceso presupuestario en el nivel central y
operativo; controlar el flujo de fondos mediante una efectiva gerencia de caja; facilitar la
aplicación de controles previos para la ejecución del gasto; monitorear en línea actividades de
alto riesgo; comparar físicamente bienes y activos con registros computarizados; y, producir
informes que revelen posibles debilidades, desviaciones y riesgos.
05. Corresponde a la dirección promover, de acuerdo a su propia realidad, la adopción de medidas
que permitan centralizar el procesamiento de operaciones de la gestión financiera, en una
base de datos única y de uso compartido por todos los usuarios.

100-08 MONITOREO DE CONTROLES INTERNOS
La dirección debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar
medidas correctivas oportunas ante cualquier evidencia de error, irregularidad o
fraude o, de actuación contraria a los criterios de economía, eficiencia y
efectividad.
Comentario:
01. El monitoreo de las operaciones asegura que los controles internos contribuyan al logro de los
resultados previstos. Esta tarea debe incluirse dentro de los métodos y procedimientos
adoptados por la dirección para controlar las operaciones y garantizar que éstas se ejecuten de
acuerdo con los objetivos de la entidad. El monitoreo también significa el adecuado tratamiento
de evidencias y recomendaciones de los auditores, con el propósito de determinar las medidas
correctivas que sean necesarias, en las circunstancias. La función de auditoría interna
constituye una herramienta de soporte para las actividades de monitoreo en las entidades
públicas.
02. Los funcionarios encargados de las actividades de monitoreo son responsables de examinar el
trabajo realizado por el personal subordinado y aprobar, cuando proceda, el trabajo en puntos
críticos; debiendo proporcionar las directrices y la capacitación necesaria para minimizar
errores, despilfarros, actos irregulares o ilícitos, así como asegurar el cumplimiento de las
políticas establecidas por la dirección.
03. La asignación, revisión y aprobación del trabajo efectuado por el personal debe tener como
resultado el control efectivo de sus actividades. Ello incluye, la observancia de los
procedimientos establecidos y la supresión de los errores y prácticas ineficientes.
04. Los directivos deben monitorear en forma continua (auto-evaluación) los operaciones y
adoptar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de comportamiento que
no guarde concordancia con los objetivos del control interno. Se denomina medidas
correctivas, las acciones que adopta la gerencia con el objeto de corregir una desviación de
control interno. La auto-evaluación es una práctica sana de control interno que debe utilizar la
administración de las entidades públicas.

100-09 AUDITORIA ANUAL EN LAS ENTIDADES PUBLICAS
Las entidades deben someterse a una auditoría anual de sus operaciones y
actividades para asegurar una adecuada respondabilidad (accountability) por la
gestión y manejo de los fondos públicos asignados.
Comentario:
01. La gestión en las entidades, programas y proyectos del sector público, descansa en un a compleja
estructura de relaciones que vinculan a todos los niveles del gobierno. Los funcionarios públicos deben
rendir cuenta de sus actividades ante el público y sus autoridades. Este concepto no siempre se encuentra
especificado en el marco legal vigente, sin embargo, la obligación de rendir cuenta (Respondabilidad) es
inherente al proceso gubernamental.
02. La auditoría financiera y de gestión, constituye un mecanismo fundamental del proceso de rendición de
cuenta, toda vez que permite emitir una opinión independiente, respecto a si los estados financieros de
una entidad presentan razonablemente los resultados de sus operaciones financieras. La auditoría de
gestión es también otra parte importante del mecanismo de rendición de cuenta.
03. Por lo tanto, las entidades deben someterse a una auditoría anual de sus operaciones y controles internos,
con especial énfasis en programas y proyectos gubernamentales. El establecimiento de términos de
referencia que incluyan requisitos uniformes para esta auditoría, constituye un mecanismo importante
para su eficaz implementación. Los términos de referencia deben indicar:
• una auditoría de estados financieros, de acuerdo con normas de auditoría gubernamental y normas
internacionales de auditoría;
• informe sobre la estructura del control interno;
• informe sobre el cumplimiento de leyes y reglamentos que puedan tener un efecto importante en los
estados financieros; y,
• Recomendaciones sobre el control interno financiero-contable.
04. Corresponde a la alta dirección de las entidades, programas y proyectos, viabilizar las acciones que
permitan hacer eficaz el proceso de rendición de cuenta por las operaciones ejecutadas. Ello puede
lograrse mediante auditoría externa o a través de la participación de la Oficina de Auditoría Interna.
Limitaciones al alcance
05. La Contraloría General de la República establecerá las directivas que deben tenerse en cuenta para la
auditoría anual que se practique en entidades que manejen recursos por montos no significativos.

100-10 RESPONDABILIDAD (ACCOUNTABILITY)
El titular de cada entidad debe establecer las políticas que promuevan la
respondabilidad en los funcionarios o empleados y la obligación de rendir cuenta
de sus actos ante una autoridad superior. Para alcanzar la respondabilidad, el
trabajo que realizan los funcionarios y empleados debe ser auditable.
Comentario:
01. Respondabilidad, (traducción del inglés accountability), se entiende como el deber de los
funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por
los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado.
Constituye un concepto que tiene una relación directa con la moral del individuo que guía su
propia conciencia y se refleja en las creencias y compromisos sociales, culturales, religiosos,
fraternales, cívicos e ideológicos, adquiridos durante su existencia. De allí se deriva la
obligación de cada persona de ser respondable.
02. La respondabilidad financiera, es aquella obligación que asume una persona que maneja fondos
o bienes públicos de responder ante su superior, sobre la manera como desempeñó sus
funciones. Este concepto implica la preparación y publicación de un informe, generalmente, los
estados financieros auditados en forma independiente o sobre otros asuntos por los que
adquirió respondabilidad; por ejemplo, los contadores públicos son respondables, por el
registro de las operaciones que involucran recursos, así como por la elaboración de los estados
financieros de la entidad.
03. La respondabilidad gerencial, se refiere a las acciones de informar que realizan los funcionarios
y empleados sobre como gastaron los fondos o manejaron lo bienes públicos, sí lograron los
objetivos previstos y, si éstos, fueron cumplidos con eficiencia y economía. Esta forma de
respondabilidad puede ser fortalecida por medio de una auditoría independiente o mediante la
formulación y presentación de la Memoria de la gestión de cada entidad.
04. Corresponde a la dirección de cada entidad adoptar las políticas que establezcan y mantengan
el proceso de respondabilidad institucional a todo nivel. Una de las formas ,de asegurar en las
entidades públicas la responsabilidad de sus funcionarios y empleados es estableciendo los
procedimientos relativos a la presentación, análisis y custodia de las declaraciones juradas de
bienes y rentas, de conformidad con los dispositivos legales vigentes.

100-11 CONTROL DE CALIDAD SOBRE LOS SERVICIOS BRINDADOS
La dirección debe promover la aplicación del c ontrol de calidad para conocer la
bondad de sus servicios y/o productos, el grado de satisfacción de parte del
público y el impacto de sus programas o actividades.
Comentario:
01. El control de calidad aplicado en el sector gubernamental, debe permitir a las entidades
promover mejoras e incrementar la eficacia en las actividades que desarrollan. Cuando se aplica
de un modo eficaz el control de calidad, puede proporcionar mayor satisfacción en el público,
menos defectos y desperdicio en la producción de bienes y/o servicios, mayor productividad y
menores costos; por ello, es importante crear un ambiente en donde la calidad tenga la más
alta prioridad institucional.
02. La implementación de la calidad en la entidad debe partir del análisis de las necesidades del
público y la evaluación objetiva respecto del grado en que son satisfechas. Esto incluye el
diseño de un plan para cerrar la brecha existente entre la situación actual y la deseada.
Corresponde a los administradores gubernamentales establecer metas de calidad y
proporcionar recursos para desarrollar los programas de calidad, dentro de un libre flujo de
información y de acuerdo a la disponibilidad de recursos existente.
03. La capacitación en el manejo de las técnicas de control de calidad, resulta ser una herramienta
importante para incrementar las habilidades de los servidores. Los esfuerzos para mejorar la
calidad requieren del apoyo y la participación de la alta dirección y de quienes trabajan en
equipo para implementar los cambios.
04. Corresponde a la dirección, el monitoreo de los esfuerzos para mejorar y controlar la calidad de
los servicios, mediante la utilización de herramientas y técnicas, tales como el control
estadístico de la calidad y la aplicación de programas de mejoramiento continuo. Asimismo,
compete a la dirección administrar los obstáculos que puedan ser creados en los niveles de
decisión intermedios, al ver disminuir su poder de decisión por la reducción de las barreras
funcionales y por un mayor trabajo en equipo.

100-12 FUNCIÓN DE AUDITORIA INTERNA EN LAS ENTIDADES
La alta dirección de cada entidad debe ser responsable de organizar, mantener y
fortalecer la Oficina de Auditoría Interna, como parte de una adecuada
estructura de control interno.
Comentario:
01. En toda entidad del sector público que se encuentre dentro del ámbito de competencia del
Sistema Nacional de Control debe establecerse un Órgano de Auditoría Interna(OAI). Sus
objetivos consisten en evaluar el cumplimiento de los planes, políticas, leyes, reglamentos,
normas y procedimientos que pueden tener una incidencia importante en las operaciones,
verificar los mecanismos para salvaguardar activos, evaluar la economía y eficiencia con que
están siendo utilizados los recursos, así como el cumplimiento de los objetivos y metas
establecidas para las operaciones o programas.
02. Para que los OAI operen con efectividad y eficiencia corresponde a la dirección de cada
entidad adoptar, entre otras acciones:
• ubicar al OAI al más alto nivel jerárquico de la entidad para garantizar su independencia,
respecto de las actividades y operaciones por examinar.
• Brindar el debido respaldo a las labores que cumple el OAI.
• Dotar al OAI de personal profesional, así como los recursos materiales necesarios para
cumplir con su misión.
• Apoyar la implementación de las recomendaciones contenidas en los informes que emita el
OAI.
03. La OAI debe gozar de suficiente independencia en relación a la administración de la entidad y
no debe estar involucrada en ningún proceso de gestión; por lo tanto, no debe llevar a cabo
funciones o actividades incompatibles que sean parte de la administración y que
posteriormente le disminuya su independencia, como por ejemplo, formular e implementar
procedimientos o preparar documentos que tendría que revisar como parte de sus funciones.
Asimismo, el personal de esa Oficina no debe participar en la revisión previa y/o aprobación de
las acciones contempladas por unidades operativas de la entidad, debiendo ejecutar sus
actividades con posterioridad a su realización, excepto en los casos previstos por el Organismo
Superior de Control.

200 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
GUBENAMENTAL
La administración financiera como sistema de apoyo de la administración pública, es definida como elsistema por medio del cual tiene lugar la planificación, recaudación, asignación, financiación, custodia,registro e información, dando como resultado la gestión eficiente de los recursos financieros públicosnecesarios para la atención de las necesidades sociales.Los componentes del sistema de administración financiera son: presupuesto, tesorería, endeudamientopúblico y contabilidad. Estos componentes incluyen controles internos y durante el ciclo fiscal tienen asu cargo la responsabilidad de proyectar, procesar e informar las operaciones referidas a laadministración de los recursos financieros gubernamentales.Las normas de control interno para la administración financiera gubernamental se orientan a promovercontroles claves en las diferentes áreas de los sistemas de administración financiera gubernamental,dentro de una óptica que posibilite la integración de los controles internos y la información queprocesan las áreas siguientes:210 Presupuesto,
230 Tesorería,
250 Endeudamiento público
280 Contabilidad.
Aún cuando los procesos relacionados con el endeudamiento público, no tienen las característicaspropias de un sistema de gestión financiera, se considera importante incluir esta área del sector públicodentro de las normas de control interno.

210 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL
ÁREA DE PRESUPUESTO
El objetivo del sistema de presupuesto es prever las fuentes y montos de los recursos monetarios yasignarlos anualmente para financiar los planes, programas y proyectos gubernamentales. El procesodel sistema del presupuesto comprende las etapas de: programación, formulación, aprobación,ejecución, control, evaluación y liquidación.Las normas de control interno para el área de presupuesto están orientadas a regular los aspectos clavedel presupuesto. Se considera como marco de referencia, la legislación en materia presupuestaria y lanormatividad emitida por el sistema de presupuesto, que es un componente de la administraciónfinanciera gubernamental.
CONTENIDO
210-01 Control del marco presupuestario de cada entidad
210-02 Controles para la programación de la ejecución presupuestaria.
210-03 Control previo de los compromisos presupuestales
210-04 Control de la evaluación del presupuesto

210-01 CONTROL DEL MARCO PRESUPUESTARIO DE CADA ENTIDAD
Toda entidad que cuente con presupuesto aprobado por ley, debe formular el
marco que refleje el monto autorizado inicial, las modificaciones y el monto
autorizado final.
Comentario:
01. El marco legal del presupuesto autorizado es un reporte que permite visualizar en conjunto el
comportamiento del presupuesto autorizado desde su aprobación inicial por la Ley Anual de
Presupuesto, hasta su situación final, luego de las modificaciones efectuadas durante el
ejercicio, (créditos suplementarios; habilitaciones, transferencias y otros).
02. Esta información constituye un elemento de utilidad para la gestión gubernamental y la
auditoría. El marco presupuestario muestra las variaciones ocurridas en las partidas
autorizadas inicialmente, su incidencia en la orientación del gasto y el grado de relación entre
los objetivos y metas aprobados. Así mismo, permite apreciar si los dispositivos legales que
respaldan tales variaciones corresponden a los niveles de autorización pertinentes.
03. El órgano responsable del presupuesto debe formalizar el marco presupuestario de cada
entidad, desagregando la información por programas, fuentes de financiamiento y grupos
genéricos así como su monto global. Las modificaciones presupuestarias efectuadas deben
reflejarse, precisando el respectivo dispositivo legal de aprobación.

210-02 CONTROLES PARA LA PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN
PRESUPUESTARIA
Las entidades establecerán procedimientos de control interno para la
programación de la ejecución presupuestaria del gasto, a fin de asegurar la
disponibilidad de fondos en las asignaciones presupuestales aprobadas.
Comentario:
01. La formulación del presupuesto de las entidades del Estado debe efectuarse en observancia de
los principios presupuestales, con el objeto de que el presupuesto cuente con atributos que
vinculen los objetivos del plan con la administración de recursos, tanto en el aspecto
financiero, como en cuanto a las metas físicas. Son principios del presupuesto: equilibrio entre
ingresos y gastos, universalidad, unidad y uniformidad, periodicidad, veracidad y
programación, entre otros.
02. La programación de la ejecución presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y ordenar las
asignaciones de los programas, actividades y proyectos que serán ejecutadas en el período
inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.
03. En casos de restricciones en la atención de recursos financieros, la programación permite
priorizar los gastos respecto a las metas a cumplir durante dicho período, manteniendo el
debido control respecto de las obligaciones que quedan pendientes de pago. La adecuada
utilización de la programación de la ejecución contribuye a la efectividad y eficiencia de las
operaciones que es un objetivo del control interno.
04. La programación mensual de compromisos, efectuada por las entidades ejecutoras del gasto
en base a su asignación trimestral, debe ser priorizada de acuerdo con las metas físicas fijadas
por la entidad. Los calendarios de compromisos deben ser formulados con la mayor precisión
posible, evitando subsecuentes modificaciones.
05. Las oficinas de presupuesto, en coordinación con la tesorería de cada entidad deben
implementar los procedimientos de control necesarios que permitan asegurar: a) si las
provisiones por la fuente de financiamiento de recursos propios son razonables; y b) si los
gastos priorizados e ineludibles han sido convenientemente identificados para su cobertura.

210-03 CONTROL PREVIO DE LOS COMPROMISOS PRESUPUESTALES
Debe establecerse procedimientos de control previo al compromiso de gastos,
que permitan asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuestales
relativas a las metas programadas, así como mantener información actualizada
sobre los saldos presupuestales.
Comentario:
01. Se denomina control previo al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles
de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos
financieros, materiales, físicos y humanos.
02. La etapa del compromiso, en el proceso de ejecución del presupuesto, está referida al registro y
afectación, y al pago, de las respectivas asignaciones previstas para el logro de las metas
programadas.
03. Es importante que exista un nivel de revisión interna que verifique si la operación que se
compromete corresponde a la naturaleza del gasto previsto en el programa, actividad o
proyecto del presupuesto autorizado, al igual que si la autorización de dicho gasto emana del
nivel pertinente y, existe disponibilidad presupuestal suficiente para cubrir el monto solicitado.
04. Este mecanismo de control permite mantener información actualizada sobre los saldos
presupuestales disponibles, así como sobre los montos comprometidos que permanecen
pendientes de ejecución.
05. Los montos comprometidos no deben exceder el límite de la programación del gasto
establecida, ni los calendarios de compromisos aprobados al pliego presupuestario.

210-04 CONTROL DE LA EVALUACIÓN DEL PRESUPUESTO
Deben implementarse procedimientos de control interno que aseguren la validez
y confiabilidad de los datos incluidos en los informes de evaluación presupuestal.
Comentario:
01. La evaluación presupuestaria es una herramienta importante para la gestión gubernamental, por
cuanto determina sus resultados en base al análisis y medición de los avances físicos y
financieros obtenidos. Comprende la determinación del comportamiento de los ingresos y
gastos, así como la identificación del grado de cumplimiento de las metas programadas, en base
al presupuesto aprobado.
02. El propósito de la evaluación de resultados de un programa es proporcionar información a los
niveles responsables de la autorización, financiamiento y ejecución del programa, sobre su
rendimiento en comparación con lo planeado.
03. La evaluación practicada sobre la ejecución presupuestal debe identificar y precisar las
desviaciones en el presupuesto, posibilitando su corrección oportuna mediante este mecanismo
de retroalimentación.
04. Corresponde a la gerencia de cada entidad implementar los procedimientos de control que
permitan conocer, sí el proceso utilizado para la recolección de datos, al igual que los datos
financieros y administrativos obtenidos para esa evaluación, son razonables y apropiados en las
circunstancias. Asimismo, la revisión de la validez y pertinencia de los criterios utilizados para
evaluar el cumplimiento de las metas programadas y la idoneidad de los métodos de medición
empleados, brinda elementos de juicio adicionales sobre la confiabilidad de tales evaluaciones.

230 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE TESORERÍA
La Tesorería pública constituye la síntesis de la gestión financiera gubernamental; por ser la queadministra y regula el flujo de fondos del Estado e interviene en su equilibrio económico y monetario.El sistema de Tesorería tiene a su cargo la responsabilidad de: determinar la cuantía de los ingresostributarios y no tributarios (programación financiera); captar fondos (recaudación); pagar a suvencimiento las obligaciones del Estado (procedimiento de pago), otorgar fondos o pagar laadquisición de bienes y servicios en el sector público y, recibir y custodiar los títulos y valorespertinentes.Las normas de control interno para el área de tesorería, tienen el propósito de brindar seguridadrazonable sobre el buen manejo de los fondos y valores públicos. Estas normas son de aplicación en lasentidades que administren fondos del Tesoro Público.
CONTENIDO
230-01 Unidad de caja en la tesorería.
230-02 Utilización del flujo de caja en la programación financiera.
230-03 Conciliaciones bancarias.
230-04 Garantía de responsables del manejo o custodia de fondos o valores.
230-05 Medidas de seguridad para cheques, efectivo y valores
230-06 Control y custodia de cartas-fianza.
230-07 Uso de formularios membretados pre-numerados para el movimiento de fondos.
230-08 Uso de sello restrictivo para documentos pagados por la tesorería.
230-09 Transferencia de fondos por medios electrónicos.
230-10 Uso del Fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.
230-11 Depósito oportuno en cuentas bancarias.
230-12 Arqueos de fondos y valores.
230-13 Requisitos de los comprobantes de pago recibidos por entidades públicas.

230-01 UNIDAD DE CAJA EN LA TESORERÍA
Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financi eros para su
manejo a través de Tesorería, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar
la utilización de los fondos disponibles.
Comentario:
01. Se denomina Unidad de caja al principio que se aplica en el sistema de Tesorería para
centralizar la totalidad de los recursos financieros y ponerlos a cargo de la tesorería de la
entidad. Este concepto no se opone a la implementación de mecanismos descentralizados de
los procesos de pago.
02. La unidad de caja permite distribuir racionalmente los fondos, en función a las prioridades del
gasto o cuando no exista liquidez suficiente. Su aplicación hace posible que los fondos puedan
ser colocados donde más se necesitan y ser retraídos, cuando el proceso de gestión muestre
insuficiente capacidad de gasto.
03. El concepto de unidad de caja debe aplicarse en ámbitos que constituyen un universo
determinado, como: el nivel de gobierno central para los recursos provenientes del Tesoro
Público, y en el nivel regional, cuando constituyan ámbitos con autonomía económica y
administrativa y dispongan de una Tesorería Regional.

230-02 UTILIZACIÓN DEL FLUJO DE CAJA EN LA PROGRAMACIÓN
FINANCIERA.
Cada entidad debe elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de
sus recursos.
Comentario:
01. La programación financiera comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsión,
gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es
optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los
requerimientos programáticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar
su atención.
02. Un instrumento de la programación financiera es el Flujo de Caja, que refleja las proyecciones
de ingresos y gastos de un período e identifica las necesidades de financiamiento en el corto
plazo, así como los posibles excedentes de caja.
03. El flujo de caja de la entidad debe tener un horizonte temporal similar al ejercicio presupuestal;
su periodicidad puede ser anual, trimestral, mensual o diaria, de acuerdo con las necesidades.
04. Esta norma no es aplicable para aquellas entidades que financien sus actividades
exclusivamente con fondos del Tesoro Público, salvo que lo consideren necesario.

230-03 CONCILIACIONES BANCARIAS
Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los extractos
bancarios. En el caso de las sub-cuentas del Tesoro los movimientos contables
deben conciliarse además con el órgano rector del sistema de Tesorería.
Comentario:
01. Se denomina conciliación bancaria a la contrastación de los movimientos del libro bancos de la
entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una fecha determinada, para verificar su
conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La
conciliación de saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por
la oficina de tesorería han sido oportuna y adecuadamente registradas en la contabilidad.
02. Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los extractos
remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Así mismo debe verificarse la
conformidad de los saldos bancarios según tesorería, con los registros contables.
03. En el caso de las subcuentas del Tesoro, la conciliación con los extractos remitidos por el
Banco de la Nación, debe referirse a los cheques pagados por éste, debiendo controlarse los
cheques girados aún no pagados, identificando cheques en tránsito y cheques en cartera (según
arqueo físico).
04. Debe conciliarse con el órgano rector del sistema (Tesoro Público) la totalidad de cheques
girados por la entidad, contra la respectiva autorización de giro emitida por aquel y la
información alcanzada por el Banco de la Nación.
05. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, debe ser efectuado por una
persona no vinculada con la recepción de fondos, giro y custodia de cheques, depósito de
fondos y/o, registro de operaciones. Corresponde a la administración designar al funcionario,
responsable de la revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador
u otro funcionario.
06. La Oficina de Auditoría Interna de cada entidad debe revisar periódicamente dentro del
examen al área de fondos las conciliaciones bancarias, con el objeto de asegurar su realización
en forma oportuna y correcta.

230-04 GARANTÍA DE RESPONSABLES DEL MANEJO O CUSTODIA DE
FONDOS O VALORES
El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar
respaldado por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de
responsabilidad.
Comentario:
01. La garantía, también denominada fianza, es un mecanismo que permite reducir el riesgo
inherente de una entidad, ante situaciones de pérdida, incumplimiento, deterioro, mal manejo
etc., de los recursos que se desea proteger.
01. La garantía aplicada al ámbito de la tesorería está orientada a permitir que el personal
responsable de la custodia y manejo de fondos y/o valores esté respaldado por un instrumento
aceptable, que garantice su idoneidad para tomar decisiones sobre el uso de recursos
financieros, o para manejar, o custodiar directamente fondos o valores.
03. A falta de una garantía económica de carácter personal, se puede determinar la conveniencia
de contratar un seguro de deshonestidad frente a la empresa a favor de la entidad, que la
respalde por los actos ilegales en que podrían incurrir los empleados responsables del manejo
o custodia de fondos o valores, así como por otros riesgos inherentes a estos activos.
04. Esta norma no es aplicable para aquellos casos en que la cuantía de los fondos o valores no
justifica obtener la cobertura mediante una póliza de seguro.

230-05 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA CHEQUES, EFECTIVO Y VALORES
Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro
de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianza y otros, así como respecto
de la seguridad física de fondos y otros valores bajo custodia.
Comentario:
01. El manejo de fondos a través de cheques bancarios reduce el riesgo, respecto de la utilización
de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados con el uso de cheques, los cuales
pueden ser adulterados, extraviados, sustraídos, etc.
02. Los mecanismos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques, incluyen:
• Giro de cheques en orden correlativo y cronológico, evitando reservar cheques en blanco
para operaciones futuras.
• Uso de sellos protectores que impidan la adulteración de los montos consignados.
• Uso de muebles con cerradura adecuadas para guardar los cheques en cartera y los
talonarios de cheques no utilizados
• Uso de registros de cheques en cartera y cheques anulados, que faciliten la práctica de
arqueos y la revisión de las conciliaciones.
• Mecanismos de comunicación rápida para el bloqueo de cuentas bancarias en casos de
cheques extraviados.
• Uso del sello "ANULADO" en los cheques emitidos que deben anularse.
03. La tesorería tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos, cheques, cartas-fianza y valores
negociables; por ello es conveniente que las instalaciones físicas de las unidades de tesorería
tengan ambientes con llave, muebles especiales, cajas fuerte, bóvedas, etc. según la necesidad
de cada situación.
04. La alta dirección en cada entidad debe establecer procedimientos que eviten el retiro de
montos importantes de efectivo de las cuentas bancarias de la entidad. Asimismo, es
conveniente efectuar la recaudación de ingresos, cobranzas, así como los pagos, a través de
entidades del sistema financiero.

230-06 CONTROL Y CUSTODIA DE CARTAS-FIANZA
Los adelantos u otras operaciones financieras por prestación de servicios o
compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben requerir de los proveedores
la presentación de una carta-fianza emitida por una entidad bancaria, no
pudiendo efectuar la Tesorería ningún pago sin el previo cumplimiento de este
requisito.
Comentario:
01. Existen contratos que celebran las entidades públicas cuyas condiciones generales estipulan la
presentación de una carta-fianza otorgada por contratistas, o proveedores para proseguir con
su ejecución. Algunas de estos son los contratos de obras, contratos por adquisición de bienes,
servicios profesionales etc. que preven el pago de anticipos o adelantos, contra la presentación
de cartas-fianza. Asimismo, algunas transacciones por prestación de servicios o compra de
bienes sujetos a entrega posterior, convienen un adelanto que debe ser salvaguardado.
02. Es importante que la tesorería se constituya en un elemento de control para el adecuado
cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes:
• La carta fianza debe ser emitida por una institución financiera debidamente reconocida y
autorizada por la Superintendencia de Banca y Seguros.
• Recepción del documento, previo al pago de anticipos, en cuyo proceso debe verificarse si
la carta-fianza es solidaria, incondicionada, irrevocable y de realización automática.
• Custodia organizada de las cartas-fianza
• Control de vencimientos de cartas-fianza
03. La tesorería debe informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las
cartas-fianza, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su
renovación o ejecución, según sea el caso.

230-07 USO DE FORMULARIOS PARA EL MOVIMIENTO DE FONDOS
Los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de
fondos, deben estar membretados y pre-numerados por cada entidad para su uso
en la Tesorería.
Comentario:
01. En la contabilidad gubernamental se utilizan los formularios, recibos de ingreso y
comprobantes de pago, para el ingreso y el egreso de fondos, respectivamente, con el objeto
de clasificar y sistematizar la información de presupuesto, tesorería y contabilidad, así como
reflejar el proceso de autorizaciones; todo ello bajo un formato uniforme.
02. Estos documentos son empleados rutinariamente en el sector público para el procesamiento de
operaciones por toda fuente de financiamiento. Sin embargo, es importante que sean
membretados y pre-numerados por cada entidad antes de su utilización.
03. El mecanismo de poner en el documento, el membrete de la entidad está orientado a reducir el
riesgo de mal uso, en caso de pérdida o sustracción de formularios en blanco (sustitución, uso
indiscriminado, etc.)obligando además a un mayor cuidado en su custodia.
04. Los documentos pre-numerados deben ser utilizados en orden correlativo y cronológicamente,
lo cual posibilita su adecuado control. Los documentos pre-numerados no utilizados, o
formulados incorrectamente deben anularse, archivándose el original y las copias respectivas
como evidencia de su anulación.
05. El reglamento de comprobante de pago aprobado por la Superintendencia Nacional de
Administración Tributaria-SUNAT, es también aplicable a las entidades públicas cuando
generan ingresos como cualquier otra empresa o institución del país, aún cuando se encuentren
exoneradas del pago de impuestos.
06. Cuando las entidades reciban fondos por cualquier concepto (venta de bienes y servicios, pago
de derechos, venta de bases de licitaciones, cobranzas, recuperaciones, u otros), que son
pagados por usuarios mediante cheques bancarios, debe exigirse que éstos se giren a nombre
de la entidad, a fin de evitar situaciones de riesgo, en el manejo de fondos.

230-08 USO DE SELLO RESTRICTIVO PARA DOCUMENTOS PAGADOS POR
LA TESORERÍA
Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo pagado
con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilización.
Comentario:
01. Los comprobantes de pago estandarizados del sector público, se emiten para cada operación
de gasto o salida de fondos y deben estar soportados por su respectivo documento fuente.
Esta documentación para ser sustentatoria debe cumplir los requisitos establecidos por el
sistema de contabilidad y la normatividad vigente.
02. El sello restrictivo permite inutilizar los comprobantes y documentos pagados, debiendo
consignar además el número del cheque girado, número de cuenta corriente y entidad bancaria
y, la fecha del pago.
03. Una vez agotado el trámite del pago, los documentos de gasto debidamente soportados deben
ser marcados con el sello restrictivo, que indique en forma visible su condición de documento
pagado, procediéndose luego a su archivo. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo
de utilización del mismo documento para sustentar cualquier otro egreso de fondos,
indebidamente, o por error.

230-09 TRANSFERENCIA DE FONDOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS.
Toda transferencia de fondos por medios electrónicos debe estar sustentada en
documentos que aseguren su validez y confiabilidad.
Comentario:
01. La utilización de medios electrónicos para las transferencias de fondos entre entidades agiliza la
gestión financiera gubernamental evitando el giro de cheques por montos significativos. Sin
embargo, si bien los mecanismos electrónicos dinamizan la administración por la velocidad que
imprimen a las transacciones, éstos no generan documentación inmediata que sustente la
validez, propiedad y corrección de cada operación; aspecto que limita la aplicación de
controles internos convencionales.
02. Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los
mecanismos de seguridad en el uso de contraseñas(passwords), cuyo acceso debe ser
restringido y permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie debe conocer la serie
completa de passwords utilizados en una entidad.
03. Las cartas de confirmación que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de
transferencia electrónica de fondos deben ser verificadas y validadas por el signatario del
password respectivo.
04. Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtenga reportes automáticos, que
deberán constituir uno de los elementos de evidencia inmediata de la transacción, que muestre
los movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos. El uso del facsimil es
otro medio que permite contar en lo inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y
detalles de la operación, cuyo respaldo formal estará sujeto a la obtención de los documentos
originales.

230-10 USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO FIJO
Las entidades que por razones de necesidad y eficiencia hayan establecido el uso
del fondo para pagos en efectivo y fondo fijo, deben implementar procedimientos
para su manejo y control.
Comentario:
01. El fondo para pagos en efectivo es de monto variable y está destinado para atender los gastos
urgentes, que por su naturaleza no ameriten el giro de cheques específicos. El fondo fijo es un
monto permanente y renovable utilizado, generalmente, para gastos menudos, también
denominado caja chica.
02. El uso de fondos en efectivo sólo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando
la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operación y su
monto no amerita la emisión de un cheque específico, se justifica la autorización de un Fondo
para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.
03. Para su manejo y control debe elaborarse los procedimientos pertinentes que deben ser
aprobados por el titular de la entidad, o por quien designe, teniendo en cuenta los criterios
siguientes:
• Justificación y autorización correspondiente del nivel superior de la entidad para su
apertura.
• Indicación del tipo de gastos a cubrir, el monto máximo de cada pago y los niveles de
autorización que comprenda como mínimo, al jefe responsable de la ejecución del gasto y al
jefe responsable de la administración financiera o quien haga sus veces para autorizar la
entrega de fondos.
• Designación para el manejo del fondo a una persona distinta a los responsables de giro de
cheques y del registro en el libro de bancos.
• Establecimiento de procedimientos y plazos de rendición y reposición del fondo.
• Elaboración de reportes periódicos de rendición de fondos, indicando los montos, función,
programa, actividad o proyecto, que corresponda presupuestalmente.
04. Corresponde a la administración establecer los procedimientos para el manejo y control del
fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.

230-11 DEPOSITO OPORTUNO EN CUENTAS BANCARI AS
Los ingresos que por todo concepto perciban las entidades públicas deben ser
depositados en cuentas bancarias nominativas en forma inmediata e intacta.
Comentario:
01. Los servidores a cargo del manejo de fondos tienen la obligación de depositarlos íntegros e
intactos en la cuenta bancaria establecida por la entidad, dentro de las 24 horas siguientes a su
recepción. La gerencia de administración financiera o quien haga sus veces debe establecer por
escrito esa obligación.
02. Debe evitarse en lo posible recibir ingresos directamente en efectivo en las entidades públicas,
con el objeto de evitar los riesgos inherentes a su uso.
03. Corresponde a la administración fijar los procedimientos de control necesarios para la
implementación de esta norma.

230-12 ARQUEOS DE FONDOS Y VALORES
Deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos y
valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva.
Comentario:
01. Los arqueos de fondos y/o valores deben realizarse por lo menos con una frecuencia mensual, a
fin de determinar su existencia física, al igual que su concordancia con los saldos contables.
02. Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su
custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se realizó en su presencia y
que le fueron devueltos en su totalidad.
03. Un arqueo conlleva la formulación de un acta que evidencie la situación objetiva encontrada
durante el conteo, así como las expresiones de conformidad o disconformidad expresada por
los responsables de los fondos o valores y, por los funcionarios que intervienen en el arqueo.
04. Si durante el arqueo de fondos o valores se detecte cualquier situación de carácter irregular,
ésta debe ser comunicada inmediatamente a la gerencia o a quien haga sus veces y, a la Oficina
de Auditoría Interna, para la adopción de las medidas correctivas que el caso amerite.
05. Son funcionarios competentes para efectuar arqueos: el jefe de tesorería, el contador, el
administrador, el auditor interno, y cualquier otro que sea designado por la superioridad. El
resultado del arqueo debe ser informado a los niveles superiores correspondientes.

230-13 REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES DE PAGO RECIBIDOS
POR ENTIDADES PUBLICAS.
Las Tesorerías antes de tramitar y efectuar el pago por obligaciones contraídas
con proveedores, deben exigir la presentación de comprobantes de pago
establecidos por ley.
Comentario
01. El comprobante de pago es el documento que sustenta la transferencia de un bien o la
prestación de un servicio. Debe extenderse obligatoriamente aún cuando dichas operaciones
no se encuentren afectas a tributos, de acuerdo con lo dispuesto por el Decreto Ley Nº 25632.
02. Las características de los citados documentos se encuentran descritas en el reglamento de
comprobantes de pago aprobado por la Superintendencia Nacional de Administración
Tributaria-SUNAT, que entre otros requisitos señala el número del registro único del
contribuyente-RUC-, razón social, dirección, fecha de emisión y el impuesto general a las
ventas correspondiente.
03. La verificación interna de la documentación sustentatoria de pagos, constituye un mecanismo
de control que permite verificar el cumplimiento de la forma establecida por Ley para la
emisión de comprobantes de pago que entregan proveedores o contratistas a entidades
públicas, como resultado de la transferencia de un bien y/o la prestación de algún servicio.
04. Corresponde a las Tesorerías de las entidades cautelar el cumplimiento de esta norma, bajo
responsabilidad administrativa y legal, según corresponda.

250 NORMAS DE CONTROL PARA EL ÁREA DE
ENDEUDAMIENTO PUBLICO
El sistema de endeudamiento público tiene como objetivo captar, mediante fuentes internas o externas,recursos destinados a financiar las inversiones en el sector público, en el caso en que los ingresosnacionales recaudados devienen en insuficientes. Existe una estrecha interrelación entre elendudamiento público y los otros sistemas de la administración financiera, en vista que su rol esproporcionar recursos financieros, al igual que intervenir en los desembolsos para el pago del serviciode la deuda pública.Los controles internos sobre el endeudamiento público están orientados, básicamente, a cautelar laorganización, eficiencia y veracidad de la información que administra esta área y, tienden hacia elprocesamiento coordinado de operaciones y acciones administrativas efectuadas en las diferentesetapas del endeudamiento.Estas normas son aplicables para el órgano central de administración de la deuda pública, y lasunidades ejecutoras de programas y proyectos o actividades financiadas con endeudamiento.
CONTENIDO
250-01 Organización de la información sobre endeudamiento
250-02 Contabilidad de la deuda pública
250-03 Conciliación de desembolsos de prestamos y de operaciones por servicio de la
deuda

250-01 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOBRE ENDEUDAMIENTO
Deben establecerse registros detallados que permitan organizar y clasificar la
documentación correspondiente, así como los procedimientos para asegurar un
adecuado control de las operaciones de endeudamiento.
Comentario:
01. La información administrativa del endeudamiento público debe organizarse de manera tal que
satisfaga diferentes requerimientos, para mejorar el conocimiento y comprensión de este tipo
de operaciones.
02. La información podrá clasificarse considerando, entre otros, los criterios siguientes:
• Las fases de endeudamiento.
• Clases y tipos de deuda (deuda interna, deuda externa, deuda directa, y otras).
• Los acreedores (Gobiernos, organismos internacionales, Banca privada internacional y
otros).
03. Un registro de controles de préstamos permite visualizar las obligaciones contraídas por el país
en cada período fiscal, e identificar: monto original, plazo, vencimientos, condiciones
financieras y acreedor de cada contrato.
04. Un registro de la deuda privada avalada por el Estado, será útil para la información sobre
contingencias en este aspecto. El registro del endeudamiento interno proporciona una visión
útil sobre bonos y otros títulos y valores emitidos.
05. Contar con información organizada permitirá conservar en forma adecuada, la memoria
institucional de la gestión pública en relación con el endeudamiento del país.
Limitación al alcance
06. Esta norma es de aplicación por el órgano central que administra e informa sobre el
endeudamiento público a nivel nacional.

250-02 CONTABILIDAD DE LA DEUDA PUBLICA
Debe implementarse una adecuado sistema de contabilidad gerencial de la deuda
pública que permita el registro de las operaciones de endeudamiento, asegurando
la preparación de información financiera detallada, confiable y oportuna.
Comentario:
01. Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar con
información válida y confiable sobre la deuda pública. El proceso contable de las operaciones de
endudamiento público debe tener un diseño apropiado a las características y necesidades de estas
operaciones, así como permitir el registro actualizado de la deuda, asegurando que información
pueda incluirse en la base de datos financiera del sistema de contabilidad gubernamental.
02. El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pública, debe brindar la
posibilidad de registrar información de préstamos relacionándolos con los proyectos financiados
por ellos; actualizar desembolsos en forma automática; identificar atrasos en el pago del servicio
de la deuda; calcular las tablas de amortización; y, preparar reportes para la gerencia y auditoría.
La contabilidad del endeudamiento mediante sistemas computarizados debe producir reportes sobre
el servicio de la deuda pública desagregado en: amortización, intereses, comisiones, moras, etc.
para ser conciliados con el presupuesto.
03. Los estados financieros de la deuda deben reflejar la deuda interna y externa, identificando
conceptos y categorías como: emisión de bonos, certificados u otros títulos-valor, contratos de
préstamo, deuda privada avalada por el Estado, convenios de consolidación, renegociación y otros.
Asimismo, tales estados deben reflejar la deuda asumida que se refiere a operaciones que
incrementan el pasivo del Estado y las honras de aval que por ser activos exigibles deben contar
con los contratos o convenios internos respectivos antes de su registro.
04. En base a las informaciones pertinentes debe elaborarse el estado de la deuda pública, e incluirse
la conciliación de saldos con los estados financieros que forman parte de la Cuenta General de la
República.
05. Corresponde a la administración del área de endeudamiento público impulsar la implementación de
un sistema computarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimización de sus recursos
disponibles, así como la adopción de políticas que definan anticipadamente los aspectos de soporte
técnico, mantenimiento y seguridad del sistema.
06. Esta norma es de aplicación por el órgano central que administra e informa sobre el endeudamiento
público a nivel nacional.

250-03 CONCILIACION DE DESEMBOLSOS DE PRESTAMOS Y DE
OPERACIONES POR SERVICIO DE LA DEUDA
Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecución de los préstamos , al igual
que las operaciones del servicio de la deuda pública deben ser conciliados entre
los organismos y entidades involucradas en su procesamiento.
Comentario:
01. El órgano central de administración de la deuda pública, debe establecer procedimientos para la
conciliación de los desembolsos recibidos, con los acreedores de préstamos, Banco Central de
Reserva, agentes financieros y unidades ejecutoras, a fin de mantener información uniforme y
confiable y, permitir un mejor control sobre esta fase del proceso de endeudamiento.
02. La conciliación de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el Banco
Central de Reserva permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los préstamos.
03. La conciliación con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos
efectivamente recibidos y colocados para la ejecución de gastos e inversiones.
Así mismo, es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de
contrapartida utilizados en la ejecución de proyectos con financiamiento externo.
04. El órgano administrador del endeudamiento público debe establecer procedimientos para la
conciliación del servicio de la deuda, a fin de contar con información uniforme y confiable
sobre montos vencidos pendientes de pago, si los hubiere.
05. Se debe conciliar periódicamente con la Tesorería Nacional y las entidades acreedoras los
montos pagados por concepto del servicio de la deuda desagregada en los conceptos de
amortización del principal, intereses, comisiones, moras, etc.
06. Esta norma es de aplicación por el órgano central que administra e informa sobre el
endeudamiento público a nivel nacional.

280 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA
EL ÁREA DE CONTABILIDAD PUBLICA
El objetivo del sistema de contabilidad como elemento integrador del sistema de administraciónfinanciera, es proporcionar a los usuarios, una base de datos común, uniforme, oportuna y confiable,para fines de análisis, control y la toma de decisiones administrativas. Sus funciones comprenden lavalidación, clasificación, registro e informe sobre los resultados de las operaciones patrimoniales ypresupuestales.En esta sección se presentan las normas de control interno que tienen relación directa con el sistemacontable de las instituciones públicas, el cual está orientado fundamentalmente a obtener estadosfinancieros e información financiera basada en principios y prácticas de contabilidad de aceptacióngeneral, que constituyen elementos importantes para la toma de decisiones.
CONTENIDO
280-01 Aplicación de los principios y normas de contabilidad gubernamental.
280-02 Organización del sistema contable.
280-03 Conciliación de saldos.
280-04 Control de saldos pendientes de rendición y/o devolución.
280-05 Integración contable de las operaciones financieras.
280-06 Documentación sustentatoria.
280-07 Oportunidad en el registro y presentación de información financiera.

280-01 APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
La contabilidad gubernamental debe utilizar principios y normas de
contabilidad gubernamental para el registro de las operaciones y la preparación
de información financiera.
Comentario:
01. Los principios de contabilidad generalmente aceptados, normas y procedimientos adoptados
constituyen la base contable para la preparación y presentación de estados financieros y
cualquier otra información financiera para la toma de decisiones.
02. La contabilidad gubernamental tiene como misión producir información financiera
sistematizada, íntegra, exacta y confiable. Los estados financieros que produce la contabilidad
son definitivos, permanentes y verificables, toda vez que se procesan bajo criterios técnicos
soportados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables, lo que
brinda garantía a los usuarios de sus reportes. La toma de decisiones debe estar basada en la
información financiera preparada por el área de contabilidad de cada entidad pública.
03. Las Normas Internacionales de Contabilidad-NICs, emitidas por el Comité Internacional de
Prácticas Contables (IASC), miembro de la Federación Internacional de Contadores-IFAC, son
aplicables, en tanto no generen conflicto con las normas de contabilidad gubernamental.
Corresponde al órgano rector del sistema emitir, actualizar, publicar y divulgar las normas de
contabilidad gubernamental que utilizan las entidades públicas.

280-02 ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE GUBERNAMENTAL
Cada ent idad debe organizar e implementar un sistema contable que le permita
proporcionar con oportunidad información financiera para la toma de
decisiones.
Comentario:
01. El sistema contable de cada entidad se sustenta en principios de contabilidad generalmente
aceptados y comprende, entre otros, el plan contable gubernamental, procedimientos
contablaes, libros, registros y archivos de las operaciones.
02. Cada entidad es responsable de establecer y mantener su sistema contable dentro de los
parámetros señalados por la normatividad aplicable, el cual debe diseñarse para satisfacer las
necesidades de información financiera de los distintos niveles de la administración, así como
para proporcionar, en forma oportuna estados financieros e información financiera que se
requiera para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones.
03. Una organización adecuada del procesamiento contable proporciona seguridad razonable sobre
la validez de la información que produce. La eficiencia de la organización contable constituye
un elemento del control interno, orientado a que:
• Las operaciones se efectúen de acuerdo con las autorizaciones establecidas en la
entidad.
• Las operaciones se contabilicen oportunamente por el importe correcto en las cuentas
apropiadas, y en el período correspondiente.
• Se mantenga el control de los activos para su correspondiente registro y salvaguarda.
• La información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y practicas contables
establecidas y declaradas por la entidad
• Se produzcan los estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las
necesidades gerenciales.

280-03 CONCILIACIÓN DE SALDOS
Cada entidad debe estable cer conciliaciones de saldos, con el propósito de
asegurar la concordancia de la información financiera preparada por el Área
Contable, con la situación real.
Comentario:
01. Se define la conciliación como el procedimiento de contrastación de información que se realiza
entre dos fuentes distintas, con el objeto de verificar su conformidad y determinar las
operaciones pendientes de registro, en uno u otro lado.
02. Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una
situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre los datos de
dos fuentes diferentes internas, o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad
sobre la información financiera registrada; permite detectar diferencias y explicarlas efectuando
ajustes o regularizaciones cuando son necesarios.
03. Debe ser objeto de conciliación por parte de los órganos responsables de la contabilidad:
• Los saldos de cuentas que representen disponibilidad de fondos (caja y bancos) contra los
arqueos efectuados y los estados bancarios.
• Los saldos de cuentas colectivas que representen acreencias u obligaciones de la entidad
(cuentas por cobrar o cuentas por pagar), contra registros analíticos respectivos. Los saldos
individuales pueden además re-confirmarse con los acreedores o deudores, según
corresponda.
• Los saldos de cuentas que representen existencia de bienes de consumo (almacenes,
existencias, etc), o bienes de capital (activos fijos en general), contra los inventarios físicos.
• Las cuentas de enlace establecidas por la contabilidad gubernamental deben conciliarse
cruzando sus cifras, con la información de las entidades involucradas; y evidenciar su
resultado en actas de conciliación suscritas por ambas partes.

280-04 CONTROL DE SALDOS PENDIENTES DE RENDICIÓN DE CUENTA Y/O
DEVOLUCIÓN
Las cuentas que representan anticipos de fondos para gastos deben ser
adecuadamente controladas, con el objeto de cautelar la apropiada rendición
documentada o, devolución de montos no utilizados .
Comentario:
01. Existen operaciones mediante las cuales se habilita fondos a entidades o servidores, con cargo
a rendir cuenta. Este tipo de operaciones se da generalmente en la ejecución de programas,
cuya cobertura abarca diversas zonas alejadas de la sede institucional. También cuando se
efectúan proyectos por encargo entre entidades del Estado; y, cuando se producen entregas en
efectivo para gastos de viaje del personal en comisión de servicio.
02. La contabilidad es un mecanismo de control financiero que permite evitar la acumulación de
recursos sin rendición de cuenta oportuna y apropiada. Cumple su rol cuando informa
periódicamente sobre la situación, plazos y naturaleza de este tipo de operaciones.
03. El área contable debe implementar procedimientos de control y de información sobre la
situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a rendición de cuenta o devolución de
fondos, a fin de proporcionar a los niveles gerenciales, elementos de juicio que permitan
corregir desviaciones que incidan sobre una gestión eficiente.

280-05 INTEGRACIÓN CONTABLE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS
La contabilidad gubernamental debe constituir el elemento integrador de todo
proceso que tenga incidencia financiera. Constituye la base de datos de un
sistema de información financiera.
Comentario:
01. La contabilidad debe constituir una base de datos financiera actualizada y confiable para
múltiples usuarios. La función de la contabilidad es proporcionar información financiera válida
y confiable para la toma de decisiones y respondabilidad (accountability), de los funcionarios
que administran fondos públicos.
02. La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque recibe los inputs
(entradas) de las transacciones de presupuesto, tesorería, endeudamiento y otras áreas, los
clasifica, sistematiza y ordena, para luego producir información actualizada y confiable outputs
(salidas), para el uso interno por la gerencia; así como para otros niveles de usuarios como,
auditoría interna o externa, titular de la entidad, otras entidades, organismos oficiales,
Congreso de la República y, Contraloría General de la República.
03. En cada unidad de contabilidad se debe reflejar la integración contable de sus operaciones
presupuestales, operaciones sobre el movimiento de fondos, bienes y otros.

280-06 DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA
Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las
operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria
que los respalde, para su verificación posterior.
Comentario:
01. Una entidad pública debe disponer de evidencia documentaria de sus operaciones. Esta
documentación debe estar disponible para su verificación por parte del personal autorizado.
02. La documentación sobre operaciones y contratos y otros actos de gestión importantes debe ser
integra y exacta, así como permitir su seguimiento y verificación, antes, durante o después de
su realización por los auditores internos o externos.
03. Corresponde al órgano de administración financiera de cada entidad establecer los
procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y
custodia de la documentación sustentatoria, durante el período de tiempo que fijan las
disposiciones legales vigentes.
04. Algunos criterios para velar que la documentación sustentatoria esté completa son los
siguientes:
• La documentación sustentatoria es completa cuando cuente con todos los elementos
necesarios para respaldar las transacciones.
• Los documentos deben ser originales y estar debidamente autorizados y reflejan la
naturaleza de las operaciones y corresponde a montos exactos.
• Los documentos originales que respaldan transacciones deben estar registrados y archivados
en forma ordenada e identificable, de acuerdo con los sistemas de archivos utilizados.
• Cumplir con las normas establecidas en el reglamento de comprobantes de pago aprobado
por Superintendencia Nacional de Administración Tributaria-SUNAT.
05. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o
decisiones institucionales, debe estar a disposición, para acciones de verificación o auditoría,
así como para información de otros usuarios autorizados o en ejercicio de sus derechos.

280-07 OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO Y PRESENTACIÓN DE
INFORMACIÓN FINANCIERA
Las operaciones deben ser clasificadas, registradas y presentadas
oportunamente a los niveles de decisión pertinentes.
Comentarios:
01. Las operaciones deben registrarse en el mismo momento en que ocurren, a fin de que la
información continúe siendo relevante y útil para la dirección de la entidad que tiene a su cargo
el control de las operaciones y la toma de decisiones.
02. El registro inmediato de la información es un factor esencial para asegurar la oportunidad y
confiabilidad de la información. Este criterio es válido para todo el ciclo de vida de una
operación y comprende: inicio y autorización, los aspectos de la operación mientras se ejecuta
y, anotación final en los registros contables pertinentes.
03. La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la dirección
disponga de información confiable. Una clasificación apropiada implica organizar y procesar la
información, a partir de la cual son elaborados los reportes y los estados financieros de la
entidad.
04. La información financiera que formulan las entidades obligadas a llevar contabilidad
gubernamental, debe ser presentada oportunamente en los plazos señalados por la autoridad
competente. Su cumplimiento es responsabilidad de los funcionarios comprometidos con la
función financiera.
05. El incumplimiento en la presentación de información financiera o el retraso en el cumplimiento
del plazo de presentación compromete la responsabilidad del titular de la entidad, el jefe de
administración y finanzas o el que haga sus veces y el Contador.

EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS
El abastecimiento como actividad de apoyo a la gestión institucional, debe contribuir al empleo racionaly eficiente de los recursos que requieren las entidades. Su actividad se orienta a proporcionar loselementos materiales y servicios que son utilizados por las entidades. La verificación periódica de losbienes, con el objeto de establecer si son utilizados para los fines que fueron adquiridos y se encuentranen condiciones adecuadas que no signifique riesgo de deterioro o despilfarro, constituyen prácticas quesalvaguardan apropiadamente los recursos de la entidad y fortalecen los controles interno de esta área.Estas normas describen los controles internos más importantes que son requeridos para elfuncionamiento del proceso de abastecimiento en las entidades, así como respecto al uso,conservación, custodia y protección de bienes.
CONTENIDO
300-01 Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de servicios.
300-02 Unidad de almacén.
300-03 Toma de inventario físico.
300-04 Baja de bienes de activo fijo.
300-05 Mantenimiento de bienes de activo fijo.
300-06 Acceso, uso y custodia de los bienes.
300-07 Control sobre vehículos oficiales del Estado.
300-08 Protección de bienes de activo fijo.

300-01 CRITERIO DE ECONOMÍA EN LA COMPRA D E BIENES Y
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de
gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía.
Comentario:
01. En su sentido más amplio economía en la gestión de una entidad pública, significa,
administración recta y prudente de los recursos públicos. Es decir, orden en el gasto
presupuestal, ahorro de trabajo, dinero, buena distribución de tiempo y otros asuntos.
02. La adquisición económica implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad
apropiada, y al menor costo posible. Asimismo, las actividades en una entidad deben efectuarse
asegurando los costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados.
03. Corresponde a la administración, impartir las políticas necesarias, que permitan al personal
encargado de los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios adoptar la
aplicación del criterio de economía en sus actividades.

300-02 UNIDAD DE ALMACÉN
Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a través de
la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados.
Comentario:
01. Unidad de Almacén, significa que todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar a
través de almacén, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa
en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello permitirá un control efectivo de los bienes
adquiridos.
02. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes, deben estar adecuadamente
ubicados, contar con instalaciones seguras, y tener el espacio físico necesario, que permita el
arreglo y disposición conveniente de los bienes, así como el control e identificación de los
mismos.
03. Las personas a cargo del almacén tienen la responsabilidad de acreditar en documentos, su
conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los requerimientos y especificaciones
técnicas solicitadas por las dependencias de la Institución), así como los que salen.
04. Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y
control de los bienes almacenados.
05. Para el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de registro permanente del
movimiento de estos, por unidades de iguales características. Sólo las personas que laboran en
el almacén deben tener acceso a sus instalaciones, y distribuir los bienes según requerimiento.
06. Hay bienes que por sus características especiales tienen que ser almacenados en otras
instalaciones, o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el
encargado de almacén tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la
documentación correspondiente.

300-03 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO
Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos,
con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.
Comentario:
01. La toma de inventario, es un proceso que consiste en verificar físic amente los bienes con que
cuenta cada entidad, a una fecha dada; con el fin de asegurar su existencia real. La toma de
inventarios permite contrastar los resultados obtenidos valorizados, con los registros contables, a
fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir y proceder a las
regularizaciones del caso. Este procedimiento debe cumplirse por lo menos, una vez al año.
02. Para efectuar una adecuada toma física de inventarios, es necesario que la gerencia o quien h aga
sus veces, emita previamente por escrito, procedimientos claros y sencillos, de manera que puedan
ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en este proceso.
03. El personal que interviene en la toma de inventarios físicos, debe ser i ndependiente de aquellos que
tienen a su cargo el registro y manejo de los activos, salvo para efectos de identificación.
04. Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes y conciliación con la
información contable, deben investigarse, y luego practicar los ajustes correspondientes, previa
autorización del funcionario responsable.
05. La Gerencia o quien haga sus veces debe aprobar los procedimientos que permitan a los
responsables del manejo de los bienes, emitir reportes respecto al estado de uso y conservación de
éstos, lo que fortalecerá el control interno y mejorará la eficiencia en su utilización. Esta debe
mostrar en todo momento una actitud responsable y positiva, respecto al control de los bienes con
que cuenta la entidad, mediante la práctica de inventarios parciales.
06. Cuando la entidad contrate los servicios de una firma privada para llevar a cabo la toma de
inventarios físicos, el producto final presentado así como la base de datos debe tener la
conformidad del área contable, en forma previa a la cancelación de dicho servicio.
07. El Auditor Interno, debe participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación
de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con Auditoría Interna, el titular
designará al funcionario que cumpla esta función.
08. Esta norma es también aplicable para la realización de los inventarios físicos de almacén, se
aplicarán los mismos criterios antes establecidos, no debiendo intervenir en dicho acto el personal
encargado de la custodia de los bienes.

300-04 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la
entidad, deben ser dados de baja oportunamente.
Comentario:
01. La baja de bienes, es un proceso que consiste en retirar todos aquellos bienes, que han perdido
la posibilidad de ser utilizados en la entidad, por haber sido expuestos a acciones de diferente
naturaleza, como las siguientes:
Obsolescencia: Inoperancia de los bienes, producidos por los cambios y avances
tecnológicos
Daño : Desgaste o afectación de los bienes,
deterioro : debido al uso continuo de los mismos.
Pérdida : Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los controles, y/o
circunstancias fortuitas.
Destrucción: Afectación de los bienes de los bienes por causas ajenas al
manejo institucional, (inclemencias del tiempo, actos de violencia,
etc).
Excedencia: Bienes operativos que no se utilizan y se presume que permanacerán
en la misma situación por tiempo indeterminado.
Mantenimiento y/o
Reparación onerosa: Cuando el costo de mantenimiento y/o reparación de un bien es
significativo, en relación a su valor.
Reemboloso y /o
reposición: Opera para los bienes asegurados cuando los documentos
contractuales correspondientes así lo determinan.
Cualquier otra causa
Justificable: La causa justificable debe sustentarse ante la Superintendencia de
Bienes Nacionales.

02. Las causas antes señaladas, y otras que priven a la entidad del uso de los bienes, requiere una
respuesta oportuna de la administración, la misma que, previa calificación y justificación
documentada e investigación de ser el caso, debe proceder a dar de baja a tales bienes,
conforme a las dispisiciones emitidas por la Superintendencia de Bienes Nacionales
03. Corresponde a la entidad establecer los procedimientos administrativos para el tratamiento de
la baja de bienes por las razones invocadas anteriormente, de conformidad con las normas
legales vigentes. Igualmente, tales procedimientos deben regular las acciones que deben
adoptar las entidades para los casos de transferencia, subasta, incineración y/o destrucción o
donación de su patrimonio mobiliario.

300-05 MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
La administración de la entidad debe preocuparse en forma constante por el
mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su
estado óptimo de funcionamiento y prolongar su período de vida útil.
Comentario:
01. El mantenimiento de activos fijos, es el conjunto de acciones que adopta la administración en
forma preventiva, para garantizar el funcionamiento normal, y/o prolongar la vida útil de los
mismos.
02. Debe diseñarse y ejecutarse programas de mantenimiento preventivo, a fin de no afectar la
gestión operativa de la entidad. Corresponde a la dirección establecer los controles necesarios
que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, así como se cumplan sus
objetivos.
03. La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, debe estar
debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el
servicio.
04. La administración, antes de proceder a la contratación de empresas que presten servicios de
mantenimiento, debe evaluar su experiencia en esta rama, cumplimiento oportuno, calidad del
servicio, así como cautelar que se encuentre formalizada su situación jurídica.
05. Corresponde a la administración de cada entidad establecer el programa de mantenimiento de
bienes de activo fijo.

300-06 ACCESO, USO Y CUSTODIA DE LOS BIENES
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entida d, el
que debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservación, y custodia, de
ser el caso.
Comentario:
01. Acceso, es la facultad que tienen las personas autorizadas para poder utilizar los bienes de una
dependencia y/o ingresar a sus instalaciones. El uso es la acción de utilización permanente de
un bien, asignado a una persona. Custodia, es la responsabilidad que asume una persona por el
cuidado físico de un bien.
02. Los servidores que laboran en una determinada dependencia deben ser los únicos autorizados
para utilizar los bienes asignados, quienes están en la obligación de utilizarlos correctamente, y
velar por su conservación.
03. Es necesario establecer por escrito, la responsabilidad de custodia de los bienes de activo fijo, a
las personas que exclusivamente los utilizan, a fin de que sean protegidos del uso indebido, o
acceso de personas ajenas a la dependencia.
04. En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad
del Jefe de la dependencia, definir los aspectos relativos a su custodia y verificación, de manera
que éstos sean utilizados correctamente, y para los fines de la Institución.
05. Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, deben ser
reportados a la dirección, por el personal responsable del uso y custodia de los mismos, a
efecto de que adopten las acciones correctivas del caso.

300-07 CONTROL SOBRE VEHÍCULOS OFICIALES DEL ESTADO
Debe cautelarse que los vehículos de propiedad de la entidad, sean utilizados
exclusivamente en actividades oficiales, salvo autorización expresa del titular.
Comentario:
01. Los vehículos constituyen un activo fijo de apoyo a las actividades que desarrolla el personal
de una entidad. Su cuidado y conservación debe ser una preocupación constante de la
administración, siendo necesario que se establezcan los controles que garanticen el buen uso de
tales unidades.
02. La utilización de los vehículos por necesidades del servicio, en días no laborables, requiere la
autorización expresa del nivel superior. Esto tiene el propósito de disminuir la posibilidad de
que los vehículos sean utilizados en actividades distintas a los fines que corresponde.
03. Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos tienen la obligación del cuidado y
conservación del mismo, debiendo ser guardada tales unidades, en los ambientes dispuestos por
las propias entidades.
04. Los vehículos propiedad del Estado deben llevar pintado, en lugar visible, un círculo con el
nombre de la propia entidad. Por autorización expresa del titular de la entidad y, en casos
excepcionales, se dispondrá la liberación de esta obligación.
05. Corresponde a la dirección de cada entidad aprobar los procedimientos administrativos
relacionados con el control de vehículos asignados a su entidad.

300-08 PROTECCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar, y extinguir las
causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos.
Comentario:
01. Los bienes de activo fijo, por su naturaleza, pueden ser afectados en cualquier circunstancia,
exponiendo a la entidad a situaciones que puedan comprometer su estabilidad administrativo-
financiera, siendo necesario que la administración muestre preocupación por la custodia física y
seguridad material de éstos bienes, especialmente, si su valor es significativo.
02. La administración debe considerar el valor de los activos fijos a los efectos de contratar las
pólizas de seguro necesarias para protegerlos, contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir.
Estas se deben verificar periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan vigencia.
03. Corresponde a la administración de cada entidad, implementar los procedimientos relativos a la
custodia física y seguridad, en cada una de las instalaciones con que cuenta la entidad, con el
objeto de salvaguardar los bienes del Estado.

EL ÁREA DE ADMINISTR ACIÓN DE PERSONAL
La administración del personal comprende una actividad de apoyo de la gestión que le permiteoptimizar su participación en los fines institucionales; lográndose de este modo efectividad, eficiencia yproductividad en el comportamiento funcional, mediante la aplicación de una adecuada racionalizaciónadministrativa.Estas normas describen los controles internos que son requeridos para incrementar los niveles deeficiencia en la administración del personal que presta servicios en las entidades del sector público.
CONTENIDO
400-01 Descripción y análisis de cargos.
400-02 Incorporación de personal.
400-03 Control y evaluación del rendimiento laboral.
400-04 Capacitación y entrenamiento permanente.
400-05 Desplazamiento de servidores.
400-06 Mantenimiento del orden, moral y disciplina.
400-07 Información actualizada del personal.
400-08 Aplicación de la tercerización en las entidades.
400-09 Asistencia y permanencia de personal.
400-10 Compensación de becas de estudios otorgados al personal.
400-11 Prohibición de recibir regalos u otros beneficios distintos a la remuneración.

400-01 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS
Deben formularse y revisarse periódicamente los documentos que incluyan la
descripción y especificaciones de los cargos, a fin de que respondan a las
necesidades de la institución.
Contenido:
01. Se denomina cargo al conjunto de tareas orientadas al logro de un objetivo. Exige la
contratación de una persona, que con un mínimo de calificaciones puede ejercer de manera
competente, las funciones y responsabilidades que se le asigne.
02. La clasificación de cargos, es el proceso de ordenamiento de los cargos que requiere la entidad,
basado en el análisis técnico de sus deberes y responsabilidades y en los requisitos mínimos
exigidos para su desempeño.
03. La entidad debe contar con un documento que contenga la descripción (tareas) y el análisis
(requisitos) de todos y cada uno de los cargos que soportan su estructura administrativa. Este
documento debe ser actualizado periódicamente, constituyéndose en un instrumento valioso
para los procesos de reclutamiento, selección y evaluación de personal.

400-02 INCORPORACIÓN DE PERSONAL
El ingreso de personal en cada entidad debe efectuarse previ o proceso de
convocatoria, evaluación y selección para garantizar su idoneidad y competencia.
Comentario:
01. La incorporación de personal es un proceso técnico que comprende, la convocatoria,
evaluación y selección de los postulantes más idóneos para ocupar cargos en las entidades del
sector público. La selección permite identificar a quienes por su conocimiento y experiencia,
ofrecen mayores posibilidades para la gestión institucional.
02. La administración debe asegurarse, que cada servidor que ingresa a la entidad, reúna los
requisitos de idoneidad, experiencia, y honestidad. Estos requisitos deberán ser acreditados
documentadamente por quien presta el servicio. Corresponde al Área de Personal de cada
entidad participar en los procesos relacionados con la incorporación de personal.
03. Corresponde a la administración de la entidad determinar si los contratos a suscribir con firmas
privadas se adecuan a las necesidades, que dieron lugar a su suscripción.
04. Cuando la dirección contrate a otras empresas que proporcionan personal para realizar
funciones administrativas o técnicas en la entidad, debe verificar sus antecedentes y experiencia,
a fin de garantizar los resultados en la prestación de sus servicios.

400-03 CONTROL Y EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO LABORAL
El control y la evaluación del rendimiento laboral debe ser una práctica
permanente al interior de la entidad, a fin de determinar las necesidades de
adiestramiento que requiere para su desarrollo.
Comentario:
01. La evaluación del personal, es un proceso técnico que consiste en determinar, si el servidor
viene rindiendo de acuerdo con las exigencias del cargo que ocupa en la entidad.
02. Esta acción de personal es de importancia vital y debe ser efectuada por el jefe que
directamente supervisa la labor del servidor, quien debe apreciar objetivamente su desempeño,
a efecto de no distorsionar la información que frecuentemente se consigna en los formatos de
evaluación. Los resultados de la evaluación de personal se utilizan también para otras acciones
de personal, como son: la capacitación, promoción y ascensos.
03. La evaluación debe reflejar fielmente el rendimiento y comportamiento del servidor, a efecto de
adoptar las acciones de personal más convenientes que posibiliten su desarrollo. Las
evaluaciones que se efectúan para cumplir otros fines, no son recomendables, por cuanto
afectan el clima de confianza en el trabajo y la moral interna de los servidores.
04. La dirección de cada entidad, debe aprobar políticas y procedimientos de evaluación de
personal y ser de conocimiento de los servidores, con el propósito de que estén al tanto de la
forma como se evalúa su rendimiento. Asimismo, están en la obligación de comunicar a los
servidores a su cargo, el resultado de su evaluación periódica, y tomar acciones para mejorar su
nivel de rendimiento. Corresponde al Área de Personal de cada entidad participar en este
proceso.
05. La evaluación del rendimiento de los servidores debe ser permanente, debiendo formalizarse
con la frecuencia fijada por ley; sin embargo, no debe utilizarse como un mecanismo para
beneficiar a aquellos que no reúnen los requisitos para el cargo, ni tengan un desempeño
funcional apropiado.
06. Solo el personal autorizado del Área de Personal de la entidad y los funcionarios designados
para la alta dirección, tendrán acceso a los legajos de personal, los cuales deberán ser
apropiadamente protegidos.

400-04 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO PERMANENTE
Los directivos de cada entidad , cualquiera que sea su nivel en la organización,
tienen la responsabilidad de adiestrar permanentemente al personal a su cargo,
así como estimular su capacitación continua.
Comentario:
01. La capacitación es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se
desarrolla las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor desempeño
en sus labores habituales. Puede ser interna y externa, de acuerdo a un programa permanente,
aprobado y que pueda brindar aportes a la institución.
02. En ambos casos, se debe tener en cuenta que la capacitación es un esfuerzo que realiza la
entidad para mejorar el desempeño de los servidores, por lo tanto, el tipo de capacitación, debe
estar en relación directa con el puesto que desempeña. Los conocimientos adquiridos, deben
estar orientados hacia la superación de las fallas o carencias observadas durante el proceso de
evaluación.
03. Los servidores designados por la entidad, para recibir capacitación externa, están en la
obligación de difundir los conocimientos adquiridos al interior de su dependencia, a efecto de
mejorar el rendimiento grupal.
04. Los jefes deben concentrar sus esfuerzos en el desarrollo de su personal y desarrollar las
habilidades que posea. Asimismo, deben preocuparse por motivar a su personal a efecto de
que se mantengan actualizados, cuando menos en los aspectos relacionados con sus
actividades.

400-05 DESPLAZAMIENTO DE SERVIDORES
Las acciones que implican desplazamiento del personal (rotació n, destaque,
traslado, reubicación y otras) deben responder a necesidades institucionales,
debidamente justificadas, dado que constituye una práctica sana de control
interno.
Comentario:
01. El desplazamiento del personal, incluye un conjunto de acciones que están orientadas a ampliar
sus conocimientos y experiencias, con el objeto de fortalecer la gestión institucional.
02. La rotación de personal, es la acción regular dentro de períodos pre-establecidos, que conlleva
al desplazamiento del servidor a nuevos cargos, con el propósito de ampliar sus conocimientos,
disminuir errores y evitar la existencia de personal indispensable. La rotación, cuando es muy
frecuente, puede afectar la operatividad interna de la entidad, sino se adoptan adecuadas
medidas para su racionalización.
03. Las permutas, destaques, traslados, reubicaciones y otras acciones de personal, deben
responder a necesidades institucionales, y estar debidamente justificadas.
04. El desplazamiento no debe ser utilizado injustificadamente como mecanismo para reubicar al
personal sin un criterio técnico y en áreas, en las cuales sus conocimientos y experiencias no
van a ser aprovechadas por la institución.

400-06 MANTENIMIENTO DEL ORDEN, MORAL Y DISCIPLINA
Los directivos de la entidad deben adoptar acciones para establecer y mantener
la disciplina interna, así como elevar la moral de los servidores.
Comentario:
01. Se denomina Orden, a la adecuada disposición y ubicación de los recursos y personal, al
interior de la entidad, orientada a evitar pérdida de tiempo y materiales. Moral, es el conjunto
de valores o principios que se asume como modelos ideales de comportamiento. Disciplina, es
la actitud individual o de grupo que asegura una pronta y estricta obediencia a las reglas o
disposiciones. Implica, un "control organizado de si mismo".
02. El personal de la entidad, debe desarrollar sus actividades con plena observancia de los
preceptos antes anotados, los cuales deben formar parte de la política impartida por la alta
dirección.
03. Los directivos, cualquiera sea el nivel que ocupen en la organización, no sólo deben cautelar y
motivar el cumplimiento de tales principios en el trabajo que ejecutan los servidores, sino que
están en la obligación de dar muestras de la observancia del orden, moral y disciplina, en el
desempeño de la función pública.

400-07 INFORMACIÓN ACTUALIZADA DEL PERSONAL
Debe diseñarse e implementar registros que contengan la información
actualizada de todos los servidores de la entidad.
Comentario:
01. La existencia de registros, donde se consignen la información de todos y cada uno de los
servidores, nombrados o contratados, permite a la administración, contar con información
veraz y oportuna para la toma de decisiones.
02. Cada registro o legajo personal debe contener el historial de cada servidor, siendo
responsabilidad de la unidad de personal, o la que haga sus veces, administrar los mismos,
debiendo definir la estructura que debe tener, para consignar la información básica del
trabajador.
03. Todo el personal de una entidad, desde la alta dirección y hasta los funcionarios, tienen la
responsabilidad de entregar oportunamente a la oficina de personal, la información que se
requiere, para mantener actualizados los legajos personales.
04. El Área de Personal o quien haga sus veces, debe verificar, si la información presentada por el
personal en copia simple, reúne los requisitos de veracidad y legalidad pertinentes.

400-08 APLICACIÓN DE LA TERCERIZACION EN LAS ENTIDADES
Deben establecerse procedimientos de control para evaluar la eficiencia y calidad
de los servicios que contraten las entidades bajo la modalidad de tercerización
(outsourcing).
Comentario:
01. El outsourcing o tercerización, constituye un mecanismo que implica la contratación de firmas
privadas para que realicen actividades de gestión en las entidades, en funciones administrativas
o financieras.
02. Los beneficios que se obtienen de esta contratación se traducen, básicamente, en una reducción
de costos y en un incremento en la productividad del personal; sin embargo, esta estrategia
viene asociada con algunos riesgos inherentes, tales como la falta de control de los datos entre
la entidad y el tercerizador, fallas de seguridad y el riesgo de que el contratante puede
convertirse en dependiente de su vendedor.
03. Las entidades que adopten esta modalidad de contratación, de acuerdo con disposiciones
reglamentarias que puedan fijarse, deben establecer procedimientos rigurosos de selección, con
el propósito de elegir a firmas privadas idóneas y con experiencia profesional y comprobada
solvencia financiera.
04. Para la etapa de ejecución, la administración o quien haga sus veces, debe implementar
procedimientos de control que permitan el monitoreo continuo del tercerizador, a fin de
evaluar en forma permanente la calidad y eficiencia de los servicios recibidos, así como la
seguridad de la información que procesa.
05. Teniendo en cuenta los riesgos propios de esta modalidad de contratación, la Oficina de
Auditoría Interna de la entidad debe programar la realización de los exámenes que sean
necesarios, a fin de cautelar sus intereses.

400-09 ASISTENCIA Y PERMANENCIA DE PERSONAL
Debe establecerse en la entidad procedimientos apropiados que permitan
controlar la asistencia de los servidores, así como el cumplimiento de las horas
efectivas de labor.
Comentario:
01. El control de asistencia y puntualidad, está constituido por todos aquellos mecanismos
establecidos en una entidad, que permiten cautelar, que los servidores cumplan con su
responsabilidad de asistir al centro laboral, conforme al horario establecido en sus respectivos
reglamentos.
02. Los directivos, cualquiera sea su nivel en la organización, no sólo deben establecer y supervisar
el funcionamiento de estos controles, sino también, motivar permanentemente con el ejemplo al
personal a su cargo, a efecto de que la puntualidad se convierta en un hábito.
03. El control de permanencia está a cargo de los jefes de cada unidad orgánica, quienes deben
cautelar no sólo la presencia física de los servidores a su cargo, durante la jornada laboral, sino
también que cumplan efectivamente con las funciones del cargo asignado, generando valor
agregado para la institución.
04. El establecimiento de mecanismos de control estará en función de las necesidades de cada
institución, teniendo presente que el costo de la implementación de los mismos, no debe
exceder los beneficios que se obtengan.
05. Los controles de asistencia y permanencia deben incluir a todo el personal que labora en la
entidad, salvo excepciones por necesidades del servicio debidamente acreditadas, debiendo
existir en éste caso, la autorización correspondiente.

400-10 COMPENSACIÓN DE BECAS DE ESTUDIOS OTORGADAS AL
PERSONAL
Los servidores del sector público que hayan sido beneficiados con el becas de
estudios tienen la obligación de laborar en la entidad por un período
determinado.
Comentario:
01. El personal de las entidades públicas, regularmente participa en programas de estudios, en el
país o en el exterior, mediante becas otorgadas por las instituciones patrocinadoras y/o
financiadas parcial o totalmente por el Estado. Esto imposibilita que el participante pueda
concurrir al centro laboral, durante el período de duración de la beca, por lo que legalmente se
le exonera de tal obligación, otorgándole su remuneración en forma regular.
02. Los conocimientos adquiridos por el personal que participa en los programas de estudio en el
país o en el exterior deben tener un efecto multiplicador al interior de cada entidad pública. Por
ello es necesario que en forma previa al inicio de la beca de estudios el servidor designado
suscriba un contrato-compromiso, mediante el cual se obliga laborar en su entidad por el
tiempo establecido en las normas legales pertinentes; en caso de no cumplirse el requisito de
permanencia con posterioridad a la terminación de los estudios, deberá devolver todos los
pagos que hubiera irrogado su entrenamiento.
03. La alta dirección de cada entidad deben propender a que los nuevos conocimientos adquiridos
por los servidores durante las becas de estudios sean utilizados adecuadamente en beneficio de
la gestión institucional.

400-11 PROHIBICIÓN DE RECIBIR REGALOS U OTROS BENEFICIOS
DISTINTOS A LA REMUNERACIÓN
El personal que labora en el Sector Público debe cumplir sus funciones con
honestidad, diligencia, y rectitud, no debiendo recibir regalos o beneficio alguno
por el desempeño de sus funciones.
Comentario:
01. Los servidores públicos, cualquiera que sea el nivel que tengan en la organización del Estado ,
están en la obligación moral de actuar con honestidad, para mantener y ampliar la confianza del
público en ellos. Por lo tanto, el servicio que se presta, en ningún momento debe estar
subordinado a la utilidad o ventaja personal.
02. Durante su labor diaria los servidores públicos tienen que actuar con diligencia, vale decir,
cumplir con el servicio oportuno y con el debido cuidado, observando las normas éticas que
regulan el accionar de las entidades públicas.
03. Todo servidor público debe mostrar rectitud en sus actos y decisiones, los cuales deben estar
en armonía con los verdaderos principios y la sana razón.
04. El titular de la entidad debe establecer por escrito políticas que prohíban al personal, recibir,
aparte de sus remuneraciones de ley, otros beneficios personales de terceros por el desempeño
de sus funciones, y/o recibir asignaciones por cargos no desempeñados; sancionando
ejemplarmente a los responsables, que incurran en desviaciones a tales políticas.

SISTEMAS COMPUTARIZADOS
Los sistemas computarizados permiten a los usuarios ingresar a los documentos y programas en formadirecta, ya sea a través de un microcomputador, conocido como computadora personal, Lap Top(micro-computador portátil), o mediante terminales que se les denominan microcomputadoras en línea.Los controles internos que requieren los ambientes que emplean microcomputadoras son diversas y porlo general están referidos a los accesos, contraseñas, desarrollo y mantenimiento del sistema; losmismos que contribuyen a brindar seguridad y confiabilidad al procesamiento de la información.Conforme surgen nuevas tecnologías, los usuarios emplean sistemas de cómputo cada vez máscomplejos, lo que incrementa las aplicaciones que manejan y, a su vez, aumenta el riesgo y plantea lanecesidad de implementar nuevos controles internos.Las normas de control interno que se presentan en esta sección describen los controles que sonnecesarios para la implementación del área de informática y el plan de sistemas de información de laentidad, según su actividad y durante un período determinado, así como los controles de datos fuente,de operación y de salida que preservan el flujo de información además de su integridad. Asimismo,tales normas desarrollan los controles internos requeridos para el mantenimiento de equipos decómputo y medidas de seguridad para el Software (programas de computación) y Hardware(equipamiento informático), así como los aspectos de implementación del Plan de Contingencias de laentidad.
CONTENIDO
500-01 Organización del área informática
500-02 Plan de sistemas de información.
500-03 Controles de datos fuente, de operación y de salida.
500-04 Mantenimiento de equipos de computación.
500-05 Seguridad de programas, de datos y equipos de cómputo.
500-06 Plan de contingencias.
500-07 Aplicación de técnicas de Intranet.
500-08 Gestión óptima de software adquirido a medida por entidades públicas.

500-01 ORGANIZACIÓN DEL ÁREA INFORMÁTICA
La dirección debe establecer políticas para la organización adecuada del área de
Informática que permita cumplir sus actividades con eficiencia, contribuyendo al
desarrollo de las operaciones de la entidad.
Comentarios:
01. Cada entidad debe establecer las líneas que orienten el proceso de organización del área de
informática, aspecto que implica la definición de actividades a cumplir, las funciones y
responsabilidades del personal, al igual que las interrelaciones de todos los elementos
comprendidos en este sector con las Areas operativas de la entidad. Todos estos elementos
deben formar parte del Manual de Organización y Funciones correspondiente.
02. La estructura básica del Área de Informática debe estar constituida por áreas que son
importantes para su funcionamiento, de acuerdo a las necesidades de cada entidad. Dichas
áreas son: producción, desarrollo y soporte técnico.
03. El área de producción, es responsable de la administración de informática desde su
operatividad hasta su seguridad física, protegiendo la información tanto de ingreso como de
salida del centro de cómputo.
04. El área de desarrollo, permite la formulación de los programas que servirán para la concepción
del sistema de información. Los programas se generan de acuerdo a las aplicaciones (contable,
logístico, financiero, etc.) que se requieren desarrollar en la entidad.
05. El área de soporte técnico, es responsable de solucionar los problemas tanto de Hardware
(Equipamiento), Software (Implementación del Sistema de Operativo, lenguajes de
programación y utilitarios) y Telecomunicaciones.
06. Corresponde a la dirección de la entidad aprobar las políticas que permitan organizar
apropiadamente al área de informática y asignar los recursos humanos calificados y equipos de
computación necesarios que apoyen los procesos de gestión institucional, a costos razonables.

500-02 PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Toda entidad que disponga de un área de informática debe implementar un plan
de sistemas de información con el objeto que prever que el desarrollo de sus
actividades contribuya al logro de sus objetivos institucionales.
Comentarios:
01. El plan de sistemas de información es una herramienta de gestión que establece las necesidades
de información de la entidad. Tiene el propósito de prever el desarrollo de los recursos físicos y
lógicos con un horizonte temporal determinado, de manera que contribuya efectivamente con
los objetivos de la entidad. Por ello, la dirección debe asegurarse que los programas y
actividades de la entidad reciban el soporte del sistema de información, de acuerdo con sus
necesidades.
02. Un plan de sistemas de información debe contener:
• Diagnóstico de la situación informática actual con la finalidad de saber las capacidades
actuales de la entidad;
• Elaboración de objetivos y estrategias del sistema de información que sirva de base para
apoyar la misión y los objetivos de la entidad;
• Desarrollo del modelamiento de datos para determinar que información es necesaria para la
entidad;
• Generación, ordenamiento y priorización (por nivel de importancia e inversión) sistemática
de los proyectos informáticos;
• Programación de los tiempos requeridos para la puesta en marcha de los proyectos desig-
nados, estimando el período de vida de cada proyecto.
03. Corresponde a la dirección de cada entidad participar en la elaboración, aprobación y puesta
en funcionamiento del plan de sistemas de información de la entidad, debiendo los calendarios
de desarrollo estar sincronizados con el planeamiento global de la entidad.

500-03 CONTROLES DE DATOS FUENTE, DE OPERACIÓN Y DE SALIDA
Deben diseñarse controles con el propósito de salvaguardar los datos fuente de
origen, operaciones de proceso y salida de información, con la finalidad de
preservar la integridad de la información procesada por la entidad.
Comentarios:
01. Para implementar los controles sobre datos fuente, es necesario que la entidad designe a los
usuarios encargados de salvaguardar los datos. Para ello, deben establecerse políticas que
definan las claves de acceso para los tres niveles: a) primer nivel: únicamente tiene opción de
consulta de datos, b) segundo nivel: captura, modifica y consulta datos, c) tercer nivel: captura,
modifica, consulta y además puede realizar bajas de los datos.
02. Los controles de operación de los equipos de cómputo están dados por procedimientos
estandarizados y formales que se efectivizan de la siguiente forma: a)describen en forma clara
y detallada los procedimientos; b)actualizan periódicamente los procedimientos; y c)asignan los
trabajos con niveles efectivos de utilización de equipos.
03. Los controles de salida de datos deben proteger la integridad de la información, para cuyo
efecto es necesario tener en cuenta aspectos tales como: copias de la información en otros
locales, la identificación de las personas que entregan el documento de salida y, la definición de
las personas que reciben la información.
04. Corresponde a la dirección de la entidad en coordinación con el Área de Informática,
establecer los controles de datos fuente, los controles de operación y los controles de
seguridad, con el objeto de asegurar la integridad y adecuado uso de la información que
produce la entidad.

500-04 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN
La dirección de cada entidad debe establecer políticas respecto al mantenimiento
de los equipos de computación que permitan optimizar su rendimiento.
Comentarios:
01. El mantenimiento de equipos tiene por finalidad optimizar el funcionamiento de los dispositivos
informáticos y proteger la información que está en ellos. Existen dos clases de mantenimiento
que deben considerarse: el mantenimiento correctivo y el mantenimiento preventivo.
02. El mantenimiento correctivo es el mantenimiento de emergencia que requiere de solución
inmediata por una circunstancia no prevista. Para ello, debe disponerse de un directorio de
proveedores especializados que puedan resolver dicho desperfecto en el menor tiempo posible.
03. El mantenimiento preventivo normalmente es programado con la finalidad de minimizar los
efectos de las tareas de mantenimiento correctivo. Esta actividad debe programarse en
períodos cortos, debiendo llevarse una estadística de los problemas para ajustar lo mejor
posible el mantenimiento preventivo.
04. Para implementar las tareas de mantenimiento deben observarse tres factores: a) debe existir
una periodicidad (semanal, quincenal o mensual) de limpieza de la sala de máquinas y demás
equipos que requieren mantenimiento preventivo; b) el acceso inmediato al mantenimiento
correctivo; y, c) la protección de los dispositivos de almacenamiento.
05. Corresponde a la dirección de la entidad establecer en coordinasen con el área de informática,
las políticas sobre mantenimiento de los equipos de computación, debido a que una apropiada
implementación asegura el funcionamiento general y rendimiento de los mismos.

500-05 SEGURIDAD DE PROGRAMAS, DE DATOS Y EQUIPOS DE COMPUTO
Deben establecerse mecanismos de seguridad en los programas y datos del
sistema para proteger la información procesa da por la entidad, garantiza ndo su
integridad y exactitud, así como respecto de los equipos de computación.
Comentarios:
01. El Sistema de Información debe estar protegido desde el desarrollo de los sistemas(software),
hasta la instalación de los equipos(hardware); clasificándose la seguridad en estos casos en
lógica y física, respectivamente.
02. Se denomina seguridad lógica a los mecanismos relacionados con la protección del sistema, su
implementación y operatividad. Los requisitos de control más importante son: a) restricciones
de acceso a los archivos y programas para los programadores, analistas u operadores; b) claves
acceso (password) por usuario para no violar la confidencialidad de la información; c) elaborar
copias de respaldo de los datos procesados en forma diaria, semanal o mensual (backups), y
descentralizada para evitar pérdida de la información; d) desarrollar un sistemas de seguridad
como software de control de todas las actividades; y, e) mantener programas antivirus
actualizados para evitar el deterioro de la información, según la vulnerabilidad del sistema.
03. La seguridad física de equipos, tiene como propósito evitar las interrupciones prolongadas del
servicio de procesamiento de datos, debido a desperfectos en los equipos, accidentes, incendios
y toda serie de circunstancias que haga peligrar el funcionamiento del sistema. Esta puede
establecerse mediante la asignación de personal de vigilancia, disposición de alarmas,
extinguidores y demás dispositivos que eviten cualquier contingencia y, la adquisición de
equipos que protejan al computador principal de la ausencia de energía eléctrica.
04. Corresponde a la Oficina de Informática, en coordinasen con la administración de la entidad
establecer los mecanismos de seguridad de los programas y datos del sistema, que permitan
asegurar la integridad, exactitud y acceso a las informaciones que se procesan internamente.

500-06 PLAN DE CONTINGENCIAS
El Área de Informática debe elaborar el Plan de Contingencias de la entidad que
establezca los procedimientos a utilizarse para evitar interrupciones en la
operación del sistema de cómputo.
Comentarios:
01. El plan de contingencias es un documento de carácter confidencial que describe los
procedimientos que debe seguir la Oficina de Informática para actuar en caso de una
emergencia que interrumpa la operatividad del sistema de cómputo. La aplicación del plan
permite operar en un nivel aceptable cuando las facilidades de procesamiento de información
no están disponibles.
02. Se debe considerar todos los puntos por separado y en forma integral como sistema. La
documentación estará en todo momento tan actualizada como sea posible, ya que en mucha
ocasiones no se incorporan las últimas modificaciones. Además, debe evaluarse la posibilidad
de suscribir convenio con otra institución que tenga un configuración informática similar a la
propia entidad para utilizarla en caso de desastre total.
03. La puesta en funcionamiento del plan debe efectuarse sobre la base de que la emergencia existe
y tienen que utilizarse respaldos posiblemente de otras instituciones. Los supuestos que se
utilicen para la simulación deben referirse a los hechos que ocurrirían en caso de una
emergencia real, tomando en cuenta todos sus detalles.
04. El plan de contingencias aprobado, se distribuye entre el personal responsable de su operación,
aún cuando por precaución conviene guardar una copia del documento fuera del área de
informática. Las revisiones del plan deben realizarse cuando se haya efectuado algún cambio en
la configuración de los equipos.
05. Corresponde al Área de Informática elaborar, mantener y actualizar el Plan de Contingencias, a
fin de asegurar el funcionamiento de los sistemas de información que requiere la entidad para el
desarrollo de sus actividades.

500-07 APLICACIÓN DE TÉCNICAS DE INTRANET
La implementación de las técnicas de INTRANET dentro de las entidades debe
efectuarse con el objeto de fortalecer el control interno e incrementar la
eficiencia de las comunicaciones internas, previa evaluación del costo-beneficio
que reportaría su aplicación.
Comentarios:
01. Intranet es un sitio lógico privado o un conjunto de sitios configurados para uso exclusivo de
una organización. Mientras Internet conecta al usuario con millones de personas en el mundo,
Intranet constituye una versión cerrada que sólo conecta al usuario con computadoras
previamente seleccionadas. A diferencia de Internet en donde la información circula
públicamente, Intranet se encarga de mantener los derechos de propiedad privada y permite
establecer niveles de seguridad para información específica que es compartida entre múltiples
usuarios dentro de una entidad.
02. Compartir información importante entre empleados, no sólo brinda la posibilidad de aprender
de los errores y éxitos de los demás, sino que permite construir rápidamente una base de
conocimientos capaz de ayudar al crecimiento de la entidad y además brinda adecuadas
medidas de control entre distintas dependencias.
03. Dentro de las pautas más importantes para iniciar un Intranet puede referirse: a) instalación del
protocolo de comunicaciones TCP/IP; b) escoger un servidor comercial que ofrezca
funcionalidades de empaquetado, seguridad y enlaces a la base de datos corporativa; c)
organización de la información mediante reuniones con los ejecutivos de más alto rango,
determinando que información estará en Intranet; d) familiarizarse con el software de
manipulación de la información que es utilizada en Internet; y e) conectarse a una base de
datos, con la finalidad de organizar mejor la documentación existente en el Servidor Web.
04. Corresponde a la dirección de la entidad promover la implementación de Intranet, previa
evaluación del costo/beneficio que reportaría para su organización su puesta en
funcionamiento. Ello es importante considerar por las ventajas que se derivan de su
implementación, tales como: acceso a las operaciones procesadas en forma automática, mayor
seguridad sobre las informaciones y minimización de los costos administrativos del papel
asociados con la producción y distribución de información interna, revisiones internas
permanentes, etc.
05. Esta norma de control interno es aplicable a entidades grandes que cuentan con centro de
informática y un importante volumen de operaciones.

500-08 GESTIÓN ÓPTIMA DE SOFTWARE ADQUIRIDO A MEDIDA POR
ENTIDADES PUBLICAS
Debe establecerse políticas sobre el software a medida adquirido por las
entidades, a fin de que los derechos de propiedad se registren a nombre del
Estado.
Comentarios:
01. Para la ejecución de actividades y operaciones, generalmente, las entidades contratan los
servicios de terceros para el desarrollo e implementación de aplicaciones computarizadas, por
cuyo motivo cuando una entidad pública adquiere software a la medida los derechos de
propiedad le corresponden a ésta.
02. A fin de cautelar que el software adquirido por una entidad pública no pueda ser re-utilizado
indebidamente por el proveedor original, la dirección debe establecer las políticas que permitan
registrar los derechos de propiedad a nombre del Estado.
03. Es conveniente que la dirección de la entidad, programa o proyecto apruebe los
procedimientos que permitan compartir entre las distintas entidades públicas, la utilización del
software adquirido a medida para sus actividades, con el objeto de que el Estado no incurra en
mayores costos por la adquisición repetitiva de aplicaciones computarizadas.

EL ÁREA DE OBRAS PUBLICAS
Como parte de la acción del gobierno se realizan inversiones significativas de recursos financieros, enobras de diversos sectores de la actividad nacional, ya sea directamente o a través de contratistas. Sedenomina obra pública a la construcción o trabajo que requiere dirección técnica en la utilización demano de obra, materiales y equipos, e incluye todos los elementos o alguno de ellos, que efectúen enforma directa o indirecta una entidad del Estado, con la finalidad de servir al público.Ello implica la construcción o rehabilitación, por ejemplo de carreteras, puentes, centrales de energía,locales escolares y de salud, así como otras obras de infraestructura. Por esta razón, los controlesinternos que adopten las entidades públicas deben estar dirigidos, entre otros, a los aspectos deejecución, mantenimiento y liquidación de obras públicas.Estas normas complementan las disposiciones vigentes relacionadas con la contratación, ejecución ymantenimiento de obras públicas y, además se encuentran orientadas a mejorar el control interno,propendiendo a una eficiente administración de los recursos destinados a los proyectos de inversiónpública.
CONTENIDO
600-01 Del expediente técnico.
600-02 Contenido de las Especificaciones Técnicas
600-03 Sustentación de metrados.
600-04 Absolución de consultas u observaciones sobre documentos que conforman
el Expediente Técnico de la Licitación.
600-05 Detalle de los anexos del contrato.
600-06 Modificaciones y subsanación de errores u omisiones en el expediente
técnico.
600-07 Aplicación de controles de calidad en obras y reportes.
600-08 Oportunidad en el procesamiento de presupuestos adicionales de obras.
600-09 Sustentación de presupuestos adicionales en contratos a precios unitarios.
600-10 Sustentación de presupuestos adicionales, en contrato de precios suma
alzada.
600-11 Las resoluciones aprobatorias de presupuestos adicionales deben precisar
la causal.
600-12 Aprobación de reducciones de obras.
600-13 Cumplimiento del plazo contractual.
600-14 Elaboración de metrados post-construcción.
600-15 Participación de los miembros designados para la recepción de obra.
600-16 Registro de garantías en la etapa de operación y mantenimiento.
600-17 Mantenimiento de las obras.

600-01 DEL EXPEDIENTE TÉCNICO
El expediente técnico antes de ser aprobado por la entidad licitante, debe estar
visado en todas sus páginas por los profesionales responsables de su elaboración y
por el área especializada responsable de su revisión.
Comentario:
01. El expediente técnico es el instrumento elaborado por la entidad licitante para los fines de
contratación de una obra pública. Comprende, entre otros: memoria descriptiva, planos,
especificaciones técnicas, El expediente metrados, precios unitarios y presupuesto, estudios de
suelos y fórmulas polinómicas ,y proforma de contrato.
En los casos en que las Entidades, ejecuten periódicamente obras de características similares,
corresponde la elaboración de especificaciones técnicas generales y proformas de contrato
tipo, de acuerdo a las normas técnicas aplicables a la obra, y la experiencia lograda sobre el
particular, que sirvan de base uniforme, en el desarrollo de expedientes técnicos específicos,
por el consultor.
02. En el expediente técnico se define el objeto, costo, plazo y demás condiciones de la obra por
ejecutar, por lo que su elaboración debe contar con el respaldo técnico necesario, verificando
que corresponda a la naturaleza y condiciones especiales de la obra.
03. El consultor de la Norma debe estar a cargo del aréa especializada de la entidad licitante que lo
revista, suscrscribirán todas las páginas del referido expediente técnico, en señal de
conformidad y responsabilidad respecto a su calidad técnica e integridad física.
04. La implementación de la Norma debe estar a cargo del área especializada de la entidad
licitante.

600-02 CONTENIDOS DE LAS ESPECIFICACIONES TECNIC AS
Las especificaciones Técnicas deben elaborarse por cada partida, que conforman el
presupuesto de obra, definiendo a la naturaleza de los trabajos, procedimiento
constructivo y formas de pago.
Comentario:
01. Las especificaciones técnicas de una obra constituyen las reglas que definen las prestaciones
específicas del contrato de obra; esto es, descripción de los trabajos, método de construcción,
calidad de los materiales, sistemas de control de calidad, métodos de medición y condiciones de
pago, requeridos en la ejecución de la obra.
02. Por tanto, cada una de las partidas que conforman el presupuesto de obra deben contener sus
respectivas especificaciones técnicas, detallando las reglas que definen las prestaciones,
señaladas en el numeral 01.
03. La implementación de esta Norma es de competencia del Consultor, debiendo la Entidad
cautelar que en los contratos de consultoría que celebre, se incluya dicha obligación.

600-03 SUSTENTACIÓN DE METRADOS
Los metrados del expediente té cnico deben estar sustentados por cada partida,
con la planilla respectiva y con los gráficos y/o croquis explicativos que el caso
requiera.
Comentarios :
01. Los metrados constituyen la expresión cuantificada de los trabajos de construcción que se han
programado ejecutar en un plazo determinado. Estos determinan el costo del presupuesto base,
por cuanto representan el volumen de trabajo por cada partida. La preparación de los metrados
de los presupuestos base de licitaciones y concurso de precios de obras, deben sujetarse a la
normativa sobre la materia.
03. Una adecuada sustentación de los metrados, reduce los errores y omisiones que pudiera
incurrirse en la presentación de las partidas conformantes del Presupuesto Base, por cuanto
éstos son utilizados por el postor para establecer el monto de su oferta, cualquiera que sea el
Sistema de Licitación que elija la entidad licitante.
04. La implementación de esta Norma debe ser responsabilidad del Consultor, debiendo la Entidad
Licitante cautelar que en los contratos de consultoría que celebre, se incluya dicha obligación.

600-04 SOLUCION DE CONSULTAS U OBSERVACIONES SOBRE
DOCUMENTOS QUE CONFORMAN EN EL EXPEDIENTE TECNICO
DE LA LICITACION
La Entidad Licitante deberá absolver las consultas o cualquier observación que se
hiciera sobre los documentos que conforman el expediente técnico de las licitación,
debidamente fundamentados, de manera que permita a los postores clasificar
concretamente las interrogantes que mot ivaron su intervención
01. En la ejecución de las obras, con frecuencia se presentan controversias , debido a que la etapa
del proceso licitario, las consultas u observaciones que formulan los postores no son absueltas
con la presición y fundamentación necesaria que le permita entender, el contenido y las alcance
de los documentos que conforman el Expediente Técnico.
02. Consecuentemente, es necesario que la absolución de las consultas u observaciones, se
formulen en forma clara, precisa, con la fundamentación pertinente que las justifique; las que
deben ser puestas en conocimiento de todos los postores.
03. La implementación de la norma debe estar a cargo de los funcionarios encargados del proceso
de licitación de la Entidad.

600-05 DETALLE DE LOS ANEXOS DEL CONTRATO
Los anexos que forman parte integrante de los contratos de obras deben ser
identificados individualmente y numeradaos en forma correlativa.
Comentarios:
01. Los anexos del contrato complementan el objeto, costo, plazo y demás condiciones y
carcaterísticas de la obra por ejecutar. Dentro de los principales anexos pueden indicarse: el
expediente técnico, consultas absueltas en el proceso de la licitación, acta de otorgamineto de la
buena pro definitiva, oferta del postor ganador, además de los documentos que exigen las
normas sobre obras públicas y otros que establezca la identidad licitante, de acuerdo a la
naturaleza de la obra.
02. En los casos de presentarse algunas divergencias , para los fines los alcances del contrato, y
para una correcta dirección y supervisión de las obras, es necesario disponer de los anexos, por
cuando regulan las obligaciones de las partes contratantes; cuya pérdida o extravío podría
generar mayores costos a la entidad contratante al no disponer de la informacción técnica
correspondiente.
03. La implementación de esta Norma debe de estar a cargo del área que formula el expediente
técnico, en cuya proforma de contrato debe incluirse la relación de anexos, su identificación
individual y la numeración correlativa pertinente.

600-06 MODIFICACIONES Y SUBSANANCION DE ERRORES U
OMISIONES EN EL EXPEDIENTE TECNICO
Las modificaciones sustanciales y la subsanación de errores y omisiones en el
Expediente Técnico, durante la ejecucicón de la obra, deben contar con la
opinión del Proyectista.
Comentario:
01. Las modificaciones sustanciales de la obra por la entidad, así como los errores u omisiones en
el expediente técnico tienen incidencia en el cumplimiento de las metas físicas establecidas en
el contrato y, podrían generar mayores costos o eventualmente, daños y perjucios a la entidad
contratante.
02. En los expuestos señalados precedentemente , resulta necesario que el proyectista intervenga
para clarar y opinar sobre la situación presentada , a fin que la entidad contratante puede
adoptar las medidas que le caso requiera y dilucir, de ser el caso, las responsabilidades
emergentes, del consultor y/o del jefe de la obra o proyecto.
03. La implementación de esta Norma es competencia de la entidad contratante.

600-07 APLICACIÓN DE CONTROLES DE CALIDAD EN OBRAS Y
REPORTES.
Las entidades contratantes deben cautelar que en las obras en ejecución se
apliquen controles de calidad acordes con la naturaleza del contrato, cuyos
resultados serán consignados en un informe especial que debe emitir la
supervisión, en cada valorización de obra tramitada.
Comentario:
01. Los controles de calidad son pruebas técnicas que garantizan la correcta utilización de los
insumos requeridos para la ejecución de las partidas materia de control y el cumplimiento de las
especificaciones técnicas establecidas en el contrato; para cuyo efecto , utilizarán formatos
prediseñados según la naturaleza de las pruebas técnicas efectuadas, las mismas que deben
mantenerse registradas y archivadas, como parte de los antecedentes de la obra.
02. El cumplimiento de los planos, especificaciones técnicas y demás normas aplicables a la obra,
requieren de un eficiente y oportuno control de calidad.
03. Es imprescindible que la supervisión informe a la entidad contratante, el modo y forma como se
viene cumpliendo este rubro, consignando en un informe especial todos los datos de los
controles efectuados en la obra, de manera que se asegure la buena calidad de los trabajos
contratados.
04. Los detalles, periodicidad, resultados, y otros datos de los controles de calidad que efectúe el
contratista en aplicación del contrato, deben merecer un informe periódico por parte del
supervisor de la obra, dejándose constancia en el cuaderno de obra del tipo de controles de
calidad efectuados.
05. La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del supervisor de la obra, debiendo
la entidad contratante cautelar que en los contratos de supervisión que celebre, se incluya dicha
obligación.

600-08 OPORTUNIDAD EN EL PROCESAMIENTO DE PRESUPUESTOS
ADICIONALES
Los presupuestos adicionales que se generen en la ejecución de la obra serán
procesados y aprobados con la prontitud del caso, bajo responsabilidad de los
funcionarios a cargo de la ejecución de la obra.
Comentarios:
01. Cuando se determine la necesidad de procesar un presupuesto adicional, debe registrarse este
hecho en el cuaderno de obra, correspondiendo al inspector formular el Expediente Técnico
pertinente, incluyendo un informe que susternete el origen de cada uno de las partidas que
conforman el presupuesto adicional, documento que elevará la Entidad para su aprobación
mediante acto administrativo formal.
02. Corresponde a la entidad velar por que todo este proceso, se efectué en un plazo razonable de
manera que no incida en mayores costos. En los casos que sea necesario la autorización previsa
de la CGR, debe formularse la solicitud correspondiente, dentro de un plazo de 30 días
naturales a partir de la recepción del informe del Inspector por la Entidad.
03. La autorización de los presupuestos adicionales de obra, compete a la máxima autoridad de la
Entidad , y de producirse la delegación de tal función, ello no exime de su responsabilidad por
la supervisión .
04. La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del supervisor de la obra, debiendo
la entidad licitante cautelar que en los contratos de supervisión que celebre, se incluya dicha
obligación.

600-09 SUSTENTACIÓN DE PRESUPUESTOS ADICIONALES, EN CONTRATOS
A PRECIOS UNITARIOS GENERADOS POR MAYORES METRADOS
En los presupuestos adicionales de los contratos a precios unitarios debe
sustentarse el metrado total de cada partida con la planilla respectiva adjuntando
el sustento técnico del caso.
Comentario:
01. El presupuesto adicional que involucra partidas contratuales, en este sistema de contratación ,
se determina por diferencia entre los metrados totales necesarios para cumplir con la meta
prevista y los metrados contratados.
02. Independientemente de la determinación de la causal que genere el presupuesto adicional es
necesario que los mayores metrados y/o partidas nuevas tengan el sustento respectivo.
03. Los metrados constituyen la base para determinar el importe del presupuesto adicional, siendo
por lo tanto imprescindible sustentar el metrado total de cada partida con la información
pertinente.
04. La planilla de metrados deberá ir acompañada de los croquis y/o diagramas que permitan su
identificación, así como las hojas de cálculo que corresponda, para una mayor explicación.
05. La implementación de esta norma es competencia del inspector y funcionario a cargo de la
ejecución de la obra, debiendo la entidad Licitante cautelar que en los contratos de supervisión
que celebre, se incluya dicha obligación.

600-10 SUSTENTACIÓN DE PRESUPUESTOS ADICIONALES, EN CONTRATOS A
SUMA ALZADA.
Cuando se presente presupue stos adicionales por modificaciones en los planos
y/o especificaciones técnicas de la obra en un contrato a suma alzada, debe
demostrarse fehacientemente haberse producido esta situación, así como
acreditar que tales modificaciones generan mayores costos a los pactados para la
obra.
Comentario:
01. Los contratos celebrados bajo el Sistema de Suma Alzada están definidos por los planos y
especificaciones técnicas, siendo los membretados de obras, referenciales.
02. En consecuencia, sólo en caso de produrcirse modificaciones en los planos y especificaciones
técnicas, puede generarse un presupuesto adicional, siempre que sea necesario para cumplir con
la meta prevista.
03. Corresponde al inspector de la obra demostrar objetivamente la modificación introducida en los
planos y/o especificaciones técnicas, señalando así mismo las razones de tales modificaciones.
04. La implementación de esta norma debe es competencia del inspector y del funcionario a cargo
de la ejecución de la obra, debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de
supervisión que celebre, se incluya dicha obligación.

600-11 LAS RESOLUCIONES APROBATORIAS DE PRESUPUESTOS
ADICIONALES DEBEN PRECISAR LA CAUSAL.
Las resoluciones que emita la entidad contrata nte aprobando determinado
presupuesto adicional, deben precisar en sus considerandos la causal que genera
dicho adicional.
Comentario:
01. El procedimiento para la aprobación de presupuestos adicionales de obras en las entidades,
exige la expedición de la resolución aprobatoria correspondiente. Los presupuestos adicionales
de obra deben formularse, en forma independiente de las reducciones y/o supresiones de obra
que apruebe la entidad ejecutora.
02. La identificación de la causal que motiva el presupuesto adicional es de vital importancia para
establecer, de acuerdo a su naturaleza, las acciones que debe adoptar la Unidad Ejecutora,
respecto al origen de ésta, así como determinar su interrelación con las otras partidas de la obra
en ejecución.
03. Por esta razón, resulta conveniente que en los considerandos de la resoluciones administrativas
que emita la entidad, se incluya expresamente la causal que genera la ejecución del presupuesto
adicional de obra.
04. De presentarse algunos hechos que podrían generar responsabilidad, la unidad ejecutora, debe
solicitar las explicaciones del caso a quien corresponda, sin que ello constituya una razón para
detener el trámite del expediente sobre el presupuesto adicional, a fin de no afectar el plazo de
ejecución de la obra.
05. Corresponde a la entidad contratante implementar lo dispuesto en la presente norma.

600-12 APROBACIÓN DE REDUCCIONES DE OBRA.
Toda reducción de obra debe ser aprobada mediante Resolución de la entidad
contratante, previa sustentación con los informes técnicos y Legales que el caso
requiera.
Comentario:
01. Las reducciones de obra representan una disminución del contrato principal, por lo que
requieren ser aprobados por el mismo nivel de aprobación del referido contrato.
02. La emisión de la Resolución aprobatoria de las reducciones de obra, permiten definir los
metrados de los trabajos realmente ejecutados, en base a los cuales se formula la liquidación
del contrato.
03. Los presupuestos no utilizados por la reducción de obra, no deben ser materia de
compensación, para la generación de mayores costos en otras partidas.
04. La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del supervisor de la obra y de la
entidad contratante.

600-13 CUMPLIMIENTO DEL PLAZO CONTRACTUAL.
Todo contrato de obra será objeto de un control estricto del cumplimiento del
plazo contractual, incluyendo los plazos parciales, en base a los diagramas CPM -
PERT, o similares.
Comentario:
01. El plazo contractual, es un parámetro que delimita los alcances del contrato, siendo por lo tanto
necesario cautelar su estricto cumplimiento.
El plazo contractual debe reflejarse en el calendario de avance, formulado en base a los
diagramas CPM, PERT o similares por días calendario, precisándose por cada una de las
partidas por ejecutar, día de inicio y término.
02. El inspector, como representante directo en obra de la Entidad, debe verificar el cumplimiento
del calendario de avance, dentro del marco de las condiciones contractuales establecidas.
03. Consecuentemente debe alertarse a la entidad contratante con la prontitud del caso, las
desviaciones que se presenten para que se adopten las medidas correctivas oportunas.
04. La implementación de esta norma es competencia del inspector de la obra y el funcionario a
cargo de su ejecución, debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de
supervisión que celebre, se incluya dicha obligación.

600-14 ELABORACIÓN DE METRADOS DE POST - CONSTRU CCIÓN.
El inspector de la obra, elaborará los metrados de post - construcción, de
acuerdo a los trabajos realmente ejecutados, los que se tendrán en cuenta al
momento de la recepción de la obra, previa conformidad por parte del
contratista.
Comentario:
01. Los metrados de postconstrucción representan los trabajos realmente ejecutados por el
contratista, en sus diferentes partidas materia del contrato.
02. Los metrados de postconstrucción deben formar parte del acta de recepción de obra, por
cuanto complementan los planos de postconstrucción. Por lo tanto, deben plasmarse los
resultados en un cuadro explicativo en que consten los metrados contractuales, los
presupuestos adicionales de obras, reducciones y los realmente ejecutados por cada partida.
03. La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del ingeniero supervisor de la obra,
debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de supervisión que celebre, se
incluya dicha obligación.

600-15 PARTICIPACIÓN DE LOS MIEMBROS DESIGNADOS PARA LA
RECEPCIÓN DE OBRA.
Los miembros de la comisión designada para la recepción de obra, deben
participar directamente en el acto de recepción, bajo responsabilidad, a fin de
formular las observaciones que hubiere durante el desarrollo de dicho evento.
Comentarios:
01. La recepción de obra es un acto por la que se da conformidad a los trabajos ejecutados por el
contratista, firmándose en señal de aceptación, el acta respectiva; a partir de la cual la entidad
contratante asume la administración y operación de todas las instalaciones.
02. En algunos casos, determinados miembros designan a su representante para que se apersone al
acto de recepción de la obra, el que se limita a tomar nota e informar a su representada, que
posteriormente hace llegar sus observaciones, con lo que se desnaturaliza dicho acto, por
cuanto las observaciones encontradas debieron formularse en el momento de la recepción de
obra. Por ello, el desempeño de las funciones de los miembros de la comisión de recepción de
obra debe ser personal e intransferible.
03. Siendo el acto de recepción la ocasión en que se acepta o no los trabajos ejecutados por el
contratista, es obligación de los miembros participar personalmente en tal evento, por las
responsabilidades que asumen frente a la entidad contratante.
04. Corresponde a la comisión de recepción designada por la entidad contratante la aplicación de
esta norma bajo responsabilidad.

600-16 REGISTRO DE GARANTÍAS EN LA ETAPA D E OPERACIÓN Y
MANTENIMIENTO
La unidad orgánica de la entidad que tiene a su cargo la operación y
mantenimiento de la obra, debe aperturar un Registro de las garantías que se
encuentren vigentes en esta etapa, a fin de asegurar su aplicación en los casos
que sean necesarios.
Comentario:
01. Durante la etapa de construcción, se exige en los casos de obras con equipamiento, una
garantía de los equipos por un período determinado, garantía que debe ser de conocimiento de
la unidad que tiene a su cargo la operación y mantenimiento.
02. De igual manera, existen obras en que los contratistas se comprometen a efectuar el
mantenimiento de ellas, por un período determinado, y cuyo costo está incluido en el contrato
de construcción.
03. Es importante mantener un registro de las garantías aplicables en la etapa de operación y
mantenimiento, tanto por concepto del equipamiento como por las obras civiles ejecutadas.
04. La implementación de esta norma corresponde a la Unidad de la entidad contratante
responsable de la operación y mantenimiento de la obra.

600-17 MANTENIMIENTO DE LAS OBRAS.
Las Entidades están obligadas a mantener eficientemente las obras públicas que
están a su cargo.
Comentario:
01. Para garantizar el funcionamiento y el buen estado de las obras públicas, las Entidades
programarán y presupuestarán los trabajos necesarios para su adecuado mantenimiento, de
acuerdo con las especificaciones técnicas respectivas elaboradas por la Entidad.
02. Corresponde implementar esta norma a la Entidad responsable de la operación y mantenimiento
de la obra.

GLOSARIO
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL: se refieren a las acciones que realiza la gerencia y
otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son importantes
porque en si mismas implican la forma "correcta" de hacer las cosas, así como también porque el
dictado de políticas y procedimientos y la evaluación de su cumplimiento, constituyen el medio más
idóneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad.
AMBIENTE DE CONTROL : se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie
las tareas de las personas con respecto al control de sus actividades.
ACTIVIDADES. Conjunto de acciones necesarias para mantener en forma permanente y continua la
operatividad de las actividades de gobierno. Las actividades forman parte de un programa
presupuestal.
ADQUISICIÓN ECONÓMICA : implica, adquirir los bienes y/o servicios, en calidad y cantidad
apropiada, y al menor costo posible.
ALMACENAMIENTO: es el conjunto de actividades orientadas a la ubicación temporal de los
bienes en un espacio físico establecido, con el objeto de ser custodiados, en tanto sean trasladados a las
dependencias que los soliciten.
AUTORIZACIÓN: es la forma de asegurar que sólo se efectúan operaciones y actos administrativos
válidos, y de acuerdo con lo previsto por la dirección.
BAJA DE BIENES: es un proceso que consiste en retirar todos aquellos bienes de activo fijo, que han
perdido la posibilidad de ser utilizados en la entidad, por haber sido expuestos a acciones de diferente
naturaleza.(obsolescencia, deterioro, pérdida o destrucción).
CALENDARIO DE COMPROMISO : Constituye la autorización máxima que efectúa la Dirección
Nacional del Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finnazas para la ejecución del
presupuesto de una Entidad Ejecutora, el mismo que se sujeta a la disponibilidad de los recursos
públicos.
CALENDARIO DE AVANCE DE OBRA : Documento en el que consta la programación mensual
valorizada en la ejecución de la obra contratada.

CONTROL INTERNO: es un proceso continuo realizado por la dirección y gerencia y, otros
empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a sí están lográndose los
objetivos de control interno siguientes:
• promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios que debe
brindar cada entidad pública;
• proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal;
• cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,
CLASIFICACIÓN DE CARGOS : es el proceso de ordenamiento de los cargos que requiere la
entidad, basado en el análisis técnico de sus deberes y responsabilidades y en los requisitos mínimos
exigidos para su eficiente desempeño.
CONTROL PREVIO: es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de
dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos
financieros, materiales, físicos y humanos.
COMPROMISO: Es un acto emanado de autoridad competente que afecta total o parcialmente las
asignaciones presupuestarias autorizadas por el calendario de compromiso, para el pago de
obligaciones contraídas. Debe afectarse al correspondiente elemento de gasto, reduciendo su importe
del saldo disponible de la asignación presupuestaria mediante documento oficial.
COMUNICACIÓN: implica proporcionar un apropiado entendimiento sobre los roles y
responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la información financiera dentro de
una entidad.
CONCILIACIÓN BANCARIA : es la contrastación de los movimientos del libro bancos de la
entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una fecha determinada, para verificar su
conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado.
CONTROLES DE CALIDAD EN OBRA : son pruebas técnicas que garantizan la correcta
utilización de los insumos requeridos para la ejecución de las partidas materia de control y el
cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas en el contrato.
DESEMBOLSO: es el monto que el acreedor remesa total o parcialmente a la entidad ejecutora del
proyecto durante el período de ejecución del préstamo financiado por un Organismo Internacional y
va a constituirse en un pasivo para el prestatario.

DILIGENCIA: cumplimiento del deber, en forma oportuna y cuidadosa, observando las normas
técnicas y éticas que regulan el accionar público.
DISCIPLINA: es la actitud individual o de grupo que asegura una pronta y estricta obediencia a las
reglas o disposiciones. Implica, un "control organizado de si mismo". Debe ser aplicado por los
directivos y los subordinados.
ECONOMÍA: en su sentido amplio significa, administración recta y prudente de los escasos recursos.
Se relaciona con la adquisición de bienes y/o servicios al costo mínimo posible, en condiciones de
calidad y precio razonable.
EFECTIVIDAD: tiene relación directa con el logro de los objetivos y metas programados por una
entidad o proyecto.
EFICIENCIA: rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario
ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO : constituye el conjunto de planes, métodos,
procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer
seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno.
ÉTICA: está constituida por valores morales que permiten a la persona adoptar decisiones y
determinar un comportamiento apropiado, esos valores deben estar basados en lo que es "correcto",
lo cual puede ir más allá de lo que es "legal".
EVALUACIÓN DEL RIESGO: el riesgo se define como la probabilidad de que un evento o acción
afecte adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los
riesgos relacionados con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los
objetivos del control interno en la entidad.
EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA : es una herramienta importante para la gestión
gubernamental, por cuanto determina sus resultados en base al análisis y medición de los avances
físicos y financieros obtenidos.
EXPEDIENTE TÉCNICO : conjunto de documentos requeridos oficialmente para definir una
determinada obra pública. Comprende, entre otros: memoria descriptiva, planos, especificaciones
técnicas, metrados, precios unitarios y presupuesto, estudios de suelos y fórmulas polinómicas,
proforma de contrato y bases de licitación según el caso.
FUNCIÓN PRESUPUESTAL: Es una categoría presupuestal que corresponde al nivel máximo de
agregación de las acciones de gobierno, para el cumplimiento de sus fines.
INTEGRIDAD: es una calidad de la persona que mantiene principios morales sólidos, rectitud,
honestidad, sinceridad y el deseo de hacer lo correcto, así como profesar y vivir en un marco de
valores.

ENTRANTE: es un sitio privado o un conjunto de sitios configurados para uso exclusivo de una sola
organización; constituye una versión cerrada que sólo conecta al usuario con computadoras
previamente seleccionadas. Mantiene los derechos de propiedad privada y permite establecer niveles de
seguridad para información específica que es compartida entre múltiples usuarios dentro de una
entidad.
HONESTIDAD: valor que implica no subordinar el servicio que se presta, a la utilidad o ventaja
personal.
MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS : es el conjunto de acciones que adopta la
administración en forma preventiva, para garantizar el funcionamiento normal, y/o prolongar la vida
útil de los mismo.
MARCO LEGAL DEL PRESUPUESTO : es un reporte que permite visualizar en conjunto el
comportamiento del presupuesto autorizado desde su aprobación inicial por la Ley Anual de
Presupuesto, hasta su situación final, luego de las modificaciones efectuadas durante el ejercicio,
(créditos suplementarios; habilitaciones y transferencias; créditos y anulaciones).
METRADOS: constituyen la expresión cuantificada de los trabajos de construcción que se han
programado ejecutar en un plazo determinado. Estos determinan el costo del Presupuesto Base, por
cuanto representan el volumen de trabajo por cada partida.
MONITOREO: representa el proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo y permite
al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Se
orienta a la identificación de controles débiles, insuficientes o innecesarios y, promueve su
reforzamiento.
MORAL: es el conjunto de valores o principios que se asume como modelos ideales de
comportamiento. Se fortalece la moral en una entidad, cuando el personal ha sido adecuadamente
seleccionado y ubicado.
ORGANIZACIÓN: Es la estructura formalizada en donde se identifican y clasifican las actividades de
la entidad, los cargos con autoridad, las medidas de coordinasen horizontal y vertical y, la
departamentalización correspondiente.
ORDEN: es la adecuada disposición y ubicación de los recursos y personal, al interior de la entidad,
orientadas a evitar perdida de tiempo y materiales.
OUTSOURCING O TERCERIZACION : constituye un mecanismo que implica la contratación de
firmas privadas para que realicen actividades de gestión en las entidades, que no son estratégicas.
PAGO: Comprende la etapa final de la ejecución del gasto en el cual el monto devengado se cancela
total o parcialmente, debido formalizarse del documento oficial correspondiente.

PLAN DE CONTINGENCIAS : es un documento de carácter confidencial que describe los
procedimientos que debe seguir la Oficina e Informática para actuar en caso de una emergencia que
interrumpa la operatividad del sistema de cómputo.
PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN : es una herramienta de gestión que establece las
necesidades de información de la entidad. Tiene el propósito de prever el desarrollo de los recursos
físicos y lógicos con un horizonte temporal determinado, de manera que contribuya efectivamente con
los objetivos de la entidad.
PLIEGO PRESUPUESTAL: es la entidad del sector público a la que se aprueba una asignación en el
presupuesto anual. Puede tener a su cargo una o varias entidades ejecutoras.
PRESUPUESTO ADICIONAL DE OBRA : es presupueasto adicional de la obra el mayor costo
originado por la ejecución de trabajos complementarios y mayores metrados no considerados en las
bases de licitación o en el contrato respectivo, y que son necesarios para cumplir con la meta prevista
en la obra principal.
PROGRAMACIÓN FINANCIERA : comprende un conjunto de acciones relacionadas con la
previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es
optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos
programáticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención.
PROGRAMA PRESUPUESTAL: Es el nivel desagregado de la función que refleja acciones
interdependientes con la finalidad de alcanzar objetivos y metas finales. Sirve de enlace entre la
programación de largo y mediano plazo, con el presupuesto anual. Cada programa contempla objetivos
típicos y atípicos para la realización de la función a la que sirve.
PROYECTO: Conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, que debe resultar en un producto final
(metas presupuestarias) orientado a la expansión de la acción de gobierno.
RECEPCIÓN DE OBRA: es un acto por la que se da conformidad a los trabajos ejecutados por el
contratista, de acuerdo con los planos y especificaciones técnicas y pruebas que sean necesarias para
comprobar el buen funcionamiento de las instalaciones y equipos, firmándose en señal de aceptación, el
Acta respectiva; a partir de la cual la entidad contratante asume la administración y operación de todas
las instalaciones.
RECTITUD: actos y decisiones de una persona, las cuales deben estar en armonía con los verdaderos
principios o la sana razón.
RESPONDABILIDAD: Derivada del inglés accountability, se entiende como el deber de los
funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los
fondos o bienes públicos a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado.

ROTACIÓN DE PERSONAL : es la acción regular dentro de períodos pre-establecidos, que
conlleva al desplazamiento del servidor a nuevos cargos, con el propósito de ampliar sus
conocimientos, disminuir errores y evitar la existencia de "personal indispensable".
SEGURIDAD: Es el conjunto de medidas técnicas, educacionales, médicas y psicológicas empleadas
para prevenir accidentes, eliminar las condiciones inseguras del ambiente, e instruir o convencer a las
personas, acerca de la necesidad de implantación de prácticas preventivas.
SERVICIO DE LA DEUDA: Gastos destinados al cumplimiento de obligaciones de endeudamiento
interno o externo. Es el monto que el deudor debe pagar para cubrir sus obligaciones contraídas en
virtud de un contrato de préstamo. El servicio de la deuda incluye la amortización del principal, los
intereses devengados y las comisiones.
SISTEMA DE INFORMACIÓN: está constituido por los métodos y procedimientos establecidos
para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una entidad. La calidad de la
información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas
que permitan controlar las actividades de la entidad.
SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA : comprende una base de datos
central y única, soportada por tecnología informática y telecomunicaciones, accesible para todos los
usuarios de las áreas de presupuesto, tesorería, crédito público y contabilidad gubernamental, en el
nivel central y en el nivel operativo y, para los administradores gubernamentales.
SUB-PROGRAMA: Desagregado del programa; representa objetivos parciales identificables dentro
del producto final de un programa.
TITULAR DE PLIEGO: es la más alta autoridad ejecutiva del pliego presupuestario.
TOMA DE INVENTARIO FÍSICO : es un proceso que consiste en verificar físicamente, la
existencia de los bienes con que cuenta la entidad, a una fecha dada; con el propósito de contrastar los
resultados obtenidos con la información contable.
TRANSPARENCIA : comprende la disposición de la entidad de divulgar información sobre las
actividades ejecutadas relacionadas con el cumplimiento de sus fines y, al mismo tiempo, la facultad
del público de acceder sin restricciones a tal información, para conocer y evaluar en su integridad, el
desempeño y la forma de conducción de la gestión gubernamental.
UNIDAD DE CAJA: principio que en el sistema de Tesorería implica la centralización de la
totalidad de los recursos financieros y ponerlos a disposición de la Tesorería de la entidad.
UNIDAD DE ALMACÉN: significa que todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar a
través de almacén, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiriera su ubicación directa en el
lugar o dependencia que lo solicita. Ello permitirá un control total de los bienes adquiridos.

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