Unidad de Administración Documentaria y Archivo
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El documento describe las funciones y actividades de la Unidad de Administración Documentaria y Archivo (UADA), incluyendo la recepción y registro de documentos, notificaciones, consentimientos, y digitalización. También detalla los procedimientos de trámite documentario utilizando el Sistema Integrado de Documentación y Trámite Minero (SIDEMCAT) y proporciona estadísticas sobre documentos procesados. Finalmente, brinda información sobre el archivo, atención al público y los órganos desconcentrados del INGEMMET.
![Publicación de Libre Denunciabilidad
Procedimiento previsto por el artículo 65° del T.U.O. de la Ley General de Minería,
aprobado por D.S. N° 014-92-EM, y artículo 106° del D.S. N° 03-94-EM, por el cual
se publica en el diario oficial El Peruano el nombre y código de los derechos
mineros que se extinguen para que sus áreas puedan solicitarse nuevamente a
partir de una fecha expresamente determinada.
Meses en que se efectúa la publicación de Libre Denunciabilidad
Mes de Publicación: Fecha de Formulación de nuevos petitorios:
Marzo 1er. día útil de Mayo
Junio 1er. día útil de Agosto
Setiembre 1er. día útil de Noviembre
Noviembre [1] 1er. Día útil de Enero / Febrero
La publicación de libre denunciabilidad de los derechos mineros declarados caducos por
[1]
resolución colectiva, se efectúa la última semana del mes siguiente de publicada la resolución
de caducidad. Estas áreas pueden solicitarse a partir del primer día hábil, luego de vencido el
mes inmediatamente posterior a su publicación de libre denunciabilidad.](https://image.slidesharecdn.com/unidaddeadministracindocumentariayarchivo-120418093845-phpapp01/85/Unidad-de-Administracion-Documentaria-y-Archivo-37-320.jpg)
Unidad de Administración Documentaria y Archivo
- 1. UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARIA Y ARCHIVO UADA Abog. Ana Tumialán Vlásica
- 2. TEMARIO: I.- TEORIA • DESCRIPCION DE PRINCIPALES FUNCIONES Y ACTIVIDADES • CONCEPTOS GENERALES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO II.- TALLER PRACTICO • RECEPCION Y REGISTRO DE ESCRITOS Y PETITORIOS • NOTIFICACIONES • CONSENTIMIENTOS • DIGITALIZACION
- 3. Unidad de Administración Documentaria y Archivo DIRECCIÓN UADA TRÁMITE NOTIFICACIONES Y ARCHIVO Y ATENCIÓN AL PETITORIOS DOCUMENTARIO CONSENTIMIENTOS DIGITALIZACIÓN PÚBLICO
- 4. Trámite Documentario El sistema de trámite documentario del procedimiento ordinario minero, está contenido en el SIDEMCAT, encontrándose mecanizada la recepción, registro y distribución de los documentos que se presentan en la Mesa de Partes. El SIDEMCAT es un software que permite acceder la información en tiempo real a nivel nacional (INGEMMET, Órganos Desconcentrados y los Gobiernos Regionales).
- 5. Trámite Documentario Para efectos de recepcionar petitorios mineros, escritos Tipo “T” y “D”, se usa el SIDEMCAT – Escritos Tipo “T”.- presentados por los titulares mineros y terceros interesados en el procedimiento minero de cada derecho minero, son anexados al expediente. – Escritos Tipo “D”.- para casos siguientes: a) Documento de carácter oficial, presentado por entidades públicas pronunciándose, opinando o proporcionando información sobre los trámites que siguen los derechos mineros ante el INGEMMET. Ej: oficios, cartas, informes, etc. Presentados SERNANP, Municipalidades, INC, MINEM y otras entidades, solicitud de acceso a la información. b) Documentos relacionados al pago del Derecho de Vigencia o Penalidad, como: Acreditación de pago, Certificados de Devolución, Constancia de Pagos, Rectificación del Padrón Minero y otros.
- 6. Recepción de Petitorios Conforme al artículo 11º del D.S. Nº 084-2007-EM, las solicitudes de petitorios presentados ante las mesas de parte del INGEMMET y de los Gobiernos Regionales, serán ingresados obligatoriamente al SIDEMCAT, para generar: a. El Código Único de Petitorio Minero b. La constancia o cargo de su recepción; y, c. La foja diaria correspondiente al Registro de ingreso de Petitorios de la Región correspondiente. La generación del Código Único de Petitorio, determina la fecha, hora de presentación y sirve para establecer la prioridad del petitorio minero, siendo requisito para su existencia.
- 7. Código Único de Petitorio Minero – Gobierno Regional De acuerdo al artículo 12º del Decreto Supremo Nº 084-2007-EM, el código único de petitorio minero está conformado por un conjunto de letras y/o números cuyos dos (2) primeros dígitos corresponden a la identificación del Gobierno Regional, los cinco (5) siguientes a números correlativos empezando del 00001 y los dos (2) últimos al año calendario. 58-00002-09 Código, identificación del Gobierno Regional Número Año calendario correlativo
- 8. Recepción de petitorios por concurrencia masiva • El articulo 13° del Reglamento de Procedimientos Mineros del D.S. Nº 018-92-EM, establece que la recepción de los petitorios se efectuará en estricto orden de llegada de los interesados a las oficinas respectivas. Asimismo, precisa que, si antes de iniciarse las actividades en las oficinas del INGEMMET o del Gobierno Regional, hubieren dos o más personas solicitando petitorios mineros, el encargado de mesa de partes asignará a todos la misma fecha y hora inicial de recepción de petitorios, en el SIDEMCAT. • La concurrencia masiva de peticionarios, se genera como consecuencia de la existencia de áreas publicadas de libre denunciabilidad o el vencimiento del plazo de áreas suspendidas para la admisión de petitorios mineros.
- 9. Trámite Documentario-Estadística 2011 DOCUMENTOS 2007 2008 2009 2010 (MARZO) PETITORIOS (LIMA) 6537 6909 3137 6255 2453 PETITORIOS – OD’S 1622 1485 641 952 357 PETITORIOS – GOB. REG. 0 1399 1457 2431 1469 PETITORIOS 8159 9793 5235 9638 4279 A NIVEL NACIONAL ESCRITOS TIPO “T” - LIMA 12612 15083 9300 10374 3069 ESCRITOS TIPO “T” – OD´S 1989 2037 1049 1162 286 ESCRITOS TIPO “T” – GOB. REG. 0 1139 2121 2546 702 ESCRITOS TIPO “T” 14601 18259 12470 14082 4057 A NIVEL NACIONAL ESCRITOS TIPO “D” - LIMA 7826 8910 6874 8136 1616 ESCRITOS TIPO “D” – OD’S 576 507 411 437 39 ESCRITOS TIPO “D” – GOB. 0 60 300 753 1841 REG. ESCRITOS TIPO “D” 8402 9477 7585 9326 3496 A NIVEL NACIONAL
- 10. Precisiones • El INGEMMET ha suscrito y ratificado, convenios de encargo de gestión con los Gobiernos Regionales de Cusco y Apurímac. • Objeto: Unidad de Administración Documentaria y Archivo, se constituye en Mesa de Partes de los referidos Gobiernos Regionales, para recepcionar petitorios mineros, escritos y recursos dirigidos al Gobierno Regional (consignar en la parte superior).
- 11. Precisiones • GOBIERNO REGIONAL: Autoriza generación de código único petitorio Vigilancia de la función delegada • INGEMMET: Genera código único del petitorio minero Ingresa al SIDEMCAT información consignada en petitorio y recaudos Remite al Gob. Reg., por correo electrónico, petitorio y recaudos (día hábil siguiente) Remite al Gob. Reg., por correo certificado, petitorio y recaudos (03 días hábiles)
- 12. Notificaciones CONCEPTO • Acto jurídico mediante el cual se busca que la declaración (contenido) de la autoridad administrativa sea conocida por una determinada persona. IMPORTANCIA • Ninguna resolución produce efectos sin haberse notificado. “El acto de autoridad empieza, inicia o cobra vida con su notificación. Cualquier actuación, requerimiento, obligación o sanción será válida sólo si se notificó al interesado”. • Constituye la relación jurídico entre el Estado y el administrado.
- 13. Notificaciones Notificación por Correo Certificado Entregada la notificación a la empresa de servicios postales, el término del correo es de cinco días útiles contados desde el día siguiente, empezando a contarse el plazo para su impugnación el sexto día útil después de entregada la esquela.
- 14. Notificaciones Notificación Personal • La Notificación Personal, es aquella que se hace a la persona del interesado, a su representante o apoderado, constatándose en vivo, la recepción de dicha notificación por las personas antes señaladas. • El término para impugnar la declaración administrativa, se computa a partir del día siguiente de haberla recabado personalmente el interesado.
- 15. Notificaciones PLAZO PARA NOTIFICAR De conformidad con el artículo 24º de la Ley Nº 27444, toda notificación deberá practicarse a más tardar dentro del plazo de cinco días hábiles, a partir de la expedición del acto que se notifique.
- 16. Notificaciones
- 17. Notificaciones
- 18. Notificaciones
- 19. Notificaciones - Estadística TIPOS 2007 2008 2009 2010 2011 CORREO CERTIFICADO 25,267 30,266 4,085 30,266 4,085 PERSONALES 1135 1236 191 1236 191
- 20. Consentimientos De conformidad con el artículo 70º del Reglamento de Procedimientos Mineros, D.S. 018-92-EM, las resoluciones notificadas por correo al domicilio señalado en autos, surtirán pleno efecto a partir de la fecha señalada en la Ley; debiendo la autoridad administrativa dejar constancia, cuando corresponda, que no se ha interpuesto recurso impugnativo alguno contra la resolución notificada.
- 21. Verificaciones • Resolución haya sido notificada al último domicilio señalado por el titular en el expediente. • No se hayan presentado después de la notificación, escritos o recursos que impidan expedir el Certificado de Consentimientos.
- 22. Cómputo de la fecha de Consentimiento • Notificación por correo certificado: El término corre a partir del sexto día después de la fecha de notificación. • Notificación personal: El término corre a partir del día siguiente de recabada documentación por el interesado. • Si la Resolución ha sido notificada a varios interesados en forma personal, por correo y/o sobrecartada, para el cómputo se toma en cuenta la fecha posterior y/o mayor término de distancia. • En los casos de resoluciones de título de concesión minera y las resoluciones de caducidad, el término comenzará a partir del día siguiente de su publicación en “El Peruano”.
- 23. Consentimientos
- 24. Certificado de Ejecutoriado • Resolución, cuyo recurso de revisión ha sido concedido y elevado al Consejo de Minería, posteriormente declarando infundado el recurso y confirmada la resolución (Superior Jerárquico). • Recibido el expediente, se elabora el certificado, en el cual se consigna los datos de resolución del Consejo de Minería y que la resolución administrativa se encuentra ejecutoriada.
- 25. Consentimientos
- 26. Casos Especiales • Resolución que rectifica otra resolución no consentida: Se extiende el Certificado de consentimiento de la primera resolución precisando que ha sido rectificada. Para calcular la fecha de consentimiento, se considerará la fecha de notificación de la resolución rectificada. • Resolución que tiene como no presentado un recurso de revisión contra una resolución no consentida o cuando se declare improcedente el recurso de revisión: Se extiende el Certificado de la Resolución que fue materia de impugnación considerando su fecha de notificación como válida para calcular la fecha de consentimiento. • Si el interesado presenta desistimiento de impugnar la resolución: No opera el desistimiento, por lo que el certificado se extenderá transcurrido el plazo de Ley.
- 27. Destino • Se remite a la SUNARP la relación de derechos mineros extinguidos por causal de caducidad, con copias certificadas de las resoluciones debidamente consentidas o ejecutoriadas, a fin se proceda a cancelar las partidas regístrales.
- 28. Consentimientos - Estadística Certificaciones de Consentimiento AÑO CANTIDAD 2004 9,670 2005 8,004 2006 8,292 2007 7,998 2008 8,644 2009 8,820 2010 10,605 2011(Marzo) 2,192
- 29. Archivo • La Institución tiene un Archivo Central que cuenta con un ambiente moderno, con estantería rodante, un sistema extractor de aire y renovación, extintores, sistema de alarma, detectores de fuego y control de la humedad ambiental.
- 30. Archivo • El Fondo Documental de la Institución, esta compuesto por expedientes mineros, en algunos casos provenientes del siglo XIX. Se encuentran identificados con un código que permite su registro a través de un lector óptico
- 31. Digitalización • Los expedientes se encuentran digitalizados, lo que permite conservar el documento por mayor tiempo. Los usuarios acceden a través de las pantallas de visualización ubicadas en el módulo de atención al público o en la página web de la institución (expedientes de titulación).
- 32. Digitalización
- 33. Atención al Público En el Módulo de Atención al Público, se orienta al usuario respecto a las consultas de carácter legal y técnico, relacionadas con el trámite de sus expedientes (petitorios, UEA’s, Acumulaciones, Vigencia, etc.).
- 34. Atención al Público • Se atiende los requerimientos de productos y servicios, proporcionados en medios impresos, magnéticos, digitales o a través de Internet. • Lectura de expedientes. • Registro de Usuarios y Visitantes.
- 35. Órganos Desconcentrados • El INGEMMET tiene en la actualidad cinco (05) Órganos Desconcentrados ubicados en las ciudades de Arequipa, Trujillo, Cusco, Puno y Madre de Dios, que tienen funciones de Trámite Documentario. • La Sede Central de la Institución se encuentra interconectada con todos sus Órganos Desconcentrados, pudiendo registrarse en línea los datos de las solicitudes de concesiones mineras y de las distintas solicitudes que presentan los titulares en estas dependencias; así como, absolver las consultas técnico legales formuladas por el público usuario, relacionadas con los diversos trámites que siguen ante el INGEMMET.
- 36. Órganos Desconcentrados Cada Órgano Desconcentrado se encuentra a cargo de un profesional debidamente capacitado para realizar las funciones propias de su competencia, como son: • Recibir y registrar las solicitudes de concesiones mineras, escritos, así como toda documentación que se formule respecto a las actividades del INGEMMET. • Orientar al público usuario, sobre el Procedimiento Ordinario Minero, Catastro Minero, áreas restringidas a la actividad minera correspondientes a sus respectivas regiones, Derecho de Vigencia y Penalidad. • Atender las solicitudes de adquisición de planos de inventario de derechos mineros y solicitudes de copias de expedientes. • Brindar información sobre el estado de los derechos mineros, según el trámite y los pagos correspondientes al derecho de vigencia y penalidad. • Notificar en forma personal los Certificados de Devolución de derecho de vigencia, cuando así lo requieran los interesados.
- 37. Publicación de Libre Denunciabilidad Procedimiento previsto por el artículo 65° del T.U.O. de la Ley General de Minería, aprobado por D.S. N° 014-92-EM, y artículo 106° del D.S. N° 03-94-EM, por el cual se publica en el diario oficial El Peruano el nombre y código de los derechos mineros que se extinguen para que sus áreas puedan solicitarse nuevamente a partir de una fecha expresamente determinada. Meses en que se efectúa la publicación de Libre Denunciabilidad Mes de Publicación: Fecha de Formulación de nuevos petitorios: Marzo 1er. día útil de Mayo Junio 1er. día útil de Agosto Setiembre 1er. día útil de Noviembre Noviembre [1] 1er. Día útil de Enero / Febrero La publicación de libre denunciabilidad de los derechos mineros declarados caducos por [1] resolución colectiva, se efectúa la última semana del mes siguiente de publicada la resolución de caducidad. Estas áreas pueden solicitarse a partir del primer día hábil, luego de vencido el mes inmediatamente posterior a su publicación de libre denunciabilidad.
- 38. Comparación 2010 y 2011 – Libre Denunciabilidad
- 39. Recomendaciones Personal que participará en la libre denunciabilidad, deberá asistir puntualmente, incluso una hora antes de iniciarse la recepción de petitorios. Los encargados de recibir los petitorios en las Mesas habilitadas deben verificar que los sellos de recepción de petitorios (hora y fecha) y que se cuenten con los útiles necesarios. Los usuarios deberán ingresar en forma ordenada, asignándoseles una orden de llegada. El personal que recibe a los usuarios, deberá comunicarles que una vez que se retiren del módulo de mesa de partes, no podrán volver acceder al referido módulo, pasada las 8.15, perdiendo su oportunidad para formular su petitorio minero. La recepción de petitorios de áreas declaradas de libre denunciabilidad, se iniciará a las 8.15 de la mañana, con la presencia de Notario Público y los usuarios asistentes, al momento de su apertura; asignándoseles a todos ellos la misma fecha y la hora inicial de recepción de petitorios, en el SIDEMCAT; de conformidad con el artículo 13 del Decreto Supremo N° 018-92-EM. Mientras dure, la admisión de petitorios de las áreas declaradas de libre denunciabilidad, no debe permitirse el ingreso de usuario minero alguno, en las instalaciones donde se viene realizando la libre denunciabilidad. Recepción de Petitorios Mineros e Ingreso de datos al SIDEMCAT. Ver Cartilla de instrucciones para las DREMS.
- 40. Libro de Reclamaciones De conformidad con el Decreto Supremo N° 042-2011-PCM, las entidades de la Administración Pública señaladas en los numerales 1 al 7 del artículo I del Título Preliminar de la Ley N° 27444, deben contar con un Libro de Reclamaciones en el cual los usuarios podrán formular sus reclamos. Entre las referidas entidades se encuentran considerados los Organismos Públicos Descentralizados (INGEMMET) y los Gobiernos Regionales. CONSIDERACIONES: Reclamo: Es la expresión de insatisfacción o disconformidad del usuario respecto de un servicio de atención brindado respecto a los trámites y servicios que prestan la entidad pública. Mediante resolución del titular de la entidad, se designará el responsable del Libro de Reclamaciones. El Libro de Reclamaciones puede ser físico o virtual. Se deberá colocar en lugar visible y accesible al público, en la sede (s), un Aviso del Libro de Reclamaciones físico o virtual, de acuerdo al modelo aprobado por el INDECOPI. Si es de naturaleza física, contará con 3 hojas desglosables y autocopiativas debidamente numeradas. La primera será obligatoriamente entregada al consumidor al dejar constancia de su reclamo, la segunda quedará a disposición del establecimiento y la tercera será remitida o entregada al Indecopi cuando sea solicitada.
- 41. Libro de Reclamaciones Si es de naturaleza virtual, deberá permitir que el usuario externo imprime gratuitamente una copia de su hoja de reclamación, luego de haberse registrado el reclamo y adicionalmente, de requerirlo, que reciba una copia de su hoja de reclamación virtual en el correo electrónico proporcionado por el usuario. Si la entidad cuenta con más de un establecimiento o sede, deberá implementar un Libro de Reclamaciones de naturaleza física o virtual por cada uno de ellos. Quienes proporcionen el servicio o trámite objeto de reclamo, tiene un plazo máximo de 30 días hábiles, para dar una respuesta al usuario. De ser el caso, incluso, se le tendrá que informar de las medidas adoptadas para evitar el acontecimiento de hechos similares en el futuro. Responsabilidad Administrativa: Sanciones por no contar con el libro y no dar respuesta a los reclamos: Amonestación y Multa. La hoja de Reclamaciones debe ser conservado por el período de 02 años, contados desde la fecha del reclamo.
- 43. MUCHAS GRACIAS Abog. Ana Tumialán Vlásica