Auditoria nocturna
- 1. KATERIN SANCHEZ KARINA VELASCO NATHALIA RIOS KEYNNER CAMILO RODRIGUEZ
- 2. La auditoria se realiza con la finalidad de facilitar el trabajo del auditor de ingresos, ya que el auditor nocturno realiza el cuadre de los ingresos obtenidos de las ventas hechas durante la noche, solo para que el auditor de ingresos verifique y pueda hacer más fácil la contabilidad.
- 3. Verificar el trabajo de los cajeros de recepción. Verificar que los servicios se hayan cobrado según la lista de precios y tarifas estipuladas por el hotel. Separar los ingresos por departamento, lavandería, restaurante, bar, Room Service, teléfonos, reservaciones, anticipos, banquetes y eventos.
- 4. Atender la recepción y cualquier requerimiento de los huéspedes durante la noche. Realizar el check in y el check out que ocurra durante el turno. Chequear y verifica que todos los huéspedes tengan la tarifa correspondiente, de acuerdo a la habitación que tenga, si es corporativa o reservación de agencia de viajes.
- 5. • Chequear los descuentos y habitaciones complementarias autorizadas debidamente con un soporte firmado por el Gerente General del hotel. • Chequea el reporte de extranjeros, para saber cuantas personas llegan al hotel de otra nacionalidad. • Chequea los desayunos tipo buffet incluidos y que no los haya cargado el restaurante en un cheque de consumo.
- 6. . Chequea los cargos de propinas que se hayan en los “desayunos incluido”. • Chequea el cambio del dólar. . Chequear o revisar los City Ledger de los huéspedes que estuvieron de salida ese día.
- 7. Los procedimientos de control. Revisión contable de las operaciones. Reportar actividad de los cajeros.
- 8. - El reporte de auditoria se organiza dependiendo de las necesidades de información de cada hotel. - Transacción Total: donde aparecen las transacciones de los ingresos, clasificados en códigos por grupos con sus respectivos montos. - Manager report: es donde se encuentran detallados los datos de las ventas de las habitaciones del día.
- 9. PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORIA NOCTURNA -Cargos a cuentas por cobrar, el posteo de cargo debe ser finalizado. -Postear los cargos por habitación, impuestos y teléfonos. -Distribuir los cargos, se separan los cargos por departamento y por cliente. -Cada departamento envía su hoja de control o resumen de ventas al auditor nocturno, de manera de comparar dicho resumen con lo obtenido en la auditoria. -Realizar el balance de los créditos de los folios, depósitos en efectivo y transferencias de créditos.
- 10. AUDITORIA DE HABITACIONES comienza con una revisión del status físico de todas las habitaciones en el sistema para así obtener las discrepancias de habitaciones, que serán resueltas posteriormente por el gerente nocturno y actualizadas en el sistema para conciliar ambos sistemas. Luego pide una serie de reportes que serán revisados al día siguiente por la Gerencia de Habitaciones como el Arrivals, Departures, VIP, imprime las tarjetas de registro de los huéspedes próximos a llegar al hotel, además revisa las reservaciones que están garantizadas o no.
- 11. • PROPINAS DE RESTAURANTE Las propinas pagadas a los meseros o personal de servicio representan un control importante. En cualquier caso los vouchers, propinas cargadas a las cuentas de los clientes, propinas pagadas inmediatamente al personal de servicio con dinero de la caja y los vouchers de tarjetas de crédito son utilizados para verificar este total.
- 12. • Algunos hoteles reportan estas cantidades por separado, debido a que preparan promociones especiales y campañas de merchandising para incrementar el consumo en Room Service.
- 13. Esta cantidad es originada por las máquinas registradoras de los puntos de venta. El total de los diferentes puntos que sirven bebidas alcohólicas son reportados al front office por medio del reporte diario de ventas. Cada reporte es acompañado por las cintas de auditoria de las maquinas registradoras.
- 14. Son las rentas cobradas por salones de banquetes o de reuniones. El auditor nocturno cruzará esta información contra la bitácora de eventos para estar seguro que se han cargado las rentas.
- 15. Si se cuenta con un estacionamiento que da servicio a huéspedes y público en general puede cobrar mediante efectivo, vales de estacionamiento, o tarjetas de crédito. Los huéspedes en el hotel por lo general cargan estas cantidades a sus folios. El responsable del estacionamiento prepara un reporte diario de efectivo y cargos por cada turno. La documentación de apoyo incluye tickets de estacionamiento, cintas de máquinas registradora, vouchers, etc.