2. tipos de archivos

INDICE
EL ARCHIVO DE LA EMPRESA
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

SISTEMAS
DE
ORDENACION
Y
CLASIFICACION DE DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA

OBJETIVOS
Distinguir las funciones básicas de los
sistemas operativos en la gestión de
archivos y carpetas
Identificar
los
diferentes
sistemas
convencionales de archivo, ordenación y
clasificación
Describir las distintas técnicas
codificación en la organización
documentos

de
de

El archivo de la empresa
Las empresas publicas o privadas al
realizar transacciones originan registros en
forma de facturas, pedidos y solicitudes
diversas.
Muchos de estos documentos requieren ser
conservados
en
forma
ordenada, sistemática, de forma tal que
cuando haya necesidad de referirse a ellos
por cualquier circunstancia, pueden ser
localizados fácil y pronto

• El archivo en la empresa es un
instrumento importante, en él se recopila
en forma organizada los registros.
• ARCHIVAR, es la actividad que se realiza
con la finalidad de lograr rapidez y
eficacia en la localización de los
documentos

Debido a la diversidad de los
organismos de los cuales dependen
los archivos privados, estos pueden
clasificarse en:
Sociales
Gremiales
Notariales
Deportivos
Educacionales
Políticos
Particulares
Eclesiásticos
Etc.

Descripción:
El término archivo se usa para
designar a un conjunto ordenado de
documentos
También al local donde se conservan
los documentos elaborados y recibidos
por una entidad como consecuencia de
la realización de sus actividades

Descripción:
El archivo es una palabra polisémica
que se refiere a:

El fondo documental, como conjunto
de
documentos
producidos
o
recibidos por una persona física o
jurídica en el ejercicio de sus
actividades

Descripción:
El archivo es una palabra polisémica
que se refiere a:
El lugar donde se custodia dicho
fondo
La institución o servicio responsable
de la custodia y tratamiento
archivístico del fondo

Descripción:
La Archivística es la ciencia que se
ocupa de las técnicas aplicadas a los
archivos

Finalidad:
Las funciones de los archivos son:
Recoger documentos
Conservar documentos
Servir documentos

Tareas que exigen las funciones de
registro:
 Organización y puesta en servicio de la
documentación administrativa durante
este periodo de máxima utilidad para la
gestión administrativa de la oficina y para
la toma de decisiones

Asegurar la transferencia periódica al
archivo de los documentos que ya no son
de uso corriente por las oficinas

registro:
 Aplicar los principios y técnicas modernas
de valoración para, transcurrido el tiempo,
seleccionar los documentos que por su valor
van a ser conservados de manera indefinida,
y destruir el resto
Clasificar los fondos y mantener ordenada la
documentación en sus diferentes etapas,
según los principios archivísticos

Tareas que
registro:

exigen

las

funciones

de

 Describir la documentación para facilitar el
acceso a la información mediante los
diferentes instrumentos de descripción
documental y valiéndose de las ventajas
ofrecidas por las nuevas tecnologías
Instalar adecuadamente los documentos
mediante locales y equipamiento que
garanticen su conservación integra en el

registro:
 Asegurar que estas y cuantas
funciones pueda desarrollar el
archivo
queden
firmemente
establecidas y garantizadas mediante
un reglamento de servicio.

La finalidad y las tareas están
destinadas al servicio de:
La Administración o persona
generadora del archivo, con objeto
de
proporcionarle
cuantos
documentos
y
datos
sean
necesarios para mayor rapidez y
eficacia de su gestión

La finalidad y las tareas están
destinadas al servicio de:
Los ciudadanos para ofrecerles
las informaciones que solicitan
relativas a ellos mismos u otras
La investigación y la difusión
cultural

Importancia del archivo para la empresa:
A
medida
que
las
empresas
crecen, también aumenta la cantidad de
documentos que se reciben y emiten.
Este crecimiento es tan significativo que
no se pude ignorar la importancia de
conservar papeles que le permitan
desenvolverse
en
forma
mas
dinámica, útil y eficaz.

Importancia del archivo para la empresa:
Se dice que las comunicaciones escritas
son el combustible que alimenta los
negocios.
La mayoría de los empleados utiliza a diario
la documentación archivada, al constituir un
auxiliar fundamental para sus labores, ya
que proporciona referencias precisas
sobre, hechos, proyectos, fechas, etc.

Importancia del archivo para la
empresa:
Es importante para las actividades de
los empleados que puedan ser
encontrados o localizados con facilidad
y que vuelvan al mismo lugar para
realizar nuevas consultas

TIPOS
DE
ARCHIVOS
1.- Según la categoría jurídica del producto de
la documentación:
- Según se trate de entidades públicas o
privadas
o Archivos Públicos
o Archivos Privados

En el plano archivístico radica en el diferente
tratamiento que adquiere la tercera función de
los archivos: EL SERVICIO

TIPOS
DE
ARCHIVOS
2. Según las funciones desarrolladas por las
entidades público o privadas que generan los
fondos archivísticos.
Así como los organismos o entidades de los
que dependen , podemos esbozar la siguiente
clasificación.

TIPOS
DE
ARCHIVOS
En los archivos públicos hay que diferencias:

Estatales
Central)

(dependientes

de

la

Admón

Autonómicos (de las CCAA)
Locales (Admón.. Local, Ayuntamiento y
Diputaciones)

Judiciales (Admón. de Justicia)

TIPOS
DE
En los archivos privados
mencionar:

ARCHIVOS
se puden

Archivos Personales (generados por una
persona particular)

Archivos Nobiliarios (procedentes de una
casa señorial)
Eclesiásticos (Instituciones de la Iglesia)
De empresas o cias mercantiles, etc.

TIPOS
DE
ARCHIVOS
A su vez cada una de estas clases agrupa otra
serie de archivos bajo su misma denominación.
Dentro de los archivos del estado están los de
los Ministerios, los de las Cortes, Audiencias
Territoriales, Delegaciones de Hacienda
O también otros
Simancas, Indias

estrictamente

históricos:

TIPOS
DE
ARCHIVOS
Los eclesiásticos a su vez se diferencian:

Los catedralicios
Diocesanos

Parroquiales
Monacales
Etc.

TIPOS DE ARCHIVOS
3.- Si consideramos el valor predominante
de la documentación custodiada y la
finalidad de la misma, estaremos ante:
Archivos administrativos

Archivos históricos

TIPOS DE ARCHIVOS

En los primeros predomina el valor primario
y un uso de gestión o administrativo
Entre los segundos prevalece el valor
secundario de los documentos para un uso
cultural o de investigación.

TIPOS

DE

ARCHIVOS

En muchos casos , en instituciones de
gran tradición histórica, como pueden
ser los Ayuntamientos sus archivos
pueden contener simultáneamente los
dos tipos.

TIPOS
DE
ARCHIVOS
En muchos casos , en instituciones de
gran tradición histórica, como pueden
ser los Ayuntamientos sus archivos
pueden contener simultáneamente los
dos tipos.

TIPOS
DE
ARCHIVOS
4.- Según la edad de los documentos
conservados, se pueden diferenciar los
archivos de gestión, intermedios e históricos
5.- Atendiendo el ámbito territorial sobre el
que tiene jurisdicción el organismo productor
de la documentación, se pude considerar la
existencia
de
:
archivos
locales, provinciales, regionales y generales

TIPOS
DE
ARCHIVOS
6.- Considerando la clase de documentos:

Archivos textuales
Audiovisuales
Cartográficos
Informáticos

TIPOS
DE
ARCHIVOS
7.- Si por el contrario el elemento
característico es a materia especifica de un
conjunto de documentos, estamos hablando
de los archivos temáticos, cuya naturaleza
artificiosa,
mas
propia
de
las
colecciones, no responde estrictamente al
concepto de archivo

TIPOS
DE
ARCHIVOS
8.- Según la posibilidad o no de recibir
transferencias
documentales,
en
función de la permanencia o extinción
del
organismo
o
entidad
productora,
puede
hablarse
de
archivos abiertos o cerrados

Equipos y materiales para el
archivo
Un sistema de archivo está formado
por todos los elementos y
materiales
necesarios
para
conservar, retirar y usar la
información que se necesite

Equipos y materiales para el archivo

Carpetas:
Se trata de cartulinas dobladas en dos, con
pestaña en la hoja de atrás.
En la pestaña se escribe el rótulo , que indica el
contenido de la carpeta.

Empleadas
para
colocar
documentos
relacionados con una persona, firma o
institución o referidas a un mismo asunto


Carpetas:
Por lo general se utilizan dos tipos:

Individuales
Misceláneas
Se decide el tipo a usar, en función del volumen
de correspondencia que se recibe, que puede
ser de 6 a 12 meses


Carpetas individuales
Se asignan a corresponsales activos o
personas con las que se mantiene
comunicación constante y se hace
necesario referirse frecuentemente.

Se ordena alfabéticamente detrás de
cada guía primaria.


Carpetas individuales
Dentro de los papeles se ordenan
cronológicamente hacia arriba, por
orden de fecha, la más reciente al
frente.
Para abrir carpeta individual, el corresponsal
debe tener por lo menos cinco documentos

Carpetas misceláneas
Usadas para archivar documentos de aquellos
corresponsales con los cuales no es frecuente la
comunicación.
Contiene papeles de varios corresponsales
puesto
que
es
donde
se
coloca
la
correspondencia inactiva, hasta considerarla de
importancia para abrirle carpeta individual.
Es el hogar “temporal” de toda correspondencia.


Guías:
Tarjetas indicadoras hechas de cartón
fuerte y resistente, provistas de una
pestaña en la parte superior donde
aparece el titulo, nombre o asunto.

Se usan para dividir las gavetas en
secciones e indicar donde deben
archivarse o localizarse los documentos


Rótulo:
Titulo que aparece impreso en la
pestaña superior de la guía.
Identifica cada guía, describiendo
lo que aparece o debe archivarse
detrás de ella.

Funcionamiento del archivo
Al organizar las diferentes fases de un
archivo, se clasifica, se ordena, se describe y
se
instala,
de
esta
manera
queda
identificado, señalado y reconocido en su
totalidad y en todas sus partes

En el tratamiento de un archivo, entre la
primera fase y la ultima fase aparece, su
valoración desde el punto de vista
legal, jurídico o informativo, tanto para su
conservación como para su eliminación, tanto

Las diferentes fases de que se compone el
tratamiento de un archivo documental son los
siguientes:
- Identificación:
- Valoración
- Descripción
- Difusión

-Identificación:
Esta fase tiene por objeto la investigación y
sistematización de las categorías administrativas y
archivísticas en que se sustenta la estructura de un
fondo.
Con material recogido en esta fase se elaboran los
cuadros de clasificación, instrumento de consulta
que refleja la organización del fondo documental y
aporta los datos esenciales de su estructura en el
archivo de gestión.

-Valoración:

Consiste en determinar y analizar los
valores primarios y secundarios de los
documentos, estableciendo plazos de
transferencia, acceso y conservación o
eliminación.

-Descripción:

La misión de esta fase es la elaboración
de instrumentos de información, con
objeto de facilitar el conocimiento y
consulta de los fondos

-Difusión:

Su objetivo principal consiste en promover y
generalizar la utilización de fondos
documentales.
Así, le corresponde, mediante diferentes
actividades, hacer participe a la compañía
de la importancia que tienen los archivos,
tanto como fuente de información como de
testimonio de nuestra historia

Mantenimiento del archivo
Ten presentes una serie de elementos
para mantener en optimas condiciones
el archivo:


Hay documentación que solo usaremos
nosotros, pero la mayor parte de la
documentación debe tener un control
cuando
un
grupo
de
personas
(autorizadas)
tienen
acceso
a
ella, estableciendo un protocolo de
acceso.

Lo ideal es disponer de una ficha de
solicitud de la documentación, de
esa forma, tendremos controlado
que
se
extrae,
quien
lo
extrae, cuando lo extrae y cuando lo
deberá reponer.

FICHA DE SOLICITUD DE DOCUMENTACION
NUMERO DE REGISTRO:…………………………………………………….
Nombre:………………………………………………………………….………..
Apellidos:……………………………………………………………….…………
Departamento:………………………………………………………….………
…
SOLICITA EL DOCUMENTO:…………………………………………..…….
………………………………………………………….………….REF:………...

Fecha de Préstamo:………………………..
Fecha de Devolución………………………
FIRMA DEL INTERESADO


2. Toda la documentación deberá estar
guardada correctamente, evitando aquellos
elementos que puedan deteriorarla tales
como la luz, el polvo, la humedad, etc.
Si la documentación está guardada en
dispositivos digitales se deberán tener
siempre copias de seguridad (backup) para
paliar posibles perdidas

3. La Ley Orgánica de Protección de Datos
(LOPD) nos ofrece la normativa en materia
de protección de datos que debe reunir
documentación que maneja la empresa, por
ello, habrá que establecer las medidas de
seguridad necesaria para preservar la
misma, tanto del deterioro que pueda
producirse como de que pueda caer en
manos ajenas


Hoy en día existen empresas que ofrecen
servicios de gestión documental y almacenaje
por este motivo, muchas empresas encargan
este tipo de servicios a otras, ahorrando
espacio y recursos técnicos y humanos en el
mantenimiento de archivo

Proceso de archivo de un documento
Cuando una oficina recibe o crea un
documento se deben seguir los siguientes
pasos:
1.- Identificar a qué clase de documento
pertenece.

Puede ser que el documento ya exista o que
no sea necesario crearlo



2.- Identificar a que serie documental
pertenece el documento.
Esta operación
clasificación

va

a

facilitar

la

3.- Buscar la clase, subclase y división del
cuadro de clasificación a la que pertenece
el documento
Se debe proceder desde los niveles mas
generales a los mas concretos del cuadro
de clasificación.

Proceso
de
documento

archivo

de

un

Siempre
que
el
volumen
de
documentación no sea muy grande, es
aconsejable clasificar la documentación
bajo conceptos mas generales y no
abrir nuevos niveles de clasificación si
los que hay son suficientes.

Proceso de
documento

archivo

de

un

4.- Aplicación subdivisiones si fuera
necesario definir mas el contenido
5.- Anotar la clasificación (a lápiz) en
el ángulo superior derecho del
documento.

La notación se forma por el código y el
titulo.
Estos elementos permiten situar el
documento en el nivel concreto del
cuadro de clasificación que le
corresponde y permite archivarlos y
recuperarlos ordenadamente

6. Clasificar el documento aplicándole el
código y el titulo de clasificación.
Estos se anotan en la carpeta del
documento, junto con otros que sirven para
describir el expediente.

En general, coincide con el de los
documentos que contiene, si bien, algunas
veces, para facilitar la agrupación de
documentos dentro de un expediente, los
documentos
pueden
clasificarse
con
subdivisiones o títulos de clasificación de
niveles mas bajos que los del expediente del
que forman parte.

Normas que regulan la conservación de
documentos

Un archivo para una empresa es imprescindible
por dos razones:
- Por imperativo legal: Art. 30 Código de
Comercio obliga a conservar durante seis años
libros y documentación que generen derechos y
obligaciones de la empresa en relación con
otras personas y persiste la obligación aunque
cese la actividad empresarial

Normas que regulan la conservación
de documentos
- Por interés propio: la información es la
base y fundamento de muchas de las
decisiones que se toman en la
empresa
y
está,
muchas
veces, contenida en los documentos.

Normas que
documentos

regulan

la

conservación

de

Las funciones de archivo son:
Guardar, conservar y custodiar la información
Facilitar rápida y cómodamente la documentación
Constituir un centro activo de información
Cumplir con las disposiciones legales

documentos
Las normas que regulan la conservación de
documentos, libros oficiales
- Libros obligatorios:

Reflejan de forma ordenada los aspectos
contables de la actividad empresarial: Libros
de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario
y libro de actas


Normas que regulan la conservación
de documentos
Las
normas que regulan la
conservación de documentos, libros
oficiales

- Libros auxiliares:

Facilitan el almacenamiento de la
información: libro de clientes, libro de
caja, libro Mayor (recoge las operaciones
contables agrupadas por los códigos de las
cuentas correspondientes).
No son obligatorios, pero al ser auxiliares
suelen guardarse juntos durante el mismo
tiempo

documentos
Las normas que regulan la conservación de
- Libros registro:
Recogen el detalle de ciertas operaciones
reflejadas en una serie de documentos.


Se pueden llevar tantos como se
deseen;
obligatoriamente
se
dispondrán de: el libro de facturas
emitidas, el de facturas recibidas, el de
bienes de inversión

documentos
Documentación Mercantil:
- Conservarse durante seis años: las facturas:
debe conservarse una copia de las facturas
emitidas, y de las recibidas el documento
original.
- Se incluye la documentación relacionada con
los impuestos de cada actividad empresarial

documentos
Documentación Mercantil:
- Documentación de carácter interno: No afectos por
la obligatoriedad, se conservan el tiempo que
considere oportuno y después destruye.
- Documentos
especiales:
Escrituras
propiedad, estatutos fundacionales, certificados de
inscripciones oficiales, Se conservan de manera

documentos

Documentación Socio-Laboral
- Se conservan durante seis años: libros de
registro relacionados con los trabajadores
como el libro de Visitas
- Se conservan durante cinco años: Contratos
de trabajo, justificantes de pago de salarios y
liquidación de seguros sociales

Destrucción de los documentos
Dado el elevado numero de documentos
que se generan en una empresa, será
necesario
destruir
todos
aquellos
documentos que no aportan valor, ya que
almacenamiento implicaría un coste
adicional.

Destrucción de los documentos
La destrucción de documentos se
realizará
mediante
máquinas
especiales,
de
esta
forma, garantizaremos que aquellos
documentos que contienen información
confidencial no puedan caer en manos
ajenas, además, así se respeta la Ley

Confidencialidad y seguridad de la
información
Desde tiempo inmemorable el hombre ha
resguardado y protegido con celo sus
conocimientos debido a la ventaja y
poder que este le producía sobre otros
hombre o sociedades.

información
En
la
antigüedad
surgen
las
bibliotecas, lugares donde se podía
resguardar
la
información
para
transmitirla y para evitar que otros la
obtuvieran, dando así algunas de las
primeras muestras de protección de la

información

Durante la segunda guerra mundial
crean la mayoría de los servicios
inteligencia del mundo con el fin
obtener
información
valiosa
influyente, creándose grandes redes
espionaje.

se
de
de
e
de

Como forma de protección surge el

información
Con el incremento del alcance de la
tecnología, el cuidado de la información
se ha vuelto crucial para los hombres, las
organizaciones y las sociedades.

Confidencialidad
información

y

seguridad

de

la

La seguridad de la información es toda medida
preventiva y reactiva del hombre, de las
organizaciones y de los sistemas tecnológicos
que permitan resguardar y proteger la
información
buscando
mantener
la
confidencialidad, la disponibilidad e integridad
de la misma

información
El concepto de seguridad de la
información no debe ser confundido con
el de seguridad informática, ya que este
ultimo solo se encarga de la seguridad en
el medio informático, pudiendo encontrar
información en diferentes medios o

información
La seguridad de la información es toda
medida preventiva y reactiva del
hombre, de las organizaciones y de los
sistemas tecnológicos que permitan
resguardar y proteger la información
buscando
mantener
la
confidencialidad, la disponibilidad e

Confidencialidad y seguridad de la información
En la seguridad de la información es importante
señalar que su manejo está basado en la tecnología
y debemos de saber que puede ser confidencial: la
información está centralizada y puede tener un alto
valor.
Puede
ser
divulgada,
borrada, saboteada.

mal

utilizada,

Esto afecta su disponibilidad y la pone en riesgo.

ser

La información es poder, y según las posibilidades
estratégicas que ofrece tener acceso a cierta
información, esta se clasifica como:

- Critica: indispensable para la operación de la
empresa
- Valiosa: Es un activo de la empresa y muy valioso
- Sensible: Debe de ser conocida por las personas
autorizadas

Confidencialidad
información

y

seguridad

de

la

- Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades,
amenazas que pueden ocurrir sin previo aviso
y producir numerosas pérdidas para las
empresas. Los riesgos mas perjudiciales son a
las
tecnologías
de
información
y
comunicaciones.
- Seguridad: Es una forma de protección

Confidencialidad
información

y

seguridad

de

la

La seguridad de la información comprende
diversos
aspectos
entre
ellos
la
disponibilidad, comunicación, identificación de
problemas,
análisis
de
riesgos,
la
integridad, confidencialidad, recuperación de
los riesgos.

Normas que
documentos

regulan

la

conservación

de

Las
normas que regulan la conservación de
- Libros registro:
Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas
en una serie de documentos.
Se pueden llevar tantos como se deseen;
obligatoriamente se dispondrán de: el libro de
facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de

Confidencialidad
información

y

seguridad

de

la

- Integridad: Es la propiedad que busca
mantener los datos libres de modificaciones
no autorizadas. A groso modo, es el
mantener con exactitud la información tal
como fue generada, sin ser manipulada o
alterada por personas o procesos no
autorizados.

- Disponibilidad: Es la característica, cualidad o
condición de la información de encontrarse a
disposición de quienes deben acceder a ella, ya
sean personas, procesos o aplicaciones.
- A groso modo, es el acceso a la información y a los
sistemas por personas autorizadas en el momento
que lo requieran

- Autenticación o autentificación: Es la propiedad que
permite identificar el generador de la información.
Por ejemplo al recibir un mensaje de alguien, estar
seguro que es de ese alguien el que lo ha enviado, y
no una tercera persona haciéndose pasar por la otra.
En un sistema informático se suele conseguir este
factor con el uso de cuentas de usuario y
contraseñas de acceso

LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Los archivos de oficina o de gestión están
formados por los documentos producidos y
recibidos por la oficina en el desarrollo de
las funciones y actividades que tenga
encomendadas, y conservadas como
instrumento
para
la
toma
de
decisiones, tramitación de asuntos y
defensa de derechos.

ARCHIVO
Centralizado:
archivos:

Clases de

Archivo localizado en un solo departamento.
Beneficios:

Economía de espacio, equipamiento y personal.
Información accesible a todo el personal.
Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo
en su utilización
La

centralización

se

puede

realizar

solo

a

ARCHIVO
Clases de archivos:

Descentralizado o departamental
Cada departamento tiene su propio archivo
Permite mantener la confidencialidad de los
documentos (no permitiendo el acceso a otros
departamentos) así como acceso rápido a los
documentos de uso inmediato

Todo el personal del departamento tiene acceso al
archivo, aunque debe existir una persona con
responsabilidad directa sobre el archivo

ARCHIVO
Clases de archivos:

Mixto
Es
una
mezcla
entre:
- Descentralizados los archivos activos y semi-activos
- Centralizados los archivos inactivos y/o históricos

ARCHIVO
Clases de archivos:

Activo
Es el archivo que contiene toda la
documentación actual que se usa de manera
frecuente, que debe ser accesible a la persona
y, situada en proximidad al puerto de
trabajo, en una área delimitada por la ley de
economía de los movimientos

ARCHIVO
Clases de archivos:

Semiactivo
Contiene la documentación no activa utilizada de manera
ocasional, accesible y cerca del archivo activo

La documentación archivada contiene acciones y
estudios terminados, pero todavía en uso para la consulta
y puede ser considerada como rutinaria (está en espera
de ser pasada al archivo cronológico o técnico que
necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de
referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo
inactivo debido al interés que representa para el trabajo
cotidiano

ARCHIVO
Clases de archivos:

Inactivo o pasivo
Contiene la documentación referida a acciones
pasadas, apenas utilizada y que no ofrece a la empresa
sino un interés jurídico o histórico

Esta
documentación
está
guardada
locales/departamentos
alejados
del
puesto
trabajo, especialmente adaptados para este fin.

en
de

La documentación, en espera de su destrucción, se
conserva, por una parte, de acuerdo con los textos
legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de
la empresa para aquellos documentos que escapan al
control del Estado.

Una vez elaborado el cuadro de
clasificación con sus series o tipos
documentales, se debe definir el sistema
de ordenación mas adecuado para cada
serie, a partir de las características que la
definen.
La ordenación va a indicar que lugar
exacto
ocupa
un
expediente
o
documento concreto dentro de la serie a

SISTEMAS DE
ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Los diferentes tipos de ordenación
permiten seleccionar un criterio por el
cual los expedientes o documentos
serán situados de manera correlativa:
según la fecha, el nombre, el código, la
división territorial o geográfica o
temática

SISTEMAS DE
ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Concepto de ordenación y clasificación
El hecho de clasificar y organizar los
documentos surge por la necesidad de
localizar los documentos que en ella existen.
En el mundo empresarial el tratamiento de la
información es fundamental

SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Concepto de ordenación y clasificación
Todos tenemos claro que en la empresa
existe un continuo ir y venir de
documentación, es tarea del empresario, o
en su caso la persona en que delegue, tener
toda la documentación localizada

SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
ADMINISTRATIVA
Diferencias entre clasificación y
ordenación
- Clasificación:
Técnica para identificar y la reagrupación
sistemática de los datos y de las
informaciones
similares,
según
características comunes que pueden ser
después diferenciadas.

SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
ADMINISTRATIVA
Diferencias
ordenación

entre

clasificación

y

- Ordenación o codificación:
Consiste en asignar números, letras u otros
símbolos de sus atributos. La palabra clave
se llama ORDENATRIZ

SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
ADMINISTRATIVA
Clasificación alfabética
Los documentos son organizados siguiendo
el orden alfabético de alguno de sus
atributos. La palabra clave se llama
“ordenatriz”

SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
ADMINISTRATIVA
Ventajas

Desventajas

- Sencillo de
- Hay que
usar
determinar la
- Permite
palabra
ampliación;
ordenatriz
puede incluir
- Si se extrae un
nuevos
expediente del
expedientes sin archivo, debe
necesidad de
dejarse una señal
mover el resto
para que se sepa
que falta

Usos

- Expedientes
de: clientes,
proveedores,
empleados,
etc.

SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Normas de clasificación alfabetica
Nombres de personas

Nombre de empresas

- Personas individuales: La - Se considera palabra
palabra ordenatriz es el
ordenatriz el primer
primer apellido. Si es
sustantivo con significado
igual se ordena por el
distintivo.
segundo.
- No se tienen en cuenta
- Apellidos compuestos: Se palabras genéricas como
consideran como unidos
Sociedad, Compañía,
- Las partículas de, el, la y
Bar, Cafetería, etc.
en apellidos no se tienen - Los organismos oficiales

SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
ADMINISTRATIVA
Clasificación numérica

Se asignan números consecutivos a los
documentos o expedientes que van a
archivarse.
Estos números pueden asignarse según su
orden de emisión o su orden de llegada o
envío.
El sistema requiere la utilización de índices o
fichas auxiliares que relaciones números con
expedientes a ordenar

Clasificación numérica
Ventajas

Desventajas

- Facilidad para - Si se desconoce
encontrar
el numero no
- Permite la
podrá
ampliación con
encontrarse.
nuevo números - Al ser números
- Si falta un doc,
correlativos, no
se detecta al
pueden
ser correlativos
intercalarse
nuevos docs
ente los

Usos

- Clasificación
de: pedidos,
albaranes,
facturas,
cheques,
correspondenci
a con clientes…

Sistema mixto
Combina las clasificaciones alfabética y
numérica , asignando números y letras a
cada elemento de la ordenación.
El sistema de ordenación dependerá de la
composición del código; si van en primer
lugar
los
números
y
luego
las
letras,
alfabéticamente
y
luego
numéricamente

Sistema mixto
Ventajas

Desventajas

Usos

- Los
- Es difícil
- Matriculas de
documentos se
clasificar un
vehículos
localizan
documento
- Matriculas de
rápidamente
cuando se
alumnos
- Pueden
refiere a varios - Partes de
articularse
asuntos
trabajo
nuevos asuntos - Es complicado
tratar con un
código de letras
y números

Clasificación cronológica
Se basa en un elemento presente en cualquier
documento su fecha, y se concreta en la
secuencia año, mes, día.
Comenzando por el año mas remoto, los
documentos se suceden hasta la fecha mas
reciente, dentro de cada año por meses y dentro
de estos por días.
Los libros de contabilidad o los libros de actas de
una empresa son ejemplo de documentos que se
deben ordenar cronológicamente por periodos
anuales

Criterio geográfico
Los documentos se clasifican atendiendo
a una zona geográfica relacionada con
los mismos.
El orden geográfico puede ser por países
, comunidades autónomas, provincias o
municipios y, dentro de estos, por temas
o nombres, utilizando otra clasificación

Criterio geográfico
Ventajas

- Fácil utilización
- Se pueden
introducir
subdivisiones
- Se combina de
manera sencilla
con otras
clasificaciones

Desventajas

Usos

- Requiere un
- Bancos en
conocimiento de los
sus diferentes
pueblos, ciudades,
sucursales
provincias, CCAA,
- Empresas con
países
sucursales en
- Si se extrae un
diferentes
expediente del archivo,
provincias
debe dejarse una
señal para que se
sepa que falta

Clasificación por materias
En este tipo de clasificación, los documentos
se
agrupan
basándose
en
unos
determinados asuntos que los caracterizan y
son comunes a un grupo de ellos.
Estas características se pueden ordenar
siguiendo dos criterios:


-Orden alfabético general de materias:
Agrupando
las
materias
según
las
categorías lógicas, en las que una materia
engloba a la inmediata inferior y a su vez
esta queda englobada en otra superior; es
decir, se forman clases y subclases.
Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo
los criterios numérico y alfanumérico


-Orden numérico:
Permite clasificar documentos asignando a
estos un numero correlativo de “n”
cifras, para ello, cada documento deberá
llevar una ficha informativa donde se refleje
el contenido del expediente.

Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u
otros elementos que faciliten la clasificación

Clasificación
materias

por

-Orden numérico:
Ventajas

Desventajas

- La elección correcta de las
- Permite archivar de
materias que van a definir
forma ilimitada, al
los documentos. Se
disponer de infinitos
requiere disponer y
números
consultar de un índice
- Sencillez de manejo
auxiliar que nos informe lo
- Permite introducir nuevos
que corresponde a cada
asuntos

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