Administración de personal

Administración de Personal (Dirección de Recursos Humanos) Sesiones 1-2 Profesor Oswaldo Otoya Trelles esan Lima, Enero 2005

Contenido Integración de Procesos Clave de la Dirección de RR.HH. Competencia Laboral: La mezcla óptima de recursos. Metodología: Un enfoque de principio a fin. La materia prima base: Análisis Funcional. Análisis Ocupacional. Resultados del análisis: Funciones y Responsabilidades. Los roles. Las actividades y tareas. Identificación de las competencias. Recursos de las competencias. Indicadores de las Competencias. Reclutamiento Selección y Diseño de herramientas. Pruebas. Validación. La entrevista personal y la Comunicación

ANALIZAR Y DESCRIBIR PUESTOS DE TRABAJO Gestión de RRHH: Integración de Procesos Gerencia de RRHH: Integración de Procesos Clave ESTRUCTURAR ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS TRABAJO DE NEGOCIO IDENTIFICAR Y DESCRIBIR COMPETENCIAS PLANEAR NECESIDADES DE RR. HH. ESTRATEGIAS DE EMPRESA VALORAR Y CLASIFICAR PUESTOS RECLUTAR Y SELECCIONAR CONTRATAR PROVEER INDUCCIÓN RETRIBUIR. RECONOCER EVALUAR EL DESEMPEÑO. COMUNICAR DESEMPEÑO ACTUAL FORMAR DESARROLLAR DESEMPEÑO POTENCIAL CLIMA LABORAL GESTIÓN RELACIONES DE TRABAJO SISTEMA DE LIDERAZGO CULTURA INTERNA

Competencias Definición Deviene de variantes del término latino “competere”. Significa ‘suficiencia’, ‘capacidad’, ‘calificación’. En inglés el término ha ido evolucionando de “algo que es razonable” hasta “conocimiento práctico”, “conocimiento como toque de distinción” y “conocimiento que crea una diferencia”

“ Son repertorios de comportamientos que algunas personas dominan mejor que otras, lo que las hace eficaces en una situación determinada”. “ Son observables en la realidad cotidiana del trabajo e, igualmente, en situaciones de test” “ Ponen en práctica, de forma integrada, aptitudes, rasgos de personalidad y conocimientos adquiridos”. Claude Lévy–Leboyer (Gestión de las Competencias, 1997)

COMPETENCIA: Definición base Identificar y seleccionar, Conectar y combinar y movilizar Respuestas comportamentales que evidencian que una persona logra: Otoya Esan, 2003 los recursos y capacidades requeridos para desenvolverse y resolver una situación específica, conforme a un estándar esperado.

Competencia Laboral: la mezcla óptima de recursos. Significa: Activar, entre la gama de conocimientos que se poseen, aquellos que son relevantes en la situación específica. Hacer concurrir los procesos mentales y las habilidades que demanda el problema. Desplegar las cualidades psicológicas, recursos psicofísicos, actitudes y cualidades físicas congruentes. Cubrir los requerimientos sociales y éticos exigidos.

Base: Son los comportamientos mínimos demandados. Son facilitados por la formación y recursos primarios de la persona. Genéricas: Comportamientos laborales comunes a todas las ocupaciones de una organización. Específicas: Comportamientos singulares demandados por un puesto. Competencias base, genéricas y específicas

MODELO DEL ICEBERG Destrezas Conocimientos Concepto de uno mismo Rasgos de personalidad Visible Más fácil de identificar No visible Más difícil de identificar Abordados más frecuentemente Modelo original de Spencer & Spencer

Clasificación de competencias según su dificultad de detección Elaborado tomando como base a: Martha Alles Gestión por Competencias Destrezas o habilidades Concepto de uno mismo Rasgos de personalidad Actitudes, valores Conocimientos Aspectos superficiales: más fáciles de detectar Núcleo de la personalidad: más difícil de detectar

Componentes de las Competencias Adaptado de: Pereda & Berrocal Lograr Saber Hacer Habilidades y destrezas Saber Estar Actitudes e Intereses Querer Hacer Motivación Poder Hacer Medios y Recursos Saber Conocimientos

Matriz de Descripción de la Competencia Conectar Conocimientos sobre: Hacer concurrir las siguientes habilidades y procesos mentales Desplegar y combinar las sgtes. cualidades físicas y anímicas Cubrir los sgtes. Requerimientos sociales y éticos

Misión y Visión Enfoque estratégico Valores Identificar, describir y validar competencias distintivas (Genéricas) Análisis y Descripción: Funcional, Ocupacional, del Puesto Funciones. Responsabilidades del: Puesto, Ocupación. Integrar y sintetizar Competencias Identificar Medidas e Indicadores Diseñar y validar herramientas (Selección, Formación, Evaluación) Formular y Revisar Planes y Procesos de RR.HH Identificar Brechas Conocimientos Habilidades y Destrezas * Actitudes, Recursos Psicológicos y Psicofísicos, Valores. A, RP, RPF, V * Modelo General Identificación y Evaluación de Competencias

FUNCIONES Sist. Gest. Integrado Todos los puestos de la empresa Desempeño exitoso en el puesto Medidas e Indicadores De selección y reclutamiento De evaluación del desempeño De Formación y Desarrollo Medidas e Indicadores De las Competencias De los recursos del entorno De los Procesos de Gestión por ompetencias Desempeño Competente Desempeño Competente Desempeño Competente Desempeño Competente Recursos del entorno laboral CU SPE DA D EM Procesos clave Q SSHO MA RS Funciones d e los p u e s t os C= Conocimiento HD= Habilidades, Destrezas PP= Perfil Psicológico, PF, A+I+V CU= Cultura DA= Desarrollo de aprendizaje SPE= Sinergia Personas y equipos D= Direción EM= Equipos y materiales Combinación eficaz Combinación eficaz Combinación eficaz Combinación eficaz Despliegue metodológico para la elaboración de mapa de puestos y perfil de competencias C HD PP C HD PP C HD PP C HD PP

FUNCIONES CLAVE R C R C R C R C R C R C R C R C

Competencias Conocimientos Habilidades y Destrezas Perfil Psicológico, Psicofísico, Actitides, Int. Valores Integración Conocimientos Integración Habilidades y Destrezas Integración Perfil Psicológico Medidas Indicadores Un modelo metodológico para identificar los recursos de las competencias específicas Funciones Clave del Puesto Recursos del Entorno Laboral

Administración de Personal (Dirección de Recursos Humanos) Sesiones 3-4 Profesor Oswaldo Otoya Trelles esan Lima, Enero 2005

Lineamientos para el reclutamiento Capacidades y competencias que demandan las estrategias de la empresa Planificación de los recursos humanos Perfil requerido por los puestos de trabajo.

Búsqueda de talento en la red mundial

Comunicar la cultura para atraer

Retención, Reclutamiento interno y externo Tomado de: Gestión del Talento Humano - Idalberto Chiavenato Pág. 76 Costos de reclutamiento Costos de selección Costos de entrenamiento Costos de desvinculación Procesamiento de la solicitud del empleado Publicidad Visitas a instituciones educativas Atención a los candidatos Tiempo de los reclutadores Investigaciones de mercado Formularios y costo del procesamiento Entrevistas de selección Aplicación y calificación de pruebas de conocimiento Aplicación y calificación de los test Tiempo de los seleccionadores Verificación de referencias Exámenes médicos y de laboratorio Programas de integración Orientación Costos directos de capacitación Tiempo de los instructores Baja productividad durante la capacitación Pagos de salario y cancelación de derechos laborales (vacaciones proporcionales, prima por salario, prima por servicios, indemnizaciones, etc.) Pago de beneficios sociales Entrevista de desvinculación Costos de outplacement Cargo vacante hasta la sustitución

Selección comparativa del personal Tomado de: Gestión del Talento Humano - Idalberto Chiavenato Pág. 112 Especificaciones del cargo Lo que exige el cargo Análisis y descripción del cargo para saber cuáles son los requisitos que el cargo exige a su ocupante Características del candidato Lo que el candidato ofrece Técnicas de selección para saber cuáles son las condiciones personales para ocupar el cargo x y Versus

Proceso de selección de personas Tomado de: Gestión del Talento Humano - Idalberto Chiavenato Pág. 113 Descripción y análisis del cargo Actividades que deben ejecutarse Responsabilidades Estándares de desempeño Deseados para cada Actividad Especificación de las características de las personas Relación de las características personales necesarias Comparación para verificar la adecuación Decisión Fuentes de información sobre el candidato Formulario completo Test de selección Referencias Rechazo = _ + = Aprobación

Información sobre el cargo como base del proceso de selección Tomado de: Gestión del Talento Humano - Idalberto Chiavenato Pág. 118 Descripción y análisis del cargo Solicitud de personal Investigación del cargo en el mercado Técnicas de incidentes críticos Hipótesis de trabajo Recolección de información sobre el cargo Entrevistas Pruebas de Conocimientos Pruebas psicométricas Pruebas de personalidad Técnicas de simulación Elección de las técnicas de selección de candidatos Ficha de especificaciones del cargo

Proceso de selección de personal Tomado de: Gestión del Talento Humano - Idalberto Chiavenato Pág. 121 Entrada Procesamiento Salida Aplicación de las técnicas de selección Entrevistas Pruebas de conocimientos Pruebas psicométricas Pruebas de personalidad Técnicas de simulación Candidatos atraídos por el reclutamiento Candidatos seleccionados enviados al gerente

Herramientas para orientar el Reclutamiento y la Selección

Identificación de las características personales del candidato Tomado de: Gestión del Talento Humano - Idalberto Chiavenato Pág. 116 Identificación de las Características personales del candidato Ejecución de la tarea en sí Interdependencia con otras tareas Interdependencia con otras tareas Inteligencia general Atención concentrada en los detalles Aptitud numérica Aptitud verbal Aptitud espacial Razonamiento deductivo o inductivo Atención dispersa y amplia Visión de conjunto Facilidad de coordinación Espíritu de integración Resistencia a la frustración o al fracaso Iniciativa propia Relaciones humanas Habilidad interpersonal Colaboración y cooperación Conciente emocional Liderazgo Facilidad de comunicación

Ejemplo de Integración de requerimientos para el reclutamiento y selección

Identificar necesidades de defensa legal Acopiar Información para la defensa Evaluar, Formular y Elaborar la estrategia de defensa Desarrollar la defensa (Etapa de Juzgamiento) Gestionar beneficios para patrocinados Efectuar Orientación y Consejería legal Comunicar y documentar las actividades y los resultados Promover el rol social de la Defensoría de Oficio Roles Clave Defensor de Oficio F C F C F C F C F C F C F C F C Haga Click en F para conocer las Funciones y en C para conocer las Competencias. Ejemplo: Roles y funciones del puesto

Ejemplo: Determinación de las competencias del puesto I Competencias de Gestión II Competencias de Eficacia Personal I II Competencias Técnicas Perfil de Competencias Clave Defensor de Oficio Haga Click en I, II o III para conocer el detalle.

I Competencias de Gestión II Competencias de Eficacia Personal I II Competencias Técnicas Profesionalismo Comportamiento basado en el cliente Austeridad Orientación a los resultados Planeación y Organización Trabajo en equipo Estímulo y reconocimiento a colaboradores (Coordinador Defensores) Negociación y recursos persuasivos Comportamiento centrado en altos valores: Justicia, confiabilidad, honestidad y Responsabilidad individual y social Energía, Dinamismo y Emprendimiento Tolerancia a la presión F lexibilidad Cooperación Motivado por el aprendizaje continuo Recursos de comunicación Habilidades de interrelación Texto Aqui Texto Aqui Texto Aqui I Competencias de Gestión II Competencias de Eficacia Personal I II Competencias Técnicas Rigor Profesional (Seriedad y exactitud) Orientación al Servicio Austeridad Orientación a los resultados Planeación y Organización Trabajo en equipo Estímulo y reconocimiento a colaboradores (Coordinador Defensores) Negociación y recursos persuasivos Comportamiento centrado en altos valores: Justicia, confiabilidad, honestidad y Responsabilidad individual y social Energía, Dinamismo y Emprendimiento Tolerancia a la presión Flexibilidad Cooperación Motivado por el aprendizaje continuo Recursos de comunicación Habilidades de interrelación Formación en las especialidades del Derecho propias de la función y en Códigos coorespondientes.. Métodos, Técnicas y Herramientas legales y procesales Conocimientos administrativos, de cultura y desarrollo personal y de herramientas infórmáticas a nivel de usuario.

(Spencer & Spencer) Competencias de logro y acción Competencias de ayuda y servicio Competencias de influencia Competencias gerenciales Competencias cognoscitivas Competencias de eficacia personal Elaborado tomando como base a: Martha Alles Gestión por Competencias Ejemplos de Clasificación de las competencias

Clasificación de las competencias Competencias de logro y acción Orientación al logro Preocupación por el orden, calidad y precisión Iniciativa Búsqueda de información Competencias de ayuda y servicio Entendimiento interpersonal Orientación al cliente Competencias de influencia Influencia e impacto Construcción de relaciones Conciencia organizacional Competencias gerenciales Desarrollo de personas Dirección de personas Trabajo en equipo y cooperación Liderazgo Competencias cognoscitivas Pensamiento analítico Razonamiento conceptual Experiencia técnica/profesional/de dirección Competencias de eficacia personal Autocontrol Confianza en sí mismo Comportamiento ante los fracasos Flexibilidad

Instrumentos de selección Perfil de Puesto y Competencias Clave Formulario de empleo (Enfoque de Competencias) + Hoja de Vida: Logros. Evaluación de Testimonios y Certificaciones Entrevista estructurada Test Formales: técnicos, de rendimiento, inteligencias, habilidades o capacidades, intereses, personalidad, actitudes... Investigación de referencias y certificaciones. Assessment Center (Centros de evaluación de potencial) Pruebas especiales (médicas, físicas, p.e)

Procedimiento general Revisar descripción de puesto y perfil de competencias Ubicar candidatos internos y en base de datos Ubicar en fuentes externas (Diarios, Internet, Centros de enseñanza, Colegios Profesionales). Revisar Hojas de Vida. Explorar logros. Evaluar Testimonios y Certificacioones.Pre-selección 1 Entrevista inicial. Consistenciar logros. Pre-selección 2 Evaluación psicológica y técnica. Confirmar competencias. Confirmar potencial de logros. Evaluar ajuste con patrón cultural. Preselección 3 Obtener referencias (Laborales, educativas, personales) Entrevista con cliente interno. Consistenciar competencias técnicas. Exámenes específicos (físicos, médicos, especiales).

Entrevista personal : Características Observables Presentación y cuidado personal Realismo, aspiraciones, autoestima, autocrítica Claridad de metas Discernimiento, sentido común, criterio Educación, urbanidad Información y cultura general Sociabilidad, comunicación, impacto social Recursos personales: espontaneidad, madurez

Entrevista: Prejuicios y Estereotipos Las personas difieren en sus valores Las personas difieren en sus percepciones Las personas manejan estereotipos distintos Las personas poseen prejuicios Las personas difieren en sus expectativas Las personas dan diferentes significados a las conductas Las personas son impactadas de distinto modo por el contexto de la entrevista

La Entrevista personal y la eficacia para Comunicar Presentación Prof. Oswaldo Otoya Trelles esan Lima-Perú

Persuasiva Informativa EXPRESIVA FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN HUMANA UTILITARIA

Algunas funciones de la comunicación humana (E. McEntee) EXPRESIVAS UTILITARIAS Informativas Persuasivas Saludar Felicitar Fastidiar Relajarse Desahogarse Sentirse a gusto Pedir disculpas Expresar emociones Gozar de la compañía de alguien Compartir vivencias Expresar Sentimientos y emociones Pedir información Dar información Intercambiar ideas Organizarse para llevar a cabo alguna acción Compartir sentimientos y opiniones Extender una invitación Negociar un acuerdo Organizarse para llevar a cabo alguna acción. Compartir sentimientos y opiniones .

Comunicar con eficacia CANALES Lenguaje Palabras Jerga Tono de voz Volumen Ritmo Sonidos CONDUCTUAL Gestos Miradas Posturas Distancia CONTEXTO Físico Social Histórico Psicológico Cultural NO VERBAL VERBAL PARA VERBAL

CLASES DE RUIDOS O INTERFERENCIAS RUIDOS INTERNO Pensamientos Sentimientos Creencias Valores EXTERNO Sonidos Miradas Clima Ambiente SEMANTICO Palabras Frases no claras Idioma desconocido

La escucha activa La empatía Las preguntas El parafraseo o Paráfrasis El replanteo Mensajes del YO Asertividad Análisis Transaccional TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN APLICADAS (Herramientas para Comprender)

Escuchar mucho y hablar sólo lo necesario Prestar atención a los hechos que narran las personas: (1) La Escucha Activa (Escuchar para comprender) Necesidades, intereses y motivaciones, Temores y preocupaciones, Aspiraciones y deseos, Problemas y posibilidades; Sentimientos de inseguridad. Todo aquello que nos permita profundizar en la comprensión de lo que la persona nos quiere comunicar

La Escucha Activa Significa también: Escuchando las palabras, Percibiendo los tonos, Observando los gestos, conductas y posibles cambios fisiológicos de nuestro interlocutor Planteando las preguntas apropiadas Prestar atención y concentración a todas las formas de comunicación:

EMPATIA Comprender Generar confianza La Escucha Activa Ser Escuchado Escuchar con atención y concentración Ser Comprendido Palabras Tonos Gestos Conductas Preguntar: Aclarar Ampliar Parafrasear Comprensión del mensaje

Fijar la mirada en el interlocutor con atención y respeto, en demostración de interés, Inclinarse ligeramente hacia la persona a quien escuchamos, No interrumpir No hablar demasiado Asentir con la cabeza y efectuar expresiones breves: ajá, hum, continúe por favor... Tomar apuntes , Concentración (evitar “ruidos internos”) Al final resumir lo que se comprendió del mensaje (paráfrasis). Practicar la Escucha Activa

Proceso por el que se trata de experimentar lo que piensa y siente la persona a la cual escuchamos. Pone las bases para una adecuada relación con las personas. (2) La Empatía (Comprender)

Aunque desde muy pequeños hacemos preguntas, no siempre las hemos formulado de manera correcta. Cuando no se realizan preguntas, podemos confundirnos, pero, además, generar irritación en la otra parte. Ello puede propiciar que las personas se pongan a la defensiva. (3) Las Preguntas Herramientas para aclarar aspectos oscuros de la información recibida

Específica : Preguntar sólo sobre lo que requiere aclaración o información adicional. Precisa : Referirse a un solo hecho o cosa. Debe evitarse hacer preguntas sobre varios asuntos a la vez. Clara : Planteada en palabras que puedan ser comprendidas, evitando términos poco conocidos y, en lo que sea posible, ajustada al nivel cultural percibido en la persona y a sus costumbres idiomáticas. Completa: Bajo presión nuestra tendencia es utilizar preguntas de una o dos palabras (¿Qué? ¿Cómo?) que pueden ser percibidas como bruscas o abruptas. Efectuadas en tono adecuado . Deben expresar consideración y respeto y un genuino interés. Evite preguntar en tono aburrido, sarcástico, mordaz, superior, dogmático o evaluador. Ejemplo: “que bien se le vé caramba”, “¿no podría vestirse mejor?”. Cómo fórmular Preguntas Algunos consejos de utilidad

Tipo de preguntas Según la cantidad de información ABIERTAS QUÉ POR QUÉ PARA QUÉ CÓMO CERRADAS SI NO CUÁNDO DÓNDE

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